Sida 1 av 12 Årsredovisning för 802012-9931 Räkenskapsåret 2011-01-01 -- 2011-12-31 Innehåll Sida - verksamhetsberättelse 2 - resultaträkning 6 - balansräkning 7 - tilläggsupplysningar 9 - noter 10 - underskrifter 12
Sida 2 av 12 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Styrelsen för får härmed avge årsredovisning för verksamhetsåret 2011 Allmänt om verksamheten 1. Styrelsens sammansättning Ordförande: Katarina Ekelöf PostNord AB Viceordförande: Anna Cederlöf BRA arkiv Sekreterare: Bodil Jansson SCB Kassör: Katarina Fredlund Regeringskansliet Övriga Ledamöter Anna Andersson Jennie Carlstedt Viveka Carlsson Lena Elfving Nixon Peter Nilsson Thorleif Persson Pernilla Stafstedt Peter Wattman CSN Trafikverket Arbetsförmedlingen SKL Naturvårdsverket Rikskonserter Migrationsverket Stockholms Stadsarkiv 2. Övriga funktionärer Revisorer: Malena Appell Trafikverket Pernilla Rosengren SKB Revisorssuppleanter Dan Ekdahl RPS Jim Löfgren TAM-arkiv Valberedning: Lars-Erik Hansen TAM-Arkiv Mattias Hammarlund Transportstyrelsen Patrik Wallin Uppsala Universitet 3. Organisation Sammanträden Styrelsen har under året hållit sex protokollförda sammanträden. Planeringsdagarna genomfördes på Postmuseum i Stockholm. Medlemmar Föreningen hade 598 medlemmar i december 2011, varav 3 hedersmedlemmar och 29 studentmedlemmar. Medlemsantalet har minskat med 34 personer sedan 2010. Kanslifunktionen Föreningshuset har ansvarat för föreningens kanslifunktion, medlemsfrågor, medlemsregister, utskick och anmälningar till våra konferenser, avisering av medlemsavgifter m.m.
Sida 3 av 12 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Hemsidan har under 2011 etablerat en ny webbplats www.arkivradet.se Webbplatsen förvaltas av Föreningshuset och styrelsens webbgrupp. Peter Nilsson och Jennie Carlstedt, är redaktörer för webbplatsen som innehåller nya funktioner för bokningssystem, medlemssidor och kopplingar till föreningens medlemsregister. 4. Verksamheten Årsmöte Årsmötet 2011 hölls den 16 maj hos Rikskonserter i Stockholm. Det inleddes med mingel och stråkkvartett och avslutades med studiebesök på Dramatens arkiv under ledning av Dag Kronlund, chef för Dramatens arkiv och bibliotek. Konferens Under 2011 har arrangerat en tvådagarskonferens om Stra-tegisk informationshantering som hölls i Stockholm den 26-27 oktober. Vi upprepade konceptet med en sammanslagen konferens med två spår. Det tota-la betyget på konferensen blev 4,1 (enligt en skala på 1-5) och antalet deltagare var 115. Konferensen belyste flera intressanta ämnen och innehöll följande anföranden: History Marketing - vad innebär det?, Eva Ersson Åbom Informationsförvaltning hur hållbar är den egentligen?, Marie Morner Jansson Kan man göra arkitektur av verksamhet? Eller verksamhet av arkitektur?, Christer Nellbom Studiebesök på Nationalmuseums forskningsavdelning och bibliotek. Hur arbetar vi med den nya verksamhetsbaserade arkivredovisningen?, Marie Hegge, Daniel Höffkert och Mikael Dahlin. Informationsarkitektur och informationsmodeller, Malena Appell Big buckets en fråga om storlek?, Martin Olsson Arkivlänet Västernorrland, Kenneth Hänström Vad