ÅLANDS OMSORGSFÖRBUND k.f.

Organ Datum 2/2012 Förbundsstyrelsen 29.02.2012 Sammanträdestid Onsdagen den 29.2.2011 kl. 16.15 17.30 Sammanträdesplats Omsorgsförbundets kansli Beslutande ORDINARIE ERSÄTTARE X Alén, Sune ordf. X Häggblom, Lars vice ordf. X Grönholm, Marianne Lindfors, Nina X Löthman, Henrik X Karlsson, Karin X Sandberg, Magnus Westmark, Ulf-Peter Öström, Jan-Anders Andersson, Camilla Johans, Benita Hallbäck, Siv Björkman, Torbjörn Jansén Tina Föredragande Sekreterare X Snellman, Veronika omsorgsdirektör X Onkinen Siv, sekreterare Övriga närvarande X Karlå, Kristina ekonomichef 14 X Öström Jan-Anders ordf. för förbundsfullmäktige fr. 12 Hampf Berit vice. ordf. för förbundsfullmäktige Paragrafer 11-21 Underskrift Ordförande Sekreterare Sune Alén Ordförande Protokolljustering Ort och tid Mariehamn den 02.03.2012 Siv Onkinen Sekreterare Henrik Löthman Nina Protokoll framlagt till påseende Ort och tid Mariehamn den Intygar Utdragets riktighet bestyrker Ort och tid Mariehamn den Underskrift

ÄRENDE: 11 Sammanträdets sammankallande och beslutförhet... 1 12 Protokolljustering... 1 13 Godkännande och komplettering av föredragningslistan... 2 14 Bokslut och verksamhetsberättelse för år 2011... 3 15 Vårdavtal för Stiftelsen Hemmet...4 16 Sammansättning av projekteringsgrupp för nytt autismboende... 6 17 Arkivutrymmen för omsorgskansliet... 8 18 Revidering av arvodesstadga för Ålands omsorgsförbund k.f.... 9 19 Bemötande till Ålands tingsrätt, gällande anslutningsavgifter i Kattby... 10 20 Ärenden till kännedom... 11 21 Övriga ärenden... 13 Bilagor: 1. Förslag till bokslut och verksamhetsberättelse för år 2011 2. Förslag till reviderad Arvodesstadga för förtroendevalda i Ålands omsorgsförbund k.f. 3. Ålands förvaltningsdomstols brev 0

SAMMANTRÄDETS SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET 11 Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och beslutfört. PROTOKOLLJUSTERING 12 Till protokolljusterare valdes Henrik Löthman. Protokollet justeras fredagen den 2 mars 2012 kl. 11.00 på omsorgskansliet, Skarpansvägen 29. 1

GODÄNNANDE OCH KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 13 Fullmäktige ordförande Jan-Anders Öström anlände kl. 16.16. Förbundsstyrelsen beslöt behandla bokslutet och verksamhetberättelsen för 2011 som följande ärende. Efter det blir paragrafordningen: 14 Bokslut och verksamhetsberättelse för år 2011 15 Vårdavtal för Stiftelsen Hemmet 16 Sammansättning av projekteringsgrupp för nytt autismboende En komplettering tillkom under ärenden till kännedom: Sune Aléns rapportering från DUV:s möte. För övrigt godkändes föredragningslistan. 2

BOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2011 14 Enligt kommunallagen skall i bokslutet ingå en resultaträkning, balansräkning, finansieringsanalys och en översikt över budgetutfallet samt en verksamhetsberättelse, med bilagor till dem. Styrelsen skall i verksamhetsberättelsen redogöra för hur målen för verksamheten nåtts, den interna tillsynen skett och för väsentliga frågor som gäller förvaltningen och ekonomin som inte framkommer i resultaträkningen eller balansräkningen. Jämförelsen med budgeten visar att 99,0 % av den av fullmäktige godkända nettobudgeten om 7 796 723, inklusive avskrivningar om 154 288, har använts varvid utgifterna uppgick till 7 700 895, varav avskrivningarna är 148 286. De förmedlade tjänsterna utgör totalt 1 005 111, vilka budgeterats till 971 872 (= + 3 % mot budget). Enligt bokslutsförslaget (Bilaga 1/29.2.2012) uppgår de totala betalningsandelarna, som kommunerna skall erlägga för egen producerad service, till 6 695 784. Dessa hade budgeterats till 6 824 851. I kommunala förskott har uppburits totalt 7 604 875. Detta innebär en tilläggsdebitering om 96 020 till medlemskommunerna då bokslutet fastställts. Förvaltningen har informerat medlemskommunerna om utfallet för respektive kommun enligt sitt förslag till bokslut. Ekonomichef Kristina Karlå deltar som sakkunnig i ärendets föredragning, OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen avger härmed som balansbok, Bilaga 1/29.2.2012, berättelse över förbundets verksamhet, räkenskaper och förvaltning för år 2011 samt överlämnar det till revisorerna för granskning. Enligt förslag. 3

Förbundsstyrelsen 17.01.2012 1/2012 VÅRDAVTAL FÖR STIFTELSEN HEMMET 7 Stiftelsen Hemmet meddelar i sin 19.12.2011 daterade skrivelse att Stiftelsen Hemmet inte under nuvarande verksamhetsform tar ut någon form av patientavgifter. Bilaga 1/17.1.2012. Med hänvisning till omsorgsförbundets begäran om en revidering av vårdavtalen mellan Stiftelsen Hemmet och ÅOF ber stiftelsen att förbundet inom januari 2012 inkommer med konkreta synpunkter om vilka förändringar som är önskvärda. Noteras att i all socialservice, oberoende av om verksamheten är i form av institution eller öppenvård, är det serviceproducenten som uppbär klientavgifterna enligt gällande lagstiftning om klientavgifter inom socialvården. Sålunda förefaller Stiftelsen Hemmet idag vara den enda socialserviceproducent i landskapet där inte någon som helst klientserviceavgift förekommer. I andra inom landet förmedlade specialomsorgstjänster förekommer tydligt i avtalet vad klienten själv betalar. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att som synpunkt på önskvärd förändring i vårdavtalet med Stiftelsen Hemmet framföra att avtalet justeras så att det tydligt framgår att serviceproducenten uppbär lagstadgad klientserviceavgift, så att kommunernas dygnsavgift kan regleras i motsvarande grad. Förbundsstyrelsen beslöt att kommuner som berörs (5 st) inbjuds till diskussion på omsorgskansliet för att få fram vilka förändringar i vårdavtalet med Stiftelsen Hemmet som är önskvärda. 15 Vid överläggning 9.2.2012 med kommuner, som berörs av Stiftelsen Hemmet som vårdproducent av förmedlade specialomsorgstjänster, framfördes att det för varje kommun behövs ett generellt avtal med Stiftelsen Hemmet om grunderna för servicen vid Stiftelsens vårdhem. Därtill upprättas separata vårdavtal gällande de enskilda personerna som tar del av stiftelsens tjänster. Sammanfattningsvis är det följande punkter som köptjänstkommuner är intresserade av att få omnämnt i ett helt nytt generellt köptjänstavtal med Stiftelsen Hemmet (SH). Detta är en 4

sammanfattning av de frågeställningar som togs upp på genomgången 9.2.2012 med företrädare för aktuella kommuners socialkanslier och omsorgsförbundet. I det generella avtalet behöver tydligt finnas omnämnt: Hur tillsynsansvaret ser ut för SH Personaltätheten vid SH i %, i enlighet med gällande normer för intensifierat serviceboende eller institutionsboende Information om årlig jämförelse mellan budget och bokslutsutfall för SH Eventuell tilldelning av PAF-medel för verksamheten vid SH Närvarostatistik per dag vid SH, inkluderat varje frånvarodygn då person vårdats hos annan vårdproducent Form för uppbärande av klientavgifterna, för den som erhåller service vid SH (som enligt riksmedeltalet förväntas utgöra ca 7,2 % av kostnaderna för kommunernas social,- hälso,- och sjukvårdstjänster) Platstilldelningsförfarandet, som upplysning för beställare Eventuell grund för extra avgift som betalas av hälso- och sjukvården Hänvisning till komplettering med individuella, personvisa, standardiserade vårdavtal för var och en som placeras vid SH. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att till Stiftelsen Hemmet, som svar på stiftelsens förfrågan om synpunkter på förändringar i vårdavtalet framföra behovet av ett generellt avtal om köptjänst mellan kommunen och stiftelsen. Innehållet i ett generellt avtal behöver omfatta ovannämnda nio punkter. Ledamot Magnus Sandberg föreslog att en tionde punkt tilläggs: den kalkylerade momsen utreds, vem i kedjan kan dra av momsen. Förbundsstyrelsen beslöt enligt omsorgsdirektörens förslag med Sandbergs tillägg. 5

