Stadgar för D 21 av Zonta International 1 Medlemskap Zontaklubbarna i Sverige och Lettland utgör Distrikt 21. Distriktet skall vara indelat i sex områden (areas) på följande sätt: Area 01: Norrbottens, Västerbottens, Jämtlands och Västernorrlands län samt Hälsingland Area 02: Gästrikland samt Dalarnas, Västmanlands, Uppsala, Stockholms och Gotlands län Area 03: Värmland och Västra Götalands län samt av Hallands län Kungsbacka kommun Area 04: Hallands län utom Kungsbacka kommun, Blekinge och Skåne län samt södra Småland Area 05: Södermanlands, Östergötlands och Örebro län samt norra Småland Area 06: Lettland. I Distrikt 21 skall även ingå sådan e-club, som styrelsen i Zonta International hänvisar till Distriktet. 2 Ändamål Distriktets ändamål är att verka som ett administrativt organ för Zonta International i arbetet med att uppnå organisationens syften i enlighet med vad som anges i Article II av stadgarna för Zonta International (Zonta International Bylaws); främja Zonta Internationals program inom distriktet; inspirera och bistå klubbarna att förverkliga Zonta Internationals mål och program; utgöra en länk mellan klubbarna i distriktet samt Zonta Internationals styrelse och kommittéer. 3 Distriktsstyrelse Styrelsen består av guvernör, vice guvernör, kassör, sekreterare och sex Area Directors (ADs). Det skall finnas personlig ersättare för kassören samt sex vice AD:s. Guvernör, vice guvernör, kassör och personlig ersättare för kassören väljs på distriktsmöte. ADs och vice AD:s väljs också på distriktsmöte, dock endast av de klubbar som de kommer att representera. Samtliga skall vara klassificerade medlemmar. De skall ha varit styrelseledamöter i en klubb minst två år och/eller ordförande i en distriktskommitté. Guvernören, vice guvernören, ADs och vice AD:s skall under minst ett år ha varit klubbpresident.
Styrelseledamot som väljs får inte inneha någon annan befattning i distriktet till vilken man väljs. Guvernören utser sekreterare och vice sekreterare. De har inte rösträtt inom styrelsen. Styrelseledamöter kan inte omväljas i samma befattning med undantag av kassören, som kan omväljas en gång. En styrelseledamot som varit verksam minst halva mandatperioden kan inte omväljas. Mandatperioden är två år och sträcker sig från slutet av det Convention, som följer närmast efter distriktsmötet till slutet av nästa Convention. 4 Styrelsens uppgifter Styrelsen skall vägleda klubbarna i distriktet i enlighet med de riktlinjer som meddelats av Zonta Internationals styrelse eller dess ledamöter och verkställa de beslut som fattats vid distriktsmöten. Styrelsen är beslutande organ mellan distriktsmötena. Anser styrelsen att beslut i något ärende bör fattas av klubbarna skall poströstning ske. Varje klubb äger därvid ett röstetal motsvarande det antal delegater vartill klubben är berättigad enligt 17. För att beslut skall kunna fattas måste minst hälften av klubbarna ha röstat inom 45 dagar. Styrelsen skall årsvis redovisa sin förvaltning i form av verksamhetsberättelse, balansräkning och resultaträkning. Styrelsen skall lägga fram förslag till budget. 5 Styrelsens sammanträden Styrelsen bör sammanträda minst tre gånger årligen. Sammanträden per telefon eller korrespondens får hållas. Styrelsen är beslutför då minst hälften av de röstberättigade ledamöterna, bland dem guvernören eller vice guvernören, deltar. Vid lika röstetal gäller den mening som biträds av ordföranden. Beslut som fattats vid sammanträde per korrespondens blir dock gällande endast om hela styrelsen deltagit i beslutet och detta är enhälligt. 6 Guvernörens uppgifter Guvernören skall vara förmedlande länk mellan Zonta International och klubbarna. Guvernören skall verka för gott samarbete med övriga distrikt och mellan klubbarna i distriktet. Guvernören skall kalla till distriktsmöte, upprätta förslag till verksamhetsberättelse, upprätta dagordning för distriktsmötet och leda förhandlingarna vid mötet. Guvernören skall kalla till styrelsesammanträden, upprätta dagordning och leda förhandlingarna vid dessa. Guvernören eller den guvernören utser skall delta i areamöten. Guvernören skall utse en medlemskommitté, en stadgekommitté, en servicekommitté och en advocacykommitté samt de kommittéer och funktioner som i övrigt anses erforderliga.