är centrum för digital informationsförvaltning?, Göran Samuelsson earkiveringsprocessen från behov till lösning, Katalin Sztojka. Vägen fram till ett generellt gallringsbeslut, Katharina Prager Ett lag, en vilja, ett mål en dokumentationsenhet under förändring, Pia Leminen och Sofia Coyne Gallring och bevarande i dynamiska databaser - Vilka är utmaningarna teoretiskt och praktiskt?, Eva Toller Gallring i IT-system, Magnus Wåhlberg ISO 30300-serien Ledningssystem för verksamhetsinformation, Elisabeth Klett Skatteverkets modell för gallring från författningar till maskinkod, Niklas Noreé Varför standarder och för vem?, Torbjörn Cederholm Presentation av Internationell arkivdeklaration, Sara Lems Naeslund Journalisternas perspektiv på information och informationsinhämtning, Samuel Inghammar och Per Hagström Och plötsligt börjar fordonsgrabbarna med keps och snus under läppen att brinna!..., Eva Tegnhed och Jim Hedlund Vad händer när utvecklingen av e-arkivet är klart?, Kristina Ryberg Konferensen erbjöd även mingel, middag och ArkivQuiz. Moderator vid konferensen var stadsarkivarie Lennart Ploom och föreningens vice ordförande Anna Cederlöf. Styrelsen vill framföra ett varmt tack till alla deltagare och föredragshållare.
Sida 4 av 12 VERKSAMHETSBERÄTTELSE Samarbeten I samarbete med Ability Partner har medverkat i konferensen Dokumenthantering och arkiv i e-förvaltningen 2-3 februari. Under året har AAS medverkat i SASS Svenska Arkiv i Samverkan för Synlighet som bland annat arrangerar Arkivens dag, Arkivpedagogiskt forum och Arkivveckan. Tillsammans med SIS har föreningen även tagit initiativ till en startgrupp för att skapa ett samarbetsforum för standardisering inom området Forum iförvaltning. Under året inleddes en dialog mellan styrelserna för och Svenska Arkivsamfundet om ökat samarbete. 5. Aktiebolaget Arkiv & Dokument i Sverige AB Enligt rekommendation från revisorerna har bolaget som under flera år varit vilande och saknat verksamhet slutligen avvecklats i december 2011. 6. Föreningen Svensk Arkivtidskrift Föreningen Svensk Arkivtidskrift ger ut tidningen Tema Arkiv som under året bytt namn till Arkiv. Medlemmar i föreningen är, Föreningen arkivverksamma inom landsting och kommuner (FALK), Folkrörelsernas Arkivförbund (FA), Näringslivets Arkivråd (NLA) och Näringslivens arkivförbund (NAF). representant i Föreningen Svensk Arkivtidskrifts styrelse var under 2011 Anna Cederlöf, BRA arkiv. hade en redaktör i Tidskriften Arkiv 2011: Jim Löfgren, Tam Arkiv Tidskriften Arkiv har under året kommit ut med fyra nummer, varvid AAS skrev ledaren i nummer 2. Under året firade tidskriften 20-årsjubileum och i samband med detta fick den förutom ett nytt namn även ett nytt formspråk vilket tagits fram tillsammans med publicistbyrån Åkesson & Curry. 7. Leif Paulsens Stipendifond Under 2011 behandlade styrelsen 2 ansökningar. 8. Övriga aktiviteter inledde arbetet med diskussioner om det förestående jubileet 2012 då Arkivrådet fyller trettio år. Vidare har deltagit i ordförandeträffar med ordföranden i Sveriges 6 arkivföreningar och samarbetsorganet SASS (Svenska arkiv i samverkan för Synlighet).
