1/5 Datum Handläggare 2015-10-26 Anne-Marie Ögren ESV-dnr 4.1-450/2015 Metod för genomförande av ekonomiadministrativ värdering avseende 2015 Vad är ekonomiadministrativ värdering och vad är ett ekonomiadministrativt värde? Ekonomiadministrativ värdering (EA-värdering) är arbetet 1 med att fastställa ekonomiadministrativa värden (EA-värden) för hur väl myndigheterna följer ekonomiadministrativa bestämmelser 2 (bestämmelser). Enligt regeringsbeslut Fi2003/5922 (2004-01-29) ska ESV årligen fastställa varje myndighets EA-värde. EA-värdet ska vara tvåställigt och bestå av ett koncernvärde och ett myndighetsvärde. Koncernvärdet ska i huvudsak vara ett uttryck för förhållandet mellan regeringen och myndigheten medan myndighetsvärdet i stort ska vara ett uttryck för myndighetens säkerhet och precision i hantering av tillgångar och skulder och redovisning av intäkter och kostnader. EA-värdet mäter tillämpningen av bestämmelser som en händelse eller ett förhållande. I fråga om myndighetsvärdesfrågorna avses förhållanden under innevarande år, mätåret, medan för koncernvärdesfrågorna avses en händelse eller ett förhållande under föregående år. Det framgår av respektive bestämmelse som mäts om det avser ett förhållande som råder eller om det avser en händelse som inträffat. Under 2014 påbörjades en översyn med syftet att utveckla EA-värderingen och göra den mer användbar och effektiv. Utvecklingsarbetet har nu resulterat i ett delvis nytt upplägg av genomförandet av den årliga EA-värderingen. EAvärderingen kommer att genomföras under två olika perioder, myndighetsvärdesfrågorna under november till december 2015 och koncernvärdesfrågorna under mars-april 2016. Se vidare under kommande rubriker hur den ekonomadministrativa värderingen genomförs. EA-värdet anges med A, B eller C för respektive koncernvärde och myndighetsvärde. EA-värdet AA innebär att myndigheten uppfyller reglerna eller uppfyller dem med mycket få avvikelser. Övriga EA-värden med B och C innebär 1 Uppgiften framgår av 3 6 och 27 6 förordningen (2010:1764) med instruktion för Ekonomistyrningsverket samt regeringsbeslutet (Fi2003/5922) Ekonomiadministrativ värdering av statliga myndigheter. 2 Ett urval av ekonomiadministrativa bestämmelser presenteras i Ekonomistyrningsverkets årlig publikation om Ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet.
2/5 fler avvikelser och ett EA-värde med C innebär även att informera regeringen om de förhållanden som ger det låga värdet. Hur genomförs den ekonomiadministrativa värderingen? EA-värderingen genomförs dels med en självdeklaration från de myndigheter som ska bli EA-värderade dels med en extern bedömning från myndigheter som har särskilt ansvar inom ett visst område. 2015 års EA-värdering kommer att genomföras under två olika tidsperioder. Myndighetsvärdesfrågorna, som besvaras genom en självdeklaration, genomförs under tiden 10 november till 10 december 2015. Tid för omprövning av svaren på myndighetsvärdesfrågorna kan göras fram till den 20 december 2015. Därefter är myndighetsvärdesdelen av EA-värderingen för 2015 genomförd. Under mars 2016 genomförs den externa bedömningen genom att ESV med flera besvarar de koncernvärdesfrågor som avser inrapportering och årsredovisning för år 2015. Tid för omprövning av svaren på koncernvärdesfrågorna är under mars/april 2016. I slutet av april beslutar ESV om myndigheternas slutliga tvåställiga EA-värde för 2015 och ESV lämnar den årliga rapporten om EA-värderingen till regeringen. Självdeklarationen och den externa bedömningen består av frågor som besvaras med Ja om bestämmelserna är uppfyllda och med Nej om bestämmelserna i något avseende inte är uppfyllda. När bestämmelserna inte är tillämpliga för myndigheten är svaret Et. Det kan förekomma om: myndigheten har undantag från reglerna eller om informationen omfattas av sekretess eller den företeelse som frågan mäter antingen saknas eller förekommer i mycket begränsad omfattning Vad gäller för att informationen till EA-värdet är tillförlitlig och rättvisande? Myndigheterna som får ett fastställt EA-värde är ansvariga för att den information som de lämnar till EA-värdet är tillförlitlig och rättvisande. Det är den myndighet som EA-värderas som har fullt ansvar för de svar som lämnas. Detta gäller oavsett vem som utför de ekonomiadministrativa tjänsterna. För vissa frågor till myndighetsvärdet ska myndigheterna kunna visa spårbarhet som verifierar svaret genom att ange ett diarienummer. Detta framgår av respektive fråga.
