Förslag 2018-11-09 dnr 2018/674-041 Internkontrollplan 2019
Innehållsförteckning Internkontrollplan 2019 Barn- och utbildningsförvaltningen i Västerviks kommun.... 3 Bakgrund... 3 Vad bör granskas?... 3 Reglemente och tillämpningsanvisningar... 4 Risk- och väsentlighetsanalys... 4 Väsentlighet... 4 Risk... 4 Barn och utbildningsförvaltningen Internkontrollplan 2019... 5 Bilaga 1) Reglemente för intern kontroll för Västerviks kommun... 6 Syfte med reglementet... 6 Organisation av intern kontroll... 6 Uppföljning av intern kontroll... 7 Bilaga 2) Tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll... 8 2
Internkontrollplan 2019 Barn- och utbildningsförvaltningen i Västerviks kommun. Bakgrund Riksdagen beslutade 1999 om ändringar i kommunallagen så att kommunstyrelsens och nämndernas ansvar för den interna kontrollen tydliggjordes. Det innebär att ansvaret för uppföljning och kontroll av kommunens verksamhet fördelas på revisorerna, kommunstyrelsen och nämnderna. Nämnden ansvarar för att ett system för intern kontroll upprättas inom respektive verksamhetsområde. KL 6:7 föreskriver att nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av KL 3:16-19 har lämnats över till någon annan. Systemet ger förvaltningsövergripande riktlinjer för hur internkontrollarbetet ska bedrivas. Som grund för arbetet med den årliga internkontrollplanen ligger en risk- och väsentlighetsanalys. Revisorerna granskar i den omfattning som följer av god revisionssed den verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. Revisorerna har även skyldighet att pröva den interna kontroll som åvilar respektive nämnd med utgångspunkt från vad som är skrivet i kommunallagen om nämndens ansvar för sin verksamhet (KL 6:7). Revisorerna rapporterar enbart till kommunfullmäktige som är deras uppdragsgivare. Kommunstyrelsen skall enligt KL 6:1 ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. I detta ligger ett ansvar för utformningen av en övergripande organisation för den interna kontrollen. Målet med intern kontroll är: ändamålsenlig verksamhet kostnadseffektiv verksamhet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter, riktlinjer mm Intern kontroll innebär att egen granskning och uppföljning genomförs inom samtliga områden: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten samt att tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter, riktlinjer mm tillämpas. En del av det interna kontrollarbetet bygger också på att systematisera, dokumentera och rapportera de insatser som organisationerna redan i dag gör för att granska sin egen verksamhet. För att kunna tala om en god intern kontroll är det viktigt att det finns en fungerande uppföljning och återrapportering. Uppföljningen ska visa utfallet i förhållande till de planer och mål som har beslutats. Fullmäktige måste få besked att verksamheten bedrivs enligt fattade beslut, till rätt kostnad och på rätt sätt löpande under året och i samband med årsredovisningen. Kontrollprocesserna ska prioritera områden med högre risk. Kontrollkostnaden måste alltid vägas mot de konsekvenser som uppstår vid fel. Kontrollansvariga kan vara personer inom den egna verksamheten men de ska då inte vara direkt involverade i arbetet med den rutin/eller det system som vederbörande har ansvar för. Vad bör granskas? Den interna kontrollen skall inriktas mot det väsentliga för verksamhetens utförande enligt uppställda mål och täcka så stort område som möjligt av verksamheten. För att få en bild av vad den interna kontrollen bör omfatta är det viktigt att tänka på att brist på måluppfyllelse eller ekonomiska förluster kan bero på både systemfel, slarv, otillräcklig kunskap, dåliga instruktioner, brist på kommunikation samt oegentligheter. Därför bör det ske granskning att verksamheten är inriktad mot uppställda mål samt granskning av ekonomiska transaktioner, exempelvis i form stickprov på betalningar, lön, kundfakturering, och inköp. Det är även av största vikt att även granska verksamhetens efterlevande av offentlighetsprincip, följsamhet till policydokument, lagar och reglementen. 3
