FÖRETAGSPOLICY FÖR SJÖBO KOMMUN

1(8) Beslutad av kommunfullmäktige den 25 mars 2015 12 FÖRETAGSPOLICY FÖR SJÖBO KOMMUN 1. Inledning I kommunallagen markeras kommunfullmäktiges överordnade roll i förhållande till de kommunala bolagen. Vidare innehåller kommunallagen bestämmelser om att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över den verksamhet som bolagen bedriver. De kommunalt ägda bolagen representerar stora tillgångar, som kommunfullmäktige har ett politiskt och ekonomiskt ansvar för, vilket ställer krav på en löpande uppsikt över bolagens utveckling, resultat och ställning. Det är också viktigt att skapa likartade och goda förutsättningar för de verksamheter som kommun äger och förvaltar oavsett om de bedrivs i bolags- eller förvaltningsform. Därmed är det av vikt att en klar och tydlig bild kommuniceras om syftet med att verksamheten bedrivs i bolagsform och att bolagen ägs samt vilken utveckling som är önskvärd i bolagen. De kommunägda bolagens verksamhet och förhållande till kommunen regleras genom: Kommunallagen, aktiebolagslagen samt andra lagar och författningar Företagspolicy Bolagsordning Ägardirektiv kommuns budget och ekonomiska planering Av kommunfullmäktige och kommunstyrelse beslutade särskilda direktiv Avtal mellan bolagen och kommunen Genom att använda och utveckla de formella styrinstrumenten kan grunden läggas för en kultur som gör det möjligt att styra och följa upp att verksamheten utvecklas i önskad riktning. Kommunala bolag kan omfattas av de kommunalrättsliga självkostnads-, likställighets-, och lokaliseringsprinciperna om inte verksamheten enligt lag eller praxis är undantagen. Av bolagsordningen framgår det vilka kommunalrättsliga principer som gäller för bolaget. Bolagen omfattas även av offentlighetsprincipen samt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) eller lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transport och posttjänster (LUF). Företagspolicyn ska tillämpas i tillämpliga delar i delägda bolag. Vad som är tillämpliga delar ska avgöras utifrån ägarförhållanden, verksamhetens art och omständigheter i övrigt. I bolag som ägs gemensamt av flera kommuner ska policyn tillämpas på det sätt som ägarna kommer överens om. kommun

2(8) I delägda bolag ska kommunen avtala med övriga aktieägare i ett aktieägaravtal om hur ägandet ska utövas i bolaget. 2. Motiv till företagsägande Kommunen äger bolag och bedriver företagsverksamhet för att förverkliga kommunala ändamål. Verksamheten syftar ytterst till att skapa nytta för kommunen och medborgarna. De motiv som främst finns till att verksamheten har organiserats i bolag är: att skapa förutsättningar för att bedriva verksamheten mer effektivt, att verksamheten bedrivs på en konkurrensutsatt, kommersiell marknad för vilken bolagsformen är anpassad, att få juridiskt tydliga och enkla beslutsvägar, att skapa förutsättningar för att utveckla bolagsstyrningen genom en ökad kompetens i styrelsen, att skapa förutsättningar för en ökad affärsmässighet, att få en lämplig form vid samverkan med andra privata, kommunala eller regionala intressenter. 3. Företagspolicyns syfte Företagspolicyn utgör värdegrunden för kommunens ägande av bolag. Syftet med företagspolicyn är: att förtydliga det gemensamma regelverket för att utveckla den kommunala verksamheten, att skapa gemensamma spelregler för kommunkoncernen 1 i syfte att uppnå en gemensam kultur, att fastslå rollfördelningen mellan kommunen som ägare och bolagen, att tydliggöra kommunstyrelsens och bolagsstyrelsernas roller och ansvar i bolagen, att utveckla gemensamma förhållningssätt i bolagen och kommunen. 4. Bolagsformen Kommunen äger bolag och driver företagsverksamhet för att förverkliga kommunala ändamål. Verksamheten syftar ytterst till att skapa nytta och ett mervärde för kommunen och kommuninnevånarna. Det kommunala syftet med verksamheten framgår av aktiebolagens bolagsordningar och utvecklas av kommunen i aktieägardirektiv till bolagen. Bolagsstyrelsen ska utveckla och genomföra det kommunala syftet i praktiken. 1 Med kommunkoncernen avses kommuns samlade verksamhet d.v.s. kommun samt dess hel- och delägda bolag. kommun

