Revisionstjänst Region VB 14083 1.0 ALLMÄN ORIENTERING Regionförbundet Västerbottens län, Region Västerbotten inbjuder genom Regionens förtroendevalda revisorer anbudsgivare att lämna anbud på sakkunnigt biträde enligt nedan angivna uppdragsbeskrivning. Upphandlande myndighet är Region Västerbotten. Upphandlingen avser sakkunnigt biträde till kommunens revisorer för granskning av Regionens verksamhet. Den avser vidare sakkunniga biträden till lekmannarevisorerna i Regionens bolag. Regionens revisorer agerar som beställare för den upphandlande myndigheten. Revisorerna disponerar för närvarande cirka 460 000 kronor per år för revision av kommunen och dess bolag, varav 240 000 till Regionen och 120 000 till lekmannarevisionen. I anslaget ska inrymmas köp av sakkunniga biträden, revisorernas administration, samt kostnaderna för de förtroendevalda revisorerna som uppgår till c:a 100 000 kronor. Den ekonomiska ramen för upphandlingen är således 360 000 kronor/år. Den leverantör som ger störst mervärde för pengarna utses som vinnare. 1.1 DE FÖRTROENDEVALDA REVISORERNA Regionen har fem förtroendevalda revisorer som tillika är lekmannarevisorer i Regionens hel- och delägda aktiebolag. Regionen har en så kallad samlad revision, innebärande att de förtroendevalda revisorerna arbetar samordnat med att granska verksamhet och ekonomi i styrelsen. 1.2 UTGÅNGSPUNKTER FÖR REVISIONSARBETET De förtroendevalda revisorerna arbetar enligt kommunallagen, dokumentet God revisionssed i kommunal verksamhet och kommunens revisionsreglemente. För granskningsarbetet innebär detta bland annat att det bedrivs i enlighet med en årligt upprättad revisionsplan grundad på en analys av risk och väsentlighet. De förtroendevalda revisorernas ambition är att revisionsarbetet ska skapa förtroende och bedrivas framåtsyftande så att det i förlängningen leder till ökad effektivitet och säkerhet i den regionala verksamheten. Ambitionen är att åstadkomma ett löpande samarbete mellan revisorerna, de sakkunniga som anlitas och de granskade. 1.3 REGION VÄSTERBOTTEN Regionförbundet Västerbottens län är ett kommunalt samverkansorgan utan beskattningsrätt som ägs av de 15 kommunerna i Västerbottens Län samt Västerbottens läns landsting. Förbundsstyrelsen inom Regionförbundet Västerbottens län är tillika kollektivtrafikmyndighet för länet. Förbundsstyrelsen utser inom sig ett kollektivtrafikutskott och ett arbetsutskott. Övriga beredande organ inför Förbundsstyrelsen är Kulturberedningen, Primärkommunala delegationen samt Utbildningsdelegationen. Förbundsfullmäktige är regionförbundets högsta beslutande organ. Förbundsstyrelsen beslutar även i ärenden, samt bereder de ärenden som lyfts till Förbundsfullmäktige. Regionens ägande i bolagen är: NorrlandsOperan AB 60% (40% ägs av Umeå kommun) NorrlandsOperan AB har även ett vilande dotterbolag, Botnia Musik AB (60 %). Västerbottensteatern AB 60% (40% ägs av Skellefteå kommun) Regionförbundet Västerbotten 901 09 Umeå Tel: 090-165700 Org.nr: 222000-2436 Dnr: 14083 1(6)
Västerbottens Museum AB 40% (60% ägs av Umeå kommun) Skellefteå Museum AB 40% (60% ägs av Skellefteå kommun) Skogsmuseet i Lycksele AB 49% (51% ägs av Lycksele kommun) AC-Net Externservice AB 76 % (Övriga 24 % ägs i lika delar av Skellefteå Kraft Elnät AB, Företagarna Västerbotten Service AB och, Umeå Energi Umenet AB) AC-Net Internservice AB 80% (Övriga 20 % ägs i lika delar av Skellefteå Kraft AB (samt Umeå Energi Umenet AB Länstrafiken i Västerbotten AB 100%. Bolaget äger Umeå Busstation AB 100% samt 25% i Norrtåg AB (övriga 75% ägs av Regionförbundet Jämtlands län, Kommunalförbundet