Återrapportering av verkställighet av kommunfullmäktiges

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ann-Mari Nilsson 2019-03-04 KS 2019/0120 Tel 0480-45 01 31 Kommunfullmäktige Återrapportering av verkställighet av kommunfullmäktiges beslut 2018 Förslag till beslut Kommunfullmäktige fattar inte något beslut med anledning av återrapporteringen av verkställigheten av kommunfullmäktiges beslut under 2018. Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun granskade Ernst & Young AB (EY) kommunstyrelsen och nämnderna 2017. Syftet var att bedöma om de hade en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll för att säkerställa att kommunfullmäktiges beslut verkställdes och återrapporterades. Resultatet sammanställdes i en granskningsrapport. Kommunledningskontoret tog fram ett förslag till yttrande över granskningsrapporten. Kommunstyrelsen beslutade den 3 oktober 2017 att anta yttrandet som sitt och överlämna det till revisorerna som svar på granskningsrapporten om verkställande av kommunfullmäktiges beslut. I yttrandet framgick bland annat att en årlig återrapportering skulle införas till kommunfullmäktige. Denna ska lämnas under april månad respektive år utifrån de beslut som kommunfullmäktige fattade föregående år. Härigenom säkerställs bristerna gällande återrapportering av verkställighet som EY pekar på i sin rapport. Kommunfullmäktige har därefter fått en återrapportering av verkställigheten av beslut fattade under 2015, 2016 och 2017. En genomgång av de beslut som kommunfullmäktige fattade under 2018 har nu genomförts. De beslut som särskilt granskats framgår av bilagan. Bedömningen av granskningen är att verkställigheten av fattade beslut under 2018 är god. Vid sidan om redovisningen bör nämnas att det viktigaste dokumentet för styrning av kommunal verksamhet är verksamhetsplan med budget. Verkstäl- GR Kommunledningskontoret Koncernledning Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Klicka här för att ange text. Ann- Mari.Nilsson@kalmar.se

KS 2019/0120 2 (2) ligheten av de mål och uppdrag som ges där redovisas inte nedan utan följs upp via delårsuppföljningar och årsredovisning. Ann-Mari Nilsson Verksamhetsutvecklare Bilaga Granskning av beslut fattade av kommunfullmäktige under 2018

Handläggare Datum Ann-Mari Nilsson 2019-03-04 Tel 0480-45 01 31 Granskning av beslut fattade av kommunfullmäktige under 2018 Beslutsdatum 2018-02-26 37 2018-02-26 39 Ärende och beslut Taxor för småbåtshamnar och uppläggningsplatser 2018 Kommunfullmäktige antog förslag till ny taxa för småbåtshamnar och uppläggningsplatser att gälla från och med båtsäsongen 2018 och uppläggningssäsongen 2018/2019. Motion från Carl-Henrik Sölvinger (L): Förebygg fallolyckor hos våra äldre Kommunfullmäktige besvarade motionen med att omsorgsnämnden från och med vintern 2017/2018 erbjuder gratis broddar via Träffpunkterna och Seniorlotsen. Återrapportering Taxan har ändrats och finns utlagd på www.kalmar.se bland de styrande dokumenten under rubriken Taxor och avgifter. I verksamhetsplan med internbudget 2018 har omsorgsnämnden den 14 december 2017 beslutat att satsa på att utveckla det sociala innehållet i hemtjänsten, bl.a. genom att lansera ett introduktionspaket i syfte att få fler hemtjänsttagare att besöka träffpunkterna. Erbjudandet består av en gratis lunch, gratis deltagande i valfri aktivitet på träffpunkten samt ett paket broddar. Under vintern 2017/2018 erbjuds också alla befintliga besökare på träffpunkterna ett paket broddar. Vidare kommer seniorlotsen också i samband med uppsökande Kommunledningskontoret Kalmar kommun Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx ann-mari.nilsson@kalmar.se

