Umeå universitet, 901 87 Umeå Studentcentrum/Annica Höglund E-post: annica.hoglund@adm.umu.se Rapport 2012-02-07 Utvärdering av välkomstbrev på webben inför vt 2012 Under våren 2011 presenterade Studentcentrum i samarbete med Informationsenheten ett universitetsgemensamt upplägg som alla institutioner/fakulteter kan använda för att tillgängliggöra nödvändig information inför kurs-/programstart på webben för antagna studenter. Ofta sprids sådan information i form av ett välkomstbrev, varför vi valde att använda det begreppet på webben (det används även i antagningsbeskeden till de antagna, i hänvisningen till mer information på Umeå universitets webb; dessutom används det av de flesta universitet och högskolor i landet). För att ta reda på i vilken utsträckning som nyantagna studenter nu kan hitta informationen på webben gjorde Studentcentrum en genomgång av alla utbildningar som bjöds ut (på svenska) inför vårterminen 2012 i utbildningskatalogen på webben. Undersökningen genomfördes den 12 december, några dagar efter att det första antagningsbeskedet skickats ut till studenterna inför vårterminens kurser och program. De parametrar vi noterade vid genomgången var: Resultat Finns en komponent som heter Välkomstbrev tillagd i kurs-/programmenyn? Finns i stället en komponent med annat namn tillagd i kurs-/programmenyn, men där man har lagt välkomstinformation på sidan? Har man använt begreppet Välkomstbrev för informationen på sidan? Har man i så fall lagt brevet som ett dokument på sidan, och då använt malldokumentet som vi skapat för ändamålet eller gjort brevet enligt annat format? Har man i stället lagt en länk på sidan till ett välkomstbrev som finns på en annan webb? Har man i stället skrivit text på sidan som informerar om när och hur välkomstbrevet kommer att skickas ut? Har man i stället lagt en länk på sidan till annan webb där man själv får leta sig vidare för att hitta välkomstbrevinformation? Saknas en komponent helt i kurs-/programmenyn för mer information om kursen än den som automatiskt hämtas från Selma? För hela Umeå universitets kurs- och programutbud I den här sammanställningen har endast två program räknats till Lärarhögskolans utbildningar; övriga kurser som ges inom ramen för lärarutbildning har sorterats in under sina respektive fakulteter. Notera också att de 2 program och 260 kurser som bjöds ut på engelska, av tidsskäl inte har granskats. Den 12 december fanns det 874 kurser och program i webbkatalogen utbjudna för vårterminen 2012 (Bilaga 1, Tabell 1). Av dessa är den procentuella fördelningen fakultetsvis så här: Humfak: 24% Medfak: 6% Samfak: 31% Teknat: 39% Av alla 874 kurser och program hade 320 st (37%) en komponent i kurs-/programmenyn som man har kallat för Välkomstbrev. Av dessa hade 68 st ett välkomstbrev som var skapat utifrån malldokumentet. 61 hade välkomstbrev skapade enligt egna format, men med namnet Välkomstbrev. Umeå universitet, 901 87 Umeå Datum: 2012-04-04 Institutionen för xx
Page 2 (6) Exempel på komponenter med annan benämning än Välkomstbrev (84 st) var Schema, Till kurswebben, Schema, tentamen, lärare mm. Dokument eller länkar som fanns på dessa sidor gick emellanåt till information som gällde för våren 2011, eller till döda sidor. 70 utbildningar hade en komponent benämnd Välkomstbrev eller något annat, som innehöll länkar till sidor där man sedan själv fick försöka leta sig fram till rätt information (som ibland fanns och ibland var inaktuell eller ledde till en död sida). För hela 470 kurser och program, dvs ca 54%, saknades helt någon komponent i kurs- eller programmenyn som innehöll mer information än den som hämtas automatiskt från Selma. Fakultetsvisa resultat Flest kurser och program som bjöds ut våren 2012 (Bilaga 1, Tabell 1) hade Teknat-fakulteten (39%). Det var också den fakultet som hade lägst grad av fördjupande information till antagna studenter på kurs- eller programsidan (72% av utbildningarna saknade helt komponenter utöver dem som hämtas automatiskt från Selma). 