Protokoll 1 (12) Mötesdatum Innehåll 22 Val av justerare och tid för justering 23 Budget 2017 24 Begäran om utredning ekonomiska konsekvenser av beslut om miljömål för ekologiskt handlande 25 Upplåtande av lokaler för transitverksamhet åt ensamkommande barn och ungdomar
Protokoll 2 (12) Mötesdatum Plats och tid Parken kl. 17.00-17.30 Beslutande Lina Wedin Hansson (MP) Andreas Persson (S) Rickard Johansson (SÖS) Fredrik Schlyter (M) Bo Andersson (C) Olof Blennhede (L) Hanna Skånberg (S) Anders Yngve (S) Göran Persson (M) Tjänstgörande ersättare Ersättare Övriga Tomas Tigerschiöld (MP), ersättare för Vakant (SD) Christer Holst (M), ersättare för Linda Strandfjäll (M) Ulla Thornberg (M) Johanna Sjögren (C) Margaretha Kroon (S) Sten Andersson (M) Mats Linderholm Förvaltningschef, Serviceförvaltningen Camilla Lippe Nämndsekreterare, Serviceförvaltningen Justeringens plats och tid Österg 71, 26 feb 2016 kl.13.30 Paragrafer 22 25 Sekreterare Ordförande Justerare Camilla Lippe Lina Wedin Hansson (MP) Bo Andersson (C) Olof Blennhede (L)
Protokoll 3 (12) Mötesdatum Anslag/Bevis Justeringen har tillkännagivits genom anslag den för anslags uppsättande 2016-03-01 för anslags nedtagande 2016-03-22 Förvaringsplats Serviceförvaltningen Underskrift Camilla Lippe
Protokoll 4 (12) 22 Val av justerare och tid för justering Ärendebeskrivning Olof Blennhede (L) och Bo Andersson (C) ska tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. Protokollet finns tillgängligt för justering på serviceförvaltningen, Östergatan 71, fredagen den 26 februari, klockan 13.30.
Protokoll 5 (12) 23 Budget 2017 Dnr SEN 2016/43 Ärendebeskrivning Information från kommunstyrelsen avseende arbetet med Budget 2017 Mot bakgrund av det senaste halvårets alltmer ökande osäkerhet vad gäller den ekonomiska utvecklingen både inom landet i stort som inom Trelleborgs kommun så föreslås budgetarbetet under 2016 inför planeringsperioden 2017-2019 temporärt senareläggas till hösten. Orsakerna är många men bland de med störst effekt finns naturligtvis flyktingströmmen som påverkar ekonomin i omvärlden, Sverige och Trelleborg. På riksplanet kommer detta till uttryck både genom de extra statsbidrag som regering och riksdag nu beslutat om men även via SKL som i dagsläget senarelagt alla sina prognoser för den ekonomiska utvecklingen i riket och landets kommuner. Förslaget att senarelägga 2016 års budgetarbete till hösten innebär att budgetdirektiven fastställes av kommunfullmäktige i juni istället för i mars. Budgetarbetet för nämnderna tar därefter vid och sker parallellt med arbetet med verksamhetsplanerna, på basis av de tekniska ramar och budgetdirektiv i övrigt som kommunfullmäktige beslutat om i juni. I oktober genomförs en höstberedning där delårsrapport 2, de av nämnderna beslutade preliminära verksamhetsplanerna och nämndernas underlag till budget 2017-21 diskuteras och bereds politiskt. Därefter beslutar kommunfullmäktige i november om budget 2017-19 med skattesats för 2017 samtidigt som nämndernas preliminära verksamhetsplaner presenteras. Slutligen fastställer nämnderna sina verksamhetsplaner inkl de justeringar som kommunfullmäktige beslutat om i budget 2017-19 senast januari 2017. Arbetet med den långsiktiga Investeringsplanen som normalt pågår under hösten för beslut i november genomföres ej utan istället uppdateras investeringsplan 2017-21 (beslutad december 2015) under våren för att därefter ingå i arbetet med budget 2017-19. Under våren kommer en särskild vårberedning att äga som kommer att diskutera Årsredovisning 2015, Åtgärdsplan f budget i balans, flyktingproblematiken, uppdatering av investeringsplan 2017-21, förslag till ombudgeteringar, Tilläggsbudget 2016 med fördelning av 2016 års andel av det tillfälliga flyktingbidraget och politiska prioriteringar inför teknisk ram 2017-19.