2 (10) 2018-02-26 40 Motion från Björn Brändewall (L), Måns Linge (M) och Christopher Dywik (KD): En bättre skola genom aktivt skolval och gemensamt kösystem Kommunfullmäktige avslog motionens förslag avseende punkt 1,4 och 5 och ansåg förslagen avseende punkt 2 och 3 som besvarade. verksamhet eller fixaruppdrag att erbjuda pensionären broddar. Förslag 2: Elever och föräldrar ska inför skolvalet ges utförlig, jämförande information om utbudet av skolor. Uppföljning: a. På kommunens hemsida (under grundskolor) finns en länk till Skolverkets jämförande verktyg vad beträffar olika skolor: Välja skola. b. Alla skolor i kommunen, oberoende av skolhuvudman, presenteras på ett likartat sätt på kommunens hemsida. c. Då förskoleklassen blivit obligatorisk inför innevarande läsår har vi utökat informationen som skickas hem till alla vårdnadshavare till barn det år de fyller sex år. I denna information framgår tydligt rätten (i mån av plats) att välja annan skola än den inom upptagningsområdet. Punkterna a och b har funnits tidigare och är inget nytt. Översynen visade att dessa delar bör anses hålla måttet. I underpunkt c är informationen nu tydlig gällande rätten till val av skola. Skolformen förskoleklass har nu blivit obligatorisk varför fler delar av denna information förändrats/förtydligats. Förslag 3: Information inför skolvalet ska erbjudas på de vanligaste språken i kommunen. Uppföljning: a. Förvaltningen har undersökt hur kommuner med mer utbyggt aktivt skolval hanterar dessa frågor, bland annat Botkyrka och Nacka. De översätter inte motsvarande in-

3 (10) 2018-03-26 57 2018-03-26 58 2018-03-26 59 2018-03-26 60 Förslag till ny organisation inför mandatperiod 2019-2022 Kommunfullmäktige beslut, se nederst i detta dokument Gemensam överförmyndarnämnd mellan Borgholms kommun, Mörbylånga kommun och Kalmar kommun Kommunfullmäktige beslutade att godkänna förslag till samverkansavtal om gemensam överförmyndarnämnd samt reglemente för gemensam överförmyndarnämnd i Borgholms kommun, Kalmar kommun och Mörbylånga kommun och att den gemensamma nämnden träder i kraft den 1 januari 2019. Respektive kommun utser två ledamöter och två ersättare. Värdkommun är Kalmar som utser ordförande. Ny grafisk profil för Kalmar kommun Kommunfullmäktige fastställde ny grafisk profil för Kalmar kommun. Kommunfullmäktige gav kommunledningskontoret i uppdrag att ansöka och registrera Kalmar kommuns vapen i enlighet med Kungörelse (1973:686) om registrering av svenska kommunala vapen. Kommundirektören medgavs rätt att göra redaktionella ändringar i den grafiska profilen. Plan för resursbortfall inom samhällsviktig verksamhet Kommunfullmäktige beslutade bland annat att anta planen för resursbortfall och att dokumentet om pandemiplanering skulle upphöra att gälla. formation till något annat språk utöver svenska. b. Inför stadiebyten i Kalmar diskuteras ofta frågan om vilken skola eleven ska börja på. Här finns även möjligheten att prata om det fria skolvalet. Alla vårdnadshavare som anmält att de har tolkbehov till utvecklingssamtalet får det och får då möjlighet att få information om eventuella skolval på sitt modersmål. Se sidorna 7-9 i detta dokument Den gemensamma nämnden trädde i kraft den 1 januari 2019 och nämnden sammanträder en gång per månad förutom i juli. Respektive kommun har utsett två ledamöter och två ersättare och Kalmar utser som värdkommun dessutom ordförande. En ansökan för uppdaterat vapen har skickats in och godkänts. Den grafiska profilen trädde i kraft den 1 januari 2019. I och med detta har bland annat brevmallar, powerpointmallar och logotypen uppdaterats. Planen för pandemiplanering har tagits bort från de styrande dokumenten på kalmar.se. Däremot hade vid granskningen inte planen för resursbortfall inom samhällsviktig verksamhet publicerats.

