Protokoll FIAN Sveriges årsmöte 2014 26 april 2014, kl. 14.15 Solidaritetsrörelsens hus, Stockholm Närvarande: Klas Eriksson, Emma Hyldéen, Rebecka Jalvemyr, Mikael Jonsson, Maja Magnusson, Ida Niskanen, Anna Sahlee, Paulina Salminen, Parul Sharma, Maja Söderblom, Therese Ydremark och Zarah Östman Pittaluga. 1. Mötet öppnas Mötet öppnades av Mikael Jonsson. 2. Val av mötesordförande Mikael Jonsson valdes till mötesordförande. 3. Val av sekreterare för årsmötet Maja Söderblom valdes till sekreterare. 4. Val av två justerare tillika rösträknare Maja Magnusson och Zarah Östman Pittaluga valdes till justerare tillika rösträknare. 5. Årsmötets stadgeenliga utlysande Årsmötet ansågs stadgeenligt utlyst. 6. Upprättande av röstlängd 12 personer närvarande varav samtliga med rösträtt. Rebecka Jalvemyr avstod däremot sin rösträtt. 7. Verksamhetsberättelse Mikael Jonsson föredrog verksamhetsberättelsen för 2013. Notering gjordes om att verksamhetsberättelsen borde förtydligas gällande interna förkortningar på ex. olika samarbetsprojekt och dokument. Bortsett från dessa mindre justeringar godkändes verksamhetsberättelsen. 8a. Ekonomisk redovisning och revisionsberättelse Mikael Jonsson redogjorde för årsredovisningen för 2013. Redovisningen visade på att FIAN Sverige var som mest produktiva under hösten 2013 då de flesta av intäkterna (både genom medlemsintäkter, gåvobrev och
bokförsäljningstillfällen) samlades in. Detta konstaterades dock vara ett ohållbart arbetssätt för styrelsen. Överskottet på 28.273 kronor för det gångna året går till FIAN Sveriges "buffertkonto". En viktig förändring gällande FIAN Sveriges årsredovisning för 2013 gäller Solidaritetsfonden för FIAN IS. Tidigare har avgiften betalats i efterhand men för att undvika skulder ska FIAN Sverige under 2014 börja betala betala avgiften till Solidaritetsfonden det aktuella året. Rebecka Jalvemyr redogjorde för den externa revisionsberättelsen. Revisionsberättelsen och godkänt årsbokslut av auktoriserad revisor för 2013 inkom sent (25 april). Årsmötet noterade en viss otydlighet under paragrafen "Rapport om andra krav enligt lagar och andra författningar i den externa revisionsberättelsen. Rebecka Jalvemyr uppdaterade även kring FIAN Sveriges missbelåtenhet av den externa revisionsbyrån (Ernst & Young), därav den inkomna motionen. Se vidare punkt 10 och 17. 8b. Internrevision Denna punkt tillkom under årsmötet då den missats i den tidigare dagordningen. Therese Ydremark redogjorde för den interna revisionen och över lag gavs styrelsen gott omdöme men med ett fåtal förslag och rekommendationer för ett förbättrat styrelsearbete. De rekommendationer som internrevisionen behandlade redogörs för nedan (uppdelat inom tre arbetsområden): 1. Organisations och kapacitetsutveckling. Internrevisionen rekommenderade styrelsen för FIAN Sverige att ta tag i arbetet med organisationsutvecklingsplanen eftersom denna bör vara färdigställd innan 2014. Internrevisonen efterfrågade även styrelsens eventuella slutsatser kring hur föreningen arbetar med att behålla sina medlemmar. Detta eftersom ett stort tapp av medlemsantal tidigare skett. Internrevisionen upprepade också rekommendationen från förra årets internrevision avseende rutiner för protokoll av utskottsmöten och beslut (framförallt från arbetsutskottet). Arbetsutskottet måste hitta rutiner att lista bilagor som tillhör det aktuella protokollet. Kort diskussion gällande den höga omsättningen av nya ledamöter i styrelsen för 2013. Ev. kan en stadgeändring om instiftande av tvåårsmandat för styrelseledamöter vara relevant. 2. Informationsarbete och aktiviteter.
