2012-06-12 Antagen av kommunfullmäktige 2011-09-27, 116 Reviderad kommunfullmäktige 2012-08-30, 118 Förslag till revidering (anpassning) efter kommunfullmäktiges beslut den 29 mars 2012 37om revidering av kommunstyrelsens reglemente. Ändringen avser 5. Företagspolicy för Gislaveds kommun 1 Bakgrund De hel- och delägda kommunala företagen är en del av den samlade kommunala organisationen. Gislaveds kommuns framtidsvision och kommunövergripande mål gäller all kommunal verksamhet inkl de kommunala företagen. Kommunallagen ställer krav på kommunalt inflytande och kontroll över all kommunal verksamhet, även den som ägs och bedrivs i företagsform. De kommunalt ägda företagen representerar stora tillgångar, som kommunfullmäktige har ett politiskt och ekonomiskt ansvar för. Det medför att fortlöpande uppsikt över företagens utveckling, resultat och ställning ska hållas. Det är också viktigt att skapa likvärdiga och goda förutsättningar för de olika verksamheter, som Gislaveds kommun äger och förvaltar, oavsett juridisk form. 2 Syfte och innehåll Syftet med denna företagspolicy är att ge uttryck för hur kommunen ser på sina företag, vad kommunen som ägare vill uppnå med de kommunala företagen och hur kommunen avser att styra och samordna sina hel- och delägda företag. Policyn ska även klargöra rollerna mellan ägaren, stämman, styrelsen och revisorerna. Kommunens företagspolicy tillsammans med ägardirektiven ska ge en klar och tydlig bild av varför kommunen äger företagen och hur de ska utvecklas och bidrar till kommunens kort- och långsiktiga utveckling. Genom dessa styrinstrument kan kommunen vidareutveckla det kommunala ändamålet och dialogen med företagen och därmed säkerställa att företagen utvecklas i önskad riktning. Företagspolicyn gäller i första hand de helägda aktiebolagen, men den ska också vara vägledande för delägda aktiebolag, stiftelser och ekonomiska föreningar. Vad
som nedan sägs om bolag och dess organ samt ägardirektiv ska således även i tillämpliga delar gälla för övriga företagsformer. Företagspolicyn skall aktualitetsprövas minst en gång varje mandatperiod. 3 Kommunfullmäktige har det övergripande ansvaret Kommunfullmäktige har det yttersta ägaransvaret för kommunens företag. Kommunfullmäktiges har till följd av bestämmelserna i kommunallagen, 3 kap 16-18 särskilda åligganden i förhållande till företagen. 4 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Kommunstyrelsen ska utifrån kommunallagen, 6 kap 1, och utifrån 3 i reglementet för kommunstyrelsen utöva uppsikt över kommunens företag. Kommunstyrelsen har därför rätt till information från företagen i den utsträckning som anses erforderlig, direkt eller via sitt arbetsutskott. 5 Kommunstyrelsens presidium Kommunalråden utövar den löpande ägarfunktionen Kommunstyrelsens presidium Kommunalråden håller löpande uppsikt över företagen utifrån lagstiftning, bolagsordning, kommunens företagspolicy samt ägardirektiv. Kommunstyrelsens presidium Kommunalråden ska löpande erhålla nödvändig och relevant information från företagen och förmedla återrapportera den till kommunstyrelsen. Vid större avvikelser eller projekt bör representanter för företagsstyrelsen och/eller företagsledningen rapportera till kommunstyrelsen. Särskilda former och rutiner för regelbunden information och dialog mellan ägare och företag ska finnas. Dessa kan med fördel kopplas till kommunens visionsprocess samt till mål- och budgetprocessen. Den formaliserade dialogen i form av möten mellan ägare och företag ska ske minst två gånger per år och ha sin utgångspunkt i följande punkter: aktuellt tillstånd i bolaget omvärlds- och branschanalys bolagets verksamhet och inriktning i förhållande till det kommunala ändamålet och gällande ägardirektiv affärs- och utvecklingsplan riskanalys samordningsfrågor inom kommunkoncernen personal och ledarskapsfrågor ekonomi- och finansieringsfrågor övriga frågor