7 Vice guvernörens uppgifter Vice guvernören skall ersätta guvernören då så erfordras, utföra arbetsuppgifter på uppdrag av guvernören samt vara ordförande i medlemskommittén och medlem i den internationella medlemskommittén. 8 Kassörens uppgifter Kassören skall förvalta distriktets medel på sätt som bestämts av styrelsen. Kassören skall i samråd med guvernören utanordna medel till bestridande av förekommande utgifter i enlighet med den av distriktsmötet fastställda budgeten och av styrelsen fattade beslut. Kassören skall föra distriktets räkenskaper, upprätta resultaträkning och balansräkning samt göra förslag till budget. 9 Sekreterarens uppgifter Sekreteraren skall föra protokoll vid distriktsmöte. Det skall inom 60 dagar skickas till klubbarna och Zonta International. Har distriktsmötet beslutat föreslå ändring av de internationella stadgarna ( Bylaws of Zonta International ) skall förslaget inom 30 dagar skickas till den internationella stadgekommittén. Sekreteraren skall föra protokoll vid styrelsesammanträden och i samråd med guvernören sköta distriktets korrespondens. 10 Area Directors uppgifter AD skall hjälpa guvernören att hålla kontakt med klubbarna. AD skall representera sina klubbar vid diskussioner och beslut i styrelsen. AD skall anordna areamöten för klubbarna inom sitt område. AD skall verka för att det bildas nya klubbar inom verksamhetsområdet och ansvara för organisationsarbetet. 11 Vice Area Directors uppgifter Vice AD skall bistå AD samt utföra de uppgifter i övrigt som distriktet bestämmer. Vice AD skall ersätta AD när så erfordras och äger då rösträtt vid styrelsesammanträde eller distriktsmöte.
12 Medlemskommitté Medlemskommittén skall bistå vid bildandet av nya klubbar och vid klassificering av klubbmedlemmar samt hjälpa klubbarna att rekrytera och behålla medlemmar. Kommitténs ledamöter skall ha erfarenhet av att organisera nya klubbar och behärska klassifikationssystemet. 13 Valkommitté Det skall finnas en valkommitté bestående av tre ledamöter. Kommittén skall sedan klubbarna getts tillfälle att yttra sig föreslå en eller flera kandidater till följande poster: guvernör vice guvernör kassör och personlig ersättare sex ADs och sex vice ADs revisor och ersättare, vilka skall vara godkända eller auktoriserade revisorer. Mandatperioden är densamma som för distriktsstyrelsen. Valkommitténs ledamöter och ersättare kan inte väljas till någon befattning på distrikts- eller klubbnivå inom Zonta International. Valkommittén skall också föreslå ny valkommitté. Förslaget skall omfatta minst fem kandidater. De tre som vid val på distriktsmöte får högsta röstetal bildar kommittén. Den som fått flest röster blir sammankallande. Om ledamot av valkommittén får förfall inträder den av de icke valda kandidaterna som fått flest röster. Valkommittén skall minst 90 dagar före distriktsmötet sända sitt förslag till distriktsstyrelsen. Kommittén skall förvissa sig om att föreslagen medlem är villig att kandidera. Valkommittén skall bistå den internationella valkommittén i dess arbete att finna lämpliga kandidater till ny internationell styrelse och internationell valkommitté. 14 Medlemsavgifter Senast den 1 juni skall varje klubb betala den av distriktsmötet bestämda avgiften. Avgiften gäller det räkenskapsår, som för klubben påbörjas den 1 juni och utgår för det antal medlemmar, inklusive hedersmedlemmar, som klubben beräknas ha nämnda dag. För medlem som tillkommer under tiden den 1 juni den 30 november skall klubben betala hel avgift. För medlem som tillkommer 1 december 31 maj betalas halv avgift. Inbetalningen sker omedelbart efter det att medlem inträtt i klubben.
