LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens Ledningsutskott 2013-10-16 11 (15) 164 LÖNESAMVERKAN I SOTENÄS, MUNKEDAL OCH LYSEKILS KOMMUNER - INFORMATION Dnr: LKS 2012-270-106 De fem kommunerna i norra Bohuslän träffade i augusti 2008 en principöverenskommelse om ökad samverkan inom ett antal verksamhetsområden. Därefter har Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner intensifierat arbetet inom tre områden; IT-drift, Miljö-samverkan samt lönefunktionen. IT-samverkan är satt i drift genom en gemensam nämnd i Lysekils kommuns organisation. Miljösamverkan har fått sin placering i Sotenäs, medan lönefunktionen får sin bas i Munkedal. Det nu aktuella förslaget innebär organisatoriskt samgående mellan löneenheterna i Lysekil, Munkedal och Sotenäs. Möjlighet finns att senare utvidga samarbetet med ytterligare kommuner. Utredningen som genomförts poängterar nyttan av samgåendet eftersom det ger minskad sårbarhet, högre kompetens, bättre resursutnyttjande och kommer på sikt att leda till effektivitetsvinster. Beslutsunderlag Slutrapport gemensam lönefunktion, Sotenäs, Munkedal och Lysekils kommuner Förslag till samverkansavtal för den gemensamma lönenämnden Förslag till reglemente för den gemensamma lönenämnden Ledningsutskottets beslut Ledningsutskottet ställer sig positiva till förslaget och att ärendet bereds ytterligare inför beslut i kommunstyrelsen. Beslutet skickas till Kommunstyrelsen JUSTERING Sign:
1/2 Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse Datum: 2013-11-11 Förvaltning: Kommunledningskontoret Enhet: Personalenheten Handläggare: Sven Hagberg Telefon: 0523-61 32 30 E-post: sven.hagberg@lysekil.se LÖNESAMVERKAN I SOTENÄS, MUNKEDAL OCH LYSEKILS KOMMUNER Dnr: LKS 2012-270-106 De fem kommunerna i norra Bohuslän träffade i augusti 2008 en principöverenskommelse om ökad samverkan inom ett antal verksamhetsområden. Därefter har Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner intensifierat arbetet inom tre områden; IT-drift, Miljö-samverkan samt lönefunktionen. IT-samverkan är satt i drift genom en gemensam nämnd i Lysekils kommuns organisation. Miljösamverkan har fått sin placering i Sotenäs, medan lönefunktionen får sin bas i Munkedal. Det nu aktuella förslaget innebär organisatoriskt samgående mellan löneenheterna i Lysekil, Munkedal och Sotenäs. Möjlighet finns att senare utvidga samarbetet med ytterligare kommuner. Utredningen som genomförts poängterar nyttan av samgåendet eftersom det ger minskad sårbarhet, högre kompetens, bättre resursutnyttjande och kommer på sikt att leda till effektivitetsvinster. Verksamhetsområdet beskrivs i detalj i utredningen och kan sammanfattas i följande områden: Löneadministration (löpande lönehantering inklusive intyg) Support lönesystem Support tillämpning (ej tolkning) av lagar, avtal och regler Utdata och statistik (basutbud) Systemförvaltning Pensions- och försäkringsadministration Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se
2/2 Beredning 1. Slutrapport gemensam lönefunktion SML (Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner) 2. Förslag till samverkansavtal för den gemensamma lönenämnden 3. Förslag till reglemente för den gemensamma lönenämnden Särskilda konsekvensbeskrivningar Ekonomi Förändringarna sker inom nuvarande ekonomiska ramar. På sikt bör det kunna leda till rationaliseringsvinster. Miljö Förändringen bedöms få marginella miljöeffekter. Möjligen kommer resandet att öka i någon mån. Folkhälsa Inga effekter. Facklig samverkan enligt FAS Fortlöpande information, samt samverkan i Central samverkansgrupp och dialog i respektive kommuns samverkansorganisation. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att: - under förutsättning att Sotenäs och Munkedal kommuner fattar motsvarande beslut, bilda en gemensam lönenämnd samt tillhörande tjänstemannaförvaltning från och med 2014-01-01. - Munkedals kommun blir värdkommun och ansvarar för processen. - godkänna upprätta förslag till reglemente för den gemensamma lönenämnden. - godkänna förslag till samverkansavtal för den gemensamma lönenämnden. Sven Hagberg Personalchef
Gemensam lönefunktion SML För Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner Slutrapport 2013-08-26 Utredning om gemensam löneenhet SML är utförd på uppdrag av kommuncheferna i Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner. Förslaget innebär ett samgående fr.o.m. 140101, med Munkedals kommun som värdkommun. 1
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Bakgrund... 3 2. Syfte... 3 3. Förberedelser inför samgåendet... 3 3.1 Projektorganisation... 4 3.2 Andras erfarenheter av lönesamverkan... 4 4. Lönefunktionens verksamhetsområde... 5 4.1 Kartläggning av arbetsuppgifter för löneassistent... 6 4.2 Kartläggning av uppgifter för systemförvaltare... 8 4.3 Budget 2013... 8 5. jämförelser... 9 5.1 Jämförelse med lönesamverkan FAHNS... 10 5.2 Jämförelse med Västra Götalandsregionen (VGR)... 11 6. Förslag... 12 6.1 Organisation... 12 6.2 Verksamhet - avgränsningar... 12 6.3 Bemanning... 14 6.4 Budget 2014 på en övergripande nivå... 14 Fördelningsnyckel... 15 systemkostnader... 15 6.5 Uppföljning under 2014... 16 6.6 Höstens arbete... 16 Bilagor... 16 1. Vem gör vad... 16 2. Riskbedömning vid verksamhetsförändring... 16 2
1. BAKGRUND De 5 kommunerna i norra Bohuslän träffade i augusti 2008 en principöverenskommelse om ökad samverkan inom ett antal verksamhetsområden. Därefter har Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner intensifierat arbetet inom tre områden: IT-drift, miljösamverkan samt lönefunktionen. Den här rapporten berör samgåendet av lönefunktionerna i Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner. Tillsammans med förslag till samverkansavtal och reglemente utgör detta ett beslutsunderlag. Enligt uppdragsbeskrivningen daterad 130227 ska projektledaren slutföra påbörjad utredning om lönesamverkan. Förutsättningar som gavs är att ett gemensamt lönekontor bildas fr.o.m. 140101 och att Munkedals kommun ska vara värdkommun. Det innebar således att personalchefen i Munkedals kommun ansvarar för rekrytering av lönechef. Kommunerna har upphandlat ett gemensamt lönesystem och har samverkat under såväl upphandlingen som införandet. Detta förde med sig att kommunerna fr.o.m. 120401 har en gemensam databas. Gentemot leverantören är kommunerna en kund som betecknas SML (Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner). Av den anledningen används i utredningen arbetsnamnet Lönesamverkan SML gemensam löneenhet i mellersta Bohuslän. Tidplan 2013 I augusti ska beslutsunderlaget vara klart. Samverkan inför politiskt beslut ska ske i respektive kommun. Personalcheferna har ansvaret för att så sker. I september oktober ska beslutsunderlagen upp för politiska beslut i respektive kommun. I november ska all personal som har ett anställningsförhållande vid berörd enhet i Lysekil och Sotenäs, erbjudas verksamhetsövergång enligt Lag om anställningsskydd (LAS, 1982:80) 6b. Under hela hösten förbereds samgåendet med olika aktiviteter. Detta planeras tillsammans med chefen för den gemensamma lönefunktionen. 2. SYFTE Syftet med ett samgående är att uppnå minskad sårbarhet och effektivare arbetssätt. Med lönesamverkan kommer sårbarheten minska, och genom att standardisera arbetssätt med gemensamma rutiner kommer effektiviteten att öka. På sikt bör detta kunna leda till rationaliseringsvinster. Hur stora dessa kan bli beror till stor del på hur mycket de olika kommunerna är beredda att standardisera sina egna regler, rutiner, blanketter och arbetssätt. 3. FÖRBEREDELSER INFÖR SAMGÅENDET Februari 2013 bildades en projektorganisation som i olika grad och i olika hänseende bidragit till förberedelserna. Berörda medarbetare har haft flera arbetsmöten under våren. Andras erfarenheter av lönesamverkan har också varit en viktig kunskapskälla i utredningen. 3
