SKV 278 utgåva 2 Teknisk beskrivning för redovisning med ADB MERVÄRDESSKATT Kvartalsredovisning
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning... 2 2 Hur redovisningen görs... 2 2.1 Tidpunkter m.m... 2 2.2 Rättelse av fel i en insänd redovisning... 2 3 ADB-mediets innehåll... 3 3.1 Filnamn... 3 3.2 Posttyper... 3 3.3 Poststruktur... 3 4 Postbeskrivningar... 4 4.1 Medielämnarpost... 4 4.2 Uppgiftslämnarpost för varje KVR...5 4.3 KVR-post, en post för varje KVR-rad... 6 4.4 Summapost för uppgiftslämnaren, avslutar varje KVR... 7 4.5 Antalspost för medielämnaren, slutpost i filen... 7 5 Momsregistreringsnummer (VAT-nummer) i övriga EU-länder... 8 1
1 Inledning Företag som levererar varor till momsregistrerade kunder i andra EG-länder är skyldiga att periodvis lämna uppgifter om dessa varuleveranser samt om överföringar av varor till andra EG-länder. Med EG-land avses här EG:s mervärdesskatteområde. Uppgifterna ska lämnas i en periodisk sammanställning, benämnd kvartalsredovisning. Den periodiska sammanställningen, benämnd kvartalsredovisning, ska normalt lämnas för varje kalenderkvartal. Skatteverket beslutar om vilka uppgifter som ska lämnas. En utförlig beskrivning av uppgiftsskyldigheten finns i broschyren Moms vid utrikeshandel (SKV 560). Skatteverket kan ge tillstånd till att uppgifterna får lämnas med ADB och har beslutat att kvartalsredovisningen utan särskilt tillstånd får lämnas med ADB, under förutsättning att de krav som anges i denna tekniska beskrivning är uppfyllda. Kvartalsredovisning kan lämnas med de typer av ADB-medier som redovisas i broschyren MEDIE- FAKTA (RSV 274). Kvartalsredovisningen kan också sändas från persondator till Skatteverket med ELDA, ett system för filöverföring. ELDA kan beställas kostnadsfritt från lokala skattekontoret. Ytterligare information finns i informationsbladet ELDA (SKV 310). Den tekniska beskrivning gäller även för indata till ELDA, som ska följa samma förutsättningar som gäller vid redovisning med diskett. I denna nya utgåva har endast uppdaterats begrepp och hänvisningar samt lagts till några förtydliganden. 2 Hur redovisningen görs 2.1 Tidpunkter m.m. Kvartalsredovisningen ska lämnas senast den femte i andra månaden efter den tidsperiod som uppgifterna avser. Vid redovisning med ADB-medium sänds ADB-mediet till Skatteverkets inläsningsställe. Adress finns i MEDIEFAKTA. Inläsningsstället tar alltid emot kvartalsredovisningar, oberoende av när de ska vara lämnade. 2.2 Rättelse av fel i en insänd redovisning Rättelse av felaktiga uppgifter i en redan lämnad kvartalsredovisning kan göras antingen med ADB eller med Skatteverkets blankett för kvartalsredovisning. Om felaktigheter har upptäckts avseende en eller flera köpare eller varumottagare, rättas felen genom att dessa uppgiftsrader medtas i en ny kvartalsredovisning för samma kvartal. Rättelserna ska vara fullständiga, d.v.s. alla uppgifter som avser köparen eller varumottagaren ifråga ska redovisas. Ska en tidigare redovisad uppgiftsrad strykas anges detta genom att beloppet sätts till 0 kr. Har en uppgift avseende någon köpare eller varumottagare inte tidigare redovisats, medtas uppgiften i den rättelsen. Har uppgifterna avseende en viss köpare eller varumottagare inte ändrats behöver de inte medtas igen vid rättelse. Har landkoden och/eller varumottagarens momsregistreringsnummer (VAT-nummer) redovisats felaktigt, ska rättelsen innehålla dels en post med det tidigare redovisade momsregistreringsnumret och 2
med värdet av varuleveranser angett till 0 kr, och dels en ny post med det rätta momsregistreringsnumret och förekommande belopp. Är uppgifterna avseende uppgiftslämnaren eller vilket kvartal som avses felaktiga i en insänd kvartalsredovisning, eller om alla uppgifterna i övrigt är felaktiga, ska lämnas en ny, rättad och fullständig kvartalsredovisning. I sådant fall bör information om förhållandet dessutom lämnas till det lokala skattekontoret. 3 ADB-mediets innehåll 3.1 Filnamn Kvartalsredovisning med ADB kan avse kvartalsredovisningar från en eller flera uppgiftsskyldiga i en och samma fil. I varje fil får finnas högst en kvartalsredovisning per kvartal från varje uppgiftsskyldig. Högst en fil med kvartalsredovisningsuppgifter får finnas på samma ADB-medium. Filnamnet ska vara MV5000I1. 