Instruktion för revision av bolag inom Stockholms läns landsting 2015 26 maj 2015 tidplan och avsnitt 10.6 10.13 uppdateras inför slutrevisionen F 1
Innehållsförteckning 1 Tidplan... 3 2 Inledning... 4 2.1 Särskilt om revisionen av... 4 3 Omfattning och ansvariga... 5 4 Arvoden... 5 5 Redovisningsprinciper... 6 6 Specialister i revisionen... 6 7 Samordnad granskning av kontroller i Heroma och Raindance... 6 8 Lekmannarevisorernas granskning av bolagen... 6 9 Bedömningar... 7 10 Rapportering... 8 10.1 Bekräftelse av att revisionsinstruktioner erhållits... 8 10.2 Granskningsplan 2015 inklusive fastställda väsentlighetskriterier... 8 10.3 Granskning av delårsrapporten... 9 10.4 Löpande granskning... 9 10.5 Signerade rapportpaket... 10 10.6 ÅrsbokslutsPM... 11 10.7 Rapport över årlig granskning... 11 10.8 Rapportering av efterföljande händelser... 12 10.9 Uttalande från företagsledningen... 13 10.10 Årsrapport... 13 10.11 Revisionsberättelse... 13 10.12 Granskningsplan 2016... 14 10.13 Kvalitetsuppföljning... 15 Bilagor A. SLL:s organisation B. Bekräftelse av att revisionsinstruktioner erhållits C. Identifierade avvikelser vid bokslutsgranskning av bolag inom D. Uttalande från bolagsledningen (delårsrapport) E. Rapport avseende översiktlig granskning av delårsrapport F. Rapportmall löpande granskning G. ÅrsbokslutsPM mall avseende bolag H. Rapportmall över årlig granskning I. Uttalande från bolagsledningen (årsrapport) J. Uttalande från juridiskt ombud/advokatbrev K. Bedömningsmål och bedömningskriterier 2015 2
1 Tidplan Datum Händelse Hänvisning 2015-05-25 Uppstartsmöte 2015 års revision 2015-05-29 Bekräftelse av att revisionsinstruktioner erhållits 10.1 och bilaga B Rapportering av slutlig granskningsplan inklusive väsentlighetskriterier för 2015-05-29 bolag inom. 10.2 2015-09-14 Bolagen rapporterar utfallet per augusti 2015-09-23 Senaste datum för nämnder och styrelser att behandla delårsrapp. Rapportering av identifierade avvikelser vid bokslutsgranskning av bolag 2015-09-25 inom. 10.3 och bilaga C Rapportering av uttalande från bolagsledning 10.3 och bilaga D 2015-09-29 Rapportering av översiktlig granskning av delårsrapport Inkl signerat rapportpaket 10.3 och bilaga E 2015-09-29 el. enl ök med ets GA Rapport från auktoriserad över löpande granskning - RGIII 10.4 och bilaga F 2015-10-06 Rapport från auktoriserad över löpande granskning RGII, TioHundra AB 10.4 och bilaga F 2015-10-14 Rapport från auktoriserad över löpande granskning - RGI 10.4 och bilaga F 2015-10-27 kl. 9.30 RG III behandlar delåret och löpande granskning 2015-11-03 kl. 9.30 RG II behandlar delåret och löpande granskning 2015-11-10 kl. 10 RG I behandlar delåret och löpande granskning 2015-12-14 kl. 9-11 Uppstartsmöte inför granskning av årsredovisningar 2015 2016-01-xx 2016-02-xx Bolagen rapporterar årsbokslut i Cognos controller Inlämning av tjänstemannabehandlad förvaltningsberättelse med bilagor. 2016-02-xx Signerat rapportpaket avseende resultat- och balansräkning 10.5 2016-02-xx ÅrsbokslutsPM 10.6 och bilaga G 2016-02-xx Slutrevisionsmemorandum (SRM) för bolag i -koncernen 10.6 2016-02-xx Advokatbrev/uttalande från juridiskt ombud (legal letter) 10.6 och bilaga J Rapportering av identifierade avvikelser vid bokslutsgranskning av bolag 2016-02-xx inom 10.6 och bilaga C 2016-02-xx Senaste datum för nämnder och styrelser att behandla årsredovisningen 2016-02-xx Årsredovisning lämnas till SLLEkonomi resp Landstingsrevisionen Fastställs i samråd med granskningsansvarig Rapport över årlig granskning 10.7 och bilaga H mars/april 2016 Rapportering