1(12) Regler för hantering av allmänna handlingar i Sundsvalls kommunkoncern Utfärdade av kommunfullmäktige 2008-05-26. Anvisningar för tillämpning av strategi för dokument- och arkivhanteringen i Sundsvalls kommunkoncern ( kommunen ), beslutade av Sundsvalls kommunfullmäktige xxxx-xx-xx. I Allmänt II Ansvar, roller och organisation III Verksamhetsbeskrivning och dokumentplanering IV Upprättande och gallring av allmänna handlingar V Avgränsning och registrering av allmänna handlingar VI Arkivering VII Redovisning av arkiv VIII Långtidsförvaltning av allmänna handlingar IX Utlämnande av allmänna handlingar, sekretess, hantering av personuppgifter X Utlån av allmänna handlingar XI Uppföljning av riktlinjer för hantering av allmänna handlingar Anmärkningar
2 I A l l m ä n t Målsättning, policy och riktlinjer för hanteringen av allmänna handlingar i Sundsvalls kommun framgår av Strategi för dokument- och arkivhanteringen i Sundsvalls kommunkoncern som fastställs av kommunfullmäktige. Följande regler ger närmare anvisningar om tillämpningen av strategin samt om tillämpning av bestämmelser som meddelas i lag. 1 Tillämpningsområde Dessa regler gäller för myndigheter i Sundsvalls kommunkoncern ( kommunen ). Med myndigheter avses kommunstyrelsen och övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer och andra kommunala organ med självständig ställning samt Sundsvall-Timrå räddningstjänstförbund och kommunalförbundet för Nordiska Kammarorkestern. Med myndigheter avses i dessa regler även bolag, stiftelser m m där kommunen genom aktieinnehav eller på annat sätt utövar ett rättsligt bestämmande inflytande enligt 1 kap. 9 sekretesslagen (1980:100). Reglerna gäller även enskilda organ hos vilka allmänna handlingar tillhöriga Sundsvalls kommun förvaras med stöd av lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter. Om dessa regler kommer i konflikt med lag ska lagen gälla. 2 Standarder och lagstiftning För hantering av allmänna handlingar gäller arkivlagen (1990:782), tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen samt personuppgiftslagen (1998:204). Dokumenthanteringen ska utvecklas i linje med den svenska och internationella standarden för dokumenthantering, SS-ISO 15489, samt anknuten standard för metadata, ISO 23081. Arkivhanteringen ska utvecklas i linje med den standardiserade referensmodellen Open Archives Informations System (OAIS), ISO 14-721. Följsamhet mot andra överenskomna standarder som främjar hantering och utbyte av arkivinformation ska eftersträvas. För elektroniska dokument ska alltid eftersträvas standardformat. Exempel på standardformat är XML, PDF-A och ODF för kontorsdokument, TIFF gr 4 för avbildade dokument och CALS för ritningar i rasterformat. II A n s v a r, r o l l e r o c h o r g a n i s a t i o n 3 Arkivmyndighetens ansvar Sundsvalls kommunstyrelse är arkivmyndighet för Sundsvalls kommunkoncern. Arkivmyndigheten svarar för samordnad planering och uppföljning av insatser som avser koncernens dokument- och arkivhantering enligt kommunfullmäktiges riktlinjer och dessa regler. Arkivmyndighetens uppdrag innefattar tillsyn i enlighet med arkivlagen. Sådan tillsyn utövas även gentemot kommunala företag som avses i 1 3 st.
