Granskning av nämndernas arbete med internkontroll

Revisionsrapport Granskning av nämndernas arbete med internkontroll Motala kommun 2010-05-25 Karin Jäderbrink Håkan Lindahl

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning och revisionell bedömning...2 2 Bakgrund och revisionsfråga...3 3 Metod och avgränsning...3 4 Vad är intern kontroll?...4 4.1 Allmän definition...4 4.2 Ansvarsfördelningen i kommunen...4 5 Internkontrollarbetet i kommunen...5 5.1 Kommunstyrelsen...5 5.1.1 Underlag till planen...5 5.1.2 Planens utformning och innehåll...6 5.1.3 Kontrollinsatserna...6 5.1.4 Dokumentation och rapportering...6 5.1.5 Internkontrollanternas arbete...6 5.1.6 Kommunstyrelsens tillsynsroll...6 5.1.7 Våra kommentarer och förslag...7 5.2 Bildningsnämnden...7 5.2.1 Underlag till planen...7 5.2.2 Planens utformning och innehåll...8 5.2.3 Kontrollinsatserna...8 5.2.4 Dokumentation och rapportering...8 5.2.5 Internkontrollanternas arbete...8 5.2.6 Våra kommentarer och förslag...8 5.3 Socialnämnden...9 5.3.1 Underlag till planen...9 5.3.2 Planens utformning och innehåll...9 5.3.3 Kontrollinsatserna...10 5.3.4 Dokumentation och rapportering...10 5.3.5 Internkontrollanternas arbete...10 5.3.6 Våra kommentarer och förslag...10 5.4 Tekniska nämnden...11

1 5.4.1 Underlag till planen...11 5.4.2 Planens utformning och innehåll...11 5.4.3 Kontrollinsatserna...12 5.4.4 Dokumentation och rapportering...12 5.4.5 Internkontrollanternas arbete...12 5.4.6 Våra kommentarer och förslag...12

1 Sammanfattning och revisionell bedömning Granskningen visar att de granskade nämndernas och kommunstyrelsens arbete med internkontroll har utvecklats de senaste åren och i stora delar fungerar väl. Det finns ett regelverk som de intervjuade känner väl till och som i allt väsentligt också följs. Vi bedömer att utveckling bör ske framförallt när det gäller arbetet med väsentlighet och riskanalys och att planering och genomförande av kontrollerna sprids på fler personer och inte hålls alltför centraliserat. Vi anser även att reglementet bör kompletteras så att de politiska internkontrollanternas roll och ansvar beskrivs. Våra förslag till utveckling per nämnd framgår i respektive kapitel i rapporten. När det gäller kontrollmålen gör vi följande bedömning: Finns det aktuella planer för internkontroll för nämndernas och kommunstyrelsens hela ansvarsområden? Ja, samtliga i granskningen aktuella nämnder har antagna internkontrollplaner. Vi bedömer samtidigt att planerna inte berör samtliga ansvarsområden inom respektive nämnds verksamhet. Planerna innehåller till stora delar administrativa kontroller inom ekonomi och personal men betydligt mindre av verksamhetskontroller. Väljer nämnderna granskningsområdena i sina internkontrollplaner utifrån en bedömning av väsentlighet och risk? Endast delvis sker en mer systematisk diskussion årligen utifrån en väsentlighets och riskbedömning. Vi anser därför att nämndernas arbete med väsentlighet och risk behöver utvecklas. Dels i form av vilket underlag som bedömning görs utifrån och dels bättre arbetsformer med företrädare för verksamheter mm. Man bör även diskutera i vilken utsträckning nämndens politiker bör delta i detta arbete. Dokumenteras genomförda kontroller på ett tillfredsställande sätt? Dokumentation sker i den rapportering till respektive nämnd som sker årligen. Underlag till dessa kontroller finns hos respektive som genomfört kontrollerna. I vissa fall saknas tydliga förslag till åtgärder för de brister som upptäckts, vilket försvårar bedömningen av om upptäckta brister åtgärdats. Följs upptäckta brister upp i kommande års kontrollplan? Ja, samtliga nämnder genomför kontroll kommande år på de moment där man upptäckt brister vid föregående års internkontroll. 2

