rekrytera utan att diskriminera En handbok för fackligt förtroendevalda om kompetensbaserad och likabehandlande rekrytering

Foto: Tue Fiig/Scanpix rekrytera utan att diskriminera En handbok för fackligt förtroendevalda om kompetensbaserad och likabehandlande rekrytering

Text: Malin Lindelöw, Eva Löfgren, Kristina Persdotter, Samuel Engblom och Sara Gunnerud. Produktion: Avdelningen för kommunikation och opinion, TCO Tryck: CM Gruppen, Stockholm, oktober 2010. Reviderad upplaga för nätet 2012 ISBN: 91 7168 860-9 Artikel nr: 02053 Har du tips på hur rekryteringsprocessen kan göras än mer kompetensbaserad och likabehandlande och på hur denna skrift kan förbättras, kontakta TCO på info@tco.se. Rekrytera utan att diskriminera

Lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet En effektiv, träffsäker rekrytering är en av de viktigaste strategiska frågorna för framtiden. Men hur uppnår man det? Hur säkerställer man att alla får samma möjligheter? Och vilken är fackets roll i det arbetet? Det är ett faktum att alla individer inte får samma chans på den svenska abetsmarknaden. Diskriminering förekommer. Ofta sker bortsorteringen av arbetssökande omedvetet. Det är därför en facklig kärnuppgift att jobba för att medvetenheten kring diskriminering ökar och att tillsammans med arbetsgivaren se till att rekryteringsprocessen är kompetensbaserad och likabehandlande. Först då kan alla få likvärdiga chanser på arbetsmarknaden. Arbetsgivare och arbetstagare ska samverka om aktiva åtgärder för att uppnå lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet. Att se över rekryteringsprocessen är en viktig del i det arbetet. Hela rekryteringsprocessen behöver skärskådas för att säkerställa att den mest kompetenta får jobbet oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion, annan trosuppfattning eller någon annan ovidkommande faktor. I den här handboken kan du som är fackligt förtroendevald hitta tips och råd om arbetet med kompetensbaserad och likabehandlande rekrytering. Sture Nordh Ordförande TCO rekrytera utan att diskriminera 3

INNEHÅLL Kompetensbaserad och likabehandlande rekrytering 5 Var sitter yrkeskompetensen? 7 Lagar och avtal om likabehandlande rekrytering 9 Rekrytera medvetet till alla tjänster 11 12 steg till en lyckad rekrytering 13 1. Behovsanalys 14 2. Mål- och ansvarsbeskrivning 15 3. Kravspecifikation 15 4. Ta fram ansökan 17 5. Välj öppna rekryteringskanaler 17 6. Ta emot ansökningar 19 7. Gallra medvetet 19 8. Intervjuer 20 9. Ny gallring 23 10. Fler intervjuer och tester 23 11. Ta referenser 25 12. Beslut 25 Fackligt arbete för likabehandlande rekrytering 27 Diskrimineringslagen om aktiva åtgärder i rekrytering 29 Lästips 31 4 Rekrytera utan att diskriminera

Kompetensbaserad och likabehandlande rekrytering Att hitta den bästa för jobbet är målet för all rekrytering. Men många gånger missar man bra sökanden för att de gallras ut för tidigt i processen. Det sker nästan alltid omedvetet. Rekryteraren väljer det som känns bekant utan att tänka på det. En strukturerad rekryteringsprocess minskar risken för att kompetenta sökanden omedvetet sorteras bort. Det är ett sätt att bli bättre på att tillvarata människors kunskaper och talanger. Anställda med olika erfarenheter och bakgrund hjälper organisationen att utvecklas. Att hitta, värdera, ta tillvara och utveckla kompetensen hos alla medarbetare och potentiella medarbetare måste göras på ett medvetet och strukturerat sätt. Då är metoder för likabehandlande och kompetensbaserad rekrytering viktiga verktyg. Vad är kompetensbaserad rekrytering? Kompetensbaserad rekrytering är att tydligt definiera vilken kompetens man letar efter i rekryteringen och att låta detta, och bara detta, styra alla beslut genom rekryteringen. Kompetensbaserad rekrytering är en strukturerad rekryteringsmetod där den efterfrågade kompetensen styr rekryteringsprocessen. Andra ovidkommande faktorer och subjektivt tyckande elimineras så långt möjligt. Vad är likabehandlande rekrytering? Likabehandlande rekrytering innebär att alla sökan- rekrytera utan att diskriminera 5