3 Om Sundsvalls kommun är delägare i ett kommunalt företag enlig 1 kap. 9 sekretesslagen kan arkivmyndigheten ingå avtal om att svara för tillsynen i företaget. 4 Gemensam kommunal arkivfunktion (kommunarkivet) För att verkställa arkivmyndighetens uppgifter enligt dessa regler finns en gemensam kommunal arkivfunktion under kommunstyrelsen, kommunarkivet. Kommunarkivet ska svara för uppföljning och handlingsplaner enligt 26-27 ta emot, förvara och vårda arkiv som överlämnas till arkivmyndigheten främja de allmänna handlingarnas tillgänglighet och underlätta deras användning i kulturell verksamhet och forskning Kommunarkivet ska dessutom på kommunstyrelsens uppdrag ge service till förvaltningar och förtroendevalda ge kommunens myndigheter råd i frågor som rör dokument- och arkivhantering som konsult utföra arbetsuppgifter inom myndigheternas ansvarsområde, i den mån sådana beställs. 5 Nämnders och kommunala företags ansvar Kommunkoncernens myndigheter ska ansvara för att allmänna handlingar i Sundsvalls kommun hanteras i enlighet med lag, kommunfullmäktiges riktlinjer och dessa regler. För bevakning och initiativ liksom verkställighetsåtgärder i frågor som rör hanteringen av allmänna handlingar enligt dessa regler ska varje myndighet utse minst en dokument- och arkivansvarig. I den dokument- och arkivansvariges uppgifter ingår att samordna arbete med upprättande och àjourförande av dokumentplan enl 6-7 sörja för att åtgärder som framgår av dokumentplanen verkställs årligen till arkivmyndigheten redogöra för hur myndighetens dokumenthantering utvecklas i förhållande till fullmäktiges riktlinjer enl 26 följa upp handlingsplaner för utveckling av myndighetens dokumenthantering enl 27 Varje myndighet är personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen. Den personuppgiftsansvarige kan utse ett personuppgiftsombud. Ett sådant ombud har till uppgift att självständigt se till att den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter på ett lagligt och korrekt sätt och i enlighet med god sed samt påpeka eventuella brister. III V e r k s a m h e t s b e s k r i v n i n g o c h d o k u m e n t p l a n e r i n g 6 Planering och organisering av dokumentation Myndigheter ska 1. beskriva och dokumentera sin verksamhet på ett sätt som visar hur verksamhetsfunktioner, processer och aktiviteter förhåller sig till varandra 2. bestämma vad som ska dokumenteras och hur dokumentationen ska vara utformad för att motsvara verksamhetens krav
4 3. regelbundet se över processbeskrivningarna och bedöma om existerande dokumentation är tillräcklig 4. i samband med införande av system beakta behovet av behörighetssystem, loggar och förändringshistorik 5. i samband med införande av system som hanterar dokument och data bestämma vilka metadata som ska förekomma och hur de ska hanteras 6. i samband med avveckling eller förändring av verksamhetssystem sörja för att dokument och data som ej överförs till efterträdande system överlämnas till arkivmyndigheten. Metod för och dokumentation av 1-6 ska baseras på arkivmyndighetens anvisningar. Möjligheter till samverkan med andra myndigheter om resurser och metoder ska tillvaratas. 7 Dokumentplan Varje myndighet ska upprätta och àjourhålla en dokumentplan som redovisar hur funktioner och processer dokumenteras, dvs vilka slags allmänna handlingar som upprättas och förvaras hos nämnden/företaget filformat, lagringsmedium och lagringsplats för producerade dokument och data hur dokument och data hanteras under den tid de behövs i verksamheten regler om sekretess som är tillämpliga på ett visst handlingsslag vilka dokument och data som gallras och vilka som bevaras ordning för arkivering och överföring till arkivmyndigheten format för filer och data som långtidsförvaras vem som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar. Mall för dokumentplan ska tillhandahållas av arkivmyndigheten. IV U p p r ä t t a n d e, h a n t e r i n g o c h g a l l r i n g a v a l l m ä n n a h a n d l i n g a r 8 Upprättande och hantering av allmänna handlingar Myndigheters allmänna handlingar ska framställas med material och metoder som garanterar informationens autenticitet, tillförlitlighet och integritet liksom dess användbarhet över tid. Allmänna handlingar ska kunna presenteras med det innehåll de hade när de kom in till myndigheten eller upprättades där och det ska framgå om uppgifter ändrats eller tillförts handlingarna samt i så fall när. Handlingar som bevaras (ej gallringsbara handlingar) ska framställas med material och i dataformat enligt 2 som godkänts av arkivmyndigheten. Nödvändig konvertering eller migrering ska genomföras så att handlingarnas autenticitet inte förstörs. Allmänna handlingar ska skyddas mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst.