Kollektivtrafikmyndigheten i Västernorrlands län samt Kommunalförbundet Norrbottens läns kollektivtrafikmyndighet Länstrafiken i Västerbotten AB äger även 2,1 % av Samtrafiken i Sverige AB. Norrbotniabanan AB 28,6% (Övriga71,4% ägs av Norrbottens Läns Landsting samt Umeå kommun, Robertsfors kommun, Skellefteå kommun, Piteå kommun, Luleå kommun, Bodens kommun, Kalix kommun samt Haparanda kommun) Transitio AB -5,3% (övriga 94,7% ägs av Landstinget i Uppsala län, AB Storstockholm lokaltrafik, Regionförbundet Jämtlands län, Regionförbundet Södra Småland, Kommunalförbundet Norrbottens läns Kollektivtrafikmyndighet, Västra Götalandsregionen, Landstinget Västmanland, Regionförbundet Dalarna, Örebro läns landsting, Landstinget Gävleborg, Landstinget i Östergötland, Blekingetrafiken AB, Landstinget i Jönköpings län, Region Halland, Region Värmland, Region Skåne, Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet) Almi Företagspartner i Norr AB -24,5% (24,5% ägs av Norrbottens Läns Landsting, 51% ägs av ALMI Företagspartner AB) Ytterligare information om Regionen finns på www.regionvasterbotten.se. Information om de olika bolagen finns på resp. bolags hemsida. 2.0 ALLMÄN INSTRUKTION FÖR UPPDRAGEN Uppdraget är att i enlighet med Kommunallagen kapitel 9 samt God revisionssed i kommunal verksamhet (utgiven av Sveriges kommuner och landsting: se www.skl.se)) vara sakkunnigt biträde till Regionens förtroendevalda revisorer för granskning av Regionens styrelse. De sakkunniga arbetar på uppdrag av och i nära samarbete med de förtroendevalda revisorerna. De sakkunniga biträder i revisionsprocessen med planering, granskning och bedömning. De sakkunniga medverkar aktivt till att revisionen genomförs med den kompetens och kvalitet som uttrycks i gällande lagstiftning och God revisionssed i kommunal verksamhet samt vad som sägs i lokala beslut och föreskrifter. De sakkunniga biträder också i arbetet med revisorernas administration. Planering, genomförande och rapportering ska ske i överensstämmelse med dokumenten: God revisionssed i kommunal verksamhet samt Revisionsprocessen och de etiska reglerna (utgiven av SKYREV, Sveriges kommunala yrkesrevisorer). Genomförande och rapportering ska också ske i enlighet med den av de förtroendevalda revisorerna fastställda projektplaneringen. Vidare ska aktuella rekommendationer och vägledningar från SKYREV beaktas, för närvarande: Vid planering: Risk- och väsentlighetsbedömning, Projektplan innehåll och disposition. Vid granskning: Uttalande vid granskning av årsredovisning, Granskning av delårsrapport, Dokumentation av revisionsprojekt. Vid rapportering: Revisionsrapport innehåll och disposition. 2(6)
3.0 BESKRIVNING AV UPPDRAGEN Upphandlingen avser följande: UPPDRAGSBESKRIVNING 1. Fördjupade granskningar inklusive granskning av års- och delårsbokslut 2. Lekmannastödet för granskning av bolagen 3. Administrativt stöd 4. Revision av projekt 3.1 FÖRDJUPADE GRANSKNINGAR - SAKKUNNIGT BITRÄDE TILL REGIONENS FÖRTROENDEVALDA REVISORER 3.1.1 UPPDRAGET OMFATTAR ATT ÅRLIGEN: 1) Genomföra en risk- och väsentlighetsanalys som dokumenteras, samt att ta fram underlag/förslag till revisionsplan. 2) Genomföra kompletterande fördjupade granskningar av analyserande karaktär på områden där risk- och väsentlighetsanalysen och resultatet av den årliga granskningen så motiverar. 3) Ge löpande rapportering av pågående och färdigställda granskningsprojekts kostnader. 4) Övergripande granska styrelsen i syfte att bedöma dennes åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Granskningen ska dokumenteras och om de förtroendevalda revisorerna fordrar ska de sakkunniga medverka vid kommunikationen med styrelsen. 