3.1 PROJEKTORGANISATION Organisationen har bestått av styrgrupp, arbetsgrupp och referensgrupp. Delrapporter har skickats till alla i projektet 130312 samt 130513. Styrgrupp kommuncheferna Referensgrupp Medarbetare Arbetsgrupp Personal- lönechefer samt projektledare Referensgrupp Fackliga organisationer i respektive kommun Referensgrupper: Medarbetarna har haft utvecklingsdagar i 130304 05, 130408 samt 130603. Under dessa tillfällen har medarbetarna beretts tillfällen att diskutera och resonera om upplägg av den tilltänkta gemensamma lönefunktionen. På så sätt har referensgruppen bidragit till utredningen med värdefull input. Nuvarande systemförvaltare har träffats 130411 för att genomlysa vilka arbetsuppgifter som ingår i befattningen. När det gäller samverkan med de fackliga organisationerna i respektive kommun, så har ansvaret legat på respektive personalchef att föra dialog och informera under hela utredningsprocessen. Arbetsgrupp: Arbetsgruppen har haft möten 130424 och 130513. Mötet i mars blev inställt men ersattes av frågor som skulle besvaras skriftligt av personalcheferna. Lysekil har varit representerat vid ett tillfälle (130424) via telefon. Styrgrupp: 130227 hade kommuncheferna genomgång av uppdraget och förutsättningar. 130603 träffas både referensgrupp, arbetsgrupp och styrgrupp på Hensbacka för att skapa en gemensam målbild av uppdraget och bemöta frågor om vilka beslut som fattats i respektive kommun. Kommunchefen i Lysekil hade förhinder men ersattes av Ola Ingevaldson, administrativ chef i Lysekils kommun. 3.2 ANDRAS ERFARENHETER AV LÖNESAMVERKAN Under projekttiden har det inhämtats information från andra kommuner och en region (Västra Götaland), som genomfört sammanslagning av lönefunktioner. Referenstagning har skett såväl genom telefonintervjuer som genom besök och inläsning av material (rapporter, uppföljningar, utvärderingar mm). 4
4. LÖNEFUNKTIONENS VERKSAMHETSOMRÅDE För att kunna föreslå en hållbar och effektiv organisation krävs det en kartläggning av de nuvarande arbetsuppgifterna på lönekontoren i de berörda kommunerna. Löneadministration har under de senaste åren genomgått stora förändringar. Genom självservice har de traditionella arbetsuppgifterna omvandlats till att ge support i såväl lönefrågor som systemfrågor. Kommunerna hade kommit olika långt i införandet av självservice, när det gemensamma lönesystemet Heroma startades upp 120401. Munkedals kommun införde självservice år 2001, Sotenäs kommun hade delvis övergått till självservice, medan Lysekils kommun nästan inte hade någon självservice. Alla tre kommuner har haft en mycket arbetsintensiv period vid det gemensamma införandet, men det har varit extra tufft för Lysekils kommun som utifrån det nya lönesystemets självservicekoncept fått förändra sitt arbetssätt mest. Gemensamma utbildningar under införandeprocessen har inneburit besparingar i såväl arbetsinsats som i kostnader. Under tiden 120401 130331 utbetalade de tre kommunernas lönefunktioner nästan 685 miljoner kronor (exklusive skatt och arbetsgivaravgifter)och hanterade c:a 4500 utbetalda lönespecifikationer i snitt per månad. Dessa utbetalningar administrerades av 13,4 årsarbetare. 120401 130331 Snitt per månad Antal löner 1 54 000 4 500 Utbetalt belopp 2 684 795 768 57 066 314 Kommun Befattning Ssgr Sotenäs Assistent 100 Assistent 100 Löne/systemförv 100 Personalchef 3 30 Munkedal Löneassistent 90 Löneassistent 90 Lönehandläggare 100 Lönechef 50 Systemförvaltare 50 Lysekil Lönehandläggare 80 Lönehandläggare 100 Lönehandläggare 100 Lönehandläggare 100 Lönehandläggare 100 Systemförvaltare 50 Lönechef 100 Årsarbetare 13,40 1 Uppgifter tagna ur Heroma lönesystem 130401 2 Utbetalt belopp, exklusive skatt och arbetsgivaravgifter 3 Sotenäs har ingen lönechef. Motsvarande uppgifter ingår i personalchefens roll. 30 % är uppskattad andel av utifrån Munkedals och Lysekils lönechefsanställningar 5
4.1 KARTLÄGGNING AV ARBETSUPPGIFTER FÖR LÖNEASSISTENT Kommunerna har olika titlar för löneassistenten, men tjänsteinnehållet är snarlika i alla tre kommuner. Befattningen löneassistent innefattar såväl lönehandläggare, personalassistent och löneassistent. Övergång till Källrapportering (självservice) innebär att man inte längre lämnar skriftliga ansökningar och tjänstgöringsrapporter som sedan skulle matas in manuellt av lönekontoret. Idag sker såväl sjukanmälningar, ledighetsansökningar och eventuella tillägg i mycket stor utsträckning direkt i datorn. Genom att chefen beviljar hamnar rapporten direkt in för löneutbetalning. Manuell registrering Självservice rutin Medarbetaren fyller i tidrapport eller ledighetsansökan Medarbetaren registrerar avvikelser eller söker ledigt i Självserviceprogrammet Personalredogörare kontrollerar och kompletterar Personalredogörare eller motsvarande tillstyrker Chefen attesterar Chefen godkänner eller avslår. Lönekontoret kontroller, kodar och förbereder registrering Lönekontoret inhämtar kompletteringar från at, personalredogörare eller chef Lönekontoret registrerar avvikelserna i löneprogrammet Rollen som löneassistent är - och fortsätter att vara- en kvalificerad administrativ tjänst. En löneassistent måste ha förmågan att hantera olika praktiska lönefrågor från anställda samt vara en pedagog mot beslutsfattare på olika nivåer. Den nya löneassistenten får genom den tekniska utvecklingen rollen som expert. Istället för att kontrollera inkomna underlag och manuellt mata in uppgifter ska löneassistenten se till att alla medarbetare och chefer utbildas och får support i lönerapporteringen. Löneassistenten måste arbeta proaktivt, utbilda i förebyggande syfte, för att rätt lön ska utbetalas. Löneassistenten är idag experten på såväl avtalstillämpning som lönesystemet, inkluderat systemets alla integrationer. Löneassistenten är också en viktig bärare av de avtal, policy, regler och rutiner som verksamheten ska följa. Detta ska förmedlas ut i verksamheten genom ett konsultativt arbetssätt det är dock chefen som är ansvarig och chefen som fattar eventuella beslut. 6
NUVARANDE ARBETSUPPGIFTER 4 PÅ LÖNEKONTOREN SML Anställningsbevis Nyanställning Systemhantering Heroma Förändrad anställning Avslut Behörighet, lösenord Winlas Pension Marakanda (fakturor) Timrapportering Inskickade rapporter Ekonomisystem Schema Lägga in Kontroller Signallistor Arvoden Förtroendevalda Bevakningslistor Kontaktpersoner Uppdragstagare Semester Retroberäkningar Tillägg/avdrag Rese-ersättning, traktamente Beredskap OB, jour och beredskap Utmätningar Sparade semesterdagar Bokföring och avstämning Kostavdrag Bokföring Arbetsgivaravgifter Dagbarnvårdare underlag Skattedeklaration Semesterdagar i pengar Frånvaro Hel/partiell Kronofogden Utbildning och information Chefer och medarbetare Arkivering Tjänstgöringsrapporter Felrapportering, rättningar Frånvaro Personalakter Retrokörning Lönelistor Extrautbetalningar AFA Skuldhantering Möte, utbildn APT Omkonteringar Fel tillägg, avdrag Fel frånvaro Kontrolluppgifter Samverkan Utbildningar Lag och avtal, tillämpning LAS Övriga uppgifter Fakturor AB Sjuklön Föräldraledighet Support, system och avtal Telefon, mail och Förändringar i lag och avtal Postsortering Måltidskuponger Friskvårdskort Miljöbilar chefer och anställda besök 25-årsuppvaktning Intyg och rapporter Arbetsgivarintyg Pensionsadm Ansvara för anst uppgifter Tjänstgöringsintyg Försäkringskassan Statistik AMOS Årsredovisningsuppgifter Avstämning AFA Kronofogden KPA och Skandia (lön och anställningstid) Redovisa till KPA och Skandia Ansökan och beslut om pension Beställa förhandsberäkning 4 Arbetsuppgifter framtagna av medarbetare och personalchefer i Sotenäs och Munkedals kommun 7
