Kallelse, handlingar och underlag Det är viktigt att kallelse, handlingar och underlag (för t.ex. beslutsärenden) kommer ut till samtliga ledamöter i tid (hur lång tid finns reglerat i stadgarna), och att alla har läst handlingarna och satt sig in i de frågor som kommer upp på mötet. Om du inte kan närvara på mötet ska du anmäla detta i god tid. Föredragningslista och dagordning Föredragningslistan är listan över ärenden som ska behandlas på mötet. Denna kan innehålla rubriker som preliminärer, beslutsärenden, diskussionsärenden och rapporter. Till ett möte som sträcker sig över flera dagar används en dagordning. Föredragningslistan ska fastställas på mötet. Om du vill lägga till någon punkt på listan eller ändra ordningen på de uppförda punkterna ska du säga till när frågan om föredragningslistans fastställande kommer upp. Även saker som du vill ta upp under övriga frågor bör tas upp här. Mötesordförande Personen som leder mötet och fördelar ordet är mötesordförande, kan vara vald för mötet allena eller vara ordförande för en längre mandatperiod. Justering Justering innebär kontroll och rättning av protokollet. Detta görs vanligen av mötets ordförande och sekreterare samt en eller flera valda justeringspersoner. Detta är en viktig funktion, för att protokollen ska stämma överens med vad som blivit sagt och beslutat under ett möte. Beslut som tagits träder ej formellt i kraft innan justeringen är gjord. Omedelbar justering kan genomföras i vissa frågor. Om utsedd justeringsperson ej kan justera av någon anledning, kan annan justeringsperson väljas i efterhand om det gäller viktiga frågor. Justeringspersonen fungerar oftast även som rösträknare under mötet. Tidplan När mötet inleds bör en tidplan fastslås så att alla vet ungefär hur lång tid varje punkt kan ta. Sida 1 av 6
Röstlängd Listan över de mötesdeltagare som har rätt att rösta kallas för röstlängd. Adjungeringar Personer som ej tillhör församlingen, men som bör vara med kallas adjungerade. Dessa kan ha närvarorätt, närvaro- och yttranderätt, närvaro-, yttrande och förslagsrätt eller närvaro-, yttrande-, förslagsoch beslutsrätt. Beslutsuppföljningar Beslut om handläggning för uppföljning av tagna beslut innebär att man går igenom det som blivit gjort efter att beslut tagits på tidigare möte. Listan som ska finnas som underlag för beslutsuppföljningen innehåller korta och kärnfulla styrkande av de beslut som blivit helt och hållet genomförda. Om något inte blivit gjort skall det helst finnas en färdig strategi och ett pågående arbete för att verkställa beslutet. Beslutspunkt Till frågor som är av beslutskaraktär skall det finnas ordentliga beslutsunderlag, samt beslutsförslag. Det är viktigt att underlaget är tillräckligt för att man ska kunna sätta sig in i frågan ordentligt innan beslut tas. Det är viktigt att man påpekar om man tycker att beslutsunderlaget är otillräckligt. När en fråga tas upp så inleds den med en kort föredragning, därefter öppnas det för frågor och diskussionen släpps fri. Övriga frågor Frågor som inte tagits upp i den preliminära föredragningslistan bör anmälas i början av mötet. Vissa frågor, speciellt sådana av beslutskaraktär, kan dock inte alltid tas upp under pågående möte utan beredning. Talarlista Upprättas av mötesordförande om fler än en person begär ordet i en viss fråga. Första och andratalarlista kan upprättas om många begär ordet. Förstatalarlistan är de som yttrar sig första gången i en fråga, och denna prioriteras högst. Ibland kan talarlistan bli lång, om man tänkt yttra sig kan det vara bra att skriva ner vad man tänkt säga så man inte glömmer det under väntan. Sida 2 av 6
Sakupplysning En sakupplysning innebär att en person endast yttrar sig om fakta och inte får föra debatt eller uttrycka åsikter. En sakupplysning bryter talarlistan. Ordningsfråga En ordningsfråga rör formen för hur en fråga behandlas, eller formen för själva mötet. Som exempel kan nämnas begäran om streck i debatten eller begäran om att mötet bör ajourneras (ta paus). En ordningsfråga bryter talarlistan. Replik Om någon uppenbart har blivit tilltalad i ett yttrande eller debattinlägg kan denne begära replik av mötesordföranden. Om repliken beviljas bryter detta talarlistan. Repliker skall hållas korta. Streck i debatten Om en fråga är färdigdiskuterad eller om mötesdeltagare börjar upprepa saker som redan är sagda kan streck i debatten begäras. Om någon är emot får de påpeka detta och rösta emot begäran. Om det beslutas om streck i debatten frågar ordföranden om det är någon mer som vill sätta upp sig på talarlistan och sätter sedan streck efter sista namnet. När personerna som då står på listan har yttrat sig får ingen annan fortsätta diskussionen det är dags för beslut. Yrkande Om man har ett annat beslutsförslag än det som är förberett kan man yrka på detta. Det är bra om detta yrkande då skrivs ned på en lapp och ges till mötesordföranden för att underlätta när mötet sedan ska gå till beslut. Tilläggsyrkande Om man har ett tillägg till redan framlagt förslag kan man istället göra ett tilläggsyrkande, på samma sätt som ett yrkande görs. Proposition En proposition innebär ett förslag till beslut i en fråga som presidiet berett. Sida 3 av 6
