Utvärdering av välkomstbrev på webben inför ht 2012

Umeå universitet, 901 87 Umeå Studentcentrum/Annica Höglund E-post: annica.hoglund@adm.umu.se Rapport 2012-08-14 Utvärdering av välkomstbrev på webben inför ht 2012 Under våren 2011 presenterade Studentcentrum i samarbete med Informationsenheten och Teleservice ett universitetsgemensamt upplägg som alla institutioner/fakulteter kan använda för att tillgängliggöra nödvändig information inför kurs-/programstart på webben för antagna studenter. Ofta sprids sådan information i form av ett välkomstbrev, varför vi valde att använda det begreppet på webben (det används även i antagningsbeskeden till de antagna, i hänvisningen till mer information på Umeå universitets webb samt av de flesta universitet och högskolor i landet). Figur 1. Twitterinlägg av en blivande student (16 augusti 2012). Studenten har godkänt publicering av bilden i den här rapporten. För att ta reda på i vilken utsträckning som nyantagna studenter kan hitta informationen på webben har Studentcentrum gått igenom alla utbildningar som bjöds ut i utbildningskatalogen på webben inför höstterminen 2012. Undersökningen genomfördes den 16-20 juli, några dagar efter att det första antagningsbeskedet skickats ut till studenterna inför höstterminens kurser och program. De parametrar vi noterat vid genomgången är: Finns en komponent som heter Välkomstbrev tillagd i kurs-/programmenyn? Finns i stället en komponent med annat namn tillagd i kurs-/programmenyn, men där man har lagt välkomstinformation på sidan? Har man använt begreppet Välkomstbrev för informationen på sidan? Har man i så fall lagt brevet som ett dokument på sidan, och då använt malldokumentet som vi skapat för ändamålet eller gjort brevet enligt annat format? Har man i stället lagt en länk på sidan till ett välkomstbrev som finns på en annan webb? Har man i stället skrivit text på sidan som informerar om när och hur välkomstbrevet kommer att skickas ut? Har man i stället lagt en länk på sidan till annan webb där man själv får leta sig vidare för att hitta välkomstbrevinformation? Saknas en komponent helt i kurs-/programmenyn för mer information om kursen än den som automatiskt hämtas från Selma? Umeå universitet, 901 87 Umeå Datum: 2012-11-26 Studentcentrum

(10) Resultat I bilaga 1 finns tabeller med resultat från utvärderingen samt en figur som visar besökare på den aktuella webbsidan under perioden från första urvalet till en vecka in i terminen. Resultat för hela Umeå universitets kursoch programutbud I den här sammanställningen har de kurser som ges inom ramen för lärarutbildning sorterats in under sina respektive fakulteter. Den 16-20 juli fanns det sammanlagt 1121 kurser och program på svenska i webbkatalogen utbjudna för höstterminen 2012 (Tabell 1). Dessutom fanns det 273 kurser och program utbjudna på engelska. Tabell 1. Antal program och kurser, på svenska och engelska, utbjudna per fakultet/motsv. hösten 2012. Fakultet/motsv Program svenska Kurser svenska Program engelska Humfak 19 270 2 11 Lärarutbildning 12 - - - Medfak 36 68 3 19 Samfak 47 256 12 87 Teknat 55 358 16 123 Umu totalt 169 952 33 240 Kurser engelska Av alla 1394 kurser och program hade 49% (681 st) en komponent i kurs-/programmenyn som man har kallat för Välkomstbrev (en ökning från 37% inför våren 2012; då fanns dock inte utbildningar på engelska med i undersökningen). Av dessa hade 221 st ett välkomstbrev som var skapat utifrån malldokumentet. 103 hade välkomstbrev skapade enligt egna format, men med namnet Välkomstbrev. 33 kurser eller program (2%) hade en komponent med annan benämning än Välkomstbrev. Dokument eller länkar som fanns på dessa sidor gick emellanåt till information som gällde för tidigare terminer, eller till döda sidor. 216 utbildningar (15%) hade skriven information på sidan Välkomstbrev om att och hur välkomstbrev kommer att skickas ut. 155 (11%) utbildningar hade en komponent benämnd Välkomstbrev eller något annat, som innehöll länkar till sidor där man sedan själv fick försöka leta sig fram till rätt information (som ibland fanns och ibland var inaktuell eller ledde till en död sida). För hela 680 kurser och program, dvs 49%, saknades helt någon komponent i kurseller programmenyn som innehöll mer information än den som hämtas automatiskt från Selma. Det är en liten minskning jämfört med föregående termin (54%), men fortfarande en orimligt hög andel för våra antagna studenter som utifrån informationen i antagningsbeskeden har skäl att förvänta sig att hitta välkomstbrev på kurseller programsidan. Fakultetsvisa resultat Flest kurser och program som bjöds ut hösten 2012 (Bilaga 1) hade Teknat-fakulteten (40%). Det var också den fakultet som hade lägst grad av fördjupande information till antagna studenter på kurseller programsidan. 76%, faktiskt en större andel än inför vårterminen 2012 (72%), av Teknats utbildningar saknade helt komponenter utöver dem som hämtas automatiskt från Selma. 20% (en

