Avstämningar Avstämningar Bokföringen ska hela tiden vara rättvisande. För att kontrollera det, bör du stämma av viktiga konton regelbundet, minst en gång i månaden. Avstämningar Kontantförsäljningskassa Bank- och Plusgiro Avstämning av kundfordringar och leverantörsskulder Avstämningar Momsavstämning Avstämning av arbetsgivareavgifter och preliminärskatter Om det inte stämmer? Kontrollera grundmaterialet Finns det verifikationer på alla händelser. Rätta fel! Regelbunden rapportering Rapporter med jämna mellanrum. Hur ser den ekonomiska ställningen ut? Hur går verksamheten? 1
I den löpande bokföringen... Grunder för bokslut...noteras inkomster och utgifter. Resultatet är skillnaden mellan intäkter och kostnader. Vid bokslut görs omföringar för att: 1) intäkter och kostnader, 2) tillgångar och skulder & eget kapital tas upp till sina riktiga belopp! Bokslut - sammanställning av resultat- och balansräkning Vid redovisningsperiodens slut skall två rapporter ställas samman för årsbokslutet och för detta har man två bokslutskonton Resultaträkningen, som visar om företaget har varit lönsamt eller olönsamt Balansräkningen som visar företagets ekonomiska ställning vid årets slut Matchningsprincipen Ett sätt att hantera periodiseringsproblematiken är matchningsprincipen, vilken innebär att man försöker besvara följande frågor: 1) Vilka är intäkterna under perioden? 2) Vilka har kostnaderna varit för att erhålla dessa intäkter? Matchningen innebär att man söker samband mellan intäkter och kostnader. Periodiseringar Periodiseringar En viktig del av bokslutsarbetet! Rättvisande resultat för mätperioden. Inkomster och utgifter hänförs till den period som man avser mäta ett resultat t för. Inkomster som hör till en särskild mätperiod kallas intäkter. som hör till en särskild mätperiod kallas kostnader. 2
Periodiseringar, några grundbegrepp Inkomster/intäkter/inbetalningar Utgift Uppstår vid anskaffningstillfället. Innebär att en utgift uppstår när en anskaffning bokförs. Kostnad Del av den utgift som hör till en bestämd period.mått på förbrukade resurser under denna period. Inkomst Uppstår vid försäljningstillfället. Innebär att en inkomst uppstår när kundfakturan tas ut. Intäkt Den del av inkomsten som hör till den aktuella perioden. Ej utförda prestationer Skuld i balansräkningen Inkomster Utförda prestationer Intäkt i resultaträkningen /kostnader/utbetalningar Utgift Periodiseringar Inkomst Ännu inte förbrukat Balansräkning Tillgångar Skulder Ännu inte presterat Ej förbrukad resurs Förbrukad resurs Förbrukat Resultaträkning Kostnader Intäkter Presterat Tillgång i balansräkningen Kostnad i resultaträkningen Periodisering av anläggningstillgångar Skillnaden mellan utgift, utbetalning och kostnad: ett exempel Avskrivningar fördelas över tillgångens ekonomiska livslängd Motsvarar den årliga förbrukningen av anläggningstillgången Avskrivningar beräknas på anläggningens anskaffningsvärde I anskaffningsvärdet kan följande ingå: som har direkt samband med anskaffningen Kostnader för igångsättning och intrimning Större värdehöjande förbättringar Ett företag köper år 19x1 en maskin för 420 000 kronor på kredit. Den beräknas hålla i fem år. Företaget betalar skulden år 19x2 med 230 000 (delbetalning) och år 19x3 med 190 000 (delbetalning och slutbetalning). Utgift 420 000 19x11 19x2 19x3 19x4 19x5 Utbetalning 230 000 190 000 Kostnad (avskrivning) 84 000 84 000 84 000 84 000 84 000 Bokfört värde 336 000 252 000 168 000 84 000 0 3
Interimsposter kan vara av fyra slag: Vad skall periodiseras? Interimspost Förutbetalda kostnader (t.ex. förskott till en leverantör) Förutbetalda intäkter (t.ex ett förskott från en kund) Upplupna kostnader (kostnader för något som förbrukats men inte betalats) Upplupna intäkter (utförda prestationer som företaget inte fått betalt för ännu) Redovisas på balansräkningen som: Tillgångar Skulder Skulder Tillgångar Väsentlighetsprincipen Väsentliga belopp Mindre antal konton som berörs Främst utgiftskonton Inkomstkonton kan behövas periodiseras Kostnadsföra eller balansera en anskaffning? Utgiften balanseras: När en t.ex. anläggningstillgång anskaffas, anskaffningen bokförs direkt på ett tillgångskonto. Avskrivning: Periodisering av anläggningstillgångar gst gå ga sker i form av avskrivningar