PROTOKOLLSUTDRAG

PTLLUTDG 2018-02-20 ommunstyrelsen 31 Delegationsordning för valnämnden /2018:13 006 ommunstyrelsens beslut ommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att anta delegationsordning för valnämnden. ammanfattning av ärendet ykvarns kommuns valnämnd har tidigare inte haft någon delegationsordning. yftet med en delegationsordning är att avlasta det politiska organets rutinärenden så att utrymme finns för mer omfattande behandling av principiella ärenden samt att effektivisera den kommunala förvaltningen genom att beslutvägarna blir kortare och handläggningen snabbare. alsamordnaren och dennes chef har ansvaret för att förvaltningen följer vallagen och dess intentioner inför riksdag-, kommunal- och landstingsval, samt EU-valet. För att förvaltningens uppdrag ska effektiviseras så behövs en delegationsordning. Ekonomiska konsekvenser Ärendet innebär inga ekonomiska konsekvenser. Beslutsunderlag Protokollsutdrag U 2018-02-05, 7 Tjänsteskrivelse 2018-01-30 Förslag till delegationsordning för valnämnden Brådskande beslut enligt ommunallagen 6 kapitel 39 rkanden Göran ygren (), bifall till kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut. ärtha Dahlberg (), bifall till kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut. Lars-Erik ili (L), bifall till kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut. Propositionsordning rdföranden ställer frågan om kommunstyrelsen beslutar bifalla kommunstyrelsens arbetsutskotts förslag till beslut. ommunstyrelsen beslutar bifalla detsamma. ignatur

PTLLUTDG 2018-02-20 Beslutet expedieras till ommunfullmäktige alsamordnare alnämnden kten ignatur

TJÄTEIELE 2018-01-30 ommunstyrelsen ikael jelleros-endrell ommunsekreterare Telefon 08 555 010 03 mikael.kjelleros-endrell@nykvarn.se valnämnden /2018:13 Delegationsordning för Förvaltningens förslag till beslut ommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att anta delegationsordning för valnämnden. ammanfattning av ärendet ykvarns kommuns valnämnd har tidigare inte haft någon delegationsordning. yftet med en delegationsordning är att avlasta det politiska organets rutinärenden så utrymme finns för mer omfattande behandling av principiella ärenden samt att effektivisera den kommunala förvaltningen genom beslutvägarna blir kortare och handläggningen snabbare. alsamordnaren och dennes chef har ansvaret för att förvaltningen följer vallagen och dess intentioner inför riksdag-, kommunal- och landstingsval, samt EU-valet. För att förvaltningens uppdrag ska effektiviseras så behövs en delegationsordning. TJÄTEIELE Ekonomiska konsekvenser Ärendet innebär inga ekonomiska konsekvenser. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2018-01-30 Förslag till delegationsordning för valnämnden Brådskande beslut enligt ommunallagen 6 kapitel 39 Barnkonventionskonsekvenser Ärendet innebär inga konsekvenser i enlighet med barnkonventionen. la Edström ommundirektör Birgitta Elvås T.f anslichef Beslutet expedieras till ommunfullmäktige alsamordnare alnämnden kten Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 ykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1(1)

Delegationsordning valnämnden ntagen av kommunfullmäktige den 8 mars 2018,

Innehållsförteckning 1. llmänt om delegation...2 1.1 yfte och avgränsning...2 1.2 ommunallagens regler...3 1.3 egistrering och anmälan av delegationsbeslut...4 1.4 llmänna delegeringsregler...5 1.5 Begränsning av delegation...5 1.6 alnämndens delegationsförteckning...7. dministrativa ärenden...9 B. Beslut enligt vallagen...10 C. Övrigt...11 U Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 ykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1

