VERKSAMHETSPLAN 2015/16 Förvaltningsstöd, lärandeförvaltningen
Verksamhetsplan för förvaltningsstöd Enheten förvaltningsstöd är en av flera stödfunktioner i lärandeförvaltningen. Enhetens arbete och prioriteringar grundar sig i huvudsak i: lärandenämndens åtaganden förvaltningschefens och verksamhetschefernas behovsinventeringar enheternas systematiska kvalitetsarbete lärandenämndens årscykel Skolinspektionens tillsyn 2014 Det här dokumentet är enhetens verksamhetsplan för 2015/2016, den fungerar som ett styrdokument för enheten. Den ger även information till lärandenämnden, förvaltningsledning, rektorer, förskolechefer, chefer inom vägledning och elevhälsa samt till övriga berörda vad förvaltningsstöd i huvudsak har för uppdrag. I den här verksamhetsplanen hittar du också en översikt över enhetens medarbetare och vad de i huvudsak arbetar med. När det fortsättningsvis står huvudman syftar det på lärandenämnden. Revidering Dokumentet kommer att revideras efter läsåret 2015/2016. Arbetsplan Enheten har en arbetsplan som är kopplad till verksamhetsplanen. I arbetsplanen anges vilka aktiviteter som ska genomföras, av vem och när för att mål och överenskomna planer ska nås. Mål för enheten Genom sitt stödjande arbete ger enheten förvaltningsstöd huvudmannen och verksamheterna förutsättningar att höja kvaliteten, säkerställa likvärdigheten och öka måluppfyllelsen i verksamheterna så att barn och elevers lärande främjas. 2
För att enheten ska nå sitt mål arbetar de i huvudsak inom följande områden: 1. Omvärldsbevakning Enheten omvärldsbevakar till största del kunskapsområden utifrån lärandeförvaltningens tre prioriterade områden (språk, entreprenöriellt lärande och inkludering), åtaganden, förelägganden i Skolinspektionens regelbundna tillsyn samt systematiskt kvalitets- och arbetsmiljöarbete. Resultatet av omvärldsbevakningen kommer att publiceras på Hint - Verksamhetsstöd - Lärandeförvaltningen - Omvärldsbevakning. Det som enheten publicerar knyter i huvudsak an till styrdokument, forskning och beprövad erfarenhet. Omvärldsbevakningen är dock inte heltäckande och omfattar långt ifrån alla nyheter. Prenumerera gärna på nyhetsbrev från JP Infonet. Omvärldsbevakningen innefattar följande: Lars Thorins skolutvecklingsblogg, Ånge kommun: https://lartho.wordpress.com/ Myndigheten för yrkeshögskolan RucX - Regionalt utvecklingscentrum HiG RUN - Regionalt utvecklingsnätverk Miun SIQ Skolforskningsinstitutet Skolverket (forskning) SKL - Sveriges Kommuner och Landsting Vetenskapsrådet JP Infonet Hudiksvalls kommun har ett abonnemang hos JP Infonet som alla medarbetare i lärandeförvaltningen har möjlighet, och som vi rekommenderar, att nyttja. Varje medarbetare kan ansluta sig till företagets samtliga informationstjänster via Hint - System och verktyg - JP Infonet. I JP Infonet finns ett särskilt område för skolfrågor, det heter JP Skolnet. Det är en juridisk informationstjänst för oss som arbetar med skolfrågor som till exempel förvaltningschef, verksamhetschefer, rektorer, förskolechefer, skolkuratorer eller skolpsykologer. Här kan man få svar på frågor om bland annat skolplikt, betyg, bidrag på lika villkor, kränkande behandling och tillsynsansvar. Tjänsten innefattar regelverket för förskola, fritidshem, pedagogisk omsorg, grundskola, gymnasieskola, särskola och vuxenutbildning. Företaget tillhandahåller även kostnadsfri frågeservice där det finns möjlighet att ställa frågor till deras egna jurister. Förutom regering, riksdag och media bevakar JP Skolnet till exempel Skolinspektionen inklusive Barn- och elevombudet, Skolverket, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Specialpedagogiska skolmyndigheten. I tjänsten finns också lagar och förstudier av intresse för skolområdet samt myndighetsföreskrifter och vägledande dokument. 3
2. Stödja huvudmannens styrning och ledning Enheten stödjer huvudmannens styrning och ledning genom att: planera, delta vid och efterarbeta lärandenämndens och dess arbetsutskotts sammanträden utarbeta underlag som ger lärandenämnden förutsättningar att fatta beslut utarbeta underlag och presentationer utifrån årscykeln för lärandenämndens systematiska kvalitetsarbete utarbeta underlag för budget- och bokslutsarbetet utarbeta underlag som gäller lokalfrågor och lokalinvesteringar erbjuda information och utbildning med utgångspunkt i huvudmannens ansvar enligt styrdokument planera och genomföra lärandenämndens och chefernas planeringsdagar enligt årscykel vara delaktig vid uppföljning och utvärdering av lärandenämndes arbete med åtgärder efter Skolinspektionens tillsyn följa upp områden