Protokoll 6 (12) Beslut Arbetsutskottet föreslår att servicenämnden ska besluta att godkänna yttrandena avseende budget 2017. Bilagor Årsredovisning 2015 Budget i balans under vårberedning Budget i balans inför vårberedning 2016 Effekter av flyktingsituationen Skickas till Kommunstyrelsen Budget/utv chef Raymond Lützhöft
Protokoll 7 (12) 24 Begäran om utredning ekonomiska konsekvenser av beslut om miljömål för ekologiskt handlande Dnr SEN 2012/354 Ärendebeskrivning Ett förslag på lokalt mål (ärende 217 Miljömålsprogram 2015-202 del 4, Globalt ansvarstagande HU-2015-9) för ekologisk mat lyder: 3 Större mängd ekologiskt producerad mat ska serveras i kommunen. Andelen ekologiskt producerad mat som serveras inom kommunens regi ska 2020 uppgå till minst 50 procent av inköpspris. Störst fokus ska läggas på mat som serveras till barn och unga. Samhällsbyggnadsnämnden har beslutat att från bildningsnämnden och servicenämnden, begära ett tydligare underlag, i form av en utredning om varför och hur införandet av den föreslagna nivån ekologiskt producerad mat medför ökade kostnader. Beredning Ekologiska livsmedel är generellt sett dyrare. Ekomatcentrum (en ideell förening med syfte att verka för en hållbar utveckling i livsmedelskedjans alla led) uppskattar att merpriset för ekologiska livsmedel är 25 %. Den föreslagna ökningen av ekologiska inköp innebär per automatik en fördyring av livsmedelskostnaderna om man endast byter ut en konventionell vara mot en ekologisk. Hur stor denna ökning i realitet blir beror på hur livsmedelsavtalet ser ut, både vad gäller tillgång till ekologiska varor samt priser på dessa vilket i tur påverkas av tillgång, efterfrågan och priser på ekologiska varor på marknaden. Trelleborgs kommun har gått från mindre än 4 % ekologiska inköp år 2008 till mer än 34 % år 2015. År 2015 handlades livsmedel för drygt 30 miljoner i Trelleborgs kommun, varav Måltidsservice inköp står för drygt 80 % av dessa. I övergången till mer ekologiska livsmedel har bland annat livsmedel där varans ekologiska merpris bedömts vara relativt lägre än för en annan vara prioriterats. Med detta tankesätt kommer merpriset för ekologiska varor att öka i takt med att kommunens totala ekologiska köp ökar om inte avtal förnyas/förändras eller att något händer med den ekologiska prisbilden generellt. Om man räknar med att merkostanden blir 25 %, enligt Ekomatcentrums uppskattning, motsvarar det en merkostnad på cirka 1,2 miljoner kronor per år enligt 2015 års livsmedelsinköp. Inför 2015 tillfördes servicenämnden ett utökat anslag motsvarande 1 miljon för inköp av ekologiska livsmedel.