Reglemente och tillämpningsanvisningar I bilaga 1 redovisas Reglemente för intern kontroll för Västerviks kommun och i bilaga 2 redovisas tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll. I dessa båda bilagor framgår i sin helhet vad som gäller för intern kontroll i Västerviks kommun. Risk- och väsentlighetsanalys Vid risk- och väsentlighetsanalys upprättas en matris med graden av sannolikhet och konsekvens inom skalan 0 till 4. Nedan följer en matris med tillhörande förklaringar för bedömning av risk och väsentlighet vid intern kontroll. De rutiner som väljs ut att granskas ska bedömas enligt nedanstående tabell: Väsentlighet Påverkan på verksamheten/kostnaden om fel uppstår Försumbar; är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. Lindrig; uppfattas som liten av såväl intressenter som kommun. Kännbar; uppfattas som besvärande för intressenter och kommun. Allvarlig; är så stor att fel helt enkelt inte bör inträffa. Mycket allvarlig; är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. Risk Sannolikhetsnivåer för fel Osannolik; risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå. Mindre sannolik; risken är mycket liten att fel ska uppstå. Möjlig; det finns risk för att fel ska uppstå. Sannolik; det är mycket troligt att fel kan uppstå. Mycket sannolik; det är mycket troligt att fel ska uppstå. Varje ruta i matrisen svarar mot en kombination av bedömd sannolikhet och ekonomisk, verksamhetsmässig eller annan konsekvens. Från riskpoäng 5 och högre (fet stil) bör dock kontrollåtgärder övervägas. För de processer/funktioner/verksamheter som skall granskas/kontrolleras upprättas en intern kontrollplan. På nästkommande sida presenteras de indikatorer barn- och utbildningsförvaltningens tagit fram genom en risk och väsentlighetsanalys. För varje indikator framgår graden av risk och väsentlighet. 4
Barn och utbildningsförvaltningen Internkontrollplan 2019 Moment nr Rutin/Process Kontrollmoment Metod/frekvens Kontrollansvarig Uppföljning Rapport till Risk/ Väsentlighet Efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter, riktlinjer 1 Utdrag ur belastningsregistret Att utdrag ur belastningsregistret inhämtas vid anställning av all personal som arbetar inom förskolan/skolans lokaler 2 Systematiskt brandskyddsarbete Kontroll av att fastställda riktlinjer efterlevs 3 Dataskyddsförordning Kontroll av framtagande av eng/pul och den rutiner för hantering av enskildes integritet personuppgifter 4 Arbetsmiljö Kontroll av att rutiner för uppföljning av organisatorisk och social arbetsmiljö finns och efterlevs för både elever och personal 5 Bisysslor Kontroll av att riktlinjer för bisyssla finns och efterlevs 6 Skolskjuts Kontroll av att rutiner för uppföljning av kvalitén på skolskjutsar finns och efterlevs Tillförlitlig finansiell rapportering 6 Ekonomistyrning Kontroll av rutiner för uppföljning av budgetansvar Total kontroll. Årligen. Årligten Stickprov Årlig granskning Årlig granskning Årligt stickprov/ gransking Årligt stickprov/ granskning Årligten Stickprov Handläggare Nämndssamman träden Förvaltningschef 7 Fastighetssamordnare Förvaltningschef 6 PuLDataskydds-ombud, Pedagogisk ITutvecklare Förvaltningschef och chefer Förvaltningschef 7 Förvaltningschef 7 Förvaltningschef och Förvaltningschef 5 chefer Utredningssamordnare Förvaltningschef 5 Förvaltningscontroller Förvaltningschef 6 7 Statsbidrag Kontroll av rutiner för ansökan, och rekvisition, redovisning och information till nämnd av statsbidrag Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet 8 Kunskapsutveckling och systematiskt kvalitetsarbete Kontroll av att skolverkets allmänna råd följs samt att skolinspektionens identifierade brister åtgärdas Årligten Stickprov Årlig granskning Stickprov Förvaltningscontroller Förvaltningschef 6 GrundskolechefRespekt ive verksamhetschef Förvaltningschef 5 5
Bilaga 1) Reglemente för intern kontroll för Västerviks kommun Syfte med reglementet 1 Syfte Detta reglemente syftar till att säkerställa att kommunstyrelsen, nämnder och bolagsstyrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, dvs de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande uppnås: En ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet En tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten En efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm Organisation av intern kontroll 2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas inom kommunen samlade verksamhet samt att se till att denna utvecklas utifrån kommunens behov av kontroll av verksamhetens utförande. Därvid ska verksamhetsövergripande anvisningar och regler upprättas. 3 Nämnder och bolagsstyrelser Nämnderna och bolagens styrelser har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde, dvs nämnden/bolaget har ett ansvar för att utforma och konkretisera anvisningar för den interna kontrollen. Det samma gäller vården av en annan kommunal angelägenhet som med stöd av KL 3:16-19 har lämnats över till någon annan. Nämnder och bolagsstyrelser skall därför se till att en organisation upprättas för den interna kontrollen internkontrollplaner tas fram som bygger på risk- och väsentlighetsanalyser. 4 Förvaltningschef/VD Förvaltningschefen respektive VD har det yttersta verksamhets- och resultatansvaret inför nämnden, styrelsen samt uppgiften att tydliggöra mål och ansvar i organisationen. I verksamhetsansvaret ligger att vederbörande ska leda arbetet med att åstadkomma god intern kontroll. Inom nämndens/styrelsens verksamhetsområde ansvarar förvaltningschefen/vd för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Förvaltningschefen/VD är skyldig att löpande rapportera till nämnd, styrelse om hur den interna kontrollen fungerar. 