5 9 Gallring av allmänna handlingar Allmänna handlingar får gallras (förstöras), dock inte så att syftet med kommunens dokumentoch arkivhantering motverkas. Varje myndighet beslutar om gallring efter samråd med arkivmyndigheten, såvida annat ej följer av lag eller förordning. Gallringsbeslut kan delegeras till förvaltningschef eller verkställande direktör. Arkivmyndigheten får föreskriva om undantag från myndighetens gallringsbeslut. Gallring i arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten beslutas av arkivmyndigheten efter samråd med överlämnande myndighet. Handlingar som gallras ska förstöras. Sekretesskyddade handlingar som gallras ska förstöras i närvaro av personal hos myndigheten eller arkivmyndigheten. Om det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar i annan lag eller i förordning, gäller dessa bestämmelser. Det ska framgå när och enligt vilken bestämmelse allmänna handlingar ska gallras eller på annat sätt upphör att förvaras hos myndigheten. V A v g r ä n s n i n g och r e g i s t r e r i n g a v a l l m ä n n a h a n d l i n g a r 10 Registrering av allmänna handlingar Allmänna handlingar ska utan dröjsmål diarieföras eller registreras på annat sätt när de har kommit in till eller upprättats hos myndigheten. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls organiserade så att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. Är det uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet behöver den varken registreras eller hållas organiserad. Registret ska innehålla uppgifter om datum när handlingen kom in eller upprättades, beteckning som handlingen får vid registreringen, uppgifter om vem handlingen har kommit in från eller vem den har expedierats till samt en kort sammanfattning av det som handlingen rör. Vissa uppgifter kan behöva utelämnas eller döljas om det behövs för att registret ska kunna visas för allmänheten. Handlingar som tillhör ärenden registreras med kod eller annan beteckning för ärendet. Databaserade verksamhetssystem som är tillgängliga för och utgör allmänna handlingar hos flera myndigheter ska registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för övriga myndigheter.
6 11 Avgränsning av allmänna handlingar Myndigheter ska ordna och avgränsa sina allmänna handlingar så att det klart framgår vilka handlingar som bildar arkivet. Handlingar som hör till ett ärende eller annan process ska om möjligt presenteras så att de återger processens gång. De allmänna handlingarna ska avgränsas från annat informationsmaterial. Arbetsmaterial i form av minnesanteckningar och kopior liksom referensmaterial och allmänt tillgänglig information som inhämtats i samband med ärendehandläggning eller verkställighetsåtgärd utrensas fortlöpande, dock senast i samband med överföring till arkiv. Minnesanteckningar och andra handlingar som behövs för förståelse av ärende eller beslut ska dock läggas till handlingarna i ärendet. Verksamhetssystem som är tillgängliga för och utgör allmänna handlingar hos flera myndigheter bildar arkiv endast hos den myndigheter/ de myndigheter som förvarar egna handlingar i systemet. Vid osäkerhet om vem som har arkivansvar skall frågan avgöras av arkivmyndigheten. VI A r k i v e r i n g a v a l l m ä n n a h a n d l i n g a r 12 Allmänt om arkivering, överlämnande m m Myndigheter får avhända sig allmänna handlingar dels genom gallring enl 9, dels genom att handlingarna övertas av arkivmyndigheten överlämnas till arkivmyndigheten återlämnas med stöd av lag eller enligt kommunfullmäktiges beslut. 13 Övertagande av arkivmyndigheten Arkivmyndigheten har rätt att överta arkivmaterial från en myndighet som står under dess tillsyn både efter ensidigt beslut och efter överenskommelse med myndigheten. Med övertagande avses att ägande och ansvar för allmänna handlingar samt åligganden enligt detta reglemente överförs till arkivmyndigheten. Arkivmyndigheten får även överta arkiv efter enskilda om detta befrämjar kommunens kulturella verksamhet och forskning. 14 Överlämnande till arkivmyndigheten eller annan juridisk person Med överlämnande avses att ägande och ansvar för allmänna handlingar samt åligganden enligt detta reglemente överförs till annan juridisk person. Om en myndighet upphör och dess verksamhet inte överförs till annan myndighet ska myndighetens arkiv överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader, såvida inte kommunfullmäktige har beslutat något annat.