2 Bakgrund och revisionsfråga Motala kommun har sedan några år skapat en struktur för arbetet med internkontroll. Nämnderna utser även två politiker att fungera som internkontrollanter. Årliga rapporteringar görs och sammanställs av kommunledningskontoret för kommunens samtliga nämnder. Granskningen riktar in sig på att se hur man tar fram sina planer, vilka bedömningar av risk och väsentlighet som görs, i vilken utsträckning politikerna engageras och engagerar sig i arbetet samt hur man återrapporterar sina iakttagelser till respektive nämnd. Syftet med granskningen är att se i vilken utsträckning internkontrollarbetet funnit en effektiv och tydlig struktur hos nämnderna och att arbetet når flera nivåer i organisationen. Den revisionsfråga som granskningen ska besvara är följande: Har de granskade nämnderna och kommunstyrelsen ett effektivt internkontrollarbete baserat på en aktuell väsentlighets- och riskanalys utifrån reglerna i gällande internkontrollreglemente. I granskningen kommer bl.a. följande frågeställningar att granskas: Finns det aktuella planer för internkontroll för nämndernas och kommunstyrelsens hela ansvarsområden? Väljer nämnderna granskningsområdena i sina internkontrollplaner utifrån en bedömning av väsentlighet och risk? Dokumenteras genomförda kontroller på ett tillfredsställande sätt? Följs upptäckta brister upp i nästa års kontrollplan? 3 Metod och avgränsning Granskningen har avgränsats till att omfatta kommunstyrelsen (KS), bildningsnämnden, socialnämnden samt tekniska nämnden. Vi har intervjuat ansvariga tjänstemän på respektive nämnd och KS. Vi har även intervjuat nämndernas och KS politiska internkontrollanter. Ingen internkontrollant för socialnämnden har dock ansett det meningsfullt att delta i granskningen då man av besparingsskäl inte genomfört några aktiviteter under 2009. De aktuella nämndernas och KS internkontrollplaner för 2007-10 har analyserats liksom deras rapportering kring genomförd internkontroll för de tre åren 2007-09. Dessutom har KS sammanställning av samtliga nämnders internkontrollarbete för samma tidsperiod gåtts igenom och analyserats. 3

4 Vad är intern kontroll? 4.1 Allmän definition Intern kontroll kan övergripande definieras som en process där såväl den politiska som professionella ledningen samt övrig personal samverkar och som utformas för att med en rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. Intern kontroll utgör därför ett viktigt ledningsverktyg för såväl den politiska som professionella ledningen. En väl uppbyggd och fungerande intern kontroll är såldes en viktig förutsättning för att en organisation ska kunna leva upp till kraven på God ekonomisk hushållning. I kommunallagens 6 kap. 7: definieras nämndernas ansvar för den interna kontrollen: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Intern kontroll är ett hjälpmedel och inte ett mål eller rutin i sig själv och behöver planeras och genomföras så att det uppfattas som en naturlig del i de olika verksamheterna. För att kunna genomföra och säkerställa en god intern kontroll är det därför nödvändigt att nämnden har dokumenterade rutiner som följs upp och revideras löpande. 4.2 Ansvarsfördelningen i kommunen Grunderna för internkontrollarbetet i kommunen finns reglerat i kommunens reglemente för intern kontroll fastställt av KF 2002. Ansvarsfördelningen för internkontrollen beskrivs i dokumentet på följande sätt: Kommunstyrelsen har ansvaret för att kommunövergripande reglementen, regler, och policy upprättas. Styrelsen har också det övergripande ansvaret att tillse att det finns en god intern kontroll i kommunen. 4

