18 november 2015 Ekonomiavdelningen Kommunstyrelsen Översyn av styrdokument som beslutats av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen Bakgrund I kommunfullmäktiges mål och budget 2015-2016 anges att pågående översyn av styrdokument som beslutats av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen avslutas under verksamhetsåret och blir då föremål för särskilt beslut (sidan 10). Kommundirektören har därför gett en arbetsgrupp inom kommunstyrelseförvaltningen i uppdrag att göra översynen och ge förslag på åtgärder. Med styrdokument avses policys, planer, program som fastställts av fullmäktige eller kommunstyrelsen. Arbetsgruppen har gått igenom samtliga berörda styrdokument och kontrollerat aktualitet. Kommunstyrelseförvaltningens synpunkter Styrdokumenten har undersökts via kommunens hemsida och ärendehanteringssystemet. Alla styrdokument ska vara tillgängliga på hemsidan. Så är inte fallet. Ett särskilt arbete för att förbättra tillgängligheten behöver göras. Ett flertal styrdokument är inte aktuella eller innehåller felaktigheter. Andra dokument behöver uppdateras. Det finns en anvisning för hur styrdokument ska utformas. Anvisning och mallar för dokumentets utformning togs fram år 2010. Anvisningen följs inte till fullo. Anvisningarna behöver uppdateras så att exempelvis styrdokument alltid namnges på ett enhetligt sätt. Detta förbättrar sökmöjligheterna och tillgängligheten. Anvisningar fastställs av kommundirektören. 1
Förslag till åtgärder Flera styrdokument i översynen bedöms vara inaktuella och bör tas bort eller ses över. Säkerhetspolicy (KS 1998-11-09) Policyn innehåller övergripande riktlinjer för säkerhetsarbetet i Haninge kommun. Dokumentet är antaget för sjutton år sedan och innehåller bland annat hänvisningar till dåvarande organisation. Kommunfullmäktige har också fastställt ett program för säkerhet och riskhantering (KF 2011-03-07, KS 165/2010). Det beskriver en grov inriktning för vad som ska åstadkommas. Innehållet i programmet är i sin tur preciserat i tillhörande riktlinjer. Inom vissa lagreglerade säkerhetsområden finns krav i lagstiftning på egna policies. Säkerhetspolicyn från 1998 fyller därmed ingen funktion idag. Föreslås att policyn tas bort. Angående mål, strategi och ansvarsfördelning för kommunens lokalförsörjning (KS 2003) Dokumentet är en reviderad tjänsteskrivelse med anledning av den nya organisation som 2004 skulle skapas för kommunens lokalförsörjning. Dokumentet är i delar inaktuellt. Tjänsteskrivelsens sakinnehåll beskrivs i stora delar numera i den särskilda investeringsprocess som fastställts av kommunfullmäktige (KF 2013-06-10 115). Regler för strategisk lokalförsörjning finns också i mål och budget. Föreslås att dokumentet tas bort. Policy för sponsring (KF 2005-09-12) Styrdokumentet är inte ett styrdokument utan endast ett underlag till ett förslag om att kommunen bör ha en policy för sponsring. Kommunen behöver ha en policy som omfattar både kommunens möjligheter att sponsra och möjligheten att ta emot sponsring i olika verksamheter. Konstateras att nuvarande dokument inte uppfyller kraven för ett styrdokument och att förvaltningen får i uppdrag att ta fram en ny policy under 2016. Policy för alkolås i samband med kommunens transporter (KS 2006-01- 23) I policyn fastställs att alkolås ska användas i kommunens fordon. Frågan om alkolås regleras numera i fordonspolicyn (KS 2010-11-29, KS 140/2010) och är ett krav i all upphandling av fordon till kommunens verksamheter. Föreslås att rubricerat dokument tas bort. Policy för konkurrensutsättning och avknoppning (KF 2007-12-10) Policyn innehåller syftet och målet med konkurrensutsättning. Policyn följdes upp under 2014. Utvärderingen visade att konkurrensutsättningen 2 (5)