3/5 Om ESV gör en annan bedömning av svaret än myndigheten kan ESV ändra svaret. Myndigheten har därefter möjlighet att begära omprövning av ESV:s ändrade svar. Myndigheten kan även begära omprövning av svaren på koncernvärdesfrågorna. Myndigheten lämnar då den ytterligare information som myndigheten anser motiverar ett annat svar. Därefter gör ESV en slutlig bedömning och fastställer myndighetens tvåställiga EA-värde. Vilka myndigheter omfattas och vilka är undantagna? EA-värderingen omfattar myndigheter under regeringen som är anslutna till den statliga redovisningsorganisationen. Myndigheter under regeringen som inte är anslutna (till exempel de allmänna pensionsfonderna, kommittéer, utredningar och vissa nämnder) omfattas inte. Myndigheter under riksdagen och andra organ som inte lyder under regeringen men är anslutna till den statliga redovisningsorganisationen omfattas inte heller. ESV beslutar årligen om vilka myndigheter som undantas från EA-värderingen. En myndighet kan även på egen begäran ansöka om undantag om den anser att något av nedanstående kriterier är uppfyllt och ESV inte undantagit myndigheten från EA-värderingen i sitt beslut. En myndighet kan vara undantagen om den: har upphört men fortfarande är ansluten till den statliga redovisningsorganisationen. är bildad för att avveckla en myndighet (så kallade avvecklingsmyndigheter). är ansluten till den statliga redovisningsorganisationen utan att ha startat sin verksamhet det år EA-värderingen avser. har mindre än 12 miljoner kronor i verksamhetsomsättning och mindre än 150 miljoner kronor i total omsättning. Vid bedömningen tas hänsyn till myndighetens omsättning under föregående och innevarande år. Vid bedömningen gäller att omsättningen för båda åren ska understiga omsättningsgränserna. är bildad under året (efter 1 januari) och inte har haft verksamhet under hela året. under året har genomgått en större ombildning på grund av regeringsbeslut, till exempel byte av verksamhetsort, verksamhetsövergång eller ändrad uppgift som omfattar i allt väsentligt hela verksamheten. saknar många företeelser eller har så många undantag från det ekonomiadministrativa regelverket som mäts i EA-värderingen att myndighetens EA-värde skulle bli missvisande.
4/5 ska upphöra enligt beslut, eller förslag om att myndigheten ska upphöra finns i budgetpropositionen. Hur och var besvaras myndighetsvärdesfrågorna och koncernvärdesfrågorna? Kommunikation med myndigheterna som EA-värderas sker via informationssystemet Hermes, i den delen som avser EA-värdering. Myndigheterna besvarar myndighetsvärdesfrågorna, hämtar rapporter och begär omprövning i Hermes. ESV med flera myndigheter besvarar koncernvärdesfrågorna utifrån givna kriterier i Hermes. Hur bestäms det ekonomiadministrativa värdet? Innan de slutliga svaren för myndighetsdelen respektive för koncernvärdesdelen fastställs för myndigheten kan myndigheten begära att ESV omprövar svaret för en viss fråga. Myndigheten lämnar då den ytterligare informationen som myndigheten anser motiverar ett annat svar i Hermes. Utifrån denna information görs en slutlig bedömning av frågan. Hela omprövningsprocessen sker direkt i Hermes och när den processen är klar fastställer ESV myndigheternas svar. Notera att det för EAvärderingen för 2015 kommer att finnas två omprövningsprocesser. Dels en i december 2015 som avser myndighetsvärdesfrågorna och dels en i mars/april 2016 avseende koncernvärdesfrågorna. EA-värdet är tvåställigt, varav första positionen avser koncernvärdet och den andra positionen avser myndighetsvärdet. Värdena som fastställs för varje position är A, B eller C. EA-värdet bestäms av hur många av de bestämmelser som gäller för myndigheten som myndigheten följer. Alla frågor och delfrågor är lika mycket värda. Poängen beräknas på olika sätt för koncernvärdesfrågorna respektive myndighetsvärdesfrågorna. För koncernvärdesfrågorna gäller att ESV med flera besvarar frågorna med antingen ja, delvis, nej eller et (ej tillämplig). Svaret ja ger två poäng, svaret delvis ger en poäng och svaret nej ger noll poäng. För myndighetsvärdesfrågorna gäller att varje myndighetsfråga består av en eller flera delfrågor. För svaret ja på hela frågan ska alla delfrågorna (som gäller för myndigheten, alltså inte et) vara besvarade med ja och frågan ger då två poäng. Om minst 50 procent av delfrågorna (som gäller för myndigheten) är besvarade med ja så ges svaret delvis och hela frågan ger då en poäng. Om mer än 50 procent av frågorna som gäller för myndigheten är besvarade med nej så ger hela frågan noll poäng.
