Revisorerna 2015-2018 2017-03-28 Bilaga 1 REVISORERNAS REDOGÖRELSE FÖR 2016 Revisionsarbetet har skett i enlighet med fastlagd revisionsplan och de av revisorerna fastställda granskningsuppdragen. Löpande granskning har gjorts av Kommunstyrelsens och övriga nämnders protokoll. Revisionsarbetet har även omfattat möten/kontakter med representanter för kommunens styrelse samt kommunens olika nämnder samt tjänstemän. Revisionen har föranlett synpunkter och förslag av olika karaktär. Dessa har delgivits berörda nämnder och förvaltningar. Revisionsskrivelser har avgivits till kommunstyrelsen och berörda nämnder samt lämnats till kommunfullmäktige för kännedom. Granskningen av bokslut och årsredovisning 2016 grundar sig på det utkast till årsredovisning som presenterades 2017-02-28. Revisorernas redogörelse för 2016 års granskningar Revisorerna har under år 2016 genomfört följande fördjupade granskningar: Kommunens strategi för finansiering av investeringar Kommunstyrelsens styrning och uppföljning av divisionerna Kompetensförsörjning och matchning av arbetskraft Vatten- och avloppsnätets säkerhet, underhåll och förnyelse. Intern kontroll i system och rutiner för elektronisk fakturahantering Uppföljning bidrag till fristående förskolor och skolor Ansvarsutövandegranskning 2016 Delårsrapport 2016 Årsredovisning 2016 I det följande redovisas de fördjupade granskningarnas inriktning och resultat Kommunens strategi för finansiering av investeringar Vi bedömer att finansiering av investeringar överensstämmer med Policy för god ekonomisk hushållning för 2016. Vi bedömer dock att målet om en självfinansieringsgrad på 100 procent från och med 2017 som svårt att uppnå med tanke på den låga självfinansieringsgrad som varit de senaste tre åren samt det fortsatt höga investeringsbehovet. Vår granskning visar att de Finansregler som finns inte efterlevs till alla delar. All upplåning sker från Kommuninvest vilket inte är i överensstämmelse med det interna regelverket. I Finansreglerna anges att en känslighetsanalys med avseende på effekter av ränteförändringar ska upprättas och återrapporteras till kommunstyrelsen. Detta sker
2 inte. Däremot diskuteras effekterna i samband med nyupplåning och i budgetarbetet. Vi bedömer att det är angeläget att känslighetsanalyser upprättas med tanke på den upplåning som sker och kommer att ske de kommande åren. Det görs inte heller någon strukturerad uppföljning och återrapportering kring de begränsningar som finns i Finansreglerna kopplat till låneportföljen. Vi rekommenderar att detta görs. Kommunstyrelsens styrning och uppföljning av divisionerna Våra sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsens styrning och uppföljning av divisionernas verksamhet inte är helt ändamålsenlig. För att förbättra styrningen och uppföljningen rekommenderas följande: Vi rekommenderar att produktionsstyrelsen tar ett mer aktivt ansvar för att styra divisionerna. För att åstadkomma detta tror vi det är nödvändigt med en struktur för en regelbunden dialog mellan företrädare för produktionsstyrelsen och divisionerna. Vår bedömning är att många av de otydligheter som upplevs kan reduceras om en sådan dialog skapas och upprätthålls. Tydliggör och kommunicera nämndansvariga tjänstemäns ansvar och roll. Tydliggör och kommunicera kommundirektörens roll som ansvarig för den egna produktionen. Se över mål och styrdokument. Vägledande för arbetet kan vara en diskussion om ambitionsnivåer och prioriteringar. Skapa en för kommunen gemensam struktur, avseende såväl innehåll som form, för processen att arbeta fram internöverenskommelserna. Kompetensförsörjning och matchning av arbetskraft Vi bedömer att kommunstyrelsen delvis har vidtagit utlovade åtgärder (utifrån tidigare genomförd granskning) inom rimlig tid. Vi har observerat att arbetet i vissa delar är påbörjat men inte slutfört. Vår samlade revisionella bedömning är att kommunstyrelsen i allt väsentligt bedriver ett ändamålsenligt arbete. Vi bedömer att kommunstyrelsen har en fungerande samverkan med näringslivet i kommunen och arbetar aktivt inom ramen för Campus Nyköping med att förse näringslivet och andra aktörer med rätt utbildad arbetskraft. Vatten- och avloppsnätets säkerhet, underhåll och förnyelse. Vår samlade revisionella bedömning är att kommunens kontroll av dricksvattnet, planering och genomförande av underhåll, förnyelse av VA-ledningssystemet delvis är ändamålsenligt ur ett långsiktigt perspektiv. Bedömningen grundas på: Prover genomförs inom och utöver det antal som krävs enligt gällande förordningar. Vidare framgår av nyckeltal att antalet vattenprov som avviker är be- 2