6% hade en komponent benämnd Välkomstbrev i menyn och 22% hade en komponent med annat namn. Samhällsvetenskapliga fakulteten, med 31% av kurs- och programutbudet, hade 59% som helt saknade komponent utöver dem som hämtas automatiskt från Selma. 37% hade dock en komponent benämnd Välkomstbrev, och 3% hade en komponent med annat namn som ledde till mer information om kursen/programmet. För Humanistiska fakultetens del, med 24% av utbildningsutbudet, hade 86% av kurs- och programsidorna en komponent som hette Välkomstbrev. Här hade inga kurser eller program en komponent som hade benämnts något annat, utan man hade konsekvent valt begreppet som fanns i antagningsbeskeden. Endast 14% saknade helt en komponent för mer information. Man hade inte använt malldokumentet för några välkomstbrev. 62% hade, i stället för ett välkomstbrev på sidan, skriven information om att och via vilken kanal välkomstbrev kommer att skickas ut innan utbildningsstart. Medicinska fakulteten var den som bjöd ut den minsta andelen kurser och program våren 2012 (6%). 40% av dessa hade en komponent benämnd Välkomstbrev, 23% hade på den sidan ett välkomstbrev skapat utifrån malldokumentet som erbjudits. 60% saknade helt komponenter utöver dem som hämtas automatiskt från Selma. De två program som bjöds ut i Lärarhögskolans regi var båda till senare del av program. Båda dessa saknade komponenter utöver dem som hämtas automatiskt från Selma. Resultat för nybörjarutbildning respektive fortsättningsutbildning Det finns skäl att anta att det är viktigare att få tag på den introducerande information som välkomstbreven ska erbjuda, för dem som är nybörjare vid Umeå universitet än för dem som har läst här en termin eller mer. Det är troligt att en majoritet av studenter som antas till utbildning på nivån Grund, nybörjare är helt nya vid universitetet. På motsvarande sätt är det troligt att en större andel av de studenter som antas till utbildning på nivåerna Grund, ej nybörjare samt Avancerad, har läst minst någon kurs vid Umeå universitet och därför kan antas ha lite lättare för att leta fram introduktionsinformation om kursen/programmet på egen hand. Man kan dock inte förutsätta att samtliga i den senare kategorin är så bekanta med Umeå universitet, dess organisation (vilka institutioner/fakulteter som ger den utbildning de antagits till) och dess webb, att de har reella möjligheter att leta sig fram till sådan information genom att på egen hand söka på vår webb.
Page 3 (6) Här följer en genomlysning av ovan nämnda perspektiv. Indelningen är gjord i två kategorier: 1. Kurser och program på nivåerna Grund, nybörjare samt Förutbildning. 2. Kurser och program på nivåerna Grund, ej nybörjare, Senare del av program samt Avancerad. Av vårterminens 874 kurser och program utgjorde 27% utbildning på grundnivå för nybörjare (kategori 1 ovan; Bilaga 1, Tabell 2). Här hade 50% av kurser och program en komponent som hette Välkomstbrev, 9% hade en komponent med annat namn. Dock saknades helt ett menyalternativ som ledde till mer information för 41% av utbildningarna. När det gäller den andra kategorin ovan (73% av vårens utbildningar) så fanns en komponent med namnet Välkomstbrev för 31% av utbildningarna. 10% hade en komponent med annat namn. 59% av utbildningarna saknade helt ett menyalternativ som leder till mer information. Av de 18 utbildningsprogrammen för nybörjare (både på grund- och avancerad nivå) som bjöds ut med studiestart våren 2012 hade alla utom två Välkomstbrev -komponenter. De flesta av dessa hade i sin tur pdf-brev enligt malldokumentet (eller något modifierade versioner). Resultat avseende studieort För utbildningar som endast eller delvis ges via Internet är det extra viktigt att antagna studenter får information som är tillgänglig via webben (Bilaga 1, Tabell 2). Av utbudet för 2012 hade 80% studieort Umeå, 4% hade andra fysiska studieorter och 16% hade studieort Internet (här räknas även in Internet och samlingsort ). I kategorin studieort Internet hade 67% en komponent som hette Välkomstbrev. 