Polisstyrelsen ANVISNING 1 (10) TILLGODOSEENDET AV DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER HOS POLISEN: RÄTT TILL INSYN, RÄTTELSE AV UPPGIFT OCH INFORMATION



Relevanta dokument
/2012/3738

INFORMATIONSSYSTEMET FÖR MISSTÄNKTA

Namn Chef för social- och familjeservice Maria Andersson

STUDERANDEREGISTER/gymnasiestuderande (skoladministrationssystemet Primus inkl. Wilma)

FINLANDS FÖRFATTNINGSSAMLING

HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 1(5)

RP 292/2014 rd. I denna proposition föreslås att det stiftas en lag om behandling av personuppgifter vid Brottspåföljdmyndigheten.

polisens administrativa ärendehantering

Dataskyddet tryggar dina rättigheter

Huvudsakligt innehåll

FINLANDS FÖRFATTNINGSSAMLING

DATASKYDDET VID DIREKTMARKNADSFÖRING

POLISENS DATACENTRAL Postadress: PB 56, Rovaniemi Besöksadress: Rantavitikantie 33, Rovaniemi

BESLUT OM BEGRÄNSNING AV KONTAKTER (mentalvårdslagen 22 j )

Personuppgiftslagens övergångsbestämmelser upphör; personinformation på webbsidor; m.m.

HELSINGFORS STAD HÄLSOVÅRDSCENTRALEN

ANVÄNDNINGSPOLICY FÖR ELEKTRONISK POST VID ÅBO AKADEMI

Speciella villkor för 1 (5) för tidsbundet konto

Patientdatalag (2008:355)

Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m.

Svensk författningssamling

REGISTERBESKRIVNING OCH INFORMERING (DATASKYDDSBESKRIVNING)

RP 28/2015 rd. Regeringens proposition till riksdagen med förslag till lag om ändring av lagen om utövning av veterinäryrket

8 Register med personuppgifter inom färdtjänsten och riksfärdtjänsten

PERSONUPPGIFTSLAG. Den fysiska person som, efter förordnande av den personuppgiftsansvarige,

Folkpensionsanstalten

FINLANDS FÖRFATTNINGSSAMLING

Svensk författningssamling

FINLANDS FÖRFATTNINGSSAMLING

PRESENTATIONSBLAD. Nyckelord Kreditupplysning, kreditgivning, kreditriskbedömning, skydd för personuppgifter, företagsuppgifter

FINLANDS FÖRFATTNINGSSAMLING

Information till patienten och patientens samtycke

KONTROLL AV UPPGIFTER SOM INGÅR I ETT PERSONREGISTER

Tillsyn av behandlingen av personuppgifter i allmänhetens terminal m.m.

SÖDERTÄLJE KOMMUN Utbildningskontoret

Klientens ställning och rättigheter inom socialvården. Klientens ställning och rättigheter inom socialvården

Information till registrerade enligt personuppgiftslagen

Postadress: PB 18, Helsingfors Huvudsakligt verksamhetsställe: Bryggerigatan 2 A, Helsingfors Kundtjänst: Brädgårdsgatan 10, Helsingfors

ARBETSLIVETS DATASKYDD I SK. WHISTLEBLOWING - SYSTEM

ÄNDRINGS- OCH NEDLÄGGNINGSANMÄLAN Aktiebolag, andelslag, sparbank, stiftelse, förening och annat samfund

Kombinerad register- och datasystembeskrivning samt informationshandling för informationssystemet för förvaltningsärenden

+ + ANSÖKAN OM UPPEHÅLLSTILLSTÅND PÅ GRUND AV AU PAIR-STÄLLNING

1. Registrets namn Patientregister för Kronoby hälso- och sjukvård Abilita

JO övervakar framför allt, att god förvaltning iakttas och att de grundläggande fri- och rättigheterna samt de mänskliga rättigheterna tillgodoses.

Polisstyrelsens dnr 2020/2010/4797 NÖDCENTRALSDATASYSTEMET

Nr För Befolkningsregistercentralens och magistraternas offentligrättsliga prestationer uppbärs följande avgifter: I FÖRFRÅGNINGSTJÄNSTER

Om principer och förfaringssätt för publicering av TIKU-tillgångsinformation

Information om personuppgiftslagens tillämpning i Riksbanken

Förbudet gäller dock inte diskriminering som har samband med ålder.