Sida 5 av 12 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 9. Ekonomi Styrelsen hänvisar vidare till separat ekonomisk översikt senare i årsredovisningen. Ekonomisk översikt 2011 2010 2009 Nettoomsättning, kkr 577 605 587 Resultat efter finansiella poster 114 94-150 Rörelsemarginal, % neg 8,2% neg Avkastning på eget kapital 9,1% 7,2% neg Balansomslutning 1 611 1 508 1 600 Soliditet, (%) 74,3% 75,5% 66,0% (Nyckeltalsdefinitioner framgår av tilläggsupplysningarna.) Förslag till vinstdisposition Styrelsen föreslår att till föreningsstämmans förfogande stående vinstmedel: Balanserat resultat 1 087 707 Årets resultat 108 780 Summa 1 196 487 Disponeras enligt följande: Avsättning till Leif Paulsens stipendiefond 108 780 Till nästa år balanseras 1 087 707 Summa 1 196 487 LEIF PAULSENS STIPENDIEFOND Avsatt vid årets ingång 316 459 Utdelade stipendier 0 Resultat av investeringar 0 Överfört från AAS 50 000 Utgående saldo vid årets utgång 366 459 Beträffande resultatet av föreningens verksamhet under räkenskapsåret och dess ekonomiska ställning vid årets utgång hänvisas i övrigt till nedan intagna resultat- och balansräkningar med kommentarer och noter. Om inte särskilt annat anges, redovisas alla belopp i kronor.
Sida 6 av 12 RESULTATRÄKNINGAR för räkenskapsåret 01 januari -- 31 december Not 2011 2010 Nettoomsättning 1 576 694 604 535 Rörelsens intäkter 576 694 604 535 Rörelsens kostnader Direkta kostnader -3 625-11 979 Övriga externa kostnader -578 292-523 184 Personalkostnader 0 0 Övriga rörelsekostnader 0-19 977 Summa rörelsens kostnader -581 917-555 140 Rörelseresultat -5 223 49 395 Resultat från finansiella investeringar Resultat från övriga finansiella anläggningstillgån 2 118 540 43 896 Övriga ränteintäkter och liknande resultatposter 1 140 230 Räntekostnader och liknande resultatposter -26 0 Resultat efter finansiella poster 114 431 93 520 Årets skattekostnad -5 651-11 603 ÅRETS RESULTAT 108 780 81 917
Sida 7 av 12 BALANSRÄKNINGAR Kr Not 2011-12-31 2010-12-31 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Inventarier, verktyg och installationer 3 0 0 Summa materiella anläggningstillgångar 0 0 Finansiella anläggningstillgångar Andelar i koncernföretag 0 0 Andra långfristiga värdepappersinnehav 4 905 488 888 249 Summa finansiella anläggningstillgångar 905 488 888 249 Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar 9 500 9 100 Fordringar hos koncernföretag 0 28 171 Övriga fordringar 74 435 11 070 Summa kortfristiga fordringar 83 935 48 341 Kassa och bank 621 170 570 971 SUMMA TILLGÅNGAR 1 610 593 1 507 560
Sida 8 av 12 BALANSRÄKNINGAR Kr Not 2011-12-31 2010-12-31 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital 5 Fritt eget kapital Balanserat resultat 1 087 707 1 055 791 Årets resultat 108 780 81 917 Summa fritt eget kapital 1 196 487 1 137 707 Summa Eget kapital 1 196 487 1 137 707 Avsättningar Avsatt till stipendier 366 459 316 459 Summa avsättningar 366 459 316 459 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 22 867 15 100 Aktuella skatteskulder 17 280 30 644 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 7 500 7 650 Summa kortfristiga skulder 47 647 53 394 Summa kortfristiga skulder 47 647 53 394 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 1 610 593 1 507 560 Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser 2011-12-31 2010-12-31 Ställda säkerheter Inga Inga Ansvarsförbindelser Inga Inga
