v1.5 maj 2015 Bilaga 1 Allmänna villkor för IA-företagens informationssystem om arbetsmiljö 1. Bakgrund Dessa allmänna villkor reglerar förhållandet mellan AFA Trygghetsförsäkringsaktiebolag org. nr. 516401-8615 (AFA Trygghetsförsäkring) och de företag och organisationer (Användarföretag) som använder IA-företagens informationssystem om arbetsmiljö (IA-systemet). IA-systemet tillhandahålls av AFA Trygghetsförsäkring. Systemet utvecklas i nära samarbete med branschorganisationer och Användarföretag och ger stöd till hantering av arbetsskador och systematiskt arbetsmiljöarbete för företag och organisationer inom olika branscher i syfte att minska antalet arbetsskador. 2. Beskrivning av IA-systemet 2.1 I IA-systemet ges möjligheter att ärendehantera avvikelser, att i form av händelseansvar koppla ansvariga chefer till avvikelser på enhetsnivå och även att informera skyddsombud om inträffade händelser. IA-systemet möjliggör för alla medarbetare på ett företag att anmäla och följa de händelser som man själv anmält. Riskbedömnings-, utrednings-, åtgärds-, och uppföljningsmoduler är ett stöd i arbetet med att kontinuerligt minska riskerna i en verksamhet. IA-systemet stödjer även det proaktiva arbetsmiljöarbetet genom moduler för att hantera exempelvis skyddsronder och riskanalyser. Information om avidentifierade arbetsmiljöhändelser, dess utredning och åtgärder, delas mellan branschföretagen för att ytterligare ge Användarföretagen underlag i sitt arbetsmiljöarbete. Användarföretag kan med stöd av IA-systemet även göra skadeanmälningar till AFA Försäkring samt anmäla arbetsskador till Arbetsmiljöverket. 2.2 Tillträde till IA-systemet kan ske via webbgränssnitt eller via mobilapplikation (IA-appen). Viss funktionalitet kan dock vara begränsad i IA-appen och för internationella Användarföretag. 3. Anslutningsavtal och godkännande av Allmänna villkor m.m. 3.1 För tillgång till IA-systemet krävs att Användarföretaget ingår avtal med AFA Trygghetsförsäkring. Avtalet består av ett Anslutningsavtal, dessa Allmänna villkor (bilaga 1 till Anslutningsavtalet), SLA (bilaga 2) samt en Informationsspridningsbilaga (bilaga 3). Vid undertecknande av Anslutningsavtalet förbinder sig Användarföretaget att följa de vid var tid gällande bestämmelserna i avtalet. Användarföretaget åtar sig även att se till att samtliga användare följer avtalet. Användare av IAsystemet blir även bundna av avtalets bestämmelser vid nyttjande av IA-systemet. 3.2 AFA Trygghetsförsäkring förbehåller sig rätten att besluta om ändring av de Allmänna villkoren och övriga bilagor till Anslutningsavtalet. Användarföretagets kontaktperson ska skriftligen informeras om sådan ändring senast två (2) veckor innan ändringen ska träda i kraft. Tidsfristen gäller dock inte om ändringen beror på förändringar i lag eller annan författning eller på myndighets beslut och som Sida 1 av 6
innebär att ändringen måste gälla omgående. Ändringar publiceras på IA-systemet eller på annat sätt som AFA Trygghetsförsäkring beslutar. Fortsatt användning av IA-systemet efter ändringens ikraftträdande innebär att de förändrade villkoren accepteras. 3.3 Om AFA Trygghetsförsäkring, i enlighet med ovanstående förbehåll, ändrar i de Allmänna villkoren eller övriga bilagor till Anslutningsavtalet har Användarföretaget rätt att omedelbart, dock senast två (2) veckor från villkorsändringen, frånträda avtalet. Begäran om att frånträda avtalet ska lämnas skriftligen till AFA Trygghetsförsäkring. 3.4 I de fall Användarföretaget använder IA-systemet för att göra skadeanmälningar till AFA Försäkring gäller förutom dessa allmänna villkor även vid var tid gällande Allmänna villkor vid nyttjande av AFA Försäkrings kundwebb. Dessa villkor återfinns på AFA Försäkrings webbsida, www.afaforsakring.se. 4. Behörigheter 4.1 Tillgång till IA-systemet förutsätter att AFA Trygghetsförsäkring har medgivit behörighet. Ansökan om behörighet görs genom undertecknande av behörig firmatecknare/företrädare av Anslutningsavtalet. Avtal har ingåtts först när AFA Trygghetsförsäkring bekräftar ansökan genom att tilldela Användarföretaget ett huvudadministratörskonto till IA-systemet. 