Kallelse till Extra Årsmöte i Sävedalens AIK 2014-11-27 kl 19.00 Mötet hålls i SAIK-stugan Kåsjön där kaffe och bulle serverades innan öppnandet. Extra möte är utlyst för att behandla de motioner som inkom till ordinarie årsmöte i mars, samt för att behandla styrelsens förlag till justeringar i stadgan. Motionerna omfattar förslag till ändrad modell för medlemsavgifter (årsavgift och avgifter inom sektionerna) samt förslag till ändrad organisation. Båda innebär att stadgan behöver ändras. Propositionen från styrelsen avser justeringar av stadgan som huvudsakligen berör förtydliganden. 1 Dagordning 1. Mötets öppnande 2. Val av mötesordförande 3. Val av mötessekreterare 4. Val av två justeringsmän 5. Godkännande av dagordningen 6. Godkännande av kallelsen till mötet 7. Behandla motion angående årsavgift 8. Behandla motion angående organisation 9. Behandla proposition angående stadgejustering 10. Andra frågor (ej beslut) 11. Mötets avslutande. Välkomna Partille 2014-10-27 Styrelsen genom Lars Stålheim Styrelsens svar på två inkomna motioner samt en proposition till Extra årsmöte den 27:e november 2014 Styrelsen har behandlat frågorna i en arbetsgrupp. Styrelsen föreslår nu: ändrad modell för medlemsavgifter (årsavgift och sektionsavgifter). ändrad organisation. korrigering av stadgan. 2 Punkt 7 Årsavgift MOTION: Ny debitering av medlemsavgift och träningsavgift För att få en rationell debitering av medlemsavgift och träningsavgift inom friidrottssektionen behöver avgifterna förändras. Inom friidrottssektionen måste Styrelsens-förslag-till-årsmöte-2014-11-27_11-18.doc Sida 1
befrielsen från att betala träningsavgift för tränarnas barn upphöra. Inom hela klubben måste nuvarande regler om familjeavgift och passiv medlemsavgift slopas. Slopande av familjeavgiften och upphörande av befrielsen att betala träningsavgift samt slopande av passivt medlemskap medför att vi kan debitera båda medlemsavgift och träningsavgift på samma faktura utan att behöva göra några särskilda utredningar om familjeförhållandena. Jag föreslår: att familjeavgiften slopas att medlemsavgiften sänks till 200 kr att ingen särskild passiv medlemsavgift uttages att medge sektionerna att själva besluta om att ta ut träningsavgift för att kompensera eventuellt minskade intäkter efter sänkning av medlemsavgiften. Partille 2014-02-25 Olof Palm STYRELSENS SVAR PÅ MOTIONEN: Styrelsen ser att motionens intentioner är lämpliga, och att förslagen med mindre förändringar bör genomföras. Dessutom kan konstateras att det finns ytterliggare argument för förslagen, t.ex. anpassning till skatteverkets bidragsregler för löntagare. Dagens stadgar anger att det finns 3 olika typer av medlemmar. Dessa är medlem, ständig medlem och hedersmedlem. Styrelsens arbetsgrupp ser ingen anledning att frångå denna indelning. Arbetsgruppen ser att medlemsavgifterna ska delas in i årsavgift samma för alla, betalas av alla medlemmar aktivitetsavgift betalas enligt tariff och regler inom resp sektion En enhetlig personknuten årsavgift underlättar administration, vård av medlemsregister, mm. Nivån bör vara låg, i nivå med vad som gäller för passiv medlem idag. Genom detta kan även olika typer av medlemskap slås samman till en typ, medlem. Aktivitetsavgift behövs för att anpassa intäktsmodellen till resp sektions verksamhet. Denna typ av avgift kan innehålla både enhetliga avgifter, tariffavgifter t.ex åldersrelaterade och/eller nyttjanderelaterade avgifter. Detta kan se ut som idag. Avgifterna bör beslutas inom resp sektion. Se vidare detaljerad studie om effekterna av en förändrad årsavgift i kapitel 6. I dagens stadga anges vidare att ständigt medlemskap ska kunna erhållas mot avgift. Denna modell ska bibehållas men nivån bör justeras. Lämplig nivå är 20 årsavgifter vilket med ränteeffekter ger en balanserad inkomst till föreningen. Styrelsen föreslår årsmötet att: anta stadgeändringar enligt kapitel 5 nedan anta en årsavgift för medlemskap om 100 kr, gällande för 2015 ge resp sektion uppgiften att se över avgiftsnivåerna för 2015 och justera dessa för att kompensera för minskade centrala intäkter Styrelsens-förslag-till-årsmöte-2014-11-27_11-18.doc Sida 2
