Styrelse 16.3.2015 Vårmöte 27.4.2015 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 I samma båt-samassa veneessä rf ry Verksamhetsområde Dragsfjärd, Finby, Gustavs, Houtskär, Iniö, Kimito, Korpo, Merimasku, Nagu, Pargas, Rimito, Tövsala, Velkua och Västanfjärd. Invånarantal c. 30000 Areal c. 10000 km 2 Kontaktuppgifter I samma båt samassa veneessä rf ry Fredrikaplan 1 21600 PARGAS tfn 02-4585351 e-mail: förnamn.efternamn@sameboat.fi www.sameboat.fi 1
VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2014 INNEHÅLL 1. Allmänt 2. Administration 2.1. Styrelsen 2.2. Styrelsens arbetsgrupp 2.3. Revisorer, bokföring och betalningsrörelse 2.4. Medlemmar och föreningsmöten 2.5. Personal och verksamhetsutrymmen 3. Verksamhet 3.1. Administration 3.2. Projektverksamheten 3.3. Skolning 3.4. Samarbete 3.5. Information och marknadsföring 3.6. Kontakt till myndigheter 3.7. Utvärdering 3.8. Annan verksamhet 4. Ekonomi 4.1. Bokslutet och räkenskapsperiodens resultat 4.2. Administrationen 4.3. Projektfinansieringen 4.4. Kommunernas finansieringsandelar 4.5. Föreningens privata medel 5. Slutord 2
1. Allmänt Den huvudsakliga målsättningen för året var att genom utdelning av Leader-medel fortsätta med att förverkliga Program för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland 2007-2013 inom ramen av föreningens utvecklingsprogram Lätta ankar! Keula kohti saaristoa!. År 2014 beviljades de sista medlen från programperioden 2007-2013. Tyngdpunkter enligt verksamhetsplanen: - Rapportering - Konkreta åtgärder för förverkligande av programperioden 2007-2013 (informationsverksamhet, skolning, projekthantering) För projektstatistik och styrelsemedlemmarnas närmare uppgifter se Aktionsgruppens årsrapport till JSM 2014 (Bilaga 1). 2. Administration 2.1. Styrelsen Styrelsens sammansättning enligt trepartsprincipen: ORDINARIE MEDLEM Offentliga sektorn Palmroos Petra, Nagu Eklund Tomas, Pargas Ivars Sven, Kimitoön Organisationerna Kulla Magi, Dalsbruk Hermansson Hanna, Pargas Aaltonen Jyrki (ordf.), Gustavs Privatpersonerna Lepola Marcus, Pargas Gustafsson Pernilla, Dragsfjärd Gröning Janne, Iniö PERSONLIG SUPPLEANT Söderlund Nina, Pargas Laurén Fredrik, Kimitoön Herhi Kari, Gustavs Paulin Sinikka, Kimito Bonnevier Katja, Korpo Villanen Erik, Gustavs Lehtola Olavi, Pargas Rinne Jere, Kimito Mattson Helge, Houtskär Styrelsemedlemmarnas kopplingar till olika organisationer framgår ur bilaga 1.(årsrapport) Som styrelsens ordförande fungerade Jyrki Aaltonen och som viceordförande Petra Palmroos. Verksamhetsledaren Emil Oljemark fungerade som styrelsens sekreterare. Styrelsen sammanträdde totalt 6 gånger under året: ISB:s kansli, Pargas (10 styrelsemedlemmar / suppleanter närvarande); ISB:s kansli (9); ; Taattisten tila, Merimasku (7), ; Café Hallonblad, Pargas (7); ISB:s kansli (7); Keistiö gamla skola, Iniö (7). I styrelsemötena kunde ordinarie medlemmar och suppleanter delta samtidigt. 3
