SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(11)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(11) Plats och tid Yxningen, kommunhuset, kl. 08:30 11:10 Beslutande Ledamöter Thomas Lidberg, (S), ordförande Kenneth Axelsson, (M), vice ordförande Peder Griph, (S) Marianne Sandberg, (M) Astrid-Marie Jonsson, (C) Övriga närvarande Ersättare Övriga närvarande Carin Palm, (S) Lennart Pettersson, (V) Linda Ljungqvist, socialchef Anna Andersson, sekreterare Justering Utses att justera Marianne Sandberg Justeringens plats och tid Kommunhuset, måndag 23 mars, kl. 15:00 Justerande paragrafer 10-16 Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Anna Andersson Thomas Lidberg Marianne Sandberg ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Underskrift Vård- och omsorgsförvaltningen Anna Andersson

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(11) Förteckning över styrelsens/nämndens/utskottets ärenden Ärende Sidnummer 10 Information från verksamheten 3 11 Lex Sarah, information 5 12 Lex Maria, information 6 13 Patientsäkerhetsberättelse 2014 7 14 Ombyggnation Långbrottskolans matsal, investeringsbeslut 15 Granskningsrapport, bemanning och organisation inom IFO 16 Revidering av delegationsordning för kommunstyrelsen i Åtvidabergs kommun 8 9 10 17 Övrigt 11 Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(11) 10 Dnr ATVKS 2015-00289 Information från verksamheten s beslut Informationen noteras. Verksamhet Inom hemtjänsten förbereds just nu arbetet med nyckelfri hemtjänst. Detta är en del i den av kommunstyrelsen beslutade planen för e-hälsa i Åtvidabergs kommun. Inom vård- och omsorgsförvaltningen pågår en översyn av IT-organisationen. IT frågorna är i ett expansivt skede inom förvaltningen och därför sker en översyn gällande hur man kan få ihop de personer som idag arbetar med IT-frågor i verksamheten. Det kommer att ske en mätning av mobiltäckningen i kommunen. För vård och omsorgsförvaltningen är denna mätning viktigt då det ger viktigt information inför införandet av mobil hemtjänst. Det finns delar av kommunen som saknar mobil täckning och där kommer det troligtvis inte gå att ha mobila larm. Eventuellt kan detta lösas beroende på utbyggnaden av stadsnätet. Miljökontoret har genomfört inspektion av matdistributionen inom hemtjänsten. Något beslut har inte kommit men med största sannolikhet kommer det krävas någon form av åtgärd gällande matdistributionen. Personal Ny områdeschef för individ och familjeomsorgen är nu klart. Ny områdeschef blir Robin Taylor som tillträder tjänsten den 3 augusti. Ny enhetschef för biståndshandläggarna är klar, Anette Kull Lundmark tillträder tjänsten den 3 augusti. Rekrytering av ny enhetschef till individ- och familjeomsorgen återstår fortfarande. Intervju kommer att ske den närmaste veckan. Två tjänster inom ekonomiskt bistånd är för närvarande vakanta. Ny socialsekreterare, Lisa Karlsson, inom området barn och unga börjar i mars. De konsultinsatser som finns inom området barn och unga kommer att avslutas innan sommaren. Annonsering av medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) kommer att ske. Lena Larsson som innehar tjänsten nu är endast tillförordnad. Jan-Åke Karlsson som innehar tjänsten som har valt att inte gå tillbaka till tjänsten. Resultatet av medarbetarenkäten har kommit och utskottet kommer att få en redogörelse på sammanträdet i april. Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(11) Förslag till lag om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Lagförslaget innebär en åtstramning av gällande regler och syftet är att patienterna ska befinna sig på rätt vårdnivå. Förslaget går ut på att regionen och kommunerna kommer överens gällande utskrivningsklara patienter. Om man inte kan komma överens har kommunen tre kalenderdagar på sig att ta emot utskrivningsklara patienter. Idag har kommunen fem arbetsdagar på sig att ta emot utskrivningsklara patienter. Det är viktigt att redan nu hitta arbetsformer för att kunna uppfylla lagen krav när den träder i kraft. Lagförslaget är för närvarande på remiss hos kommuner och landsting. Förvaltningen återkommer i frågan. --- Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(11) 11 Dnr ATVKS 2014-00615 Lex Sarah s beslut