5/5 För både myndighetsvärde och koncernvärde tillämpas samma poänggränser vid fastställande av EA-värdet. Värdet bestäms utifrån missade poäng, och poängen bedöms enligt följande. För koncernvärde A får myndigheten missa högst en poäng. För koncernvärde B får myndigheten missa högst fyra poäng. Mer än fyra missade poäng ger koncernvärde C. Gränsen för myndighetsvärdet bestäms till samma gränser som för koncernvärdet vilket betyder att ett missat poäng ger myndighetsvärde A, högst fyra missade poäng ger myndighetsvärde B och mer än fyra missade poäng ger myndighetsvärde C. När genomförs den ekonomiadministrativa värderingen? Följande tidsplan gäller för processen att fastställa ekonomiadministrativa värden avseende 2015: 26 oktober 2015 Metod för EA-värdering, myndigheter som omfattas och är undantagna från EA-värdering och myndighetsvärdesfrågorna till EA-värdet fastställs 30 november 2015 Sista dag för att begära särskilt undantag från EA-värderingen 10 november 10 december 2015 Myndighetsvärdesfrågor besvaras i Hermes 10 november 20 december 2015 Begära omprövning av ESVs bedömning i Hermes 9 mars 23 mars 2016 Koncernvärdesfrågor besvaras i Hermes 24 mars 4 april 2016 Möjlighet att begära omprövning av ESVs bedömning i Hermes 5 april 22 april 2016 ESVs arbete med att fastställa de slutliga EA-värdena och fastställa slutrapporten Behörighet till Hermes och EA-värdering begär myndigheten via Behörighetsblankett för myndigheter som finns tillgänglig på www.esv.se under Verktyg och Stöd, Hermes. Du kan posta, faxa eller scanna och mejla in blanketten till Hermessupporten, kontaktuppgifter framgår av blanketten.
1/12 Datum Handläggare 2015-10-26 Anne-Marie Ögren ESV-dnr 4.1-450/2015 Myndighetsvärdesfrågor i ekonomiadministrativ värdering avseende 2015 1 Finansiella befogenheter Fråga M1 Hantering av anslag Myndigheter som inte disponerar anslag svarar Et. 1. Har myndigheten kontrollerat att uppgifterna i statsredovisningssystemet om tilldelade medel (inklusive omdisponeringar) och indragningar är riktiga för samtliga anslag (anslagsposter och delposter) som myndigheten disponerar? 2. Har myndigheten fortlöpande under året följt upp och prognostiserat anslagsutnyttjandet för samtliga anslag (anslagsposter och delposter) som myndigheten disponerar? 3. Har myndigheten informerat regeringen och föreslagit åtgärder om det finns risk för att ett tilldelat belopp, inklusive en beviljad anslagskredit, kommer att visa sig otillräckligt för något av de anslag (anslagsposter och delposter) som myndigheten disponerar? (Vid svar Ja krävs att diarienummer (dnr) anges). 1. 21 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets förskrifter och allmänna råd. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. 2. 9 anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. Myndigheter som endast har anslag enligt högskolemodellen svarar Et. 3. 9 anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. Myndigheter som bedömt att det inte funnits någon risk för anslagsöverskridanden svarar Et.
