PM om styrningen av Studerandenas idrottsförbund och Finlands studentkårers förbund

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 PM om styrningen av Studerandenas idrottsförbund och Finlands studentkårers förbund Avsikten med detta dokument är att kortfattat beskriva verksamheten i Studerandenas idrottsförbund OLL och Finlands studentkårers förbund FSF och klargöra hur HUS förbereder sig för organisationernas förbundsmöten samt att redogöra för delegationen vilka organisationernas viktigaste styrpunkter är. Dokumentet används som utgångspunkt då styrelsen i slutet av våren planerar höstens förbundsmötes- process och dess tidtabell. I slutet av dokumentet finns årsklockor som beskriver de viktigaste sakerna i organisationernas verksamhet ur HUS synvinkel sett. 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Vad är Finlands studentkårers förbund rf? Finlands studentkårers förbund (FSF) är en studentorganisation som representerar ungefär 135 000 grundexamens- och forskarstuderande. FSF bevakar på riksnivå studenternas intressen i sådana ärenden som berör dem. Förbundets centrala arbetsområden är utbildningspolitisk, socialpolitisk och internationell verksamhet. Dessutom har förbundet hand om studentkort och studentrabatter via tjänsten Frank och erbjuder också sina medlemskorporationer rådgivning och informationstjänster. Den beslutande makten i FSF innehas av de studerande som var och en av medlemskorporationerna årligen väljer till sina representanter vid den stadgeenliga förbundsdagen i november. Förbundsdagen slår fast verksamhetsplanen, budgeten och styrelsens sammansättning, och beslutar om andra aktuella ärenden. Styrelsen väljs för ett år i sänder. Styrelsen utser sekreterare och andra anställda, som i regel är tillsvidareanställda. (Källa: www.syl.fi/se/fsf/information/ och www.syl.fi/syl/tietoa/) Vad är Studerandenas idrottsförbund rf? Studerandenas Idrottsförbund rf (OLL), grundat 1924, är en nationell organisation som arbetar med intressebevakning och service i samband med finsk studerande- och högskoleidrott. OLL representerar både universitets- och yrkeshögskolestuderande. OLL påverkar, stöder, utbildar, undersöker och verkar på såväl nationella som internationella plan som en gemensam röst för studerandeidrotten. Från 2015 är Finlands studentkårers förbund inte längre direktmedlem i OLL, vilket betyder att alla studentkårer separat måste ansluta sig som medlemmar. På HUS delegationsmöte 4/2014 beslöt HUS att gå med i OLL. 1

32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 OLL strävar efter att studerande tar hand om sin hälsa genom tillräcklig motion och att högskolornas idrottstjänster erbjuder goda och tillräckliga motionsmöjligheter. OLL:s uppdrag är att främja välmående bland högskolestuderande samt högskolornas idrottskultur genom att fungera som en gemensam röst för och expert inom högskole- och studerandeidrotten. OLL:s verksamhet tjänar alla studerande som motionerar på ett eller annat sätt. Målen främjas både genom att driva idrottspolitiskt påverkansarbete och genom att koordinera tävlings- och förmånsevenemang. Dessutom svarar OLL för internationell organisationsverksamhet och intressebevakning i frågor som rör studerandeidrotten. OLL:s verksamhet styrs av en rad dokument som godkänts av förbundsmötet: förbundets grundstadga, organisationsstrategi, ekonomiplan på medellång sikt, idrottspolitiskt policydokument, dokument om OLL:s kärnverksamhet samt verksamhetsplanen och budgeten, som uppdateras årligen. (www.oll.fi/sv/oll- 2/dokument- som- styr- verksamheten/) På förbundsmötet 2013 slog man fast OLL:s kärnverksamhet enligt följande: Målet för det idrottspolitiska påverkansarbetet på riksplanet är i första hand att öka högskolestuderandes motionsmöjligheter och välmående. Utbildning av aktiva inom studentidrotten: att samla och föra samman instanser som arrangerar och styr högskoleidrott, dela god praxis t.ex. gällande motionstutorering. SFM- tävlingarna: att utfärda tillstånd för att arrangera tävlingarna samt utbilda de