3 Punkt 8 Organisation MOTION: Översyn av ansvar och arbetssätt mellan SAIK och sektionerna Bakgrund: Föreningen består i stort sett av två sektioner. Dess struktur är så uppbyggd att den är avsedd för väsentligt fler sektioner. Gör om huvudstyrelsens uppgift till att: 12. Förvalta klubbens tillgångar och sätta ekonomiska mål för sektionerna 13. Tillse att sektionerna leds och utvecklas enligt klubbens övergripande mål och visioner 14. Initiera samverkan mellan sektionerna Övriga uppgifter delegeras till sektionerna enligt en tilläggsinstruktion. Styrelsen skall agera i likhet med ett holdingbolag. Förslagsvis sammanträder den fyra gånger per år. Bemanning: Ordförande SAIK Ordförande Friidrott alt dess ersättare Ordförande Orientering alt dess ersättare Ordförande Skidor alt dess ersättare Klubbens ekonom Protokollförare Sävedalen den 26 februari Hans Carlstedt STYRELSENS SVAR PÅ MOTIONEN: Styrelsen ser att motionens intentioner är lämpliga och att alla medel som ger en aktivare förening ska beaktas. Ändring delvis i linje med motionärens förslag bör införas. Stadgan ger idag delvis omfattande regler för hur det interna styrelsearbetet ska gå till men saknar hur arbetet ska ske gentemot sektionerna. Dessutom är sektionernas självstyre svagt och tillsättandet av ledamöter inom sektionerna kräver styrelsens godkännande. Detta regelverk följs bara delvis idag. Arbetsgruppen anser att sektionerna ska ges större organisatorisk frihet. Dessutom bör sektionerna utse ledamot som ska ingå i styrelsen. Vi noterar att detta innebär att SAIK:s styrelse delvis byts vid flera tidpunkter, dvs vid årsmöte och vid sektionsstyrelsebeslut. Dessutom sker tillsättandet i flera olika fora, vilket ev kan ge visst inslag av taktiska val. Delar av motionen innebär, som vi ser det i arbetsgruppen, att den ekonomiska uppföljningen måste förändras. Dels måste föreningen ha en uppföljning mot sektioner såväl som projekt. Vidare måste bruttodebitering säkerställas i all rapportering för att vi ska kunna jämföra mot budget. Dessa förslag innebär inga Styrelsens-förslag-till-årsmöte-2014-11-27_11-18.doc Sida 3
ändringar i stadgan. Dessutom driver idag kassören ett arbete för att införa detta varför ingen åtgärd avseende ekonomimodellen behövs. Styrelsen föreslår årsmötet att: anta stadgeändringar enligt kapitel 5 nedan rekommendera styrelsen att se över aktuell instruktion till resp sektion enligt motionärens andemening 4 Punkt 9 Stadgejusteringar STYRELSENS PROPOSITION: Korrigering av stadgan Bakgrund: I samband med behandlingen av motionerna framkom ett antal oklarheter i stadgan vilka härmed föreslås bli justerade. Styrelsen föreslår årsmötet att: 5 Stadgeändringar anta stadgeändringar enligt kapitel 5 nedan Förslag till stadgeändringar omfattar Årsavgift 10, 13 och 21 (underpunkt 19) Organisation 21 (underpunkt 22), 23, 25, 26, 27 och 30 Justeringar 3, 8, 19 och 33 Nedan anges både gällande skrivning och styrelsens förslag till ny stadgetext. 5.1 Berörda paragrafer avseende ändrad årsavgift 5.1.1 13 Medlems rättigheter och skyldigheter Årsavgiften ska betalas innan årsmötet hålls, övriga avgifter när de så förfaller. - skall betala medlemsavgift senast den 30 mars samt de övriga avgifter som beslutas av föreningen. - skall betala årsavgift senast den 1:e mars samt de övriga medlemsavgifter som beslutas av föreningen när dessa så förfaller. Ständig medlem ska betala en rimlig avgift. 5.1.2 10 Medlemskap Ständig medlem betalar en engångsavgift, som motsvarar tio gånger då gällande årsavgift. Den som erlagt femton fulla årsavgifter i följd äger dock rätt till ständigt medlemskap mot halva den avgift som ovan sagts. Hedersmedlem är befriad från avgifter. Avgiften för ständigt medlemskap motsvarar 20 gånger vid var tid gällande årsavgift. Hedersmedlem är befriad från avgifter. Medlem får själv välja om ständig medlemskap önskas. Styrelsens-förslag-till-årsmöte-2014-11-27_11-18.doc Sida 4