Protokoll 8 (12) Det som också påverkar kommunens livsmedelskostnader över lag är hur väl avtalen följs (anbudstrohet). Ett sätt att minska den totala livsmedelskostanden är att handla varor i säsong, när de oftast kostar relativt mindre. En minskning av köttmängd (och ersätta med vegetabiliska proteinkällor) är ett annat sätt att minska den totala livsmedelskostanden för att ge ekonomiskt utrymme till mer ekologiska varor inom befintlig budget. För Måltidsservice del bör en dialog med kunden (Bildningsförvaltningen och Socialförvaltningen) hållas för att tillsammans sätta krav för måltidsutbud och livsmedelskvalitet. Hänsyn bör också tas till marknadens utbud av ekologiska varor vid eventuella ekologiska målsättningar för att möjliggöra uppfyllandet av andra målsättningar/riktlinjer som finns vad gäller livsmedelproduktion i offentlig sektor. Slutligen bör dock tilläggas att genom den upphandling som trädde i kraft from april 2015 har Trelleborgs kommun tillsammans med flera andra offentliga upphandlande myndigeter, förbättrat förutsättningarna att öka andelen ekologiska livsmedel. Genom att allt fler aktörer väljer ekologiskt och gör hållbara prioriteringar påverkas produktionen. En påverkan som bidragit till att säkerställa; - en säker djurhållning som säkerställer djurens naturliga behov i stall och utevistelse samt foder - livsmedel som är fria från bekämpningsmedel (vilket också följer de intentioner som fullmäktige antagit 2009 i miljömålsprogrammet med fokus på giftfri miljö) - minskad användning av fossil energi till fördel av förnyelsebar energi via bland annat sol och vindkraft (vilket också följer det beslut som fullmäktige fattat gällande Fossilbränslefria kommuner 2020 ) Detta är något som går helt i linje med Trelleborgs vision att; Trelleborg ska vara en framgångskommun med hög livskvalitet och en långsiktigt hållbar tillväxt Ajournering Ajournering begärs. ajournerar sig 2 minuter. Beslut beslutar att godkänna förvaltningens utredning och översända densamma till samhällsbyggnadsnämnden. Reservationer De borgerliga reserverar sig mot beräkningsunderlaget.
Protokoll 9 (12) Protokollsanteckning Sten Andersson (M) lämnar följande protokollsanteckning: Beredningen redovisar en beräkning av kommunens extra kostnader för ekologiska livsmedelsinköp till 1.2 miljoner för 2015. Siffrorna som ligger till grund anges som: Totala kostnaden för kommunens livsmedelsinköp är 30 miljoner under 2015 Andelen ekologiska inköp anges till mer än 34% under 2015 Merkostnaden för ekologiska livsmedel anges till 25% enligt Ekomatcentrum, som är att vara ett resurscentrum, ett nätverk och en lobbyorganisation för att påverka politiska beslut. Används de angivna siffrorna fås: 30 x 0.34 x 0.25 = 2.55 dvs drygt dubbla kostnaden som beredningen anger. 34% av 30Msek = 10.2 Msek 25% av 10.2Msek = 2.55 Msek Om vi i stället utgår från rapporter i dagspressen som anger merkostnaden för eko till 5.50-7 kr per portion fås: Vid 50% eko 3.25kr per portion i snitt. Vid 34% eko 2.12kr per portion i snitt. Antag att Trelleborgs Kommun serverar ca 2 miljoner portioner per år: Merkostnaden för ekologiska livsmedel blir då 4.24-6.5 miljoner. För att kunna göra korrekt budget och prissättning av servicenämndens tjänster krävs beräkningar baserade på faktisk statistik från utfallet 2015. Sådan statistik lär finnas och bör tillställas servicenämndens ledamöter. Skickas till Samhällsbyggnadsnämnden
Protokoll 10 (12) 25 Upplåtande av lokaler för transitverksamhet åt ensamkommande barn och ungdomar Dnr SEN 2016/46 Ärendebeskrivning Hösten 2015 var en händelserik period, i slutet av september började strömningarna av asylsökande till Sverige gå via Trelleborgs hamn. Under perioden september december kom drygt 44 000 asylsökande till Sverige via Trelleborgs Hamn, ca 4 200 av dessa var barn utan vårdnadshavare (ensamkommande barn och unga). Trelleborgs kommun blev ankomstkommun med ansvar för dessa barn och unga i avvaktan på registrering och vidare anvisning av Migrationsverket. Väldigt få var beredda på denna situation och beredskapen och förståelsen av innebörden var väldigt låg. I det omedelbara akuta krisläget så var kraftsamlingen enorm för att lösa situationen. Ett beslut i stort togs som innebar att alla ensamkommande barn och unga skulle ha en säng att sova i, mat för dagen, tak över huvudet och ett någorlunda bra säkerhets- och brandskydd. Boendena sågs som tillfälliga boenden och därför blev lagar såsom plan- och bygglovslagen samt brandskyddslagar en senare fråga att hantera. Som mest kom det över 200 ensamkommande barn och unga under ett dygn. Sedan förtydligat transportörsansvar, införande av gränskontroll och förstärkta id-kontroller har inflödet sjunkit drastiskt. Merparten av boendena har lagts ner och majoriteten av medarbetarna är avslutade. Prognos för planering Inflödet av nyanlända till Sverige är cykliskt och av erfarenhet vet vi att inflödet är lägre under de kalla månaderna. Migrationsverket och Länsstyrelsen påtalar i sina analyser att när det blir varmare kommer fler att röra på sig uppåt i Europa. Migrationsverket har av den anledningen höjt sin beredskap från halvårsskiftet 2016. Polisen gör i sin analys bedömningen att inflödet av nyanlända till Sverige i mycket hög utsträckning kommer att gå via Trelleborgs hamn framöver. Det är ansvariga tjänstepersoner i Trelleborgs kommuns uppfattning att Trelleborgs kommun bör ha en beredskap för hantering av omfattande inflöde av nyanlända via Trelleborgs Hamn.
