Företagspolicy för Luleå kommuns bolag

Policy Företagspolicy för Luleå kommuns bolag

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning. 3 2. Koncerndefinitioner...3 3. Ledning av kommunens bolag.4 3.1 Kommunfullmäktige....4 3.2 Kommunstyrelsen.... 4 3.3 Bolagsstyrelser...5 3.4 VD i Luleå Kommunföretag AB.. 5 3.5 Bolagsstämmor...6 4. Styrdokument...6 4.1 Bolagsordning.6 4.2 Ägardirektiv....7 5. Ekonomistyrning..7 5.1 Allmänt.7 5.2 Koncernbudget/Verksamhetsplan...7 5.3 Uppföljning..8 6. Personalpolitik.8 7. Policys 8 8. Offentlighetsprincip. 9

3 1. Inledning De kommunala bolagen utgör liksom nämnder och förvaltningar instrument för att bedriva kommunal verksamhet. Det yttersta syftet med verksamheten är att skapa nytta för kommunen och dess medborgare. Kommunallagen ställer krav på inflytande och kontroll över verksamheten, även den som bedrivs i bolagsform. Verksamheten inom kommunkoncernen skall bedrivas med helhetssyn och med samma mål om koncernnytta. Det innebär att den politiska styrningen på strategisk nivå är lika oavsett om verksamheten bedrivs i bolags- eller förvaltningsform. De kommunala bolagen representerar stora värden, vilket accentuerar betydelsen av att kommunen har en väl fungerande uppsikt över bolagens utveckling och resultat. Det innebär att kommunen måste ha en klar och tydlig bild av varför man äger bolaget och hur man vill att det skall utvecklas. Kommunen har valt att organisera sina majoritetsägda bolag under ett gemensamt moderbolag, Luleå Kommunföretag AB. Motivet för detta är möjligheten att nyttja skattelagstiftningens regler om koncernbidrag men också att skapa ett forum för samordning av kommunala bolagsfrågor. Luleå Kommunföretag AB:s styrelse har rollen som koncernstyrelse. Det finns dock behov av att tydliggöra koncernstyrelsens roll i förhållande till kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och dotterbolagens styrelser. I delägda bolag skall kommunen (ägaren) avtala med övriga aktieägare i ett aktieägaravtal om hur ägandet skall utövas. En tydlig företagspolicy bidrar till att skapa goda förutsättningar för en väl fungerande ledning av kommunens bolagsverksamhet. 2. Koncerndefinitioner Bolag utgör ett sammanfattande begrepp för aktiebolag, ekonomisk förening, stiftelse, kommanditbolag eller motsvarande. Koncern utgörs av en grupp bolag med ägarsamband. I en koncern kan flera underkoncerner ingå.

4 Kommunkoncernen utgörs av kommunens nämnder och förvaltningar samt hel- och delägda bolag där kommunen har ett bestämmande eller väsentligt inflytande av varaktig karaktär. I kommunkoncernen finns flera underkoncerner varav kommunföretagskoncernen är den viktigaste. Kommunföretagskoncernen är en underkoncern till kommunkoncernen och utgörs av en s k äkta aktiebolagskoncern med moderbolaget Luleå Kommunföretag AB som ägare till ett antal dotterbolag. Koncernstyrelsen utgörs av styrelsen i Luleå Kommunföretag AB. 3. Ledning av kommunens bolag 3.1 Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige kan enligt Kommunallagen 3 kap 16-19 besluta att överlämna vården av viss kommunal verksamhet till bolag, stiftelse ekonomisk förening eller motsvarande. Följande frågor är förbehållna kommunfullmäktiges beslutanderätt: Besluta att vissa verksamheter skall bedrivas i bolagsform Fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten Välja styrelse och minst en lekmannarevisor Ta ställning i principiellt betydelsefulla frågor eller annat av större vikt innan bolagen fattar beslut. Sådana beslut kan vara; Bolagsordningar, stadgar, ägardirektiv etc. Mål och riktlinjer för verksamheten Borgensbeslut Kapitaltillskott till kommunens direkt ägda bolag Förvärv eller bildandet av nya bolag Försäljning av bolag eller del av bolag eller sådant bolags rörelse. Ärenden som avser Luleå Kommunföretag AB:s dotterbolag skall behandlas i koncernstyrelsen innan kommunfullmäktige fattar beslut. 3.2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen skall enligt Kommunallagen 6 kap 1 utöva uppsikt över kommunens verksamheter inkl bolagen. Innebörden av detta är att kommunkoncernens verksamhet är effektiv och att samordningen av bolagens och förvaltningarnas verksamheter fungerar.