4.2 Användarföretaget tilldelas ett huvudadministratörskonto som skapas och administreras av AFA Trygghetsförsäkring. Huvudadministratören kan sedan själv skapa ytterligare interna användarkonton till IA-systemet. Huvudadministratören äger på samma sätt rätt att ge behörighet till annan person som innehar fullmakt från Användarföretaget att företräda Användarföretaget. Användarföretaget ansvarar för att den information som läggs in i IA-systemet är korrekt och att tillämpliga lagar följs. 4.3 Huvudadministratören får inte tilldela fler personer behörighet till IA-systemet än som är nödvändigt för att Användarföretaget effektivt ska kunna använda IA-systemet. Huvudadministratören ska uppdatera tilldelade behörigheter vid personalförändringar eller om behov av behörighet inte längre finns. 5. Internationella företag m.m. 5.1 AFA Trygghetsförsäkring kan efter ansökan tillhandahålla IA-systemets tjänster även för Användarföretagens internationella filialer eller koncernbolag. Viss funktionalitet i IA-systemet är dock begränsat för användare utanför Sverige bland annat gällande åtkomst till personuppgifter. 5.2 Support på IA-systemet till internationella filialer eller koncernbolag tillhandahålls endast indirekt av AFA Försäkring via Användarföretaget. 5.3 IA-systemet tillhandahålls av AFA Trygghetsförsäkring på svenska och engelska. Ytterligare översättningar kan komma att implementeras i IA-systemet. Användarföretag som tillhandahåller ytterligare översättningar till IA-systemet godkänner att översättningarna även används av andra Användarföretag inom IA-systemet. AFA Trygghetsförsäkring friskriver sig från allt ansvar och skadeståndsanspråk för eventuella felaktigheter i översättningar som används inom IA-systemet. Sida 2 av 6
6. Tillgänglighet 6.1 IA-systemet är normalt tillgängligt 24 timmar om dygnet alla dagar i veckan. Störningar kan dock förekomma och tidvis kan vissa funktioner vara otillgängliga. 6.2 AFA Trygghetsförsäkring har rätt att stänga IA-systemet tillfälligt för underhåll, uppdateringar etc. Vid planerade driftavbrott meddelas Användarföretaget genom att information om driftavbrott publiceras i IA-systemet. AFA Trygghetsförsäkring förbehåller sig även rätten att när som helst göra förändringar i IA-systemets funktionalitet. 6.3 AFA Trygghetsförsäkring äger rätt att stänga ner tillgången till IA-systemet, temporärt eller permanent, för enskilda Användarföretag eller användare som bryter mot dessa Allmänna villkor. 6.4 Drift, övervakning och support regleras även i vid var tid gällande SLA. Om bestämmelserna i ovanstående punkt 6 står i konflikt med bestämmelserna i SLA ska SLA äga företräde. 7. Användarföretagens och användarnas skyldigheter 7.1 Användarföretaget ansvarar för att användandet av IA-systemet sker i enlighet med dessa Allmänna villkor och förbinder sig att för de användare som bereds behörighet till IA-systemet klargöra innebörden av detta avtal och användarens ansvar för: a) att skydda sina personliga inloggningsuppgifter till IA-systemet, b) att omedelbart till AFA Trygghetsförsäkring anmäla förlust eller missbruk av personliga inloggningsuppgifter, c) den skada som kan uppkomma genom försummelse vid handhavandet av de personliga inloggningsuppgifterna. 7.2 Användarföretaget är skyldigt att löpande gå igenom och uppdatera tilldelade behörigheter för att säkerställa att endast behöriga personer ges tillgång till IA-systemet. Användarföretaget ansvarar även för att AFA Trygghetsförsäkring har korrekta kontaktuppgifter till Användarföretagets utsedda kontaktperson. 7.3 Användarföretaget är skyldigt att löpande inregistrera händelser i IA-systemet. Inregistrering är även en förutsättning för att skapa och bibehålla värdet av IA-systemet för anslutna branschföretag. 7.4 Användarföretaget åtar sig att upprätthålla en säker IT-infrastruktur vid användning av IAsystemet. 8. Personuppgiftsansvar 8.1 Personuppgiftsansvaret för de personuppgifter som behandlas i IA-systemet är delat mellan Användarföretaget och AFA Trygghetsförsäkring i enlighet med vad som anges nedan. 8.2 Användarföretaget är personuppgiftsansvarigt för behandlingen av de personuppgifter som Användarföretaget och dess användare lägger in i systemet. AFA Trygghetsförsäkring tilldelar Användarföretaget ett huvudadministratörskonto och möjlighet att skapa användarkonton med olika behörigheter till systemet. AFA Trygghetsförsäkring råder således inte över vilka personuppgifter som användaren lägger in i systemet eller behörighetstilldelningen till IA-systemet på Användarföretaget. Användarföretaget har därför ansvar för att all behandling av personuppgifter i IA-systemet sker i enlighet med personuppgiftslagen (PuL). Detta avser bl.a. ansvar för om de grundläggande kraven i PuL är uppfyllda, om behandlingen är tillåten, att information lämnas om behandlingen m.m. AFA Sida 3 av 6