Kontaktperson: Servicechefen för slutenvård och serviceboende Social- och hälsovårdsväsendet PB 43, KARLEBY (växel)

en liten hjälpreda i konsten att föra journal

Lag (1998:620) om belastningsregister

Nordea Låneskydd Plus

FINLANDS FÖRFATTNINGSSAMLING

Integritet och effektivitet i polisens brottsbekämpande verksamhet

UNDERRÄTTENS MEDDELANDEN TILL SKULDSANERINGSREGISTRET. Behörighet 7 2 mom. förordningen om skuldsanering för privatpersoner (58/93)

Förordning 2015/1850, handel med sälprodukter [7299]

4. ÄNDAMÅLET MED BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER OCH RÄTTSLIG GRUND FÖR BEHANDLINGEN

ETABLERINGSANMÄLAN Öppet bolag, kommanditbolag och beskattningssammanslutning

Lag. om ändring av lagen om riksdagens tjänstemän

HELSINGFORS STAD Registerbeskrivning 1 (5)

ETABLERINGSANMÄLAN Aktiebolag, andelslag, sparbank, stiftelse, förening och annat samfund

Översättning Beslut Nr 100/2012/2 Västra och Inre Finland Dnr LSSAVI/51/04.09/2012

MEDBORGARSKAPSANMÄLAN; EN UTLÄNNING FÖDD UTOMLANDS UTOM ÄKTENSKAP MED EN FADER SOM VAR FINSK MEDBORGARE VID UTLÄNNINGENS FÖDELSE

BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER I VÄGLAGET Väglaget är skyldigt att iaktta EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) i behandlingen av personuppgifter

HUVUDSAKLIGA INNEHÅLL

När du söker ersättning från. Patientförsäkringscentralen. Patientförsäkringscentralen

Stockholm den 1 juni 2009 R-2009/0488. Till Justitiedepartementet. Ju2009/2441/PO

Yttrande över departementspromemorian Domstolsdatalag (Ds 2013:10)

1 Promemorians huvudsakliga innehåll... 7

Cirkulärnr: 08:37 Diarienr: 08/2105. Lärande och arbetsmarknad. Datum:

Utdrag ur protokoll vid sammanträde

+ + ANSÖKAN OM UPPEHÅLLSTILLSTÅND FÖR VÅRDNADSHAVARE BARNET I FINLAND

FINLANDS FÖRFATTNINGSSAMLING

Beslutet/domen har vunnit laga kraft. Fastighetsmäklarinspektionens avgörande

EUROPEISKA KOMMISSIONEN

Bilaga Träffrapportinformation

Ändringsanmälan Bilaga till blankett Y4 Bostadsaktiebolag

KPA Traditionell Pensionsförsäkring. Allmänna försäkringsvillkor för ITPK

ÅLANDS FÖRFATTNINGSSAMLING

OS./. riksåklagaren ang. våldtäkt m.m.; nu fråga om utfående av kopior av ljudupptagningar av förhör vid tingsrätten och i hovrätten

U 55/2010 rd. Inrikesminister Anne Holmlund

Betalning av kostnader för nämndemän

Enligt 8 i lagen om Finansinspektionen (878/2008) ska bankfullmäktige fastställa Finansinspektionens arbetsordning.

Kommittédirektiv. Förutsättningar för registerbaserad forskning. Dir. 2013:8. Beslut vid regeringssammanträde den 17 januari 2013.

Ålands lagting BESLUT LTB 71/2015

2 REGISTERUPPRÄTTHÅLLARE

Brukskonto 1 (6) Särskilda och allmänna villkor 04.14

Regeringens proposition 2007/08:126

5. Registrets datainnehåll (grupper av registrerade och uppgifter angående dem eller datagrupper)

Finansdepartementet. Avdelningen för offentlig förvaltning. Ändring i lagen om lägenhetsregister

Fördelar med en OPfondförsäkring INNEHÅLL. Det lönar sig att spara i försäkringar 3. Mångsidiga möjligheter 3