3 gränsat, även om det finns fler avvikelser till och med september 2016 än under hela 2015. Kartläggning av VA-nätet i stort har genomförts, men det återstår visst arbete, samt arbete med att få allt tillgängligt i systemet VA-banken. Arbete med inventering av avloppsnätet angående bräddningar och pumpstationer pågår och ska vara avslutat till årsskiftet. Vattenkvaliteten indikerar inte på brister i ledningsnätet. Antalet läckor indikerar att det finns vissa brister i nätet. Antalet läckor har inte ökat markant sedan 2012 totalt sett. 2013 inträffade fler läckor än efterföljande år. 2016 är antalet läckor i början av november i stort sett samma som totalt sett under de två senaste åren. Vi ser dock ett behov av uppföljning kring huruvida nuvarande renoveringstakt är tillräcklig med avseende på läckor. Vi ser positivt på de detaljerade förnyelseplaner som tagits fram för olika verksamhetsdelar, vilka i sin tur syftar till att få fram underhålls- och åtgärdsplaner. Utifrån de olika planer som finns för akuta händelser bedömer vi att det finns saneringsplan. Det finns mål i Budget 2016 flerårsplan 2017-2018 om en förnyelse om 1 % av ledningsnätet årligen. Målet har inte nåtts tidigare år. Vi kan dock inte bedöma om avsatta medel är tillräckliga för att nå målen. Granskningen avsåg kommunstyrelsen, bygg- och tekniknämnden och miljönämnden. Intern kontroll i system och rutiner för elektronisk fakturahantering Vår samlade revisionella bedömning är att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll delvis är tillräcklig avseende attestering av ekonomiska transaktioner. Vi bedömer att rutinerna avseende elektronisk fakturahantering delvis är säkra. Vi grundar vår bedömning på följande kriterier: Det finns reglemente och rutinbeskrivning som vi bedömer är relevanta gällande rutiner för attester och kontroller i samband med in- och utbetalningar. Det saknas dock definitioner av begreppen risk och väsentlighet kopplat till attester. Vi rekommenderar att detta förtydligas. Det framgår inte heller med vilken regelbundenhet reglemente och rutinbeskrivning ska uppdateras. Detta kan med fördel anges. Det framgår inte heller av riktlinjer eller reglemente hur fakturor hanteras som inte beslutsattesteras inom ett visst antal dagar. Hur attesträtten för dessa hanteras bör framgå. Vår bedömning är att de rutiner som finns för behörighetstilldelning delvis är tillfredsställande. Kontroller av behörigheter sker årligen. Vår rekommendation är dock att dessa kontroller utförs med tätare intervall samt att ekonomiavdelningen kompletterar med kontroller av förändringsloggar för att säkerställa att gjorda förändringar i exempelvis leverantörsdata utförts av behörig personal samt varit relevanta att göra. Det är inte lämpligt att samma personer som kan lägga upp nya leverantörer eller ändra leverantörsdata även kan godkänna betalfiler. Vår uppfattning är att organisation är tillräckligt stor för att dessa uppgifter ska kunna fördelas mellan olika personer. Vår bedömning är att återrapporteringen är tillräcklig. Vår rekommendation är dock att uppföljning sker oftare. 3
4 Uppföljning bidrag till fristående förskolor och skolor Vår samlade revisionella bedömning är att: BUN säkerställer att bidrag till fristående förskolor/skolor beräknas och beslutas på ett ändamålsenligt sätt och med tillräcklig intern kontroll UAIN säkerställer att bidrag till fristående förskolor/skolor beräknas och beslutas på ett ändamålsenligt sätt men den interna kontrollen är inte tillräcklig. Vår bedömning baseras i huvudsak på följande iakttagelser för respektive nämnd: Barn- och ungdomsnämnden (BUN) Nämnden har vidtagit åtgärder utifrån tidigare genomförd granskning. Nämnden beräknar och beslutar om bidrag i enlighet med skollag och skolförordning (se kontrollmål från tidigare granskning för ytterligare specificering). Bidragsberäkningar och bidragsbeslut ingår i nämndens internkontroll. Utbildnings- arbetsmarknads- och integrationsnämnden (UAIN) Nämnden har vidtagit åtgärder utifrån de brister som påpekades i tidigare granskning. Nämnden beräknar och beslutar om bidrag i enlighet med skollag och skolförordning. Vi har olika syn på huruvida rättspraxis följs fullt ut eller ej. Kammarrättsdomarna ger visst tolkningsutrymme. Bidragsberäkningar och bidragsbeslut ingår inte i nämndens internkontroll. Granskningen avsåg barn- och ungdomsnämnden och utbildnings-, arbetsmarknads- och integrationsnämnden. Ansvarsutövandegranskning 2016 Hur nämnder