TJÄNSTESKRIVELSE 2015-12-17 Kommunstyrelsen Erika Nysäter Kvalificerad utredare Telefon 08 555 010 89 erika.nysater@nykvarn.se och ersättningar i Nykvarns kommun KS/2015:443 Reglemente för arvoden Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att 1. godkänna reviderat förslag till nytt arvodesreglemente att börja gälla från och med den 1 januari 2016, 2. 98 100 kronor finansieras år 2016 ur kommunstyrelsens anslag för oförutsedda behov, 3. förändringarna arbetas in i budgeten för 2017-2018. TJÄNSTESKRIVELSE Sammanfattning av ärendet Arvodesberedningen har under 2015 utfört en genomlysning av arvodesreglementet. Arvodesberedningen föreslår kommunstyrelsen att besluta föreslå kommunfullmäktige besluta att fastställa månadsarvoderade uppdrag utifrån 2016 års riksdagsmannaarvode och att fastställa sammanträdesarvodena utifrån 2016 års inkomstbasbelopp. Från och med den 1 augusti 2015 beräknas sammanträdes- och förrättningsarvodet utifrån inkomstbasbeloppet. Inkomstbasbeloppet bygger på ett inkomstindex som speglar den genomsnittliga löneutvecklingen i landet och beslutas årligen av regeringen. Arvodesberedningen utreder ändringar avseende rollbeskrivningar per månadsarvoderat uppdrag. Arvodesberedningen föreslår en höjning av kommunstyrelsens ordförandes månadsarvode från 90 till 100 % av riksdagsmannaarvodet från och med den 1 januari 2016. Ett förslag till revidering är att månadsarvode kan utgå under den 12:e månaden sommarmånaden juli under förutsättning att en nämnd/presidium sammankallas eller ett ordförandebeslut fattas. Detta på grund av att akuta ärenden även kan förekomma under sommaren. Ett förslag till tillägg är att den som ej är ledamot eller ersättare men vald att representera kommunen i andra forum, t.ex. Mälardalsrådet och dylikt kan få ett arvode på en procent motsvarande 593 kr. Ett förtydligande är att arvodet för studiebesök i egen verksamhet max fyra gånger under mandatperioden inte gäller den som har månadsarvode då detta ingår i arvodet. Arvodet höjs för ledamöter och ersättare i valnämnden som tjänstgör på valdagen till 2 965 kr då det ofta är långa arbetsdagar med rösträkning från kl. 07.00 till efter kl. 00.00. Ett förtydligande är att arvodet vid justering av protokoll inte gäller månadsarvoderade vid Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1(2)
justering i egen nämnd. Arvodesberedningen utreder att se över samtliga månadsarvoden och kommer att återkomma före sommaren 2016 med ett förslag på eventuella revideringar i arvodesreglementet. Reviderat förslag till nytt arvodesreglemente ersätter i sin helhet tidigare arvodesreglemente som antogs vid kommunfullmäktiges sammanträde den 17 juni 2015, 57. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2015-12-17 Reglemente för arvode och ersättningar i Nykvarns kommun, KF 2015, 57 Ekonomiska konsekvenser Förändringen innebär en ökad kostnad av driftbudgeten med cirka 98 100 kronor på helårsbasis. Förslaget medför även en ökad kostnad av driftbudgeten under valår för valnämnden samt arvode för den som ej är ledamot eller ersättare men vald att representera kommunen i andra forum såsom Mälardalsrådet och dylikt. En viss kostnad kan tillkomma för arvode vid presidium eller ordförandebeslut vid akuta frågor under sommaren. TJÄNSTESKRIVELSE Barnkonventionskonsekvenser Beslutet medför inga konsekvenser utifrån barnperspektivet. Ola Edström Kommundirektör Thomas Jansson Kanslichef Beslutet expedieras till Kommunfullmäktige Arvodesberedningen Personalchefen Ekonomichefen Kommunstyrelsens ordförande Chefssekreterare Akten Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2(2)
Reglemente för arvoden och ersättningar i Nykvarns kommun Ändringar införda till och med KF, 57 / 2015