5. Ägarroll 3(8) Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige företräder kommunen som ägare och ansvarar ytterst för styrningen av kommunens bolag. Kommunen som ägare utövar formellt sin roll gentemot bolagen genom att: föreslå bolagsordningar till bolagsstämmorna, föreslå ägardirektiv till bolagsstämmorna, utse styrelser, utse lekmannarevisorer, lämna instruktioner för kommunens ombud vid bolagsstämmor, ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt innan beslut fattas i bolagen, ledamot i kommunfullmäktige har rätt att ställa interpellation eller fråga till ordförande i kommunalt bolag. Därutöver har kommunen fastställt övergripande direktiv och riktlinjer i olika policys som gäller generellt för kommunens verksamheter. Bolagen ska känna till dessa samt verka för att dess intentioner i tillämpliga delar följs och inarbetas i bolagens egna direktiv och riktlinjer. Kommunstyrelsen Enligt kommunallagen (6 kap 1 ) står bolagets verksamhet under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska ges information om bolagens verksamheter i samma utsträckning som den, enligt kommunallagen, ges information om nämndernas verksamheter. Kommunstyrelsens uppgifter är att: ha uppsikt över kommunens bolag, årligen upprätta en plan för möten mellan ägaren och bolagsledningen, ha en aktiv dialog med bolagens styrelser, säkerställa att det finns ett förtroende mellan ägaren och den av denne utsedda styrelsen, vid behov, till fullmäktige, lämna förslag på reviderad företagspolicy, bolagsordning och ägardirektiv, ta del av bolagets handlingar och räkenskaper, ta ställning till om bolaget bedrivits och utvecklats i enlighet med det i bolagsordningen och ägardirektivet angivna syftet och ramarna samt bolagens bidrag till att leva upp till visionen en plats för tillväxt, till bolagsstämman lämna förslag på revisor. Det ankommer på kommunstyrelsen att med beaktande av kommunallagens bestämmelser avgöra om frågan ska tillställas kommunfullmäktige för ställningstagande. kommun

6. Formella styrinstrument 4(8) Bolagsordning Bolagsordningen lägger grunden för bolagets existens. I den anges vad bolaget ska ägna sig åt, d.v.s. föremålet för bolagets verksamhet, det kommunala ändamålet, d.v.s. syftet med verksamheten samt ett antal grundläggande regler för aktiekapital, styrelsesammansättning, räkenskapsår och vilka ärenden som ska förekomma på bolagsstämma. Bolagsstämma/årsstämma Bolagsstämman är ägarens forum för att utöva formell ägarstyrning. Huvudregelen enligt ABL är att aktieägarna får närvara. Styrelsens ledamöter och VD kan och bör närvara för att svara på frågor. Bolagets revisorer har rätt att närvara. Samtliga helägda bolag ska kalla till årsstämma till dag som beslutas av kommunstyrelsen. Det åligger styrelsen att kalla aktieägaren till stämma. Ledamot i kommunfullmäktige har rätt att närvara vid årsstämman. Information om årsstämman med angivande av tid och plats samt dagordning ska, av styrelsen, översändas till ledamöter i kommunfullmäktige senast två veckor i förväg. Ledamot har rätt att ställa frågor och yttra sig i samband med dessa vid årsstämman. Ledamot ska till bolaget anmäla frågor senast en vecka innan årsstämman. Ägarens ombud på stämman Som ombud på bolagsstämman representeras kommun av kommunstyrelsens