1. llmänt om delegation 1.1 yfte och avgränsning Det är upp till det beslutande organet att avgöra i vilken utsträckning man ska överlåta sin beslutsrätt. ed beslut i kommunallagen avses dock endast sådana beslut som inte är verkställighet. öjligheterna att delegera beslutanderätten har följande två syften: att avlasta det politiska organet rutinärenden så att utrymme finns för mer omfattande behandling av principiella ärenden att möjliggöra en effektivare kommunal förvaltning genom att beslutsvägarna blir kortare och handläggningen snabbare ännetecknande för ett beslut som kan delegeras är bl.a. att det föreligger alternativa lösningar och att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar. idare kan sådana beslut överklagas genom kommunalbesvär, vilket innebär att en laglighetsprövning kan göras av besluten. Genom delegation flyttas beslutanderätten över till delegaten. Delegaten träder in helt i valnämndens ställe. Beslut som fattas med stöd av delegation är juridiskt sett ett valnämndsbeslut och kan inte ändras av valnämnden. Däremot kan kommunstyrelsen återta sin delegation, även för ett enskilt ärende, men detta får inte rättsverkan på redan fattade beslut. Beslut som fattas inom ramen för verkställighet grundas ofta på instruktioner, avtal eller policy och ingår oftast i tjänsteåliggandet. Typiska exempel på sådana beslut är tillämpning av tjänstledighetsregler, tilldelning av förskoleplats enligt regelverk och avgiftsdebitering enligt fastställd taxa. ännetecknande för dessa beslut är att det inte finns utrymme för självständiga bedömningar. ådana beslut kan heller inte överklagas. ndra beslut som jämställs med verkställighet är inköp inom ramavtal och tjänsteresor inom budgetram. De allra flesta beslut i personalfrågor fattas utifrån lagar och avtal. Besluten är då att se som ren verkställighet. Även beslut som fattas i enlighet med politiskt antagna riktlinjer och policys är verkställighet och skall alltså skiljas från beslutsdelegering i kommunallagens mening. nställande av vikarie och tidsbegränsad anställning upp till sex månader samt förlängning av anställning liksom förhandling enligt medbestämmandelagen betraktas som verkställighet. 2

Gränsen mellan beslut och verkställighet har betydelse, dels för frågan om ett beslut kan överklagas genom laglighetsprövning eller förvaltningsbesvär, dels för bedömningen av om beslutet ska anmälas till valnämndens eller inte. En delegat har en organställning genom att delegaten går in i valnämndens ställe och beslutar. Beslut och andra rättshandlingar inom ramen för en fullmakt kan inte överklagas genom kommunalbesvär. Policys är övergripande styrdokument som fastställer vad som ska göras som beslutas av kommunfullmäktige. Hur övriga styrdokument fastställs framgår av reglementet för styrdokument. 1.2 ommunallagens regler alnämndens möjligheter till delegation av ärenden behandlas i 6 kap. 33-38 kommunallagen och i speciallagstiftning. Enligt kommunallagen 6 kap. 37 : En nämnd får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen eller landstinget att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden, dock inte i de fall som avses i 38. En gemensam nämnd får även under samma förutsättningar uppdra åt en anställd i någon av de samverkande kommunerna eller landstingen att besluta på nämndens vägnar. 34 I följande slag av ärenden får beslutanderätten inte delegeras: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, 4. ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden, och 5. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. 40 Beslut som har fattats med stöd av uppdrag enligt 37 skall anmälas till nämnderna, som bestämmer i vilken ordning detta skall ske. 39 En nämnd får uppdra åt ordföranden eller en annan ledamot som nämnden har utsett att besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande, att nämndens 3

avgörande inte kan avvaktas. ådana beslut skall anmälas vid nämndens nästa sammanträde. 7 kap 6 L m en nämnd eller en gemensam nämnd med stöd av 33 uppdrar åt en förvaltningschef inom nämndens verksamhetsområde att fatta beslut, får nämnden överlåta åt förvaltningschefen att i sin tur uppdra åt en annan anställd inom kommunen eller landstinget eller i någon av de samverkande kommunerna eller landstingen att besluta istället. ådana beslut skall anmälas till förvaltningschefen. 7 kap 7 m en nämnd med stöd av 33 uppdrar åt en anställd att besluta på nämndens vägnar, får nämnden uppställa villkor som innebär att de som utnyttjar nämndens tjänster skall ges tillfälle att lägga fram förslag eller att yttra sig, innan beslutet fattas. ämnden får också föreskriva att en anställd får fatta beslut endast om företrädare för dem som utnyttjar nämndens tjänster har tillstyrkt beslutet. 1.3 egistrering och anmälan av delegationsbeslut I princip gäller samma formregler för delegationsbeslut som för nämndbeslut. Detta innebär att det alltid skall finnas någon form av skriftlig dokumentation för de beslut som fattas med stöd av delegation. arje beslut ska innehålla uppgift om: vem som beslutat när beslutet tagits vad beslutet avser alnämnden har det yttersta ansvaret för de uppgifter som ankommer på valnämnden enligt kommunallagen och som överlämnats till styrelsen av kommunfullmäktige via reglemente. Beslut som fattas med stöd av delegation måste därför anmälas till valnämndens nästkommande sammanträde enligt L 35. inst en vecka före styrelsens sammanträde ska anmälan ske genom att delegat lämnar de beslut som gjorts med stöd av delegation från valnämnden till registrator. Besluten måste finnas tillgängliga vid valnämndens sammanträden där besluten anmäls. nmälan har informations- och kontrollsyfte. idare är det nödvändigt att beslut anmäls för att besluten ska vinna laga kraft. lagotiden över delegationsbeslut börjar löpa när protokoll över beslutet tillkännagivits på kommunens digitala anslagstavla. e bilaga 1 Lathund tt göra delegationsbeslut i LEX. 4