Hämtning och öppning av en arbetstagares e-post

Datainspektionen informerar. Hur länge får personuppgifter

SLÄKTFORSKNING ENLIGT PERSONUPP- GIFTSLAGEN

Uppförandekodex för släktforskning

ANSÖKAN OM OMHÄNDERTAGANDE TILL FÖRVALTNINGSDOMSTOLEN

LAG OM NYTTIGHETSMODELLRÄTT

RP 2/2016 rd. Regeringens proposition till riksdagen med förslag till lag om ändring av utlänningslagen

Transkript:

Polisstyrelsen ANVISNING 1 (10) Datum 23.1.2012 2020/2012/66 Nr Giltighetstid 1.2.2012 31.1.2017 Författningsgrund Polisförvaltningslag (110/1992) 4 Lag om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 44 och 48 Upphäver Målgrupper Polisen TILLGODOSEENDET AV DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER HOS POLISEN: RÄTT TILL INSYN, RÄTTELSE AV UPPGIFT OCH INFORMATION 1 Mål och tillämpningsområde I denna anvisning finns bestämmelser om tillgodoseendet av den registrerades rätt till insyn beträffande de av polisens informationssystem som regleras i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003). För tillgodoseendet av rätten till insyn beträffande polisförvaltningens övriga personregister ska förfarandet i 28 i personuppgiftslagen (523/1999) följas. Anvisningen innehåller även bestämmelser om fullgörandet av informationsskyldigheten beträffande rättelse av uppgift och behandling av uppgifter. Anvisningen kompletterar föreskriften om förande av register vid polisen (2020/2011/1423). 2 Registerbeskrivningar och deras tillgänglighet Enligt 10 i personuppgiftslagen ska den registeransvarige göra upp en registerbeskrivning över personregistret, av vilken ska framgå: den registeransvariges och vid behov dennes företrädares namn och kontaktinformation ändamålet med behandlingen av personuppgifter en beskrivning av gruppen eller grupperna av registrerade och de uppgifter eller uppgiftskategorier som hör samman med dessa vart uppgifter i regel lämnas ut och huruvida uppgifter översänds till stater utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet en beskrivning av principerna för skyddet av registret Den registeransvarige ska hålla registerbeskrivningen allmänt tillgänglig. Från denna skyldighet att kan göras undantag, om det är nödvändigt med hänsyn till statens säkerhet, försvaret eller den allmänna ordningen och säkerheten eller för förebyggande eller utredande av brott eller för Polisstyrelsen Berggatan 20 A, PB 302, 00101 HELSINGFORS kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi, www.poliisi.fi Tel. 071 878 0181, Fax 071 878 8555

Polisstyrelsen 2 (10) tillsynsuppgifter som anknyter till beskattningen eller den offentliga ekonomin. Enligt 18 i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, nedan offentlighetslagen) ska en myndighet för att införa och genomföra en god informationshantering se till att dess handlingar och datasystem samt uppgifterna i dem är behörigen tillgängliga, användbara, skyddade och integrerade samt även sörja för andra omständigheter som påverkar kvaliteten på uppgifterna och i detta syfte särskilt: 2) göra upp och tillhandahålla beskrivningar på de datasystem den upprätthåller och på de offentliga uppgifter som kan tas fram ur dessa, om inte utlämnandet strider mot bestämmelserna i 24 offentlighetslagen eller i någon annan lag (datasystembeskrivning). Enligt 24 i ska den registeransvarige vid insamling av personuppgifter se till att den registrerade kan få uppgift om den registeransvarige och vid behov om dennes företrädare, ändamålet med behandlingen av personuppgifterna samt vart uppgifter i regel lämnas ut, liksom om de uppgifter som behövs för att utöva den registrerades rättigheter vid behandlingen av personuppgifter. Uppgifterna ska ges då personuppgifter samlas in och registreras eller, om uppgifterna samlas in hos någon annan än den registrerade själv och avsikten är att lämna ut uppgifterna, senast då uppgifterna första gången lämnas ut. Enligt 43 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet ska polisen vid insamling av personuppgifter för skötseln av de uppgifter som avses i 1 3 mom. i polislagen fullgöra sin informationsskyldighet enligt 24 1 mom. i personuppgiftslagen. Polisen omfattas inte av denna skyldighet när den samlar in, registrerar och lämnar ut personuppgifter som är nödvändiga för skötseln av uppgifter som avses i 1 1 mom. i polislagen. Beträffande polisens riksomfattande personregister finns de uppgifter som krävs enligt 18 i offentlighetslagen och 24 i personuppgiftslagen i datasystembeskrivningarna. Inrikesministeriets polisavdelning har i sina skrivelser (SM-1999-883/Si-2, 1.12.1999; SM-2001-00733/Si-2, 23.3.2001 och SM-2002-01730/Si-2, 26.8.2002) gett polisförvaltningens enheter anvisningar om hur pärmen Polisens personregister ska upprätthållas för att säkerställa att varje person som utövar rätten till insyn som avses i 26 28 i personuppgiftslagen och i 44 47 i lagen agen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet utöver de skyldigheter som nämns i lagstiftningen så smidigt som möjligt kan få uppgifter ur polisens personregister. Polisenheterna har haft till uppgift att säkerställa att en uppdaterad version av pärmen Polisens personregister finns vid samtliga av polisens kundbetjäningspunkter. I pärmen ska finnas en aktuell version av: personuppgiftslagen (523/1999) lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) föreskriften om förande av register vid polisen