15 Räkenskapsår och revision Distriktets räkenskapsår omfattar tiden den 1 januari 31 december. För granskning av räkenskaperna och verksamheten skall räkenskapshandlingarna, verksamhetsberättelse, balansräkning, resultaträkning och protokoll sändas senast den 1 februari varje år till distriktets revisor. Revisorn ska överlämna revisionsberättelsen till styrelsen senast 1 mars varje år. Verksamhetsberättelse, balansräkning och resultaträkning samt revisionsberättelse skall hållas tillgängliga för klubbarna sedan revision skett. 16 Kallelse till distriktsmöte och andra förberedelser Möte med distriktets klubbar skall hållas på våren varje udda år. Styrelsen skall planlägga mötet tillsammans med värdklubb/värdklubbar samt godkänna budget för mötet. Guvernören skall kalla till distriktsmöte senast 120 dagar före mötet. Klubbarna skall senast 90 dagar före mötet insända motioner till guvernören. Distriktsstyrelsen skall senast 60 dagar före mötet till klubbarna utsända dagordning, verksamhetsberättelser, balansräkningar och resultaträkningar, revisionsberättelser, budgetförslag för de två följande räkenskapsåren, styrelsens förslag i övrigt, inkomna motioner och valkommitténs förslag. 17 Val av delegater m. fl. Antal delegater som en klubb kan sända till distriktsmötet bestäms enligt följande av det antal medlemmar, för vilka klubben den 1 mars betalat medlemsavgift till distriktet: t.o.m. 40 medlemmar en delegat 41-80 medlemmar två delegater mer än 80 medlemmar tre delegater En klubb kan även utse ersättare för delegat/delegater. Klubben skall senast 30 dagar före mötet underrätta distriktsstyrelsen om val av delegat och eventuell ersättare. Medlem av distriktsstyrelsen får inte vara delegat eller ersättare för en sådan. Klubb som inte skickar egen delegat kan låta sig representeras genom ombud. Klubben skall då utfärda skriftlig fullmakt för en delegat från en annan klubb och detta skall anmälas till guvernören senast 30 dagar före mötet. Fullmakten omfattar klubbens samtliga röster. En klubb får representeras genom ombud vid högst två distriktsmöten efter varandra. Ingen klubb får vara ombud för flera än två andra klubbar.
18 Dagordning för distriktsmötet Vid distriktsmötet skall följande ärenden förekomma: val av två justerare att jämte ordföranden justera distriktsmötets protokoll fråga om mötets behöriga utlysande fastställande av dagordning för mötet framläggande av verksamhetsberättelser, balansräkningar och resultaträkningar samt revisionsberättelser för de två senaste räkenskapsåren fastställande av resultaträkningar och balansräkningar för de två senaste räkenskapsåren beslut om disposition av uppkommet resultat fråga om ansvarsfrihet för styrelsen fastställande av årsavgift och godkännande av budget för de två följande räkenskapsåren behandling av styrelsens övriga förslag behandling av klubbarnas motioner val av guvernör och vice guvernör val av kassör och personlig ersättare val områdesvis av ADs och vice ADs val av revisor och ersättare val av tre ledamöter i distriktets valkommitté Endast ärenden som angivits i dagordningen eller som står i omedelbart samband med sådant ärende, bör behandlas vid mötet. 19 Rösträtt och andra procedurfrågor vid distriktsmötet Den egna klubbens samtliga röster kan tillvaratas av en delegat. Distriktsstyrelsens ledamöter utom sekreteraren har rösträtt vid distriktsmötet utom i frågor om ansvarsfrihet samt vid val av revisor och ersättare för sådan. Om det finns mer än en kandidat till en post skall omröstningen vara sluten. I övrigt sker öppen omröstning. Vid val är den utsedd som får flera röster än någon annan kandidat. Vid lika röstetal avgör lotten. Vid beslut om distriktsavgiftens storlek och om stadgeändring krävs två tredjedels majoritet. Vid övriga omröstningar gäller enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Alla medlemmar i distriktets klubbar får närvara och yttra sig i förekommande ärenden men endast delegater och röstberättigade styrelseledamöter har rätt att lämna förslag. Vid distriktsmötet kan föreslås kandidater utöver dem valkommittén föreslagit under förutsättning att den föreslagna kandidaten är vidtalad.
20 Areamöten Inom varje område (area) skall minst en gång om året hållas möte med områdets klubbar i syfte att fördjupa kunskaperna om Zontas verksamhet. AD skall planlägga mötet i samråd med guvernören. AD kallar till mötet 60 dagar i förväg och leder detta. 21 Mötesersättning Ersättning skall utgå för deltagande i möten enligt bestämmelser i ett särskilt dokument, benämnt Regler för viss ersättning i Distrikt 21 av Zonta International. 22 Fastställande och ändring av stadgar Stadgarna för distriktet och Standardstadgar för klubbar i Distrikt 21 av Zonta International skall i allt väsentligt överensstämma med de internationella stadgarna (Bylaws of Zonta International). När på Convention fattats beslut om sakliga ändringar av de internationella stadgarna, gällande distrikt och klubbar, skall stadgarna för distriktet och standardstadgarna för klubbar automatiskt ändras så att de överensstämmer med besluten. Frågor rörande annan ändring av stadgarna för distriktet och av standardstadgarna för klubbar skall behandlas på distriktsmöte. Förslag skall sändas till klubbarna senast 60 dagar före mötet. För stadgeändring krävs två tredjedels majoritet. ----------------------------------------------- Reviderade vid DM i Sundsvall 2013