Förbundsstyrelsen 28.11.2011 11/2011 Förbundsstyrelsen 12.12.2011 12/2011 Förbundsstyrelsen 17.01.2012 1/2012 SAMMANSÄTTNING AV PROJEKTERINGSGRUPP FÖR NYTT AUTISMBOENDE ÅR 2013 124 Enligt förbundsfullmäktiges beslut 14.11.2011, 15-16, finns i budgeten för år 2012 och ekonomiplan för åren 2012 2014 år upptaget ett anslag om 30 000 för projektering av ett andra autismboende på förbundets lediga tomt på Tistelgränd i Finström, Godby, med förverkligande år 2013. Placeringen blir i anslutning till den befintliga gruppbostaden på Tistelgränd, som förbundet lät uppföra där år 2003. För projekteringsuppdraget behöver förbundsstyrelsen utse en projekteringsgrupp med tillräcklig sakkunskap i såväl byggnation som specialomsorg, med inriktning autism. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att till nästa sammanträde efterhöra sakkunniga, som kan ingå i en projekteringsgrupp för planering av ett nytt autismboende på förbundets lediga tomt på Tistelgränd i Finström, Godby att förverkligas år 2013. Förbundsstyrelsen beslöt att arbetsgruppen bör bestå av 4 personer. Tillfrågas till nästa sammanträde skall Stina Eriksson förman för Tistelgränd, Eva Johansson boendechef, Dan Engblom entreprenör samt 1 styrelseledamot. 134 Föreståndaren för Tistelgränd autismboende i Godby, Stina Eriksson, liksom boendechefen Eva Johansson, har tillfrågats och samtyckt till att ingå i en projekteringsgrupp för ett nytt autismboende 2013. Entreprenören Dan Engblom tackar nej till förtroendemanna medlemskap i en projekteringsgrupp för planering av ett nytt autismboende. Förbundsstyrelsen beslöt att återremittera ärendet för förfrågan till Dan Engblom om intresse för externt projektledaruppdrag alternativt andra tillgängliga externa projektledare. 5 Tre entreprenörer har tillfrågats om projektledaruppdrag, de har offererat ett timarvode om 45,- - 70,- exkl. moms. 6

Förbundsstyrelsen 17.01.2012 1/2012 Alla tre entreprenörer har inlämnat offerter. Förbundsstyrelsen beslöt välja den förmånligaste offerten, DEAB Konsult till projektledaruppdraget, vidare beslöt förbundsstyrelsen återremittera ärendet till nästa möte gällande val av förtroendevalda. 16 Förbundsstyrelsen beslöt välja styrelseledamöterna Lars Häggblom och Nina Lindfors till arbetsgruppen. Därtill utsågs de tidigare tillfrågade tjänstemännen Stina Eriksson och Eva Johansson till ledamöter. Lars Häggblom valdes till ordförande och sammankallare. Eva Johansson valdes till sekreterare. Arbetsgruppen sammankallas till sitt första möte vecka 10. 7

