Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/06 2006-03-27 003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom Kramfors kommun följande reglemente, meddelat med stöd av 16 arkivlagen. Administrativa personuppgifter regleras i Personuppgiftslagen (1998:204). 1 TILLÄMPNINGSOMRÅDE Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter. Med myndighet avses i reglementet kommunstyrelsen, kommunens övriga nämnder, kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med självständig ställning. Reglementet gäller även för aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande samt de samägda företag för vilka kommunen har arkivansvar enligt särskild överenskommelse. Med självständig ställning avses att enheten drivs och fattar beslut självständigt. Exempel på sådant organ är överförmyndare. Fullmäktigeberedningar och nämndutskott sorterar under fullmäktige respektive ansvarig nämnd. Delegationer, kommittéer och liknande som utses av nämnd eller förvaltning, utgör delar av den myndighet till vars verksamhetsområde de hör. 2 MÅL Målet för Kramfors kommuns arkivreglemente är att genomföra effektiva arkivrutiner och enhetliga arkivbestämmelser för hela kommunen, att säkra tillgången till nödvändig information för bedrivande av kommunens verksamhet, samt att garantera tillämpningen av den lagstadgade offentlighetsprincipen. 3 ARKIVMYNDIGHET Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivmyndigheten utövar tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Arkivmyndigheten kan utfärda riktlinjer och instruktioner för kommunens arkivvård. Hos arkivmyndigheten skall finnas ett kommunarkiv/centralarkiv, organisatoriskt lydande under kommunkansliet. Centralarkivet skall vårda hos sig förvarat arkivbestånd samt främja arkivens tillgänglighet och deras användning i kulturell verksamhet och forskning. Centralarkivet utgör arkivmyndighetens beredande och verkställande organ.
2 Centralarkivet skall ge myndigheterna råd i arkivvårdsfrågor. 4 MYNDIGHETENS ARKIVANSVAR Kommunens myndigheter har var och en fullt ansvar för sitt eget arkiv och ansvar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av punkterna 5-10 i detta reglemente. Hos arkivmyndigheten skall finnas en arkivansvarig, samt arkivredogörare för varje förvaltning, som svarar för myndighetens löpande arkivvård. Uppgift om arkivansvarig och -redogörare lämnas till centralarkivet. Myndigheten skall fortlöpande hålla kommunarkivet underrättat om förhållanden av betydelse för arkivbildning, arkivvård och förutsättningar för gallring samt om behovet av att överlämna arkivhandlingar. Arkivansvarig (förvaltningschef, enhetschef eller motsvarande) ansvarar för att myndigheten uppfyller de bestämmelser som finns i arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. Om arkivansvaret inte delegeras till någon särskild person ligger hela ansvaret hos politikerna i nämnden. Är kontaktperson i arkivfrågor. Arkivföreståndaren svarar för det praktiska arbetet med myndighetens centralarkiv samt bevakar arkivbildningen och håller dokumenthanteringsplanen à jour. Verkställer beslutad gallring samt är kontaktperson i arkivfrågor. Arkivredogöraren svarar för det praktiska arbetet med förvaltningens arkiv samt bevakar arkivbildningen och håller dokumenthanteringsplanen à jour. Verkställer beslutad gallring samt iordningställer arkivhandlingar för överlämnande till centralarkivet. Är kontaktperson i arkivfrågor. 5 REDOVISNING AV ARKIV Varje förvaltning skall redovisa sitt arkiv dels genom en systematisk arkivförteckning över de handlingar som tillhör förvaltningens arkiv (arkivförteckning), dels en kortfattad information om vilka slags handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning). Varje förvaltning skall också upprätta en plan som beskriver myndighetens samtliga handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). Arkivhandlingar är allmänna handlingar som lagts till förvaring efter avslutad handläggning. Enligt 6 arkivlagen ingår det i varje kommunal myndighets skyldighet att upprätta dels en arkivbeskrivning, dels en systematisk arkivförteckning. Avsikten med denna bestämmelse är att myndigheten skall leva upp till offentlighetsprincipen.