av efterföljande händelser 10.8 I samband med Uttalande från bolagsledningen (representation letter). Rapporteras i revisionsberättelse samband med avlämnande av revisionsberättelse 10.9 och bilaga I 2016-03-xx RG I behandlar årsrapporter (IFAB, LFS/Locum AB) 10,10 2016-03-xx RG III behandlar årsrapporter 10.10 Revisionsberättelser för bolag under RG I (IFAB och Locum AB) och 2016-03-xx samtliga bolag under RG III 10.11 2016-04-xx Norrtäljeorganisationen behandlar årsrapportering för TioHundra 2016-04-xx RG II behandlar årsrapporter 10.10 2016-04-xx Revisionsberättelser för samtliga bolag under RG II 10.11 2016-04-xx (reserv xx) RG I behandlar årsrapporter (, LS, KCFI, LSF) 10.10 2016-04-xx (reserv xx) Revisionsberättelser för bolag under RG I () 10.11 3
2016-04-15 Förslag till revisionsplan för 2016 10.12 juni 2016 Kvalitetsuppföljning 10.13 2016-05-xx kl 9-11 Uppstartsmöte 2016 års revision 2 Inledning Instruktionen omfattar samtliga bolag inom Stockholms koncernen (SLL), det vill säga bolag inom -koncernen, SL-koncernen och Tiohundra AB. Det är därför olika mottagare till olika rapporter enligt denna instruktion vilket särskilt bör uppmärksammas. Målet med den samlade revisionen av bolagen inom SLL är att: Ge landstingsfullmäktige en försäkran om att den finansiella rapporteringen från bolagen är rättvisande Ge de förtroendevalda revisorerna underlag för sina koncernmässiga bedömningar avseende den finansiella rapporteringen Ge lekmannarevisorerna i bolagen underlag för bedömning av intern styrning och kontroll samt verksamhetens ändamålsenlighet och effektivitet Ge :s koncernrevisorer tillräckliga revisionsbevis för att säkerställa att koncernredovisningarna ger en rättvisande bild av koncernernas resultat och ställning Ge :s moderbolagsstyrelse och företagsledning en försäkran om att dotterbolagens ekonomiska rapportering är korrekt och fullständig, samt upprättad enligt lämnade instruktioner och föreskrifter Utvärdera och rapportera eventuella brister i bolagens administrativa rutiner och interna kontroll Bekräfta att bolagens årsredovisningar i allt väsentligt är korrekta, fullständiga och upprättade enligt gällande lagstiftning Information om SLL:s organisation och kortfattade fakta om SLL:s bolag framgår av bilaga A och B. Ytterligare information finns på www.sll.se. Observera att arbetsmaterial som tas fram under revisionsåret kan bli offentlig handling efter slutrevisionen. Frågor kring instruktionen ställs till Anne Fahl, et eller Magnus Fagerstedt vid. 2.1 Särskilt om revisionen av God revisionssed vad gäller granskning av bolagskoncerner regleras i ISA 600 för auktoriserade revisorer. För att säkerställa att dessa regler efterlevs styr :s revisorer revisionen i koncernen. Detta innebär bl.a. att kommer att begära in dokument och även att väsentlighetskriterier kommer att stämmas av med respektive ansvarig bolagsrevisor. I de fall det bedöms nödvändigt kommer även koncernrevisorn att efter samråd med et träffa dotterbolagens ledningar och revisorer. 4
3 Omfattning och ansvariga Fullständig revision ska genomföras i samtliga nedanstående bolag. Bolag Byrå Auktoriserad revisor Granskningsansvarig Magnus Fagerstedt magnus.fagerstedt@se.ey.com AB Stockholms läns landstings internfinans inkl mikael.sjolander@se.ey.com donationsfonderna Danderyds Sjukhus AB Deloitte Johan Rasmusson Södersjukhuset AB PwC Bo Åsell jrasmusson@deloitte.se bo.asell@se.pwc.com S:t Eriks Ögonsjukhus AB Deloitte Johan Rasmusson Södertälje Sjukhus AB PwC Bo Åsell TioHundra AB (50 % ägs av SLL) Folktandvården i Stockholms län AB