Delegationsbeslut anmäls till valnämnden enligt följande rutin: 1. ämndens sekreterare ansvarar för att skriva ut en lista på alla delegationsbeslut som fattats i kommunens ärendehanteringssystem LEX. I listan anges delegatens namn och befattning, handläggare, datum för beslut, diarienummer och vad beslutet avsett samt vilken punkt i delegationsordningen som legat till grund för delegatens beslut. id upphandling anges även leverantören och kontraktssumman. Beslutsmeningen ska vara heltäckande, fyllig och förtydliga vad beslutet gäller. 2. ämndsekreteraren ser till att besluten anmäls till nästkommande sammanträde. Beslut vid förfall för ordinarie delegat Beslut som fattas av någon annan vid förfall/frånvaro för ordinarie delegat skall tas in i den ordinarie delegatens protokollsserie. 1.4 llmänna delegeringsregler Överordnad chef äger rätt att fatta beslut i samtliga ärenden som delegerats till tjänsteman vid ordinarie delegats frånvaro, vid jäv eller om delegaten överlämnar ärendet till denne. Den som förordnats som vikarie för viss tjänsteman inträder som delegat istället för denne. ommundirektören har rätt att fatta beslut istället för samtliga tjänstemannadelegater. Efter samråd innebär en skyldighet för delegaten att före beslut samråda med angiven befattningshavare. Det behöver inte innebära att de är eniga utan att samråd har skett. m det istället står i samråd med måste de vara överens. alnämnden får delegera sin beslutanderätt i ett visst ärende eller en grupp av ärenden till en enskild ledamot, ersättare eller en anställd i kommunen. Det är dock inte tillåtet att delegera till en uppdragstagare, konsult eller entreprenör. Delegering till en tjänsteman är alltid individuell, det går inte att delegera beslutanderätt till en grupp personer. id valnämndens ordförandes bortovaro inträder valnämndens 1:e vice ordförande och valnämndens 2:e vice ordförande in som delegat i nämnd ordning. 1.5 Begränsning av delegation edelstäckning för beslut Innan ett beslut fattas är delegaten skyldig att kontrollera att planerat beslut ryms inom ramen för egen budget, dvs. medelstäckning finns för avsett ändamål. 5

Jäv För att förhindra jäv får delegat inte fatta beslut i sådana ärenden vari delegaten kan anses jävig (se 6 kap. 28 kommunallagen). Beslut i ärende där delegat kan anses jävig ska av delegaten hänskjutas till överordnad eller till valnämnden. idaredelegation Enligt kommunallagen är s.k. vidaredelegation tillåten. Detta innebär att kanslichef eller delegat i denna förteckning kan bemyndigas att uppdra åt någon annan att fatta beslut på valnämndens vägnar. idaredelegation är dock bara tillåten i ett steg, vilket innebär att den som mottar en vidaredelegation inte kan delegera beslutanderätten vidare. 6

1.6 alnämndens delegationsförteckning alnämnden har i beslut att uppdra till kanslichef eller annan delegat enligt denna förteckning att fatta vissa beslut inom valnämndens verksamhetsområde. alnämnden har härvid vidaredelegerat beslutanderätten enligt nedanstående förteckning. Beslut som fattas av delegat ska återrapporteras till kanslichef samband med att beslutet anmäls till valnämnden. I delegationsförteckningen förekommer följande beslutsfattare: alnämnden alnämndens ordförande alnämndens 1:e vice ordförande alnämndens 2:e vice ordförande anslichef ommunsekreterare PUL-ombud egistrator är det i förteckningen anges obestämd chef, t ex avdelningschef eller enhetschef, avser beslutanderätten den chef som ansvarar för berörd verksamhet/enhet. är det står två tjänstemän i fältet Delegat ersättare, så är den första delegat, och den andra ersättare som träder in som tjänstgörande endast om delegaten är frånvarande. 7