de behandlas lika, och att ingen sökande missgynnas på grund av kön, etnisk tillhörighet, religion, annan trosuppfattning eller någon annan ovidkommande faktor. Likabehandlande och kompetensbaserad rekrytering har många fördelar. Dessutom är det olagligt att diskriminera människor. Om en sökande, som inte får jobbet, misstänker diskriminering kan han eller hon anmäla det till sitt fackförbund eller Diskrimineringsombudsmannen och då behöver organisationen kunna visa att ingen diskriminering har skett i rekryteringen. En tydlig och väldokumenterad rekryteringsprocess är ett nödvändigt verktyg även i sådana situationer. Ett öppet arbetsklimat tar tillvara allas kompetens Öppna, toleranta arbetsplatser är en förutsättning för att allas kompetens ska tas tillvara fullt ut. På en arbetsplats med en stark gruppnorm, det som kanske inte sägs, men som alla måste anpassa sig till, hjälper inte en aldrig så inkluderande och väl genomtänkt rekryteringsprocess. Därför är det viktigt att föra en dialog kring hur olik man får vara på arbetsplatsen. Att arbeta för ett öppet arbetsklimat samtidigt som arbetsplatsen utvecklar sin rekryteringsprocess är viktiga utmaningar för dig som är facklig förtroendevald. 6 Rekrytera utan att diskriminera

Var sitter yrkeskompetensen? Tänk på en polis, en barnmorska och en receptionist. Se dem framför dig. Bar polisen huvudduk? Var barnmorskan en man? Hade receptionisten en synskada? Om du är som de flesta av oss svarar du nog nej på de här frågorna. Våra mentala bilder av poliser, barnmorskor och receptionister säger oss att personer i dessa yrkesgrupper brukar se ut på ett annat sätt. De mentala bilderna är starka och påverkas av våra egna referensramar, som utbildning, uppväxt och erfarenheter. Om vi möter en person som inte stämmer överens med den mentala bilden för en viss yrkesroll är det lätt att vi ifrågasätter personens kompetens för arbetet. Men finns det något som säger att en polis med huvudduk är mindre kompetent än andra poliser? Att en barnmorska som är man inte är lika bra som en kvinna? Eller att en receptionist med en synskada inte kan göra ett utmärkt jobb? Att det är vanligt att kvinnor är barnmorskor betyder ju inte att kvinnor är bättre barnmorskor än män. Vilken religion en polis utövar i sitt privatliv har inget att göra med hennes förmåga att vara en bra polis. Men det är ändå lätt hänt att vi tänker så. Trots att utseendet, egenskapen eller beteendet egentligen inte har något med kompetensen att göra. Just våra referensramar, eller mentala glasögon, är ett av de största riskmomenten när vi bedömer och tolkar andra. I hela rekryteringsprocessen är våra rekrytera utan att diskriminera 7

mentala glasögon en felkälla om vi inte är medvetna om hur de fungerar. Hur tolkar du ett slappt handslag vid en intervju? Som ett tecken på initiativlöshet, en handskada eller en uppväxt i en kultur där det inte är artigt med ett kraftfullt handslag? I många rekryteringar kan det vara rekryterarens tolkning av sådana små händelser som styr om en sökande gallras bort eller går vidare till nästa omgång. Oavsett hur kompetent den sökande är. Många gånger i livet har vi bra hjälp av vår magkänsla som är en slags instinktiv känslomässig reaktion. Men i rekryteringar kan magkänslan vara en fallgrop om den får styra för mycket. Det beror på att vi människor har en tendens att tolka saker vi inte känner igen som dåliga. 8 Rekrytera utan att diskriminera