5) Granska årsredovisning och delårsrapportering. Granskningsarbetet av det sista året i avtalsperioden är slutförd först när revisorerna lämnat sin revisionsberättelse och övrig rapportering till fullmäktige även om avtal kan komma att slutas med annat företag för nästkommande avtalsperiod. 6) I samband med granskning av delårsrapport och årsredovisning, med granskningen som grund, upprätta förslag till revisorernas utlåtande om god ekonomisk hushållning. 7) Ta fram underlag/förslag till de förtroendevalda revisorernas revisionsberättelse. 8) Ge stöd och rådgivning till de förtroendevalda revisorerna samt delta i deras överläggningar med fullmäktige och styrelsen efter önskemål. 9) Tillhandahålla sekreterarskap vid revisorernas sammankomster inklusive ärendeberedning, kallelse, och protokollskrivning samt handhavande av arkivfunktionen. 10) Ha beredskap för att på revisorernas uppdrag kunna hantera akuta behov av insatser och rådgivning av mindre omfattning till kommunens förvaltningar. 11) Tillsammans med revisorerna genomföra en årlig utvärdering av revisionens funktion och organisation. 3.1.2 SÄRSKILDA KRAV PÅ UTFÖRANDE, TILLGÄNGLIGHET, ORGANISERING ETC. I. Förnyelse Byte av teamets medarbetare får ske i samråd och efter godkännande av de förtroendevalda revisorerna. II. Specialister Teamet ska ha tillgång till specialister på kommunal juridik, ekonomi, verksamhet, IT, organisation, miljöbokslut och jämställdhetsbokslut att nyttjas när uppdraget så erfordrar. III. Ledning Teamet och de enskilda granskningsprojekten ska ledas av en uppdragsledare som är certifierad kommunal revisor. IV. Kompetens Granskningsarbetet ska bedrivas av kvalificerad personal med hög kompetens inom kommunal revision och som därmed inte behöver avsätta tid för inläsning av bakgrundsinformation till exempel lagar och bestämmelser om kommunal verksamhet. V. Kvalitetssäkring Upphandlat företag ska tillämpa ett kvalitetssäkringssystem som säkerställer att arbetet genomförs i enlighet med God revisionssed i kommunal verksamhet. För stöd till revisorernas 3(6)
administration krävs god administrativ förmåga, noggrannhet och erfarenhet av liknande uppgifter. VI. Kompetensutveckling Upphandlat företag ska tillhandahålla utbildning och kompetensutveckling för förtroendevalda revisorer. VII. Grundbemanning De förtroendevalda revisorerna ska disponera ett granskningsteam med sakkunniga som har insikt och erfarenhet av kommuners förutsättningar, verksamhet och ekonomi som till sin art och omfattning motsvarar Regionens verksamhet och organisationsform. Stor vikt läggs vid förmåga att göra analys och utvärderingar av verksamheternas ändamålsenlighet och effektivitet och att göra ekonomiska analyser. Teamet ska stå för kontinuitet på uppdraget och vara sammansatt med kompletterande kompetenser så att de vanligast förekommande granskningsprojekten genomförs av teamet. Teamet bör bestå av kvinnor och män där en jämn fördelning ska eftersträvas. VIII. Uppdragsledare och projektledare ska ha hög tillgänglighet och närvara vid huvuddelen av revisionens sammanträden och när granskningar föredras för Regionens politiker och tjänstemän när revisorerna så fordrar. IX. Samarbete Upphandlat företag ska förmedla kontakter och erfarenheter från revisorer i andra kommuner, landsting och regioner och initiera samarbete med dessa när så är fördelaktigt. X. De sakkunniga får inte anlitas för rådgivningsuppdrag av Regionen eller dess bolag utan de förtroendevalda revisorernas medgivande. Det ska då ske på ett sådant sätt att de sakkunniga biträdena till kommunens förtroendevalda revisorer bevarar sitt oberoende och sin integritet. XI. De förtroendevalda revisorerna skall ha möjlighet att anställa egen revisor/ assistent. Ifall detta blir aktuellt tar revisorerna upp förhandling med anbudsgivaren om förändring av grundbemanning och andra konsekvenser som anställningen medför. XII. Samtliga rapporter skall vara skrivna på svenska och i möten med de förtroendevalda revisorerna och med representanterna för Regionen och för bolagen som revideras skall arbetsspråket vara svenska. 