Förekommande Lag förkortningar FL Förvaltningslag (1986:223) L ommunallag (2017:725) L TF L PUL ffentlighets- och sekretesslag (2009:400) Tryckfrihetsförordningen (1949:105) allag (2005:837) Personuppgiftslag (1998:204) 8

Ärende Delegat - ersättare vid frånvaro nteckning. dministrativa ärenden 1 Brådskande ärende Beslut på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas 2 epresentation och uppvaktning av förtroendevalda 3 urser och konferenser för nämndens ledamöter (exklusive ordf. ) och tjänsteman som överstigande två dagar 4 Beslut om utbildning och tjänstresor för ordförande 5 Befullmäktigande av ombud att föra valnämndens talan inför domstol och andra myndigheter samt vid förrättningar av skilda slag 6 ttrande över remiss från andra myndigheter i särskilda fall 7 Prövning av utlämnande av allmän handling inkl. uppställning av förbehåll 8 vslag på begäran att få ta del av allmän handling (L 6:1-5) 9 Ändring eller rättelse av myndighets yttrande eller beslut i enlighet med 26 och 27 förvaltningslagen 10 Besluta om att överklagande inkommit i rätt tid och i förekommande fall besluta om att avvisa överklagandet (FL 24 ) alnämndens ordförande Förste vice ordförande ndre vice ordförande alnämndens ordförande alnämndens ordförande ice ordf. anslichef ommunallagen 6 kap. 39. 6 kap. 15 L anslichef anslichef anslichef anslichef anslichef 11 vskrivning av ärenden som inte är av anslichef principiell natur 12 vskrivning av ärenden i övrigt alnämndens ordförande Utlämnande av allmän handling hos respektive registrator är verkställighet kriftligt beslut med överklagandehänvisnin g Ersättare kommunsekreterare Delegationen omfattar att ta ställning till om ändring av beslut ska ske eller inte 9

13 Fastställande av valnämndens dokumenthanteringsplan och ändringar i planen (rkl 3 ) 14 Gallring i arkivet samt överföring av information till digitalt medium alnämnden egistrator Beslutas i enlighet med arkivreglemente och fastställd dokumenthanteringspla n 15 Träffa/ingå personuppgiftbiträdesavtal för kommunens räkning PUL-ombud arje nämnd har ett PUL-ombud 16 Beslut om styrdokument anslichef /alnämnd Enligt eglemente för ykvarns kommuns styrdokument 17 Beslut om anvisningar anslichef 18 Beslut om polisanmälan av brott mot den egna verksamheten 19 Ingå hyresavtal avseende vallokaler och röstningslokaler 20 Fatta beslut om förtäring för röstmottagare under valdagen anslichef anslichef anslichef? Ersättare kommunsekreterare vser beslut om enklare förtäring till röstmottagare under valdagen B. Beslut enligt vallagen B1 Beslut om att utse ordförande och vice ordförande i valdistrikt alnämnden B2 Beslut om förordnande och valförrättare i anslichef valdristrikt och röstmottagare vid förtidsröstning vid val till Europaparlamentet, allmänna val och folkomröstningar. B3 Förordna röstmottagare i röstningslokal alsamordnare B4 Beslut om vallokaler alnämnden B5 Beslut om röstningslokaler alnämnden B6 Beslut om begränsade öppettider i vallokal alnämndens ordf. (Efter samråd med Länsstyrelsen) B7 Beslut om öppettid för röstningslokal alnämnden B8 Införa rättelse eller ändring i röstlängden på uppdrag av den centrala valmyndigheten eller länsstyrelsen. anslichef 3 kap 5 all Ersättare kommunsekreterare. 5 kap. 7 all Ersättare kommunsekreterare. 10

B9 Beslut om fullmakt för uthämtning av poströster/förtidsröster. B10 Förordnande av ambulerande röstmottagare C. Övrigt C1 Beslut om utformning av utbildning för röstmottagare C2 Beslut om datum för utbildning av röstmottagare alnämndens ordf. alsamordnare alsamordnare alsamordnare ice ordf. Denna delegationsordning träder i kraft den 1 mars 2018. Den ska ses över varje år och vid behov revideras årligen. 11