ARKIVUTRYMMEN FÖR OMSORGSKANSLIET 17 Omsorgsförbundet har blivit erbjudet arkivutrymmen i samma fastighet som omsorgskansliet. För tillfället finns omsorgsförbundets slutarkiv inrymt i ett skyddsrum i anslutning till daglig verksamhetsenheten Butik Unik på Hamngatan 8. Enligt arkivverkets bestämmelse RA1386/40/2007, 21.8.2007 Bestämmelser, anvisningar och rekommendationer angående arkivutrymmen för handlingar som förvaras varaktigt får inte som slutarkiv användas skyddsrum. Detta eftersom skyddsrum enligt befolkningsskyddsförordningen (787/2003) i krisläge skall tömmas inom 24 timmar. Beträffande brandsäkerhet fyller byggnaden på Skarpansvägen 29 klass P1, vilken i första hand rekommenderas för arkivutrymmen enligt arkivverkets föreskrifter. Det erbjudna arkivutrymmet i våning III på Skarpansvägen 29 har, på begäran, 21.2.2012 inspekterats av brandinspektion tillsammans med hyresvärden och representanter för omsorgsförbundet. Utrymmet är försett med automatlarm till räddningsverket och godkändes för arkivändamål. Hyran för det nya utrymmet är 150 /månad. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen beslutar att hyra arkivutrymme i våning III på Skarpansvägen 29 från 16.3.2012. Samtidigt sägs arkivet i skyddsrummet i anslutning till daglig verksamhetsenheten Butik Unik på Hamngatan 8 upp till 1.4.2012. Enligt förslag. 8

REVIDERING AV ARVODESSTADGAFÖR FÖRTROENDEVALDA I ÅLANDS OMSORGSFÖRBUND K.F. 18 Gällande arvodesstadga för Ålands omsorgsförbund k.f. har tillämpats från och med den 01.01.2004. Förbundsstyrelsen beslöt vid denna delgivning vid sitt sammanträde 17.1.2012 8 att ge omsorgsdirektören i uppdrag att till nästa sammanträde bereda en justering av arvodesnivån inför mandatperioden 2012-2015. I beredningsarbetet har arvodesnivåerna hos andra kommuner och kommunalförbund undersökts. Även den maximala ersättningen för frångången inkomst har setts över. Däremot betalas sällan något separat arvode för protokolljustering. Nedan jämförs omsorgsförbundets gällande arvoden med arvoden i Mariehamns stad, Södra Ålands högstadiedistrikt och Raseborg. ÅOF Mariehamn SÅHD Raseborg 2011 2011/2012 2011/2012 2011 Fullmäktige + utskott 35,- 74,-/ 74,- 48,-/52,- 80,- - Årsarvode 400,- 1500/ 370/390 2 000,- Styrelse 35,- 49,- 48,-/52,- 60,- - Årsarvode 1 000,- 4 500,-/ 1070/1390 4 000,- Förlängt möte + 50 % + 2 h + 3 h / + 2 h + 3 h Avlägsnar sig före halvtid - 50 % - 50 % - 50 % - 50 % Förtr. sekr. utan årsarvode + 50 % + 100 % + 50 % Protokolljustering 26,- - / - 24,-/26,- - / - Ers. f. frång. inkomst max 16,-/ h. 16,-/ 18,-/h. 17,50/18,50 17,-/h. De föreslagna ändringarna i Bilaga 2/29.2.2012, är i första hand för att hålla arvodena på en försvarbar nivå i förhållande till motsvarande kommunala huvudmän. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen föreslår inför förbundsfullmäktige att fullmäktige godkänner förslaget till ändring av arvodesstadgan för Ålands omsorgsförbund k.f. att gälla fr.o.m. 01.07.2012, dock så att de i stadgan specificerade årsarvodena tillämpas för hela verksamhetsåret 2012. Enligt förslag. 9