4 (10) 2018-04-23 79 2018-04-23 84 2018-05-28 96 2018-05-28 97 Årsredovisning och koncernredovisning för räkenskapsåret 2017 avseende Kalmar Kommunbolag AB och de majoritetsägda dotterbolagen Kommunfullmäktige beslutade att godkänna årsredovisningar och koncernredovisning och gav följande direktiv till kommunens ombud vid årsstämmorna med Kalmar Kommunbolag AB och dotterbolagen: Ombuden ska vid årsstämmorna fatta beslut i enlighet med de auktoriserade revisorernas revisionsberättelser för respektive bolag. Handlingsplan mot våldsbejakande extremism Kommunfullmäktige antog föreslagen plan med åtgärder för att förebygga och motverka våldsbejakande extremism. Strategi för jämställdhet 2018-2022 Kommunfullmäktige antog förslaget till strategi som ersätter kommunens jämställdhetsprogram. Översyn av villkor köpekontrakt Kommunfullmäktige beslutade att: Vid försäljning av mark och fastigheter för byggnation av hyresrätter ska köpekontraktet innehålla villkor om tilläggsköpeskilling, viten och sanktion i markanvisningar för att verka för att säkerställa byggnation och bevarande av hyresrätter. Vid försäljning av mark och fastigheter för byggnation ska köpekontraktet innehålla villkor om krav på kommunens skriftliga medgivande till överlåtelse till dess att köparen fullgjort sin byggnadsskyldighet i enlighet med tecknat köpekontrakt. Beslutet ska gälla från och med den 1 juni 2018 och ska inte tillämpas retroaktivt. Kommunledningskontoret får i uppdrag att uppdatera de Säkerhetssamordnaren kommer att publicera de delar av planen som inte är sekretessbelagda. Ombuden har vid årsstämmorna fattat beslut i enlighet med de auktoriserade revisorernas revisionsberättelser för respektive bolag. Arbetet enligt handlingsplanen pågår. Områdesgrupperna (skola, socialtjänst, fritid) använder en checklista för att kartlägga förekomsten/risken för våldsbejakande extremism och informationen hanteras av en samvekansgrupp bestående av polis, socialtjänst, säkerhetssamordnare, räddningstjänst och social strateg. Arbete enligt strategin pågår liksom implementeringen i alla förvaltningar. Implementering ska under året även påbörjas inom de kommunala bolagen. Vid granskningen ligger inte ändrad version publicerad på kalmar.se då det upptäckts att fler revideringar behöver göras. Kontroll har skett att den mall som används vid försäljning innehåller villkor om tilläggsköpeskilling, viten och sanktion i markanvisningar samt krav om skriftligt medgivande för överlåtelse.

5 (10) 2018-06-18 125 2018-09-24 139 2018-09-24 141 2018-10-15 161 2018-11-26 178 befintliga Riktlinjerna för reservation och försäljning av mark med ovanstående. Motion från Per Dahl (M): Hur kan vi förtroendevalda styra bättre? Kommunfullmäktige beslutade bland annat att motionen och kommunledningskontorets yttrande skulle översändas som förslag till Kommunförbundet Kalmar län. Aktualitetsprövning och framtagande av ny översiktsplan samt revidering av vindkraftsplan för Kalmar kommun Kommunfullmäktige beslutade bland annat att ge samhällsbyggnadsnämnden i uppdrag att ta fram en ny översiktsplan och revidera vindkraftsplanen. Kommunfullmäktige uttalade även att samhällsbyggnadsnämnden skulle återkomma med en tidplan där ambitionen är att översiktsplan och vindkraftsplan ska behandlas i kommunfullmäktige före utgången av år 2020. Taxa för ansökan om grävtillstånd Kommunfullmäktige beslutade att införa en avgift för ansökan om tillstånd för grävning i allmän platsmark i Kalmar kommun från och med den 1 oktober 2018. Avgiften ska vara 500 kronor för privatpersoner och 1 500 kronor för övriga. Motion från Max Troendlé (MP): Låt icke-binära omfattas av HBTQhandlingsplanen Kommunfullmäktige beslutade att uppdatera begreppslistan i hbtq-handlingsplanen. Motion från Pelle Sederkvist (M) om att ge föreningar möjlighet att sälja namnet på sin arena Kommunfullmäktige beslutade att bifalla motionen och gav kultur- och fritidsförvaltning- Motionen och yttrandet översändes inte efter beslutet. Efter denna granskning översändes handlingarna februari 2019. Arbetet med översiktsplanen har påbörjats och planutskottet har fått ett första förslag till tidplan. Tidplanen justeras just nu. Diskussioner förs om att lägga vindkraftplanen som en del av översiktsplanen. Information om den införda taxan finns på kalmar.se. Kalmar kommun har inte tidigare tagit ut avgift för grävtillstånd. Då dessa söks i förväg informerades därför först de entreprenörer som brukar söka om att taxan införts någon retroaktiv fakturering har inte skett. Från och med den 15 november 2018 tas en avgift ut av samtliga som ansöker om grävtillstånd. Begreppslistan har uppdaterats med ordet ickebinär. Utredningen har påbörjats och kommer att bli klar senast juni 2019.

