Styrelsemöte 2:a december 2014 kl 19:00 21:00 i klubbhuset i Torpa Närvarande: Seppo Martikainen Per-Arne Wickman Mauritz Forsström Lars Axelsson Bertil Karlsson Jan Gugala Lars Wigren Rune Conninger Börje Persson Beatrice Hebbel Ledamot, ordförande Suppleant Ledamot, båthanteringen Vakttjänst Ledamot, område/miljö Kassör Vice ordförande Säkerhet och El Ledamot Fifong Adj. Klubbmästare Protokollet distribueras till de närvarande samt till: Lena Wallström adj kansliet Marie Louise Hultman adj kansliet Birger Möller Ledamot, sekreterare Anders Uvgård Suppleant, Axvik Jörgen Gustavsson Ansvarig arrendeförhandlingar 1 Mötet öppnades Ordföranden, Seppo Martikainen, hälsade välkommen och förklarade mötet öppnat. Till mötets sekreterare valdes, i Birger Möllers frånvaro, Mauritz Forsström. Deltog gjorde även, av valberedningen nominerad klubbmästare, Beatrice Hebbel som omhändertog klubbmästare Hans Larssons uppgifter. 2 Godkännande av dagordningen. Seppo Martikainen presenterade sitt förslag till dagordning. att godkänna dagordningen. 3 Godkännande av föregående mötets protokoll. att godkänna protokollet. 1
4 Kvarstående frågor från föregående möte. Arrendeförhandlingarna Seppo Martikainen informerade om att våra synpunkter framförts till kommunen som tog detta till sig och återkommer med ett ställningstagande till dessa. Förhoppningen är att detta sker innan årsskiftet. Tills dess att ett nytt avtal är förhandlat gäller det nuvarande. att ge Jörgen Gustavsson och Seppo Martikainen mandat för fortsätta förhandlingar med kommunen i enlighet med SBS ambitioner och inom givna ramar, till exempel beträffande avtalstid, ekonomi, tider vid förändringar mm. Förslag på ändrade avgifter och ersättningar. Alla klubbens avgifter, inklusive straffavgifter, skall göras tillgängliga via hemsidan. Underhållskostnader på hallar ska specificeras tydligt och ämnet återupptas på årsmötet. Även breddning av hallar tas med. Båtbottentvättning i gästhamnen. Ulf kunde inte närvara på mötet varvid punkten återupptas senast på årsmötet. Incidentregister för båthanteringen håller på att arbetas fram. Kreativa förslag har diskuterats inom sektionen och planeras finnas framtaget till sjösättningar påbörjas. Information om regler kring boende i båt. Information måste finnas tillgänglig via hemsidan. Seppo ber Birger om hjälp med detta. Elstolpar på brygga A. Regler kring installation ses över av Rune under våren. Reserv i båthanteringen. Valberedningen förbereder inför årsmötet. Rutin för möte med nya medlemmar arbetas fram av Seppo Martikainen. 5 Åtgärder/aktiviteter m.h.t. klubbmötet 2014-11-19 Nya avgifter och ersättningar. De föreslagna ändringarna på budget för kommande verksamhetsår som framkom på klubbmötet har införts i budgeten för 2015 och kommer att behandlas på årsmötet. Handläggare för upprustning av klubbstugan. Ett namn har framkommit på en medlem som visar intresse att driva arbetet med upprustning. Budget 2015. Se kassörens rapport nedan. Ständig medlem begreppet finnes inte i stadgarna och ifrågasattes. Viss diskussion om betydelsen uppstod. Mötet beslutade att låta begreppet kvarstå tills vidare och ber Jan Gugala undersöka huruvida sådana medlemmar finns och om begreppet kan avföras. 2
6 Information Ordförande rapporterar om BAS, och att användandet ökar bland landets klubbar. Visst motstånd mot detta finns då det är många äldre som inte har internet, men detta ses inte som en anledning att avstå BAS. Fördelar finns dock. För ekonomisk redovisning finns möjlighet till användande med vissa begränsningar. En arbetsplan för ett övergående till BAS bör diskuteras på ett extramöte. Jan Gugala ombedes att stämma av med kansliet hur en övergång skulle ske på bästa sätt. Hjälp finns att tillgå av bl.a. SBU vid ett eventuellt införande av BAS. Ordförande kallar inblandade till extramöte som måste hållas innan årsmötet. 7 Rapporter a) Kansli/ Kassör/ Ekonomi Kassören, Jan Gugala, framförde: att budgeten för 2015 är genomarbetad och de beslutade avgiftshöjningarna och ersättningarna gällande verksamhetsåret 2015 är godkända. att fakturering pågår, ett fåtal ej inbetalade vaktinkomster kvarstår. att samarbetet med kansliet fungerar bra. att den nya revisorn är tilltalad och anses som noggrann, så det är ett samarbete som ses fram emot. b) Sektionerna: Hamn / Bryggor: Ulf Oscarsson kunde inte närvara varvid rapportering uteblir. Ungdom Fredrik Thorstensson kunde inte närvara varvid rapportering uteblir. Fifong Börje Persson rapporterade att man stängt och låst inför vintern, att avrustning och hemtagning av utrustning pågår och att träd har fällts för att använda stammarna som förstärkningar för motorbåtsbryggan. En brandspruta med slangar införskaffas och vissa reparationsarbeten på byggnader skall utföras. Detta finansieras av Länsstyrelsen. 3