13% hade en komponent med annat namn. 20% saknade helt komponenter utöver dem som hämtas automatiskt från Selma. Reflektioner över resultaten Utifrån den kategoriindelning som gjorts enligt ovan kan man konstatera att Teknat och Samfak, som är de fakulteter som hade flest utbjudna utbildningar under våren 2012, också hade lägst andel mer information inför kursstart på kurs- och programsidorna. Teknat hade i lägst utsträckning anpassat webbinformationen efter den information som studenterna får i antagningsbeskeden. Humfak hade mest konsekvent lagt ut information under rubriken Välkomstbrev, som är det begrepp som används i antagningsbeskeden. Här hade man dock huvudsakligen lagt ut text om att välkomstbrev/information om kursen kommer att skickas ut (oftast via e-post) och ganska ofta med mejllänk till en kontaktperson, vilket inte genast ger studenten tillgång till den information som hon/han behöver men som sannolikt ändå bidrar till ett ökat lugn hos studenten. Förutsatt att en mejlkontakt till kontaktpersonen besvaras snabbt, så är det här ett tillräckligt gott alternativ att erbjuda den information som studenten behöver. Önskvärt vore om texten på sidan även talade om när välkomstbrev/motsv kommer att skickas ut (veckonummer). För Medfaks del verkar det som om för de utbildningar där man har lagt in en komponent för mer information, har man även lagt ut ett välkomstbrev/motsv, medan en ganska stor andel helt saknar mer information än den som hämtas från Selma. Förhoppningsvis tyder det på att man inom Medfak är på gång med att börja använda sig av den här rutinen/möjligheten. Drygt hälften av nybörjarutbildningarna hade välkomstbrev eller annan merinformation om kursen/programmet, att jämföra med fortsättningsutbildningar där en lika stor andel saknade sådan. Det tyder på en viss målgruppsanpassad prioritering från institutioner/fakulteter, samtidigt som det inte är bra att knappt hälften av dem som antas vara helt nya vid Umeå universitet inte får någon hjälp på webben för att få mer information inför utbildningsstart.
Page 4 (6) Det såg bättre ut för utbildningar som ges helt eller delvis via Internet. Det är glädjande att se att utbildningsansvariga har tänkt till för gruppen som har antagits till dessa utbildningar. Av de utbildningar som hade lagt ut en pdf med introduktionsinformationen så hade ungefär lika många gjort egna varianter av brev, som de som hade använt malldokumentet som vi har skapat för detta ändamål. Mallen ska bara ses som en hjälp på vägen för att göra välkomstbrev för den som behöver, och det viktigaste att ta med som finns i mallen är att se till att pdf:en är anpassad för webbläsverktyg, att Umeå universitet tydligt framgår som avsändare och att kontaktpersoner som verkligen går att nå finns angivna i brevet. I övrigt är det fritt att använda mallen eller inte. När det gäller begreppet välkomstbrev så kan institutionerna kanske känna sig olika vana/bekväma med att använda det. Syftet med att använda begreppet är att det är det som står i antagningsbeskedet och det blir därmed lättare för antagna studenter att veta att de hittat till rätt information om de ser välkomstbrev på utbildningssidan. En sökning på webben ger vid handen att begreppet välkomstbrev används av de mindre högskolorna/universiteten, t ex Linnéuniversitetet, Högskolan i Gävle och Högskolan i Halmstad, men även av de större universiteten, t ex Göteborgs universitet, KTH, Uppsala universitet och Stockholms universitet. Det är alltså troligt att nya studenter är eller snabbt blir bekanta med begreppet välkomstbrev. Om Umeå universitet vill att nyantagna studenter så enkelt som möjligt ska nå den information de söker så underlättar vi följaktligen detta genom att använda begreppet välkomstbrev för den introducerande informationen som studenter behöver inför utbildningsstart, särskilt i menyn på utbildningssidan men, för tydlighets skull, helst även i all övrig kommunikation kring introducerande information till antagna studenter. Sammanfattande reflektioner och rekommendationer Internet får idag antas räknas som den primära kanalen för informationssök. Studenter