Kommunikations- och marknadsföringsplan för Arbetsmarknad och vuxenutbildning 2011

Kommunikations- och marknadsföringsplan för Arbetsmarknad och vuxenutbildning 2011 Dokumenttyp Plan Dokumentnamn Kommunikationsoch marknadsföringsplan Fastställd/upprättad 2011- Beslutsinstans Nämnden för arbetsmarknadsfrågor och vuxenutbildning Giltighetstid 2011-01-01 2011-12-31 Dokumentansvarig /processägare Förvaltningschef Version 1.0 Senast reviderad Dokumentinformation Beskriver hur förvaltningen tänker jobba med information och marknadsföring under 2011 Detta dokument gäller för Nämnden för arbetsmarknadsfrågor och vuxenutbildning samt förvaltningens personal

Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 1.1 Mål... 1 1.2 Målgrupper... 1 1.3 Förutsättningar... 1 2 Mediekontakter... 2 2.1 Pressmeddelanden... 2 3 Information... 4 3.1 Information inom förvaltningen... 4 3.2 Intern information inom kommunen... 4 3.3 Extern information... 5 3.4 Information på andra språk... 6 3.4.1 Engelska... 6 3.4.2 För flyktingar och invandrare... 6 4 Marknadsföring... 7 5 Webb... 8 5.1 Webbsidan... 8 5.2 E-myndighet... 8 5.3 Sociala medier... 8 6 Övrigt... 10 6.1 EU-projekt... 10 6.2 Integration... 10 6.3 Arkivering... 10 Bilaga 1: Årlig marknadsföringsplan för Arbetsmarknad och vuxenutbildning... 11

1 Inledning Kommunikation genom information och marknadsföring är en strategiskt viktig verksamhet. Den moderna tekniken innebär att ständigt sköljas över av information samtidigt som många upplever att de lider brist på information. Aktuell och relevant information är en viktig och ständigt aktuell fråga i dagens arbetsliv och den enskilde medarbetaren förutsätts ta eget ansvar och vara aktiv för att få och ge tillräcklig information. Denna kommunikations- och marknadsföringsplan är till för att styra hanteringen av kommunikation, information och marknadsföring vid Förvaltningen för arbetsmarknad och vuxenutbildning. 1.1 Mål Det övergripande målet är att öka kunskapen om verksamheten samt väcka intresse och engagemang genom att skapa en gemensam bild av verksamheten inom förvaltningen kommunicera verksamhetens inriktning och omfattning inom kommunen sprida en enhetlig och tydlig bild av verksamheten till externa aktörer och allmänheten 1.2 Målgrupper Målgrupper för de olika insatserna är medarbetare vid förvaltningen deltagare och studerande inom verksamheten övriga politiker och medarbetare inom kommunen externa företrädare för näringsliv, samhälle och organisationer lokalt, regionalt och nationellt internationella myndigheter, partners och kontakter medborgare i Piteå kommun 1.3 Förutsättningar Utgångspunkt för förvaltningens arbete med kommunikation, information och marknadsföring är Informations- och kommunikationspolicy för Piteå kommun 1, som är beslutad av kommunfullmäktige 2009-09-14. Det övergripande ansvaret ligger hos förvaltningschefen som tillsammans med ledningsgruppen ansvarar för att förverkliga intentionerna i kommunens policy och samtidigt utveckla förvaltningens informationsarbete. Inom förvaltningen finns en informatör/webbredaktör som ansvarar för att utforma förvaltningens webbsidor och förankra dem hos ledningsgruppen samt att hålla sig informerad om gemensamma riktlinjer för kommunens information och återföra det till förvaltningens chefsgrupp. Informatören/webbredaktören ingår även i kommunens nätverk för webbredaktörer samt informatörer. Informatören ansvarar även för att förverkliga planen så att förvaltningens information och marknadsföring är enhetlig och tydlig. I planen ingår även en årlig marknadsföringsplan för förvaltningen 2. Det är informatören som ansvarar för att upprätta samt följa upp och utvärdera planen. 1 Informations- och kommunikationspolicy för Piteå kommun 2 Se bilaga 1 1