Informationen noteras. Med anledning av inkommen avvikelse gällande hemtjänsten har utredningssekreteraren gjort en lex Sarah anmälan till inspektionen för vård och omsorg. Utredning gällande händelsen har gjorts och skickats till inspektionen för vård och omsorg för beslut. Utredning om missförhållande, Lex Sarah inom hemtjänsten i Åtvidabergs kommun. Expediering Kommunstyrelsen ----- Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(11) 12 Dnr ATVKS 2015-00038 Lex Maria s beslut Informationen noteras. Medicinskt ansvarig sjuksköterska har anmält en händelse enligt Lex Maria till inspektionen för vård och omsorg. En händelseanalys har gjorts över händelse för att undvika att något liknande händer igen. Händelseanalysen har skickats till inspektionen för vård och omsorg för beslut. Händelseanalys (utan bilagor), daterad 2015-02-05 Expediering Kommunstyrelsen ----- Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(11) 13 Dnr ATVKS 2015-00237 Patientsäkerhetsberättelse 2014 s beslut Informationen noteras. Medicinskt ansvarig sjuksköterska har upprättat patientsäkerhetsberättelse för år 2014. De viktigaste åtgärderna som vidtagits för att öka patientsäkerheten under 2014 är följande: - Registrering i det nationella kvalitetsregistret, Palliativa registret; Resultatet visar på en liten nedgång men vi fortsätter att ligga på en jämförelsevis hög nivå. - Registrering i det nationella kvalitetsregistret, Senior Alert; antalet riskbedömningar, åtgärder och uppföljningar har ökat under året. - Ingen registrering i det nationella kvalitetsregistret BPSD (Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens) har utförts under året. Under 2015 förväntas registreringarna öka eftersom en ansvarig för registret nu är utsedd. - Oanmälda hygienronder har genomförts på 3 enheter, följsamheten av de basala hygienrutinerna bedöms som god. Alla enheter ska genomgå hygienronder 2015. - 11 % av våra brukare i Särskilt boende med läkemedel har genomgått läkemedelsgenomgång. Enligt rutin ska 100 % genomgå läkemedelsgenomgång. - All delegerad omvårdnadspersonal har genomgått skriftligt kunskapstest. - Ökad kompetens hos legitimerad personal. 2 distriktsköterska anställdes vid övertagandet av hemsjukvården januari 2013. - Uppföljande utbildningar i ICF struktur enligt en Östgöta modell har genomförts under 10 tillfällen under året. - Kvalitetsgranskning av gemensamma läkemedelsförråd av extern apotekare har inte genomförts på grund av sjukdom. - Uppföljning av inkomna avvikelser i lokala och övergripande kvalitetsråd. Antalet utredningar har ökat sam återkoppling på arbetsplatsträffar har ökat. Patientsäkerhetsberättelse år 2014 ----- Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(11) 14 Dnr ATVKS 2015-00208 Ombyggnation Långbrottskolans matsal, investeringsbeslut s beslut föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att besluta om en investeringskostnad om 470 000 kronor gällande ombyggnation av Långbrottskolans matsal för att inrymma förlängd skolbarnsomsorg och korttidsvistelse för barn och unga enligt LSS. Vård- och omsorgsförvaltningen bedriver förlängd skolbarnsomsorg och korttidsvistelse för barn och unga enligt LSS. Lokalen verksamheten bedrivs i består av två i hopslagna lägenheter på bottenvåningen. Fastigheten ägs av en privat fastighetsägare, gällande kontrakt löper ut 2017-01-31. Under 2014 har antalet beviljade insatser för verksamheten ökat och för att kunna verkställa besluten har vård- och omsorgsförvaltningen tillfälligt hyrt ytterligare två lägenheter i det gamla servicehuset i Björsäter. Ingen av lokalerna uppfyller verksamhetens behov fullt ut. Detta innebär att verksamheterna för skolbarnsomsorgen och korttidsvistelse måste dela på det utrymme som finns och rummen måste användas till flera olika ändamål exempelvis måste sovrummen också fungera som lekrum. Lokalerna saknar även brandlarm vilket måste åtgärdas om verksamheten fortsatt ska bedrivas i befintliga lokaler. Vård- och omsorgsförvaltningen föreslår att verksamheten flyttas till Långbrottskolans matsal. Lokalens storlek gör det är möjligt att dela upp verksamheten i två separata delar, en del för skolbarnsomsorgen och en del för korttidsvistelse där barn och ungdomar kan vara ostörda med ett