som antagits till utbildning förväntar sig att hitta någon grad av relevant information om denna, på webben. De flesta, både helt nya och mer etablerade studenter, har liten kännedom om hur utbildning organiseras vid Umeå universitet; programstudenter lär sig oftast relativt snabbt vid vilken institution huvuddelen av deras utbildning bedrivs, men även dessa läser program- och fristående kurser som ges av andra institutioner. Slutsatsen är att det lättaste sättet som en student kan hitta den introducerande informationen för sin utbildning är genom ett samordnat söksätt för utbildning vid Umeå universitet som förmedlas till studenten i antagningsbeskedet. Många antagna studenter vill veta vad som gäller inför utbildningsstarten direkt efter att de har fått sitt antagningsbesked. När de inte omedelbart får den informationen hemskickad eller hittar den på webben, så är det många av dem som ringer till Umeå universitet. Om institutioner/fakulteter inte har lagt ut kontaktuppgifter på kurs- eller programsidan, eller om den som är angiven som kontaktperson har semester eller av annat skäl inte går att nå, så ringer de (eller kopplas) till Umeå universitets växel. Där finns ett fåtal anställda som visserligen har hög servicegrad och god kännedom om universitetets organisation och därför ofta kan hjälpa studenterna att komma till någon som kan svara på hans/hennes frågor eller dirigera studenten rätt på webben, men som sällan själva har tillgång till den detaljerade introduktionsinformationen som studenten behöver och därför ofta blir både överbelastade med samtal och upplever otillfredsställelse i att inte kunna hjälpa. I den här undersökningen har utbildning som ges på engelska inte gåtts igenom. Det är dock på sin plats att understryka vikten av att erbjuda relevant information på utbildningssidorna på webben för internationella studenter, och då i synnerhet för utbytesstudenter. Dessa söker inte via Antagning.se (vilket betyder att deras kontaktuppgifter inte finns i NyA) utan ansökningshandlingarna (med kontaktuppgifter) skickas direkt till International Office. Även om International Office kontinuerligt skickar kopior av ansökningarna till institutionerna så kan det leda till en viss fördröjning i möjligheten för institutionen att skicka material till antagna utbytesstudenter. Om studenterna kan hitta information om kursstart på webben så är det bättre än att de, som annars, får
Page 5 (6) den informationen först när de är på plats i Umeå. Det finns en risk att de missar registreringen om de inte får tillgång till den här informationen i god tid innan utbildningsstart. Man skulle även kunna anta att avgiftsbetalande studenter är mer benägna att faktiskt komma till utbildningen om de har fått tillgång till praktisk information i god tid innan studiestart. Rutinen/möjligheten som lanserades under våren 2011, som innebär att institutionen/fakulteten kan lägga upp ett välkomstbrev på kurs- och programsidor via Umeå universitets webbpubliceringssystem InfoGlue, är inte perfekt. Allra mest önskvärt vore att skapa en databas där institutioner och fakulteter kunde lägga upp välkomstbrev för samtliga kurser och program, och om det sedan vore möjligt att automatiskt länka direkt till rätt brev/sida från antagningsbeskedet. En sådan lösning finns det inga skäl att tro att den kommer att bli möjlig att genomföra inom nära överskådlig framtid, dels för att det kostar pengar att skapa en sådan databas och dels för att det kräver att antagningsbeskedet (som VHS ansvarar för) bygger på annan teknik än idag. Grunden för att antagna studenter ska kunna nå relevant introduktionsinformation på webben bygger i slutänden ändå på att institutioner och fakulteter prioriterar att lägga upp den på webben, oavsett plats eller underliggande system. Resultatet av den här genomgången visar att de fakulteter som bjuder ut flest kurser och program också är de som i lägst grad har presenterat någon information utöver den som hämtas automatiskt från Selma, på kurs- och programsidorna på webben. Kanske beror