4.2 KARTLÄGGNING AV UPPGIFTER FÖR SYSTEMFÖRVALTARE I samband med avtalsskrivningen har respektive kommun förbundit sig att kunna leverera motsvarande 0,5 systemförvaltare per kommun. Uppgiften 5 innebär att: ansvara för att utnyttja och utveckla systemets möjligheter kopplat till olika PAprocesser (LAS, pension, rehabilitering, utdata mm) utnyttja och utveckla systemet kopplat till löneutbetalning ansvara för felrapportering och eventuella åtgärder för att lösa problemen, identifiera och prioritera förbättringsområden inom systemet och dess processer testköra nya versioner och identifiera eventuella problem handleda och utbilda chefer och personalredogörare ansvara för uppgraderingar och implementering administrera organisationsträd och behörigheter ansvara för flödesprocesser i systemets olika delar vara kontaktytan mellan systemanvändare, IT och systemleverantören Det har visat sig att systemförvaltningen för Heroma är mer omfattande än vad som förutsetts. Under första året har det ofta krävts att kommunerna fått köpa konsultstöd för löpande driftskörningar. Det pågår en diskussion/förhandling med leverantören om utökat driftstöd. Detta kan påverka systemförvaltarrollen. Denna process kommer att bli klar senare i höst. 4.3 BUDGET 2013 Här anges månadslön 6, semesterlön samt arbetsgivaravgifter för 2013. Totalen hamnar på 6 164 515 kr. Kommun Befattning Ssgr Heltidslön Faktisk lön exkl PO Semers inkl PO Summa Sotenäs Assistent 100 22 940 22 940 275 280 4 680 110 584 390 544 Assistent 100 23 140 23 140 277 680 4 721 111 548 393 949 Löne/systemförv 100 27 800 27 800 333 600 5 671 134 012 473 283 Personalchef 30 44 700 13 410 160 920 2 736 64 644 228 300 Munkedal Löneassistent 90 23 000 20 700 248 400 4 223 99 786 352 409 Löneassistent 90 23 050 20 745 248 940 4 232 100 003 353 175 Lönehandläggare 100 25 300 25 300 303 600 5 161 121 961 430 722 Lönechef 50 36 000 18 000 216 000 3 672 86 770 306 442 Systemförvaltare 50 36 000 18 000 216 000 3 672 86 770 306 442 Lysekil Lönehandläggare 80 21 700 17 360 208 320 3 541 83 685 295 547 Lönehandläggare 100 24 700 24 700 296 400 5 039 119 068 420 507 Lönehandläggare 100 25 050 25 050 300 600 5 110 120 756 426 466 Lönehandläggare 100 25 700 25 700 308 400 5 243 123 889 437 532 Lönehandläggare 100 26 350 26 350 316 200 5 375 127 022 448 598 Systemförvaltare 50 27 200 13 600 163 200 2 774 65 560 231 534 Lönechef 100 39 300 39 300 471 600 8 017 189 449 669 066 Summa 1340 362 095 4 345 140 73 867 1 745 508 6 164 515 5 Framtaget av personcheferna i Sotenäs och Munkedals kommuner 6 Uppgifter framtagna ur lönesystemet Heroma 130701 8
Utöver redovisade personalkostnader tillkommer sedvanliga kostnader för lokaler, städ, telefon, dator, kontorsmaterial, kompetensutveckling osv. För 2013 är detta budgeterat till 73 075 kr per anställd i Munkedals kommun. Konto Budget 2013 Per anställd 58100 KURS O KONFERENSAVG 25 000 6 250 65100 ALLM KONTORSMATERIAL 1 800 450 65500 TRYCKSAKER 2 000 500 67943 INTERN HYRA FORUMS BILAR 4 300 1 075 68101 INTERN ADM DATOR OBL MP 35 100 8 775 68110 TELEAVG FAST TELEFONI 13 000 3 250 68120 SAMTALSKOSTNADER 7 000 1 750 70500 RESEKOSTNADER 4 100 1 025 LOKALER 160 000 40 000 STÄD 40 000 10 000 Totalt 73 075 Kolumnen Budget 2013 är de budgeterade kostnader för de 4 anställda på löneenheten i Munkedal. 5. JÄMFÖRELSER Samverkansprojekt som pågått under några år lyfter fram följande fördelar med samverkan: Större volymer lättare att jobba effektivt Gemensamma utbildningsinsatser ger lägre kostnader Täcka upp för varandra vid frånvaro blir lättare Bättre säkerhet med fler systemförvaltare Kvalitetssäkring och kostnadseffektivitet på sikt genom enhetliga och mer effektiva arbetssätt och rutiner. Kvalitetssäkring genom ökad kompetens försörjning och bemanning ger större möjligheter till utveckling av processer och arbetsmetoder. Lägre system- och konsultkostnader tre kommuner är en kund Vid kontakter med andra lönesamverkanskommuner verkar antal producerade löner per årsarbetare och månad vara ett mått som flitigt används. Följande uppgifter är från motsvarande utredning som gjordes av Tanums kommun år 2012: Lönekontor Löner/åa 7 och månad Mariestad, Töreboda; Gullspång 418 Syd Närke 400 Köping, Arboga, Kungsör 281 Västmanland-Dalarna 592 Tanum (samverkar ej) 485 7 åa= årsarbetare 9
Antal producerade löner i dessa samverkansexempel var mellan 281 592 per månad och årsarbetare. Vid jämförelse med SML (Sotenäs, Munkedal och Lysekils kommuner) tycks löneadministrationen vara ganska effektiv redan idag. I genomsnitt produceras 444 löner per månad och löneassistent. Antal löner Löneassistent Löner/löneass o månad Sotenäs 1197 2,5 479 Munkedal 1377 2,8 492 Lysekil 1908 4,8 398 Totalt 4482 10,1 Genomsnitt SML 444 Erfarenheterna från de som gjort sammanslagningar är att samgåendet resulterat i en effektivisering och att besparingar kan göras på sikt. Detta kan dock ske först när rutiner, blanketter och regler är standardiserade. Det har visat sig att denna process tar tid och man bör räkna med minst 2-3 år innan eventuella besparingseffekter kan uppstå. Nedan följer två exempel på samverkansprojekt som på sikt effektiviserat sin löneadministration. 5.1 JÄMFÖRELSE MED LÖNESAMVERKAN FAHNS Sammanslagning av lönefunktionen för Fagersta, Avesta, Hedemora, Norberg och Skinnskatteberg (förkortas FAHNS)skedde 070101. Syftet var att minska sårbarheten i kompetens och utveckla arbetsinnehållet. Kommunerna FAHNS utbetalar 8756 löner i snitt per månad (130101). Lönesamverkan FAHNS verksamhet motsvarar det som Sotenäs, Munkedals och Lysekils lönekontor beskrivit att de gör idag (se sidan 7). Samverkan FAHNS har pågått i drygt 6 år och personalstyrkan har minskat från 24,8 till 19,0 årsarbetare. FAHNS Motsvarande 4500 löner SML idag Lönechef 1,0 1,0 1,8 Systemförvaltare 3,0 1,5 1,5 Löneassistent 8 15,0 7,7 10,1 Summa 19,0 10,2 13,4 Antal löner 8756 4500 4482 Antal löner/löneass 584 584 444 Om FAHNS produktivitet omvandlas till 4500 löner per månad i snitt (som kommunerna SML producerar) krävs det 7,7 löneassistenter. Detta ska då jämföras med SML:s bemanning på 10,1 löneassistenter. Enligt uppgift från projektledaren FAHNS har personalminskning skett först när gemensamma rutiner, arbetssätt och blanketter är framtagna. I detta exempel har personalminskningen skett i etapper från 2009 fram tills idag (130630). Enligt tabellen ovan producerar kommunerna FAHNS 584 löner per månad och löneassistent medan SML gör runt 8 Löneassistentens uppgifter innefattar pensionsadministration, redovisning, WinLas, utbildning mm 10
