Så skickar ni elektroniska fakturor till. Landstinget Dalarna

Så skickar ni elektroniska fakturor till Landstinget Dalarna

Information till leverantörer 2 (6) Landstinget Dalarna har nu möjlighet att ta emot e-fakturor via Basware BT (Business Transactions) tjänst. Detta dokument beskriver en enkel process för att komma igång med att skicka elektroniska fakturor, vilket möjliggör kostnadsbesparingar för både er egen del samt för Landstinget Dalarna. För att skicka elektroniska fakturor måste ni ha ett samarbete med en e-fakturaoperatör. Om ni för närvarande inte har möjlighet att skicka e-fakturor och/eller ännu inte samarbetar med en e-fakturaoperatör bör ni undersöka och värdera de tillgängliga lösningar som finns idag. Ni kan kontakta Basware på http://www.basware.com för att erhålla information om de olika lösningar som Basware tillhandahåller för att skicka e-fakturor. STEG 1. Kontakta er e-fakturaoperatör (VAN-leverantör) Kontakta er operatör och försäkra er om att operatören stödjer samtrafik med Basware. Meddela att ni kommer börja skicka e-faktura till Landstinget Dalarna via Basware. Lämna också det här dokumentet till er operatör. STEG 2. Skapa en testfaktura Skapa en testfaktura i enlighet med nedan beskrivna innehållskrav. Säkerställ att alla obligatoriska fakturafält (se punkt C) finns med. Observera även Landstinget Dalarnas krav på referens, kontraktsnummer och ordernummer (läs mer under punkt D). STEG 3. Sänd testfaktura Skicka testfakturan till er e-fakturaoperatör och be dem att vidarebefordra fakturan till Landstinget Dalarna via Basware. Informera Landstinget Dalarna via e-post till ekonomi.system@ltdalarna.se att ni skickat iväg en testfaktura. STEG 4. Erhåll feedback av Landstinget Dalarna Landstinget Dalarna granskar testfakturan och, om nödvändigt, ber er korrigera fakturan och upprepa steg 2 och 3, eller ger er klartecken för sändning av skarpa e-fakturor. STEG 5. Börja sända e-fakturor Vänligen meddela er kontaktperson hos Landstinget Dalarna när ni har skickat er första produktionsfaktura, som då verifierar att den kommit fram samt att den innehåller tillräcklig information. Om ni eller er e-fakturaoperatör behöver hjälp under denna process, tveka inte att kontakta Basware - de kommer att göra allt de kan för att hjälpa er! Med vänlig hälsning Landstinget Dalarna

Information till leverantörer 3 (6) Innehållskrav A. General information 1. Fakturatyper Alla fakturatyper som förmedlas elektroniskt via denna lösning ska vara giltiga för Landstinget Dalarna. Debetfakturor & kreditfakturor är idag giltiga fakturatyper. i. Enkel faktura Landstinget Dalarna föredrar att alla fakturor skickas som enkla fakturor. Detta säkerställer en ökad automatisering av fakturahanteringen och möjliggör snabb hantering av era fakturor. ii. Samlingsfaktura Även om det är möjligt att skicka samlingsfakturor elektroniskt bör detta undvikas då detta minskar möjligheterna för automatisk fakturahantering och medför ökad risk för att fakturan inte hinner betalas i tid. Samlingsfakturor kan också kräva en kundspecifik layout, vilket ökar kostnaden för alla inblandade parter. 2. Format Godkänt format styrs genom samtrafikavtalet mellan er e-fakturaoperatör och Basware, vilket vanligtvis är samma format som er e-fakturaoperatör kan hantera. 3. Fakturabild Fakturabilder som bifogas måste vara i PDF-eller TIFF-format. Om fakturabilden inte är bifogad, eller i ett annat format än PDF eller TIFF, genereras en standardiserad fakturabild, som inte nödvändigtvis innehåller all den information ni vill förmedla. Det rekommenderas därför att bifoga en fakturabild i PDF/TIFF. 4. Bilagor Landstinget Dalarna behöver även i fortsättningen få in eventuella bilagor tillsammans med fakturan. Godtagna filformat för bilagor är TIFF, PDF och HTML. Om ni önskar sända bilagor i annat format, vänligen kontakta Basware. Om er e-fakturalösning inte stödjer detta så ta kontakt med Landstinget Dalarna innan ni går vidare. B. E-fakturaadresser Försäkra er om att ni har rätt e-fakturaadress i fakturan. Fakturor utan en giltig e-fakturaadress stoppas automatiskt i BT tjänsten, och kommer inte att nå Landstinget Dalarna Bolag/Enhet Organisationsnummer E-fakturaadress Landstinget Dalarna 232100 0180 7381037300008