2 Mediekontakter Förvaltningen för arbetsmarknad och vuxenutbildning bedriver en öppen och tillgänglig verksamhet och följer naturligtvis offentlighetsprincipen. Det ska vara lätt att snabbt få korrekt information från oss. Varje medarbetare har rätt att tala med media och det ingår i arbetet för anställda i kommunen att bistå bland andra journalister genom att svara på frågor, ta fram fakta eller förmedla kontakt till initierad person. Observera att det är förbjudet att efterforska journalisternas källor. Massmedia är en viktig kanal som möjliggör för förvaltningen att nå ut till allmänheten och vi ska därför arbeta för att upprätta en god kontakt och ett bra samarbete med både press, TV och radio. Vi ska arbeta för att öka massmedias intresse för förvaltningens arbete och våra olika verksamheter, eftersom vi genom dessa kan nå ut till våra medborgare på ett bra sätt. All information till media ska vara lätt att förstå, detta skapar tydlighet om vårt uppdrag och ger externa kontakter goda kunskaper om vår förvaltning. Vi ska alltid förmedla korrekt och relevant information. Det förutsätter följande: Vi har medarbetare som är väl informerade, vilket i sin tur gör dem till goda ambassadörer för våra verksamheter. Medarbetarna blir väl informerade genom personalmöten, Insidan och webben. Det ställs även krav på att vår personal själv aktivt söker information via våra olika kanaler. Medarbetarna hänvisar frågor till den person som bäst kan svara på dem. Vår information ska skapa realistiska förväntningar på våra tjänster. Vår information på webben ska vara uppdaterad och korrekt. All extern information går via informationsansvarige och webbredaktör på förvaltningen. Extern information ska vara förankrad hos förvaltningschef och nämndens ordförande. Vi uttrycker oss med ett klart och enkelt språk samt undviker onödiga facktermer och förkortningar. Informationen ska ha en tydlig avsändare och enhetlig layout. Vi följer den grafiska manual 3 som fastställts. Mediekontakter och intervjuer på medias initiativ kanaliseras till nämndens ordförande, som tillsammans med förvaltningschefen avgör vilket underlag som krävs från förvaltningen för att kunna besvara medias frågor. 2.1 Pressmeddelanden Pressmeddelande eller inbjudan ska skickas vid varje större aktivitet eller händelse som förvaltningen genomför. Pressmeddelandet ska följa kommunens fastställda mall 4 och kommuniceras med förvaltningens informatör innan den skickas till berörda medier. Vilka medier som ska få pressmeddelandet beslutas i samråd med informatören. Nämndens ordförande samt förvaltningens ledningsgrupp ska alltid informeras om pressmeddelanden som skickas ut och 3 Grafisk manual 4 Finns som dokumentmall i Word 2

nämndens ordförande skall helst medverka när media besöker och gör reportage om verksamheten. Eventuellt pressmeddelande inför nämnd är en stående punkt på dagordningen för beredningen. I pressmeddelandet kan någon särskilt viktig eller intressant fråga tas upp, exempelvis nämndens tema. Utformning av pressmeddelandet och urval av vilka medier som det ska skickas till görs av informatör och handläggare. Förvaltningens informatör/webbredaktör ansvarar för att pressmeddelandet skickas till medierna, med kopia till nämndens ordförande och förvaltningschef. Informatören lägger även ut pressmeddelandet på Piteå Kommuns webbplats 5, Kommungemensamt (W:) 6 och Insidan för förvaltningen. 5 Piteå Kommuns webbplats 6 Kommungemensamt (W:) 3