Trygghetsförsäkring är vad avser inregistrerade personuppgifter personuppgiftsbiträde till Användarföretaget och åtar sig att endast behandla personuppgifterna i enlighet med Användarföretagets instruktioner. 8.3 AFA Trygghetsförsäkring är personuppgiftsansvarig för den tekniska informationssäkerheten i databasen. AFA Trygghetsförsäkring ska vidta de åtgärder som avses i 31 1 stycket PuL, vilket innebär att AFA Trygghetsförsäkring förbinder sig att vidta lämpliga tekniska åtgärder och, inom sin egen organisation, organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas i databasen. AFA Trygghetsförsäkring ska även begränsa den interna tillgången till personuppgifter i IAsystemet till anställda som i sin tjänsteutövning arbetar med drift- och utveckling av IA-systemet. AFA Trygghetsförsäkring åtar sig vidare att se till att sådana anställda undertecknar ändamålsenligt sekretessavtal med AFA Trygghetsförsäkring. 8.4 AFA Trygghetsförsäkring får inte till tredje man röja eller på annat sätt utnyttja personuppgifter eller i övrigt vad AFA Trygghetsförsäkring får veta om Användarbolagets eller dess anställdas personliga, yrkesmässiga eller affärsmässiga förhållanden förutom vad som krävs för att uppfylla AFA Trygghetsförsäkrings åtaganden enligt Anslutningsavtalet. AFA Trygghetsförsäkring äger exempelvis rätt att använda information som inregistreras i IA-systemet i den utsträckning som anges i punkten 10 nedan. 8.5 AFA Trygghetsförsäkring ska, enligt bestämmelserna i punkt 12 nedan, ersätta Användarföretaget för skada som åsamkas Användarföretaget i de fall skadan är hänförlig till AFA Trygghetsförsäkrings behandling av personuppgifter i strid med detta avtal eller PuL. Användarföretaget ska hålla AFA Trygghetsförsäkring skadelöst i händelse av att AFA Trygghetsförsäkring åsamkas skada som är hänförlig till Användarföretagets behandling av personuppgifter i strid med detta avtal eller PuL. 8.6 Om Användarföretaget säger upp avtalet ska AFA Trygghetsförsäkring på Användarföretagets begäran omgående radera alla personuppgifter som Användaren har lagt in i databasen, med beaktande av gällande lagstiftning. 9. Åtkomst till Användarföretagets egna inregistrerade uppgifter Användarföretag har möjlighet att löpande ta del av och exportera alla sina inrapporterade uppgifter i bearbetningsbart elektroniskt skick (Excel-format). 10. Immateriella rättigheter 10.1 AFA Trygghetsförsäkring innehar samtliga immateriella rättigheter till IA-systemet och dess infrastruktur (innefattande bland annat IA-systemets informationsportal). Alla bilder, illustrationer, logotyper och varumärken på IA-systemet och på informationsportalen ägs av AFA Trygghetsförsäkring eller dess samarbetspartners. AFA Trygghetsförsäkring erhåller en evig, oåterkallelig, kostnadsfri och icke-exklusiv licens att använda och bearbeta allt material som inregistreras i syfte att spridas i IA-systemet av Användarföretag och behöriga användare samt tillgängliggöra detta på IA-systemet för de företag och organisationer som anslutit sig till IA-systemet. Vilken information som sprids i IA-systemet framgår av informationsspridningsbilagan. Användarföretaget ska tillse att de uppgifter som inregistreras i syfte att spridas i IA-systemet inte innehåller personuppgifter. 10.2 Användarföretag har rätt att läsa, kopiera, skriva ut del av eller hela innehållet från IA-systemet Sida 4 av 6