Innehållsförteckning 1 Allmänna bestämmelser...2 2 Definitioner...2 3 Arvoden...2 4 Ersättningar...3 5 Ersättning för förlorad arbetsförtjänst...3 6 Ersättning för förlorad semesterförmån...4 7 Ersättning för förlorad pensionsförmån...4 8 Resekostnadsersättning...4 9 Ersättning för barntillsyn...5 10 Ersättning för vård och tillsyn av anhörig med funktionsnedsättning eller sjuk...5 11 Förtroendevald med funktionsnedsättning...6 12 Gemensamma bestämmelser för ersättning enligt 3-11...6 13 Om förtroendevald inte kan fullfölja sitt uppdrag...6 14 Försäkring...7 15 Kommunalråd...7 16 Tolkning av reglerna...7 17 Översyn av reglementet...7 Arvoden till förtroendevalda att gälla från den 1 augusti 2015...8 Sammanträdesarvode...8 Förrättningar...8 Arvoden till förtroendevalda att gälla från den 1 januari 2016...10 1
1 Allmänna bestämmelser Detta arvodesreglemente är kommunfullmäktiges beslut om grunder för ekonomisk ersättning till förtroendevalda i Nykvarns kommun. Bestämmelserna om resekostnadsersättning i 8 gäller även borgerliga vigsel- och begravningsförrättare. 2 Definitioner A. Med sammanträde som ger rätt till ersättning menas a) protokollfört sammanträde i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, kommunala nämnder, kommunala bolag och revisorernas sammanträden. b) protokollförda sammanträden med nämnd- eller kommunstyrelseutskott, fullmäktige- eller kommunstyrelseberedningar samt presidiesammanträden (de sistnämnda behöver inte protokollföras) c) med sammanträde som ger rätt till ersättning jämställs också sammanträde med organ där den förtroendevalde själv inte är ledamot eller ersättare men har fått respektive nämndordförandes uppdrag eller godkännande att delta B. Med förrättning som ger rätt till ersättning menas: Justering av KF-, KS-, utskott, övriga nämnders och styrelsers protokoll, gäller ej ordföranden månadsarvoderade vid justering i egen nämnd. 3 Arvoden Förtroendevalda erhåller månadsarvode och/eller ersättning för deltagande i sammanträde eller förrättning med det belopp som framgår av bilaga 1. Månadsarvoden utbetalas 11 månader om året, ej i juli månad. Månadsarvode kan utgå under den 12:e månaden sommarmånaden juli under förutsättning att en nämnd/presidium sammankallas eller ett ordförandebeslut fattas. Detta på grund av att akuta ärenden även kan förekomma under sommaren. 2
Sammanträdesarvode utbetalas till alla närvarande ledamöter och ersättare vid sammanträden i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, kommunala nämnder och bolag, samt vid revisorernas sammanträden och uppdrag. Gäller ej kommunalråd. Sammanträdesarvoden utbetalas också till ledamöter och ersättare vid sammanträden med kommunstyrelse- och nämndutskott, fullmäktige-och kommunstyrelseberedningar, kommunalt samrådsorgan samt andra samarbetsorgan. Förrättningsarvodet vid justering av protokoll utbetalas inte till ordförande som innehar månadsarvode eller förtroendevald med uppdrag på heltid. (kommunalråd) Förberedelser och efterarbete till sammanträde och förrättning (t ex inläsning av handlingar) ingår i sammanträdes-/förrättningsarvodet. Inkomstbasbelopp/Riksdagsmannaarvode Sammanträdesarvoden och justeringsförrättningsarvoden beräknas med utgångspunkt från inkomstbasbeloppet som årligen fastställs av regeringen enligt lagen om inkomstgrundad ålderspension. Månadsarvoden beräknas efter riksdagsmannaarvodet. Arvodesbeloppen omräknas varje år from januari månad mot nya basbelopp eller riksdagsmannaarvoden. 4 Ersättningar Ersättning kan lämnas för följande: 1. Förlorad arbetsförtjänst 2. Förlorad semesterförmån 3. Förlorad pensionsförmån 4. Resekostnadsersättning, resetillägg och traktamente 5. Barntillsyn 6. Kostnad för vård och tillsyn av funktionshindrad eller svårt sjuk anhörig 7. Särskilda kostnader för funktionshindrad förtroendevald 5 Ersättning för förlorad arbetsförtjänst Vid mindre än 40 % av heltidsengagemang i kommunen gäller följande: För rätt till ersättning fordras att inkomstbortfallet på anmodan kan styrkas genom intyg från 3