Lagar och avtal om likabehandlande rekrytering Arbetsgivaren har ett stort utrymme att välja ut den person som han eller hon tycker passar bäst för tjänsten. Men det finns några begränsningar i den rätten i lagar och avtal. Företrädesrätten. Om arbetsgivaren tidigare har sagt upp personer på grund av arbetsbrist eller inte förlängt tidsbegränsade anställningar kan det finnas personer som har företrädesrätt till återanställning, förutsatt att de har de kvalifikationer som krävs för den aktuella anställningen. Diskrimineringslagstiftningen. Arbetsgivare får inte missgynna sökande på grund av deras kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. Det går att göra undantag från diskrimineringsförbudet om det rör sig om ett avgörande yrkeskrav eller om undantaget är ett led i strävandet att främja jämställdhet mellan kvinnor och män, så kallad positiv särbehandling. Offentlig sektor. I den statliga sektorn ställs högre krav än i den privata sektorn. Enligt regeringsformen får arbetsgivaren bara ta hänsyn till sakliga grunder i rekryteringar. Som sakliga grunder räknas de sökandes utbildning och erfarenhet, men även till exempel intresset av att skapa mångfald på arbetsplatsen. I den kommunala sektorn ska arbetsgivarna iaktta saklighet och opartiskhet vid anställning. Diskrimineringslagen innehåller också krav på aktiva åtgärder för lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet. Läs mer på sidan 29 30. rekrytera utan att diskriminera 9

Gravida och föräldralediga Förbudet mot diskriminering på grund av kön innebär också att arbetsgivare inte får diskriminera gravida kvinnor och i föräldraledighetslagen finns förbud mot att missgynna män och kvinnor som är eller tänker vara föräldralediga. Det gäller till exempel när arbetsgivaren fattar beslut om vem som ska anställas eller när den väljer ut sökande för intervju. Arbetsgivaren får inte välja bort sökande bara för att de är gravida eller föräldralediga. Här kan det vara bra att tänka på att även vård av sjukt barn räknas som del av föräldraledigheten. Inte heller det får missgynna sökande. Fackliga förhandlingar om rekryteringar En arbetsgivare är skyldig att förhandla med facket om rekryteringar och principer för rekryteringar. När chefer ska tillsättas är arbetsgivaren skyldig att förhandla med samtliga fackliga organisationer som arbetsgivaren har kollektivavtal med. Det kan finnas särskilda regler om detta i kollektivavtalet. 10 Rekrytera utan att diskriminera

Rekrytera medvetet till alla tjänster Likabehandlande rekryteringsmetoder ska användas vid alla rekryteringar, även till tillfälliga tjänster och i interna rekryteringar. Tillfälliga tjänster En kompetensbaserad och likabehandlande rekrytering ska tillämpas vid både visstidsanställningar och tillsvidareanställningar. Många visstidsanställningar övergår i tillsvidareanställningar. Av alla tillsvidareanställningar i kommunerna började 50 procent som vikariat. Det är alltså viktigt att rekrytera medvetet även till dessa tjänster. Interna rekryteringar Många gånger sker rekryteringar internt och även då är det viktigt att se till att man inte väljer bort kompetenta personer redan från början. På många arbetsplatser hamnar medarbetarna i nischer där det är svårt att röra sig både uppåt och i sidled i organisationen. Den utlandsfödde ingenjören som fick arbete som montör, kan ha små möjligheter att få ett arbete som ingenjör på samma arbetsplats. När en kommun bjuder in till ett internt traineeprogram har sällan ett vårdbiträde med mycket goda ledaregenskaper möjlighet att delta. Slentrianmässiga strukturer kan hindra de mest välmenande rekryterare att se all tillgänglig intern kompetens. Finns det regler i kollektivavtal om att det i första hand ska göras en intern rekrytering? Hur går intern rekrytera utan att diskriminera 11

rekrytering till på din arbetsplats? Annonseras lediga tjänster så de blir möjligt för alla anställda att söka? Rekryteras kandidater till kompetensutvecklingsprogram, mentorprogram och andra karriärfrämjande verksamheter från alla delar av organisationen? Eller är dessa program i praktiken bara riktade till vissa befattningsnivåer eller individer? 12 Rekrytera utan att diskriminera