ansvariga instanserna (Dokumentet OLL:s kärnverksamhet) Enligt förbundets stadgar består styrelsen av styrelsens ordförande, en till två vice ordförande och högst två andra medlemmar. Styrelsen väljs på förbundsmötet varje år. (Förbundets grundstadga). Enligt vedertagen praxis väljs ofta en representant för idrottsverksamheten till styrelsen. Förutom generalsekreterare arbetar för tillfället fyra sakkunniga/samordnare på förbundet. (Källa: www.oll.fi/oll/ och www.oll.fi/sv/oll- 2/) 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 Kontakt till förbunden i vardagen HUS påverkar förbundens verksamhet på de årliga förbundsmötena. Dessutom påverkar vi på sektorträffar och seminarier. I det dagliga arbetet på HUS påverkar vi också förbundens verksamhet och utnyttjar deras sakkunskap och tjänster. HUS påverkar förbunden på förbundsmöten på sektorträffar på seminarier Med tanke på diskussionen kan centralkansliet kan få mest information och hjälp på förbundens sektorvisa e- postlistor och FB- grupper (separata grupper för ordförande, generalsekreterare, utbildningspolitik, socialpolitik, internationella ärenden, arbetslivsärenden, kommunikation, föreningar, idrottsfunktionärer, kanslianställda och delegationernas ordförande). Snabbat och enklast får man svar genom att ringa den 2

70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 person som ansvarar för den aktuella saken. Dessutom bör HUS i hög grad utnyttja möjligheterna att träffa människor från förbunden och att bjuda in dem för att inleda och ge bakgrundsinformation på olika tillställningar. För att få klarhet måste man fråga de berörda parterna, det räcker inte med antaganden eller gissningar. Medlemskap i förbunden innebär också styrningsansvar för dem: HUS har rätt att be om hjälp av förbunden och konsultera dem i olika frågor. Sektorträffarna är viktiga för att träffa funktionärer från andra studentkårer, men de är också viktiga med tanke på styrningen av förbunden. För centralkansliets bruk görs rapporter från sektorträffarna och vid behov informeras delegationen om de saker som behandlats. Agendorna för sektorträffarna förmedlas till styrelsen för kännedom, vid behov får också centralkansliet dem. För delegationen är förbundsmötena de viktigaste med tanke på styrningen av förbunden. Förbundens representanter presenterar sig för delegationen varje år och centralkansliet förmedlar information från förbunden om deras verksamhet till delegationen, så att delegationen har klart för sig vad de gör. Om delegationen har frågor om förbundens verksamhet är det bra om den kontaktar styrelsen eller generalsekreteraren som kan ta direkt kontakt till förbunden för att reda ut frågorna. 84 85 86 87 88 Förbundsmötesprocesser Både Finlands studentkårers förbund och Studerandenas idrottsförbund håller sina stadgeenliga förbundsmöten i november. Förberedelserna börjar i regel i slutet av september med att styrelsen håller en info för delegationen. Där går man igenom tidtabeller och material för förbundsmötena samt processen att utse kandidater. 89 90 91 92 93 94 Ansvariga för förbundsmötena HUS styrelse ansvarar för förbundsmötesprocesserna i helhet. I början av hösten väljer styrelsen ansvarspersoner för respektive förbundsmöte. De har till uppgift att koordinera handläggningen av förbundsmöteshandlingarna och ordna förberedande möten. Samtidigt kommer man om möjligt överens om vem i styrelsen som ansvarar för vilka förberedande sektormöten. Generalsekreteraren är styrelsens resurs i beredningsarbetet, på så sätt som man tidigare kommit överens om. 95 96 97 98 99 100 101 102 Material för förbundsmötena, kommentarrundor och behandling av materialet Förbundsmöteshandlingarna skickas ut för kommentarer i slutet av september, i regel har man 2 3 veckor på sig att göra utlåtanden. HUS styrelse ansvarar för beredningen av utlåtanden och utnyttjar de sakkunniga på centralkansliet i arbetet. Dessutom har delegationsgrupperna också möjlighet att kommentera handlingarna. Förbunden skickar ut sina förbundsmöteshandlingar på finska och svenska. HUS gör aktivt påverkansarbete för att de också ska börja översätta dem till engelska. OLL skickar ut de slutliga handlingarna för sitt förbundsmöte i slutet av oktober, FSF i början av november. Handlingarna gås igenom på förbundsmötesdelegationernas förberedande möten. 103 104 105 Bildande av mötesdelegationer och deras arbete På FSF:s förbundsdag har varje studentkår en delegat för varje påbörjat tusental medlemmar. Antalet bestäms enligt läget i början av november föregående år. Med HUS nuvarande medlemsantal har HUS 28 mandat på 3