arbetsgivaren eller kopia av lönebesked, som utvisar hur stort löneavdrag som gjorts på grund av sammanträdet/förrättningen. Om inkomstbortfallets storlek inte kan styrkas gäller schablonersättning beräknad på grundval av fastställd sjukpenning. Vid mer än 40% av heltidsengagemang i kommunen utgår istället ett arvode enligt kommunfullmäktiges bestämmande. Ersättning utgår för förlorad arbetsförtjänst med högst åtta timmar per dag. För egna företagare som kan visa att arbetsinkomst har förlorats men inte med vilket belopp gäller rätt till schablonersättning per timme. Denna är den sjukpenninggrundande årsinkomsten delad med tolv och därefter med 165. 6 Ersättning för förlorad semesterförmån Förtroendevald som kan styrka att deltagande i sammanträde eller förrättning har lett till lägre semesterlön, ferielön eller semesterersättning och som inte kompenserats för detta har rätt till ersättning med det belopp som kan styrkas. 7 Ersättning för förlorad pensionsförmån Förtroendevald har rätt till ersättning för styrkt förlorad pensionsförmån i samband med sammanträde eller förrättning. Ersättningen kan endast åberopas i nära samband med möte eller förrättning, med nära samband avses inom tre månader. Ersättningen utgår med ett belopp på 4,5% av utbetald ersättning för förlorad arbetsförtjänst. Om pensionsförmånerna baseras på arbetsinkomster och inkomstförluster som varit större än sju och ett halvt basbelopp, för ett eller flera kalenderår, ersätter inte kommunen den del av pensionsförlusten som beror av på inkomstdelar över detta tak. 8 Resekostnadsersättning Ersättning för resekostnader vid sammanträde eller förrättning inom kommunen utbetalas med stöd av det kommunala reseavtalet under förutsättning att avståndet från den förtroendevaldas fasta bostad till sammanträdes-/förrättningsplatsen 4
överstiger tre kilometer enkel resa. Motsvarande gäller vid dagsammanträde som innebär resa till och från arbetsplatsen. Vid färd med egen bil betalas kilometerersättning. Vid färd med annat färdmedel betalas ersättning motsvarande styrkta utlägg. Vid hemresa från sammanträde som avslutas efter kl 22 kan ersättning betalas även om färdvägen är kortare än tre kilometer. Vid sammanträde eller förrättning utom kommunen lämnas ersättning för resekostnad, resetillägg och traktamente enligt de grunder som gäller för kommunens anställda. Traktamente och resetillägg utbetalas endast för flerdygnsförrättningar som medför övernattning utom bostaden och om avståndet mellan bostaden och förrättningstillfälletstället överstiger 50 kilometer. 9 Ersättning för barntillsyn För förtroendevald som deltar i sammanträde eller förrättning ersätter kommunen kostnaden för vård och tillsyn av barn som vårdas i den förtroendevaldas familj och som under kalenderåret inte fyller tolv år eller mer. Om särskilda skäl finns kan tillsyn betalas även för äldre barn. Ersättningen ska svara mot den faktiska kostnaden men begränsas till högst 75 90 kronor per timme. Beloppet inkluderar personalomkostnader. Den tid som avlönas ska motsvara sammanträdes- eller förrättningstiden med tillägg av en timme. Den förtroendevalde är arbetsgivare och svarar för de skyldigheter som följer därav. Ersättning betalas inte för tillsyn som utförs av egen familjemedlem eller av sammanboende och inte heller för tid då barnet vistas i den kommunala barnomsorgen. 10 Ersättning för vård och tillsyn av anhörig med funktionsnedsättning eller som är svårt sjuk 5
