Föreningen Postfolkets Stadgar

Föreningen Postfolkets Stadgar Antagna vid årsmötet 1962 med ändringar vid Representantskapsmöten 1972, 1974, 1976, 1980, 1983, 1985, 1987, 1989, 1992, 1995, 1998, 2001, 2003, 2005, 2007, 2009, 2011, 2013 och 2015 1

Föreningen Postfolkets stadgar FÖRENINGENS ÄNDAMÅL 1 Föreningen har till syfte att på bästa sätt främja och befästa samhörigheten mellan alla medlemmar i föreningen genom att erbjuda en meningsfull och aktiv fritid. Dessa stadgar innehåller grundläggande regler för verksamheten i Postfolket. Utöver stadgarna finns Styrelsehandboken, som bland annat innehåller tillämpningsföreskrifter och förtydliganden till stadgarna, policydokument mm. Dessutom finns föreningens hemsida, postfolket.se, som ger information om syfte, mål och verksamhet. Föreningens syfte ska förverkligas genom att arrangera aktiviteter av ideell och kulturell eller annan liknande karaktär. genom andra åtgärder som kan befinnas önskvärda. 2 VERKSAMHETENS INRIKTNING 2A Mom.1 Föreningens verksamhet ska bedrivas utifrån medlemmarnas krav och önskemål. Föreningen ska vara fristående från andra organisationer och Föreningsstyrelsen ska alltid värna om föreningens självständighet. Mom. 2 Verksamheten bör, under förutsättning att detta gagnar medlemmarna, utgå från de normer och riktlinjer för fritidsverksamhet som utformats av PostNord AB och vars efterlevnad Stiftelsen Posten Fritid svarar för. Mom. 3 Verksamheten ska vidare bedrivas utifrån de etiska regler, policies med mera som fastställs av Representantskapet samt i den styrelsehandbok som utges av Föreningsstyrelsen. MEDLEMSKAP Mom 1. Rätt till medlemskap Rätt till medlemskap i föreningen har 3 Alla anställda i PostNordkoncernen kan bli medlem i föreningen. Den som slutar sin anställning i PostNordkoncernen genom pensionering eller genom att anställningen upphör, kan fortsätta att vara medlem till dess man själv vill avsluta sitt medlemskap. 2

Föreningsstyrelsen kan även bevilja hedersmedlemskap för person som främjar Postfolkets verksamhet. Mom 2. Uteslutning av medlem Föreningsstyrelsen alternativt Representantskap har rätt att utesluta medlem som inte arbetar i föreningens anda. Beslutet kan avse enskild ledamot, som inte följer stadgar, policies eller andra givna riktlinjer. Innan beslut fattas ska den medlem som berörs ges möjlighet att inkomma med yttrande/förklaring till den uppkomna situationen. En majoritet av Föreningsstyrelsen/RS ska vara enig om uteslutningen, för att den ska vara giltig. FINANSIERING AV VERKSAMHETEN 4 Föreningens verksamhet finansieras med: medlemsavgifter, som fastställs av Representantskapet. Medlemsavgiften inkasseras genom avdragsservice eller avisering aktivitetsbidrag från PostNord AB, som administreras av Stiftelsen Posten Fritid deltagaravgifter vid av föreningen anordnade arrangemang Medlem, som önskar utträda ur föreningen, ska skriftligen anmäla detta till Föreningsstyrelsen före den 31 december. Erlagd medlemsavgift återbetalas inte. 5 ORGANISATION 6 Mom. 1 Representantskap Föreningens högsta beslutande organ är Representantskapet, som håller ordinarie möte vartannat år. Ordinarie representantskapsmöte hålls innan mars månads utgång. Mom. 2 Föreningsstyrelsen Föreningsstyrelsen verkställer av Representantskapet fattade beslut och handhar mellan representantskapsmötena föreningens angelägenheter. Mom. 3 Lokalavdelningar För lokal verksamhet i föreningens anda finns lokalavdelningar. Antalet avdelningar och geografisk omfattning fastställs av Föreningsstyrelsen. För varje avdelning ska finnas en styrelse. REPRESENTANTSKAPET 7 3