8.INTERVJU 12 steg till en Lyckad rekrytering 1.BEHOVSANALYS 2.ANSVARSBESKRIVNING 3.KRAVSPECIFIKATION 4.ANSÖKNINGSFORMULÄR 6.TA EMOT ANSÖKAN 5.ANNONSERING 7.GALLRING 9.NY GALLRING 10.NY INTERVJU 11.REFERENSER 12.BESLUT RekRyteRa utan att diskriminera 13

Rekryteringsgruppen En rekryteringsgrupp bör bestå av den rekryterande chefen, en personalansvarig och en facklig representant. Många gånger kan det vara bra att också ha med en blivande kollega eller liknande under förberedelsearbetet. En bred rekryteringsgrupp ger flera olika perspektiv på arbetsuppgifterna i tjänsten och den kompetens som behövs för att utföra arbetet. Rekryteringsgruppen ska gärna bestå av både kvinnor och män och helst även ha spridning i ålder och etnisk tillhörighet. 1.Behovsanalys Om man inte vet vilken kompetens som behövs i organisationen är det helt omöjligt att rekrytera rätt. Därför är en behovsanalys ett viktigt första steg i rekryteringen. Det är i behovsanalysen man får en överblick och kan börja planera hur den fortsatta rekryteringsprocessen måste se ut och vilka egenskaper som är viktiga hos den som ska ha tjänsten. Det är ju inte självklart att det är exakt samma tjänst som någon slutar från som ska tillsättas. Kanske är det bättre att ta tillfället i akt att omfördela arbetsuppgifterna. Behovsanalysen bör svara på följande frågor: Vilka förändringar står organisationen inför? Vilka arbetsområden kommer att öka och vilka kommer att minska? Vilken kompetens finns i dag? Vilken kompetens saknas? 14 RekRyteRa utan att diskriminera

Vilka utvecklingsvägar finns för den nuvarande personalstyrkan med hänsyn till deras förutsättningar och önskemål? Påverkas vår arbetsplats av att vi lever i ett samhälle där många har utländsk bakgrund och i en globaliserad värld? Hur påverkar detta den kompetens som behövs för att möta framtiden? Vilken kompetens saknas i arbetsgruppen? Kan det behövas kunskaper i olika språk och kulturer i den här tjänsten? 2. Mål- och ansvars- beskrivning När behovsanalysen är klar har ni i rekryteringsgruppen en tydlig bild av vilken kompetens som behövs. Nu är det dags att beskriva det arbete som ingår i tjänsten ni rekryterar till. Då gör ni en måloch ansvarsbeskrivning, som sammanfattar vilka mål befattningshavaren arbetar emot och vilka ansvarsområden, arbetsuppgifter och aktiviteter som ingår för att uppfylla målen. Mål- och ansvarsbeskrivningen ligger till grund för kravspecifikationen i rekryteringen. Utan en tydlig beskrivning av vad arbetet innebär går det inte att ta ställning till vilken kunskap och kompetens som är nödvändig för att utföra arbetet. 3. Kravspecifikation Kravspecifikationen beskriver personen som ska utföra arbetet. Den ställer upp krav och önskemål från organisationen på olika områden, till exempel: RekRyteRa utan att diskriminera 15