Ersättning utbetalas för faktiska kostnader för vård och tillsyn av anhörig med funktionsnedsättning eller svårt sjuk person som vistas i den förtroendevaldas bostad och där kostnaden är en direkt följd av den förtroendevaldas uppdrag. Ersättning betalas inte för tillsyn som utförs av egen familjemedlem eller av sammanboende. 11 Förtroendevald med funktionsnedsättning Ersättning utbetalas till förtroendevald med funktionsnedsättning för de särskilda kostnader som beror på uppdraget. I ersättningen kan ingå utgifter för resor, ledsagarservice, tolk, hjälp med inläsning av handlingar och liknande och som inte ersätts på annat sätt. 12 Gemensamma bestämmelser för ersättning enligt 3-11 För att kunna få ersättning enligt ovan utom för fasta månadsarvoden ska förtroendevald anmäla detta i anslutning till sammanträdet till sekreteraren i det berörda kommunala organet eller till annan som utsetts att ta emot anmälan. Yrkande om sådan ersättning ska lämnas senast inom två månader från sammanträdet eller förrättningen. Yrkande enligt 6 ska lämnas senast inom två år från sammanträdet eller förrättningen och yrkande enligt 7 ska lämnas i samband med pensioneringen, dock senast inom två år från pensionstillfället. Utbetalning av ersättningen ska ske via kommunens lönerutin månaden efter det att underlag för utbetalning lämnats. 13 Om förtroendevald inte kan fullfölja sitt uppdrag Om förtroendevald med månadsarvode inte kan fullfölja sitt uppdrag för tid som överstiger två månader i följd på grund av sjukdom eller annan anledning ska arvodet minskas i motsvarande grad. Har ersättare utsetts övergår arvodet till denne. 6
14 Försäkring För förtroendevald med månadsarvode gäller trygghetsförsäkring vid arbetsskada (TFA) vilket innebär ersättning för arbetsskada som uppkommer i samband med uppdraget för kommunen. Förtroendevald med månadsarvode omfattas av grupplivförsäkring. 15 Kommunalråd Kommunstyrelsens ordförande är kommunalråd på heltid. Reglerna om sammanträdesarvode och förrättningsarvode gäller inte. För kommunalråd ska Allmänna Bestämmelser (AB) och övriga regler som gäller för tjänstemän tillämpas. Bestämmelser om pension och avgångsersättning för förtroendevalda (PBF/OPF- KL) gäller. 16 Tolkning av reglerna Kommunstyrelsen avgör frågor om tolkning och tillämpning av arvodesreglerna. 17 Översyn av reglementet Arvodesberedningen uppdras att se över detta reglemente fjärde kvartalet varje år under mandatperioden. 7
Arvoden till förtroendevalda att gälla från den 1 augusti 2015 Typ av arvode Sammanträdesarvode Ledamöter och ersättare i KF, KS, nämnder och revision Ledamöter och ersättare i KF samt KS, övriga nämnder och revision överstigande 5 timmar 2,00 % 3,00 % Arvodesstorlek Arvodesbelopp 1162:-- 1.743:-- Ordförande i beredningsgrupp i arbete 5,00 % 2.905:-- Sekreterare i beredningsgrupp i arbete 2,00 % 1162:-- Presidium, beredningar, utskott Studiebesök i egen verksamhet max 4 gånger under mandatperioden Ordförande i beredningsgrupp som ej är ledamot eller ersättare vid föredragning i KF Arbetsgrupper under KS Arvoden på valdagen för valnämnden Valnämndens tjänstgöring på valdagen utgår arvodet för över 5 timmar + nytt arvode om avslutats efter 24.00 Förrättningar Justering av protokoll inom egen nämnds/styrelses verksamhetsområde (gäller ej ordförande) 1,00 % 1,00 % 1,00 % 1,00 % 581:-- 581:-- 581:-- 581:-- 0,50 % 291:-- 8