3.2 Posttyper Först i filen på mediet ska finnas en medielämnarpost (KV01) med uppgifter om vem som har skapat filen samt uppgifter om kontaktperson, telefonnummer m.m. Efter medielämnarposten följer en eller flera kvartalsredovisningar (KVR) från en eller flera uppgiftsskyldiga. Varje kvartalsredovisning inleds med en uppgiftslämnarpost (KV05). I denna post lämnas uppgifter om den uppgiftsskyldiges momsregistreringsnummer, vilket kvartal som avses, namn på den hos den uppgiftsskyldige som är ansvarig för de lämnade uppgifterna samt telefon- och telefaxnummer till denne. Efter uppgiftslämnarposten följer en eller flera poster (KV10) motsvarande raderna i blanketten för kvartalsredovisning. Närmare förklaringar av vilka uppgifter som ska lämnas finns i broschyren Moms vid utrikeshandel (SKV 560). Efter varje kvartalsredovisning ska följa en summapost (KV98) med uppgift om bl.a. antal uppgiftsrader. Sist i filen på mediet ska finnas en antalspost (KV99) med uppgift om det totala antalet skrivna poster. 3.3 Poststruktur De olika tidigare beskrivna posttyperna skall ha följande ordningsföljd i filen [ inom parentes anges posttyp eller grupp av posttyper som kan förekomma en gång eller flera gånger i följd ]: Redovisningen med ADB omfattar endast en kvartalsredovisning. KV01, KV05, [ KV10... ], KV98, KV99 Redovisningen med ADB omfattar flera kvartalsredovisningar. KV01, [ KV05, [ KV10... ], KV98... ], KV99 3
4 Postbeskrivningar I kolumnen Antal tecken anger ett tal, t.ex. 8, antalet tecken för ett alfanumeriskt fält, d.v.s. vänsterställd information med blankutfyllnad till höger. Ett tal följt av bokstaven N, t.ex. 6N, avser antal tecken för ett numeriskt, opackat, teckenlöst fält, d.v.s. ett högerställt siffertal med nollutfyllnad till vänster. Varje post ska följas, och i vissa fall även föregås, av en postmarkering beroende på medietyp och enligt vad som framgår av broschyren MEDIEFAKTA (SKV 274). Vid redovisning med PC-diskett eller som indata till ELDA utgörs postmarkeringen av tecknen Carriage Return <CR> och Line Feed <LF> efter varje post. 4.1 Medielämnarpost Uppgift Positioner Antal tecken Anmärkning Posttyp 1 4 4 = 'KV01' Medielämnarnummer 5 14 10N Medielämnarens organisations-/personnummer Datum 15 20 6N Framställningsdatum för filen (två siffror vardera för år, månad och dag) Klockslag 21 26 6N Framställningstidpunkt för filen (två siffror vardera för timme, minuter och sekunder) Redovisningssystem 27 46 20 Namn på redovisningssystem eller blankt Medielämnarnamn 47 82 36 Medielämnarens namn Adress 83 109 27 Medielämnarens utdelningsadress Postnummer 110 114 5N Medielämnarens postnummer Ortsadress 115 127 13 Medielämnarens ortsadress Kontaktperson 128 157 30 Namn på person som ska kontaktas vid problem med ADB-mediet Avdelning 158 172 15 Avdelning eller motsvarande för kontaktpersonen Riktnummer 173 176 4 Riktnummer till kontaktpersonen hos medielämnaren Abonnentnummer 177 184 8 Telefonnummer till kontaktpersonen hos medielämnaren Teckenprov 185 194 10 Enligt Mediefakta (blankställs i diskettfiler) Reserv 195 195 1 = Blank Reserv 196 199 4N = 0000 4
4.2 Uppgiftslämnarpost för varje KVR Uppgift Positioner Antal tecken Anmärkning Posttyp 1 4 4 = 'KV05' Uppgiftsskyldig 5 16 12N Uppgiftsskyldiges momsregistreringsnummer utan landkod Kvartalskod 17 19 3N ÅÅQ (ÅÅ = Årtal, Q = 1 4) Ankomstdatum 20 25 6N = 000000 (sätts av Skatteverket) Reserv 26 26 1 = Blank Reserv 27 46 20N Nollfylls Reserv 47 50 4 = Blank Namn på ansvarig 51 80 30 Namn på den person som är ansvarig för de lämnade uppgifterna obligatorisk uppgift vid redovisning med ADB. Tfnnr till ansvarig 81 92 12 Telefonnummer, med riktnummer, till den som är ansvarig för uppgifterna Faxnr till ansvarig 93 104 12 Telefaxnummer, med riktnummer, till den som är ansvarig för uppgifterna 5