3 Arkivförteckningen är en systematisk uppställd redovisning av arkivets innehåll. Den skall ge en överblick över arkivbeståndet, volym för volym, och fixera arkivets ordning. Kommunarkivet hjälper myndigheterna med att upprätta arkivförteckningar. Arkivbeskrivningen skall visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation, förändringar som haft betydelse för arkivvården (t.ex. organisationsförändringar) samt principer för bevarande och gallring. Arkivbeskrivning upprättas särskilt för varje enskild arkivbildare. Dokumenthanteringsplanen tar upp alla typer av handlingar som inkommer eller upprättas inom en myndighet, den beskriver handlingens liv, anger skrivmaterial eller motsvarande, hur den sorteras, om och när den kan gallras alternativt när den överlämnas till kommunarkivet för slutarkivering. Planen ger på detta sätt en total bild av förvaltningarnas dokumentflöde och visar hur handlingarna skall hanteras. Syftet med dokumenthanteringsplanen är att åstadkomma en effektiv dokumentstyrning. Detta dokument skall revideras vid behov. 6 RENSNING Handlingar som inte skall tillhöra arkivet, skall fortlöpande rensas eller på annat sätt avskiljas från arkivhandlingarna. Rensning bör utföras av respektive handläggare och skall genomföras senast i samband med arkivhandläggning. Rensning innebär att man före arkivläggning plockar bort arbetspapper av tillfällig betydelse som inte är nödvändig för att man skall förstå ärendet. Det krävs inget myndighetsbeslut för att man skall få rensa. De handlingar som kan rensas bort är följande: - anteckningar och meddelanden som endast har tillfällig betydelse - övertaliga kopior - kladdar, utkast och liknande arbetspapper som har förlorat sin betydelse i och med att man har upprättat en slutgiltig skrivelse - trycksaker som man inte har behövt åtgärda Rensning innebär också bortplockning av gem, plastfickor, gummiband m.m. 7 BEVARANDE OCH GALLRING Varje myndighet beslutar efter samråd med arkivmyndigheten om gallring av handlingar i sitt arkiv, såvida inte annat är föreskrivet i lag eller förordning. Arkivmyndigheten har avgörandet i de fall myndigheten och centralarkivet har olika uppfattning. För att kunna genomföra en effektiv dokumenthantering med gallring bör gallringsregler med gallringsfrister finnas beskrivna för de handlingar som finns i dokumenthanteringsplanen.
4 Om gallring i arkiv som överlämnats till centralarkivet beslutar arkivmyndigheten. Före beslut skall dock samråd ske med överlämnande myndighet. Arkivmyndigheten får besluta att handlingar av rutinmässig beskaffenhet, vilkas art skall specificeras i beslutet, får utgallras hos kommunens samtliga myndigheter. Arkivmyndigheten får också besluta om gallring i de fall en och samma verksamhet bedrivs av flera myndigheter. Gallring innebär förstöring av allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Gallringsfrist betecknar den tidpunkt när en handling skall förstöras. Handlingar som gallras skall utan dröjsmål förstöras. Pappershandlingar kan huvudsakligen lämnas till återvinning. Innehåller handlingen personrelaterade eller sekretessbelagda uppgifter skall materialet förmalas eller tas om hand på annat sätt. Följande handlingar skall enligt arkivlagen helt undantas från gallring: - handlingar som kan behövas för allmänhetens insyn i myndighetens verksamhet - handlingar som kan behövas för kommunens förvaltning och för framtida utredningar - handlingar som kan ha rättslig betydelse - handlingar som är av värde för framtida forskning Sveriges Kommuner och Landsting och Riksarkivet ger ut råd för de olika kommunala sektorerna om vilka handlingar som bör bevaras och vilka som kan gallras. 8 ÖVERLÄMNANDE TILL CENTRALARKIVET När arkivhandlingen inte längre behövs för den löpande verksamheten hos en myndighet, kan myndigheten efter överenskommelse med arkivmyndigheten överlämna sitt arkiv eller del därav till centralarkivet för fortsatt vård. Före överlämnandet skall aktrensning och föreskriven gallring har ägt rum och arkivet skall vid överlämnandet vara väl ordnat. Om en kommunal myndighet har upphört och dess verksamhet inte har förts över till annan myndighet inom kommunen, skall arkivet överlämnas till arkivmyndigheten inom tre (3) månader, såvida inte fullmäktige beslutar något annat. Annat överlämnande, t.ex. en myndighet utanför kommunen, kräver stöd i lag eller särskilt beslut av fullmäktige. Arkivhandlingar får inte överlämnas till enskild. Med överlämnande avses att även ansvar och kontroll överförs. Om arkivhandlingar endast deponeras i kommunarkivet stannar ansvaret för arkivvården hos den deponerande myndigheten.
5 9 ARKIVBESTÄNDIGHET OCH ARKIVFÖRVARING Arkivhandlingar som skall bevaras skall framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Arkivhandlingar skall alltid förvaras under betryggande former. Som norm för den kommunala arkivvården, tjänar Riksarkivets utfärdade föreskrifter, råd och tekniska krav. Papper, databärare och skrivmaterial bör väljas i enlighet med krav på handlingarnas beständighet. Råd och anvisningar om arkivbeständigt material och metoder lämnas av centralarkivet. Handlingar som tillhör myndighetens arkiv skall förvaras under betryggande former i arkivlokal som ger skydd mot: - vatten och skadlig fukt, - brand, brandgas och skadlig upphettning, - skadligt klimat- och miljöpåverkan, samt - skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. Handlingarna får förvaras i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd. 10 UTLÅNING Förutsättningen för utlåning är att utlämnande kan ske enligt tryckfrihetsförordningens och sekretesslagens bestämmelser. Utlåning av arkivhandlingar skall ske under sådana former att risk för skador eller förluster inte uppkommer. För tjänsteändamål kan arkivhandling lånas ut till annan myndighet och för vetenskapligt ändamål till institutioner som beviljats inlåningsrätt av Riksarkivet. Arkivhandling får inte utlånas till enskild för användning utanför myndighetens lokal. Utlåning av arkivhandling får endast ske mot kvitto.