Ambulanssjukvården i Storstockholm AB PwC Deloitte PwC jrasmusson@deloitte.se bo.asell@se.pwc.com Bo Åsell bo.asell@se.pwc.com Johan Rasmusson jrasmusson@deloitte.se Lars Wallén lars.wallen@se.pwc.com Stockholm Care AB PwC Lars Wallén lars.wallen@se.pwc.com Locum AB Magnus Fagerstedt SL, Waxholms Ångfartygs AB magnus.fagerstedt@se.ey.com Magnus Fagerstedt magnus.fagerstedt@se.ey.com MediCarrier AB Deloitte Johan Rasmusson jrasmusson@deloitte.se Anne Fahl anne.fahl@rev.sll.se Max Eliasson max.eliasson@rev.sll.se Åsa Runeström asa.runestrom@rev.sll.se Anna Nording anna.nording@rev.sll.se Erik Skoog erik.skoog@rev.sll.se Erik Skoog eric.skoog@rev.sll.se Anne Fahl anne.fahl@rev.sll.se Annika Nyman annika.nyman@rev.sll.se Annika Nyman annika.nyman@rev.sll.se Eva Hansson Risberg eva.hansson-risberg@rev.sll.se Joakim Klasa Joakim.klasa@rev.sll.se Emma Cars emma.cars@rev.sll.se Joakim Klasa Joakim.klasa@rev.sll.se Revisorsgrupp I (RG I) ansvarar för granskningen av Landstingsstyrelsen, Landstingshuset i Stockholm AB, AB Stockholms läns Internfinans AB och Donationsfonderna, Tillväxt- och regionplanenämnden och Förvaltning för utbyggd tunnelbana. Revisorsgrupp II (RG II) ansvarar för granskningen av Hälso- och sjukvårdsnämnden, Patientnämnden, Stockholms läns sjukvårdsområde, Karolinska universitetssjukhuset, Danderyds sjukhus AB, Södersjukhuset AB, Södertälje Sjukhus AB, S:t Eriks ögonsjukhus AB, Folktandvården Stockholms läns landsting AB, Ambulansverksamheten i Storstockholm AB och Stockholm Care AB. Revisorsgrupp III (RG III) ansvarar för granskningen av AB Storstockholms Lokaltrafik, Waxholms Ångfartygs AB, Locum AB, Kulturnämnden, Trafiknämnden, MediCarrier AB och Stiftelsen Clara. 4 Arvoden Revisionsarvodena för respektive bolag framgår av avtal med respektive bolag. 5
5 Redovisningsprinciper Bolagen och koncernen tillämpar K3. Bolagen har även att följa SLL:s ekonomihandbok. 6 Specialister i revisionen Det förutsätts att IT revisionsspecialister involveras i revisionen i den utsträckning som är nödvändig enligt god revisionssed i respektive bolag. I vissa fall kan även skattespecialister behöva involveras. 7 Samordnad granskning av kontroller i Heroma och Raindance En granskning har skett på central nivå inom SLL avseende systemet Heroma (lönesystem) och Raindance (ekonomisystem). Respektive bolagsrevisor ansvarar för att ta del av den information som framkommit och beakta denna i sin revision. Rapportering till et i samband med delrapport/rapport över löpande granskning sammanställs av et i en samlad rapportering till landstingsstyrelsen. 8 Lekmannarevisorernas granskning av bolagen I varje bolag finns valda lekmannarevisorer, som i sitt arbete får stöd av Stockholms läns landstings. Kontoret utarbetar årligen en granskningsplan över den granskning som genomförs vid respektive bolag. Lekmannarevisorns uppgift är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt och om bolagets interna kontroll är tillräcklig (ABL 10 kap. 3 ). Lekmannarevisorn ska efter varje räkenskapsår lämna en granskningsrapport till bolagsstämman (10 kap. 5 ). Denna ska lämnas till bolagets styrelse senast tre veckor före ordinarie bolagsstämma (10 kap. 13 ). Det förutsätts att samordning och samarbete sker aktivt och kontinuerligt mellan de auktoriserade revisorerna, lekmannarevisorerna och granskningsansvariga vid et i revisionens samtliga faser. 6