106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 förbundsmötet. De fördelas enligt styrkeförhållandena i delegationen, dock så att alla grupperingar som ansöker får minst ett mandat på förbundsmötet. HUS styrelse utlyser platserna i mötesdelegationen som lediga att söka och informerar delegationsgrupperna. Ansökningstiden är ungefär två veckor, efter det fastställer HUS styrelse mötesdelegationens sammansättning och meddelar förbundet detta. För mötesdelegationerna hålls kurser i hur arbetet på förbundsmötet går till och vilka sakfrågor som ska behandlas. För FSF:s del hålls ett allmänt förberedande möte, där man går igenom praktiska arrangemang och förbundsdagens agenda på ett allmänt plan. Dessutom hålls sektorvisa förberedande möten, där ärendena på förbundsdagen gås igenom enligt arbetsgruppsindelningen. På förbundsdagen brukar det vanligtvis finnas arbetsgrupper för utbildningspolitik, socialpolitik, internationella ärenden, arbetsliv samt ekonomi och förvaltning. Styrelsen beslutar inom sig vem som ska leda de förberedande mötena. På mötena görs promemorior som sedan delas ut till hela mötesdelegationen. Efter de förberedande mötena hålls ytterligare ett möte för förbundsmötesdelegationen, där man går igenom de ställningstaganden som beretts på de förberedande mötena. HUS mötesdelegater måste inte förbinda sig till att arbeta för HUS ståndpunkter. För att HUS delegater på FSF:s förbundsdag ska kunna hålla kontakt med varandra grundas årligen en virtuell informationskanal på det sätt man anser vara bäst. Dessutom kan varje gruppering som deltar i förbundsmötesdelegationen utse en kontaktperson som vid behov kan förmedla meddelanden till mötesdelegaterna i den egna gruppen. För OLL:s förbundsmöte hålls ett förberedande möte och årligen grundas en virtuell informationskanal på det sätt man anser vara bäst. Numera har delegaterna på OLL:s förbundsmöte flera röster. De fördelas i enlighet med styrkeförhållandena i delegationen, dock så, att man kan frångå den principen om alla grupperingar inte ansöker om att få komma med i förbundsmötesdelegationen. 128 Förhandlingsdelegation 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 Bakgrund På FSF:s förbundsdag görs personvalen numera i huvudsak efter förhandlingar. HUS har deltagit i förhandlingarna i varierande grad: fram till 2006 förde HUS hårda förhandlingar, medan vi åren 2007 2009 var strikt icke- förhandlande. På 2010- talet har HUS stegvis rört sig i riktning mot en förhandlingskultur, ibland efter t.o.m. rätt smärtsamma diskussioner. På 2000- talet har HUS förbundsmötesdelegation inte förhandlat som ett enhetligt block, utan i stället har man grundat en förhandlingsdelegation inom sig. HUS förhandlingsdelegation har i stor utsträckning bestått av obundna mötesdelegater, men även detta har varierat mycket under årens lopp. Tidigare har studentkårens generalsekreterare varit förhandlingsdelegationens förhandlare, men det har funnits två stycken: den ena har skött förhandlingarna och den andra har koncentrerat sig på att använda Excel. Tidigare har förhandlarna brukat träffa förhandlingsdelegationen fyra gånger: på det förberedande mötet före förbundsdagen, vid lunchtid på förbundsdagen, på kvällen, då kandidatintervjuerna avslutats och följande morgon före sessionens början. På Studerandenas idrottsförbunds förbundsmöten har HUS inte haft någon fast praxis, utan den har påverkats bland annat av om HUS har haft en egen kandidat, hur många styrelsekandidater det sammanlagt finns och om det har dykt upp eventuella nattkandidater, det vill säga personer som under förbundsmötets gång har meddelat att de ställer upp som styrelsekandidater. 4