Motion En motion är ett förslag till ett ärende, som läggs fram vid ett möte från vilken av församlingens medlemmar som helst. Propositionsordning Ordningen i vilken man röstar om inkomna yrkanden i en fråga kallas för propositionsordningen. Denna beslutas av mötesordföranden. Beslut Det finns två typer av beslut; formella beslut och sakbeslut. Formella beslut är om sådant som bordläggning, ajournering, remiss eller återremiss och denna typ av beslut ska tas först i propositionsordningen. Övriga sorters beslut kallas sakbeslut och tas efter formella beslut. Bordläggning När ett ärende läggs ned för att tas upp på ett senare möte beslutar man om bordläggning i ärendet. Detta innebär att frågan skall tas upp igen, med samma underlag, och fortsätta där den avbröts. Remiss När ett ärende går ut på remiss innebär det att man skickar frågan till en ny instans för beredning innan beslutet tas. Återremiss Om förslagsställaren eller utredaren får tillbaka ärendet för vidare behandling säger man att det går på återremiss. Ajournering Uppehåll i mötet (som kan pågå hur länge som helst) kallas ajournering. Att-sats Beslutsförslag formuleras ofta i att-sats. Bifall Godkännande av beslutsförslag kallas bifall. Sida 4 av 6
Avslag Nekande till beslutsförslag kallas avslag. Acklamation Ett vanligt tillvägagångssätt för beslut är acklamation. Detta innebär att mötesordföranden frågar om mötet kan besluta enligt det liggande förslaget, de som röstar för svarar då ja, därefter frågar mötesordföranden om någon är däremot, de som röstar mot svarar då ja. Om flera förslag eller motförslag ligger läggs dessa fram som alternativ. Votering Vid acklamation avgör ordföranden vilket förslag som fick flest röster, utser detta till vinnare och väntar en stund innan klubban faller. I denna stund går det att begära votering om någon har en annan uppfattning än ordföranden eller vill ha tydligare eller säkrare röstresultat. Detta görs genom att någon ropar votering. Voteringen innebär sedan att mötet gör om omröstningen, denna gång vanligen med handuppräckning. Ordföranden utser åter det förslag som hon/han anser fått flest röster. Om någon fortfarande tycker detta är felaktigt ropas återigen votering eller rösträkning vilket då skall tillämpas. Detta innebär ytterligare en ny röstningsomgång med handuppräckning där rösträknarna (vanligen justeringsmännen) var för sig räknar rösterna och säger antalet till ordföranden som anslår utfallet. Skulle två förslag få lika många röster har ofta ordföranden utslagsröst, detta kan dock variera. Voteringen kan också vara sluten, då röstar mötesdeltagarna genom att skriva ned sin röst på papper som sedan läggs i en urna och därefter räknas av justeringsmännen och ordföranden. Reservation Om någon inte vill stå bakom ett beslut som röstats igenom kan denna person genast, skriftligen, inlämna en reservation. Om inga reservationer inkommer innebär detta att beslutet är enhälligt och att hela mötet är juridiskt ansvarigt för beslutet, oavsett vilka som röstat för eller emot. Om man reserverar sig är man inte juridiskt ansvarig för beslutet. Sida 5 av 6
Protokollsanteckning Om man vid en diskussion eller ett visst beslut anser att något är felaktigt men ändå kan tänka sig att stå bakom och ta ansvar för mötets beslut kan man annonsera en protokollsanteckning vid mötet, denna måste även komma in skriftligen till mötessekreteraren inom en viss tid efter mötet. Röstförklaring En röstförklaring är en specifik protokollsanteckning där en enskild person eller en grupp personer förklarar varför man röstat som man gjort. Detta är vanligast i politiska organ där dessa noteringar kan vara viktiga ur ideologisk synpunkt. Riva upp beslut Om man vill att ett beslut ska tas tillbaka och en fråga ska tas upp på nytt kan man, oftast med ett visst antal medlemmars skriftliga begäran, riva upp ett beslut. Inom SAKS krävs det att 100 medlemmars begäran ställs till inspektorn eller seniorskollegiet. Protokoll Det finns två typer av protokoll; beslutsprotokoll och diskussionsprotokoll. I beslutsprotokollet antecknas endast de olika beslutsförslagen och vad som beslutats. Diskussionsprotokoll innebär att allt som sägs på mötet antecknas. Ofta används dock ett mellanting, dvs. att diskussionerna återges i stort samt givetvis besluten. När protokollet är skrivet ska justeringspersonerna och ordföranden läsa igenom det och godkänna allt som står där. När de har skrivit under så är det protokollet som gäller, oavsett vad som sagts på mötet. Alltså är det viktigt att se till att protokollet är riktigt. Formellt inträder inte besluten i kraft förrän protokollet är justerat och klart. I vissa frågor kan man besluta att beslutet ska vara omedelbart justerat, dvs. det träder omedelbart i kraft. Detta ska dock användas sparsamt, endast då det är bråttom att genomföra ett beslut. Sida 6 av 6