(10) ordentlig ökning från 6% inför våren 2012) hade dock en komponent benämnd Välkomstbrev i menyn och 4% hade en komponent med annat namn. Samhällsvetenskapliga fakulteten, med 29% av kursoch programutbudet, hade 29% som helt saknade komponent utöver dem som hämtas automatiskt från Selma (nästan halva andelen jämfört med 59% inför våren 2012). 68% (jfrt med 37% inför våren 2012) hade dock en komponent benämnd Välkomstbrev, och (fortfarande) 3% hade en komponent med annat namn som ledde till mer information om kursen/programmet. För 30% av Samfaks utbildningar fanns på sidan Välkomstbrev (eller med annat namn) länkar till annan webb där studenten hittar informationen. För Humanistiska fakultetens del, med 22% av utbildningsutbudet, hade 75% av kursoch programsidorna en komponent som hette Välkomstbrev (en nedgång jämfört med 86% inför våren 2012). Här hade inga kurser eller program en komponent som hade benämnts något annat, utan man hade konsekvent valt begreppet som används i antagningsbeskeden. 25%, jämfört med 14% inför våren 2012, saknade helt en komponent för mer information. 62% hade även denna gång skriven information om att och via vilken kanal välkomstbrev kommer att skickas ut innan utbildningsstart, i stället för ett välkomstbrev på sidan. Medicinska fakulteten var den fakultet som bjöd ut den minsta andelen kurser och program inför hösten 2012 (9%). 48% (jfrt med 40% inför våren 2012) av dessa hade en komponent benämnd Välkomstbrev, 35% hade på den sidan ett välkomstbrev skapat utifrån malldokumenten som erbjudits. Inga kurser eller program hade en komponent som hade kallats för något annat än Välkomstbrev. 52% (jfrt med 60% inför våren 2012) saknade helt komponenter utöver dem som hämtas automatiskt från Selma. Lärarhögskolan bjöd ut 0,9% (12 program, varav 3 till senare del av program) av utbildningsutbudet inför hösten 2012. 83% av dessa (jämfört med 0% inför våren 2012) hade en komponent benämnd Välkomstbrev.75% hade ett välkomstbrev som var skapat enligt egen mall. 17% saknade helt komponenter utöver dem som hämtas automatiskt från Selma. Resultat för nybörjarutbildning respektive fortsättningsutbildning Det finns skäl att anta att det är viktigare att få tag på den introducerande information som välkomstbreven ska erbjuda, för dem som är nybörjare vid Umeå universitet än för dem som har läst här en termin eller mer. Det är troligt att en majoritet av studenter som antas till utbildning på nivån Grund, nybörjare är helt nya vid universitetet. På motsvarande sätt är det troligt att en större andel av de studenter som antas till utbildning på nivåerna Grund, ej nybörjare samt Avancerad, har läst minst någon kurs vid Umeå universitet och därför kan antas ha lite lättare för att leta fram introduktionsinformation om kursen/programmet på egen hand. Man kan dock inte förutsätta att samtliga i den senare kategorin är så bekanta med Umeå universitet, dess organisation (vilka institutioner/fakulteter som ger den utbildning de antagits till) och dess webb, att de har reella möjligheter att leta sig fram till sådan information genom att på egen hand söka på vår webb. Här följer en genomlysning av ovan nämnda perspektiv, för hela utbildningsutbudet. Indelningen är gjord i två kategorier: 1. Kurser och program på nivåerna Grund, nybörjare samt Förutbildning. 2. Kurser och program på nivåerna Grund, ej nybörjare, Senare del av program samt Avancerad. Av höstterminens 1394 kurser och program utgjorde 34% utbildning på grundnivå för nybörjare. Här hade 65% av kurser och program en komponent som hette Välkomstbrev (en ökning från 50% inför våren 2012), 2% (inför våren 2012 var andelen 9%) hade en komponent med annat namn. Dock saknades helt ett menyalternativ som ledde till mer information för 33% av