6 (10) 2018-12-17 192 2018-12-17 194 en och kommunledningskontoret i uppdrag att i samverkan genomföra en utredning och samtidigt se över föreningslivets totala reklam- och sponsormöjligheter för kommunala anläggningar. Utredningen ska vara klar senast i juni 2019. Revidering av Kalmar kommuns pensionspolicy Kommunfullmäktige beslutade bland annat att medarbetare med en lön över 8,5 inkomstbasbelopp ska få möjlighet att teckna avtal om alternativ tjänstepension enligt gällande kollektivavtal KAP-KL och Kalmar kommuns pensionspolicy. Kommunfullmäktige beslutade även att teckna en kollektiv försäkringslösning för medarbetare med en lön mellan 7,5 och 8,5 inkomstbasbelopp. Utdelning ur förvaltade donationsstiftelser 2018 Kommunfullmäktige biföll förslaget till utdelning ur Dahmska stiftelsen å Stensberg och Appeltoffts donationsfond. Den kollektiva försäkringslösningen är tecknad enligt beslut. När det gäller personer med en lön över 8,5 inkomstbasbelopp har information om möjlighet att teckna avtal om alternativ tjänstepension skickats ut. Pensionsrådgivning har erbjudits och pågår för de som visat intresse. De samlade underlagen från utbetalningsfilerna har kontrollerats och stämmer överens med totala uttag från respektive fonder.

7 (10) Förslag till ny organisation inför mandatperiod 2019-2022 Kommunfullmäktige beslutade, med undantag av punkt 4 och 5b, att från och med 1 januari 2019: Beslut Inrätta en nämnd, Vatten- och miljönämnden, med 9 ledamöter och 4 ersättare. Kommunledningskontoret ska utgöra förvaltning för nämnden som ansvarar för strategiska vatten-, miljö- och klimatfrågor. Samhällsbyggnadsnämnden har dock fortsatt ansvar för myndighetsfrågor enligt miljöbalken. Under kommunstyrelsen inrätta ett nytt utskott, utskottet för integration och arbetsmarknad. Kommunstyrelsen tillförs ansvar för IT-verksamheten från servicenämnden. Återrapportering Vatten- och miljönämnden är inrättad, ledamöter och ersättare är valda och nämnden har påbörjat sitt arbete. Sammanträdesdatum liksom kallelser och protokoll finns på kalmar.se. Utskottet för integration och arbetsmarknad är inrättat, ledamöter och ersättare är valda och nämnden har påbörjat sitt arbete. Sammanträdesdatum liksom kallelser och protokoll finns på kalmar.se. IT-verksamheten har förts över till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen tillförs ansvar för att samordna kommunens upphandlingar av varor och tjänster från servicenämnden. Beslutet gäller från 1 april 2018. Kommunstyrelsen ges rätt att fatta följande beslut som rör andra nämnders verksamhet i enlighet med 6 kap 8 kommunallagen: a) Av ekonomiska skäl besluta om stopp för inköp och anställningar. b) Besluta om anställning av dataskyddsombud för samtliga nämnder. Beslutet gäller från 1 april 2018. Kommunstyrelsen ges rätt att besluta om strategiska IT-frågor och styrande dokument som rör andra nämnders verksamhet. Fokus ska vara digitalisering av verksamheten som t.ex. e-tjänster, verksamhetsutveckling och säkerhet, men besluten kan även röra övrig IT-verksamhet. Barn- och ungdomsnämnden och dess förvaltning byter namn till utbildningsnämnden respektive utbildningsförvaltningen. Upphandlingsverksamheten har förts över till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens reglemente har kompletterats med rätten att fatta dessa beslut. Sedan kommunfullmäktiges beslut har kommunstyrelsen 2018-12-04 antagit en digital strategi för Kalmar kommun. Namnbytet har genomförts och mallar m.m. har uppdaterats. Det nya namnets genomslag kommer i olika system och sammanhang under hela våren och arbetet beräknas vara helt klart till sommaren 2019.