9 Bedömningar Till ledning för granskningen har et fastställt bedömningsmål och bedömningskriterier indelade i tre områden enligt nedan: Ekonomiskt- och verksamhetsmässigt resultat Bedömningen avser om fullmäktiges mål samt resultatkrav har uppnåtts, om tilldelade uppdrag genomförts, samt om verksamheten har bedrivits enligt gällande lagar och föreskrifter m.m. Området granskas och betygssätts huvudsakligen av et. Bedömningskriterier är: Tillfredsställande/Inte helt tillfredsställande/otillfredsställande Intern styrning och kontroll Bedömningen avser om det finns ett ändamålsenligt system för intern styrning och kontroll samt om detta är implementerat. Området granskas av både den auktoriserade revisorn och et. Betygssättning ska ske i samråd med et som svarar för det samlade betyget för området. Bedömningskriterier är: Tillräcklig/Inte helt tillräcklig/otillräcklig Granskning av ledningsnära kostnader och representation ska prioriteras och utföras av auktoriserad revisor. Den auktoriserade revisorns bedömning av intern kontroll kan ha andra utgångspunkter och andra bedömningsgrunder än lekmannarevisorns. Den auktoriserade revisorns bedömningar utgår från ISA. Hantering av rapportering av identifierade brister i den interna kontrollen behöver diskuteras mellan granskningsansvarig vid et och den auktoriserade revisorn. Räkenskaper Bedömningen avser om redovisningen är i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed samt om den ger ett rättvisande bild av resultat och ställning. Området granskas och bedöms av den auktoriserade revisorn. Bedömningskriterier är: Rättvisande/Inte rättvisande Efter utförd granskning samråder granskningsansvarig och auktoriserad revisor om de omdömen som ska lämnas i förhållande till fastställda bedömningsmål och bedömningskriterier. Preliminär bedömning lämnas i rapport över löpande granskning och slutlig bedömning i rapport över årlig granskning. I auktoriserad revisors uppdrag ingår att följa upp tidigare års iakttagelser och rekommendationer. Granskningsansvarig vid et tillhandahåller aktuell rekommendationslista. Rådgivning som utgör ett naturligt led i revisionen ingår i uppdraget. Utökat uppdrag som beställs och ersätts av granskat bolag, ska i förväg godkännas av et. Oberoendeprövning ska göras i sådant fall. Bedömningsmålen har uppdaterats avseende 2015 års granskning. Se vidare i bilaga K. 7
10 Rapportering 10.1 Bekräftelse av att revisionsinstruktioner erhållits Bekräftelse av att revisionsinstruktioner erhållits ska ske enligt tidplan och bifogad mall. För bolag i -koncernen: (Lars Åström) 08-737 53 31 landstingsrevisorerna@rev.sll.se (Lars Åström) 08-737 53 31 landstingsrevisorerna@rev.sll.se 10.2 Granskningsplan 2015 inklusive fastställda väsentlighetskriterier För bolag inom -koncernen ska granskningsplan 2015 inklusive fastställda väsentlighetskriterier tillsändas :s koncernrevisor enligt tidplan. För bolag i -koncernen: 8
10.3 Granskning av delårsrapporten Granskningen av delårsrapporten är av mer översiktlig karaktär än granskningen av årsbokslutet och sker enligt ISRE 2410. Revisors rapport över översiktlig granskning av delårsrapport ska upprättas enligt bifogad mall. För bolag i -koncernen gäller att de fel som identifieras i granskningen ska noteras och sammanställas i bilaga D som ska tillsändas :s koncernrevisor. Det bör särskilt uppmärksammas att ledningen för respektive bolag, enligt anvisningar från landstingsstyrelsens förvaltning, ska lämna ett uttalande över delårsrapporten. Uttalandet ska anpassas till respektive bolag och stämmas av med bolagets auktoriserade revisor. Uttalande från företagsledningen rapporteras enligt tidplan. För bolag i -koncernen: (Lars Åström) Revisor SLL: s 08-737 53 31 landstingsrevisorerna@rev.sll.se (Lars Åström) 