Mom. 1 Antal ombud Representantskapet består av valda ombud för lokalavdelningarna samt av Föreningsstyrelsen. Som utgångspunkt för lokalavdelningarnas representation gäller medlemsantalet vid oktober månads utgång året före representantskapsmötet. Lokalavdelningarna utser ombud enligt följande: Lokalavdelning med: 1-99 medlemmar utser 1 ombud 100-599 medlemmar utser 2 ombud 600-899 medlemmar utser 3 ombud 900- medlemmar utser 4 ombud Dessutom inbjuds följande att närvara vid Representantskapets möten: Föreningsstyrelsens suppleanter Föreningens revisorer med suppleanter Föreningens valberedning Representanter från Posten Fritid Mottagare av Hedersgåvan Mom. 2 Extra möte - Föreningsstyrelsen äger, om den så anser vara nödvändigt, rätt att kalla Representantskapet till extra möte. - Om 2/3 av antalet röstberättigade ombud till Representantskap enligt aktuell medlemsstatistik så kräver, ska Föreningsstyrelsen kalla till extra möte. Lokalavdelningarnas krav ska styrkas med protokollfört beslut. Mom. 3 Rösträtt Ombud vid Representantskapet får inte överlåta sin rösträtt till annan. Rösträtt har: samtliga närvarande ombud. Föreningsstyrelsens ordinarie ledamöter. Alla som deltar i Representantskapet har yttranderätt. Mom. 4 Inbjudan/Kallelse Inbjudan till ordinarie representantskapsmöte ska skickas till lokalavdelningarna senast innan november månads utgång året innan mötet. Inbjudan ska innehålla uppgift om när ombud senast ska anmälas och när motionstiden går ut. Till Representantskapets ombud skickas kallelser via respektive lokalavdelning, med uppgift om tid och plats för mötet, dagordningen för mötet samt andra uppgifter om ärenden som kommer att behandlas på mötet. Kallelse till representantskapsmöte ska vara ombud i Representantskapet tillhanda minst fjorton dagar före mötet. Mom. 5 Frågor för behandling Ärende, som föreslås till behandling på representantskapsmöte, ska för beredning ha inkommit till Föreningsstyrelsen senast sex veckor före mötet eller vid annan tidpunkt som beslutas av Föreningsstyrelsen. Följande ärenden ska behandlas: a) årsberättelser b) revisionsberättelser c) frågan om ansvarsfrihet d) val av valberedning bestående av tre ledamöter med en mandatperiod till och med nästa ordinarie representantskapsmöte 4

e) fastställande av medlemsavgift, fastställande av arvoden och traktamenten till Föreningsstyrelsen och fastställande av budget f) av Föreningsstyrelsen framlagda förslag g) till Föreningsstyrelsen inkomna ärenden h) val till Föreningsstyrelsen. Mom. 6 Beslut Föreningsstyrelsens ledamöter har inte rösträtt vid behandlingen av under mom. 5, punkterna a-c omnämnda ärenden. Om inte annat stadgas ska vid representantskapsmötet alla beslut fattas med enkel majoritet av de deltagande i omröstningen. Om det vid ärendes behandling framställs förslag om sluten omröstning, ska sådan äga rum. Vid lika antal röster gäller, utom vid fråga om val, den mening som fungerande mötesordförande biträder. Vid lika antal röster i val avgörs valet genom lottning. Mom. 7 Valordning Vid Representantskapets ordinarie möte ska följande valordning tillämpas: valberedningen har att till nästkommande representantskapsmöte föreslå kandidater för val av föreningsstyrelse, revisorer mm enligt 8 mom.1. varje medlem äger rätt att till sin lokalavdelnings styrelse föreslå kandidater till förtroendeuppdrag i föreningen senast två månader före representantskapsmöte. Förslagen lämnas skriftligen. varje lokalavdelning och varje enskild medlem äger rätt att till föreningens valberedning komma med förslag på kandidater till föreningens förtroendeuppdrag. lokalavdelning eller enskild medlem ska senast 6 veckor innan representantskapsmötet ha inkommit till valberedningen med förslag på kandidater till förtroendeuppdrag i föreningen. valberedningens förslag samt uppgift om vilka kandidater som föreslagits men inte upptagits i valberedningens förslag ska överlämnas till Representantskapets ledamöter tillsammans med övriga möteshandlingar. endast kandidater som föreslagits till valberedningen i stadgeenlig tid kan ställas under proposition som motkandidat till valberedningens förslag. Mom. 1 Antal ledamöter Styrelsen består av sju ordinarie ledamöter. I styrelsen ska följande funktioner finnas: ordförande vice ordförande kassör sekreterare tre övriga ledamöter FÖRENINGSSTYRELSEN 8 Föreningsstyrelsen utser inom sig övriga funktioner. Styrelsen väljs växelvis för en mandatperiod om fyra år. Revisorer och revisorssuppleanter väljs på två år. Mom. 2 Arbetsordning 5