2.2. Styrelsens arbetsgrupp Styrelses arbetsgrupp bestod av följande personer: Ordförande Jyrki Aaltonen, samt styrelsemedlemmarna Marcus Lepola och Petra Palmroos. Verksamhetsledaren och övriga representanter från personalen kompletterade arbetsgruppen. Arbetsgruppen sammanträdde inalles en gång under år 2014. Därtill kunde arbetsgruppen per e-post ge förhandskommentarer på de ärenden som var under behandling. 2.3. Revisorer, bokföring och betalningsrörelse Föreningens revisor (revisorssuppleant) var Kari Niukko (KPMG Wideri). Bokföringen och löneräkningen sköttes av Raseborgs disponent- och bokföringscentral Ab/ Gunilla Storgård genom köptjänst. Betalningsrörelsen sköttes av föreningens personal via internet. 2.4. Medlemmar och föreningsmöten Under året registrerades 1 föreningsmedlem som utträdd i enlighet med föreningens stadgar. Per 31.12.2014 hade föreningen totalt 61 medlemmar, varav 32 personmedlemmar, 26 organisationsmedlemmar och 3 kommunmedlemmar. Vårmötet hölls den 14.4.2014 på Taattisten tila i Merimasku. Totalt deltog 9 personer. Höstmötet hölls den 25.11.2014 i Keistiö gamla skola, Iniö. Totalt deltog 9 personer. Vid årsmöten behandlades stadgeenliga ärenden. 2.5. Personal och verksamhetsutrymmen Kvantitativa mål / Resultat Tillsvidare i kraft varande arbetsförhållanden: 3, varav kvinnor 1, personarbetsår: 2. Tidsbundna arbetsplatser: - Resultat Arbetsplatser tills vidare 2 varav 1 kvinna, Årsverken 2. Föreningen hade 2 personer anställda vid årsskiftet 2014-2015. Personal under verksamhetsåret. - Anneli Hartiala, kanslisekreterare och projektassistent, 100 % anställning (Verksamhetspeng 2011-2012 -projekt). - Emil Oljemark, verksamhetsledare, 100% arbetsförhållande (Verksamhetspeng 2011-2012 och Leader-effekt: liten åtgärd-stor effekt.). Tjänsteförhållandet blev ändrat från tillförordnad till ordinarie den 14.4.2014. Föreningen hade sitt kansli i Pargas (sk. Gamla kommunalstugan), där hela personalen var stationerad. 3. Verksamhet Se verksamhetsledarens årsrapport (bilaga 1) 3.1. Administration För att handha sina uppgifter som aktionsgrupp finansieras föreningens basverksamhet via de sk. Administrations-projekten. År 2014 finansierades verksamheten av administrationsprojektet Verksamhetspeng 2011-2012. 4
3.2. Projektverksamheten 3.2.1. Projektbehandlingen och uppföljningen Finansieringsansökningar mottogs år 2014 enbart för företagsstöd och enbart under vintern och våren. Mängden ansökningar var god, med tanke på att enbart företagsstöd kunde beviljas och att alla ansökningar måste få beslut från Ely-centralen innan den 30.6.2014. Jämfört med tidigare år var ansökningsmängden dock låg Utbetalningsansökningar mottogs i ökande takt tack vare programperiodens framskridande och att många projekt var på slutrakan. Personalen deltog i styrgruppsarbetet i de projekt där en separat styrgrupp hade utnämnts. Projektrådgivning gavs åt påbörjade projekt då de skred framåt. 3.2.2. Prioriteringar under året År 2014 liknade rätt så mycket det föregående året för aktivitens vidkommande. Tyngdpunkten låg fortsättningsvis på att bevilja finansiering och fortsätta med aktivering och informering. Stängningstidtabellen för programperioden 2007-2013 påverkade dock aktiveringen och finansieringen avsevärt. Enbart företagsstöd kunde beviljas från det gamla landsbygdsprogrammet. Projektstyrning i synnerhet med anknytning till utbetalningarna betonades likaså emedan man närmade sig programperiodens slut. Därtill satt man särskild uppmärksamhet på de förordade projektens relevans med tanke på vårt utvecklingsprogram och på sökandenas resurser att förverkliga sina projekt. I majmånad förordades programperiodens sista ansökningar. 