3 Information Enligt informations- och kommunikationspolicyn för Piteå kommun har alla medarbetare och förtroendevalda både en rättighet och en skyldighet att skaffa sig information, dels för att klara det egna uppdragen och dels för att känna sig som en del av helheten i kommunkoncernen. 3.1 Information inom förvaltningen Intern information sker huvudsakligen via Insidan där förvaltningens egen sida är öppen för att lägga ut information för alla medarbetare. Ledningsgruppen har ett särskilt ansvar för att lägga ut aktuell information som är gemensam och berör de flesta inom förvaltningen. I samband med nämndsbeslut, ledningsgruppsmöten och annat bör regelmässigt allmän information skrivas in i nyhetsbrevet, som ges ut varje månad. Nämndsprotokoll läggs ut på webben efter att de har justerats. Manual för att lägga in meddelanden på Insidan finns 7. E-postmeddelande är ett vanligt sätt att sprida intern information, men e-post ska inte användas för massutskick till hela eller delar av förvaltningen utan endast till riktade mottagare. Därför kommer inte e-postgrupper kommer inte att skapas centralt på förvaltningen. E-postsignaturer utformas enligt centralt beslut 8. 3.2 Intern information inom kommunen Insidan kan även användas inom kommunen för att sprida information om vad som händer inom förvaltningen. Insidan lämpar sig väl för information om evenemang och aktiviteter där vi är ansvariga och gärna vill se medverkan från andra delar av kommunen. Kommunens personaltidning, Pitekvarten, utkommer fyra gånger per år och ambitionen är att det ska finnas med ett reportage från förvaltningens verksamhet i varje nummer. Ledningsgruppen föreslår och informatören ansvarar för att en artikel skrivs samt att eventuella bilder tas. En fredag i månaden anordnas Foajéfika i stadshusets foajé, där förvaltningar och nämnder får presentera något aktuellt under ett kort anförande på 10-15 minuter. Förvaltningens informatör initierar datum och ledningsgruppen föreslår innehåll. 7 V:/NAV/Gemensamt 8 W:\BOKHYLLAN\Informationsmaterial\Grafisk profil\e-postsignatur 4

3.3 Extern information Piteå ska enligt informations- och kommunikationspolicyn präglas av öppenhet, engagemang och delaktighet, därför har varje medarbetare och förtroendevald en skyldighet att informera och kommunicera med berörda. Den externa kommunikationen ska bland annat presenteras lättillgängligt samt skapa intresse, förståelse och engagemang. Förvaltningen ska kommunicera via: Made in Piteå är en näringslivstidning som kommunens Tillväxt- och utvecklingsavdelning gör för näringslivets behov av information om vad som händer i kommunen. Tidningen utkommer cirka 3 gånger på år. Förvaltningens ambition är att ha med en artikel eller notis i varje nummer av tidningen för att skapa kontakter och dialog kring kompetensbehovet i kommunens företag. Ansvaret ligger på informatören. Inflyttartidningen är en tidning som delas ut till nyinflyttade i Piteå. Där kan vi informera om Repris återanvändningsmarknad, Studiecentrum och integrationsverksamheten. Förvaltningens informatör ansvarar för att text och bild skickas till Inflyttartidningen. Vardagsrummet är en mötesplats för kommunen och näringslivet, där frukostmöten hålls på fredagar, med information från kommunens olika verksamheter. Här bör förvaltningen boka ett frukostmöte per termin för att berätta om bland annat kompetensförsörjning, utbildningsinsatser och EU-projekt. Värt att veta är en populärversion av årets budget som delas ut till alla hushåll i kommunen i början av året. Här ska förvaltningen informera om vad pengarna används till och var finansieringen kommer ifrån, detta ansvarar förvaltningsekonomen för. Kvalitetssamordnaren ansvarar för att skriva en informativ text som beskriver förvaltningens uppdrag och verksamhet. Under året kommer ytterligare ett antal Värt att veta ut, med annat innehåll, där förvaltningen har som ambition att medverka om möjlighet ges. Årsredovisning och delårsbokslut görs för hela kommunen gemensamt och enligt en fastställd mall. Förvaltningens text ska vara informativ och saklig. Ansvaret ligger på förvaltningsekonomen och kvalitetssamordnaren. 5