Sida 9 av 12 TILLÄGGSUPPLYSNINGAR REDOVISNINGSPRINCIPER OCH BOKSLUTSKOMMENTARER Årsredovisningen har upprättats i enlighet med Årsredovisningslagen. Redovisningen har skett enligt Bokföringsnämndens Allmänna Råd och god redovisningssed i Sverige. Redovisningsprinciperna är oförändrade jämfört med föregående år, om inte annat anges nedan. KONCERNFÖRHÅLLANDEN Under året har föreningen likviderat dotterbolaget Arkiv och Dokument i Sverige AB, 556537-9277. Efter likvidieringen ingår föreningen inte längre i någon koncern. VÄRDERINGSPRINCIPER Tillgångar och skulder har värderats till anskaffningsvärdet om inget annat anges nedan. Materiella och immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar upptas till nettovärdet av anskaffningskostnad och ackumulerade planenliga avskrivningar, korrigerat för eventuella upp- eller nedskrivningar. Avskrivningar enlig plan baseras på ursprungliga anskaffningsvärden minskat med beräknat restvärde och avskrivning sker över tillgångens beräknade nyttjandeperiod. Nedskrivning sker vid bestående värdenedgång. Följande avskrivningsprocent har tillämpats. Anläggningstillgångar % per år Materiella anläggningstillgångar - Inventarier 20 Fordringar Fordringar har efter individuell värdering upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. NYCKELTALSDEFINITIONER Nettoomsättning: Föreningens huvudintäkter, fakturerade kostnader, sidointäkter samt intäktskorrigeringar Resultat efter finansiella poster Resultat efter finansiella intäkter och kostnader, men före extraordinära intäkter och kostnader Rörelsemarginal Rörelseresultat i förhållande till omsättningen Avkastning på eget kapital Resultat efter finansiella poster i procent av genomsnittligt justerat eget kapital Balansomslutning: Företagets samlade tillgångar Soliditet: Justerat eget kapital i procent av balansomslutningen
Sida 10 av 12 NOTER Kr Not 1. Nettoomsättning 2011 2010 Medlemsavgifter 187 600 123 990 Arrangemang 337 534 477 465 Övriga intäkter 51 560 3 080 Summa 576 694 604 535 Not 2. Resultat från övriga finansiella anläggningstillgångar 2011-12-31 2010-12-31 Erhållen utdelning aktier 20 360 43 896 Realisationsresultat vid försäljningar 98 181 0 118 540 43 896 Not 3. Inventarier, verktyg och installationer 2011-12-31 2010-12-31 Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 71 036 71 036 Årets anskaffning 0 0 Årets försäljningar och utrangeringar 0 0 Utgående anskaffningsvärde 71 036 71 036 Ackumulerade avskrivningar Vid årets början -71 036-71 036 Årets försäljningar och utrangeringar 0 0 Årets avskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningar -71 036-71 036 Redovisat värde vid årets slut 0 0
Sida 11 av 12 NOTER Kr Not 4. Andra långfristiga värdepappersinnehav 2011-12-31 2010-12-31 Noterade aktier Ingående anskaffningsvärde 43 290 43 290 Inköp 0 0 Försäljningar 0 0 Summa anskaffningsvärde 43 290 43 290 Bokfört värde 43 290 43 290 Marknadsvärde 68 616 85 932 Noterade fonder Ingående anskaffningsvärde 844 958 824 185 Inköp 0 0 Reinvesterade utdelningar 17 240 40 750 Försäljningar 0-19 977 Summa anskaffningsvärde 862 198 844 958 Bokfört värde 862 198 844 958 Marknadsvärde 901 529 832 104 Totalt bokfört värde 905 488 888 248 Total marknadsvärde 970 145 918 036
Sida 12 av 12 NOTER Kr Not 5. Eget kapital 2011-12-31 2010-12-31 Vid årets början 1 137 707 1 055 791 Avsättningar -50 000 0 Årets resultat 108 780 81 917 Vid årets slut 1 196 487 1 137 707 Stockholm den Katarina Ekelöf Anna Cederlöf Anna Andersson Styrelseordförande Viveka Carlsson Jennie Carlstedt Katarina Fredlund Bodil Jansson Peter Nilsson Lena Elfvin Nixon Thorleif Persson Pernilla Stafstedt Peter Wattman Vår revisionsberättelse har avgivits den Malena Appell Förtroendevald revisor Pernilla Rosengren Förtroendevald revisor