3.2 SAKKUNNIGT BITRÄDE TILL LEKMANNAREVISORERNA FÖR GRANSKNING AV KOMMUNENS AKTIEBOLAG Uppdraget är att i enlighet med Aktiebolagslagen kapitel 10, Kommunallagen samt God revisionssed i kommunal verksamhet vara sakkunnigt biträde till lekmannarevisorerna i Regionens aktiebolag för granskning av dessa företags verksamhet. De sakkunniga arbetar på uppdrag av och i nära samarbete med lekmannarevisorerna. De sakkunniga biträder i revisionsprocessen med planering, granskning och bedömning. De sakkunniga medverkar aktivt till att revisionen genomförs med den kompetens och kvalitet som uttrycks i gällande lagstiftning och vad som sägs i God revisionssed i kommunal verksamhet samt lokala beslut och föreskrifter. 3.2.1 UPPDRAGET OMFATTAR ATT ÅRLIGEN: 1) Samma krav som beskrivs i punkterna 1-3 under rubrik 3.1.1 Uppdraget omfattar att årligen: 2) Biträda de av fullmäktige valda lekmannarevisorerna i Regionens bolag med granskning av verksamheten ur ett ändamålsperspektiv. 3) Ta fram underlag/förslag till lekmannarevisorernas granskningsberättelser. 4) Ge stöd och rådgivning till lekmannarevisorerna, deltagande i deras överläggningar med bolagens styrelse och ledning, godkända och/eller auktoriserade revisorer samt fullmäktiges presidium efter önskemål från lekmannarevisorn. 5) Ha beredskap för att på lekmannarevisorns uppdrag kunna hantera akuta behov av insatser och rådgivning av mindre omfattning till kommunens bolag. 4(6)
3.2.2 SÄRSKILDA KRAV PÅ UTFÖRANDE, TILLGÄNGLIGHET, ORGANISERING ETC. I. Samma krav som beskrivs i punkterna I III, samt V-VI under rubrik 3.1.2 Särskilda krav på utförande, tillgänglighet, organisering etc.. II. Kompetens Granskningsarbetet ska bedrivas av kvalificerad personal med hög kompetens inom kommunal revision och som därmed inte behöver avsätta tid för inläsning av bakgrundsinformation som till exempel lagar och bestämmelser om kommunal verksamhet. För stöd till lekmannarevisorernas administration krävs god administrativ förmåga, noggrannhet och erfarenhet av liknande uppgifter. III. Grundbemanning Lekmannarevisorn ska disponera ett granskningsteam med sakkunniga som har den insikt och erfarenhet av kommunal verksamhet som uppdraget kräver. Teamet ska stå för kontinuitet på uppdraget och vara sammansatt med kompletterande kompetenser så att de vanligast förekommande granskningsprojekten genomförs av teamet. Teamet bör bestå av kvinnor och män där en jämn fördelning ska eftersträvas. IV. Uppdragsledare och projektledare ska ha hög tillgänglighet och närvara vid huvuddelen av revisionens sammanträden och när granskningar föredras för kommunens politiker och tjänstemän samt bolagens styrelser när lekmannarevisorn så fordrar. V. Samarbete Upphandlat företag ska förmedla kontakter och erfarenheter från lekmannarevisorer i andra kommuner, landsting och regioner, och initiera samarbete med dessa när så är fördelaktigt. VI. Samtliga rapporter skall vara skrivna på svenska och i möten med de förtroendevalda revisorerna och med representanterna för Regionen bolagen som revideras skall arbetsspråket vara svenska. 