Föreningsstyrelsen äger rätt att själv fastställa sin arbetsordning. Ledamöternas arbetsuppgifter fastställs av styrelsen och redovisas i föreningens styrelsehandbok. Föreningsstyrelsen utarbetar och fastställer även arbetsordning för valberedningen. Valberedningen kallas att delta i Föreningsstyrelsens möten minst en gång per år. Mom. 3 Antal sammanträden Föreningsstyrelsen sammanträder vid behov, dock minst fyra gånger per år. Mom. 4 Kallelse Föreningsstyrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden. Kallelse ska åtföljas av förslag till dagordning. Mom. 5 Protokoll Föreningsstyrelsens sammanträden ska protokollföras. Föreningsstyrelsens protokoll ska delges samtliga styrelseledamöter, revisorer, valberedningen och lokalavdelningarna. Föreningsstyrelsen kan utse speciella arbetsgrupper. Ledamöter i arbetsgrupper utses av Föreningsstyrelsen. Föreningsstyrelsen fördelar kontaktpersonansvar för lokalavdelningarna inom styrelsen så att alla lokalavdelningar har en kontaktperson inom FS. Mom. 6 Beslut Föreningsstyrelsen är beslutsför, då mer än hälften av antalet styrelseledamöter är närvarande. Som styrelsens mening gäller majoritetens och vid lika röstetal den mening som biträdes av ordföranden, utom vid val, då lotten skiljer. Mom. 7 Medlemsregister Alla medlemmar ska registreras i föreningens gemensamma medlemsregister. Varje lokalavdelning utser lokal registerhållare. FÖRENINGEN POSTFOLKETS HEDERSGÅVA 8A Föreningen Postfolkets Hedersgåva delas ut till medlem som gjort föreningen särskilda tjänster. Enhälligt beslut av Föreningsstyrelsen krävs för utdelning av Hedersgåvan. Skriftligt förslag lämnas till Föreningsstyrelsen på person/er som anses fylla kraven för att få gåvan. Till förslaget ska bifogas fyllig argumentation. Utdelningen av gåvan sker vid ordinarie Representantskap. Förslag ska vara Föreningsstyrelsen tillhanda senast 31 december året innan RS. EKONOMISK FÖRVALTNING OCH RÄKENSKAPER Mom. 1 Räkenskapsperiod Föreningens verksamhetsår omfattar tiden 1 januari - 31 december, för vilken period räkenskaperna ska föras. 9 6