Styrelse/nämnd har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde ska därför tillse att en internkontrollansvarig utses och att en organisation för den interna kontrollen finns. Regler och anvisningar för den lokala interna kontrollen ska upprättas i form av t e x tillämpningsanvisningar. Inom styrelse/nämnd ansvarar förvaltningschef/motsvarande för att förvaltningsspecifika regler och anvisningar utformas så att en god intern kontroll kan upprätthållas.. Vidare sägs att styrelse/nämnd senast i januari varje år ska upprätta en internkontrollplan för innevarande års granskning/uppföljning av den interna kontrollen. Det preciseras också hur planen ska utformas och att den interna kontrollen bör utformas med hänsyn till väsentlighet och risk. Slutligen fastslås också att nämnderna senast 31 januari ska lämna in en skriftlig rapport över genomförd internkontroll till KS så att KS kan göra en samlad bedömning av kommunens internkontroll. 5 Internkontrollarbetet i kommunen 5.1 Kommunstyrelsen Internkontrollansvarig finns utsedd i enlighet med reglementet. Kommunstyrelsen har inte fastställt några regler eller anvisningar för hur internkontrollarbetet inom KS eget verksamhetsområde skall ske. 5.1.1 Underlag till planen Tidigare år utgjordes internkontrollplanen av samma kontrollpunkter från år till år. För tre år sedan gjordes en mer genomgripande översyn av vilka punkter som borde ingå i planen. Då tillfördes bl.a. en punkt som innebär att man varje år följer upp verkställigheten av ett antal beslut i KS och KF. De som arbetar med att ta fram kommunstyrelsens internkontrollplan är främst biträdande kommunchefen, ekonomichefen och personalchefen. Dessa diskuterar vilka punkter som bör ingå i nästa års plan. I planen finns kolumner för väsentlighet och risk, men någon bredare analys av väsentlighet och risk görs inte som grund för vad som bör ingå i nästa års plan. Detta leder också till att planen inte täcker alla de verksamhetsområden för vilka kommunstyrelsen ansvarar. Ett sådant område som nämndes i intervjun är IT-frågorna. Politikerna i kommunstyrelsen deltar inte i diskussionerna kring internkontrollplanens innehåll, utan får ett färdigt förslag presenterat för sig att fatta beslut om. 5

5.1.2 Planens utformning och innehåll Internkontrollplanen har i huvudsak en bra utformning och följer de anvisningar som finns i reglementet. I planen framgår vad som ska granskas, vem som ansvarar hur ofta det ska ske, vilken metod som ska användas, till vem rapportering ska ske och vilken risk man bedömt det finns för de punkter man tar upp i planen. Under de fyra åren 2007 till 2010 har man tre kontrollpunkter som återkommer varje år. Dessa är: kontroll av verkställighet av ett antal beslut fattade av KF och KS, kontroll av att utbetalda arvoden följer gällande bestämmelse samt att anställningsbevis finns för alla anställda och att de är korrekta. En brist i planen är att man anger att samtliga kontroller endast ska utföras en gång per år. Bakgrunden till att ingen av kontrollinsatserna bedöms behöva göras oftare framgår inte. 5.1.3 Kontrollinsatserna Granskningen visar att de i planen upptagna kontrollerna genomförs enligt vad som anges i planen dvs. en gång per år. Detta innebär för det mesta att kontrollerna genomförs sent på året och ofta i direkt anslutning till att man ska skriva den årliga rapporten om resultaten av den genomförda internkontrollen. 5.1.4 Dokumentation och rapportering Om brister upptäcks i samband med kontrollerna är det viktigt att dokumentationen av bristernas karaktär är tillräckligt tydlig. Det bör också självfallet framgå vilka åtgärder förvaltningen avser att vidta eller redan vidtagit för att åtgärda bristerna. Granskningen visar att det finns vissa brister vad gäller dokumentationen av upptäckta fel men främst vad gäller vilka åtgärder man tänker vidta eller vidtagit. För flera av de brister som upptäcks beskrivs i mer allmänna ordalag vad som bör göras men inte att man avser att faktiskt vidta några konkreta åtgärder. Detta är en klar brist. 5.1.5 Internkontrollanternas arbete Kommunstyrelsens två internkontrollanter diskuterar tillsammans vilka kontroller man vill genomföra. De förslag man enas om tas upp till beslut samtidigt som tjänstemännens förslag till internkontrollplan. Internkontrollanterna har hittills oftast genomfört två kontroller årligen. Internkontrollanterna genomför sina kontroller utan stöd från tjänstemän. Resultaten av kontrollerna dokumenteras och redovisas tillsammans med kommunstyrelsens avrapportering av resultaten från övrig internkontroll. 5.1.6 Kommunstyrelsens tillsynsroll Enligt reglementet för internkontroll har kommunstyrelsen också uppgiften att..med styrelsers/nämnders uppföljningsrapporter utvärdera kommunens övergripande system för intern kontroll och, i de fall förbättringar behövs, besluta om sådana. 6