3.4 Information på andra språk 3.4.1 Engelska Delar av webben ska vara på engelska för att våra internationella partners ska kunna finna aktuell och relevant information om vår verksamhet. Detta är viktigt då de flesta använder webben för att identifiera lämpliga partners för olika samverkansprojekt och partnerskap. Att läsa om presumtiva partners på webben är en viktig kontaktväg. I de transnationella projekten ska all rapportering ske på engelska och finnas tillgänglig via Internet. Trycksaker på engelska behövs för att kunna ta med sig på studieresor och lämna ut vid utlandsbesök. De som har internationella kontakter kan trycka upp korta serier av visitkort på engelska. PowerPoint presentationer på engelska behövs, därför ska ett gemensamt basmaterial för förvaltningen tas fram under 2011, som var och en sedan kan komplettera med sina egna bilder inför varje presentation. En ordlista med fackuttryck, titlar och namn på avdelningar, enheter, myndigheter med mera bör utarbetas så att vi använder enhetliga benämningar i kontakterna med omvärlden. Kompetensutveckling i konversationsengelska och EU-engelska erbjuds all personal inom förvaltningen. Det för att kunna möta besökare och deltagare samt aktivt delta i de olika EUprojekten. 3.4.2 För flyktingar och invandrare På webben ska enkel basinformation om förvaltningens verksamhet finnas för de aktuella och största språkgrupperna. Motsvarande information finns även som trycksaker på de vanligaste språken 9. 9 V:\NAV\Gemensamt\Information och marknadsföring\broschyrer\sfi 6

4 Marknadsföring Vid framtagning av marknadsföringsmaterial ska informatör/webbredaktör kontaktas, som avgör om produktionen ska göras internt på förvaltningen eller externt av annan utförare. Vid inköp av extern produktion ska förvaltningen anlita de byråer där kommunen har gällande avtal, en förteckning över dessa finns på Insidan under Inköp, i avtalskatalogen. Till grund ligger budget, arbetsplan och årliga marknadsföringsplaner. Förvaltningen ska följa kommunens grafiska profil enligt den fastställda grafiska manualen 10. Formmallar finns för affischer, annonser och infoblad som harmoniserar med den centrala grafiska profilen. Även visitkort följer en centralt framtagen mall 11 och beställs via förvaltningens informatör. Inom förvaltningen kan två olika loggor användas, en för förvaltningen och en för Repris. Vi ska vid skapande av information, annonser och dylikt alltid ha en ekonomisk aspekt på insatsen och helt enkelt få så mycket som möjligt för pengarna. Detta uppnår vi genom att all information går via informatör/webbredaktör samt att vi på förvaltningen har en genomtänkt plan vad gäller marknadsföring. Vi arbetar med kortare annonser, blänkare i dagstidningen, istället för upprepade stora annonser och följer upp det hela med ingående information på webben. Annonser om lediga tjänster görs i kommunens samlingsannons. 10 Grafisk manual 11 Mallen finns på V:/NAV/Gemensamt/Information och marknadsföring/visitkort/enligt nya mallen 7