ordförande eller den han/hon genom fullmakt sätter i sitt ställe. Ombudsinstruktion Kommunstyrelsen ska utfärda ombudsinstruktioner. Om instruktionen omfattar hur ombudet ska rösta i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt ska kommunfullmäktige besluta om instruktionen. Denna instruktion kan också överlämnas till bolagen i form av protokollsutdrag och skrivelse. I delägda bolag ska i första hand eftersträvas ägarsamråd där lösningen diskuteras fram och därefter förankras genom kommunala beslut som sedan formellt bekräftas genom bolagsstämmobeslut. I de fall ägarsamråd inte sker kan det uppstå situationer där kompromisser inför omröstningar ibland kan framstå som rimliga. Ombudets rätt i sådana situationer får uttryckas som en utvidgad befogenhet att rösta inom vissa givna ramar. Ägardirektiv Kommunfullmäktige har följande skäl för att ange ägardirektiv till kommunens bolag: Kommunallagen förutsätter ett kommunalt inflytande över bolagen eftersom de är instrument för kommunal verksamhet. Kommunen har ett politiskt och ekonomiskt ansvar för verksamheten i bolagen. Förtroendet för kommunal verksamhet ökar om omvärlden kan konstatera att de kommunala bolagen är en del av ägaren/kommunen. kommun

Bolagen är kommunens egendom. Det finns därmed ett ägaransvar inför kommuninvånarna. Kommunen är dessutom i borgen för bolagens engagemang vilket understryker ägaransvaret. 5(8) Direktiv som beslutas på bolagsstämman är bindande för bolaget och dess ledning om de inte står i strid med tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. Företagspolicy och ägardirektiv, vilka är antagna av kommunfullmäktige överlämnas via ombud till bolagsstämman som fastställer dem. Ägardirektiven anger riktning, ramar och mål för det specifika bolaget med utgångspunkt från det kommunala ändamålet. Syftet med ägardirektiven är att ge övergripande strategiska riktlinjer till bolagets styrelse. Ägardirektiven ska vara enkla och tydliga. Direktiven ska dessutom upprättas i samråd med bolagen för att dessa ska kunna ta ansvar för de uppgifter som i samförstånd läggs på dem. Av kommunfullmäktige antagna ägardirektiv fastställs på extra eller ordinarie bolagsstämma. Ägardirektiven ska vara strukturerade på likartat sätt för samtliga bolag. Varje bolag ska i sina ägardirektiv ha en konkret beskrivning av ändamålet i bolagsordningen. Detta innebär en formulering av vilka syften kommunen har som ägare för att bedriva verksamheten, vilka särskilda uppgifter/mål bolaget har att lösa och vilka restriktioner i verksamheten som ägaren vill ange. I ägardirektivet anges hur bolaget förväntas verka och utvecklas, exempelvis målsättning för miljö, kvalitet, marknad samt vilken lönsamhet och självfinansieringsgrad bolaget förväntas ha utifrån ägarens krav och förväntningar på bolaget. För bolag som ägs eller där inflytande utövas tillsammans med andra bör det eftersträvas att liknande direktiv ges till bolagets ledning från ägarna i den omfattning som är rimlig med hänsyn till andelsförhållanden, verksamhetens art och omständigheter i övrigt. Detta bör regleras i konsortial- eller aktieägaravtal. 7. Styrelse styrelsearbetet Tillsättande av styrelse Det är ägarens ansvar att tillsätta en styrelse med förutsättningar att rätt tillvarata bolagets och ägarens intressen samt att ge styrelsen mandat att aktivt verka inom givna ramar. Styrelsen ska ha en med hänsyn till bolagets verksamhet, utvecklingsskede och förhållanden i övrigt ändamålsenlig sammansättning präglad av mångsidighet och bredd avseende ledamöternas kompetens, erfarenhet och bakgrund i övrigt. En jämn könsfördelning i styrelsen ska eftersträvas. Kommunfullmäktige kan välja mellan en styrelse med representanter för de politiska partierna och en styrelse med såväl ledamöter som representanter för de politiska partierna som ledamöter som ytterligare tillför branschkompetens eller annan fackkompetens. Styrelsens ledamöter Till skillnad från det kommunala förtroendeuppdraget, som bygger på samhällsplikt, är ledamotskapet i en bolagsstyrelse ett sysslomannauppdrag. Det innebär att ledamoten är företrädare för ägaren och att man civilrättsligt åtagit sig att fullgöra ett kommun