4.3 KVR-post, en post för varje KVR-rad Uppgift Positioner Antal tecken Anmärkning Posttyp 1 4 4 = 'KV10' Uppgiftsskyldig 5 16 12N Uppgiftsskyldiges momsregistreringsnummer utan landkod Kvartalskod 17 19 3N ÅÅQ (ÅÅ = Årtal, Q = 1 4) Ankomstdatum 20 25 6N = 000000 (sätts av Skatteverket) VAT-nummer 26 39 14 Köparens momsregistreringsnummer med inledande landkod Tecken för värde av varuleveranser 40 40 1 Tecken för värdet i nästa fält, + eller - Värde av varuleveranser 41 52 12N Värde att redovisa, saknas värde (motsvarande ett inte ifyllt fält på blanketten) sätts värdet till 0 och värde saknas markeras i nästföljande fält Tomt värde av varuleveranser Reserv 54 54 1N = 0 Tecken för värde av trepartshandel 53 53 1N 0 = värde gäller 1 = värde saknas, ingen uppgift 55 55 1 Tecken för värdet i nästa fält, + eller - Värde av trepartshandel 56 67 12N Värde att redovisa, saknas värde (motsvarande ett inte ifyllt fält på blanketten) sätts värdet till 0 och värde saknas markeras i nästföljande fält Tomt värde av trepartshandel 68 68 1N 0 = värde gäller 1 = värde saknas, ingen uppgift 6
4.4 Summapost för uppgiftslämnaren, avslutar varje KVR Uppgift Positioner Antal tecken Anmärkning Posttyp 1 4 4 = 'KV98' Uppgiftsskyldig 5 16 12N Uppgiftsskyldiges momsregistreringsnummer utan landkod Kvartalskod 17 19 3N ÅÅQ (ÅÅ = Årtal, Q = 1 4) Ankomstdatum 20 25 6N = 000000 (Sätts av Skatteverket) Antal KVR-rader 26 30 5N Antal poster typ KV10 avseende samma KVR Tecken för summa värde av varuleveranser Summa värde av varuleveranser 31 31 1 Tecken för värdet i nästa fält, + eller - 32 46 15N Summan av värde av varuleveranser i poster typ KV10 avseende samma KVR Reserv 47 51 5N = 00000 Tecken för summa värde av trepartshandel Summa värde av trepartshandel 52 52 1 Tecken för värdet i nästa fält, + eller - 53 67 15N Summan av värde av trepartshandel i poster typ KV10 avseende samma KVR 4.5 Antalspost för medielämnaren, slutpost i filen Uppgift Positioner Antal tecken Anmärkning Posttyp 1 4 4 = 'KV99' Medielämnarnummer 5 14 10N Medielämnarens organisations-/personnummer Antal poster 15 21 7N Antal poster i filen, inklusive posttyperna KV01 och KV99 7
5 Momsregistreringsnummer (VAT-nummer) i övriga EU-länder Medlemsland VAT-nummer med landkod 1) Antal tecken utöver landkoden Belgien BE 9999999999 10 siffror (fr.o.m. 1 april 2005) Cypern CY 99999999X 8 siffror + 1 bokstav Danmark DK 99999999 8 siffror Estland EE 999999999 9 siffror Finland FI 99999999 8 siffror Frankrike FR 99999999999 11 siffror 2) Grekland EL 999999999 9 siffror 3) Irland IE 9X99999X 8 tecken 4) Italien IT 99999999999 11 siffror Lettland LV 99999999999 11 siffror Litauen LT 999999999 LT 999999999999 9 siffror 12 siffror Luxemburg LU 99999999 8 siffror Malta MT 99999999 8 siffror Nederländerna NL 999999999B99 12 tecken Polen PL 9999999999 10 siffror Portugal PT 999999999 9 siffror Slovakien SK 999999999 SK 9999999999 9 siffror 10 siffror Slovenien SI 99999999 8 siffror Spanien ES X9999999X 9 tecken 5) Storbritannien GB 999999999 GB 999999999999 GB GD999 GB HA999 9 siffror 12 siffror 6) 5 tecken 7) 5 tecken 8) Sverige SE 999999999999 12 siffror 9) Tjeckien CZ 99999999 CZ 999999999 CZ 9999999999 8 siffror 9 siffror 10 siffror Tyskland DE 999999999 9 siffror 10) Ungern HU 99999999 8 siffror Österrike AT U99999999 9 tecken 11) Förklaringar 9 = tecknet ska vara en siffra X = tecknet ska vara en siffra eller bokstav Andra tecken = tecknet utgör en del av numret 1) Här med mellanrum efter landkoden av tydlighetsskäl. 2) Det första eller det andra tecknet efter landkoden kan undantagsvis istället vara en bokstav (dock inte I eller O). 3) Landkoden är inte enligt standarden ISO 3166. 4) Andra tecknet efter landkoden är en siffra eller en bokstav, det sista tecknet är alltid en bokstav. (Observera skillnaden mellan 1 och I samt mellan 0 och O.) 5) Det första tecknet efter landkoden eller i vissa fall det sista tecknet, eller båda dessa tecken, är en bokstav. 6) Avser företag som har separata momsregistreringar för olika verksamhetsgrenar. 7) Avser myndigheter (Governmental Departments). 8) Avser health care institutions, numera normalt utbytta mot 9-siffriga nummer som inleds med siffrorna 654. 9) De två sista siffrorna är alltid 01. 10) Betecknas Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ( USt-IdNr. ). 8
11) Första tecknet efter landkoden är alltid bokstaven U. Betecknas UID-Nr.. 9
SKV 278 utgåva 2. Utgiven i december 2005.