Therese Ydremark påpekade FIAN Sveriges utmaning att engagera lokalgrupper. Internrevisionen ser positivt och rekommenderar styrelsen att fortsätta arbeta med att engagera aktivister oberoende geografisk plats (ex. skribentgruppen och aktivistforumet på facebook). 3. Stadgar och föreningsekonomi Internrevisionen ser positivt på 2012 års stadgeändring gällande möjlighet till framflytt av FIAN Sveriges årsmöte. Med tanke på den tidsbrist som funnits kring färdigställande av årsbokslut rekommenderar internrevisionen att skjuta fram årsmötet ytterligare 2015. Internrevisionen ser positivt på stadgeändringen (se punkt 10) för utökning av antal styrelseledamöter men att årsmötet bör beakta svårigheten för valberedningen att rekrytera ett större antal personer. Utöver dessa förslag rekommenderade internrevisionen årsmötet att ge styrelsen i FIAN Sverige ansvarsfrihet för räkenskapsåret 2013. 9. Fråga om ansvarsfrihet för avgående styrelse Årsmötet beslutade enhälligt att ge avgående styrelse ansvarsfrihet för räkenskapsåret 2013. 10. Inkomna motioner x 3 Till årsmötet hade tre motioner inkommit. 1. Motion gällande stadgeändring av paragraf 3 med möjligheten till utökad styrelse. På grund av nedskärningar i kansliets personal och styrelsens ökade operativa roll inkom den avgående styrelsen med en motion som önskar omformulera stadgarna så att styrelsen kan innefatta minst 11 men högst 14 personer. Internrevisionen noterade dock att valberedningen kan komma få vissa svårigheter att rekrytera ett ökat antal styrelseledamöter. Ett förslag är att göra en gradvis ökning av antalet styrelsemedlemmar. Beslut togs av årsmötet att godkänna stadgeändringen av paragraf 3 men med vetskapen om att valberedningen kan komma få vissa utmaningar. 2. Motion gällande byte av extern revisor från Ernst & Young till Carola Nilsson (Prosper Revision AB). Med bakgrunden att den nuvarande externa revisorn från Ernst & Young försvårat arbetet på kansliet har den avgående styrelsen inkommit med en motion med önskan om byte av extern revisor till en billigare och mer kontinuerlig sådan. Årsmötet
konstaterade att beslut kring denna motion inte behövde tas av årsmötet då motionen inte rörde en stadgeändring. Beslut tillsvidareläggs till punkt 17 på dagordningen. 3. Motion avseende framtagande av rutiner för valberedning. Eftersom nuvarande underlag för valberedning är bristfällig och otydlig har den avgående styrelsen inkommit med en motion om att underlätta för valberedningens arbete genom framtagande av nya rutiner. Årsmötet konstaterade att motionen inte rörde någon stadgeändring samt att ingen ur valberedningen närvarade under årsmötet vilket bidrog till beslutet att tillsvidarelägga motionen till ett kommande styrelsemöte. Årsmötet ställde sig dock positivt till förslaget. 11. Fastställande av verksamhetsplan för 2014 Samtliga årsmötesdeltagare godkände verksamhetsplanen för 2014 med en notis från internrevisionen om att i framtiden alltid ha den strategiska långsiktsplanen i åtanke vid FIAN Sveriges verksamhetsplanering. 12. Fastställande av budget för 2014 Rebecka Jalvemyr redogjorde för budgeten 2014. Rebecka tillade informationen om ett ev. EU projekt som kan komma beviljas i juli 2014 och i sådant fall tillkommer en ytterligare intäkt. Dessutom finns en chans att en förlängning av FAS3 kommer ske vilket också kan komma ge en ytterligare intäkt men detta är inget som styrelsen bör räkna med. Årsmötet konstaterade att en utförligare punkt för extern revision är nödvändig i budgeten för 2014. Budgeten godkändes enhälligt men med beslutet om att Mikael Jonsson justerar med en tydliggörande punkt om utgifter för extern revision. 13. Val av ordförande, sekreterare och kassör Parul Sharma valdes till ordförande. Mariana Vikström valdes till sekreterare. Mikael Jonsson valdes till kassör. 14. Val av ytterligare två till fyra styrelseledamöter samt minst tre ersättare Zarah Östman Pittaluga valdes till ordinarie styrelseledamot. Paulina Salminen valdes till ordinarie styrelseledamot. Ida Niskanen valdes till ordinarie styrelseledamot. Björn Berntsson valdes till ordinarie styrelseledamot. Maria Starck valdes till ordninarie styrelseledamot.
Maja Magnusson valdes till suppleant. Maja Söderblom valdes till suppleant. David Holm Gatica valdes till suppleant. 15. Val av firmatecknare Rebecka Jalvemyr, Mikael Jonsson, Parul Sharma och Maria Starck valdes till firmatecknare. 16. Val av internrevisor samt suppleant Therese Ydremark valdes till internrevisor och Åsa Callmer till suppleant. 17. Val av extern revisor Årsmötet konstaterade att ytterligare underlag behövdes för ett ev. byte av extern revisor och med detta som grund kvarstår tillsvidare den nuvarande externa revisorn från Ernst & Young. Möjligheten att få en revisionsbyrå att göra FIAN Sveriges revision Pro bono bör undersökas. Årsmötet beslutade att den nya styrelsen får i uppdrag att undersöka Pro bono möjligheter samt ta fram specifika kostnadsförslag från Prosper Revision AB. Mikael Jonsson kontaktar Carola Nilsson på Prosper Revision AB för offert innan det första styrelsemötet. 18. Val av valberedning, två ordinarie och en ersättare Najite Ukale (sammankallande) och Christopher Eriksson valdes till valberedning. Anna Sahlée valdes till suppleant. 19. Fastställande av medlemsavgift för 2015 Medlemsavgiften fastställdes till 240 kronor per år. Dock gav årsmötet styrelsen förbehållningen att kunna driva en kampanj 2014 2015 för ungdomar med fokus på lägre medlemsavgift. 20. Övrigt Internrevisionerna gav än en gång rekommendation om att FIAN Sverige bör ansöka om 90 konto för att på så vis få ökat förtroende. Detta kommer tas i beaktande av den nya styrelsen. 21. Mötet avslutas Årsmötet avslutades. Vid protokollet:
Maja Söderblom Justeras: Maja Magnusson Zarah Östman Pittaluga