6(8) förvaltningsuppdrag. Styrelseledamot ska ha den kunskap om bolagets verksamhet, marknad och omvärldsförväntningar i övrigt som erfordras för att tillsammans med övriga styrelseledamöter kunna göra i förhållande till företagsledningen självständiga bedömningar av bolagets angelägenheter och konstruktivt bidra till att fullgöra styrelsens uppgifter. Styrelseledamoten ska verka för kommunens ändamål med verksamheten och bolagets bästa i enlighet med vad som kommit till uttryck i bolagsordning och ägardirektiv. Utrymme för politisk aktivitet i strid mot vad fullmäktige avsett beträffande bolagets verksamhet finns därför egentligen inte. Kommunfullmäktige är det forum där de politiska bedömningarna avgörs. Ny styrelseledamot ska genomgå en introduktionsutbildning om bolaget, dess verksamhet, organisation, marknad m.m. Styrelsen Viktiga inslag i styrningen är ett aktivt styrelsearbete och förtroende mellan ägaren och den av denne utsedda styrelsen. Styrelserna i bolagen ska upprätta en arbetsordning för sitt arbete i enlighet med Aktiebolagslagen. Här innefattas bland annat att fastställa arbetsformer för styrelsen och att utforma ett årligt program för styrelsearbetet. Styrelsen ska också upprätta skriftliga instruktioner som anger arbetsfördelningen mellan styrelse och verkställande direktör, s.k. VD-instruktion, samt lämna skriftliga instruktioner för hur rapportering till styrelsen ska ske för att styrelsen fortlöpande ska kunna bedöma bolagets ekonomiska situation. Styrelsen ska bl.a. svara för: att utveckla en strategisk agenda för bolaget som ansluter till kommunkoncernens agenda med vision och långsiktiga mål, en aktiv omvärldsbevakning och riskanalys, helhetssyn och koncernperspektiv i bedömning av alternativa beslut, initiativ till utveckling och samordning av verksamheten i bolaget och kommunkoncernen, aktiv informationsgivning till ägaren, öppen och aktiv dialog mellan ägare, styrelse och VD. Styrelsen ska i sin planering beakta kommunens tidplan för rapportering av bokslut, delårsrapport och övrig information som ska lämnas till ägaren. Arvoden och andra ersättningar till styrelsens ledamöter ska ges enligt de bestämmelser som gäller för kommunens förtroendevalda enligt beslut av kommunfullmäktige. Dessa ska redovisas i not till årsredovisningen. Arbetstagarrepresentanter Arbetstagares rätt till representation i styrelser för aktiebolag är lagreglerad. Efter ansökan kan dispens erhållas för kommunala aktiebolag där styrelsens sammansättning är beroende av politiska styrkeförhållanden. Arbetstagarföreträdarna deltar i styrelsens överläggningar men inte i besluten. kommun

7(8) 8. Revisorer I kommunala bolag utses dels auktoriserad revisor och dels lekmannarevisor. Kommunstyrelsen samordnar upphandling av auktoriserad revisor och biträde till lekmannarevisorer och lämnar bolagsstämman förslag på revisor. Lekmannarevisorn utses av kommunfullmäktige. I arbetet med granskning av bolaget äger lekmannarevisor rätt till erforderligt biträde av sakkunniga. Kostnaderna härför belastar bolaget. Kostnadsramen för biträde fastställs årligen tillsammans i överläggning mellan bolagsstyrelsen och kommunfullmäktiges presidium. Bolagets lekmannarevisorer ska granska det kommunala ändamålet, effektivitet, kvalitet och internkontroll i den utsträckning som följer av god sed för lekmannarevisorer. Det är ur ett koncernperspektiv angeläget att bolagens och kommunens revisorer kan samråda med varandra i frågor som rör bolagens angelägenheter. Arvoden till auktoriserade revisorer och suppleanter ska följa den upphandling som kommunstyrelsen gjort av revision för de kommunägda bolagen. 