utbildning erfarenhet kunskap färdigheter och förhållningssätt Färdigheter och förhållningssätt omfattar också förmågor och personlighetsdrag, som att vara kreativ eller att ha god samarbetsförmåga. Det är viktigt att komma överens om vad man letar efter och vad man menar med de ord man använder. Vad innebär god samarbetsförmåga? Hur ska den utvärderas hos de sökande? Här är det bra att använda en kompetensmodell som sammanfattar de färdigheter och förhållningssätt som ni letar efter och beskriver begreppen på ett sätt som gör dem mätbara. Dessutom erbjuder kompetensmodellen en intervjuguide som gör det lättare att mäta färdigheterna hos de sökande. I kravspecifikationen ska det framgå vilka krav som ställs och vilka önskemål som finns utöver kraven. Ta bara med relevanta krav Ta bara med krav som är relevanta för arbetsuppgifterna. Ställ bara krav på svenskt medborgarskap, specifik svensk utbildning och svensk arbetslivserfarenhet om det verkligen är nödvändigt för arbetsuppgifterna. Ställ språkkrav i svenska eller engelska som är relevanta för arbetsuppgifterna. Kräv inte körkort om det inte är nödvändigt. Det kan utesluta personer med vissa funktionsnedsättningar. Är kravspecifikationen könsneutral? Undvik att ställa krav på egenskaper som vanligen associeras till något av könen. Gör om sådana krav så att de blir könsneutrala. 16 Rekrytera utan att diskriminera

4.Ta fram ansökan Det kan vara effektivt att ta fram ett mulär eller en strukturerad CV som de sökande får ansökningsforskicka efter eller ladda ner från nätet. Ett skräddarsytt ansökningsformulär ger likvärdig information från samtliga sökanden om den utbildning, kunskap och erfarenhet som behövs för tjänsten. Samtidigt får man materialet från alla sökande i samma form vilket underlättar den första gallringen. Att avidentifiera ansökningshandlingarna kan vara en ögonöppnare för att synliggöra diskriminering och särbehandling, men är ingen långsiktig strategi. 5. Välj öppna rekryteringskanaler Arbetsgivaren ska verka för att alla personer ges möjlighet att söka lediga anställningar oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning. Det står i diskrimineringslagen. Dessutom ska arbetsgivare som nyanställer särskilt anstränga sig för att få sökande av underrepresenterat kön. Det här ställer krav på att använda öppna rekryteringskanaler som når så många som möjligt. Öppna kanaler är till exempel Arbetsförmedlingen och platsannonser i tidningar med bred läsarkrets. Använd förutom öppna kanaler även riktade sökvägar som når grupper som arbetsgivaren inte når idag. Använd gärna även rekryteringsvägar där personliga möten kommer till stånd. Det kan vara rekryteringsseminarier i samverkan med Arbetsförmedlingen eller rekryteringsbazarer. RekRyteRa utan att diskriminera 17

Dessutom är arbetsgivare skyldiga att anstränga sig för att få sökande av underrepresenterat kön. Rekrytering via informella kontaktvägar Om det saknas en tydlig och strukturerad rekryteringsprocess kommer den rekryterande chefen att försöka hitta trygghet och tillit i rekryteringen på annat sätt. Då kan det vara lätt att ge tjänsten till någon som blivit rekommenderad av någon man redan är bekant med helt enkelt för att det känns tryggt och bra. De vanligaste rekryteringsvägarna för både privat och offentlig sektor är rekryterarens eller anställdas egna nätverk. När arbetsgivaren litar till informella kontaktytor på detta sätt missar man lätt en stor del av den tillgängliga kompetensen på arbetsmarknaden, eftersom många helt enkelt inte får veta att det finns en tjänst att söka. Utrikes födda är en grupp som ofta saknar de informella kontaktnäten på den svenska arbetsmarknaden. Annonsen Mål- och ansvarsbeskrivningen och kravspecifikationen ligger till grund för annonsen och informationen till potentiella kandidater om arbetet. Se till att många tilltalas av annonsen. Visa bilder på både kvinnor och män. Använd ett enkelt och tydligt språk och undvik interna facktermer och förkortningar. Se till att göra tydlig skillnad på kraven ni har på den som söker tjänsten och de övriga önskemålen. Om arbetsplatsen eller avdelningen inte är numerärt jämställd är det bra att speciellt uppmuntra personer av det underrepresenterade könet att söka tjänsten. 18 Rekrytera utan att diskriminera