Kommunstyrelsen sammanställer varje år samtliga nämnders rapporter och gör även en bedömning av nämndernas internkontrollarbete. Kommunstyrelsen lämnar även förslag till förändringar och inför 2010 års internkontroll har kommunstyrelsen beslutat om tre kontrollinsatser som samtliga nämnder ska ha med i sina internkontrollplaner. 5.1.7 Våra kommentarer och förslag Sammanställ en rutinförteckning för kommunstyrelsens olika verksamhetsområden som underlag för bedömningen av väsentlighet och risk Överväg om fler verksamhetsföreträdare för olika verksamheter bör delta i väsentlighets & riskanalysen och utarbetandet av internkontrollplanen.. Kontroller bör ske löpande under hela året och rapportering bör ske minst 2 ggr per år och inte enbart i januari som reglementet anger. Dokumentera tydligare vilka konkreta åtgärder man avser att vidta för de brister som upptäckts Kommunstyrelsen bör överväga att göra ett tillägg i reglementet så att även internkontrollanternas roll och ansvar tydliggörs 5.2 Bildningsnämnden Nämnden har utsett internkontrollansvarig i enlighet med kraven i reglementet. Några regler eller anvisningar för hur den lokala interna kontrollen inom nämndens ansvarområde skall ske har inte antagits av nämnden. 5.2.1 Underlag till planen Någon mer grundlig analys av väsentlighet och risk utifrån ett helhetsperspektiv på verksamheten görs inte som grund för internkontrollplanen. Ansvaret för arbetet med internkontrollen har verksamhetscontroller och ekonom. Arbetet med internkontrollplanen för 2010 började i oktober då politikerna tillfrågades om vad man anser bör ingå i kontrollplanen. Utgångspunkten var föregående års kontrollplan. Förslag till plan togs sedan upp i nämnden för ytterligare diskussion innan nämnden fastställde internkontrollplanen för 2010. Enhetscheferna för de olika verksamheterna inom nämndens ansvarsområde har inte deltagit i diskussionerna om internkontrollplanen. De ansvariga har dock diskuterat mycket hur man ska få med olika nivåer i organisationen i internkontrollarbetet. 7