Polisstyrelsen 3 (10) anvisningen om tillgodoseendet av den registrerades rättigheter hos polisen dataskyddsbeskrivningarna för polisens riksomfattande personregister registerbeskrivningarna för polisenhetens polisenhetsspecifika register som avses i 6 2 mom. i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet, om inte tillgängligheten av registerbeskrivningarna är begränsad i lag blanketterna för utövande av rätten till insyn Dataskyddsbeskrivningarna för polisens riksomfattande personregister finns också i polisens riksomfattande datanät (www.poliisi.fi). 3 Ansvarspersoner Bestämmelser om uppgifter, ansvar och ansvarspersoner i samband med registerföring och upprätthållande av polisförvaltningens informationssystem finns i föreskriften om förande av register vid polisen (2020/2011/1423). Enlig föreskriften är varje polisenhet skyldig att utse en person och ett tillräckligt antal suppleanter för denne som tillgodoser de registrerades rättigheter. Ansvarspersonernas namn, tjänstställning och telefonnummer ska anges på rätt plats i ovan nämnda pärm om polisens personregister. 4 Förfaranden och begränsningar gällande utövandet av rätten till insyn Enligt 26 i personuppgiftslagen har var och en har utan hinder av sekretessbestämmelserna rätt att, sedan han meddelat de fakta som behövs för att söka en uppgift, kontrollera uppgifter om honom eller ett barn han har vårdnaden om, om uppgifterna har registrerats i personregistret och gäller honom eller det barn han har vårdnaden om. Även en minderårig, dvs. en person under 18 år, har rätt att kontrollera uppgifter om sig själv om han med hänsyn till hans ålder, utvecklingsnivå och ärendets art förstår sakens betydelse. Den minderåriges självbestämmanderätt och huruvida de ovan nämnda kriterierna uppfylls bedöms från fall till fall. I regel har en person över 15 år rätt till insyn. I sista hand avgörs ärendet av domstol. Även en intressebevakare har rätt att kontrollera uppgifter om sin huvudman å dennes vägnar om utövandet av rätten till insyn ingår i det uppdrag som anförtrotts intressebevakaren. Utöver rätten till insyn enligt personuppgiftslagen är det möjligt att begära och få uppgifter med stöd av bestämmelser om rätten att få uppgifter i den övriga lagstiftningen och på de villkor som anges i dessa. Dessa bestämmelser kan berättiga till en mer omfattande rätt att få uppgifter än rätten till insyn i personuppgiftslagen. Till exempel är det på basis av en parts rätt att ta del av en handling enligt offentlighetslagen möjligt att även få uppgifter om andra personer om uppgifterna kan ha påverkat partens rätt, fördel eller skyldighet. En myndighet är skyldig att ge råd och mer information om huruvida det är ändamålsenligt att använda rätten till insyn