och styrelsen har utövat sitt ansvar har granskats genom att nämndernas presidium har besökt revisorerna, genom intervjuer och genom att styrdokument, nämndhandlingar och protokoll har granskats. Granskningen visade att kommunstyrelsen och nämndernas styrning och uppföljning av verksamheterna har skett i enlighet med uppdrag och övergripande mål fastställda av fullmäktige. Kommunstyrelsen och nämnderna har haft strukturerad styrning och uppföljning av produktionen med utgångspunkt i internöverenskommelser och internbudgetar, liksom ett aktivt arbete med intern kontroll. Vi noterar att en ny verksamhetsmodul har tagits i drift inför arbetet med intern kontrollplan för kommande år. Mot bakgrund av att delar av produktionen och nämnderna under året prognostiserat underskott gentemot budget uppmärksammar vi vikten av en koncernstyrning med utgångspunkt i god ekonomisk hushållning. Vi noterar de åtgärder som har vidtagits under året för att minska underskottet, främst inom divisionerna Barn, Utbildning och Kultur samt Social Omsorg. Arbetet är dock ännu inte klart avseende att komma till rätta med underskottet inom Division Social Omsorg. Granskningsobjekt har varit styrelsen och samtliga nämnder förutom valnämnden. 4
5 Delårsrapport 2016 En granskning avseende kommunens delårsrapport har genomförts. Revisorerna gjorde följande bedömningar: I vår översiktliga granskning har det inte framkommit några omständigheter som tyder på att kommunens delårsrapport är upprättad i strid med lagens krav och god redovisningssed i övrigt med de undantag som redovisas i vår granskningsrapport. Vi ser allvarligt på att divisionerna även i år beräknas redovisa ett nettounderskott som i år uppgår till -31,2 mnkr att jämföra med -46,4 mnkr förra året. Vi kan även konstatera att nämnderna prognostiserar ett underskott i förhållande till budget vilket är ett sämre utfall en förra året. Vi ser att det redovisas pågående åtgärder för att komma tillrätta med underskottet, men vi bedömer att dessa inte är tillräckliga för att nå budget. Kommunen följer upp de finansiella målen kopplade till god ekonomisk hushållning för perioden som är möjliga att mäta och kommenterar utfall och prognos. Vi instämmer i bedömningen gällande måluppfyllelsen för de mål som bedöms i delårsrapporten. Utifrån att det inte lämnas någon fullständig redovisning för målen kopplade till verksamheten gällande god ekonomisk hushållning i delårsrapporten gör vi bedömningen att revisorerna inte kan uttala sig om att målen kommer att nås under året. Årsredovisning 2016 Kommunens årsredovisning har granskats. Revisionsobjektet var Kommunstyrelsen som enligt kommunallagen är ansvarig för årsredovisningens upprättande. Vi bedömer att årsredovisningen huvudsakligen redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Årets resultat uppgår till 34 mnkr vilket är 25 mnkr bättre än föregående år och 2 mnkr bättre än budget. Avstämning av årets resultat enligt balanskravets bestämmelser har skett enligt 4 kapitlet i kommunal redovisningslag och redovisas i not till resultaträkningen. Den uppfyller dock inte kraven på hur balanskravet ska redovisas. Kommunen tar i anspråk resultat från tidigare år. Detta får inte ingå i beräkningen av balanskravet enligt ovan utan redovisas efter och ska vara mycket väl motiverat enligt Kommunallagen 8 kap 1 (synnerliga skäl). I förslaget till årsredovisning för 2016 redovisas en avsikt att ta 8 mnkr i anspråk från tidigare års resultat. Vi noterar att Kommunstyrelsen gör en uppföljning i noten till eget kapital om återstående öronmärkningar tas i anspråk och hänsyn tas till ansvarsförbindelse för pensioner. Årets resultat uppgår till 34 mnkr från det avgår reavinster för sålda anläggningstillgångar med 5 mnkr. Årets resultat efter balanskravsjusteringar tillika årets balanskravsresultat uppgår till 29 mnkr. Balanskravet har därmed uppfyllts. Förvaltningsberättelsen innehåller en uppföljning och utvärdering av verksamheternas måluppfyllelse liksom målen kopplade till god ekonomisk hushållning. Vi gör bedömningen, utifrån den återrapportering som sker i årsredovisningen, att kommunen inte uppfyller lagens krav på god ekonomisk hushållning. En bedömning som även delas av kommunstyrelsen. 5
6 Vi bedömer den finansiella måluppfyllelsen som relativt god. Vi bedömer utifrån årsredovisningens återrapportering verksamhetsmålens uppfyllelse som mer positiv än negativ. I övrigt avviker kommunen på några punkter från delar av andra rekommendationer från Rådet för Kommunal Redovisning. Dessa kommenteras i rapporten. 6