3.2.3 LEKMANNAREVISORERNA Lekmannarevisorn utses bland Regionens förtroendevalda revisorer. Lekmannarevisorerna arbetar enligt kommunallagen, aktiebolagslagen, dokumentet God revisionssed i kommunal verksamhet och kommunens revisionsreglemente. För granskningsarbetet innebär detta bl. a. att det bedrivs i enlighet med en årligt upprättad revisionsplan grundad på en analys av risk och väsentlighet. Lekmannarevisorernas ambition är att revisionsarbetet ska skapa förtroende och bedrivas framåtsyftande så att det i förlängningen leder till ökad effektivitet och säkerhet i Regionens aktiebolag. Ambitionen är att åstadkomma ett löpande samarbete mellan Regionens förtroendevalda revisorer, lekmannarevisorerna, de godkända eller auktoriserade revisorerna, de sakkunniga som anlitas och de granskade. Vissa av bolagen är delägda av Regionen tillsammans med en kommun/flera kommuner, eller ett landsting/fleras landsting som också utser lekmannarevisorer i dessa bolag. Dessa lekmannarevisorer har tillgång till ett eget sakkunnigstöd. Detta innebär att lekmannarevisorerna från Regionen i samarbete med lekmannarevisorerna från de andra delägarna från tillfälle till tillfälle kan komma att nyttja gemensamt sakkunnigstöd från enbart endera parten. Där Regionen är samägande i ett bolag ska man kunna samordna biträdet med den andra ägaren/de andra ägarna 3.3 ADMINISTRATIVT STÖD Det administrativa arbetet består i huvudsak av följande: 5(6)
KOMMERSIELLA VILLKOR/AVTAL REVISIONSTJÄNSTER - SKELLEFTEÅ KOMMUNKONCERN Administration av revisorernas/lekmannarevisorernas sammankomster och sammanträden (beredning av ärenden, kallelser, minnesanteckningar och protokollskrivning, skrivelser, expediering, lokalbokning, revisorernas underlag för sina arvoden och kostnadsersättningar mm). Antalet sammankomster/sammanträden beräknas uppgå till fem per år och pågår i genomsnitt i 2-3 timmar under dagtid. Bokning och visst deltagande vid möten och överläggningar mellan revisorerna och regionfullmäktiges presidium, regionledningen, samt styrelsen. Antalet sådana möten och överläggningar uppskattas till 4-6 per år och pågår i genomsnitt i högst en timme under dagtid. Löpande uppföljning av revisorernas ekonomi och revisionsplan. Spridning av kunskap om revisionens verksamhet både bland styrelsen och bolagen som revideras och bland allmänheten bl.a. genom uppdatering av webbsidan för revisionen. De sakkunniga ska vidare även sköta revisorernas offentlighetsfrågor och fullgöra revisorernas ansvar som myndighet enligt gällande lagstiftning. Med offentlighetsfrågor menas främst posthantering, ärenderegistrering, diarieföring, utlämnande av handlingar, gallring och arkivering enligt dokumenthanteringsplan, samt överlämnande till kommunens arkiv. Revisorernas administration bedöms ta ca 10 timmar per kvartal i anspråk. 3.4 REVISION AV PROJEKT Anbudsgivaren ska lämna revisionsintyg av projekt till Länsstyrelsen, Lead Partner, samt EU:s och andra myndigheter. Uppdraget utgår normalt från projektledaren och uppdraget återdebiteras projektet. Revisionen genomförs enligt gängse mallar. 4.0 MUNTLIG PRESENTATION AV ANBUDET Anbudsgivaren ska vara beredd på att ge en konkret beskrivning av sitt anbud och att ge en muntlig presentation av en av de inlämnade projektredovisningarna. Presentationen får max ta 1 timme och 45 minuter. Datum för detta är preliminärt planerat till den 26 augusti men kan bli förskjutet. Det definitiva datumet för mötet kommer att meddelas senast den 18 augusti. Den föreslagna projektledaren bör vara närvarande vid presentationen. Andra föreslagna projektmedarbetare bör även vara med i mån av möjlighet. 6(6)