Polisstyrelsen 4 (10) 4.1 Framställan och mottagande av begäran 4.2 Tillgodoseende av rätten till insyn enligt personuppgiftslagen eller en parts rätt att ta dela av en handling enligt offentlighetslagen. Enligt lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet ska en registrerad som vill utöva sin rätt till insyn framställa en personlig begäran om detta till polisen samt styrka sin identitet. Den registrerade kan ha ett biträde med sig. För att underlätta tillgodoseendet av rätten till insyn har särskilda blanketter sammanställts. Att blanketterna används är emellertid ingen ovillkorlig förutsättning för tillgodoseendet av rätten till insyn. Begäran kan även göras med något annat dokument. Den som mottar blanketten eller motsvarande dokument vid polisenheten ska försäkra sig om identiteten på den som framställer begäran och införa en anteckning om detta i dokumentet. Av begäran ska framgå beträffande vilket av polisens informationssystem eller övriga personregister personen vill utöva sin rätt till insyn. Personen ska vid behov få hjälp med att fylla i dokumentet. Om den som utövar sin rätt till insyn så vill ska hon eller han ges information om registerbeskrivningen och de uppgiftskategorier som registrerats i registren samt logiken bakom databehandlingen. Vad gäller övriga personregister ska den som begär insyn hänvisas direkt till respektive registeransvarig. Begäran om insyn ska alltid lämnas till vederbörande registeransvarig (företag, myndighet, arbetsgivare, förening osv.). Begäran om insyn tas i första hand emot av den person vid polisenheten som förordnats att ha hand om registerärenden. Ifall att rätten till insyn inte kan tillgodoses omedelbart ska personen i samband med att begäran om insyn tas emot informeras om när och hur han eller hon kan kontrollera uppgifterna om sig själv. Ansvarspersonen ska utan onödigt dröjsmål reservera en tid för den registrerade att kontrollera sina uppgifter. Om den registeransvarige inte inom tre månader efter att begäran framställts har gett den registrerade ett skriftligt svar, jämställs detta med att insyn har förvägrats. Tidsfristen i bestämmelsen avser den tid efter vilken svar på begäran måste lämnas. Tiden innan uppgifterna utlämnas kan vara längre. Utan synnerligen vägande skäl får det inte dröja längre än tre månader innan uppgifterna lämnas ut, eftersom den registrerade utan onödigt dröjsmål ska reserveras ett tillfälle att kontrollera uppgifterna om sig själv. Polisen tar en kopia av begäran om insyn och överlämnar originalet till personen i fråga efter att förfarandet i samband med rätten till insyn avslutats. Den polisenhet som tillgodoser rätten till insyn ska spara kopian av begäran om insyn i två år från och med tidpunkten för tillgodoseendet av rätten till insyn. Likaså ska uppgifter sparas om vilka uppgifter ur registret som har lämnats ut till personen. Hos den registeransvarige eller vid varje polisinrättning i häradet kan rätten till insyn tillgodoses beträffande följande register:

Polisstyrelsen 5 (10) 4.3 Inskränkningar i rätten till insyn informationssystemet för polisärenden informationssystemet för förvaltningsärenden Schengens nationella informationssystem temporära eller manuella personregister för polisens riksomfattande bruk polisens uppgifter i nödcentralsdatasystemet polisens uppgifter i utlänningsregistret När begäran om insyn gäller Schengens nationella informationssystem ska ansvarspersonen vid polisinrättningen skriftligen kontakta de personer vid Centralkriminalpolisen som nämns i dataskyddsbeskrivningen för att försäkra sig om att rätten till insyn även tillgodoses beträffande SIRENEkontorets system för ärendebehandling, som hör till Schengens nationella informationssystem. Enligt 46 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet lämnar Europeiska polisbyrån ut uppgifter ur Europeiska polisbyråns informationssystem för utövande av insyn. Begäran om detta ska framställas till en polisinrättning, som utan dröjsmål ska föra ärendet till Europeiska polisbyrån för behandling. Polisinrättningen ska underrätta den som framställt begäran att Europeiska polisbyrån kommer att sända sitt svar direkt till denne. Var och en har dessutom rätt att begära att Europols gemensamma tillsynsmyndighet kontrollerar att Europol samlar in, registrerar, behandlar och använder hans eller hennes personuppgifter på ett lagligt och riktigt sätt. Begäran om detta ska framställas till en polisinrättning eller dataombudsmannen, som utan dröjsmål för ärendet till Europols gemensamma tillsynsmyndighet för behandling. Var och en har rätt att begära att dataombudsmannen kontrollerar att Europols nationella enhets registreringar av uppgifter om honom eller henne i Europols informationssystem, annan överföring av uppgifterna till Europol samt användningen av uppgifterna sker på ett lagligt sätt och så att individens rättigheter inte kränks. I detta syfte har dataombudsmannen rätt att i Europols nationella enhets lokaler få tillgång till Europols informationssystem samt till de uppgifter om uppgiftsöverföring som registrerats av Europols nationella enhet. Enligt 45 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet har den registrerade själv ingen rätt till insyn i informationssystemet för misstänkta, skyddspolisens funktionella informationssystem, Europolinformationssystemet, Schengens nationella informationssystem i de fall som avses i artikel 109.2 i Schengenkonventionen eller i andra uppgifter om klassificering, observation, tillvägagångssätt eller informationskälla i fråga om en person eller gärning som har registrerats i polisens personregister. Dataombudsmannen kan på begäran av den registrerade kontrollera att de uppgifter om den registrerade som nämns ovan är lagenliga (= indirekt/begränsad rätt till insyn). Begäran till dataombudsmannen kan tas emot vid polisinrättningen i häradet eller hos den registeransvarige.

