Datum Diarienr 2014-12-04 1932-2014 Stadsområdesnämnd Öster Malmö stad 205 80 Malmö Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) socialtjänstens behandling av personuppgifter om etniskt ursprung Datainspektionens beslut Datainspektionen konstaterar att det vid inspektionen inte framkommit något som visar att Stadsområdesnämnd Öster i Malmö stad behandlar personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung i strid med lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten och dess förordning eller personuppgiftslagen. Datainspektionen avslutar ärendet. Redogörelse för tillsynsärendet Bakgrund Regeringen har uppdragit åt Datainspektionen att genomföra tillsyn över hur personuppgiftslagen och aktuella registerförfattningar följs inom socialtjänsten och på bostadsmarknaden, med avseende på behandling av känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung, i första hand med inriktning på uppgifter om romer och i andra hand med inriktning på uppgifter om annat etniskt ursprung. Datainspektionens uppdrag kompletterar det uppdrag som regeringen gett till kommissionen om åtgärder mot antiziganism. Syftet med kommissionen är Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm E-post: datainspektionen@datainspektionen.se Besöksadress: Drottninggatan 29, plan 5 Telefon: 08-657 61 00 Webbplats: www.datainspektionen.se Telefax: 08-652 86 52
att åstadkomma en kraftsamling i arbetet mot antiziganism och att överbrygga den förtroendeklyfta som finns mellan den romska gruppen och samhället i övrigt. Datainspektionen har inom ramen för regeringens uppdrag genomfört en inspektion hos Stadsområdesnämnd Öster (nämnden) den 5 september 2014. Syftet med tillsynen var att granska hur personuppgiftslagen respektive lag och förordning om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten följs med avseende på känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung. Tillsynen har i första hand inriktat sig på uppgifter om romer inom individoch familjeomsorgen. Protokoll har upprättats och översänts till nämnden för synpunkter. Nämnden har vid inspektionen och den efterföljande skriftväxlingen bland annat uppgett följande. Individ- och familjeomsorgen använder ärendehanteringssystemet Procapita. Nämnden använder sig härutöver av diarieföringssystemet Platina. Inkommande anmälningar diarieförs i Platina, men själva handlingen är inte kopplad till diariet. Inkommande handlingar skannas inte in och finns således endast i personakterna som förs på papper. Behandlingen av personuppgifter skiljer sig inte åt när det gäller romer, jämfört med personer med annat etniskt ursprung. Nämnden för inte några särskilda register eller sammanställningar över romer, varken elektroniskt eller i pappersform. Individ- och familjeomsorgen har inte organiserat sitt arbete utifrån den registrerades etniska ursprung. Det finns inte särskilda handläggare för ärenden som rör romer. Nämnden har inte heller, efter det så kallade zigenarprojektet på 1970-talet, haft särskilda insatser eller uppsökande verksamhet gentemot romer. Malmö stad ingår för närvarande i ett pilotprojekt för romsk inkludering. Nämnden behandlar inte några personuppgifter med anledning av pilotprojektet. Det finns en skola i Malmö stad som riktar sig till personer med romsk bakgrund. Uppgift om att en person går på skolan kan finnas dokumenterad i ärenden som rör försörjningsstöd, men uppgiften går inte att söka på i Procapita. Det förekommer ingen kartläggning av släktförhållanden. I barnakter finns uppgifter om vårdnadshavare. I löpande text kan det också förekomma uppgifter om familjenätverk. Uppgifter om etniskt ursprung, exempelvis att någon har romskt ursprung, registreras om personen själv tar upp detta. Det är inte en uppgift som handläggarna normalt sett efterfrågar. Uppgift om språk kan exempelvis Sida 2 av 6
registreras vid behov av tolk. Uppgift om språk eller etniskt ursprung förekommer endast i utredningar eller journalanteckningar i Procapita. Det är inte möjligt att använda uppgifter om språk eller etniskt ursprung som sökbegrepp vid sökning i Procapita. I Procapita kan handläggarna endast söka på personnummer, födelsedata eller namn. Det är således inte möjligt att i Procapita söka fram och sammanställa uppgifter om romer eller personer med annat etniskt ursprung. Nämnden lämnar inte ut känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung och har en dokumenterad plan för gallring av personuppgifter i Procapita. Individ- och familjeomsorgen har inga skriftliga instruktioner eller riktlinjer som specifikt rör behandling av personuppgifter. Det finns däremot riktlinjer för hur en journal förs. I barnakter används modellen Barns behov i centrum (BBIC) enligt formulär med färdiga rubriker som har utarbetats av Socialstyrelsen. Alla rubriker används inte. Rubrikerna används utifrån vad som är relevant för varje specifik utredning. Datainspektionens kontroller Datainspektionen utförde kontroller i syfte att granska förekomsten av personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung. Datainspektionen har genomfört kontroller i Procapita genom 37 sökningar på namn som är vanligt förekommande bland personer med romskt ursprung, varvid knappt 20 personakter har granskats närmare i relevanta delar, exempelvis dokumentation i beslut, utredningar och journalanteckningar och övriga noteringar i ärenden som rör barn och unga respektive försörjningsstöd. Datainspektionen har även kontrollerat två personakter på papper som nämnden uppgett gäller personer med romskt ursprung. Vid kontrollerna i Procapita har Datainspektionen påträffat vissa uppgifter om etniskt ursprung och hemspråk som kan avslöja etniskt ursprung. Exempelvis har i olika ärenden noterats att en familj är romer från Bosnien och att den registrerades hemspråk romani är adekvat för hennes ålder. I den ena pappersakten anges att Mamman förklarar att det i den romska kulturen är så att bröderna alltid beskyddar sina systrar samt att föräldern säger också att de pratat på hennes jobb om att hon är rom. I den andra pappersakten som rör en utredning om bistånd avseende ett visst boende från 2009 framgår under rubriken bakgrund (Datainspektionen har Sida 3 av 6