Protokoll 11 (12) Beredning Det här ärendet avser inte de barn som Migrationsverket anvisar Trelleborgs kommun och som ska erbjudas etableringsboende, stödboende eller motsvarande. Det gäller inte heller den kvot flyktingfamiljer som Trelleborg ska ta emot då det uppdraget inte åligger serviceförvaltningen/servicenämnden. Det här gäller dock som inledningsvis beskrivs den del som handlar om ankomstboende för ensamkommande barn och unga i avvaktan på registrering. Utmaningen handlar i detta avseende om att vi inte kan prognostisera hur många barn och unga som kommer och när, vilket försvårar uppdraget i att säkerställa boendeplatser som i sin helhet följer alla gällande lagar och regler. Under den ovan redogjorda perioden fattade serviceförvaltningens förvaltningschef beslut om att godkänna, upplåta och öppna upp lokaler för transitverksamhet åt ensamkommande barn. Dessa beslut har ifrågasatts och bland annat MSB, myndigheten för skydd och beredskap, fastställer i sin avrapportering till Trelleborgs kommun att dessa beslut skulle ha fattats av politiken. På grund av detta har serviceförvaltningen sammanställt en lista, se bilaga 1, över de fastigheter som kan tänkas stå till kommunens förfogande när flyktingvågen åter ökar under våren. Att i nuläget teckna kontrakt med andra kommuner eller fastighetsägare anses inte meningsfullt, då vi i första hand måste hantera våra egna lokaler. Samtidigt har övriga kommuner börjat använda de lokaler som de ställde upp med under hösten för eget uppkommet behov kring flyktingsituationen. Därutöver har kommunens försäkringsbolag i nuläget tydliggjort att man inte tecknar försäkringar för andra fastighetsägares fastigheter, vilket försvårar för kommunen att hitta lämpliga externa lokaler med korrekt brandskydd. Vad gäller inhyrning av fartyg eller dylikt i hamnen är det serviceförvaltningens och arbetsmarknadsförvaltningens uppfattning att vi inte kan garantera säkerheten för barn och ungdomar med en sådan insats. Dessutom låser vi upp kommunen för väldigt höga kostnader under en längre period. Bilagt återfinns en lista, bilaga 1, som redogör för olika beredskapsnivåer. Nivå 1 omfattar lokaler som efter politiskt beslut från kommunstyrelsen eller motsvarande kan öppnas upp med kort varsel. Nivå 2 omfattar lokaler som är redo att öppnas upp på kort varsel, men som kräver att kommunstyrelsen förutom igångsättningsbeslut även tar ställning till det föreläggande som räddningstjänsten fattat gällande lokalerna. Nivå 3 omfattar lokaler som kan öppnas upp inom en vecka, men som kommer att påverka kärnverksamheterna (majoriteten av lokalerna är idrottshallar och egentligen kan vi välja vilka som helst under förutsättning att vi når upp i det behov som kan tänkas uppstå). Nivå 4 omfattar tältläger som behöver beslut i enlighet med bilaga 2, Tältförläggning för flyktingar. Samtliga lokaler upplåts till självkostnad under förutsättning att inga förläggande eller stängning av myndigeter föreligger.
Protokoll 12 (12) Beslut beslutar att upplåta bilagt redovisade lokaler i enlighet med tjänsteskrivelsen och överlämna dessa till kommunstyrelsen för vidare beslut av igångsättning/öppnande av lokaler för transitverksamhet. Bilagor Transitboenden Beredskap för förläggning av flyktingar i tält Skickas till Kommunstyrelsen