Polisstyrelsen 6 (10) Vid granskningen av registerföringens laglighet fäster dataombudsmannen särskild uppmärksamhet vid det sätt på vilket uppgifterna behandlas, behövligheten och felfriheten hos de uppgifter som behandlas, registreringstidpunkten för uppgifterna samt möjligheten att tillgodose den registrerades rättigheter. I det svar som ges till den registrerade uppges dock inga uppgifter som fåtts i samband med granskningen. Den registrerade får således inte heller reda på om registret överhuvudtaget innehåller uppgifter om honom eller henne. Uppgifter om klassificering, observation, tillvägagångssätt eller informationskälla i fråga om en person eller gärning som avses i 45 1 mom. 5 punkten i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet, i vilka den registrerade själv saknar rätt till insyn, registreras enligt följande i informationssystemet för polisärenden: alla uppgifter om personen som påverkar hans egen säkerhet eller polisens säkerhet i arbetet efterlysningsuppgifter som registrerats för observering av en person efterlysningsuppgifter om personer som är föremål för observation och rör sig med motorfordon som registrerats i uppgifter om efterspanade motorfordon uppgifter i samband med säkerheten vid förvaring av personen i fråga som registrerats i uppgifter om anhållna uppgifter om tillvägagångssätt ämnesord för signalementsuppgifterna, särdrag, fotografier, finger- och handavtryck, DNA-profiler och klassificeringsuppgifter samt skospår uppgifter om informationskälla Enligt 27 i personuppgiftslagen finns rätt till insyn inte om informationen kan skada statens säkerhet, försvaret eller den allmänna ordningen och säkerheten eller försvåra förebyggande eller utredning av brott. Rätt till insyn finns inte heller om informationen kan medföra allvarlig fara för den registrerades hälsa eller vård eller för någon annans rättigheter. Personregister som uteslutande används för historisk eller vetenskaplig forskning eller statistiskföring omfattas inte av rätten till insyn och likaså gäller inte heller rätten till insyn om de personuppgifter som ingår i registret används för tillsyns- och kontrolluppgifter och vägran att lämna information är nödvändig för att trygga ett viktigt ekonomiskt eller finansiellt intresse för Finland eller Europeiska unionen. Den registrerades rätt till insyn kan inskränkas med stöd av 27 i personuppgiftslagen endast när det i ett enskilt fall är nödvändigt för att trygga det ovan nämnda omständigheter. Om begäran om insyn gäller sådana registeruppgifter där undersökningen av fallet fortfarande pågår eller ärendet på annat sätt är öppet, sker utövandet av rätten till insyn med tillstånd av den som är undersökningsledare för fallet eller dennes överordnade. Eftersom redan uppgiften att en anmälan har registrerats kan äventyra uppklarandet av ett brott, får inte ens denna uppgift om ett pågående fall ges ut utan tillstånd till den som utövar sin rätt till insyn.