5 3.3 Bolagsstyrelser Styrelsens huvudsakliga uppgifter är att fastställa strategin för bolagets verksamhet i enlighet med ägardirektiven och allmänna riktlinjer. Detta innebär att säkerställa att bolaget har en effektiv verkställande ledning med fungerande rutiner för uppföljning och kontroller. Styrelsen i Luleå Kommunföretag AB utövar sin ägarroll mot sina dotterbolag bl a genom förslag till ägardirektiv, som fastställs av respektive dotterbolags bolagsstämma efter kommunfullmäktiges godkännande. Vidare skall koncernstyrelsen ha en fortlöpande uppsikt över sina dotterbolag genom uppföljning av ekonomiska och verksamhetsmässiga mål. Rapporteringen till kommunstyrelsen sker enligt särskilda rutiner. Styrelseledamöter i kommunens bolag skall enligt Kommunallagen kap 3 väljas av kommunfullmäktige. Dessa skall om kommunfullmäktige inte beslutat annat väljas för samma mandatperiod som gäller för kommunala nämnder och styrelser. I syfte att få väl fungerande styrelser bör möjligheten prövas att utse en eller några ledamöter med för uppdraget speciella kompetenskrav utan hänsyn till partitillhörighet. Vidare bör jämställdhet mellan könen eftersträvas. Ledamöter inkl ersättare i styrelsen för Luleå Kommunföretag AB skall väljas bland kommunstyrelsens ledamöter. För att tydliggöra rollerna i olika styrelseuppdrag bör dessa ledamöter inte inneha uppdrag i något dotterbolags styrelse. 3.4 Verkställande direktören i Luleå Kommunföretag AB Luleå Kommunföretag AB:s verkställande direktör (VD) skall sköta den löpande verksamheten i Luleå Kommunföretag AB enligt de riktlinjer som styrelsen meddelar. Detta innefattar bl a den löpande ägardialogen med dotterbolagens ledningar om mål och resultat samt strategiska utvecklingsfrågor för bolagen. Vidare syftar ägardialogen till en fördjupad samverkan mellan kommunföretagskoncernens olika delar.

6 Kommunledningsförvaltningens olika kontor biträder VD i Luleå Kommunföretag AB i dennes uppdrag med bl a budgetförslag, delårsrapporter, bokslut och förslag till policies inom olika områden. Vidare har Kommunledningsförvaltningen en viktig konsultativ roll mot bolagen inom områdena personalpolitik, juridik, marknadsföring, finansiella frågor, upphandlingar etc. 3.5 Bolagsstämmor Bolagsstämman är det forum där bolagets ägare utövar den formella ägarstyrningen. Med bolagsstämma avses både ordinarie bolagsstämmor (årsstämmor) och eventuella extra bolagsstämmor. Stämmoombud till Luleå Kommunföretag AB:s och kommunens övriga direkt delägda företags bolagsstämmor väljs av kommunstyrelsen eller av den som av kommunstyrelsen getts beslutanderätt i dessa frågor. Stämmoombuden vid övriga bolagsstämmor utses av respektive ägare. Bolagsstämmoombuden skall förses med fullmakter samt instruktion i de fall det anses påkallat. 3.6 Koncernrevision För varje helägt bolag skall kommunfullmäktige välja lekmannarevisor och ersättare utöver den av bolagsstämman valda yrkesrevisorn. Lekmannarevisorns uppdrag är att granska bolagens verksamhet ur ett kommunalrättsligt perspektiv dvs enligt det kommunala syftet för verksamheten. Lekmannarevisorerna skall väljas ur kretsen av kommunens revisorer (personsamband). Detaljerade föreskrifter för revision utfärdas av kommunfullmäktige i särskilt Revisionsreglemente. 4. Styrdokument 4.1 Bolagsordning Bolagsordningen är det grundläggande konstitutionella dokumentet för varje aktiebolag. I denna uttrycker ägaren bl a ändamålet för bolagets verksamhet, som skall vara förenligt med Kommunallagen Kap 3 17 i KL. Bolagsordningen fastställs av kommunfullmäktige och kan inte ändras utan nytt kommunfullmäktigebeslut.