6 Kommunen som ägare och syftet med ägandet Kommunen äger företag och driver företagsverksamhet för att förverkliga kommunala ändamål. Verksamheten syftar ytterst till att skapa nytta för hela den kommunala sfären och därmed för medborgarna. Detta innebär att de kommunala företagen utifrån denna policy, ägardirektiv och bolagsordning eller motsvarande ska åstadkomma en effektiv verksamhet, som är anpassad till marknadernas speciella villkor och som är till nytta för dem, som använder sig av företagens tjänster. Dessa styrdokument ska stärka förutsättningarna för att uppfylla ändamålet med verksamheten. Företagen ska ta hänsyn till den samlade effekten för den kommunala organisationen i sin helhet i syfte att åstadkomma största möjliga nytta för hela den kommunala sfären. Såväl kommun som kommunala företag skall se till att optimera effektiviteten för helheten även om det kan vara mindre ekonomiskt fördelaktigt för den enskilda verksamheten. 7 Ägardirektivens struktur och innehåll Ägardirektiven för respektive bolag ska följa en gemensam struktur och ska bl a innehålla Det kommunala ändamålet med bolagets verksamhet Verksamhet och verksamhetsinriktning Övergripande mål för bolaget och dess verksamhet Regler och rutiner för dialog, styrning och uppföljning av bolaget och dess verksamhet Frågor som ska underställas kommunfullmäktige Samordningsfrågor Arbetsgivarfrågor Ledningsfrågor Ägardirektivens revidering 8 Policydokument De kommunala företagen ska följa och tillämpa av kommunfullmäktige beslutade policydokument och riktlinjer så som det uttrycks i ägardirektivet för respektive bolag.
9 Gemensamma regler Bolagsstämma och lekmannarevisorer Kommunens ombud vid bolagsstämma utses av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen beslutar om instruktion för ombudet inför stämma. Bolaget skall hålla ordinarie bolagsstämma senast i april varje år. Kommunfullmäktige utser lekmannarevisorer och nominerar revisorer, vilka senare väljs av kommunens ombud vid bolagsstämma. Bolaget skall ge lekmannarevisorer de möjligheter och det stöd som dessa begär för att fullgöra sitt uppdrag. Lekmannarevisorer skall närvara vid bolagsstämma (årsstämma) för att kommentera granskningsrapporter. Bokslut och årsredovisning Bolagets bokslut skall behandlas och antagas av bolagets styrelse senast den siste februari resp. år. Bokslutet skall vara tillgängligt för ägaren detta datum. Bolagsstämman för Gislaved Näringsliv AB ska dock hållas i mars månad. Företagen ska tillhandahålla det underlag som krävs för att upprätta sammanställd redovisning enligt lagen om kommunal redovisning. Bolagets styrelse skall i förvaltningsberättelsen utöver vad i aktiebolagslagen i detta avseende stadgar redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala ändamålet med bolaget. Företagens årsredovisningar ska tillsammans med revisionsberättelse överlämnas till kommunfullmäktige. Aktiebolagen ska lämna särskild, muntlig information vid fullmäktiges sammanträde över bokslutet för det gångna året vid sammanträdet i mars eller vid tidpunkt, som kommunfullmäktiges ordförande efter samråd med presidiet bestämmer. Styrelsen och bolagets administration Kommunfullmäktige beslutar om i vilken ordning suppleanter i företagens styrelse ska inträda vid förfall för ledamot.
Kommunfullmäktige fastställer grunder för arvode och andra ersättningar som ska utgå till styrelseledamöter och suppleanter samt lekmannarevisorer med suppleanter. Rekrytering och entledigande av VD samt dennes anställningsvillkor ska av styrelsens ordförande samrådas med kommunstyrelsens ordförande. Den principiella inriktningen för bolagets representation är att den skall vara alkoholfri. Vid speciella tillfällen och med hänsyn till arrangemangets specifika art, gästernas kulturella bakgrund etc är det dock tillåtet att använda vin och starköl i samband med representation. Bolaget skall hålla sådan ordning i sina handlingar att kommunallagens regler om handlingars offentlighet efterlevs Bolaget skall verka i enlighet med kommunens arkivreglemente Denna företagspolicy utgör grunden för de ägardirektiv som upprättas för respektive bolag och de avtal som tecknas med verksamhetsdrivande stiftelser.