Information till leverantörer 4 (6) C. Fakturainnehåll Följande information måste ingå i dina elektroniska fakturor till Landstinget Dalarna. Alla fält ska inkluderas utan någon formatering (t.ex. organistationsnummer 123456789 och bankkonto 1234123455). OBS: Fakturor som inte uppfyller dessa krav kommer att avvisas av Landstinget Dalarna. Fakturafält Beskrivning Obl. Svefaktura mappning Leverantörens e-fakturaadress Ex. GLN kod Invoice/SellerParty/Party/PartyIdentification/ ID[@identificationSchemeAgencyID='9'] Leverantörens namn SellerParty/Party/PartyName/Name Leverantörens postbox SellerParty/Party/Address/Postbox Leverantörens gatuadress Om ej postbox finns inkludera gatuadress SellerParty/Party/Address/StreetName Leverantörens postnr SellerParty/Party/Address/PostalZone Leverantörens stad SellerParty/Party/Address/CityName Leverantörens org.nr. eller VAT nr. Leverantörens bankuppgifter Leverantörens IBAN nummer Leverantörens SWIFT kod Mottagarens e-fakturaadress Bankgiro, Plusgiro eller kontonummer För leverantörer som inte skickar från svenskt org.nr, IBAN eller BBAN För leverantörer som inte skickar från svenskt org.nr SellerParty/Party/PartyTaxScheme/ CompanyID Invoice/PaymentMeans/ PayeeFinancialAccount/ID Invoice/PaymentMeans/ PayeeFinancialAccount/ID /Invoice/PaymentMeans/PayeeFinancial Account/FinancialInstitutionBranch/ FinancialInstitution/ID Invoice/BuyerParty/Party/PartyIdentification/ ID[@identificationSchemeAgencyID='9'] Mottagarens namn BuyerParty/Party/PartyName/Name Fakturanummer /Invoice/ID Fakturadatum /Invoice/IssueDate Förfallodatum /Invoice/PaymentMeans/DuePaymentDate Bruttobelopp /Invoice/LegalTotal/TaxInclusiveTotalAmount Nettobelopp /Invoice/LegalTotal/TaxExclusiveTotalAmount Momsbelopp Valutakod Undantag vid omvänd skattskyldighet och momsfri försäljning 3 tecken lång valutakod (t.ex. SEK) /Invoice/TaxTotal/TotalTaxAmount /Invoice/InvoiceCurrencyCode Referens Se D.1 RequisitionistDocumentReference/ID Kontraktsnummer Se D.2 NEJ /Invoice/AdditionalDocumentReference/ cac:id[@identificationschemeid='ct'] Ordernummer Se D.3 NEJ /Invoice/AdditionalDocumentReference/ cac:id[@identificationschemeid='order']

Information till leverantörer 5 (6) D. Kompletterande information 1. Referens ska vara ett femsiffrigt kostnadsställe (ex 12345) inom Landstinget Dalarna och är ytterst viktig för den automatiserade fakturahanteringen inom Landstinget Dalarna. Ange alltid referens enligt överenskommelse med Landstinget Dalarna. Kontakta Landstinget Dalarna om ni är osäker på vilket värde ni här ska ange. 2. Landstinget Dalarna använder kontraktsnummer för automatisk matchning av fakturor mot kontrakt. Det är därmed av stor vikt att kontraktsnummer är inkluderat på fakturan i de fall som det existerar. Vänligen kontakta Landstinget Dalarna för att säkerställa att ni använder korrekt kontraktsnummer. 3. Landstinget Dalarna använder ordernummer för automatisk matchning av fakturor mot order. Det är därmed av stor vikt att ordernumret är inkluderat på fakturan i de fall som det existerar. Vänligen kontakta Landstinget Dalarna för att säkerställa att ni använder korrekt ordernummer. Kontaktinformation Landstinget Dalarna Ekonomienheten ekonomi.system@ltdalarna.se 023-491281 Basware AB Customer Support support.center.scandinavia@basware.com 08-50574444

Hur kommer jag igång med e-faktura? Jag önskar skicka e-faktura med Basware http://www.basware.se/lösningar/skicka-fakturor Jag kan skapa PDF:er och skicka med e-post idag Jag har ett ERP-system (eller liknande) som skapar utskriftsjobb för pappersfakturor Jag önskar sända stora mängder e- fakturor till flera kunder samtidigt Jag har börjat skicka e-faktura med Basware men några kunder säger sig inte redo att mottaga e-faktura ännu Basware Email Lite tolkar dina PDF-dokument och översätter dem till XML (Svefaktura) och skickar sedan vidare till era kunder. Som leverantör kan ni alltså redan idag erbjuda era kunder e-faktura. Basware Virtual Printer tar tag i utskriftsjobben och skapar e- fakturor som distribueras genom Baswares meddelande-central. Basware BT Sender sänder från ERP-systemet till alla era kunder via Baswares meddelandecentral. Avtala ett möte med Basware redan idag genom att använda kontaktinformationen nedan. Basware erbjuder också en tjänst för Printing Service. Kontakta Basware redan idag för uppstart! Jag önskar ta emot e-faktura med Basware http://www.basware.se/lösningar/ta-emot-fakturor Jag har väldigt många små leverantörer som skickar fakturor i olika format Jag har många små och stora leverantörer som skickar stora mängder pappersfakturor i olika format Basware Supplier Portal är en portallösning där leverantören själv kan gå in och registera sina fakturor. Boka in ett möte med Basware redan idag för att komma igång med detta! Med Basware Scan & Capture kan alla dina pappersfakturor skickas till Basware. Basware skannar, tolkar och överför fakturorna direkt in till ditt fakturaflödessystem*. Boka in ett möte med Basware redan idag för att komma igång med detta! Jag önskar mottaga stora mängder e- fakturor från många leverantörer via olika kanaler Basware BT Receiver importerar e-fakturor från alla leverantörer som kan sända faktura med Baswares meddelandecentral, BT. Boka in ett möte med Basware redan idag för att komma igång med detta! * Förutsätter användning av Basware fakturahanteringslösning. Kontakta Basware för information om stöd för andra system. Om Basware Business Transactions (BT): Basware BT är motorn i Baswares meddelandeförmedlingstjänst. BT är en övervakad tjänst som snabbt och säkert överför elektroniska meddelanden fram och tillbaka mellan affärspartners. Basware BT har varit i drift i över 10 år och överför per idag över 1 miljon transaktioner per månad. Vill du veta mer, eller boka ett möte för att komma igång? Kontakta oss, vi hjälper dig gärna! info.se@basware.com eller http://www.basware.se/contact