Svensk Fjärrvärme 1(6) Styrelseprotokoll Tid Plats Torsdag 2015-08-27 kl 13.00-17.00 Konferensrum Granen, Olof Palmes Gata 31, Stockholm Närvarande Anders Östlund Lotta Brändström Anders Egelrud Ingemar Forzélius Gösta Gustavsson Stefan Håkansson Jenny Larsson Anneli Sjömark Kristina Säfsten Ulrika Jardfelt Anna-Karin Blomdahl Eva Albåge Nordberg ordförande adjungerad vd sekreterare verksamhetschef Övriga Ola Alterå, oberoende utredare, på uppdrag av Styrgruppen och konsult tfåney( 94/15) Frånvarande Inledning Gustaf Carlström Viveca Dalhammar 87/15 Ordföranden förklarade mötet öppnat. Dagordning 88/15 Utsänd dagordning godkändes. Protokolljusterare 89/15 Or Anders Egelrud utsågs att jämte ordföranden justera protokollet. Det noterades att detta sammanträde avhölls tillsammans med styrelsen för Svensk Energi. Av formella skäl har respektive styrelse upprättat var sitt likalydande protokoll från dagens gemensamma sammanträde. Nedan redovisade uttalanden och ställningstaganden har dock utformats så att det tydligt framgår att båda styrelserna står bakom formuleringarna.
Föregående protokoll 90/15 2 Läget i processen 91/15 Det noterades att protokollet från det gemensamma sammanträdet 2015-06-23 är godkänt av justeringspersonerna och utsänt inför dagens sammanträde. Det bestämdes att protokollet från sammanträdet 2015-06-23 kan läggas till handlingarna. Ola Alterå lämnade, i anslutning till presentationer, en lägesrapport från styrgruppens arbete och de projektaktiviteter som för närvarande pågår. Han anmälde att arbetet i princip följer tidplanen och att projektbudgeten ser ut att hålla. Förra veckan fick konsultföretagen Allies och Centigo i uppdrag att arbeta med frågor kopplade till en kanslifusion. Förslag till stadgar fölen ny förening -instruktion till valberedningen 92/15 Ola Alterå kommenterade det utsända dokumentet med förslag till stadgar för en ny branschförening för energisystemet. Han uttalade följande: Utgångspunkten för förslaget är att stadgarna ska vara tillräckligt tydliga för att skapa stabilitet och trygghet i verksamheten och garantera "rättssäkerhet", transparens, likvärdiga villkor och inflytande för alla medlemmar samt tydliggöra föreningens syfte. Stadgarna får dock inte skapa onödig tröghet eller bli ett hinder för verksamheten i en föränderlig värld. Han konstaterade att förslaget inte reglerar hedersmedlemmar etc. Vidare är den förutsatta regionala verksamheten inte stadgestyrd och det regionala inflytandet föreslås tillgodoses genom Valberedningens arbete samt regionala och andra nätverk. Nedan återges översiktligt styrelsernas diskussion samt deras ställningstaganden rörande innehållet i förslaget. 1 Föreningens ändamål Det framfördes att ändamålet att tillvarata medlemsnyttan ej är tillräckligt tydligt beskrivet, bl a med hänsyn till att stadgarna inte innehåller någon skrivning rörande regional verksamhet. Vidare framfördes att medlemsnyttan utgör en väsentlig faktor för att vilja vara medlem. Det bestämdes att paragrafen bör kompletteras i syfte att förtydliga att det övergripande ändamålet är att tillvarata medlemmarnas intressen ("medlemsnyttan"). 2 Föreningens grundsyn Det framfördes att beskrivningen borde förkortas, bl a med hänsyn till risken att vissa uttalanden kan bli överspelade. Vidare framfördes att det är bättre med en kortare beskrivning i stadgarna, kompletterat med ett mer utvecklat dokument som kan revideras av föreningsstämman vid behov. Det framfördes att 1 och 2 ska läsas ihop och att det är viktigt att föreningen i förhållande till omvärlden tydliggör sin grundsyn. Det konstaterades att formuleringarna är hämtade från dokumentet som beskriver föreningarnas samsyn när det gäller miljövärdering av el och värme. V* /2r J