5.1.3 21 Ärende vid årsmöte Genom beslut av årsmöte får person på förslag av styrelsen kallas till ständig medlem eller hedersmedlem i föreningen. Genom beslut av årsmöte får person på förslag av styrelsen utses till hedersmedlem i föreningen. Förtydligande då medlemsavgifter avser både årsavgift och aktivitetsavgifter. 19. Fastställande av medlemsavgifter. 19. Fastställande av årsavgift och ev övriga medlemsavgifter. 5.2 Berörda paragrafer avseende ändrad organisation 5.2.1 25 Sammansättning Ändring av styrelsen pga organisationsändring. Styrelsen består av ordförande samt 4-8 övriga ledamöter. Styrelsen skall bestå av kvinnor och män. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och de övriga befattningshavare som behövs. Styrelsen består av 7-10 ledamöter. Dessa utgörs av en representant från varje sektionsstyrelse samt av 4-7 ledamöter valda på årsmöte. De valda ledamöterna skall bestå av kvinnor och män. Årsmötet utser ordförande bland de valda ledamöterna. Styrelsen utser inom sig sekreterare, kassör och de övriga befattningshavare som behövs. 5.2.2 23 Sammansättning, åligganden Ändring av valberedningen pga organisationsändring. 5.2.3 30 Sektionsstyrelse Valberedningen består av ordförande och en övrig ledamot från respektive sektion valda av årsmötet. Antalet övriga ledamöter skall vara lika fördelat mellan könen. Olika åldersgrupper skall finnas representerade. Valberedningen utser bland sina ledamöter en vice ordförande. Valberedningen sammanträder när ordförande eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer. Valberedningen består av minst en representant från respektive sektion. Årsmötet väljer dessa samt utser en av ledamöterna som ordförande. Jämn könsfördelning och olika åldersgrupper skall eftersträvas. Valberedningen sammanträder när ordförande eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer. Entledigande behövs ej då styrelsen inte godkänner valet. Sektionsmötets val av sektionsstyrelse skall underställas föreningens styrelse för godkännande. Härutöver får föreningens styrelse utse en av sina ledamöter att ingå i sektionsstyrelse. Föreningens styrelse har rätt att entlediga ledamot i sektionsstyrelse. Styrelsens-förslag-till-årsmöte-2014-11-27_11-18.doc Sida 5
5.2.4 21 Ärende vid årsmöte Sektionsmötets val av sektionsstyrelse skall snarast meddelas föreningens styrelse för kännedom. Sektionsstyrelsen skall utse en ledamot som ingår i föreningens styrelse. Ändring pga organisationsändring 5.2.5 26 Styrelsens åliggande 22. Val av a. föreningens ordförande för en tid av ett år; b. halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av två år; c. två revisorer jämte två suppleanter för en tid av ett år. I detta val får inte styrelsens ledamöter delta; d. ledamöter i valberedningen, en från styrelsen och en vardera från varje sektion, för en tid av ett år, av vilka en skall utses till ordförande; 22. Val av a. föreningens ordförande för en tid av ett år b. övriga valda ledamöter i styrelsen för en tid av två år, hälften vartannat år c. två revisorer jämte två suppleanter för en tid av ett år. Styrelseledamot får inte väljas d. ledamöter i valberedningen, minst en från vardera sektion, för en tid av ett år, av vilka en skall utses till ordförande Ändring pga organisationsändring samt anpassning till dagens arbetssätt. Text som avser styrelsens interna arbete eller står på annan plats i stadgan har strukits. Det åligger styrelsen särskilt att - tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas, - verkställa av årsmötet fattade beslut, - planera, leda och fördela arbetet inom föreningen, - ansvara för och förvalta föreningens medel, - tillställa revisorerna räkenskaper m.m. enligt 24, och - förbereda årsmöte. Ordföranden är föreningens officiella representant. Ordföranden skall leda styrelsens förhandlingar och arbete samt övervaka att föreningens stadgar och övriga för föreningen bindande regler och beslut efterlevs. Har ordföranden förhinder skall vice ordföranden träda in i ordförandens ställe. Styrelsen