146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 Mötesdelegationens inflytande På båda förbundsmötena har medlemmarna i HUS mötesdelegationer full beslutanderätt över hur de röstar. För personvalen på FSF:s förbundsdag kan HUS också grunda en förhandlingsdelegation. Den person i styrelsen som utsetts till ansvarsperson för förbundsdagen koordinerar vid behov bildandet av en förhandlingsdelegation. Varje mötesdelegat bestämmer själv om hen deltar i förhandlingsdelegationen eller inte. I förhandlingsdelegationen deltar de mötesdelegater, vars röster är förhandlingsbara till förmån för HUS kandidater. Om HUS inte har några egna kandidater till FSF:s styrelse kan förhandlingsdelegationen grundas utifrån någon annan princip. Förhandlingsdelegationen kommer i god tid överens om hur den ska fungera. Varje mötesdelegat i förhandlingsdelegationen har full beslutanderätt över sin röst på förbundsmötet. Varje mötesdelegat har rätt att göra sin röst förhandlingsbar på vissa villkor och till förmån för vilken kandidat hen vill, eller att inte alls delta i förhandlingarna. Detta klargörs tydligt på förhandlingsdelegationens första möte och under förbundsmötets gång. Förhandlingsdelegationen utser en eller flera förhandlare åt sig. Förhandlingsdelegationen beslutar vilka befogenheter förhandlarna har och hur de ska hålla kontakt. Innan förhandlingsdelegationen bildats är det studentkårens generalsekreterare som fungerar som kontaktperson för de andra studentkårernas förhandlare. Generalsekreteraren förmedlar all information som hen fått under hösten till förhandlingsdelegationens förhandlare. 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 Att utveckla en förhandlingskultur och att avstå från förhandlingar HUS mål är att skapa en mänsklig och öppen förhandlingskultur på förbundsmötena. HUS delegater kan främja detta genom sitt eget handlande och sina egna val. På de förberedande mötena utbildar HUS sina mötesdelegater i detta. HUS påverkar för en bättre intervjukultur genom att föreslå att intervjuerna tidigareläggs, så att man bättre kan beakta dem i beslutsfattandet. Dessutom föreslår HUS att man hädanefter öppnar intervjurummen för publik, så att medlemmar från olika mötesdelegationer kan komma och lyssna på intervjuer som hålls av andra grupperingar. HUS mötesdelegater kan genom sitt eget handlande påverka att intervjuerna på förbundsmötena är så mänskliga och öppna som möjligt. Avsikten med förbundsmöten är inte att personvalen ska göras genom förhandlingsbeslut redan innan intervjuerna har avslutats. HUS mål är att det inte ska förhandlas på förbundsmötena. Detta främjar vi bland annat genom att lyfta fram saken till diskussion med de andra studentkårerna redan före förbundsmötena. HUS förbundsmötesdelegation kan besluta att den i sin helhet avstår från förhandlingar eller så kan delegationsgrupperna som utser personer till förbundsmötesdelegationerna i förväg besluta att de inte förhandlar. 178 179 180 181 182 183 Val av styrelsekandidater och kandidatprocessen HUS utser egna kandidater till förbundens styrelser, ifall intresse finns. HUS officiella kandidater får tillgång till bland annat centralkansliets kommunikationsresurser, vilket inbegriper att göra PR- fax (s.k. tyrkkyfaksi ) och annan PR- kommunikation, ett pressmeddelande om kandidatvalet och en nyhet eller intervju ifall kandidaten blir vald. Kandidaterna får också tillgång till centralkansliets sakkunskap, det vill säga att de sparras i substansfrågor och får träning i att uppträda och förbereds för förbundsmötet. Dessutom står HUS 5