hade ökat sedan policyn fastställdes och att kommunfullmäktige har övergripande mål. För 2014 och 2015 är det KF mål nr 12 Den enskildes valfrihet över den offentliga servicen ska öka som mäts med indikatorn andel av kommunala tjänster och service som utförs av andra än kommunen. Nuvarande policy är i många delar inte tillämplig längre. Exempelvis står det en del om avknoppning, där personal ges möjlighet att ta över verksamhet som idag kommunen driver. Denna form är idag inte möjlig då den strider mot lagstiftningen. I fullmäktiges mål och budget regleras konkurrensutsättning i avsnittet Regler för ekonomi- och verksamhetsstyrning (KF mål och budget 2015-2016, sid 39-42). Detta avsnitt täcker i stort sett policyns innehåll. I mål och budget 2016 finns det ett uppdrag till de flesta nämnderna att se över verksamheten i syfte att utreda om det finns tjänster som kan konkurrensutsättas genom kundval, utmaningsrätt och upphandling. Om det i detta arbete uppkommer principfrågor, kan det då avgöras om texten i mål och budgetdokumentet skall arbetas om eller om det skall fastslås ett nytt policydokument. Delar av policyn är således lagstridig (avknoppning) och regler för konkurrensutsättning finns i fullmäktiges mål och budget. Föreslås att nuvarande dokument tas bort. Internationellt program (KF 2009-09-08) Programmet syftar till att utveckla det internationella arbetet i kommunen, till exempel samarbete med vänorter och EU-projekt. Programmet har haft viss betydelse för arbetet. Förutsättningarna för internationellt arbete har förändrats sedan programmet fastställdes. Det finns ett uppdrag i mål och budget 2016 om att utreda vänortsverksamheten, hur den fungerar idag samt ta fram förslag till eventuella förändringar. I kommunfullmäktiges mål och budget (sid 25) fick kommunstyrelsen i uppdrag att utreda vänortssamarbeten. Vid kommunfullmäktiges sammanträde den 2015-12-07 besvaras en motion om internationellt arbete och vänorter. Av ärendet framgår att kommunstyrelse förvaltningen i samband med utredningen av vänortssamarbetet även kommer att göra en översyn av det internationella programmet. Föreslås att dokumentet ses över. Policy för främjande av sociala företag i Haninge (KS 2009-09-14) Syftet med policyn är att visa på fördelar med sociala företag och deras möjligheter att påverka och utvidga arbetsmarknaden så att de som står långt ifrån arbetsmarknaden. 3 (5)
Policyn innehåller detaljer kring ansvarsfördelning, aktiviteter och hänvisar till myndigheter som inte längre finns. Kommunstyrelsen beslutade 2015-06-10, 168, att ge kommunstyrelseförvaltningen i uppdrag att ta fram en ny näringslivsstrategi, med sikte på antagande senast i november 2016. Av underlaget för ärendet framgår att policyn för främjande av sociala företag omfattas av uppdraget. Konstateras att policyn ses över under 2016. Personalpolitiskt program (KS 2009-11-23) Programmet utgör en ram och riktning för kommunens personalpolitik. Programmet har varit grunden för att ta fram riktlinjer för chefer och medarbetare. Det pågående arbetet att utveckla en kommunkultur med medborgarfokus utgår också ifrån programmet. Personalpolitiska programmet ska utvärderas inom en treårsperiod från beslut. Uppföljningar har gjorts i årsredovisningarna. Ingen utvärdering av hela programmet har gjorts. Konstateras att programmet används aktivt och därför finns det inget behov av översyn för närvarande. Plan för främjande av mångfald, Lika värda och ändå olika 2011-2013 (KF 2010-12-13) Enligt diskrimineringslagen ska arbetsgivaren vart tredje år upprätta en plan för sitt jämställdhetsarbete och en handlingsplan för jämställda löner. Nuvarande plan beslutades i december 2010. Till planen hör en bilaga med indikatorer som ska användas vid uppföljning och analys. Flera indikatorer har följts upp i dåvarande arbetsplatsundersökningar (Nöjd medarbetarindex, NMI). Frågorna i arbetsplatsundersökningen har förändrats från och med 2014 och NMI används inte längre. Hållbart medarbetarengagemang har ersatt NMI. Kommunstyrelseförvaltningen har gjort en översyn och en remiss till nämnderna av ett förslag till reviderad mångfaldsplan skickas inom kort. Konstateras att nuvarande dokument kan tillämpas fram till dess att ärendet med den nya planen tas upp i kommunfullmäktige. Underlag för beslut Säkerhetspolicy Angående mål, strategi och ansvarsfördelning för kommunens lokalförsörjning Policy för sponsring Policy för alkolås i samband med kommunens transporter Policy för konkurrensutsättning och avknoppning Internationellt program Policy för främjande av sociala företag i Haninge 4 (5)
Personalpolitiskt program Plan för främjande av mångfald Lika värda och ändå olika 2011-2013 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar 1. Kommunstyrelseförvaltningens förslag godkänns Bengt Svenander Kommundirektör Jörn Karlsson Ekonomidirektör Expedieras: För verkställighet: Kommunstyrelseförvaltningen För kännedom: Samtliga nämnder 5 (5)