5 Webb Webben kommer allt mer att bli den viktigaste kanalen för information om förvaltningens verksamhet och kontakter med verksamhetsföreträdare. Internt inom förvaltning ansvarar ledningsgruppen för informationens relevans och aktualitet. Det är informatören som i samråd med ledningsgruppen, initierar revideringar av informationen och skapar rutiner för detta. 5.1 Webbsidan Varje avdelningschef ansvarar, tillsammans med staben, för att nyheter och aktuella händelser publiceras på Piteå kommuns webbsida, i samråd med webbredaktör/informatör. På förvaltningens webbsidor 12 ska länkar till samarbetspartners finnas. 5.2 E-myndighet Kommunen har övergripande mål 13 för e-tjänster och tillgänglighet genom information och tjänster på webben. Det är viktigt att förvaltningen utvecklar relevanta tjänster på webben som underlättar för kommunmedborgarna att komma i kontakt med förvaltningen och delta i de olika verksamheterna. För feriejobb gör idag såväl arbetsgivare som ferieungdomarna sina registreringar via webben. 5.3 Sociala medier Sociala medier är aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenererat innehåll, till exempel chatfunktioner, bloggar och diskussionsforum. Allt fler kommuner använder sociala medier för att kommunicera med medborgarna då det är ett snabbt och enkelt sätt att nå fram och skapa en dialog 14. Piteå kommun finns på Facebook och syftet är att göra det ännu lättare för medborgare att kommunicera direkt med kommunen. Enligt Piteå kommuns riktlinjer för sociala medier 15 är det verksamheterna själva som bestämmer vem och vilka som ska vara aktiva. Ansvarig chef ska alltid vara delaktig i beslutet om att verksamheten ska vara aktiv på sociala media och den som utses har ett ansvar för att hantera mediet på ett bra sätt och följa dessa riktlinjer. Enligt riktlinjerna ska Piteå kommun använda sociala medier på följande sätt: Det ska finnas ett uppdrag från eller vara sanktionerat av chefen för att en anställd ska kunna använda sociala medier i tjänsten. Förvaltningen ska ha en förteckning över vilka kommunikationskanaler som förvaltningen driver. Administratörer och ersättare ska finnas utsedda för respektive kanal. När en anställd agerar för kommunens räkning på sociala medier ska det framgå vem man är och vilken funktion man har på Piteå kommun. 12 Allt som ligger under www.pitea.se/nav 13 Står i Informations- och kommunikationspolicyn 14 Enligt SKL:s PM om sociala medier 15 Hänvisning till var dokumentet ligger, när det centrala är beslutat 8

Administratören ska meddela förvaltningens informatör innan aktiviteten i det sociala mediet startar. Informatören meddelar kanalens länk till webmaster@pitea.se Sekretessbelagda uppgifter får inte publiceras på sociala medier. Kommunen har ett ansvar både för sina inlägg samt de som kommentarer som lämnas. Administratören har därför som uppgift att skyndsamt ta bort kränkande personuppgifter och kommentarer. Innan de tas bort ska de sparas. Vår förvaltnings ambition är att under 2011 börja kommunicera på sociala medier och det är informatören som har ett ansvar för att ta fram arbetssätt för detta utifrån riktlinjerna. 9

6 Övrigt 6.1 EU-projekt Förvaltningen har en EU-strategi. När förvaltningen bedriver EU-projekt görs särskilda marknadsföringsåtgärder. EU-projekt har nästan alltid krav på att det ska framgå att projekten är finansierade med EU-medel. Förvaltningen har ett särskilt ansvar för att synliggöra EU-projektens verksamhet genom att exempelvis använda EU-loggan i dokument och annonser samt som dekal utanför lokaler etc. För EU-projekt där förvaltningen är projektägare och huvudfinansiär ska loggor och informationsmaterial harmonisera med den grafiska manualen 16 för Piteå kommun. Materialet ska även vara förankrat i både projektets styrgrupp och förvaltningens ledningsgrupp. Inför olika konferenser för informationsspridning och erfarenhetsutbyte ska pressmeddelanden skrivas. Vid presskontakter ska det framgå att EU finansierar projektet. 6.2 Integration Förvaltningen har det övergripande ansvaret för integrationsfrågorna i kommunen. Med utgångspunkt i kommunens policy och riktlinjer för integrationsarbetet ska en årlig plan för arbetet med kommunikation kring integrationsfrågor upprättas 17. Där ska arbetet med att öka kunskaperna samt skapa informationskanaler och mötesplatser för attitydpåverkan kring flyktingar och invandrare tydliggöras. För att en verklig och stabil integration ska kunna åstadkommas är kunskap, utbildning och information viktiga inslag. 6.3 Arkivering Nämnden har som mål att öka verksamhetens synlighet i media och vill därför mäta antalet tidningsartiklar och tv/radioinslag. Informatör och webbredaktör har ansvaret för att samla in och årsvis arkivera alla trycksaker och informationsmaterial samt tidningsartiklar, radio- och TVinslag. Materialet samlas i en klippbok och statistik redovisas varje år vid förvaltningsövergripande personalmöte. 16 Grafisk manual 17 Se bilaga 1 10