2/12 Fråga M2 Utbetalning av inomstatliga bidrag från anslag Myndigheter som inte betalar bidrag från ett anslag till en annan statlig myndighet svarar Et. 1. Har myndigheten för samtliga utbetalda inomstatliga bidrag från anslag under perioden betalat ut bidraget i nära anslutning till att bidraget ska användas av mottagaren eller framgår utbetalningstidpunkten av lag, förordning eller annat beslut av regeringen? 1. 11 Anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. Fråga M3 Hantering av avgifter 1. Finns det bemyndigande för samtliga avgifter som myndigheter tagit ut för varor och tjänster? 1. 3 och 4 avgiftsförordningen (1992:191) inklusive Ekonomistyrningsverket föreskrifter och allmänna råd. Avgifter får tas ut i enlighet med 4 avgiftsförordningen (1992:191) enligt ett generellt bemyndigande. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. Fråga M4 Hantering av lån och räntekontokredit 1. Har myndigheten lämnat en begäran om höjd låneram till regeringen om myndigheten förutser att en tilldelad låneram inte kommer att räcka under innevarande år? (Vid svar Ja krävs att diarienummer (dnr) anges). 2. Har myndigheten lämnat en begäran om höjd räntekontokredit till regeringen om myndigheten förutser att en tilldelad räntekontokredit inte kommer att räcka under innevarande år? (Vid svar Ja krävs att diarienummer (dnr) anges).
3/12 1. 2 kap 1 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. Myndigheter som förutser att tilldelad låneram kommer att räcka svarar Et. 2. 3 kap 2 kapitalförsörjningsförordningen (2011:210) inklusive Ekonomistyrningsverkets allmänna råd. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. Myndigheter som förutser att tilldelad räntekontokredit kommer att räcka svarar Et. Fråga M5 Hantering av beställningsbemyndigande Myndigheter som inte disponerar anslag med tillhörande bemyndiganderam svarar Et. 1. Har myndigheten rutiner för att säkerställa att samtliga tilldelade bemyndiganden endast används för det ändamål bemyndigandet avser och i enlighet med gällande villkor och bestämmelser? 2. Har myndigheten löpande fört noteringar om samtliga åtaganden som har gjorts med stöd av tilldelat beställningsbemyndigande? 1. 17 anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. 2. 18 anslagsförordningen (2011:223) inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. 2 Redovisning Fråga M6 Redovisning av anläggningstillgångar 1. Har myndigheten rutiner för att säkerställa en tillförlitlig redovisning av materiella och/eller finansiella anläggningstillgångar i enlighet med gällande regelverk? 2. Har myndigheten tagit fram interna riktlinjer för hur reglerna om hur tillgångar med kortare livslängd (ett till tre år) ska tillämpas? (Vid svar Ja ska diarienummer (dnr) anges).
4/12 3. Har myndigheten som immateriell anläggningstillgång enbart tagit upp utgifter för utveckling som är av väsentligt värde för myndighetens verksamhet om samtliga förhållanden enligt regelverket föreligger? 1. 5 kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Se även handledning Materiella anläggningstillgångar ESV 2009:32 samt kompletterande fil tillgänglig via www.esv.se. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. Myndigheter som inte har tillgångar som är avsedda för stadigvarande bruk svarar Et. 2. 5 kap 1 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag inklusive Ekonomistyrningsverkets allmänna råd. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. Myndigheter som inte har tillgångar som är avsedda för stadigvarande bruk svarar Et. 3. 5 kap 2 förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Se även handledning Immateriella anläggningstillgångar ESV 2002:3. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. Myndigheter som inte har utgifter för utveckling som är av väsentligt värde för myndighetens verksamhet och samtliga förhållanden föreligger svarar Et. Fråga M7 Hantering av skatter och arbetsgivaravgifter 1. Har myndigheten bokfört, deklarerat och betalat den utgående momsen, källskatten och arbetsgivaravgifterna för varje månad i rätt tid och med rätt belopp? 2. Har myndigheten enbart bokfört och rekvirerat kompensation för ingående mervärdesskatt i enlighet med gällande regelverk? 3. Har myndigheten registrerat sig för utgående mervärdesskatt hos Skatteverket? 1. 8 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskifter och allmänna råd. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. Källskatten och arbetsgivaravgiften ska löpande bokföras som skuld vilket innebär att de månadsvis bokförs som skuld i samband med lönekörning. Reglering av skulden sker vid inbetalning till Skatteverket.