skall besluta om fördelning av arbetsuppgifterna i övrigt. Har inte annat beslutats ankommer nedan angivna uppgifter på sekreteraren och kassören. Sekreteraren - förbereda styrelsens sammanträden och föreningens möten, - föra protokoll över styrelsens sammanträden, - föra medlemsförteckning, - se till att föreningens handlingar hålls ordnade och förvaras på ett betryggande sätt samt ansvara för att föreningens historia dokumenteras, - se till att fattade beslut har verkställts, - om ordföranden inte bestämmer annat, underteckna utgående handlingar, - årligen upprätta förslag till verksamhetsberättelse för föreningen. Kassören Styrelsens-förslag-till-årsmöte-2014-11-27_11-18.doc Sida 6
- se till att medlemmarna betalar beslutade avgifter till föreningen, - se till att föreningen söker bidrag från stat, kommun och idrottsorganisationer m.fl., - svara för föreningens bokföring vilket innebär skyldighet att föra bok över föreningens räkenskaper, - årligen upprätta balans- samt resultaträkningar, - utarbeta underlag för budget och budgetuppföljning, - driva in fordringar och se till att föreningens skatter, avgifter och skulder betalas i rätt tid, - i förekommande fall upprätta och avge allmän självdeklaration, särskild uppgift, kontrolluppgifter, uppbördsdeklarationer och övriga föreskrivna uppgifter inom skatte- och avgiftsområdet, - föra inventarieförteckning, i vilken också av föreningen förvärvade priser införs, - se till att såväl föreningens medlemmar i föreningens verksamhet som föreningens byggnader, idrottsmateriel, priser och övriga tillhörigheter är försäkrade på ett betryggande sätt. Det åligger styrelsen att - tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas - verkställa av årsmötet fattade beslut - planera, leda och fördela arbetet inom föreningen - ansvara för och förvalta föreningens medel - söka bidrag från stat, kommun och idrottsorganisationer m.fl. - tillse att medlemmar i föreningens verksamheter och föreningens tillgångar är försäkrade på ett betryggande sätt - ta fram årsberättelse med verksamhetsberättelse, balans- och resultaträkning till ordinarie årsmöte - utarbeta förslag till budget och verksamhetsplan för kommande år - föra medlemsförteckning Ordförande - är föreningens officiella representant - leder styrelsens arbete Sekreterare - för protokoll vid styrelsens sammanträden - ser till att föreningens handlingar hålls ordnade och förvarade på ett betryggande sätt Kassör - svarar för föreningens bokföring samt upprättar balans- och resultaträkning - ser till att föreningens skatter, avgifter och skulder betalas i rätt tid - avger allmän självdeklaration och övriga föreskrivna uppgifter inom skatteoch avgiftsområdet Styrelsen skall besluta om fördelning av arbetsuppgifterna inom styrelsen. Detta kan omfatta ovan angivna uppgifter såväl som andra. 5.2.6 27 Kallelse, beslutsmässighet och omröstning Förenkla och anpassa styrelsens arbetssätt till dagens teknik. Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden och av en särskilt utsedd protokolljusterare. Styrelsens-förslag-till-årsmöte-2014-11-27_11-18.doc Sida 7
Vid sammanträde skall protokoll föras och preliminär utgåva skall snarast skickas till styrelsen. Protokoll skall justeras vid påföljande möte och därefter läggas till handlingarna (finnas tillgänglig i arkiv). 5.3 Berörda paragrafer avseende justeringar 5.3.1 3 Tillhörighet Förklaring till förkortningen har försvunnit vid tidigare stadgeändring. Sista stycket: På begäran av RS eller... Sista stycket: På begäran av Riksidrottsstyrelsen (RS) eller... 5.3.2 8 Stadgeändring Förenkling, styrelsen får bara bestå av medlemmar. 5.3.3 19 Beslut och omröstning... ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen.... ändring av stadgarna får lämnas av medlem. Förtydliga, strykning gör texten mer lättläst och ev syftningsfel undviks. 