08-737 53 31 landstingsrevisorerna@rev.sll.se 10.4 Löpande granskning Rapport över löpande granskning ska upprättas enligt bifogad rapportmall. Denna rapport kommer att hanteras som arbetsmaterial hos et och kommer inte att presenteras som en separat rapport för berörd revisorsgrupp. Rapporten ska faktakontrolleras av verksamheten innan den skickas till granskningsansvarig. Observera att inga preliminära bedömningar ska lämnas i rapporten, förutom i de fall det finns något väsentligt som granskningsansvarig vid et bör få kännedom om. Vid faktakontrollen får eventuella förslag till preliminära bedömningar inte framgå. En del i bedömningen av den interna styrningen och kontrollen är bokslutsprocessen och processer kopplade till den finansiella rapporteringen. Rapporteringen omfattar därför även bedömningar av dessa områden inklusive bedömning av kvaliteten på respektive bolags delårsrapport. För uppföljningen av tidigare års iakttagelser och rekommendationer tillhandahåller granskningsansvarig vid et aktuell A-lista och B-lista. 9
Vid behov av underhandskommunikation med berörd bolagsledning, om den rapport som granskningsansvarig vid et upprättar, ska auktoriserad revisor delta. Granskningsansvarig informerar auktoriserad revisor om tid för underhandskommunikation. För bolag i -koncernen: 08-737 25 00 granskningsansvarig vid et 08-737 25 00 granskningsansvarig vid et 10.5 Signerade rapportpaket Signerade rapportpaket (resultat- och balansräkningar) för årsbokslutet ska tillsändas rapportmottagare i samband med Årsboksluts-PM. För bolag i -koncernen: (Lars Åström) SLL redovisning 08-737 53 31 landstingsrevisorerna@rev.sll.se sllekonomirapport@sll.se (Lars Åström) SLL redovisning 08-737 53 31 landstingsrevisorerna@rev.sll.se sllekonomirapport@sll.se 10
10.6 ÅrsbokslutsPM Rapportering över granskningen av årsbokslutet sker i ÅrsbokslutsPM. Innehållet ska vara avstämt med ekonomichef och om det bedöms nödvändigt även med VD för bolaget. Mot bakgrund av identifierade avvikelser tidigare år ska ÅrsbokslutsPM specifikt omfatta resultatet av granskningen av bilagorna ANLT (anläggningstillgångar) och PANY (pågående nytill- och ombyggnader) i Controller. De uppgifter som rapporteras i Controller ska sålunda direkt kunna ligga till grund för och överensstämma med tilläggsupplysningar/noter i årsredovisningen. Mall för ÅrsbokslutsPM bifogas. Uttalande från jurist (advokatbrev) ska insändas till auktoriserad revisor enligt tidplan. Av juridiska uttalanden ska framgå vilken bedömning det juridiska ombudet gör avseende utgång i tvist. Anvisningar från LSF innehåller krav på uttalande från juridiskt ombud när tvister finns. För bolag i -koncernen gäller även att de avvikelser som identifieras i granskningen ska noteras och sammanställas i bilaga C som ska tillsändas :s koncernrevisor. För bolag i -koncernen: (Christina Holmqvist) Kansliansvarig et 08-737 53 26 landstingsrevisorerna@rev.sll.se (Christina Holmqvist) Kansliansvarig et 08-737 53 26 landstingsrevisorerna@rev.sll.se För bolag i -koncernen gäller även att slutrevisionsmemorandum (SRM) ska tillsändas :s koncernrevisor. 10.7 Rapport över årlig granskning Rapport över årlig granskning ska upprättas enligt bifogad rapportmall. Denna rapport kommer att hanteras som arbetsmaterial hos et och utgör underlag för Årsrapport 2015 för respektive styrelse som tas fram av granskningsansvarig vid et. För uppföljningen av tidigare års iakttagelser och rekommendationer tillhandahåller granskningsansvarig vid et aktuell A-lista och B-lista. Rapporten ska faktakontrolleras av verksamheten innan den skickas till granskningsansvarig. Observera att vid faktakontrollen får förslag till slutliga bedömningar inte framgå. 11