Undvik alltid yrkesbeteckningar med tydlig maskulin och feminin form. Skriv till exempel inte personalman i annonsen, skriv istället personalansvarig. 6. Ta emot ansökningar I nästa steg ska ansökningarna tas emot. Här gäller det att komma ihåg att den sökandes intryck av organisationen är viktigt för om personen antar ett eventuellt erbjudande. Men det är lika viktigt att de som inte blir erbjudna jobb får ett professionellt intryck av organisationen inför eventuella framtida kontakter. Självklart ska inga ansökningar sorteras bort redan i det här steget. Alla tas med till den första grovgallringen. 7. Gallra medvetet Den första gallringen av ansökningar är ett viktigt steg i rekryteringen. Här gäller det att inte sortera bort kompetenta sökanden för tidigt. Välj därför tillsammans ut ett par av de viktigaste kraven i kravspecifikationen och sortera bort alla ansökningar som inte uppfyller de kraven. Det kan till exempel vara att den sökande inte har körkort, saknar en viss utbildning eller inte talar ett språk. Ansökningsformulär eller strukturerad CV gör det lättare att gallra bland ansökningarna. Gör så här: Låt minst två personer ur rekryteringsgruppen plocka ut vilka som går vidare till intervju oberoende av varandra gärna en kvinna och en man. Här är det bra att som facklig förtroendevald vara med. RekRyteRa utan att diskriminera 19

Värdera utländsk utbildning och erfarenhet på samma sätt som svensk utbildning och erfarenhet. Använd inte det personliga brevets utseende och utformning som urvalsinstrument. Sättet att söka arbete skiljer sig mycket i olika länder. Välj hellre att ta med ytterligare en person till intervju än att riskera att diskriminera någon. Imponeras inte av ovidkommande information av typen seglat runt jorden om detta inte är relevant för tjänsten. Jämför de som kallats till intervju med samtliga sökande i avseenden som kön, ålder, etnisk tillhörighet. Detta är ett relativt enkelt sätt att kontrollera att vissa grupper av sökande inte omedvetet sorterats bort. 8. Intervjuer Vilka som kallas till en första intervju är ett elbeslut i rekryteringen. I rekryteringsgruppen bör nyckman vara överens om vilka man väljer. Intervjuer kan göras på många sätt, men forskning visar att strukturerade intervjuer fungerar bättre än intervjuer utan struktur. I en ostrukturerad intervju är samtalet händelsestyrt och det är tillfälligheter som avgör vilka ämnen som tas upp. Intervjuarens personliga intryck av den intervjuade styr hur djuplodande frågor som ställs och hur svaren värderas. Det blir svårt att jämföra olika sökande med varandra efter ostrukturerade intervjuer. I det här fallet finns det stort utrymme för godtycke, stereotyper och subjektivitet. Den ostrukturerade intervjun ger därför oftast inte det beslutsunderlag som behövs för att välja framtida medarbetare. 20 RekRyteRa utan att diskriminera

Strukturerade intervjuer I strukturerade intervjuer ställer man samma frågor till alla sökande. De ger ett mycket bättre underlag för beslutsfattande och bidrar till att alla får samma möjligheter att visa vad de har att erbjuda arbetsgivaren oavsett kön, ålder, etnisk tillhörighet och andra aspekter som annars lätt kan påverka intervjuaren. Kompetensbaserade intervjumetoder är ofta del av en strukturerad intervju. Där strävar intervjuaren efter att på ett konkret sätt utvärdera en sökandes förmåga i relation till ett antal specifika kompetensområden som är relevanta för tjänsten. Intervjuarens frågor är fokuserade på att få reda på i vilken mån kandidaten har uppvisat det önskade beteendet. Intervjuaren kan be den sökande beskriva en situation när han eller hon behövt använda ett kompetensområde, undersöka vad personen hade för mål eller försökte åstadkomma, hur personen agerade och vad det ledde till för resultat. Tänk på det här: Beteenden, bemötanden, utseenden, attribut som man är ovan vid eller tolkar fel har en tendens att tolkas negativt i intervjusituationer. Se till att detta inte leder till att kompetenta sökande sorteras bort på felaktiga grunder. Var medveten om att första intrycket vid intervjun har en tendens att påverka hela intervjun. Intervjuaren letar omedvetet efter bekräftelse av första intrycket. Första intrycket stämmer sällan. Ställ inga frågor som inte har betydelse för arbetet. Personliga frågor ökar risken att diskriminera sökande utifrån kön, könsöverskridande identitet rekrytera utan att diskriminera 21

eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. Ställ inte heller frågor om framtida bildande av familj då svar på sådana frågor inte får användas i urvalet. Blanda inte ihop kunskaper i svenska språket med yrkeskunskaper. Ställ därför inte förenklade frågor till personer som inte har svenska som modersmål. Om du gör det ger du dem inte chans att visa sin styrka och kompetens. Tänk på tillgängligheten Anpassa intervjusituationen för personer med någon form av funktionshinder. Kommer till exempel en rullstolsburen in genom dörren? Är lokalen fri från stark parfym eller blommor som kan ge allergiska besvär? Finns det teleslinga vid intervju med en sökande med hörselskada och hörapparat, om personen önskar detta hjälpmedel? Har någon av dem som ska intervjuas behov av teckentolkning? När den sökande bjuds in till intervjun är det bra att fråga om det är något ni som intervjuar kan göra för att underlätta. Begära utdrag från register I ett fåtal yrken, bland annat inom skolan, finns det krav på att den sökande visar upp ett utdrag ur belastningsregistret med uppgifter om huruvida personen varit dömd för brott. Det finns inget i lagstiftningen som förbjuder andra arbetsgivare från att be sökande visa upp utdrag från belastningsregistret, men det är ändå olämpligt. Om man väljer bort sökanden för att de finns med i belastningsregistret försvårar man för personer som en gång begått brott att komma tillbaka i samhället och därmed ökar risken för att de begår nya brott. 22 Rekrytera utan att diskriminera

Det händer också att arbetsgivare är intresserade av att se utdrag ur Försäkringskassans register över sjukfrånvaro och vård av barn. Även detta är idag tillåtet. Problemet med de utdragen är att de riskerar att förstärka trenden att arbetsgivare väljer bort personer som har varit sjukskrivna. Ett annat problem är information om de sökandes uttag av föräldraförsäkring, inklusive vård av sjukt barn. Den informationen får inte arbetsgivaren använda sig av när man fattar anställningsbeslutet. Det står i paragrafen om missgynnandeförbud i föräldraledighetslagen. 9. Ny gallring När den första omgången intervjuer är avslutad är det dags att välja ut vilka sökande som är mest intressanta för tjänsten. Gör en saklig bedömning av vilka sökanden som bäst motsvarar kraven genom att jämföra resultatet från intervjuerna med kravspecifikationen. Sammanfatta gärna resultatet av intervjuerna i en bedömningsmatris där de olika kraven ni har med i kravspecifikationen ställs upp. Det skapar en överskådlig bild av alla sökande och är ett bra stöd genom hela rekryteringen. Om man istället låter det personliga intrycket från intervjun avgöra vilka sökanden som ska gå vidare till nästa omgång riskerar man att välja bort kompetenta sökande. 10. Fler intervjuer och tester Nu återstår bara en liten grupp sökanden. Komplettera utvärderingen av de sökande genom fler intervjuer, tester eller personbedömningar och säkerställ att alla krav som ställs i kravspecifikationen utvärderas på ett grundligt sätt. Det finns många RekRyteRa utan att diskriminera 23