5/12 2. 4 förordningen (2002:831) om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. Affärsverk och myndigheter som är undantagna från rätt att rekvirera moms svarar Et på frågan. 3. Skatteförfarandelagen (2011:1244) 7 kap. Om myndigheten i sin verksamhet tar ut avgifter från utomstatlig köpare för varor och tjänster som inte avser myndighetsutövning eller avser omsättning som är undantagen från skatteplikt enligt mervärdesskattelagen (1994:200) ska myndigheten vara registrerad för utgående moms hos Skatteverket. Myndigheten är då även skyldig att bokföra, deklarera och betala in utgående moms. Om myndigheten köper varor och/eller tjänster från andra länder ska myndigheten också var momsregistrerad för utgående moms hos Skatteverket. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. Myndigheter som varken bedriver momspliktig verksamhet eller köper varor och/eller tjänster från utlandet svarar Et. Fråga M8 Löpande bokföring 1. Har myndigheten löpande stämt av bokföringen i enlighet med vad som är god redovisningssed? 2. Har myndigheten en rutin som säkerställer att när en bokföringspost eller verifikation har rättats ska det anges när rättelsen har skett och vem som gjort den? 1. 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Med god redovisningssed menas även att konstaterade differenser utreds och rättas utan dröjsmål. Frågan gäller även myndighetens löpande avstämning av kassa och bank. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. 2. 12 och 16 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring. Kravet på spårbarhet gäller oavsett om en rättning sker manuellt eller elektroniskt. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. Fråga M9 Systemdokumentation och behandlingshistorik 1. Har myndigheten upprättat sådana beskrivningar över bokföringssystemets organisation och uppbyggnad som behövs för att ge överblick över systemet (systemdokumentation)?
6/12 2. Har myndigheten upprättat sådana beskrivningar över genomförda bearbetningar inom systemet som gör det möjligt att utan svårighet följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling (behandlingshistorik)? 1. 18 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets allmänna råd. Med har myndigheten upprättat avses i frågan att myndigheten har säkerställt att systemdokumentation finns upprättad. Myndigheten är alltid ansvarig oavsett utförare av tjänsterna. 2. 18 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets allmänna råd. Med har myndigheten upprättat avses i frågan att myndigheten har säkerställt att behandlingshistorik finns upprättad. Myndigheten är alltid ansvarig oavsett utförare av tjänsterna. Fråga M10 Räkenskapsinformation i arkivredovisningen 1. Har myndigheten fastställt en klassificeringsstruktur som omfattar de processer där räkenskapsinformation tillkommer? 2. Håller myndigheten arkivredovisningen aktuell med avseende på räkenskapsinformation? 3. Har myndigheten fastställt ett tillämpningsbeslut för hur räkenskapsmaterial ska bevaras eller gallras? 1. 6 kap 7 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS:2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter. Myndigheterna ska upprätta en klassificeringsstruktur som ska representera myndighetens verksamhet. Denna struktur ska användas för klassificering vid upprättande arkivbeskrivning. Enligt 6 punkt 2 Arkivlagen (1990:782) ska myndigheten upprätta en arkivbeskrivning och en systematisk arkivförteckning. 2. 6 kap 4 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter. Arkivredovisningen ska hållas aktuell genom att uppdateras fortlöpande.