3.2.3. Föreningens egna projekt Föreningen förverkligade ett eget projekt Leader-effekt: Liten åtgärd-stor effekt. Projektet kom igång i augusti 2013 och fortsatte till juli 2014. Inom ramen för detta projekt gjordes en gränsöverskridande studie över förverkligade Leader-projekt i Åbo skärgård, Åland och Småland. I projektet utvärderades mindre lokala projekt och deras verkningar på lokalsamhället analyserades. I projektet ordnades tre stycken seminarier, varav två st. ägde rum under år 2014. Projektet resulterade i såväl skriftligt som elektroniskt material. Projektet genomfördes enligt projektplan och utbetalningarna gick igenom enligt ansökan. Föreningen arbetade med att komplettera strategin om att bli fiskeri-leadergrupp på Skårgårdshavet för perioden 2014-2020. Strategiprocessen var dock så pass försenad, att själva ansökningsprocessen om Leader-gruppstatus för fiskeriprogrammet sköts över till år 2015. 3.2.4. Projektstatistik Se Bilaga 1. 3.3. Skolning Skolning av personal och styrelsemedlemmar skedde främst genom sådan skolning som arrangerades av ELY-centralen, Jord- och skogsbruksministeriet, Landsbygdsverket (MAVI), Landsbygdsnätverksenheten och Suomen kylätoiminta ry Finlands Byaservice rf (SYTY). Dessutom har personalen deltagit i olika seminarier o.dyl. Deltagandet i skolnings- och övriga tillfällen framgår av styrelsens protokoll. Under verksamhetsåret ordnades ingen intern skolning. Årets storsatsning var det allfinlandssvenska Innovationslägret, som arrangerades i Pargas. I samma båt samassa veneessä var en av huvudarrangörerna. 3.4. Samarbete Under året har föreningen fortsatt med att upprätthålla kontakterna till olika samarbetspartners i Egentliga Finland. Främst har det varit frågan om våra granngrupper (sk. LEPO-gruppen) i Egentliga 5
Finland. Även samarbete över landskapsgränsen till Satakunda fick fortsättning under verksamhetsåret 2014. Egentliga Finlands byaombud fungerade som länk aktionsgrupperna i landskapet emellan. Kommunerna på området, ELY-centralen och Egentliga Finlands landskapsförbund var de övriga centrala samarbetsparterna år 2014. Kontakterna till de tvåspråkiga LAG-grupperna och svenskspråkiga organisationer fortsatte genom regelbundna träffar och i form av planeringen av gemensamma projekt som skulle förverkligas/finansieras i samarbete. Innovationslägret ordnades tillsammans med de tvåspråkiga Leader-grupperna och andra svenskspråkiga parter som deltar i landsbygdsutveckling i Finland. I december ordnades en träff mellan tvåspråkiga Leader-grupper och Nordiska skärårdssamarbetets styrelse. Övriga nationella kontakter upprätthölls inom ramen för talrika gemensamma skolnings- mm. tillfällen samt inom ramen för verksamhetsledarnas gemensamma samarbetsnätverk. Internationella kontakter knöts genom projektet Leader-effekt. Projektet genomfördes tillsammans med Leader Åland och Leader Mitt i Småland. 3.5. Information och marknadsföring Kvantitativa mål Aktiverings- och informationstillfällen: 10, deltagare: 150, kvinnor 80, under 30-åringar: 10 Antal tidningar och broschyrer: 3, upplaga 1500 Antal tidningsartiklar om gruppen: 30 Resultat: Föreningen ordnade inga info-tillfällen själv utan vi tog del i arrangemangen av sådana tillfällen som ordnades av lokala aktörer (kommuner, föreningar); som exempel kan omnämnas här tillställningarna ordnade av Pro Nagu r.f., Finlands Öar Suomen Saaret r.y., Skårgårdshavets Biosfärområde, samt områdets tre kommuner. Detaljer