inom den interna kontrollplanen som lärandenämnden beslutat medverka i tillsynen av fristående förskolor och fritidshem 3. Stödja rättssäkerhet i processer och myndighetsutövning Enheten skapar förutsättningar för rättssäkerhet i processer och myndighetsutövning genom att: tillhandahålla kontinuerliga uppdateringar om författningsändringar bistå med hjälp och stöd i frågor som handlar om skoljuridik, rättssäkerhet, myndighetsutövning samt offentlighet och sekretess presentera och informera om förvaltningsövergripande dokument så som dokumenthanteringsplan och sekretess genomföra utredningar i vissa fall, vid anmälan eller klagomål från vårdnadshavare utarbeta stödmaterial inom vissa områden genomföra fördjupade uppföljningar inom utvalda områden 4. Stödja den interna och externa kommunikationen Enheten stödjer den interna och externa kommunikationen genom att: vara ett stöd i hur förvaltningens kommunikationsstrategi och kommunikationsplan ska implementeras och tillämpas vara ett stöd i kommunikationsfrågor 4
5. Stödja utvecklingsprocesser Enheten stödjer utvecklingsprocesser genom att: vara delaktiga i planering, genomförande, uppföljning och utvärdering av de förvaltningsövergripande utvecklingsprocesserna genomföra olika former av stödinsatser/coachning till enheter där respektive verksamhetschef i samarbete med rektor/förskolechef har identifierat behov av stöd främja ett vetenskapligt förhållningssätt och tillhandahålla forskning och forskningsöversikter inom utvalda områden samordna ansökan och redovisning av statsbidrag 6. Stödja systematiskt kvalitetsarbete Enheten stödjer ett systematiskt kvalitetsarbete genom att: sammanställa underlag samt samordna och stödja kommunikationen mellan lärandenämnden och verksamheterna i det systematiska kvalitetsarbetet genomföra det kontinuerliga arbetet med att skapa rutiner och årscyklar för det systematiska kvalitetsarbetet kontinuerligt genomföra kvalitativa och kvantitativa uppföljningar genomföra fördjupade uppföljningar inom utvalda områden 7. Stödja i lokal- och fastighetsärenden Enheten stödjer lokal- och fastighetsärenden genom att: bistå med hjälp och stöd i det fysiska systematiska arbetsmiljöarbetet bistå med hjälp och stöd i lokal- och fastighetsfrågor samordna och planera vid ny- och ombyggnationer 8. Stödja vid bemanning och rekrytering Enheten stödjer vid bemanning och rekrytering genom att: genomföra det administrativa arbetet kring förskole- och lärarlyftet samordna arbetet kring verksamhetsförlagd utbildning för lärarutbildningarna och arbetet med Mittuniversitetets övningsskole- och förskoleprojekt samordna arbetet kring mentorskap och introduktionsperiod samordna utvecklingsarbetet kring rekrytering inom lärandeförvaltningen samt genomföra jobbannonsering skriva och kvalitetssäkra anställningsavtal sammanställa underlag kring bemanning och rekrytering inför den regelbundna bemanningssamordningen introducera nya chefer i förvaltningen enligt ett introduktionsprogram. 5
ENHETEN FÖRVALTNINGSSTÖD Marina Nord-Öberg Enhetschef Birgitta Olsson Iggbom Förvaltningssekreterare Carina Nylander Nämndssekreterare Statsbidrag, uppföljning och utvärdering, systematiskt kvalitetsarbete, bokslut och tillsyn av fristående förskolor och fritidshem Kallelser och protokoll för lärandeförvaltningens samverkansgrupp, delegering, kommunikationsplattform och webb Nämndsprotokoll, kallelser, nämndsärenden och delegering Mona Lindvall Eriksson Kvalitetssamordnare Emma Berglund (tjänstledig lå15/16) Kvalitetssamordnare Cristina Toma Statistiker (vikarierande) Uppföljning och utvärdering, systematiskt kvalitetsarbete och bokslut Kvantiteter, uppföljning av resultat, systematiskt kvalitetsarbete och bokslut Sammanställning och uppföljning av resultat och statistik Karin Dahlström Skoljurist/kvalificerad utredare Anette Nybom Utvecklingscoach Emma Karlsson Kommunikatör Juridik, skoljuridik och utredningar Coaching, handledning och karriärtjönster Kommunikationsplattform, pressmeddelande, trycksaker och webb Marlene Eldsand Kommunikatör Caroline Hellström Ahlbaum Personalhandläggare (vikarierande) Lisa Kristensen Bemanningssamordnare Kommunikationsplattform, marknadsföring, trycksaker och webb Verksamhetsförlagd utbildning, Förskolelyftet och Lärarlyftet, mentorskap och bemanning Verksamhetsförlagd utbildning, mentorskap, bemanning och rekrytering Stefan Jonsson Lokalsamordnare Anna-Lena Fredin Administratör Systematiskt arbetsmiljöarbete, lokalplanering och stöd i lokalfrågor Offentlighet och sekretess, diarium, dokumenthanterinsplan och förvaltningsövergripande blanketter 6