7/12 3. 7 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2015:2) om gallring och utlån av räkenskapsinformation m.m. Se särskilt bilagan till dessa föreskrifter. Fråga M11 Hantering av fordringar Frågan gäller endast fordringar som omfattas av Förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar. Myndigheter som enbart har fordringar som inte omfattas av förordningen svarar Et. 1. Vidtar myndigheten de åtgärder som behövs för att få betalt om en fordran inte har betalts efter påminnelse? 2. Bevakar myndigheten regelbundet fordringar för vilka indrivningen har avbrutits? 1. 11-12 förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar inklusive Kammarkollegiets föreskrifter (KAMFS 2006:1). Myndigheter som efter påminnelse inte haft några obetalda fordringar svarar Et. 2. 15 förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar inklusive Kammarkollegiets föreskrifter (KAMFS 2006:1). Myndigheter som inte haft några fordringar för vilka indrivning avbrutits svarar Et. Fråga M12 Hantering av statens medel 1. Har myndigheten kontrollerat att samtliga utbetalningar sker till rätt mottagare, med rätt belopp och vid rätt tidpunkt? 2. Har myndigheten dokumenterat hur kontrollen enligt fråga 1 ska utföras hos myndigheten? 3. Har myndigheten analyserat de risker som är förknippade med myndighetens betalningar? 4. Använder myndigheten beloppsgränser (limiter) på samtliga bankkonton som används för utbetalningar och som är anslutna till statens centralkonto?
8/12 1. 6 förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning inklusive Riksgäldskontorets föreskrifter och allmänna råd. Riksgäldens tolkning av betalningsförordningen är att samtliga betalningar inte behöver kontrolleras på samma sätt, eftersom det inte är säkert att det alltid skulle vara den bästa och mest effektiva lösningen. Däremot ska myndigheten dokumentera hur kontrollen ska utföras. I föreskrifterna anges inte hur kontrollerna ska utföras, det är upp till myndigheten att bestämma. Med rätt tidpunkt menas att utbetalningar inte sker för tidigt och att inbetalningar inte sker för sent i förhållande till överenskomna betalningsvillkor. 2. 6 förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning inklusive Riksgäldskontorets föreskrifter och allmänna råd. Riksgäldens tolkning av betalningsförordningen är att samtliga betalningar inte behöver kontrolleras på samma sätt, eftersom det inte är säkert att det alltid skulle vara den bästa och mest effektiva lösningen. Däremot ska myndigheten dokumentera hur kontrollen ska utföras. I föreskrifterna anges inte hur kontrollerna ska utföras, det är upp till myndigheten att bestämma. 3. 6 förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning inklusive Riksgäldskontorets föreskrifter och allmänna råd. En myndighet ska analysera de risker som är förknippade med myndighetens betalningar. Analysen ska syfta till att öka säkerheten i statens betalningsmodell. I förordningen anges inte hur myndigheten ska analysera riskerna, det är upp till myndigheten att bestämma. 4. 6 förordningen (2006:1097) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning inklusive Riksgäldskontorets föreskrifter och allmänna råd. Kravet på beloppsgränser har införts i föreskrifterna och gäller från och med 1 april 2015. De ändrade föreskrifterna framgår av RGKFS 2015:1. Föreskrifterna är publicerade på riksgäldens hemsida: https://www.riksgalden.se/dokument_sve/om_riksgalden/foreskrifter/rgkfs_2015_1.pdf. Med beloppsgränser avses här betalnings- och flödeslimiter som beskrivs i ramavtalen för betalningstjänster. Med bankkonton avses här konton som används för utbetalning (netto- eller utbetalningskonto) i er ramavtalsbank. Kontona ska vara kopplade till statens centralkonto i Riksbanken. Observera att frågan inte avser bankkonton för vilka Riksgälden beviljat undantag från krav på beloppsgränser. 3 Intern styrning och kontroll Fråga M13 Behörighet att förfoga över myndighetens medel 1. Har myndigheten en kontinuerligt fastställd och dokumenterad förteckning över behörigheter att förfoga över myndighetens medel?
9/12 2. Har myndigheten fördelat ansvar och uppgifter på organisatoriska enheter och tjänstemän så att ingen tjänsteman ensam kan besluta om utbetalning i ett ärende som tjänstemannen själv har handlagt? 1. 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Med fastställd och dokumenterad förteckning över behörigheter avses namnteckningsprov eller elektronisk signatur som till exempel kan fastställas genom arbetsordning eller annat diariefört beslut. 2. 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, utformning av organisation och rutiner. Fråga M14 Tillförlitlig redovisning och skydd av förvaltade tillgångar 1. Har myndigheten ett register över inventarier och anläggningstillgångar som innehåller uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgångarna? 2. Uppdaterar myndigheten löpande registret över inventarier och anläggningstillgångar med inköp, försäljningar och utrangeringar? 3. Har myndigheten inventerat sina tillgångar i den omfattning som bedöms nödvändigt? 4. Har myndigheten säkerställt att förordnad inventeringsförrättare inte själv är direkt ansvarig för tillgångarna ifråga? 1. 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, inventarie- och anläggningsregister. 2. 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter, inventarie- och anläggningsregister. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras. 3. 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, inventering. Perioden som frågan avser är innevarande år fram till och med att frågan besvaras.