7 Om en verksamhet hos en myndighet upphör utan att överföras till annan myndighet i kommunen ska de allmänna handlingar som rör verksamheten överlämnas till arkivmyndigheten inom tre månader eller efter överenskommen frist. Om verksamheten eller delar av denna övergår till annan myndighet i kommunen får handlingar i pågående ärenden liksom handlingar rörande objekt som ännu förvaltas överlämnas till myndigheten. Kommunfullmäktige får föreskriva att allmänna handlingar som kommit in till eller upprättats hos en kommunal myndighet får överlämnas till ett enskilt organ och förvaras där under viss tid utan att handlingarna upphör att vara allmänna om 1. myndigheten ska läggas ned eller upphöra med en viss verksamhet, 2. den verksamhet som handlingarna hänför sig till i fortsättningen ska bedrivas av det enskilda organet och 3. det enskilda organet behöver ha tillgång till handlingarna för att kunna bedriva verksamheten. Överlämnande av handlingar som tillhör pågående processer, och som därmed kan förutses, ska framgå av dokumentplan hos myndigheten. Överlämnande av allmänna handlingar enligt denna regel ska bekräftas i avtal eller reversal som visar vad som överlämnas och eventuella villkor för överlämnandet. 15 Återlämnande av vissa handlingar Följande handlingsslag får efter registrering återlämnas till den som lämnat in dem, utan att dessförinnan kopieras av myndigheten: ansökningshandlingar till tjänster från sökande som ej erhållit tjänst svar på skriftliga prov i skolan som legat till grund för betygssättning eller annan åtgärd handlingar som inlånats för tjänsteändamål från enskild eller från annan myndighet. Anmärkning: Får ej ändras utan beslut av fullmäktige. VII R e d o v i s n i n g av a r k i v 16 Översiktlig beskrivning För att främja allmänhetens möjligheter att återsöka allmänna handlingar ska varje myndighet översiktligt beskriva vilka slag av allmänna handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat. Utöver vad som framgår ur 6-7 ska beskrivningen även innefatta information om hur myndighetens verksamhet historiskt har utvecklats och vilka arkiv som kan finnas från upphörda verksamheter. Dokumentation av sådana uppgifter ombesörjs av kommunarkivet.
8 17 Förteckning av handlingsslag Kommunarkivet ska för nämnders och företags räkning förteckna de handlingsslag som finns i myndigheternas arkiv. Förteckningen bör på ett systematiskt sätt redovisa 1. handlingsslagets benämning 2. en kort sammanfattning av informationen i handlingsslaget 3. uppgifter om när handlingsslaget påbörjats och när det avslutats 4. uppgift om vilka handlingsslag som gallras, med beslutshänvisning 5. metoder för åtkomst 6. övriga uppgifter som behövs för förståelse av handlingsslaget Förteckningen ska ha en struktur som baseras på verksamhetsbeskrivning och dokumentplan enligt 6-7. VIII L å n g t i d s f ö r v a l t n i n g a v a l l m ä n n a h a n d l i n g a r 18 Förvaltning av arkiv efter överlämnande till arkivmyndigheten Kommunarkivet svarar för arkivförvaring av allmänna handlingar som överlämnats till arkivmyndigheten. Allmänna handlingar som överlämnas till arkivmyndigheten ska åtgärdas och prepareras för långtidsförvaring i enlighet med dokumentplanen. Allmänna handlingar som förvaras av arkivmyndigheten ska förvaltas på ett sätt som garanterar att informationen behåller sin autenticitet, tillförlitlighet, integritet och användbarhet. Konvertering och migrering liksom hantering av metadata ska ske med säkra och dokumenterade metoder enligt gällande svensk och internationell standard. Arkivmyndigheten ska sörja för att allmänna handlingar som förvaltas blir åtkomliga för förvaltningen, allmänheten och forskarna samt att miljöer för åtkomst har hög tillgänglighet. 19 Annan förvaltning En myndighet kan överföra allmänna handlingar till kommunarkivet eller till extern organisation för ren förvaring eller förvaltning med begränsat ansvar. Sådan förvaltning kan även förekomma när en extern organisation driver verksamhet på uppdrag av myndighet i Sundsvalls kommun. Förvaltning av allmänna handlingar som anförtros åt juridisk person utanför Sundsvalls kommun ska regleras i avtal mellan myndigheten och den som svarar för förvaringen och godkännas av arkivmyndigheten.