detta på att rutinen/möjligheten är så pass ny; i övrigt vill vi inte spekulera i orsakerna utan överlämnar den frågan till fakulteterna att reflektera över. Man kan dock konstatera att de som i första hand blir lidande av att så många utbildningar saknar information på kurs- och programsidorna, är de studenter som har antagits till dessa. I andra hand innebär bristen på information en ökad arbetsbelastning framför allt för Teleservice men även för andra enheter (ffa Studentcentrum). Värd att beakta är också risken för att antagna studenter inte påbörjar sina studier för att de inte får svar på viktiga frågor inför studiestarten, något som institutionerna förlorar på. En fördel med att införa den här rutinen är att behovet minskar av att personal på institutioner/fakulteter går in och arbetar under sommaren (semestern) om det finns utförlig introduktionsinformation på webben. Umeå universitets varumärke (ffa i relation till presumtiva studenter) baseras på att universitetet präglas av en öppen, vänlig attityd och att det är lätt att få kontakt med människor inom universitetet. Att inte tillhandahålla lätt tillgänglig information på webben för den som väljer att läsa här, riskerar att undergräva den bilden som vi vill att antagna och presumtiva studenter ska ha. Därför är det önskvärt att institutioner och fakulteter så långt som möjligt utnyttjar den här möjligheten att ge introducerande information om utbildningen till antagna studenter. Att informationen efterfrågas av antagna studenter märks dels i webbstatistiken och dels i ökningen av frågor till växeln under föregående sommar. Rekommendationer för lägsta nivå av informationstillgänglighet Har man inte möjlighet att lägga upp välkomstbrev (eller utförlig information om hur och när brev skickas ut, samt kontaktuppgift till anställd som svarar snabbt) för alla sina kurser och program i utbildningskatalogen på webben, så bör man prioritera två kategorier: Utbildning som ges helt eller delvis via internet Nybörjarutbildning på grundnivå. Man bör dock vara medveten om att studenter från andra universitet söker kurser eller program både på grund- och avancerad nivå. För dessa är Umeå universitets webbplats och organisation lika ogenomtränglig som för nybörjare från gymnasiet.
Page 6 (6) Bilaga 1. Resultat (antal) av genomgång för Välkomstbrev på webben Tabell 1. Antal kurser och program som bjuds ut för våren 2012 (per 2011-12-12), fördelat på fakultetstillhörighet. Grad av information Totalt Umu Samfak Teknat Medfak Humfak Lärarhögskolan Kurser och program totalt 874 270 349 53 208 2 "Välkomstbrev"-komponent finns via kurs-/programmenyn Välkomstbrev enligt mallen finns på sidan Länk finns direkt till välkomstbrev på annan webb 320 101 23 21 178 68 43 13 12 0 0 20 9 7 0 4 0 Välkomstbrev enligt annan/egen mall 61 32 5 1 23 0 Info finns skrivet på välkomstbrevsidan om hur och när brev kommer att skickas Komponent med annat namn än "Välkomstbrev" finns via kurs- /programmenyn Länk finns till annan webb där man själv får söka fram rätt välkomstinfo Komponent för mer info om kursen/programmet saknas helt i kurs- /programmenyn 147 18 0 0 129 0 84 8 76 0 0 0 70 7 33 0 30 0 470 159 246 31 30 2 Tabell 2. Antal kurser och program som bjuds ut för våren 2012 (per 2011-12-12), dels avseende nivå och dels avseende studieort. Grad av information Nivå: Grund, ej nybörjare; Avancerad Nivå: Grund, nybörjare Kurser och program totalt 640 234 149 "Välkomstbrev"-komponent finns via kurs- /programmenyn 202 118 100 Välkomstbrev enligt mallen finns på sidan 46 22 20 Länk finns direkt till välkomstbrev på annan webb 14 6 5 Välkomstbrev enligt annan/egen mall 36 25 16 Info finns skrivet på välkomstbrevsidan om hur (och när) brev kommer att skickas ut Komponent med annat namn än "Välkomstbrev" finns via kurs-/programmenyn Länk finns till annan webb där man själv får söka fram rätt välkomstinfo Komponent för mer info om kursen/programmet saknas helt i kurs-/programmenyn 93 54 55 63 21 20 54 16 16 375 95 29 Studieort: Internet (inkl Internet och samlingsort)