som fördelas över den ekonomiska livslängden. Ekonomisk livslängd: Ekonomisk livslängd är den period som anläggningstillgången bedöms vara i bruk inom företaget. Kostnadsföra eller balansera en anskaffning? Korttidsinventarier kostnadsförs direkt Ekonomisk livslängd under tre år Inventarier av mindre värde kostnadsförs direkt > 5 000 kr i mindre företag > 20 000 kr i större företag Samlad investering Det samlade värdet av investeringen bestämmer om den skall kostnadsföras eller balanseras Bokföringsteknik Bokslutstransaktion Grundas på en bokföringsorder Kompletteras med specifikation över bakgrunden Korrigering mellan ett balanskonto och ett resultatkonto Syftet är att RÄTT tillgång/skuld resp. intäkt/kostnad skall visas Nettometod vid periodisering Endast förändringen sedan förra bokslutstillfället, av skulden eller tillgången, bokförs vid bokslutstillfället Balanskontot blir vilande mellan boksluten 4
Bruttometod vid periodisering Aktuell skuld eller tillgång bokförs vid bokslutstillfället Interimskontot nollställs i början av nästa verksamhetsperiod Interimsskulder Samlingsbegrepp på förutbetalda intäkter och upplupna kostnader Upplupna kostnader är t.ex. kostnader som företaget inte fått faktura på och inte har betalt, men där resursen ifråga har förbrukats under det aktuella räkenskapsåret (t.ex. räntekostnader). Förutbetalda intäkter t.ex. är inkomster som företaget erhållit i förskott från kund under det aktuella räkenskapsåret, och prestationen kommer genomföras under senare räkenskapsår (t.ex. en hyresvärd får in hyran för januari 2002 under december 2002). Interimsfordringar Samlingsbegrepp på upplupna intäkter och förutbetalda kostnader. Sambandet mellan utgifter, kostnader och tillgångar i varubokföringen Upplupna intäkter är intäkter som företaget inte skickat faktura på och inte fått betalt, men där prestationen ifråga är utförd under det aktuella räkenskapsåret (t.ex. ränteintäkter). Förutbetalda kostnader är kostnader som företaget betalt under det aktuella räkenskapsåret men som avser förbrukning av resurser under senare räkenskapsår (t.ex. en hyresgäst som betalar hyran för januari 2003 under december 2002). Ej förbrukad resurs Tillgång i balansräkningen Konto = Varulager Förbrukad resurs Kostnad i resultaträkningen Konto = Sålda varors kostnad Ett exempel: KSV (Kostnad för Sålda Varor) Periodisering av varu- och materialförbrukning IB 1 224 Varuinköp 336 1 560 Leverantörer 6 500 6 500 Varulager Varuinköp UB 1 560 1 560 Varulager 336 Resultat 6 164 6 500 Förbrukningen fastställs genom att utgående varulager bestäms Utgående varulager 2002 = Ingående varulager 2003 Fysisk inventering i anslutning till räkenskapsårets utgång Efter att IB värdet har bokförts på konto 1400, Lager, är kontot ett vilande konto, dvs. det används inte under verksamhetsåret Periodens inköp bokförs på konto 4010, Varuinköp, under den aktuella perioden. Konto 4010 visar periodens utgifter för varuinköp. Förbrukningen bestäms med hjälp av förändringen på konto 1400, Lager. Förändring av varulager innebär att utgifterna på konto 4010, Varuinköp, måste justeras med förändringen för att kostnaden för förbrukningen under redovisningsperioden skall kunna fastställas. 5
Varulagerförändring Redovisningens grundbegrepp Inkomster Kostnader Intäkter Debiteras Krediteras Vid lagerökning 1400 Lager 4010 Varuinköp I sin produktion förbrukar och använder företag produktionsresurser. Resursförbrukning och resursanvändning är företagets kostnader. Vid lagerminskning 4010 Varuinköp 1400 Lager Företaget Använder Förbrukar Använder Använder Förbrukar Arbetskraft Energi Maskiner Byggnader Material } Produktionsresurser - Inkomster Kostnader - Intäkter Anskaffning av produktionsresurserna kallas för företagets utgifter. När företaget säljer sina varor eller tjänster till marknaden får företaget inkomster. Anskaffning Inkomster Försäljning } Löpande redovisning Inkomster Anskaffning Försäljning Kostnader Användning Intäkter Försäljning } Bokslut na är förutsättningen för inkomsterna. Inkomsterna skapar nya möjligheter till anskaffning, alltså nya utgifter. Utbetalningar Inbetalningar Utbetalningar Anskaffning av resurser Företaget producerar Inbetalningar Företaget säljer produkter eller tjänster till marknaden 6