10/12 4. 22 förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, inventering. Fråga M15 Elektroniskt informationsutbyte 1. Hanterar myndigheten de standarder för e-handel som regelverket anger? 2. Tillhandahåller myndigheten en leverantörsportal? 1. 3 förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, standarder för e-handel och motsvarande. Myndigheter som är undantagna från bestämmelsen i förordningen svarar Et. 2. 3 förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, allmänt, andra stycket. http://www.esv.se/amnesomraden/e-handel/fragor-ochsvar/fakturahantering/elektronisk-faktura-till-andra-myndigheter/. Myndigheter som är undantagna från bestämmelsen i förordningen svarar Et. Fråga M16 Hantering av risker i verksamheten Myndigheter som inte har skyldighet att följa Internrevisionsförordning (2006:1228) och därmed inte heller Förordningen om intern styrning och kontroll (2007:603), svarar Et. 1. Har myndigheten med en aktuell riskanalys identifierat omständigheter som utgör risk för att de krav som ingår i myndighetsledningens ansvar för verksamheten inför regeringen inte fullföljs? 2. Har myndigheten vidtagit eller planerar att vidta nödvändiga åtgärder med ledning av riskanalysen för att de krav som ingår i myndighetsledningens ansvar för verksamheten inför regeringen ska fullgöras med rimlig säkerhet? 3. Har myndigheten särskilt vidtagit eller planerar att vidta åtgärder för att hantera sådana omständigheter som myndigheten bedömt innebär att verksamheten kan komma att utsättas för otillbörlig påverkan, bedrägerier eller annan oegentlighet?
11/12 4. Har myndigheten följt upp vidtagna kontrollåtgärder? 5. Har myndigheten bedömt vidtagna kontrollåtgärder? 1. 3 förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, samt handledningarna Att hantera verksamhetsrisker (ESV 2012:47), Samarbete om risker i verksamheten (2012:17) och Ansvaret för intern styrning och kontroll (ESV 2012:46). Med de krav som ingår i ansvaret för verksamheten menas att den bedrivs effektivt och enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt att myndigheten hushållar väl med statens medel enligt 3 Myndighetsförordningen (2007:515). Genomförd riskanalys följs upp och bedöms för att se att riskanalysen är aktuell. Riskanalysen uppdateras vid behov, vilket innebär att riskanalysen inte behöver genomföras årligen. Frågan avser förhållandet vid svarstillfället. 2. 4 förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, samt handledningarna Att hantera verksamhetsrisker (ESV 2012:47), Samarbete om risker i verksamheten (2012:17) och Ansvaret för intern styrning och kontroll (ESV 2012:46). En åtgärd är nödvändig om en identifierad risk i riskanalysen inte kan accepteras. Frågan avser förhållandet vid svarstillfället. 3. 3 förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd, samt handledningarna Att hantera verksamhetsrisker (ESV 2012:47), Samarbete om risker i verksamheten (2012:17) och Ansvaret för intern styrning och kontroll (ESV 2012:46). Åtgärder bör särskilt vidtas för dessa risker. Frågan avser förhållandet vid svarstillfället. 4. 5 förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter, samt handledningarna Att hantera verksamhetsrisker (ESV 2012:47), Samarbete om risker i verksamheten (2012:17) och Ansvaret för intern styrning och kontroll (ESV 2012:46). Frågan avser om kontrollåtgärder har följts upp. Frågan avser förhållandet vid svarstillfället. 5. 5 förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll inklusive Ekonomistyrningsverkets föreskrifter, samt handledningarna Att hantera verksamhetsrisker (ESV 2012:47), Samarbete om risker i verksamheten (2012:17) och Ansvaret för intern styrning och kontroll (ESV 2012:46). Frågan avser om kontrollåtgärder har bedömts. Frågan avser förhållandet vid svarstillfället.
12/12