5.2.2 Planens utformning och innehåll Nämndens internkontrollplaner innehåller endast fem-sex kontrollpunkter respektive år. Kontrollerna är främst av administrativ karaktär medan kontroller av verksamhetskaraktär saknas nästan helt. Av planen framgår relativt väl vad som ska kontrolleras, vad syftet är och hur kontrollen ska genomföras, dvs. om det är stickprov eller en totalkontroll. Hur ofta kontrollerna ska ske och när på året framgår däremot sällan i planen. Under perioden 2007-10 återkommer en kontrollpunkt samtliga fyra år kontroll av underlag till mertid och övertid, medan fyra punkter återkommer två eller flera år. Kontrollpunkter där man upptäcker större/allvarligare brister tas även med i påföljande års internkontrollplan så att man kan se om vidtagna åtgärder gett önskat resultat. 5.2.3 Kontrollinsatserna Även för bildningsnämnden innebär internkontrollarbetet att flertalet kontroller utförs en gång om året. Ansvariga för internkontrollarbetet framhåller att vissa granskningar görs oftare, men att flertalet sker en gång om året och då ofta på hösten. 5.2.4 Dokumentation och rapportering De kontroller som görs dokumenteras tydligt och relativt detaljerat där det både framgår vad som kontrollerats, resultatet av kontrollen samt förslag till åtgärder för att rätta till upptäckta brister. Förvaltningen upplever att detta är nödvändigt för att kunna nyttja resultaten på rätt sätt och vidta förbättringsåtgärder. 5.2.5 Internkontrollanternas arbete Nämndens internkontrollanter diskuterar gemensamt vilka kontrollinsatser man vill göra. Man utgår ofta i sin planering från information man fått om olika förhållanden i verksamheten. Hittills har internkontrollanternas insatser haft ett verksamhetsfokus och de senaste åren har man genomfört en kontrollinsats per år. Under 2009 kontrollerade man hur systemet med kostnadsbelagd lunch på Platengymnasiet fungerar. 5.2.6 Våra kommentarer och förslag Vi bedömer att nämndens arbete med internkontroll har en tydlig struktur med utsedd ansvarig. Enligt vad som framkommit i vår granskning fungerar internkontrollarbetet i huvudsak väl, men vissa brister finns som bör rättas till. Våra förslag till åtgärder är följande: Ta fram en rutinförteckning för nämndens alla verksamhetsområden som underlag för väsentlighets & riskanalysen Utveckla arbetsformerna så att enhetschefer och även internkontrollanterna får en roll i arbetet med att ta fram internkontrollplanen varje år Utveckla även arbetsformerna så att kontrollarbetet decentraliseras och delegeras till fler personer ute i verksamheten 8

Genomför kontrollinsatserna över hela året och inte enbart de sista månaderna innan slutrapporten ska lämnas Lämna varje år en delrapport till nämnden på sista sammanträdet före sommaren över de kontroller som gjorts under våren För att utveckla internkontrollarbetet längre ut i organisationen föreslås också utbildning av bl.a. enhetschefer. 5.3 Socialnämnden Inom nämndens förvaltning finns internkontrollansvarig utsedd i enlighet med reglementet. Tillsammans med en grupp med företrädare från ekonomi och personal utarbetas årliga intern kontrollplaner samt genomför kontroller. Några regler eller anvisningar för hur den lokala interna kontrollen på nämndnivå skall ske finns ej antagna. 5.3.1 Underlag till planen Nämnden har antagit årliga internkontrollplaner. Dessa är uppdelade i enlighet med reglementet d v s kontrollområde/rutin, kontrollmoment, ansvarig, frekvens, metod samt en bedömning av väsentlighet och risk för de moment som finns med i planen. I samband med att ny plan ska antas diskuterar internkontrollansvarig tillsammans med administrativa företrädare inom ekonomi och personal vilka områden/rutiner/kontroller som man finner anledning att kontrollera nästkommande år. Enhetscheferna för de olika verksamheterna inom nämndens ansvarsområde har däremot inte deltagit i diskussionerna om internkontrollplanen. Enligt de intervjuade tar man alltid med kontroller som tidigare redovisat avvikelser i nästkommande plan. Bl.a. för att följa upp eventuella åtgärder. Någon samlad rutinförteckning finns ej för nämndens olika verksamhetsområden som skulle kunna vara underlag till bedömning av väsentlighet och risk. 5.3.2 Planens utformning och innehåll Nämndens internkontrollplaner innehåller ca 10 st kontrollmoment per år. Kontrollerna är nästan enbart av administrativ karaktär medan kontroller av verksamhetskaraktär saknas nästan helt. Av planen framgår relativt väl vad som ska kontrolleras, vad syftet är och hur kontrollen ska genomföras, dvs. om det är stickprov etc. Hur ofta kontrollerna ska ske och när på året framgår däremot inte i planen. I kolumnen frekvens framgår en gång per år vilket därmed blir i nära anslutning till rapporteringen i december- januari. 9