Polisstyrelsen 7 (10) Om det i samband med begäran om insyn framgår att en del av de uppgifter som gäller den registrerade inte omfattas av rätten till insyn, har den registrerade emellertid rätt att få veta vilka övriga uppgifter som har registrerats om honom. 4.4 Personer som omfattas av rätten till insyn samt i vilken omfattning uppgifter ges ut 4.5 Utlämnande av uppgifter för kontroll På grund av rätten till insyn har var och en rätt att kontrollera uppgifter om sig själv och som ingår i ett personregister. Ett personregister består av alla uppgifter som samlats in för samma användningssyfte, så uppgifter som hör till samma personregister kan vara i till exempel elektronisk form, papperspärmar eller kartotek. Uppgifterna kan också vara ljud- eller bildupptagningar och uppgifterna kan vara i olika personers förvar eller på annat sätt på olika platser. Trots detta omfattas alla ovan nämnda uppgifter av rätten till insyn oavsett i vilken form de sparats eller var de förvaras. Om den registrerade vill utöva sin rätt till insyn i ljud- och bildupptagningar, ska för sökningen av hans eller hennes uppgifter meddelas plats och så noggrann tid som möjligt då inspelningen, till exempel med kameraövervakningssystem, har skett. Ibland måste den som framställer begäran bifoga en bild på sig själv till begäran om insyn. Rätten till insyn gäller endast det inspelade bildmaterial där den som begär uppgifter finns med. Gränsdragningen mellan uppgifter som gäller den som utövar sin rätt till insyn och uppgifter om andra personer är problematisk i synnerhet vad gäller uppgifter om utredning och handräckning i informationssystemet för polisärenden, eftersom systemet utöver ett traditionellt personbaserat personregister också är ett ärendebaserat register. I samma anmälan kan ha registrerats flera olika ärendebenämningar och uppgifter om flera olika personer. Eftersom den registrerades rätt till insyn endast gäller uppgifter om honom eller henne själv och hans eller hennes egen del (ställning och roll) i ärendet, ska alla andra i anmälan registrerade personers personuppgifter avlägsnas, till exempel svärtas ut, ur de uppgifter som lämnas ut. När omfattningen bedöms ska man även beakta skyldigheterna i samband med hantering av personbeteckningar samt betydelsen av att hemlighålla sådana adressuppgifter, telefonnummer och liknande uppgifter som avses i 24 1 mom. 31 punkten i offentlighetslagen som finns i handlingar samt skyldigheterna i 25 4 mom. i befolkningsdatalagen (507/1993) i samband med behandling av uppgifter med spärrmarkering. Den registrerade ska få del av de uppgifter som omfattas av rätten till insyn i en begriplig form. Med utlämnande av uppgifter avses att den registrerade får tillfälle att studera uppgifterna (handlingar eller utskrifter). Uppgifter lämnas skriftligen på begäran. På begäran kan uppgifterna också sändas per post mot mottagningsbevis, förutsatt att begäran om insyn lämnats personligen till polisen. När uppgifter lämnas ut är det skäl att komma ihåg att det i en utskrift ur polisens personregister kan förekomma en del förkortningar. För att undvika missförstånd måste den registrerade