5 Verksamhetsansvariga De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. De ska också verka för att de anställda arbetar mot uppställda mål och att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollens genomförande eller resultat skall omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden eller styrelsen utsett. 6 Övriga anställda Övriga anställda är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning. Brister i den interna kontrollens genomförande eller resultat ska omedelbart rapporteras till närmsta överordnade eller den som nämnden eller styrelsen utsett. 6
Uppföljning av intern kontroll 7 Styrning och uppföljning av intern kontroll Varje nämnd och styrelse har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens, styrelsens verksamhetsområde. Nämnder och bolagsstyrelserna ska som grund för sin styrning genomföra risk- och väsentlighetsanalyser för sin verksamhet. 8 Intern kontrollplan Nämnder och bolagsstyrelser ska anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. 9 Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till nämnden eller styrelsen i den omfattning som fastställs i den interna kontrollplanen. 10 Nämnds och bolagsstyrelses rapportskyldighet Nämnder och bolagsstyrelser skall senast i samband med årsberättelsens upprättande, rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Rapporten ska innehålla en åtgärdsplan där nämnden, styrelsen redovisar vilka åtgärder man avser att vidta utifrån det uppkomna resultatet. Rapportering ska ske samtidigt ske till kommunens revisorer. 11 Kommunstyrelsens skyldigheter Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas och bolagsstyrelsernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar krävs, besluta om sådana. Kommunstyrelsen ansvarar vidare för att en samlad bedömning av internkontrollarbetet i kommunkoncernen rapporteras till revisorerna. En samlad bedömning av internkontrollarbetet ingår också i årsredovisningen som överlämnas av kommunstyrelsen till kommunfullmäktige. 7
Bilaga 2) Tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll 1 Med intern kontroll avses systematiskt ordnade kontroller i organisationen, system, processer och rutiner samt säkerställande av att rutiner och arbetssätt tillämpas på avsett sätt och är effektiva för att uppnå verksamhetens mål. Begreppet rimlig grad av säkerhet innebär att Kommunstyrelsen och nämnderna vid utformning av rutiner ska göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vid bedömning av kontrollnytta ska inte bara ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter. Målet ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet innebär bl a att ha kontroll över insatta resurser, prestationer och kvalitet samt säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställd verksamhetsinriktning och strategiska mål. Kvalitet/verksamhetsresultat ska relateras till insatta resurser. Målet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten innebär att kommunstyrelsen och nämnderna/bolagen ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper, ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvantitet, kvalitet och resursanvändning samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Målet efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm innefattar lagstiftning, förordningar, kommunens interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter. 2 Kommunstyrelsen har enligt Kommunallagen 6:1 och 6:3 ansvar för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt ha uppsikt över övriga nämnders och bolags verksamheter. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas och styrelsernas återrapportering och revisionens granskningsrapport utvärdera och vid behov besluta om förbättringsårgärder. 3 Nämndernas, bolagens ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7 där det står att det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. I detta ansvar ligger, att med utgångspunkt från den övergripande interna kontrollorganisationen, utforma en lokal organisation anpassad till respektive nämnds organisationsutformning. Vidare måste lokala regler och anvisningar för den interna kontrollen utformas. En del av dessa kommer att vara anpassningar av de centrala reglerna. Nämnden, bolaget kan även utforma egna regler. I båda fallen gäller att kravet på den interna kontrollen inte får ställas lägre än vad som stadgas i de centralt fastställda reglerna. Det är viktigt att alla regler och anvisningar dokumenteras och antages av nämnden. Varje nämnd/bolag ska minst ha en fastställd rutin för: Hur planering och rapportering av internkontrollarbetet ska gå till. Introduktion av nyanställda om vad intern kontroll innebär. 4 Förvaltningschef/VD svarar för att minst årligen skriftligen rapportera till nämnd/bolagsstyrelse och ge en samlad bedömning hur den interna kontrollen fungerar. Eventuella avvikelser ska snarast rapporteras till nämnd 8