184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 för kostnaderna för kandidaternas och deras stödpersoners resor till kandidatpaneler på riksnivå samt kandidatrekvisita som pinsar o.dyl. Styrelsen öppnar ansökningen i september. Utifrån dem som vill kandidera håller styrelsen intervjuer i sin morgonskola, i dem deltar också en kandidat från varje gruppering i HUS delegation. På intervjuerna har delegationsgruppernas representanter närvaro- och yttranderätt. Styrelsemedlemmar som också vill kandidera deltar inte i intervjuerna med de andra sökande. Utifrån intervjuerna föreslår styrelsen för delegationen vilka som ska väljas. Delegationen gör det slutgiltiga valet utifrån styrelsens förslag på sitt möte i oktober. Då styrelsekandidaterna har valts hålls en gemensam överläggning för dem på centralkansliet, där man går igenom tidtabellen, den hjälp och de resurser som centralkansliet kan erbjuda samt ger tips om vad kandidaterna borde tänka på, såsom att utse en stödperson och en stödgrupp, sociala medier och eventuella kampanjsidor, m.m. Samtidigt kommer man överens om gemensamma tidtabeller. Före förbundsmötet brukar kandidaterna uppmärksammas med en gemensam gåva av HUS (materiell eller immateriell), till exempel med en enkel biljett till mötesorten. 198 Schema över FSF:s förbundsdagsprocess 199 Tid Förbundsdags- delegation Kandidater Förhandlings- delegation Förbundsdagsinfo Ansökan öppnas Ajoitus Delegaatio Ansökan till delegationen Tyrkyt Styrelsens förslag Neuvottelukunta Syyskuu Oktober Liittokokousinfo Haku auki Delegationen bildas Delegaation haku HUS delegation utser kandidater Hallituksen esitys Delegationen bildas Lokakuu Allmänt förberedande möte 1 Delegaation muodostaminen Edustajiston valinta Beslut om verksamhetssätt vid förberedande mötet Muodostaminen Sektorvisa förberedande Yleisalustava möten Kampanjointi Kampanj Toimintatavoista päättäminen yleisalustavan yhteydessä Marraskuu Allmänt Sektorialustavat förberedande möte 2 Liittokokous Förbundsdag Liittokokous Förbundsdag Liittokokous Förbundsdag 200 201 6

202 203 204 FSF:s årsklocka I den här tabellen beskrivs FSF:s årligen återkommande träffar och tillfällen att utöva medlemsstyrning. Nedanstående tider är riktgivande och kan ändras. FSF har dock ganska länge följt denna rytm. När Vad Övrigt Januari Öppningsseminarium FSF:s evenemang för student- kårerna för att inleda det nya året Våren Sektorträffar Träffar för sektorerna: soc.pol., internationellt, utbildningspol., kommunikation, arbetsliv, likabehandling och träffar för ordförande och sekreterare Augusti Möte för ordförandena och sekreterarna Höstseminarium 2015 hålls för första gången ett gemensamt möte i stil med öppningsseminariet. Alternativt separata sektorträffar på hösten. Ansökningen för HUS kandidater till FSF:s styrelse börjar FSF:s förbundsdagshandlingar går ut på remiss Delegationsgrupperna har möjlighet att kommentera HUS info för delegationen om förbundsdagsprocessen oktober Delegationen väljer HUS kandidat till FSF:s styrelse Oktober HUS förbundsdagsdelegation bildas Inbjudan till förbundsdagen och möteshandlingarna kommer i början av månaden Förberedande möten för HUS förbundsdagsdelegation Egna möten för varje arbetsgrupp (t.ex. utb.pol, ekonomi, soc.pol) Förbundsdag December FSF:s glögg för intressentgrupper 7

205 206 207 OLL:s årsklocka I denna tabell beskrivs de årligen återkommande tillfällena att utöva medlemsstyrning i OLL. Nedanstående tider är riktgivande och kan ändras. OLL har dock ganska länge följt denna rytm. När Vad Övrigt Februari Sektorträff för motions- funktionärer i student- och studerandekårerna Info om OLL, verksamhetsplanen, att utnyttja sitt medlemskap, tillfällen att påverka Våren OLL besöker delegationen Våren Eventuell remiss- eller kommentarrunda om de dokument som ska uppdateras under året T.ex. strategin, målsättningar för styrelseprogrammet, motionspolitiskt policydokument Maj Sektorträff 2 Temat varierar, beror på verksamhetsplanen Remissrunda om OLL:s förbundsmöteshandlingar Delegationsgrupperna har möjlighet att kommentera Sektorträff 3 Genomgång av förbundsmöteshandlingar oktober Delegationen väljer HUS kandidat till OLL:s styrelse Oktober Inbjudan till förbundsmötet och möteshandlingarna kommer Oktober Förberedande möten för HUS förbundsmötesdelegation OLL:s förbundsmöte 208 8