för internt bruk. Spridning utanför Användarföretaget är dock inte tillåtet utan skriftligt tillstånd från AFA Trygghetsförsäkring. All användning för kommersiella syften är förbjuden undantaget den användning som uttryckligen anges i dessa Allmänna villkor. Pressmeddelanden etc. får dock användas för offentlig kommunikation, förutsatt att källan för informationen anges. Av Användarföretaget inregistrerade uppgifter får dock användas utan begränsning av Användarföretaget. 11. Ersättningar IA-systemet tillhandahålls kostnadsfritt av AFA Trygghetsförsäkring för att skapa förutsättningar för ett ändamålsenligt informationsutbyte för att minska antalet arbetsskador på den svenska marknaden. AFA Trygghetsförsäkring kan komma att ta ut ersättning från enskilda Användarföretag som önskar utveckla unika systemlösningar eller implementera nya språköversättningar av IA-systemet. 12. Ansvarsbegränsning 12.1 AFA Trygghetsförsäkring ansvarar endast för vad som uttryckligen framgår av dessa Allmänna villkor eller lag. AFA Trygghetsförsäkring friskriver sig från allt annat ansvar för felaktigheter eller brister i de uppgifter som tillhandahålls i IA-systemet. AFA Trygghetsförsäkring tar inget ansvar för att uppgifterna är kompletta eller rättvisande eller för förlust av data. AFA Trygghetsförsäkring ansvarar endast för sådant fel, försening eller brist i IA-systemet som drabbar Användarföretag och som uppkommit till följt av uppsåtlig handling eller av grov vårdslöshet hos anställd hos AFA Trygghetsförsäkring eller annan för vilken AFA Trygghetsförsäkring svarar. Ansvaret är begränsat till direkt skada. Indirekt skada såsom utebliven vinst eller förväntad besparing ersätts således inte. Ansvaret är vidare begränsat till ett belopp per skada och år motsvarande det vid tiden för skadans uppkomst gällande prisbasbeloppet enligt socialförsäkringsbalken. 12.2 AFA Trygghetsförsäkring ansvarar inte för skada eller olägenhet som kan drabba Användarföretaget och som till exempel beror på driftavbrott eller andra störningar i tele-, dator-, eller annan kommunikationsförbindelse, datorutrustning, datasystem eller liknande. I inget fall ansvarar AFA Trygghetsförsäkring för skador till följd av virus eller andra skadeverkande komponenter som överförts från IA-systemet till Användarföretaget. 13. Force majeure AFA Trygghetsförsäkring ansvarar inte för fel, försening eller brist i IA-systemet som beror på olyckshändelse, krig, krigsfara, allmän mobilisering, terrorism, strejk, lockout, blockad, arbetsnedläggelse eller annan arbetskonflikt, myndighetsbud, brist eller hinder hänförligt till underleverantör eller annan sådan omständighet som AFA Trygghetsförsäkring inte råder över. Förbehållet avseende arbetskonflikter gäller även om AFA Trygghetsförsäkring är föremål för eller själv vidtar sådan åtgärd. 14. Avtalstid och uppsägning 14.1 Avtalet gäller, under förutsättning att AFA Trygghetsförsäkring medger behörighet till IA-systemet för Användarföretaget, från det att AFA Trygghetsförsäkring har mottagit giltigt anslutningsavtal från Användarföretaget, tillsvidare med en ömsesidig uppsägningstid om 30 dagar. Uppsägning ska vara skriftlig för att vara gällande. Sida 5 av 6
14.2 AFA Trygghetsförsäkring äger rätt att omedelbart säga upp avtalet och återkalla Användarföretagets behörighet till IA-systemet om a) Användarföretaget åsidosätter sina skyldigheter enligt dessa Allmänna villkor eller andra instruktioner som AFA Trygghetsförsäkring meddelar via IA-systemet, b) lag, annan författning eller myndighets beslut innebär att IA-systemets verksamhet blir helt eller delvis otillåten eller på annat sätt begränsad, eller c) det inte längre finns någon anmäld Huvudadministratör. 14.3 Vid avtalets upphörande ska AFA Trygghetsförsäkring, på begäran från Användarföretaget, tillhandahålla Användarföretaget en digital kopia av det innehåll som Användarföretaget inregistrerat i IA-systemet. 15. Tillämplig lag och tvist 15.1 Tvist rörande tolkningen eller tillämpningen av dessa Allmänna villkor jämte därtill hörande avtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska avgöras av skiljemän enligt reglerna för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut. Om värdet av tvisteföremålet uppenbart inte överstiger tio (10) gånger det vid tvistens uppkomst gällande prisbasbeloppet enligt socialförsäkringsbalken, ska tvisten avgöras av en ensam skiljeman som på parts begäran ska utses av Stockholms Handelskammare. 15.2 Skiljeförfarandet ska äga rum i Stockholm och på svenska och bedömas enligt svensk rätt. Sida 6 av 6