444 löner per månad och löneassistent. Detta indikerar att det kan finnas möjlighet att ytterligare effektivisera löneadministrationen i våra kommuner. 5.2 JÄMFÖRELSE MED VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN (VGR) Västra Götalandsregionen har valt en annan uppdelning av sin personal. Ungefär 70 % arbetar med löneadministrationen, medan ungefär 30 % av anställda lönehandläggare ger support, utbildar samt informerar om systemet. Löneadministration 70% 30% Support Lön Totalt arbetar 134 årsarbetare med att få ut 51000 löner per månad. Då ingår 20 personer som är extraanställda för införandeprocessen, som påbörjades 2009 och fortfarande pågår. Med nuvarande resurser är SML effektivare än regionen (444 löner per månad och löneassistent jmf med 405 för VGR). Om extrapersonalen exkluderas så är regionen något effektivare (481 löner per månad och löneassistent jmf med 444 för SML). VGR Motsvarande 4500 löner SML idag årsarb Lönehandläggare och support 100 8,8 10,1 Extrapersonal införande 20 1,8 0,0 Pension 6 0,5 0,0 Inkl extrapersonal 126 11,1 10,1 Löner/löneass (inkl extra personal) 405 444 Lönehandläggare och support 100 8,8 10,1 Pension 6 0,5 0,0 Exkl extrapersonal 106 9,4 10,1 Löner/löneass (exkl extrapersonal) 481 444 Regionens erfarenhet av arbetsuppgifts uppdelning (support respektive lönehandläggning) är att både de som bara gör lön, och de som bara supportar tappar i kompetens. Det blir svårigheter att ge support om man inte arbetar med löneutbetalning, och det blir svårigheter att betala ut lönen genom att man inte får frågorna och uppmärksammar eventuella felhanteringar. Arbetsuppgifterna hänger ihop precis så som de hanteras i våra kommuner idag. Även denna jämförelse visar att det finns utvecklingspotential i löneadministrationen. Men även Västra Götalandsregionens lönechef påpekar att det tar tid att få fram gemensamma rutiner och arbetssätt. För VGR startades detta förändringsarbete upp år 2009 och det pågår fortfarande. Men verksamheten har succesivt effektiviserats och inneburit allt lägre kostnader för löneutbetalningen. 11
6. FÖRSLAG 6.1 ORGANISATION Om samgående sker kommer lönesamverkan att organisatoriskt placeras i Munkedals kommun enligt följande: Kommunledningskontor - kommunchef Gemensam lönenämnd Personalenhet - personalchef Löneenhet SMLlönechef Kommunchefen ansvarar för kommunledningskontoret, som bl. a består av personal- och löneenhet. Detta innebär att lönefunktionen kommer att ledas av en lönechef som är underställd personalchefen i Munkedals kommun. Förslaget innebär dessutom att det inrättas en gemensam lönenämnd, med uppgift att leda verksamheten. Fr. o m 140101 föreslås att medarbetarna placeras i Munkedals kommun. Erfarenheterna från andra visar på att detta ökar möjligheterna att snabbare nå målet om minskad sårbarhet och ökad effektivitet. Genom att samla kompetensen ökar även möjligheterna att ta tillvara var och ens kompetens på rätt sätt. När medarbetarna fysiskt ska placeras i Munkedals kommun kan bli föremål för övergångsregler och kommer att diskuteras vidare. Lönekontor SML placeringen fr.o.m. 140101 är Munkedals kommun 6.2 VERKSAMHET - AVGRÄNSNINGAR Vid jämförelse med andra samverkansprojekt så är det marginella skillnader i vilka arbetsuppgifter som ingår i verksamhetsområdet löneadministration. Detta gäller även i jämförelse med lönekontoren i SML. Därför föreslås en oförändrad verksamhet enligt sammanställning på sidan 7, med ett litet undantag. I någon/några kommuner har medarbetare på lönekontoren varit involverade i det praktiska arbetet kring 25-årsuppvaktningen. Förslaget innebär att endast underlag för vilka medarbetare som varit anställda i 25 år tas fram av den gemensamma lönefunktionen. Administrationen kring uppvaktningen bör ligga kvar i den kommun som ska uppvakta medarbetaren. Administrationen kring försäkrings- och pensionsfrågor gäller enbart att ansvara för de uppgifter som finns i lönesystemet, t ex anställningstid och pensionsgrundande inkomst. 12
Systemförvaltningen föreslås ingå i verksamhetsområdet. Det finns många faktorer som talar för det. Andra samverkansprojekt har haft som målsättning att genom samverkan minska sårbarheten för systemförvaltningen. Det ökar också möjligheten för att systemförvaltarna kan dra nytta av varandras kompetens om de finns i den gemensamma enheten. I nästan alla kommuner finns systemförvaltarna i samma organisation som löneassistenterna. Det gäller även i de fall där ett samgående skett. När det gäller arkivering har frågan diskuterats med personalcheferna. Förslaget är att varje kommun har kvar sitt arkiv, eftersom respektive kommun fortfarande är anställningsmyndighet för sina medarbetare. Andra kommuner har löst detta genom att kopia på underlag mailas eller skickas in till lönekontoret, som i sin tur sparar alla löneunderlag digitalt. Sammanfattningsvis föreslås följande verksamhetsområde. Löneadministration (löpande lönehantering inklusive intyg) Support lönesystem Support tillämpning (ej tolkning) av lagar, avtal och regler Utdata och statistik (basutbud) Systemförvaltning Pensions- och försäkringsadministration Lönesystemet innebär att ett schema måste finnas inlagt på varje medarbetare. Vid eventuell deltidsfrånvaro (t ex deltidssjukskrivning) måste ett nytt schema upprättas. Inom vård och omsorg krävs det en ganska omfattande hantering kring schemaläggning eftersom det finns en koppling till vikarierekryteringen. Om man jämför med tidigare schema-bemanningssystem har detta varit frikopplat från lönesystemet i alla tre kommunerna. När det var dags för löneutbetalning importerades transaktionerna till lönesystemet. I Heroma ingår detta som en egen modul, direkt kopplat till samma databas. Den stora arbetsinsatsen kring schema och bemanning sker i verksamheterna inom vård och omsorg. Bedömningen är att det bör fortsätta vara som det är idag. Lönefunktionen lägger vissa scheman och bistår med problemlösning. När det gäller t ex deltidsfrånvaron krävs det samverkan mellan verksamheten och lönefunktionen. Vård och omsorgsverksamheter måste även fortsättningsvis ha resurser för schema- och bemanningsuppgifter. Det bör under hösten upprättas en mall för vem som gör vad för att undvika missförstånd. Ytterligare ett område gränsar till lönefunktionen, och det är personalenheterna. Med utgångspunkten att lönefunktionerna ska göra det som de gör idag kommer det ändå att kvarstå vissa tveksamheter. Enligt personalcheferna är det en skiljelinje mellan att tillämpa respektive tolka lagar, avtal och regler. Lönefunktionerna tillämpar, medan personalfunktionen tolkar. Funktionerna har under många år arbetat mycket nära varandra och deras arbetsuppgifter korsas ibland. Det är oundvikligt att medarbetare inom dessa funktioner kommer att arbeta nära varandra i många frågor framöver, och det krävs ett bra upplägg av dessa gemensamma beröringspunkter. Det bör under hösten arbetas fram ett förslag hur detta samarbete ska ske framöver. Det är viktigt att klargöra vem som gör vad på en detaljerad nivå. 13