7 4.2 Ägardirektiv Ägardirektivet kompletterar bolagsordningens beskrivning av det kommunala föremålet och ändamålet för verksamheten. Ägardirektiven skall innehålla en konkretisering av verksamhetsmålen. De skall vara enkla, tydliga och inte alltför detaljerade och upprättas i samråd med bolagen. Ägardirektiven för Luleå Kommunföretag AB:s dotterbolag utarbetas av Luleå Kommunföretag AB i samråd med respektive bolag. De fastställs av bolagsstämman i respektive bolag efter kommunfullmäktiges godkännande. Ägardirektiven är en del i kommunkoncernens gemensamma verksamhetsplan. Kompletterande ägardirektiv kan lämnas av koncernstyrelsen under löpande verksamhetsår. Ägardirektiv för bolag i underkoncerner fastställs av respektive ägare och delges Luleå Kommunföretag AB. 5 Ekonomistyrning 5.1 Allmänt Bolagens främsta syfte är att på ett effektivt sätt producera tjänster enligt sina uppdrag. Syftet är således inte att redovisa största möjliga vinst. Ekonomiska mål fastställs i ägardirektiv för respektive bolag. Koncernstyrelsen skall inom ramen för gällande skattelagstiftning planera och samordna bolagens bokslut på ett så fördelaktigt sätt som möjligt för kommunföretagskoncernen. 5.1 Koncernbudget/Verksamhetsplan Luleå Kommunföretag AB:s koncern skall presentera en årlig budget och verksamhetsplan, som följer den struktur och de riktlinjer som kommunen beslutat. Koncernbudgeten/verksamhetsplanen skall innehålla såväl ekonomiska och verksamhetsmässiga mål. Den skall behandlas av kommunfullmäktige senast under november månad.

8 5.2 Uppföljning Uppföljning av bolagens ekonomi och verksamhet skall ske genom väl fungerande rutiner för delårsrapporter och bokslut. I bolagens årsberättelser skall styrelserna ange hur man anser att bolaget uppfyllt ägardirektivets mål. Koncernbokslutet skall i enlighet med god redovisningssed ingå som en del i kommunens årsredovisning. Utöver bokslutet skall uppföljning av bolagens verksamhet och ekonomi ske minst två gånger per år., Kommunföretagskoncernens delårsrapporter skall ingå som en del i kommunens delårsrapporter. 6. Personalpolitik Varje bolag skall föra en personalpolitik som sammanfaller med kommunens. Det innebär att kommunens Personalpolicy och övriga personalpolitiska dokument skall vara styrande inom hela kommunkoncernen. Inför anställning av VD i de majoritetsägda bolagen skall samråd ske med VD i Luleå Kommunföretag AB. Samrådet innefattar såväl förslag på VD-kandidat som lönenivå och övriga anställningsvillkor. Vidare skall samråd ske med VD i Luleå Kommunföretag AB inför årliga lönerevisionsförhandlingar. Syftet med dessa samråd är att undvika oönskad löneglidning och omotiverade löneskillnader för likartade befattningar inom kommunkoncernen. 7 Kommunens policys Generella policybeslut fattade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen syftar till att lägga fast gemensamma värderingar och förhållningssätt inom kommunkoncernen. Dessa beslut skall följas och vara utgångspunkt för interna riktlinjer och policys i bolagen. Exempel på policys är följande; Kommunens Finansiella Policy syftar till att optimera kommunens och bolagens upplåningskostnader och räntenetto. Detta skall ske genom samverkan vid upplåning och medelsförvaltning. Upphandlingar inom kommunkoncernen skall genomföras i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) och kommunens Upphandlingspolicy. I syfte att erhålla bästa möjliga inköpsavtal skall kommunens bolag och förvaltningar samverka vid upphandling av varor och tjänster som avser gemensamma behov.

9 Kommunens Jämställdhetspolicy gäller även för bolagen. Varje bolag skall arbeta efter kommunens Miljöpolicy och de principer och de mål som kommunfullmäktige fastställer inom detta område. 8. Offentlighetsprincipen Allmänheten skall ha rätt att ta del av handlingar hos bolag enligt reglerna för allmänna handlingars offentlighet i Tryckfrihetsförordningen kap 2 och Sekretesslagen. Styrelserna i bolagen bör i syfte att uppfylla tryckfrihetsförordningens krav på skyndsam handläggning delegera beslutanderätten i frågor som rör allmänna handlingars offentlighet till verkställande direktören.