5.3.4 33 Skiljeklausul Med undantag för de i 8 första stycket och 9 nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. Med undantag för de i 8 och 9 nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. Förtydligande av kostnadsdelning behövs ej, texten finns redan i svensk lag. Talan i tvist avgöras enligt lagen om skiljeförfarande. Vardera parten svarar för egna kostnader liksom för kostnaderna för den skiljeman man utsett. Ordförandens kostnader, inklusive kostnaderna för eventuell sekreterare, delas lika mellan parterna. Talan i tvist avgöras enligt lagen om skiljeförfarande. 6 Arbetsgruppens utredning kring förslag till avgiftsändring 6.1 Inledning Arbetsgruppen föreslår att Årsavgiften ska sättas till 100 kr för alla från 2015, utom för ständig och hedersmedlem. Familjemedlemskap avskaffas samt passiv och aktiv medlem betalar lika. Sektionerna ska justera sina aktivitetsavgifter, detta kan vara träningsavgifter, egenavgifter och andra ev avgifter Vidare rekommenderas att sektionerna tar ut sina avgifter 2 gånger per år. Detta underlättar både för föreningen och för de enskilda medlemmarna. Styrelsens-förslag-till-årsmöte-2014-11-27_11-18.doc Sida 8
6.2 Påverkan på klubbens ekonomi Nedanstående beräkningar bygger på det antal medlemmar som fanns i föreningens olika sektioner i januari-februari 2014. Här nedan finns inte inräknat ev behov av justering av aktivitetsavgifter för t.ex höjda kostnader, utan bara för att kompensera att finansieringen till större del sker via sektionerna. Felmarginalen uppfattar vi som mindre än 5% i den förändring som behöver ske för resp post. Dagens budget innehåller de intäkter SAIK får från årsavgift för familjemedlemskap, ordinarie medlem och passiv medlem. Ny budget anger den fördelning av intäkter som utnycklade till de olika sektionerna utifrån medlemsantal behövs för att bibehålla SAIKs totala intäkter. Förändring speglar de effekter som vi skulle få på 2014-års budget. Årsavgift Dagens budget Ny budget Förändring Kommentar SAIK totalt 228.000 76.200-151.800 Friidrott 0 62.200 +62.200 Orientering 0 80.200 +80.200 Skidor 0 9.400 +9.400 Passiva 0 0 0 TOTALT 228.000 0 6.3 Påverkan på medlemmens ekonomi Arbetsgruppen anser att SAIK ska fortsätta ha olika avgiftsmodeller inom de olika sektionerna. Vi tror att detta bl.a har möjliggjort att klubben har varit välmående och framgångsrik både på friidrottssidan och på orienteringssidan. Detta hindrar inte att de olika sektionerna kan titta på varandras inkomstmodeller, dvs orienteringen bör överväga att införa en ren terminsavgift och friidrott bör undersöka om en rörlig avgiftsdel är lämplig. Vidare bör man inom sektionsstyrelserna ta hänsyn till att flera vuxna medlemmar kan få bidrag från sina arbetsgivare för aktivitetsavgifter som direkt kan kopplas till förebyggande hälsovård. Självklart ska intäktsmodellen balanseras mot de bidrags och sponsringsmodeller som sker mot resp medlemmar. Nedanstående bygger på simulering av förändrad årsavgift och aktivitetsavgift. I denna simulering har även inräknats en höjning enligt de förslag som resp sektion har inkommit med. De olika avgifterna inom sektionerna är preliminära och kan justeras. De beslutas av resp sektionsstyrelse. Dagens kostnad Ny kostnad Förändring Kommentar Styrelsens-förslag-till-årsmöte-2014-11-27_11-18.doc Sida 9
Vuxen friidrott 1550 1550 0% 15-årig Friidrottare 1250 1250 0% 10-årig Friidrottare 650 700 +8% Vuxen orienterare, med 10 tävlingar per år OL-familj (1vux+ 2barn) med 10 tävl/år 900 970 +8% 1350 1470 +9% Medlem, ej aktiv 100 100 0% Passiv medlem 6.4 Avgiftsnivåer föreslagna inom resp sektion Under arbetet har sektionerna för friidrott och orientering föreslagit följande avgiftsnivåer inom resp sektion. Utöver nedanstående tillkommer tävlingsavgifter och till elit även bidrag enligt dagens modell inom resp sektion. Friidrott Aktivitetsavgift Årsavgift Totalt Kommentar 0-6 år 0:- 100:- 100:- 7-12 år 600:- 100:- 700:- 13-14 år 850:- 100:- 950:- 15-17 år 1.150:- 100:- 1.250:- Övriga 1.450:- 100:- 1.550:- Orientering Aktivitetsavgift Årsavgift Totalt Kommentar 0-9 år 0:- 100:- 100:- 10-16 år 200:- 100:- 300:- Övriga 400:- 100:- 500:- Styrelsens-förslag-till-årsmöte-2014-11-27_11-18.doc Sida 10