Förslaget innebär ett oförändrat verksamhetsområde för lönefunktionen (sid 7), men att detaljerna kring vem som gör vad i detalj tas fram i samverkan med berörd personal. Detta gäller dels området schema/bemanning och dels gränssnittet mot personalenheterna. 6.3 BEMANNING Som tidigare nämnts har Lysekil haft den största förändringen vid övergången till nytt arbetssätt. Detta har inneburit att Lysekil haft en förstärkning på 0,8 tjänst under införandet. Personalchefen i Lysekil har aviserat att denna förstärkning upphör i oktober år 2013. Det innebär att redan från början, 140101, startar Lönesamverkan SML upp en organisation som har färre medarbetare än den hade under 2013. Från 13,4 till 12,6 årsarbetare. Trots detta är bedömningen, utifrån andras erfarenheter av lönesamverkan, att ytterligare 0,8 tjänst kan sparas in efter att enheten arbetat fram gemensamma, effektivare rutiner och arbetssätt under 2 år. Löneassistent (motsv.) 10,1 Systemförvaltare 1,5 Lönechef (motsv.) 1,8 2013 2014 2016 Totalt 13,4 12,6 11,8 Som redan nämnts är systemförvaltningen nu under utredning. Eventuellt kommer kommunerna att köpa in mer konsultstöd än idag. Detta kan då påverka de 1,5 tjänst som idag finns. Beslut kommer att fattas under hösten. Utifrån nuläget och i jämförelse med andra Heroma- användare, krävs det med nuvarande arbetsuppgifter 1,5 systemförvaltare. Förslaget är att systemförvaltningen för Heroma ska finnas i löneenheten SML. Med detta förslag till bemanning finns det möjlighet att intensifiera förändringsarbetet under år 2014. Efter 2016 kan det enligt andras erfarenheter finnas ytterligare besparingspotential beroende på hur mycket kommunerna är villiga att förändra sina egna avtal, regler och rutiner. 6.4 BUDGET 2014 PÅ EN ÖVERGRIPANDE NIVÅ 2014 föreslås att bemanningen minskar till 12,6 tillsvidareanställda. Det innebär att Lysekils löneadministratörer minskas med 0,8 tjänst, jämfört med 2013. Summan på årsbasis blir då 5 868 969 kr inklusive arbetsgivaravgifter i löneläget 2013. Lönerna måste uppräknas med 2014 års lönekostnadsindex. Årsarbetare Faktisk exkl PO Semers inkl PO Summa månadslön 13,40 362 095 4 345 140 73 867 1 745 508 6 164 515 12,60 344 735 4 136 820 70 326 1 661 822 5 868 969 14
Konto Budget Ansvar Vht 50210 MÅNADSLÖN 4 136 820 13100000 920010 51100 SEM ERS SEMDAGSTILLÄGG 70 326 13100000 920010 56120 PO-PÅLÄGG KOMMUNANST 1 661 823 13100000 920010 58100 KURS O KONFERENSAVG 81 250 13100000 920010 65100 ALLM KONTORSMATERIAL 5 850 13100000 920010 65500 TRYCKSAKER 6 500 13100000 920010 67943 INTERN HYRA FORUMS BILAR 13 9750 13100000 920010 68101 INTERN ADM DATOR OBL MP 114 075 13100000 920010 68110 TELEAVG FAST TELEFONI 42 250 13100000 920010 68120 SAMTALSKOSTNADER 22 750 13100000 920010 70500 RESEKOSTNADER 13 325 13100000 920010 LOKALER (Forum) 520 000 13100000 STÄD (Forum) 130 000 13100000 Uppräkning för 2014 200 000 SUMMA 7 018 944 Med en beräkning på 12,6 anställda (13 personer)under blir summan 6 818 944 kr. Indexuppräkning för löner och andra kostnader för år 2014 beräknas till 200 000 kr. Totalt 7 018 944 kr. År 2015 ska budgeten räknas budgeten upp med samma kostnadsindex som för övriga verksamheter (kostnadsökningar, löneökningar, mm). År 2016 ska budget beräknas på 11,8 årsarbetare och besparingen beräknas bli runt 7-8 %. FÖRDELNINGSNYCKEL Fördelning av ovanstående kostnader föreslås utgå utifrån producerade löner under ett år, (exklusive kostnad för gemensam lönechef). Beräkning görs från april till mars året före. Antal löner 120401-130331 Andel % Sotenäs 14364 26,7 Munkedal 16524 30,7 Lysekil 22896 42,6 Totalt 53784 100 Kostnad för gemensam lönechef fördelas med 1/3 per kommun. SYSTEMKOSTNADER Systemkostnader föreslås ligga utanför budget för löneenheten och får finansieras av respektive kommun. Alla löpande systemkostnader för underhåll och support uppräknas med index varje år och föreslås att även fortsättningsvis fördelas med 1/3 per kommun. År 2013 är denna kostnad på 1 200 000 kr per år, vilket ger ungefärlig årskostnad 400 000 per kommun. Konsultkostnader är svårare att beräkna och har visat sig bara dyrare än beräknat. År 2013 är 93 000 kr beräknat för Munkedals kommun. Systemkostnader ska räknas upp för 2014 enligt avtalet med leverantören. 15
Konto Budget Ansvar Vht 47021 IT-KONSULTER 280 000 13100000 920230 67410 SUPPORT-, UNDERHÅLLSAVTAL 1 400 000 13100000 920230 Summa 1 680 000 Per kommun 560 000 6.5 UPPFÖLJNING UNDER 2014 All erfarenhet pekar på att det kan uppstå problem eller oklarheter när samgåendet väl kommer igång. Företrädare för flera samverkansprojekt har påtalat att allt inte gick att lösa i förväg. Det kan komma att dyka upp fler tveksamheter under resans gång. Därför föreslås att såväl styrgrupp (kommunchefer) och arbetsgrupp (personalchefer) fortsätter att följa upp samgåendet tillsammans med lönechefen genom regelbundna träffar även under år 2014. Syftet är att tillsammans snabbt finna lösningar på eventuella oklarheter som inte tillräckligt belysts i förberedelsearbetet. 6.6 HÖSTENS ARBETE 1) Genom kontakter med andra samverkansprojekt har det framkommit vikten av att klargöra, på detaljnivå, vem som ska göra vad. En detaljerad sammanställning minskar risken för konflikter kring vem som gör vad. I bilaga 1 finns en påbörjad sammanställning, som behöver slutföras av berörd personal. 2) Det är viktigt att klargöra och diskutera förslaget tillsammans kring gränsdragningen gentemot: a. respektive personalenhet b. schema/bemanningsenhet, rekryteringsenhet eller omsorgsenhet (motsvarande) c. chef, personalredogörare, assistent, medarbetare 3) Anställning av lönechef personalchefen i Munkedal ansvarar för detta och kommer att ha en referensgrupp med representanter från de berörda kommunerna. 4) Erbjudande om verksamhetsövergång för berörda i Sotenäs och Lysekils kommuner. Personalcheferna i respektive kommun ansvarar för att så sker. Bibehållna lön- och anställningsvillkor enligt kollektivavtal gäller under ett år. I samverkansavtalet framgår hur semester mm ska regleras. 5) Gemensam funktionsbrevlåda och gemensam hemsida bör upprättas. 6) Under det första året har det framkommit att driften av systemet kräver mycket resurser. Diskussioner pågår med leverantören om att köpa in mer konsultstöd när det gäller driften. Eventuella beslut kommer att tas senare i höst, vilket i viss mån kan påverka såväl bemanning som övriga kostnader. Bilagor 1. VEM GÖR VAD 2. RISKBEDÖMNING VID VERKSAMHETSFÖRÄNDRING 16
SAMVERKANSÖVERENSKOMMELSE Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuner avseende gemensam lönefunktion 2014-01-01 2013-08-26 1
Innehåll 1 Inledning... 3 2 Verksamhetsområde... 3 3 Värdkommun... 3 4 Nämndens sammansättning och mandatperiod... 3 5 Arvoden och ekonomiska förmåner... 3 6 Reglemente... 4 7 Verksamhetsstyrning och budget... 4 8 Kostnadsfördelningsprincip... 4 9 Medelsförvaltning och kostnadsredovisning... 4 10 Redovisningsprinciper... 5 11 Egendom... 5 12 Arkiv... 5 13 Organisation... 5 14 Försäkringar... 6 15 Omförhandling av avtalet... 6 16 Giltighet... 6 17 Avveckling... 6 18 Tvist... 7 2