eget rum och personliga tillhörigheter under de dygn de har beslut om korttidsvistelse. Matsalen behöver delvis byggas om för att passa verksamhetens behov. Installation av brandlarm, justeringar i duschutrymmen och ventilationsanpassning behöver också göras innan verksamheten kan flytta in. Långbrottskolans matsal står i dagsläget tom och några andra användningsområden för lokalen finns i nuläget inte. Fastigheten ägs av kommunen och därför kvarstår kostnaden för lokalen oavsett om det finns verksamhet i den eller inte. Reviderad handling delas Tjänsteskrivelse 2015-03-05 Tjänsteskrivelse 2015-03-10 (revidering, delas på sammanträdet) Expediering Kommunstyrelsen ----- Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(11) 15 Dnr ATVKS 2014-00632 Granskningsrapport, bemanning och organisation inom IFO s beslut föreslår kommunstyrelsen att överlämna vård- och omsorgsförvaltningens redogörelse till kommunrevisionen som svar på genomförd granskning. Ernst and Young har på uppdrag av kommunrevisionen granskat frågor gällande bemanning och organisation inom individ- och familjeomsorgen (IFO) i Åtvidabergs kommun. Utifrån granskningen rekommenderar kommunrevisionen att utskott och styrelse: - Säkerställer att hantering av beslut om stöd till barn och ungdomar blir likvärdig över tid, samt - Att policy och riktlinjer som finns för uppföljning tillämpas med större grad av kontinuitet. Under hösten 2014 startades ett arbete inom vård- och omsorgsförvaltningen gällande att ta fram en ny organisation för individ- och familjeomsorgen. Ansvariga för arbetet är socialchef samt tillförordnad IFO-chef. Syftet med den nya organisationen är att skapa tydlighet vad gäller ansvar och befogenheter. För att säkerställa en god och rättssäker hantering av ärenden har personalstaben förstärkts i form av tillfälligt anställda konsulter. Detta både för att avhjälpa inom ärendehantering, men också i form av stöd för nyanställd ordinarie personal och som extern hjälp för att granska och förbättra befintliga rutiner och riktlinjer. Ett stort arbete som gjorts under hösten 2014 är att ta fram processkartor och riktlinjer som ska ersätta tidigare regler och riktlinjer i verksamheten. Tanken med processkartorna är att de på ett enkelt, konkret och lättförståeligt sätt ska beskriva hur ett ärende ska handläggas, vilket bör innebära en mer enhetlig hantering av ärenden inom IFO. Vad gäller den av kommunstyrelsens antagna policy för uppföljning och granskning av upphandlad och egen verksamhet inom vård- och omsorgsförvaltningen har ett arbete inom vård- och omsorgsförvaltningen påbörjats med att revidera den. Syftet med revideringen av policyn är att skapa en policy som är enkel, tydlig och realiserbar för samtliga verksamheter inom vård- och omsorgsförvaltningen. Tjänsteskrivelse daterad 2015-02-27 Expediering Kommunstyrelsen ----- Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(11) 16 Dnr ATVKS 2015-00020 Revidering av delegationsordning för kommunstyrelsen i Åtvidabergs kommun s beslut föreslår kommunstyrelsen godkänna föreslagna ändringar i delegationsordning för kommunstyrelsen i Åtvidabergs kommun. Vård- och omsorgsförvaltningen har granskat de delar i gällande delegationsordning som rör den egna verksamheten. Utifrån gällande lagrum, förändrad organisation och arbetssätt behöver ett antal delegationer ändras. Det har också visat sig att vissa delegationer saknas och det föreslås nu att dessa läggs till i delegationsordningen. Delegationsordning för kommunstyrelsen i Åtvidabergs kommun Expediering Kommunstyrelsen ---- Ordförandes

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(11) 17 Dnr ATVKS 2015-00290 Övrigt s beslut Informationen noteras. Utskottet önskar se lokalerna i SÄBO projektet innan inflyttning sker och ber förvaltningen planera för ett sådant besök. Utskottet uppdrar till förvaltningen att planera in besök i verksamheten i samband med utskottets sammanträden under 2015. Information om verksamhetsberättelser 2014. Utskottet önskar att få två redogörelser per sammanträde, 30 minuter vardera istället för en heldag. Den 9 april är myndighetsutskottets ledamöter inbjudna till en utbildning i LVM. Information har skickats via e-post till utskottets ledamöter. ---- Ordförandes