Under perioden 2007-10 återkommer två kontrollpunkter flera år kontroll av försörjningsstöd samt sekretess. I övrigt sker byten av kontrollområden varje år inom ekonomi och personalområdet. Kontrollpunkter där man upptäcker större/allvarligare brister tas även med i påföljande års internkontrollplan så att man kan se om vidtagna åtgärder gett önskat resultat. Fr.o.m. 2010 har också kommunstyrelsen beslutat om två kontrollmoment som samtliga nämnder skall genomföra. Dessa är kontanthantering samt attestrutiner. 5.3.3 Kontrollinsatserna Socialnämnden genomför som övriga nämnder i stort sett kontrollerna en gång om året. Detta innebär för det mesta att kontrollerna genomförs sent på året och ofta i direkt anslutning till att man ska skriva den årliga rapporten om resultaten av den genomförda internkontrollen. 5.3.4 Dokumentation och rapportering Nämnden har följt upp internkontrollplanen årligen. Samtliga i planen antagna kontroller har rapporterats. I rapporteringen framgår också vilka åtgärder man ämnar vidta med anledning av konstaterade avvikelser. För att få ut resultatet i organisationen till berörda skickas rapporten till berörda för information och åtgärder. Avrapporteringen är väldokumenterad och resultaten av de olika momenten redovisas. Dokumentation av kontrollerna förvaras hos respektive kontrollant. Rapporteringen till nämnd har dock skett i februari och inte i januari som är i enlighet med reglementet. 5.3.5 Internkontrollanternas arbete Nämnden har utsett två internkontrollanter. Deras uppdrag eller arbete har inte specificerats. Nämndens internkontrollanter har hittills inte deltagit i arbetet med att utarbeta internkontrollplan eller genomföra kontroller. 5.3.6 Våra kommentarer och förslag Vi bedömer att socialnämndens arbete med internkontroll i stort sett fungerar väl och följer reglementet. Samtidigt behöver utveckling ske framförallt vad gäller arbetet med väsentlighet och risk. Viss analys har skett genom muntlig diskussion mellan företrädare för ekonomi och personal. Idag tenderar planen att enbart handla om administrativa kontroller. Nedan följer några kommentarer och förslag avseende socialnämnden. Sammanställ rutinförteckning för nämndens olika verksamhetsområden och använd den som underlag för bedömning av väsentlighet och risk Säkerställ att verksamhetsföreträdare för nämndens olika verksamheter deltar i utarbetande av kontrollplan och bedömning av väsentlighet och risk. Detta för att säkerställa att internkontrollplanen fångar nämndens olika väsentliga riskområden. 10

Tydliggör och hitta former för arbete tillsammans med nämndens internkontrollanter Kontroller och rapportering bör ske minst 2 ggr per år och inte enbart i januari som reglementet anger Rapporteringen till nämnd sker på en relativt detaljerad nivå. Vi föreslår en kortare rapportering till nämnd där det framgår kontrollmoment, resultat och åtgärd. Dokumentationen av kontrollerna kan förslagsvis samlas i en kontrollpärm på förvaltningen där allt framgår. För att utveckla internkontrollarbetet längre ut i organisationen föreslås också utbildning av bl.a. enhetschefer. 5.4 Tekniska nämnden Inom nämndens förvaltning finns internkontrollansvarig utsedd i enlighet med reglementet. Tillsammans i en grupp med ekonom och nämndsekreterare utarbetar gruppen årliga intern kontrollplaner samt ansvarar för genomförande av kontroller. Några regler eller anvisningar för hur den lokala interna kontrollen på nämndnivå skall ske finns ej antagna. 5.4.1 Underlag till planen Nämnden har antagit årliga internkontrollplaner. Dessa är uppdelade i enlighet med reglementet d v s kontrollområde/rutin, kontrollmoment, ansvarig, frekvens, metod samt en bedömning av risk för de moment som finns med i planen. I samband med att ny plan ska antas diskuterar intern kontrollansvarig tillsammans med ekonom och nämndsekreterare vilka områden/rutiner/kontroller som man finner anledning att kontrollera nästkommande år. Sedan åtta år tillbaka finns en utarbetad flerårsplan som man betar av vartefter. Enhetscheferna/avdelningschefer för de olika verksamheterna inom nämndens ansvarsområde har inte deltagit i diskussionerna om internkontrollplanen. Enligt de intervjuade tar man i nästkommande plan alltid med kontroller för de områden där man tidigare upptäckt avvikelser bl.a. för att följa upp effekterna av vidtagna åtgärder. Någon samlad rutinförteckning finns ej för nämndens olika verksamhetsområden som skulle kunna vara underlag till bedömning av väsentlighet och risk. 5.4.2 Planens utformning och innehåll Nämndens internkontrollplaner innehåller ca 4-7 kontrollmoment per år. Kontrollerna är till stor del av administrativ karaktär medan kontroller av verksamhetskaraktär saknas till stor del. 11