Mall för Rapport över årlig granskning skickas ut inför bokslutsmöte. För bolag i -koncernen: 08-737 25 00 granskningsansvarig vid et 08-737 25 00 granskningsansvarig vid et 10.8 Rapportering av efterföljande händelser Rapportering av efterföljande händelser ska ske skriftligen till rapportmottagare enligt tidplan. Rapporteringen ska avse tidsperioden från det att ÅrsbokslutsPM avlämnats till datum för avgivande av rapportering av efterföljande händelser. För bolag i -koncernen: (Christina Holmqvist) Kansliansvarig et 08-737 53 26 landstingsrevisorerna@rev.sll.se (Christina Holmqvist) Kansliansvarig et 08-737 53 26 landstingsrevisorerna@rev.sll.se 12
10.9 Uttalande från företagsledningen Enligt anvisningar från landstingsstyrelsens förvaltning ska ledningen för respektive bolag, på samma sätt som vid delårsrapporten, lämna ett uttalande över årsredovisningen. Uttalandet ska anpassas till respektive bolag och stämmas av med och lämnas till bolagets auktoriserade revisor. Uttalande från företagsledningen rapporteras enligt tidplan. För bolag i -koncernen: 08-737 25 00 granskningsansvarig vid et 08-737 25 00 granskningsansvarig vid et 10.10 Årsrapport Årsrapport upprättas av granskningsansvarig vid et. Auktoriserad revisor ska delta vid underhandskommunikation av årsrapport med berörd bolagsledning. Auktoriserad revisor ska delta vid revisorsgruppens slutrevisionsmöte (sammanträde angående årsrapporten). Granskningsansvarig vid et informerar auktoriserad revisor om tider för underhandskommunikation och slutrevisionsmöte. 10.11 Revisionsberättelse Inför slutrevisionsmötet ska auktoriserad revisor och lekmannarevisorerna ha underrättat varandra om granskningsresultaten genom att med varandra kommunicera revisionsberättelse respektive granskningsrapport och underliggande årsrapport. Revisionsberättelsen påtecknas först efter slutrevisionsmöte med lekmannarevisorerna. Kopia av påtecknad revisionsberättelse lämnas i samband med slutrevisionsmötet till granskningsansvarig vid et. 13
Rutinen gäller även de vilande bolagen inom -koncernen. För bolag i -koncernen: 10.12 Granskningsplan 2016 Granskningsplan ska upprättas i enlighet med tidplan och innehålla minst följande områden: Kort beskrivning av bolagets verksamhet. Förändringar i bolagets verksamhet och organisation jämfört med föregående år. Auktoriserad revisors väsentlighets- och riskanalys inkluderande kortfattad angreppsplan för väsentliga riskområden som identifierats. Utvalda rutiner för särskild genomgång 2016. Kort beskrivning av bolagets affärssystem och riskbedömning av dessa samt väsentliga förändringar sedan föregående år. Övriga identifierade problem och frågeställningar som påverkar 2016 års revision. Fastställda väsentlighetskriterier ska för bolag rapporteras i samband med att granskningsplanen rapporteras. För bolag i -koncernen: Revisor et 08-737 25 00 granskningsansvarig vid et Revisor et 08-737 25 00 granskningsansvarig vid et 14
10.13 Kvalitetsuppföljning Under maj/juni 2016 kommer et att genomföra en kvalitetsuppföljning av 2015 års revisionsarbete genom en enkät till ekonomichefer i bolagen. En utvärdering ska göras av hur förvaltningar och bolag ser på hur anlitade revisionsbyråer genomför sitt uppdrag inom den årliga revisionen. Frågorna avser bl.a. förmåga att sätta sig in i bolagets/förvaltningens verksamhet, planering av revisionsuppdraget, revisionsteamets samarbetsförmåga och lyhördhet, tillgänglighet m.m. 15