3 Det noterades att styrelserna efter en diskussion enades om att stå bakom förslagettill grundsyn. ^^edlemmar Frågan ställdes om vi verkligen vill "tvinga in" alla koncernföretagiett medlemskap.konsekvenserna bör analyseras, blamed hänsyn till att förslaget innehåller en bred definition av medlemskapet ("eller annan energibärare"). OetframFördesattföreningen ska ha en helhetssyn på energisystemet och därför är detrimligt att medlemskapet hmebär att hela energikoncernen(el ochvärme)blir"bnnden"avföreningens stadgar, hmefattande skyldigheten att betala avgitt. Oet påpekades att stadgarna av administrativa skäl måste vara tydliga när det gäller hnrmedlemskapet är definierat/konstrnerat. Oetta med hänsyn till att ett koncerm^edlemskaptordeförntsätta att ett ntpekat företag! koncernen är "bärare" av medlemskapet när det gäller betalning av medlems-och serviceavgift, är mottagare av kallelse tillföreningsstämma samtntövarrösträtten. Det bestämdes att styrgruppen fåriuppdrag att genomföra en konsekvensanalys med hänsyn till att det förslagna koncerns medlemskapet är "tvingandet dvs medlemskapet "binder" alla företagikoncernen när det gäller såväl avgiftsunderlaget som skyldigheten att efterleva stadgarna, styrgruppen skulle även komplettera förslaget när det gäller hedersmedlemmar oeh associerade medlemmar etc. Därutöver skulle en^uridisk ^ kvalitetssäkring s genomföras blamed koppling till medlemsbegreppet och utövande av rösträtten. Det noterades att analysen även innefattar bla^^^l^ ochf^. lll^allclsc och deltagande vid föreningsstämma Styrelserna konstaterade att kallclsctldcnmåstc förlängas och vara nttrycktl utspann. 12 Deltagande och rösträtt vid föreningsstämma Octframfördcs att den föreslagna begränsningen när det gäller röstberättigad persons möjlighet att ntöva rösträtt för annan, känns onödig "hård" och ntcslntandc. Det bestämdes att föreslagen begränsning ska kvarstå men att beskrivningen måste "mjukas npp" och det måste förtydligas att mcdlcmslnflytandct förutsätts utövas genom fysisk närvaro på föreningsstämma. Dessutom bör förtydligas att det på sikt kan bli möjligt all närvara och utöva rösträtt på distans via digitala kanaler. 1^ Dagordning vid ordinarie föreningsstämma Det bestämdes att den föreslagna punktcnl^ska strykas. 19 styrelsen Oet konstaterades att förslagcträttchgcnhmcbär att styrelsen ska bestå av 11-13 ordinarie ledamöter exklusive personalrepresentanter. 1508^7 P^tokouOe^e^samt^e^emö^^oex ^
^ 211 Styrelsens uppgifter oeb beslutsfattande Oet noterades att eftersom det kan bllfråga om personval bör det Införas en regel rörande möjllgbet till sluten omröstning. 21Forumförmedlemsmedverkan Oetframfördes"l^av" på att det ska finnas en tydlig strrtktur för enr^ verksamhet, som säkerställer en fungerande medlemsdialog, med tydlig koppling till styrelsens arbete(rådglvandefunktlon).oetframfördes oekså synpur^terpå att det finns utmaningar både för effektlvltetenl verksambeten oeb demokratlnlförenlngen med ett upplägg där ett antal av ledanföternalstyrelsen bar ett särskilt uppdrag att företräda en viss giupp medlemmar. Oetframfördes även att det finns bebov av att den nya föreningen kan stödja tillkomsten av nätverk som Inte enbari bygger på geografisk Indelning. Styrelserna konstaterade att det flnr^s en stor enlgbet om behovet av regional verksamhet men att det var otydligt hur denna ska organiseras. Styrelserna bedömde att detta är en viktig delrdet underlag som medlemmarna ska ta ställning till. Styrgruppen fiekiuppdrag att beskriva en nrodell för regional verksamhet där del blir tydligt bur bebovet av nätverkande^ erfarenhetsutbyte samt medlemsförankring/medlemsdemokrati tillgodoses.det konstaterades att uppdraget innefattar nödvändig anpassning av 21. Förslag till riktlinjer lör föreningens valberedning Oetframfördes att vi bör överväga att halva styrelsen ska väljas på två år samt att ledamot maximalt får delta under tre mandatperloderlrad. Styrelserna diskuterade lämplig mandatperiod oeb kontinuitet Oet bestämdes att föreningsstämman ska utse föreningens ordförande samt sammanl^allande för valberednmgen(vllket Innebär att 181stadgarna måste kompletteras).vidare bestämdes attvalberednlngen ska protokollföra sitt arbete. Styrelsen beslutade ^ ge styrgruppenluppdrag att omarbeta förslaget till stadgar för den nya föreningen med utgångspunl^tfrån styrelsernas uttalanden ovan samt utifrån synpunl^ter oeh dlskusslonerpå de fyra dialogerna som kommer att skelreglonen^a under perloden den31augustl^den8 september. Förslag till medlemsavgifter - slutrapport avgiftsmodell 93/15 En konsult från EY kommenterade det utsända underlaget. Styrelserna uttalade att en minimiavgift bör finnas för medlemskap. Styrelserna tillstyrkte följande rekommendationer från EY:
Harmonisera "samarbetsnarter"oeb"lntressenter"oebbenämn "Intressenter".Utred under bösten2015bur en avglt^smodell för Intressenterna bör se ut för attjustera avgiftsnivåerna uppåt. Beslutad finansiering förpågåendefou-projekt ska löpa ut oeb därefterta^ beslut bur FGU ska finansieras. Styrelserr^a konstaterade att avgiftsstrukturen kopplar till begr eppet koneernmedlemskap oeb bör därför ses överlljuset av den analys som ska genomföras enligt beslutet avseende 31stadgeförslaget under punkte ovan. Oet bestämdes att testen längst ned ("Generera -bögstl0^mlnsl^nng..."lvllketöverensstämmermed vadsomframkomden23junl. 5 Råd och arbetsgrupper - Rapport från intervjuer och enkät Föreningens namn 94/15 Ola kommenterade det utsända underlaget i anslutning till en presentation. Han konstaterade att sammanställningen endast avser nuvarande sakråd i de två föreningarna. Han anmälde avsikten att kunna presentera ett utvecklat underlag inför styrelsernas sammanträde den 2 oktober 95/15 Kanslifusionen 96/15 Ola kommenterade det arbete som konsulten Prime hittills bedrivit. Han konstaterade att konsulten rekommenderar att valet av namn främst bör styras av omvärldens uppfattning av lämpligt namn på den nya organisationen samt att styrelsen vid kommande sammanträde kommer att få ta ställning till ett mindre antal namnförslag som uppfyller uppsatta kriterier. Ola anmälde att huvudspåret för närvarande är att det ska bildas ett nytt serviceaktiebolag (helägt av den nya föreningen), där samtlig personal ska vara anställd och som tar över tillgångarna i de nuvarande servicebolagen. Han konstaterade att det finns ett symbolvärde i en sådan lösning. Frågan om etablering av ytterligare ett servicebolag diskuterades. Det uttalades bl a att de administrativa kostnaderna inte får bli för stora. Det framfördes att det därför erfordras en konsekvensanalys, bl a med avseende på merkostnader i förhållande till att verksamheten bedrivs i ett av de befintliga servicebolagen. Det påpekades att styrelserna vid sammanträdet den 23 juni uttalat att tekniken för ett samgående måste baseras på den juridiska och ekonomiska bästa metoden. Det framfördes att det finns fördelar med att kunna påbörja verksamheten i ett nytt bolag, medan de två nuvarande bolagen kan avvecklas i lämplig takt utan att "störa" verksamheten. Styrelsen beslutade ge styrgruppen i uppdrag att genomföra en konsekvensanalys av alternativa metoder för att genomföra en kanslifusion, och presentera ett underlag inför kommande ställningstagande. i» i
6 Rapporter 97/15 Den fortsatta processen 98/15 Övriga frågor 99/15 ^iljövärdering Ola lämnade en lägesrapport hån uppdraget till Prorrt oeh 1VP att arheia vidare med prineiper för miljövärdering av el oeh tjärrvärme, där syhet är att kompletterapm om systemsyn med rimliga siftervärden.han amnälde att det avhållits en workshop dit personal på föreningarnas kanslier inhjndits. Vidare har en avstämning gjorts med den särskilda arbetsgruppen. kommunikation Olaanmäldeföljande.Prime arbetar med att utförma ett nyhetshreviden förtsatta medlemsdialogen, som förhoppningsvis kan presenteras den2 oktober. Ola delade ut och kommenterade ett utkast till tidsplan med de nödvändiga besluten som krävs inför bildandet av den nya föreningen. Styrelserna beslutade följande sammanträdesplan: Telefonsammanträde den 25 september kl 8-10 fbr att stämma av utestående frågor (främst regional verksamhet, koncernbegreppet, namnfrågan och minimiavgiftens storlek). Sammanträde den 2 oktober kl. 10-12. Sammanträde på eftermiddagen direkt efter extra föreningsstämma resp extra årsmöte den 21 oktober. Sammanträde den 4 november kl 9-12 för att göra en avstämning inför utskicket till extra föreningsstämma respektive ordinarie årsmöte den 24 november. Styrelserna uttalade att Ola och Styrgruppen hittills genomfört ett bra arbete. Inga övriga frågor anmäldes Vid protokollet Anna-Karin Blomdahl