eller bolagsstyrelse. Det är förvaltningschefens eller VD:s ansvar att omgående ta initiativ till åtgärder vid konstaterade brister. 5 och 6 Avsikten med den interna kontrollen är att eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter ska kunna undanröjas eller stoppas. Med verksamhetsansvarig avses chefer på olika nivåer i organisationen. De verksamhetsansvariga skall arbeta i enlighet med de regler och anvisningar som har antagits av nämnden kring den interna kontrollen. Alla anställda har en skyldighet att omedelbart rapportera fel och brister som uppmärksammas i det interna kontrollsystemet till den närmast överordnade som i sin tur också är skyldig att rapportera vidare uppåt i organisationen. Syftet med detta är givetvis att man inom förvaltningen omgående skall kunna vidtaga åtgärder för att komma tillrätta med förekommande fel och brister. 7 Nämnden ska inom sin organisation tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Nämnden ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras. För att det interna kontrollsystemet skall kunna fungera och kunna förändras i takt med verksamhets- och organisationsförändringar, fordras en kontinuerlig uppföljningsprocess. 8 Internkontrollplan för nästkommande år ska antas senast under oktober månad. Den ska minst innehålla. Vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som ska följas upp. Omfattningen på uppföljningen (frekvens). Till vem uppföljningen ska rapporteras. När rapportering ska ske. Genomförd risk- och väsentlighetsanalys. Vid risk- och väsentlighetsanalys upprättas en matris med graden av sannolikhet och konsekvens inom skalan 0 till 4. Nedan följer en matris med tillhörande förklaringar för bedömning av risk och väsentlighet vid intern kontroll. De rutiner som väljs ut att granskas ska bedömas enligt nedanstående tabell: 9
Väsentlighet (konsekvens) Poäng Mycket allvarlig 4 5 6 7 8 Allvarlig 3 4 5 6 7 Kännbar 2 3 4 5 6 Lindrig 1 2 3 4 5 Försumbar 0 1 2 3 4 Osannolik Mindre sannolik Möjlig Sannolik Mycket sannolik Risk (Sannolikhet) VÄSENTLIGHET Påverkan på verksamheten/kostnaden om fel uppstår Försumbar; är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. Lindrig; uppfattas som liten av såväl intressenter som kommun. Kännbar; uppfattas som besvärande för intressenter och kommun. Allvarlig; är så stor att fel helt enkelt inte bör inträffa. Mycket allvarlig; är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. RISK Sannolikhetsnivåer för fel Osannolik; risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå. Mindre sannolik; risken är mycket liten att fel ska uppstå. Möjlig; det finns risk för att fel ska uppstå. Sannolik; det är mycket troligt att fel kan uppstå. Mycket sannolik; det är mycket troligt att fel ska uppstå. Varje ruta i matrisen svarar mot en kombination av bedömd sannolikhet och ekonomisk, verksamhetsmässig eller annan konsekvens. Från riskpoäng 5 och högre (fet stil) bör dock kontrollåtgärder övervägas. För de processer/funktioner/verksamheter som skall granskas/kontrolleras upprättas en intern kontrollplan. 9 Genomförd uppföljning rapporteras till nämnden/styrelsen eller motsvarande oavsett utfall. Vid upptäckta brister lämnas också förslag på åtgärder för att förbättra kontrollen. 10-11 Eftersom kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen är det viktigt att resultatet av nämndernas och bolagens uppföljningar av den interna kontrollen rapporteras till kommunstyrelsen. 10
Nämnder och bolagsstyrelser ska senast mars månad varje år följa upp den interna kontrollen. Uppföljningen ska tillsammans med en risk- och väsentlighetsanalys överlämnas till kommunstyrelsen senast under april månad. Rapporten ska innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet samt en åtgärdsplan där nämnden, styrelsen redovisar vilka åtgärder man avser att vidta utifrån det uppkomna resultatet. Rapporten ska också vid behov innehålla förslag på åtgärder för förbättring av kommungemensamma rutiner. Kommunstyrelsen har sedan att ta med dessa rapporter i sin bedömning över kommunens totala interna kontrollsystem. Kommunens revisorer skall också ta del av rapporterna, eftersom de bör utgöra en del av ett underlag för ett uttalande om kontrollen inom nämnden är tillräcklig. Allvarligare brott mot eller brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till kommunstyrelsen. 11