Månadsarvoden (11 mån/år, med undantag av kommunalråd) Ordförande i kommunfullmäktige 25,00 % 15 250:-- Kommunalråd 90,00 % 54.900:-- 1:e och 2:e vice ordförande i KS och KF samt vice ordförande i NYBO och ordförande i valnämnden*) Ordförande i bygg- och miljönämnden, vård- och omsorgsnämndden, utbildningsnämnden, NYBO och ordförande i valnämnden*) Vice ordförande i bygg- och miljönämnden, vård- och omsorgsnämnden, utbildningsnämnden, NYBO och NKK AB och vice ordförande i valnämnden*) 8,00 % 4.880:-- 12,50 % 7.625:-- 5,00 % 3.050:-- Överförmyndare 15,00 % 9.150:-- Ersättare överförmyndare 5,00 % 3050:-- Ordförande i revisionen (tillika sammankallande) 5,00 % 3.050:-- Övriga revisorer 4,00 % 2.440:-- Gruppledararvode (endast gruppledare som har plats i kommunens nämnder/styrelser) *) Valnämndens ordförande och vice ordförande får endast månadsarvode utbetalat de månader valnämnden tjänstgör. Exempel på saker som inte ger något arvode Budgetdag, utbildningsdag, konferenser och studiebesök i extern verksamhet Sammanträdes- och förrättningsarvoden beräknas utifrån inkomstbasbeloppet 58100:-(2015 års nivå) - samt månadsarvoden utifrån riksdagsmannaarvodet 61.000:- (2015 års nivå) 5,00 % 3.050:-- 9
Arvoden till förtroendevalda att gälla från den 1 januari 2016 Typ av arvode Sammanträdesarvoden Ledamöter och ersättare i samtliga nämnder, styrelser och bolag Ledamöter och ersättare i samtliga nämnder, styrelser och bolag vid sammanträden överstigande 5 timmar 2,00 % 3,00 % 1.186:-- 1.779:-- Ordförande i beredningsgrupp i arbete 5,00 % 2.965:-- Sekreterare i beredningsgrupp i arbete 2,00 % Presidium, beredningar, utskott Arbetsgrupper under KS Ordförande i beredningsgrupp som ej är ledamot eller ersättare vid föredragning i KF eller adjungerad till annan nämnd/styrelse än den egna. Den som ej är ledamot eller ersättare men vald att representera kommunen i andra forum, t.ex. Mälardalsrådet och dylikt Arvoden på valdagen för valnämnden. Ledamöter och ersättare i valnämnden som tjänstgör på valdagen Förrättningar Justering av nämnds/styrelses protokoll (gäller ej månadsarvoderade vid justering i egen nämnd) 1,00 % 1,00 % 1,00 % 1,00 % 5, 00 % Arvodesstorlek Arvodesbelopp 1.186:- 593:-- 593:-- 593:-- 593:-- 2.965:-- 0,50 % 297:-- Studiebesök i egen verksamhet max 4 gånger under mandatperioden (gäller ej den som har månadsarvode då detta 1,00 % 593:-- 10
ingår i månadsarvodet) Månadsarvoden (11 mån/år, med undantag av kommunalråd) Månadsarvode kan utgå under den 12:e månaden sommarmånaden juli under förutsättning att en nämnd/presidium sammankallas eller ett ordförandebeslut fattas. Detta på grund av att akuta ärenden även kan förekomma under sommaren. Ordförande i kommunfullmäktige 25,00 % 15.600:-- Kommunalråd 100,00 % 62.400:-- 1:e och 2:e vice ordförande i KF och KS samt vice ordförande i NYBO Ordförande i bygg- och miljönämnden, vård- och omsorgsnämnden, utbildningsnämnden, NYBO, NKK AB och ordförande i valnämnden*) Vice ordförande i bygg- och miljönämnden, vård- och omsorgsnämnden, utbildningsnämnden, NKK AB och vice ordförande i valnämnden*) 8,00 % 4.992:-- 12,50 % 7.800:-- 5,00 % 3.120:-- Överförmyndare 15,00 % 9.360:-- Ersättare överförmyndare 5,00 % 3.120:-- Ordförande i revisionen (tillika sammankallande) 5,00 % 3.120:-- Övriga revisorer 4,00 % 2.496:-- Gruppledararvode (endast gruppledare för parti som har plats i kommunens nämnder/styrelser) *) Valnämndens ordförande och vice ordförande får endast månadsarvode utbetalat de månader valnämnden tjänstgör. 5,00 % 3.120:-- Exempel på saker som inte ger något arvode: Budgetdag, utbildningsdag, konferenser och studiebesök i extern verksamhet Sammanträdes- och förrättningsarvoden beräknas utifrån 11
inkomstbasbeloppet 59.300:- (2016 års nivå) - samt månadsarvoden utifrån riksdagsmannaarvodet 62.400:- (2016 års nivå) 12