Polisstyrelsen 8 (10) informeras om deras innebörd. Exempel på sådana förkortningar är de som förekommer informationssystemet för polisärenden som anger ärendets status, dvs. AV, TP, JP, SJÄ osv. Med tanke på dataskyddet ska eventuella specificerande uppgifter som gäller datorn och den som utför sökningen strykas när uppgifter lämnas ut. Det är inte heller tillåtet att visa uppgifterna direkt från terminalen. Om den registrerade förvägras insyn ska han få ett skriftligt intyg på detta där orsaken till förvägran framgår. Med detta intyg eller om den registrerade inte har fått ett skriftligt svar från den registeransvarige inom tre månader efter att ha framställt sin begäran kan den registrerade föra förvägran vidare till dataombudsmannen för behandling. Den polisblankett som sammanställts för att användas vid insynsförfarandet kan användas som intyg, men ett intyg kan också utfärdas på ett separat dokument. Intyget över att insyn förvägrats ska bland annat av rättsskyddsskäl förvaras på samma sätt som kopian av begäran om insyn. Dataombudsmannen ska i enlighet med 40 2 mom. i personuppgiftslagen avgöra ett ärende angående rätten att utöva insyn som en registrerad fört till denne för behandling. Ändring kan sökas först i ett beslut av dataombudsmannen på det sätt som anges i förvaltningsprocesslagen (586/1996). 4.6 Kostnader och betalningsgrund för rätten till insyn Polisen får ta ut en avgift för information som lämnas ut i samband med begäran om insyn bara om det har förflutit mindre än ett år sedan den registrerade senast utövade sin rätt till insyn. God förvaltningssed förutsätter att den registrerade innan han eller hon utövar sin rätt till insyn informeras om eventuella kostnader. Den avgift som tas ut ska vara skälig och får inte överskrida de direkta kostnaderna för utlämnandet av informationen. 5 Rättelse, utplåning och komplettering av personuppgifter i ett register Enligt 9 i personuppgiftslagen ska de uppgifter som insamlats i personregistret vara behövliga med hänsyn till det angivna ändamålet med användningen, och uppgifterna får inte vara oriktiga, ofullständiga eller föråldrade. Den registeransvarige ska när personuppgifter samlas in eller på annat sätt behandlas sörja för att uppgifterna är riktiga och vid behov på eget initiativ rätta uppgifter. En registrerad har rätt att yrka på att en uppgift som gäller honom eller henne själv och som registrerats i personregistret rättas om den registrerade till exempel vid kontrollerandet av sina uppgifter eller på annat sätt konstaterat dessa vara oriktiga. Enligt 29 1 mom. i personuppgiftslagen ska den registeransvarige utan obefogat dröjsmål på eget initiativ eller på yrkande av den registrerade rätta, utplåna eller komplettera en personuppgift som ingår i ett personregister och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är

Polisstyrelsen 9 (10) oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Den registeransvarige ska även förhindra att en sådan uppgift sprids, om uppgiften kan äventyra den registrerades integritetsskydd eller hans rättigheter. Enligt 27 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet får en uppgift som har konstaterats vara felaktig bevaras om det är nödvändigt för att trygga de rättigheter som den registrerade, någon annan part eller en person som hör till polispersonalen har, dock inte i Schengens nationella informationssystem. En sådan uppgift får användas endast i syfte att trygga dessa rättigheter. Den registeransvarige är inte skyldig att rätta en uppgift i personregistret om den registeransvarige inte anser att uppgiften med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Uppgifternas riktighet och nödvändighet bedöms när de registreras. Den registeransvarige ska då ge den registrerade ett skriftligt intyg över förvägrandet där också anledningen till varför yrkandet inte har godkänts framgår. Om den registeransvarige inte godkänner yrkandet på rättelse kan den registrerade begära att dataombudsmannen bestämmer att den registeransvarige ska rätta uppgifterna. Varje polisenhet ska ta emot ovan nämnda yrkande som gäller polisens riksomfattande personregister som framställs av en registrerad. Uppgifter som gäller yrkandet och den som framställt det samt material som eventuellt behövs för att avgöra ärendet och finns tillgängligt ska utan dröjsmål sändas till den registeransvarige vid polisens högsta ledning (Polisstyrelsen, teknikenheten, PB 302, 00101 Helsingfors). Samtidigt ska den som framställer yrkandet informeras om att polisens högsta ledning i egenskap av registeransvarig kommer att lämna sitt svar direkt till honom eller henne. Yrkanden som gäller register vid de enskilda enheterna ska riktas direkt till den registeransvarige (den enhet som inrättat registret), som ska lämna svar till den som framställt yrkandet. Polisöverdirektör Mikko Paatero Teknisk direktör Pirkko Paavola-Häggblom BILAGOR SÄNDLISTA Bilaga 1, polisförvaltningens informationssystem och registerföring Polisstyrelsens enheter Centralkriminalpolisen Rörliga polisen Skyddspolisen Polisens teknikcentral

Polisstyrelsen 10 (10) Polisyrkeshögskolan Polisinrättningarna HALTIK FÖR KÄNNEDOM Polisavdelningen vid inrikesministeriet Dataombudsmannens byrå SEITTI Internet