avidentifierat personuppgifter i texten för att undvika identifiering av inblandade personer och händelser): - NN är en 18-årig romsk tjej. - Hennes familj är av bosnisk-romsk härkomst - Det finns också antecknat att NN gifte sig av egen önskan enligt romsk sed Av handlingarna framgår att den registrerade berättar om sin familjesituation bland annat med anledning av att den registrerade inte kan flytta hem till sina föräldrar. Nämnden har lämnat följande förklaring till citaten ovan. I uppföljning av insatser och/eller i utredningar gällande barn utreder man barns utveckling och känsla av identitet. Dessa rubriker finns i BBIC-formulären. Därför har det varit av vikt att följa upp om ett barn talar sitt modersmål och utvecklas i det då forskning visar att det har betydelse för barns utveckling i svenska språket. När det gäller citat som är hämtade ur beskrivning av familjebilden och familjens ursprung, är uppgifterna lämnade av familjen. Det kommer fram när familjen beskriver sin bakgrund och familjesituation och de vill delge socialtjänsten informationen. Familjesituationen är en viktig del i en socialutredning, både för barn och vuxna, för att förstå förutsättningarna. Skäl för beslutet Tillämplig lag I lag (2001:454) respektive förordning (2001:637) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten finns bestämmelser som ska tillämpas när personuppgifter behandlas inom socialtjänsten. Bestämmelserna gäller, enligt 1 lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten, även så kallade manuella register som är sökbara på endast ett kriterium. I den mån som behandlingen av personuppgifter inte särskilt regleras av lagen eller förordningen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten gäller personuppgiftslagen. Känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung får enligt 7 lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten endast behandlas om uppgifterna har lämnats i ett ärende eller är nödvändiga för verksamheten. Enligt 15 förordningen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten får en kommunal myndighet vid handläggning av ärenden bara använda uppgifter om namn eller uppgifter om person-, samordnings-, eller ärendenummer som sökbegrepp vid sökning efter uppgifter eller i samband med sammanställningar. Det är således inte tillåtet att vid Sida 4 av 6
ärendehandläggningen använda till exempel uppgift om födelseland eller medborgarskap som sökbegrepp vid sökning efter uppgifter i verksamhetssystemet. Datainspektionens bedömning Även om en uppgift om etniskt ursprung inte är sökbar i ärendehanteringssystemet, måste det finnas ett rättsligt stöd för att socialtjänsten ska få behandla uppgiften. Enligt 7 lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten finns det ett krav på nödvändighet när socialtjänsten dokumenterar sådana uppgifter i ärendena. Detta innebär att en uppgift om att någon exempelvis har romsk bakgrund, måste vara av betydelse för det enskilda ärendet. Uppgiften i fråga får inte registreras slentrianmässigt, utan endast efter att socialtjänsten har gjort en prövning av behovet i varje enskilt ärende. Uppgifter som avslöjar etniskt ursprung som den registrerade i ett ärende själv har lämnat i samtal med socialtjänsten, får således antecknas om det har betydelse för ärendet. Uppgift om modersmål kan, i vart fall i kombination med andra uppgifter, avslöja etniskt ursprung. Datainspektionen har vid de kontroller som gjorts i Procapita påträffat vissa uppgifter om etniskt ursprung samt uppgift om modersmål som kan avslöja etniskt ursprung. Datainspektionen har uppfattat att socialtjänsten, enligt beskrivningen och förklaringen till citaten ovan, gör en prövning av att uppgifter som anger etniskt ursprung endast dokumenteras om de behövs i det enskilda ärendet. Nämnden har exempelvis förklarat att socialtjänsten bedömt att uppgiften om modersmål varit relevant i ärendet. Även när det gäller övriga uppgifter om etniskt ursprung uppfattar Datainspektionen att det är uppgifter som de berörda själva har lämnat i ärendena och av socialtjänsten bedömts vara relevanta i respektive ärende. Datainspektionen har därför inga synpunkter på dessa noteringar. Datainspektionen konstaterar att det vid inspektionen inte framkommit något som visar att nämnden behandlar personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung i strid med lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten och dess förordning eller personuppgiftslagen. Ärendet kan därmed avslutas. Övrigt Efter det att Datainspektionen har beslutat i samtliga tillsynsärenden som ingår i projektet kommer uppdraget att redovisas till Regeringskansliet. Datainspektionen kommer i samband därmed att i en skriftlig rapport Sida 5 av 6
redovisa sina iakttagelser och även lämna eventuella synpunkter och råd mot bakgrund av det som framkommit vid tillsynen. Nämnden kommer att få del av rapporten i fråga. Katarina Högquist Sida 6 av 6