9 IX U t l ä m n a n d e a v a l l m ä n n a h a n d l i n g a r, s e k r e t e s s, b e h a n d l i n g a v p e r s o n u p p g i f t e r 20 Utlämnande av allmän handling Allmän handling som inte skyddas av sekretess ska lämnas ut utan dröjsmål så att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Den som vill ta del av en allmän handling har rätt att, mot erläggande av avgift som fastställs av kommunfullmäktige, få avskrift eller kopia av handlingen i den del den får lämnas ut. Dokument och data som utlämnas ska presenteras så att den som begärt utlämnande självständigt kan bedöma informationen och kontrollera dess autenticitet. Om en anställd ansvarar för en allmän handling enligt arbetsordning eller särskilt beslut ska han eller hon i första hand pröva frågan om handlingen ska lämnas ut till den sökande. I tveksamma fall bör den anställde låta myndigheten pröva frågan, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Anmärkning Med handlingar avses framställningar i skrift eller bild eller upptagningar som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. En allmän handling är en handling som förvaras hos myndigheten efter att ha inkommit dit eller upprättats där. Vad som avses med förvarad och upprättad framgår av 2 kap tryckfrihetsförordningen. Med allmän handling avses även enstaka uppgift(er) i ett dokument eller en databas varje sammanställning av uppgifter som kan utföras med rutinmässiga åtgärder, dock ej sammanställning av personuppgifter i strid med personuppgiftslagen. 21 Sekretessprövning Vid begäran om utlämning av en allmän handling ska sekretessprövning göras. Prövningen görs i första instans av den som enligt 20 har ansvar för utlämnande av allmänna handlingar. Frågan om utlämnande ska prövas av myndigheten om 1. den anställde vägrar att lämna ut handlingen eller lämnar ut den med förbehåll, som inskränker sökandens rätt att röja innehållet eller annars använda handlingen, och 2. sökanden begär sådan prövning. Sökanden ska få information om möjligheten att begära sådan prövning och att det krävs beslut av myndigheten för att avgörandet ska kunna överklagas. 22 Behandling av personuppgifter Personuppgiftslagens bestämmelser är tillämpliga när personuppgifter behandlas helt eller delvis automatiserat eller annars kan sökas eller sammanställas enligt särskilda kriterier. Sådan behandling ska antingen anmälas till tillsynsmyndigheten eller registreras av personuppgiftsombud, om sådant har tillförordnats. Personuppgiftslagen är inte tillämplig när personuppgifter behandlas i ostrukturerat material. Personuppgiftslagen ska inte tillämpas så att det strider mot tryckfrihetsförordningen.