6 Föreskrifter för handlingars bevarande Handlingar som skall bevaras för framtiden måste framställas och lagras med godkänd skrivmaterial. Gallringsbara handlingar skall framställas så att de kan läsas och kopieras under hela den tid de skall bevaras. Enligt arkivlagen 5 är kommunen skyldig att använda skrivmaterial som garanterar informationens beständighet. Med skrivmaterial menas: Underlag för skrift, bild, karta, ritning, t.ex. papper, film, väv och plast. Medel för skrift, t.ex. bläck, färgband, stämpelfärg, karbonpapper. Reproduktionsmetoder, t.ex. skrivare, faxar och kopiatorer. Papper Till arkivhandlingar på papper skall användas antingen arkivbeständigt papper eller åldringsbeständigt papper. Arkivbeständigt papper motstår åldring samt tål stort slitage. Det är vattenmärkt med texten Svenskt Arkiv följt av gramvikten per kvadratmeter. Normalt begagnas Svenskt Arkiv 80. Åldringsbeständigt papper har samma förmåga att motstå åldring som arkivbeständigt men har inte samma motståndskraft mot slitage och nötning. Arkivbeständigt papper skall användas till protokoll, diarier och andra handlingar som man tar fram och bläddrar i eller hanterar ofta. Åldringsbeständigt papper skall användas till övriga handlingar. Färgat papper är varken arkiv- eller åldringsbeständigt och skall varken användas till eller förvaras tillsammans med handlingar som skall bevaras. Pennor Bläck skall användas så fort man vill skriva bestående. Endast certifierade produkter märkta Svenskt Arkiv på själva pennan eller patronen får användas. Blyerts-, anilin- och kritpennor godtas inte på handlingar som skall bevaras. Färgband till skrivmaskin Endast svart eller grått färgband till skrivmaskin ger en beständig skrift. Stämpelfärg Endast svart eller grå stämpelfärg ger en beständig skrift. Karbonpapper Endast svarta eller gråa karbonpapper ger en beständig skrift.
7 Radermedel Vid korrigering av skrivfel på handlingar som skall bevaras får man endast använda radermedel av mekanisk typ såsom gummikautschuk, raderkniv eller raderband på skrivmaskin som fungerar så att skriften rycks bort från underlaget. Kemiska radermedel som Tipp-Ex eller vita korrigeringsfärgband bör helst inte användas eftersom de inte är arkivbeständiga. Förvaringsmedel Handlingar som skall bevaras för framtiden skall läggas i sådana förvaringsmedel som inte negativt påverkar handlingarnas livslängd. Pärmar och hängmappar skall inte användas för långtidsförvaring eftersom dessa inte skyddar handlingarna mot ljus och damm. Arkivhandlingarna skall förvaras i arkivkartonger eller bundna volymer. Arkivkartongmaterialet får inte påverka innehållet i nedbrytande riktning. Fotografier och negativ Fotografier och negativ skall förvaras i kartonger med neutralt ph-värde och skall helst inte förvaras tillsammans med andra pappershandlingar. Kartor och ritningar Kartor och ritningar skall förvaras plant i skåp av stål eller trä, således inte vikta eller rullande. Kartor och ritningar bör skyddas av kraftiga omslag. Omslagen bör vara neutrallimmade, träfria och insidan bör vara belagd med material så att kartorna och ritningarna skyddas från den sura kartongen. Skåp för hängande handlingar lämpar sig för plastkartor av mindre format, däremot inte för pappershandlingar. Måste kartor och ritningar förvaras rullade bör man rulla dem i fiberriktningen och använda stora cylindrar som minskar risken för spänningar och förslitningar i pappersfibrerna. Reproduktionsmetoder När det gäller mångfaldigande av handlingar för bevaring skall utskriften ge arkivbeständigt material. Utrustningens valstryck och fixeringstemperatur är viktiga i detta sammanhang. Naturligtvis måste man använda arkiv- eller åldringsbeständigt papper och arkivbeständigt färgpulver i kopiatorn och skrivaren. Antaget av Kramfors kommunfullmäktige 2006-03-27, 24.