gällande aktiverings- och infotillfällen som föreningen arrangerat framgår av styrelsens protokoll. Föreningen informerade också om Leader -finansieringen på de sk. Fyrk sidorna: http://fyrk.luckan.fi, som informerar om stipendier och understöd. Kontakten till massmedierna: Man bistod med att hitta lämpliga objekt för artiklar och bidrog med egna artiklar i tidskriften Landsbygd Plus och till tidskriften Skärgård, som publicerade ett temanummer med organisationer i skärgården. Om våra finansieringsmöjligheter informerades framförallt i början av året. Under året skrevs det i regionala tidningar om flera (ca. 20 st.) projekt som vi hade delfinansierat. Föreningen gav ut sitt sk. Newsletter 2 gånger; första nyhetsbrevet i april och den andra i november. Nyhetsbrevet distribuerades per e-mail till styrelsen och övriga centrala samarbetspartners och publicerades också på föreningens hemsida. Nyhetsbrevet är styrelsemedlemmarnas och personalens arbetsredskap i informationsspridningen. 3.6. Kontakt till myndigheter Kontakten till myndigheterna upprätthölls huvudsakligen genom det dagliga arbetet. 3.7. Utvärdering. Utvärdering och utveckling av Leader-metoden har fortsättningsvis dryftats under verksamhetsåret 2014 på Leader-gruppernas gemensamma skolningstillfällen. Vår förening har bidragit till arbetet i dessa sammanhang. 3.8. Annan verksamhet 6
Föreningen har varit representerad vid olika tillfällen, vilka framgår av styrelsens protokoll. Verksamhetsledare Emil Oljemark ingick som medlem i Egentliga Finlands byar rf:s styrelse. Därtill var verksamhetsledare Emil Oljemark medlem i Landsbygdsnätverksenhetens Leader-arbetsgrupp. 4. Ekonomi 4.1. Bokslutet och räkenskapsperiodens resultat Räkenskapsperiodens resultat visar ett överskott på 9770,41. Överskottet föreslås överföras till vinst- och förlustkontot. 4.2. Administrationen Föreningen hade indikativt beviljats medel för administration för hela programperioden sammanlagt 675 900, Detta motsvarar en andel på 16,5% av vår totala ram (4 096 300 ). Vår aktionsgrupp beviljades på basen av ansökan år 2010 (som fastslogs år 2011) tillskott på finansieringsramen. Den totala finansieringsramen är således 4 505 900 av vilken summa verksamhetspengens andel är 825 900 (18,3%). År 2012 fick vi en ytterligare förhöjning (46 000e) på vår verksamhetspeng. Detta betyder av vi har haft totalt 871 900 att använda för vår verksamhetsfinansiering. I slutet av år 2014 hade man av denna kvot för verksamhetspeng använt 851 982,24. 4.3. Projektfinansieringen LEADER projekt kan förverkligas inom alla de verksamhetslinjer 1 4 som inkluderats i Programmet för utveckling av landsbygden i Fastlandsfinland 2007-2013. Huvudsakligen sker Leader-finansieringen inom ramen för åtgärd 413 som innefattar alla åtgärder på linje 3. Därtill fanns det under tidigare år medel för gränsöverskridande samarbete (åtgärd 421) samt en summa för vissa åtgärder på Verksamhetslinje 1 (Yrkesutbildning och information; Samarbete om utveckling av nya produkter, Nya processer och nya tekniker inom jordbruks- och livsmedelssektorn; Högre värde på jord- och skogsbruksprodukter), (åtgärd 411). För året 2014 fanns inga medel kvar i linjerna 421 och 431 (bundna eller flyttade över till andra linjer under tidigare år). Verksamhetslinje 1: (åtgärd 411) EU: 22 514,23 Stat: 14 494,29 Kommun: 9252,13 