10 Personuppgiftslagen utgör inget hinder mot att personuppgifter arkiveras och långtidsförvaltas i arkiv enligt dessa regler. 23 Service och upplysningar beträffande automatiserad behandling Varje myndighet ska för allmänheten hålla tillgänglig beskrivning av de register, förteckningar eller andra anteckningar hos myndigheten som förs med hjälp av ADB-register. En myndighet ska på begäran ge en enskild sökande tillfälle att själv använda IT-stöd som myndigheten förfogar över för att ta del av ADB-upptagning. Sådan skyldighet gäller inte, om det innebär att sökanden får tillgång till upptagning som inte är allmän handling hos myndigheten. Skyldigheten gäller inte heller om bestämmelser om sekretess hindrar det, om det finns risk för förvanskning eller förstöring eller om arbetets behöriga gång hindras. 24 Bestämmelser om överklagande En myndighets beslut att avslå en begäran om utfående av allmän handling eller myndighets beslut att lämna ut en allmän handling med förbehåll får överklagas. Sådant beslut av myndigheten ska förses med besvärshänvisning. Närmare bestämmelser om överklagande finns i 15 kap. 7-10 sekretesslagen. X U t l å n a v a l l m ä n n a h a n d l I n g a r 25 Allmänna handlingar får utlånas - för tjänsteändamål till en annan myndighet, såvida utlån ej hindras av lag eller författning; - till kommunalt företag när detta övertagit verksamhet som tidigare bedrevs av en myndighet i kommunen; - för forsknings- och studieändamål till institution som beviljats inlåningsrätt av riksarkivet; samt - för utställningsändamål. Utlån av allmänna handlingar ska ske under sådana former att risk för skador eller förluster minimeras. Förutsättning för utlån är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelser. Begränsning av utlån av nu nämnda skäl får beslutas av arkivmyndigheten. XI U p p f ö l j n i n g av r i k t l i n j e r f ö r h a n t e r i n g a v a l l m ä n n a h a n d l i n g a r 26 Uppföljning Myndigheter i kommunen ska i årlig rapport till arkivmyndigheten redogöra för hur dokumentoch arkivhanteringen utvecklas i förhållande till de riktlinjer som utfärdats av kommunfullmäktige. Om rapporten framställs genom den dokument- och arkivansvarige skall ett ex rapporten lämnas till myndigheten för kännedom.
11 Rapporterna ska sammanställas och bearbetas av kommunarkivet för behandling i samband med årlig verksamhetsuppföljning och överlämnas till arkivmyndigheten tillsammans med kommentarer och eventuella förslag om åtgärder. 27 Handlingsplaner Handlingsplaner som främjar utveckling i enlighet med kommunfullmäktiges riktlinjer och dessa regler ska upprättas och följas upp av kommunarkivet i samarbete med dokument- och arkivansvariga.
12 A N M Ä R K N I N G A R Hänvisning till lagar och tillämpade standarder 1 Tillämpningsområde 1 AL 3 Arkivmyndighetens ansvar 7-9 AL, SS-ISO 15489 4 Gemensam kommunal arkivfunktion (Kommunarkivet) SS-ISO 15489 5 Nämnders och kommunala företags ansvar 4-6, 10, 14-15 AL, SS-ISO 15489 6 Planering och organisering av dokumentation 6 AL, SS-ISO 15489, ISO 23081 7 Dokumentplan 6 AL, SS-ISO 15489 8 Upprättande och hantering av allmänna handlingar 5 AL, 15 kap 9 SekrL, samt SS-ISO 15489, SS-ISO 23981 9 Gallring av allmänna handlingar 6,10 AL 10 Registrering av allmänna handlingar 15 kap 1-3 SekrL, 3 AL, SS-ISO 15489 11 Avgränsning av allmänna handlingar 2 kap 3,9 TF, 15 kap 9 SekrL, 3, 6 AL, SS-ISO 5489 12 Allmänt om arkivering, överlämnande m m 9-10, 14-15 AL 13 Övertagande av arkivmyndigheten 9 AL 14 Överlämnande till arkivmyndigheten eller annan juridisk person 9,14-15 AL, 3 SFS 1994:1383 samt ISO 14-721 15 Återlämnande av vissa handlingar 15 AL 16 Arkivbeskrivning 6 AL 17 Förteckning av handlingsslag 6 2 AL 18 Förvaltning av arkiv efter överlämnande till arkivmyndigheten 6 AL, ISO 23081, ISO 14-721 20 Utlämnande av allmän handling 2 kap TF, 15 kap SekrL 21 Sekretessprövning 15 kap SekrL 22 Behandling av personuppgifter PUL 23 Service och upplysningar beträffande automatiserad behandling 15 kap SekrL AL SekrL TF PUL ISO SS arkivlagen sekretesslagen tryckfrihetsförordningen personuppgiftslagen International Standards Organisation svensk standard