Bilaga 1: Årlig marknadsföringsplan för Arbetsmarknad och vuxenutbildning År: 2011 Datum Verksamhet Aktivitet Mål/Målgrupp Budget Löpande Service Blänkare i PT Ansvar/Kontaktperson Uppföljning & Utvärdering Högskolestuderande pitebor 10 st 6 500 SC Enkät Löpande Service Blänkare i PT Vuxenstuderande pitebor 10 st 6 500 SC Ant. besök webb 4ggr/år Repris Gula spalten pt Pitebor 10 000 Ruben Mattsson 1 ggr kvar Stab/integration Under året (4ggr) Stab/integration Föreläsningsserie om världsreligionerna (1 kvar judendom) Föreläsningsserie kring kompetensutv (diskriminering och främlingsfientlighet) Annonsering tidningar, hemsida, pressmeddelande, sociala medier Kommunens personal och allmänhet 10 000 Per-Åke Pettersson Kommunens personal och allmänhet 40 000 Per-Åke Pettersson Ekonomisk och skriftlig rapportering Ekonomisk och skriftlig rapportering 4ggr/år Förvaltningen Pitekvarten, personaltidning Kommunens personal Ledningsgrupp/infor matör Artikel/notis i varje nummer Ca 3 ggr/år Förvaltningen Made in Piteå Näringslivet Informatör Artikel/notis i varje nummer 1 ggr/år Förvaltningen Inflyttartidningen Nyinflyttade pitebor Informatör Artikel/notis i varje nummer 2 ggr/år Förvaltningen Vardagsrummet Näringslivet Informatör 1 ggr/år Förvaltningen Värt att veta Pitebor Förvaltningsekonom och 11

Löpande Förvaltningen Foajéfika Kommunanställda kvalitetssamordnare Ledningsgrupp/infor matör 3 ggr/år Förvaltningen Årsredovisning och delårsbokslut Kommunanställda och allmänhet Förvaltningsekonom och kvalitetssamordnare Vt 2011 Vuxenutbildning Annons APL 2 st 12 000 Carina Erixson Antal sökande Jan - feb Stab/upphandlad utb Annons Yrkesvux 4 st 24 000 Per-Åke Pettersson Antal sökande Feb Individstöd Annons x 2 Arbetsgivare ferie 12 000 Inga Johansson Mars Individstöd Annons x 2 Ungdomar/föräldrar ferie 12 000 Inga Johansson Inför internationella kvinnodagen Stab/integration Affisch och annons Allmänhet 5 000 Informatör 8 mars Stab/integration Internationella kvinnodagen Kvinnor med utländsk bakgrund och svenska kvinnor. Samverkansprojekt 35 000 Per-Åke Pettersson Maj Repris Vårrensning Pitebor 6 000 Ruben Mattsson Maj (och okt) Repris Aug SC Brev Hämtning samordnat med PIREVA:s mobila återvinningscentral Pitebor i byar 12 000 Ruben Mattson Ekonomisk uppföljning Rapport och utvärdering Pitebor som ansökt om distansstudier 5000 Ulla-Stina Enkät Aug Stab/upphandlad utb Annons Yrkesvux 2 st 12 000 Per-Åke Pettersson Antal sökande Sep Repris Höstrensning Pitebor 12 000 Ruben Mattsson 12

Okt Repris Patronsöndag Pitebor 15 000 Ruben Mattsson Inför Mångfaldsdagen Stab/integration 24 oktober Stab/integration Mångfaldsdagen Affisch och annons. Ev samordning med FN-dagen Allmänhet 10 000 Per-Åke Pettersson tillsammans med informatör För alla kommuninnevånare. Skapa en mötesplats för alla med mångfald i fokus. Samverkansprojekt 30 000 Per-Åke Pettersson Ekonomisk utvärdering och rapport utvärdering Dec Stab/integration Något slags julfirande Sfi elever 5 000 Sfi lärare eller Per- Åke Pettersson SUMMA: 283 500 kr 13