typer av tester och bedömningsinstrument, till exempel: kunskapstest färdighets- och begåvningstest personlighetsformulär formulär som utvärderar grupproller och samarbetsstil simuleringsövningar arbetsprover. Testerna ska ske med tillförlitliga metoder och av sakkunnig personal. Att genomföra ett test är frivilligt, och det ska den arbetssökande upplysas om. Men det är också viktigt att upplysa sökande om konsekvenserna av att inte göra testet. Vid alla typer av tester bör det vara möjligt för den arbetssökande att ta del av resultatet innan det kommuniceras till arbetsgivaren och själv kunna välja om arbetsgivaren ska få del av resultatet. Ibland förekommer drogtester eller andra medicinska undersökningar i rekryteringar. Det finns anledning att vara mycket återhållsam med denna typ av tester av hänsyn till de arbetssökandes personliga integritet. Det bör i princip bara användas då det är motiverat av säkerhetsskäl. Likabehandlande testmetoder Det är viktigt att använda likabehandlande testmetoder. Testerna ska vara neutrala när det gäller samtliga diskrimineringsgrunder. Skaffa översättning ar av testet till olika språk. Säkerställ att minoritetsgrupper är väl representerade i den grupp testet har utprövats på och ta med kandidatens ursprung vid analysen av resultatet. 24 Rekrytera utan att diskriminera

Testerna bör också finnas i anpassade former, till exempel punktskrift, så att även sökande med funktionshinder kan göra testerna. Ge möjlighet till längre tid för testet för sökande med läs- och skriv svårigheter. 11. Ta referenser Att ta referenser är ett bra sätt att få veta mer om den sökandes person. Intervjua referenspersoner som känner personen och hennes eller hans arbete väl. Var dock medveten om risken för godtycke när man tar referenser. Ingen kan vara helt ob jektiv eller fördomsfri när de bedömer en annan persons prestation eller lämplighet. Du som tar referenser vet ju inte heller vilka värderingar och vilken organisations kultur som finns på referenspersonens arbetsplats. För att referenstagningen ska bli så objektiv som möjligt måste den ske på ett strukturerat sätt. Ge referenspersonen ordentlig information om kraven i det arbete som ansökan gäller och genomför referenstagningen som en strukturerad intervju utifrån kravspecifikationen. Kontakta enbart referenspersoner som den sökande angett. 12. Beslut Nu är det dags att sammanfatta all kunskap om de sökande och ta det slutliga beslutet om vem som ska få tjänsten. Här har ni åter stor nytta av en bedömningsmatris där ni sammanfattar resultatet av intervjuer, tester och bedömningar efter de olika kraven som ställts upp. Det skapar en överskådlig bild av alla sökande och gör det lättare att komma fram till ett beslut. RekRyteRa utan att diskriminera 25

Om det finns ett tydligt mål för ökad jämställdhet fastställt i t ex en jämställdhetsplan eller ett kollektivavtal är det tillåtet att anställa en person med tillräckliga meriter trots att det finns sökande av det andra könet som har högre meriter. Det får dock inte vara alltför stor skillnad i meriter. I det här fallet anses en arbetsplats vara jämställd om det är minst 40 procent medarbetare av det underrepresenterade könet. Det är vanligt att kvinnor ställer lägre lönekrav än män. Kom ihåg att arbetsgivaren är ansvarig för att lönesättningen blir jämställd. Informera dem som inte fick tjänsten När anställningsbeslutet är klart måste alla sökande snarast få besked, till exempel i ett brev. De flesta som får avslag på en ansökan är intresserade av att få veta varför jobbet gick till någon annan. Det gäller i synnerhet dem som fått många avslag och personer med utländsk bakgrund hör ofta till dem. Ange gärna i brevet vilka meriter den som fick jobbet hade och på vilket sätt sökande kan förbättra sina möjligheter till nästa gång. Det är ett sätt att slippa onödiga anmälningar om diskriminering. Är rekryteringsprocessen dokumenterad ordentligt så att beslutet kan motiveras? Om någon sökande skulle uppleva sig utsatt för diskriminering så måste arbetsgivaren kunna visa att man inte har diskriminerat. 26 Rekrytera utan att diskriminera