1 Inledning Genom detta avtal ska, från och med 2014-01-01, Sotenäs, Munkedal och Lysekils kommuner, nedan kallad medlemskommunerna, inrätta en gemensam nämnd för löneadministration. Samverkan skall ske i enlighet med bestämmelserna i 3 kap. 3a Kommunallagen genom inrättande av en gemensam nämnd, nedan kallad Lönenämnden SML med tillhörande gemensam förvaltningsorganisation, nedan kallad Löneenheten. Syftet med samgåendet är i första hand att skapa förutsättningar för en ändamålsenlig organisation med minskad sårbarhet och ökad effektivitet. Målet är att optimera resursutnyttjande i syfte att bygga upp/säkerställa en väl fungerande lönefunktion samt skapa en stark och attraktiv gemensam organisation som befäster en konkurrenskraftig kompetensnivå och service. 2 Verksamhetsområde För samverkan i enlighet med detta avtal gäller att Lönenämnden SML fullgör kommunernas uppgifter inom löneområdet. Nämnden ansvarar för de samverkande kommunernas uppgifter vad avser: Löneadministration Support och utbildning i lönesystemets olika delar Support i tillämpning av lagar, avtal och regler Utdata och statistik (basutbud) Systemförvaltning Pensions- och försäkringsadministration 3 Värdkommun Munkedals kommun är värdkommun och såväl den gemensamma nämnden som löneenheten ingår i Munkedals kommuns organisation. 4 Nämndens sammansättning och mandatperiod Lönenämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. Kommunfullmäktige i respektive samverkande kommun utser vardera två ledamöter och två ersättare bland dem som är valbara i den egna kommunen. Första mandatperioden omfattar kalenderåret 2014. Därefter är mandatperioden fyra år räknat från och med 1 januari året efter det år val av kommunfullmäktige har ägt rum. 5 Arvoden och ekonomiska förmåner Arvoden och andra ekonomiska förmåner till ledamöter och ersättare i den gemensamma nämnden beslutas och utbetalas av den kommun som valt dem enligt respektive kommuns arvodesbestämmelser för förtroendevalda. 3
6 Reglemente Vid sidan av detta avtal finns ett reglemente upprättat som ska gälla för Lönenämnden SML. Reglementet och ändringar i detta ska fastställas av samtliga medlemskommuner för att vara giltigt. 7 Verksamhetsstyrning och budget Den gemensamma lönenämnden ska leda och samordna verksamheten inom dess verksamhetsområde. Nämnden ska utforma övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrning av verksamheten samt ansvara för att de av respektive fullmäktige fastställda målen för verksamheten följs. Värdkommunen skall i enlighet med 8 kap. 4 kommunallagen fastställa årsbudget och investeringsbudget för Lönenämnden SML efter samråd med övriga medlemskommuner. Förslag till budget för nästkommande verksamhetsår skall överlämnas till medlemskommunerna senast 30 april varje år. Gemensamma överläggningar mellan kommunernas budgetberedningar och Lönenämnden SML om ekonomiska ramar för kommande års drift- och investeringsbudget och verksamhet skall ske under perioden mars - april. Värdkommunen ansvarar för att upprätta fungerande rutiner för budgetprocess. 8 Kostnadsfördelningsprincip Den gemensamma lönefunktionen avser att vara finansierad genom kommunbidrag från medlemskommunerna. Nettokostnaden för den gemensamma nämndens arbete och verksamhet som regleras i detta avtal ska fördelas mellan de samverkande kommunerna med följande fördelningsnyckel: - Genomsnitt antal beräknade löner per månad för respektive kommuner under perioden april till mars året därpå. För verksamhetsåret 2014 innebär fördelningsprincipen följande: Antal löner 120401-130331 Andel % Sotenäs 14364 26,7 Munkedal 16524 30,7 Lysekil 22896 42,6 Totalt 53784 100 När det gäller gemensam lönechef fördelas dessa kostnader med 1/3 per kommun. 9 Medelsförvaltning och kostnadsredovisning Värdkommunen förvaltar nämndens medel. Den siste i varje månad skall 1/12 av Sotenäs och Lysekils kommuns andel av kommunbidrag faktureras respektive kommun av Munkedals kommun (såsom värdkommun). Resultatöverföring av föregående års resultat skall behandlas i samband med överläggningar om ramar för kommande år. Eventuella underskott eller överskott som uppstår i verksamheten under de två första verksamhetsåren skall täckas av, alternativt återgå till de 4
samverkande kommunerna enligt den fördelning som angivits ovan. Därefter skall eventuella årliga underskott budgeteras om. Slutlig reglering av slutligt kommunbidrag från medlemskommun för visst år skall ske senast 15 februari efter utgången av aktuellt verksamhetsår. Betalning ska erläggas senast 30 dagar efter fakturans utställningsdag. Vid försenad betalning debiteras dröjsmålsränta från förfallodagen enligt gällande räntelag. Samtliga medlemskommuner har rätt till löpande insyn i förvaltning och redovisning. Lönenämnden SML ska till respektive medlemskommun tertialvis rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är samt årligen avge verksamhetsberättelse före den 1 februari för föregående verksamhetsår. Värdkommunen ansvarar för att erforderlig revision sker. 10 Redovisningsprinciper Sammanfattande redovisning av Lönenämnden SML:s verksamheter sker i värdkommunens redovisningssystem. Redovisning av nämndens verksamheter ska ske enligt god redovisningssed och följa råd och anvisningar från Rådet för kommunal redovisning. Medlemskommunerna skall tillämpa gemensamma principer avseende löneenheten. För att utvärdera arbetet inom lönesamverkan ska regelbundna avstämningsmöten alternativt redovisningar hållas mellan Löneenheten och respektive kommunledning. 11 Egendom Medlemskommunerna överlåter till värdkommunen den lösa egendom som används av de som idag fullgör de uppgifter som efter 2014-01-01 kommer att fullgöras av Lönenämnden SML. Om samverkansavtalet upphör att gälla skall överlåten egendom återgå till respektive medlemskommun. Äganderätt till lös egendom som anskaffas efter avtalets ikraftträdande, ägs av värdkommunen. Om den gemensamma löneorganisationen upphör sker en fördelning av tillgångar enligt särskild förhandling mellan parterna. Utgångspunkten är att fördelningen ska ske rättvist med beaktande av den volym som respektive kommun bidragit till för investeringen och dess faktiska värde enligt avskrivningsplan. 12 Arkiv Då respektive kommun fortfarande är anställningsmyndighet för sina anställda ska arkivering ske i respektive kommun. 13 Organisation Värdkommunen är huvudman för den gemensamma nämnden. Nämnden har en egen förvaltning som svarar för beredning och verkställighet inom nämndens verksamhetsområde. Förvaltningen är placerad i värdkommunen och samtliga arbetstagare i den gemensamma förvaltningen har sin anställning i värdkommunen. Förvaltningspersonal All förvaltningspersonal vars arbetsuppgifter, som vid verksamhetsövergången/avtalets ikraftträdande ingår i respektive medlemskommuns verksamhetsområde enligt 2, ska 5
erbjudas motsvarande anställning i den nya löneorganisationen. Kommunstyrelsen i Munkedals kommun (värdkommun) ska vara anställningsmyndighet för personalen inom Lönenämnden SML. Vid överflyttningen till annan huvudman (värdkommunen) tillämpas verksamhetsövergång. Personalförmåner t.ex. intjänade tjänsteår, semester etc. följer därmed med till värdkommunen. Senast 2013-12-31 skall medlemskommunerna reglera berörd förvaltningspersonals övertid, flextid, kompensationstid och mertid. Om detta inte kan regleras skall medel motsvarande den tid som inte kunnat regleras överföras till värdkommunen senast 2014-03-01. Övriga medlemskommuner skall senast 2014-03-01 även överföra medel motsvarande respektive kommuns semesterskuld för berörd förvaltningspersonal till värdkommunen. Samtliga nyanställningar av personal inom Lönenämnden SML:s verksamhetsområde skall göras av värdkommunen med värdkommunen som arbetsgivare. Om samverkansavtalet upphör att gälla och den gemensamma löneorganisationens verksamhet upphör ska förvaltningspersonalen övertas av den medlemskommun där den enskilde arbetstagaren var anställd vid tidpunkten för verksamhetsövergången/avtalets ikraftträdande. Arbetstagare som rekryterats till den gemensamma löneorganisationen skall kvarstanna under värdkommunen om inget annat avtalas. Lönechef Löneenheten ska ledas av en lönechef. Kommunstyrelsen i Munkedals kommun (värdkommun) ska vara anställningsmyndighet för enhetschefen. Lokalisering Löneenheten placeras i Munkedals kommun, som svarar för ändamålsenliga lokaler. 