SAMMANLAGT: 46 260,65 Åtgärd 413 (alla åtgärder på linje 3): EU: 46 764,13 Stat: 36 372,15 Kommun: 20784,07 SAMMANLAGT: 103 920,30. Åtgärd 421: EU: 0 Stat: 0 ; Kommun: 0. SAMMANLAGT: 0 Åtgärd 431 (verksamhetspeng): EU: 0 Stat: 0 Kommun: 0 SAMMANLAGT: 0 Därtill kommer privat finansiering. I slutet av år 2014 hade föreningen bundit sammanlagt 58 054,83 av ramen för åtgärd 413. Av ramen för åtgärd 411 blev bundet sammanlagt 7069,40. Ingen finansieringsram flyttas över till år 2015, i och med att perioden tar slut. Föreningens styrelse beslöt på sitt majmöte, enligt Landsbygdsverkets anvisningar, att tillåta ramöverflyttningar till andra Leader-grupper i behov av EU-andelar och statsandelar. Fyra beslut om ramöverflyttningar gjordes innan slutet på juni 2014. De verkliga bindningarna aktiverades dock först efter att ELY-centralen gjort sina egna beslut på de projektansökningar som föreningen förordat. Aktionsgruppen mottog år 2014 sammanlagt 13 projektbeslut från Egentliga Finlands ELY-central. Av dessa 13 beslut, var 4 st. beslut för företagsstöd som förordats redan år 2013, trots att de aktiverades från ramen för år 2014. 7
4.4. Kommunernas finansieringsandelar Föreningen fakturerar av kommunerna s.k. kommunandel för LEADER-verksamheten som i genomsnitt är 5,00 / invånare. År 2014 fakturerades kommunala andelar sammanlagt 116 955. Dessa kommunandelar allokeras för perioden 2014-2020. Föreningen betalar ut kommunala andelarna direkt åt ansökarna, i skillnad från EU- och statsandelarna. År 2014 betalades ut kommunala andelar förknippade med olika projekt sammanlagt 149 491,09. Ännu år 2015 betalas ut kommunandelar till projekt som hänför sig till perioden 2007-2013. 4.5. Föreningens privata medel Föreningen har inte haft någon egentlig privat verksamhet under hela den tid föreningen verkat. De privata medlen består i huvudsak av medlemsavgifter, öronmärkt projektfinansiering från privata källor, som fonder samt ränteintäkter. De privata kostnaderna består i huvudsak av privata finansieringsandelar i föreningens egna projekt till den del inte fondmedel eller annan utomstående finansiering erhållits eller då kostnader inte godkänts i utbetalningsbesluten. Målsättningen är dock att utomstående finansiering (t.ex. fonder) skall täcka projektens privata finansieringsandelar. 5. Slutord Verksamhetsåret 2014 var det sista aktiva året för beviljande av företagsstöd under programperioden 2007-2013, vanliga allmännyttiga projekt kunde inte längre beviljas år 2014. Mängden ansökningar som behandlades var rätt så god. Regionens företag var aktiva sökande och föreningen förordade en handfull företagsprojekt under året. I början av året betonades att detta är sista året under programperioden som föreningen kan förorda medel till företagsstöd och att projekten skall vara förverkligade under år 2014. Inga ändringar i personalstyrkan skedde under året. Året kan karakteriseras som ett mellanår, med tanke på att den gamla perioden var i slutfasen och den nya var inte ännu fullt operativ. Under år 2014 bereddes den nya perioden på bred front när det gäller riktlinjer och reglering från EU och stat, både gällande landsbygdsprogrammet och fiskeriprogrammet. Innan jul fick föreningen veta att den blivit vald till Leader-grupp för åren 2014-2020 och fick kunskap om den initiala finansieringsram som tilldelats för kommande år. 8