Axvik Anders Uvgård rapporterade att Axvik nu är vinterstängt och att han ska be mästerlots Anders Knutas att hålla ett öga på vågbrytarna vid passage under vinterhalvåret. Båthanteringen Mauritz Forsström rapporterade att utrustningen är parkerad för vinterförvaring och att en del underhållsarbeten behöver göras inför våren. Ett incidentregister för att kunna belysa riskmoment vid båthantering arbetas fram, samt att det finns en övergiven båt som eventuellt kan fraktioneras m.h.a. arbetsplikt. Segling Anders Österberg kunde inte närvara varvid rapportering uteblir. Vakttjänst Lars Axelsson rapporterade att inget onormalt skett den senaste tiden, att kommande år blir det överskott på vaktresurser varvid ca 140 medlemmar får en inbetalningsavi istället för ett bokat vaktpass och att reparation av lås har varit nödvändigt. Det framkom däröver att Lars Axelsson bör be nattvakterna att hålla ett extra vakande öga på området närmast Pershagen p.g.a. ökad aktivitet i skogsbrynet intill. Område/ Miljö Bertil Karlsson rapporterade att slamsugning av spolplattan har skett och därmed är årets planerade arbeten avslutade. Ordförande informerar om att båtklubbar drabbats av orimliga krav från sina kommuner vad gäller miljö. Krav som ställs utan solid grund då det ofta handlar om tolkningar av riktlinjer och inte lagstadgade krav. Vår spolplatta med infiltrationsbädd kvarstår som tidigare utan ändrade krav tills vidare. 4
Hallarna Södertälje Båtsällskap Rolf Pettersson kunde inte närvara varvid rapportering uteblir. Säkerhet och El Rune Conninger rapporterade följande: Att de riktade kontrollinsatserna initialt resulterat i 57 brev till hallfacksinnehavare. Av dessa har 19 fått en påminnelse. Vidare berördes ordningen på området. En ide om att klubben bör ta fram standardiserade märkskyltar med information om ägare till material. Detta föreslås vara ett ämne att diskutera på klubbkonferens 2015. Det rapporteras om att det har varit mer skräp som kastats på städdagarna i år än tidigare år och att det trots detta inte framkommit klagomål om att det kastats fel saker. Även spilloljetanken har varit mer nyttjad än tidigare. Viss oro finns att tanken (miss)brukas av näringsidkare. 8 Beredning av årsmöte 2015-02-04 I god tid innan årsmötet ombeds sektionsledare att skicka sina årsberättelser till Seppo. Jan Gugala ombedes att ombesörja kallelse till årsmötet. Ordförande Seppo Martikainen kommer att deltaga. Jan Gugala ombedes att förbereda presentation av den uppdaterade budgeten och det ekonomiska läget inför årsmötet. Förändringarna av avgifter måste fastslås på årsmötet. De förändringar som föreslås angående regler måste fastslås på årsmötet. Förslag på ämnen att ta upp på årsmötet skickas till Seppo i god tid. Följande förslag ligger än så länge: 1. Diskussion kring interna händelser utöver det som utlyses i kalender idag, exempelvis arbeten som behöver, eller kommer att, ske inom sektionerna, såsom hjälp med transport av gods till/från klubbholmarna etc. i vilket/vilka sociala/mediala forum skall informationen presenteras? 2. Mer information om arbetsplikt önskas på hemsidan. 5
Kvarstår till kommande möte: Beslut om ifall styrelsemöte skall hållas i anslutning till årsmötet om dessa infaller inom ett fåtal dagar ifrån varandra? 6 Beredning av klubbkonferens 2015-03-12/22 Frågan om referenstagning 9 Övriga frågor Möte med nya medlemmar; Seppo arbetar fram ett förslag på rutin/agenda för mötena. Referenser; frågan om referenstagning får invänta granskning av Per-Göran Traung och skjuts på till nästkommande styrelsemöte. Uppgradering av kansliets PC. Jan Gugala ombedes att ordna fram en dator med adekvat operativsystem med kompatibilitet som motsvarar bankens krav och låter den gamla datorn vara kvar för klubbadministrativt arbete såsom registerhållning etc. Utbyte av kopiator. Lars Axelsson tar på sig rollen att införskaffa en modern enkel kopiator/skrivarkombination. Önskvärt att denna klarar att hantera A3-format. BAS-utbildningar. Diskussion och åsikter om BAS framkom. Både positiva och negativa. Medlemsbeteende. Innan åtgärder kan vidtagas mot den medlem som detta avser måste det fastslås att medlemmen gjort sig skyldig till regelbrott genom sitt agerande. Jan Gugala ombedes att kontrollera medlemmens historik m.a.p. betalning av avgifter. Återkoppling från klubbmötet 2014-11-19. Åsikter har inkommit angående förfarandet med att inte redogöra årsmötesprotokollet från 2014. Det menas att så borde ha skett, samt att övriga frågor behandlades i för hög takt. Kontaktinformation i orangea foldern. De som har sin kontaktinformation i denna ombedes att kontrollera riktigheten i uppgifterna och eventuellt uppdatera dessa. 10 Mötets avslutande Ordförande tackade för gott samarbete och förklarade mötet avslutat. Södertälje dag som ovan Justeras: Seppo Martikainen Ordförande Lars Wigren Vice ordförande 6