14 Försäkringar Värdkommunen tecknar och vidmakthåller erforderliga försäkringar inom nämndens verksamhet. 15 Omförhandling av avtalet Om förutsättningarna för att samarbeta enligt detta avtal avsevärt förändras får avtalet omförhandlas. 16 Giltighet Detta avtal gäller t.o.m. 2014-12-31. Därefter förlängs avtalet med fyra år varje gång om det inte sägs upp. Avtalet skall sägas upp senast 12 månader före innevarande avtalsperiods utgång. Detta avtal gäller först sedan samtliga medlemskommuners fullmäktige godkänt avtalet. 17 Avveckling I det fall den gemensamma verksamheten upphör fördelas avvecklingskostnaderna efter antalet invånare i varje kommun vid det årsskifte som föregick avtalsperiodens utgång. Med avvecklingskostnader avses onyttiga kostnader inom följande områden som kan uppstå till följd av att den gemensamma verksamheten upphör: 1. Kostnad för icke avskriven del av investering, 2. Kostnader som uppstår vid övertalighet, 6
3. Kostnader för att avveckla avtal med tredje man, samt 4. Härmed jämförliga kostnader. 18 Tvist Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal skall avgöras av allmän domstol. ------- ------- Detta avtal har upprättats i tre exemplar av vilka parterna har tagit var sitt. För Sotenäs kommun, 2013-xx-xx xx, ordförande i kommunstyrelsen.... xx, kommunchef För Munkedals kommun, 2013-xx-xx xx, ordförande i kommunstyrelsen.... xx, kommunchef För Lysekils kommun, 2013-xx-xx xx, ordförande i kommunstyrelsen.... xx, kommunchef. 7
REGLEMENTE för Sotenäs, Munkedals och Lysekils kommuners gemensamma lönenämnd Gällande från och med 2014-01-01 Dnr: Antaget av kommunfullmäktige i Lysekils kommun 2013- - Antaget av kommunfullmäktige i Munkedals kommun 2013- - Antaget av kommunfullmäktige i Sotenäs kommun 2013- -
Innehåll Innehåll... 2 1 Organisationstillhörighet... 3 2 Lönenämndens uppgift och ansvarsområde... 3 3 Förändring av lönenämndens ansvarsområde... 3 4 Ledning, styrning och uppföljning... 3 5 Relation till utomstående... 4 6 Yttranden och upplysningar... 4 7 Lönenämndens sammansättning... 4 8 Ordförande och vice ordförande... 4 9 Ordförandes och vice ordförandes uppgifter... 4 10 Sammanträden... 4 11 Administrativt stöd... 4 12 Ersättarnas tjänstgöring och inkallande... 4 13 Ersättare för ordföranden... 5 14 Kallelse till möten... 5 15 Justering av protokoll... 5 16 Reservation... 5 17 Delgivning... 6 18 Undertecknande av handlingar... 6 2
Lysekils, Munkedals och Sotenäs kommuner har kommit överens om att från och med 2014-01-01 inrätta en gemensam nämnd, kallad Lönenämnd SML (Sotenäs, Munkedal och Lysekil). Utöver vad Kommunallagen säger om nämnder i 6 kapitlet gäller detta reglemente och ett mellan kommunerna ingånget samverkansavtal för den gemensamma nämnden. 1 Organisationstillhörighet Munkedals kommun är värdkommun och lönenämnden ingår i Munkedals kommuns organisation. Munkedals kommuns policys och övriga regelverk gäller för nämnden. 2 Lönenämndens uppgift och ansvarsområde Lönenämnden fullgör de samverkande kommunernas uppgifter vad avser: 1. Löneadministration 2. Support och utbildning i lönesystemets olika delar 3. Support i tillämpning av lagar, avtal och regler 4. Utdata och statistik (basutbud) 5. Systemförvaltning 6. Pensions- och försäkringsadministration Nämnden ska särskilt följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde och ta de initiativ som behövs och i det arbetet ta nödvändiga kontakter samt samarbeta med andra myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berörs. Verksamheten ska bedrivas inom ramen för tilldelade ekonomiska resurser och på ändamålsenligt och effektivt sätt. Nämnden ska delta i respektive samverkande kommuns planering, där frågor inom nämndens område berörs. Nämnden ansvarar för reformering av sitt regelbestånd. 3 Förändring av lönenämndens ansvarsområde För att förändra lönenämndens ansvarsområde krävs beslut om nytt reglemente i respektive samverkande kommuns fullmäktige. 4 Ledning, styrning och uppföljning Den gemensamma nämnden ska leda och samordna verksamheten inom nämndens ansvarsområde. Nämnden ska utforma övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrning av verksamheten samt ansvara för att de av respektive fullmäktige fastställda målen för verksamheten följs. Nämnden ska se till att respektive kommunstyrelse får rapporter om den ekonomiska ställningen och hur verksamheten utvecklas samt till respektive fullmäktige årligen lämna en redogörelse över föregående års verksamhet 3
5 Relation till utomstående Lönenämnden företräder de samverkande kommunerna och ingår avtal för deras räkning. 6 Yttranden och upplysningar Lönenämnden ska inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som kan begäras av respektive samverkande kommun. Lönenämnden får infordra yttranden och upplysningar från övriga nämnder i respektive samverkande kommun, när det behövs för att kunna fullgöra sina uppgifter. 7 Lönenämndens sammansättning Lönenämnden består av sex ledamöter och sex ersättare. Kommunfullmäktige i respektive samverkande kommun utser vardera två ledamöter och två ersättare bland dem som är valbara i den egna kommunen. Första mandatperioden omfattar kalenderåret 2014. Därefter är mandatperioden fyra år räknat från och med 1 januari året efter det år val av kommunfullmäktige har ägt rum. 8 Ordförande och vice ordförande Lönenämnden ska ha en ordförande och en vice ordförande. Posterna som ordförande och vice ordförande ska rotera mellan de samverkande kommunerna och följa mandatperioderna. 9 Ordförandes och vice ordförandes uppgifter Ordföranden ska leda, samordna och övervaka lönenämndens verksamhetsområde. Vice ordförande biträder ordföranden vid fullgörandet av denna uppgift. 10 Sammanträden Lönenämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska hållas om minst två av ledamöterna begär det, dock minst en gång per år. 11 Administrativt stöd Värdkommunen står för administrativt stöd i form av sekreterare, som sköter kallelse, protokoll och uppgifter i övrigt i anslutning till detta 12 Ersättarnas tjänstgöring och inkallande Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare från den kommun som valt ledamoten tjänstgöra i ledamotens ställe. Om ersättarna inte valts proportionellt ska de tjänstgöra enligt den av kommunfullmäktige bestämda ordningen. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ersättare som börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. 4