9. Styrprincip avseende personal Kommunens nämnder och de kommunala bolagen ska ha en gemensam personaloch lönepolitik. Bolagen ska följa kommuns personalpolitiska program i den omfattning som är tillämplig. Löner, arvoden och andra ersättningar till anställda i bolaget fastställs efter förhandlingar med berörda parter enligt de lönepolitiska riktlinjer som gäller för kommunens anställda, i den omfattning som är tillämpligt. Alla frågor som rör verkställande direktörens anställningsförhållande beslutas av styrelsen. Innan nya avtal eller beslut om större förändringar av gällande avtal fattas ska samråd ske med kommunstyrelsens arbetsutskott. Vid tillsättande av ny verkställande direktör alternativt avveckling ska samråd hållas med kommunstyrelsens arbetsutskott. 10. Samordningsdirektiv Bolagen ska, liksom nämnderna, anlägga en helhetssyn i sin verksamhet och tillämpa ett koncerntänkande 2. Bolagets verksamhet ska samordnas med kommunens övriga bolags och förvaltningars verksamhet i den mån det är rimligt. Det är viktigt att kommunen utåt visar upp en sammanhållen bild. Det åligger bolaget att fortlöpande pröva om samordning kan ske med funktion inom kommunen eller med annat bolag inom koncernen. Bolaget ska särskilt sträva efter att nå upphandlingsfördelar i samarbete med kommunen. Bolaget ska i sin verksamhet i största möjliga utsträckning använda samma administrativa och tekniska system som kommunen. Inför övergång till nytt sådant system ska samråd ske med kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige har beslutat att erbjuda samtliga ungdomar, det år de fyller 17 år, feriearbete. I första hand erbjuds feriearbete inom de kommunala 2 Med koncern avses kommuns samlade verksamhet d.v.s. kommunen och hel- och delägda bolag. kommun

verksamheterna. För att uppnå målsättningen ska bolagen i samverkan med kommunen ställa platser till förfogande. 8(8) Beredskap och säkerhet Vid en extraordinär händelse ska bolagen medverka i krisledningsnämndens arbete och ställa de resurser som behövs till förfogande. Vidare ska bolagen, i den utsträckning som de blir kallade, delta i övningar och andra förberedelser. 11. Finansverksamhet Finanspolicyn för kommuns samlade verksamhet gäller för bolagen och är ett ramverk från kommunfullmäktige i syfte att ange övergripande målsättningar, ansvarsfördelning och principer för finansverksamheten inom kommunkoncernen. Bolaget får inte lämna ut lån, pantsätta tillgångar eller ikläda sig borgensansvar utan godkännande från kommunfullmäktige. 12. Intern kontroll Bolaget ska ha en intern kontroll som möjliggör att avvikelser från vad som gäller ifråga om verksamhetsmässiga, finansiella, styrningsmässiga och andra förutsättningar för verksamheten uppmärksammas. 13. Tvister Vid kommuninterna avtal ska parterna komma överens om att en eventuell framtida tvist ska hänskjutas till kommunstyrelsen för särskilt förlikningsförfarande. Vid tvister mellan förvaltning och kommunalt bolag eller mellan de kommunala bolagen inbördes, ska parterna genom förhandlingar söka uppnå överenskommelse. Om samförstånd inte uppnås, rekommenderas parterna att utan onödigt dröjsmål hänskjuta frågan till kommunstyrelsen för särskilt förlikningsförfarande. Ovanstående gäller under förutsättning att det inte strider mot gällande EU-lag eller svensk lag. kommun