Mom. 2 Firmatecknare Föreningens firma tecknas av ordföranden och kassören var för sig. Mom. 3 Revision Vid representantskapsmötet väljs två revisorer jämte två suppleanter för dessa. Revisorerna ska varje år revidera styrelsens förvaltning och räkenskaper samt avge berättelse med till- eller avstyrkan av ansvarsfrihet. Därutöver ska revisorerna granska föreningens inkomster och utgifter var fjärde månad. Årsrevision och revisionsberättelse ska vara klara och sändas till Föreningsstyrelsen inom 10 dagar efter det att bokslutet överlämnats till revisorerna. Revisorerna har rätt att ta del av räkenskapsböcker, protokoll och övriga handlingar som hör till föreningen och dess lokalavdelningars verksamhet. Om Föreningsstyrelsen på grund av framställda anmärkningar eller förslag kallar revisorerna till sammanträde, är de skyldiga att närvara då det aktuella ärendet behandlas. Mom. 4 Övrig tillsyn Bidragsgivare äger rätt att på begäran ta del av räkenskapsböcker, protokoll och övriga handlingar som hör till föreningen och dess lokalavdelningars verksamhet. LOKAL ORGANISATION 10 Mom. 1 Lokalavdelningar För lokal verksamhet i föreningens anda finns lokalavdelningar. Föreningsstyrelsen kan fatta beslut om ändring av den lokala indelningen efter samråd med berörda avdelningar. Härvid ska enighet ha uppnåtts. Mom. 2 Bildande av lokalavdelning Då lokalavdelning bildas, handhas dess angelägenheter av en styrelse på sätt som avdelningens årsmöte föreskrivit. Antalet ledamöter i styrelsen och sättet att välja dem fastställs av avdelningens årsmöte eller i förekommande fall i avdelningens stadgar (jämför mom.6). Mom. 3 Årsmöte Lokalavdelning ska avhålla årsmötet senast under mars månad. Detta hålls på tid och sätt, som fastställs av årsmötet eller eventuella stadgar. Lokalavdelningens verksamhetsoch räkenskapsår ska sammanfalla med föreningens. Mom. 4 Insändande av årsmöteshandlingar Senast tio dagar efter lokalavdelningens årsmöte ska avdelningen till Föreningsstyrelsens kansli skicka in uppgift om: vald styrelse och övriga funktioner inom avdelningen, med kontaktuppgifter (namn, adress, mail och telefon). godkänd årsberättelse (verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse ur bokföringsprogrammet samt revisionsberättelse) Avdelning, som inte sänt in dessa handlingar, är inte berättigad till något anslag för verksamheten. 7

Mom. 5 Aktiviteter Den lokala verksamheten kan omfatta föredrag med umgänge och underhållning, utfärder, visningar, studiebesök och liknande arrangemang, studiecirklar, hobbyverksamhet, friluftsdagar, sammankomster av speciella anledningar t ex jubileer, julfester mm. Lokalt kan utverkas sådana förmåner som rabatter på biljetter till teatrar, museer, resor och liknande. Aktiviteter ska presenteras på Posten Fritids portal. Avdelning som inte presenterar sina aktiviteter på så sätt är inte berättigad till något bidrag för verksamheten. Mom. 6 Stadgar Lokalavdelningen får anta stadgar rörande sin organisation och verksamhet. Stadgarna ska till sin innebörd överensstämma med i denna paragraf uppdragna riktlinjer. Stadgarna får inte slutligt fastställas förrän de godkänts av Föreningsstyrelsen. Mom. 7 Föreningsstyrelsens rätt att ta över den lokala verksamheten Föreningsstyrelsen har rätt att tillfälligt ta över verksamhet i lokalavdelningar där verksamheten inte sköts enligt gällande stadgar, riktlinjer och policies. Motsvarande gäller också när lokalavdelning inte lyckas få ihop en styrelse. Föreningsstyrelsen ska i sådana fall utse en interimsstyrelse med uppdrag att se över den lokala organisationen och verksamheten samt snarast kalla till ett extra årsmöte för val av ny styrelse eller för att besluta om samgående med annan lokalavdelning. Vid samgående ska kvarvarande kapital i den upplösta lokalavdelningen överföras till den gemensamma lokalavdelningen. Mom. 8 Lokalavdelningars upplösande Lokalavdelning som vill avveckla sin verksamhet ska meddela detta till Föreningsstyrelsen. Föreningsstyrelsen ska då undersöka möjlighet till samgående med annan lokalavdelning. Vid samgående ska kvarvarande kapital i den upplösta lokalavdelningen överföras till den gemensamma lokalavdelningen. Om samgående inte lyckas ska kvarvarande kapital i den upplösta lokalavdelningen tillfalla Föreningsstyrelsen. STADGEÄNDRINGAR, FÖRENINGENS UPPLÖSNING MM 11 Beslut om ändring eller komplettering av 1-11 av föreningens stadgar är inte giltigt med mindre än att beslutet fattas på ordinarie representantskapsmöte och då biträtts av ¾ av de röstberättigade. 12 För giltigt beslut om upplösning av föreningen krävs att minst ¾ av de röstberättigade vid två på varandra följande representantskapsmöten fattat beslut om upplösning. Beslutet får laga kraft först efter sextio dagar. Meddelande om beslutet ska snarast möjligt tillkännages genom meddelande på föreningens egen hemsida. 13 Vid föreningens upplösning ska befintliga tillgångar av föreningens representantskap fördelas på sätt, som överensstämmer med föreningens syfte. 8