En ersättare från samma parti som den frånvarande ledamoten har dock alltid rätt att träda in i stället för en ersättare från ett annat parti. En ledamot eller ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv får åter tjänstgöra, sedan ärendet handlagts. En ledamot som avbrutit tjänstgöringen på grund av annat hinder än jäv får åter tjänstgöra om ersättare från annat parti trätt in. Ersättarna har rätt att närvara och yttra sig på sammanträde även när de inte tjänstgör. 13 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. 14 Kallelse till möten Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelse ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare senast 5 dagar före sammanträdesdagen. Kallelse bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. 15 Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligen innan nämnden justerar den. Justering av nämndens protokoll ska anslås på respektive samverkande kommuns officiella anslagstavla. Protokollet i sin helhet ska finnas på respektive samverkande kommuns kommunstyrelsekansli. 16 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet. 5
17 Delgivning Delgivning med lönenämnden sker med ordföranden eller anställd som nämnden bestämmer. 18 Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av lönenämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. 19 Beredning av ärenden De ärenden som ska avgöras av lönenämnden ska beredas av förvaltningen i Munkedals kommun.... 6
Vem gör vad i Heroma Bilaga 1 Datum 201X-XX-XX Arbetsmoment Handläggs av Handläggs av SML Anställning Chef/personalredogörare/ass löneassistent Arkivering Nyanställning Anställningsbevis Förlängning/ändring av anställning Anställningsbevis Förändring av anställning utifrån hel/partiell sjukersättning enligt beslut från Försäkringskassan. Fyller i anställningsbeslut enligt anvisningar. Ifylld blankett scannas mailas till löneservice (gemensam funktionsbrevlåda). Vid förlängning och/eller ändring av anställning används anställningsbevis som scannas och skickas till löneservice. Nytt anställningsbeslut upprättas, scannas och mailas till löneenheten SML. Registrerar nytt schema. Kopia på beslut scannas och mailas till löneenheten SML. Lägger upp anställningsrad och produktionssätter lön. Ändrar anställning eller datum i anställningsbilden. Ändrar anställning utifrån beslutet. Vägleder och hjälper till vid schemakonstruktion. Anställningsbevis i original i personakten, kopia sparas digitalt på löneenheten SML i 2 år Anställningsbevis i original i personakten, kopia sparas digitalt på löneenheten SML i 2 år Anställningsbevis och beslut FK original i personakten, kopia sparas digitalt på löneenheten SML i 2 år Ändring av personuppgifter Registrerar uppgiften i Heroma. Medarbetaren kan delvis ändra sina egna uppgifter via Självservice. Vägleder och hjälper till
Uppsägning/avslut av anställning Blankett begäran/anmälan om avgång- bör skapas Ifylld blankett mailas till löneenheten SML. Registrerar t o m datum på frånvaro/schema. (Schemauppgifter och grundschema om den anställde haft partiell frånvaro). Avslutar saldo och saldojusterar. Utifrån ifylld blankett kodas avgångsväg/orsak, registrera t o m datum på anställningsraden. Slutlön görs månaden efter sista anställningsdag. Bilaga 1 Blankett I orginal bör sparas I personakt digital på löneenheten SML i 2 år
Arbetsmoment Handläggs av Handläggs av SML Anställning Chef/personalredogörare/ass Lönehandläggare Arkivering Personurval Skapar nya personurvalsgrupper och ändrar i befintliga. Vägleder och hjälper till. Schemaplanering Flex Registrera saldo Planerar och omplanerar scheman. Kontrollerar och fastställer. Registrerar saldotyp flex till medarbetare, för tillgång till Kom & Gå. Vägleder och hjälper till. Vägleder och hjälper till Flexsaldojustering Saldojusterar utifrån flextidsavtal. Vägleder och hjälper till. Frånvaro Sjukfrånvaro (hel) Fastställer frånvaron. Läkarintyg skall inte skickas till löneenheten SML. Vägleder och hjälper till. AMOS enligt beslut från Försäkringskassan Lägger in frånvaro i samråd med löneenheten SML. Beslut scannas och skickas till löneenheten SML. Vägleder och hjälper till. Löneassistent fakturerar Försäkringskassan. Beslut arkiveras i personakt Partiell sjukfrånvaro Registrerar frånvaron. Lägg nytt schema från dag 15. Kontakta gärna löneservice för support. Vägleder och hjälper till. Partiell sjukersättning enligt beslut från Försäkringskassan. Planerar och fastställer nytt schema. Kontakta löneenheten SML. Vägleder och hjälper till. Beslut arkiveras i personakt Tillfällig föräldrapenning (VAB) Fastställer frånvaron. Vägleder och hjälper till. Föräldraledighet Fastställer frånvaron i samråd med löneenheten SML. Registrerar barnets personnummer när barnet är fött. Vägleder och hjälper till.
Arbetsmoment Handläggs av Handläggs av SML Frånvaro forts Chef/personalredogörare/ass Lönehandläggare Arkivering Partiell föräldraledighet (upp till 8 år och max 25 % av heltid) Fastställer den partiella ledigheten. Omplanerar, Kontrollerar och fastställer det nya schemat. Vägleder och hjälper till Semester Fastställer frånvaron. Vägleder och hjälper till. Semester under pågående sjukfrånvaro eller tidsbegränsad sjukersättning Omvandling av semesterdag till timmar. Flex-och kompensationsledighet Ledighet enskild angelägenhet med lön Ledighet enskild angelägenhet utan lön Studieledighet Facklig ledighet/samverkan Kontakta löneenheten SML. Registrerar frånvaron. Kontrollerar antalet sparade semesterdagar eller antal Semesterdagar per år. Rapporterar via mail eller attesterat underlag till löneenheten SML. Fastställer frånvaron. Kontrollerar att kompensationstimmar finns. Fastställer antal dagar. Fastställer antal dagar. Fastställer frånvaron. Viss studieledighet är semesterlönegrundande. Gemensamma rutiner bör tas fram. Vägleder och hjälper till. Omvandlar och registrerar. Vägleder och hjälper till. Vägleder och hjälper till. Vägleder och hjälper till. Vägleder och hjälper till. Omkontering Utlånad medarbetare, kortare tid Ändra aktivitet/kontering till rätt ansvar. Konteringar äldre än 1 månad justeras av löneenheten SML, utifrån underlag som mailas in. Registrering av omkontering äldre än 1 månad (enligt schema för omkontering). Vägleder och hjälper till. Utlånad medarbetare, längre tid. (förändrad anställningsrad) Se förlängning/ändring av anställning. Ändra kontering på schemat.
Arbetsmoment Handläggs av Handläggs av SML Ändring av Chef/personalredogörare/ass Lönehandläggare Arkivering lön/lönetillägg Ändring av lön under pågående anställning Anställningsbevis Lönetillägg Anställningsbevis Fyller i anställningsbeslut enligt anvisningar. Ifylld blankett scannas mailas till löneenheten SML (gemensam funktionsbrevlåda). Fyller i anställningsbeslut enligt anvisningar. Ifylld blankett scannas mailas till löneenheten SML (gemensam funktionsbrevlåda). Registrerar ändringen. Registrerar ändringen. Anställningsbevis i original i personakten, kopia digitalt på löneenheten SML i 2 år Anställningsbevis i original i personakten, kopia sparas digitalt på löneenheten SML 2 år Övriga ersättningar Övriga utlägg i tjänsten Parkeringskvitto mm Kontrollerar och attesterar. Underlaget scannas och skickas till löneenheten SML. Registrerar ersättning. Hos löneenheten SML i 3 år Reseräkning Kontrollerar och attesterar. Vägleder och hjälper till.
Arbetsmoment Handläggs av Handläggs av SML Rapporter Chef/personalredogörare/ass Lönehandläggare Arkivering Övertidsjournal Tas ut och kontrolleras varje månad. Vägleder och hjälper till Bevakningslista Tas ut varje månad innan löneberäkning. Åtgärda signaler. Vägleder och hjälper till. Betyg/intyg Tjänstgöringsintyg Vid avslutad anställning eller på begäran utfärdas tjänstgöringsintyg av löneenheten SML. I personakt Betyg Utfärdas av chef. I personakt Arbetsgivarintyg Utfärdas på begäran. Hos SML