8 (10) Samhällsbyggnadsnämnden ska säkerställa servicenämndens behov av landskapsarkitekt och projektör/ projektledare. Utomhusvaktmästarorganisationen på idrottsanläggningar överförs från servicenämnden till kultur- och fritidsnämnden. Samtliga nämnder får i uppdrag att se över sina delegationsordningar med syfte att ta fram förslag för att öka det politiska inslaget i beslutsprocessen. Förslaget ska överlämnas till tillträdande nämnd som beslutar för mandatperioden 2019-2022. Kommunledningskontoret får i uppdrag att samordna arbetet. Arvodet för ordförande och vice ordförande i Kalmar Hamn AB och Kalmar Science Park AB ska ha lika ersättning som övriga majoritetsägda kommunala bolag enligt arvodesreglerna. Arvodet för ordförande och vice ordförande i vatten- och miljönämnden samt utskottet för arbetsmarknad och integration ska, i likhet med planutskottet, ha en ersättningsgrad om 30 procent till ordförande respektive 20 procent till vice ordförande. Förtroendevalda med minst 40 procent arvodering ska få ekonomiska och andra förmåner som till stor del svarar mot de löne- och anställnings-villkor som gäller för övriga anställda i kommunen, enligt 4 kap 18 kommunallagen. Kommunstyrelsen ges rätt att utse ersättare för förtroendevald med mer än 40 procent årsarvodering vid längre tids sjukdom, föräldralediget, m.m. Rätten gäller inte förtroendevalds plats i kommunfullmäktige som utses av länsstyrelsen. Näringslivsrådet ska årligen lämna en rapport till kommunstyrelsen och minnesanteckningar från mötena publiceras på kalmar.se. Politiskt deltagande kommer att finnas från och med mandatperioden 2019-2022. Kommunen ska under mandatperioden anställa politiska sekreterare motsvarande 6,0 tjänster på samma sätt som innevarande mandatperiod. Under 2018 har samhällsbyggnadskontoret vid uppkommet behov tillhandahållit serviceförvaltningen resurser i form av landskapsarkitekt och projektör/projektledare. Överföringen är genomförd och utomhusvaktmästarna ingår i enheten anläggningar och service på kultur- och fritidsförvaltningen. Kommunledningskontoret har samordnat arbetet enligt beslut. Ändringen är införd i arvodesreglementet. Ändringen är införd i arvodesreglementet. Ändringen är införd i arvodesreglementet. Information om och minnesanteckningar från rådets möten ligger på kalmar.se. Rådets första möte genomfördes 190206 och nästa möte är planerat till 190523. Johan Persson och Christina Fosnes deltar under mötena. En rapport kommer att lämnas till kommunstyrelsen under november 2019. Beslutet är verkställt utifrån valresultatet 2018.

9 (10) Det totala beloppet för partistöd skall motsvara antal mandat i fullmäktige multiplicerat med 100 procent av det prisbasbelopp enligt socialförsäkringsbalken som gällde två år före bidragsåret. Av det totala beloppet ska 20 procent fördelas som ett grundstöd till samtliga partier i fullmäktige, övrigt partistöd fördelas utifrån antalet mandat i fullmäktige. Inte göra någon utredning om att lägga ut hela eller delar av IT-avdelningens ansvarsområden inom kommunkoncernen på entreprenad. En ny översyn av organisationen ska göras inför mandatperioden 2023-2026. Kommunledningskontoret får i uppdrag att göra nödvändiga förändringar i berörda nämnders reglementen samt övriga styrande dokument utifrån ovanstående beslut samt förtydliga ansvaret för demokrati- och landsbygdsutveckling. Reglerna för kommunalt partistöd är uppdaterade och gäller från och med 2019. Beslutet har efterföljts och någon utredning har därför inte påbörjats. Uppföljning av detta beslut sker längre fram. Reglementena har uppdaterats och kommunfullmäktige fastställde dessa vid sitt sammanträde 2018-12-17. Någon ändring av ansvaret för demokrati- och landsbygdsutveckling ansågs inte nödvändig. Det övergripande ansvaret ligger på kommunstyrelsen och Södermöre kommundelsförvaltning har ansvar inom sitt geografiska område. Detta framkom i beslutsunderlaget inför kommunfullmäktiges fastställande av reglementena.

Kommunledningskontoret Kalmar kommun Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx ann-mari.nilsson@kalmar.se