BEMÖTANDE AV HAMMARLANDS KOMMUNS UTLÅTANDE MEDANLEDNING AV BESVÄR SOM INLÄMNATS TILL ÅLANDS FÖRVALTNINGSDOMSTOL 19 Ålands förvaltningsdomstol har till förbundsstyrelsen för Ålands omsorgsförbund översänt kopia av kommunstyrelsens i Hammarland utlåtande med anledning av besvär som inlämnats till Ålands förvaltningsdomstol, för eventuellt bemötande. Bemötandet ska tillställas Ålands förvaltningsdomstol senast 1.3.2012. Bilaga 3/29.2.2012. Ålands omsorgsförbund framför följande bemötande; Konstateras att kommunen i sitt utlåtande fortfarande uppfattar att omsorgsförbundet byggt 8 nya lägenheter, medan omsorgsförbudet vidhåller att de åtta nya boendeplatserna med enbart badrum inte fyller kriterierna för en fullvärdig lägenhet och därmed inte heller betingar avloppsanslutningsavgifter för 7 lägenheter. Noteras tydligt skillnaden i att den ursprungliga gruppbostaden för 5 personer byggdes med personvisa pentryn i varje boendeenhet, vilket avsiktligt undveks i de nya seniorboendeytorna av bl.a. kostnadsskäl för kommunerna, som betalar driften av boendeverksamhetsenheterna. Detta undveks avsiktligt för den nya seniorboendedelen, där färdigheter i individuell matlagning inte längre finns hos brukarna. Gemensamt kök som grund för uppbärande av 8 avloppsanslutningsavgifter medför en logik att varje hus med mera än en person som använder köket betingar en personvis separat avloppsanslutningsavgift, vilket knappast är förekommande i kommunens övriga bostadsbestånd. OMSORGSDIREKTÖRENS FÖRSLAG: Förbundsstyrelsen vidhåller att 8 nya seniorplatser, utan eget kök eller pentry, motsvarar omfånget av två avloppsanslutningsavgifter. Ärendet föreslås omedelbart justerat. Enligt förslag. Ärendet justerades omedelbart. 10

ÄRENDEN TILL KÄNNEDOM 20 1. Följande kommuner har utsett ledamöter till omsorgsförbundets fullmäktige för mandatperioden 2012 2015; Brändö kommuns meddelande att Marianne Karlström, med Lena Lindholm som ersättare, utsetts att företräda kommunen i förbundsfullmäktige för Ålands omsorgsförbund under åren 2012 2015. Föglö kommuns meddelande att Christina Sjöblom, med Torsten Sundblom som ersättare, utsetts att företräda kommunen i förbundsfullmäktige för Ålands omsorgsförbund under åren 2012 2015. Geta kommuns meddelande att Camilla Andersson, med Ronald Källström som ersättare, utsetts att företräda kommunen i förbundsfullmäktige för Ålands omsorgsförbund under åren 2012 2015. Hammarlands kommuns meddelande att Camilla Karlsson, med Jenny Gustafsson som ersättare, utsetts att företräda kommunen i förbundsfullmäktige för Ålands omsorgsförbund under åren 2012 2015.. Jomala kommuns meddelande att Linda Adolfsson, med Jenny Pettersson som ersättare, utsetts att företräda kommunen i förbundsfullmäktige för Ålands omsorgsförbund under åren 2012 2015. Mariehamns stads meddelande att Ove Andersson, med Ulla Johansson som ersättare, utsetts att företräda kommunen i förbundsfullmäktige för Ålands Omsorgsförbund under åren 2012 2015. Lemlands kommuns meddelande att Michael de Haas, med Yvonne Sundbom- Korpi som ersättare, utsetts att företräda kommunen i förbundsfullmäktige för Ålands omsorgsförbund under åren 2012 2015. Saltviks kommuns meddelande att Berit Hampf, med Benitha Jansson som ersättare, utsetts att företräda kommunen i förbundsfullmäktige för Ålands omsorgsförbund under åren 2012 2015. 2. Tjänstemannabeslut 2011. 3. ÅMHM ger 13.2.2012 ÅOF möjlighet till hörande som hyresgäst med anledning av inspektionsprotokoll från ÅMHM:s projektinspektion av specialfritidshemmet Galaxen 2.11.2011. Tillägg eller invändning gällande inspektionsprotokollet ska inlämnas inom 14 dagar till ÅMHM. 11

4. Mariehamns stads utlåtande till Ålands förvaltningsdomstol över besvär gällande ändring av stadsplan för tomten Södragatan 18. 5. Sune Aléns rapportering från DUV:s medlemsmöte den 7.2.2012. Förbundsstyrelsen beslöt anteckna ovanstående till kännedom. 12

ÖVRIGA ÄRENDEN 21 Förbundsstyrelsen sammanträder nästa gång tisdagen den 10 april 2012 kl. 15.15 på omsorgskansliet, Skarpansvägen 29. 13