Av planen framgår relativt väl vad som ska kontrolleras, vad syftet är och hur kontrollen ska genomföras, dvs. om det är stickprov etc. Hur ofta kontrollerna ska ske och när på året framgår i planen. Frekvensen är bl.a. 4 ggr/år, 2 ggr/år etc. Rapportering till nämnd sker dock en gång per år. Under perioden 2007-10 återkommer två kontrollpunkter flera år uppföljning av ekonomi samt måluppföljning vilka båda kan ifrågasättas utifrån en riskbedömning. I övrigt sker byten av kontrollområden varje år. Kontrollpunkter där man upptäcker större/allvarligare brister tas även med i påföljande års internkontrollplan så att man kan se om vidtagna åtgärder gett önskat resultat. Fr.o.m. 2010 har också kommunstyrelsen beslutat om två kontrollmoment som samtliga nämnder skall genomföra. Dessa är kontanthantering samt attestrutiner. 5.4.3 Kontrollinsatserna Tekniska nämnden genomför som övriga nämnder i stort sett kontrollerna en gång om året. Detta innebär för det mesta att kontrollerna genomförs sent på året och ofta i direkt anslutning till att man ska skriva den årliga rapporten om resultaten av den genomförda internkontrollen. 5.4.4 Dokumentation och rapportering Nämnden har följt upp internkontrollplanen årligen. För 2008-2009 har samtliga i planen antagna kontroller rapporterats. För 2007 där rapportering ej skett för måluppföljning respektive delegationsordning. I rapporteringen framgår det mycket sparsamt vilka åtgärder man ämnar vidta med anledning av konstaterade avvikelser. 5.4.5 Internkontrollanternas arbete Nämnden har utsett två internkontrollanter. Deras uppdrag eller arbete har under 2009 specificerats till att bl.a. omfatta träffar med förvaltningens företrädare som redovisar sitt arbete med att utarbeta kontrollplanen samt redovisar och visar hur de genomför kontrollerna. Nämndens internkontrollanter har hittills inte medverkat i arbetet med väsentlighet och risk eller framtagande av plan. Tidigare genomförde interkontrollanterna egna oanmälda kontroller som rapporterades separat till nämnd. 5.4.6 Våra kommentarer och förslag Vi bedömer att tekniska nämndens arbete med internkontroll i stort sett fungerar väl och följer reglementet. Som för övriga nämnder behöver utveckling ske framförallt vad gäller arbetet med väsentlighet och risk. Viss analys har skett genom muntlig diskussion och man betar av flerårsplanen. Nedan följer några kommentarer och förslag avseende tekniska nämnden. 12

Sammanställ rutinförteckning för nämndens olika verksamhetsområden och använd den som underlag för bedömning av väsentlighet och risk Säkerställ att verksamhetsföreträdare för nämndens olika verksamheter och internkontrollanter deltar i utarbetande av kontrollplan och bedömning av väsentlighet och risk. Detta för att säkerställa att internkontrollplanen fångar nämndens olika väsentliga riskområden. Kontroller och rapportering bör ske minst 2 ggr per år och inte enbart i januari som reglementet anger. Rapporteringen till nämnd sker på en relativt detaljerad nivå. Vi föreslår en kortare rapportering till nämnd där det framgår kontrollmoment, resultat och åtgärd. Dokumentationen av kontrollerna kan förslagsvis samlas i en kontrollpärm på förvaltningen där allt underlag mm. framgår. För att utveckla internkontrollarbetet längre ut i organisationen föreslås också utbildning av bl.a. enhetschefer. 13