(10) utbildningarna en förbättring jämfört med inför våren 2012 då 41% saknade mer information, men fortfarande en väl stor andel. När det gäller den andra kategorin ovan (66% av höstens utbildningar; 73% av vårens 2012) så fanns en komponent med namnet Välkomstbrev för 40% (31% våren 2012) av utbildningarna. 2% (10% våren 2012) hade en komponent med annat namn. 58% (59% våren 2012) av utbildningarna saknade helt ett menyalternativ som leder till mer information. Av de 217 utbildningsprogrammen (samtliga kategorier; utgör 16% av utbildningsutbudet) som bjöds ut med studiestart hösten 2012 hade 60% Välkomstbrev -komponenter. 38% saknade helt menyalternativ som leder till mer information om programmen än den som hämtas från Selma. Resultat avseende studieort För utbildningar som endast eller delvis ges via Internet är det extra viktigt att antagna studenter får information som är tillgänglig via webben. Av utbildningsutbudet inför hösten 2012 hade 11% studieort Internet (här räknas även in Internet och samlingsort ). För dessa hade 71% (67% inför våren 2012) en komponent som hette Välkomstbrev. 3% (13% inför våren 2012) hade en komponent med annat namn. 26% (20% inför våren 2012) saknade helt komponenter utöver dem som hämtas automatiskt från Selma. Resultat för utbildning som ges på engelska 20% av utbildningsutbudet hösten 2012 var sådan som ges på engelska. I den här kategorin utbildningar hade 29% en komponent som leder till mer information (endast 1% av dessa hade en komponent kallad något annat än Welcoming letter ). Hela 71% saknade helt komponenter för mer information än den som hämtas från Selma. Eftersom gruppen utländska sökande är den som är svårast att nå med material skickat med vanlig post, och när det gäller utbytesstudenter (dessa söker inte via Universityadmissions.se) även att snabbt få fram e-postadresser till, så är det bekymmersamt att en så låg andel av dessa utbildningar har välkomstbrev på webben. Reflektioner över resultaten Av höstterminens utbildningsutbud ansvarar Teknat-fakulteten för den största andelen (40%) samtidigt som det är den fakultet som i lägst utsträckning presenterar någon information alls på kursoch programsidor. Andelen av Teknats utbildningar som är helt utan extra information har dessutom ökat jämfört med inför vårterminen. Förhoppningsvis innebär det att man inom Teknat nu är ännu bättre än tidigare på att skicka informationen med e-post eller skickar ut pappersbrev, vilket i så fall är bra men fördelen med att ha informationen tillgänglig på webben på ett sätt som är sökbart för alla är att den antagna själv kan välja att ta del av informationen när det passar. En risk med bara skicka ut pappersbrev och inte i så fall även ha informationen på webben är att studenter som befinner sig på annan plats än hemadressen under sommaren, missar att få informationen eller får den väldigt sent. Av Humanistiska fakultetens utbildningar hade en något mindre andel än inför vårterminen en komponent för välkomstbrev. Dock är andelen som har välkomstbrev fortfarande hög (75%). Övriga fakulteter och lärarhögskolan har ökat andelen utbildningar där man får information inför utbildningsstarten på kursoch programsidor. Den absoluta majoriteten av universitetets utbildningar har inför hösten 2012 valt att använda begreppet välkomstbrev för komponenten där man hittar information inför utbildningsstarten.

(10) När det gäller utbildning för nybörjare och utbildning som ges via internet så har man genomgående ökat andelen kursoch programsidor där man har lagt ut information om utbildningsstarten. Dock är det fortfarande ungefär en tredjedel av dessa utbildningskategorier som helt saknar mer information på kursoch programsidorna inför utbildningsstarten. Då de här grupperna är de som i högst grad behöver information på webben vore det önskvärt om alla fakulteter la mer fokus på att se till att dessa utbildningar har välkomstbrev på webben. Sammanfattande reflektioner och rekommendationer De flesta, både helt nya och mer etablerade studenter, har liten kännedom om hur utbildning organiseras vid Umeå universitet; programstudenter lär sig oftast relativt snabbt vid vilken institution huvuddelen av deras utbildning bedrivs, men även dessa läser program- och fristående kurser som ges av andra institutioner. Internet är idag den primära kanalen för informationssök. Studenter som antagits till utbildning förväntar sig att hitta någon grad av relevant information om denna, på webben. Slutsatsen är att det lättaste sättet som en student kan hitta den introducerande informationen för sin utbildning är genom ett samordnat söksätt för utbildning vid Umeå universitet som förmedlas till studenten i antagningsbeskedet. Även om den största mängden antagna studenter söker efter sina välkomstbrev på vår webb efter det andra urvalet (Bilaga 1, figur 2), finns det också många som vill veta vad som gäller inför utbildningsstarten direkt efter att de har fått sitt antagningsbesked. När de inte omedelbart får den informationen hemskickad eller hittar den på webben, så är det många av dem som ringer till Umeå universitet. Finns det välkomstbrev på kurseller programsidan så kan växeln (eller vilken anställd som helst vid Umeå universitet) hjälpa de antagna med den information de behöver. Värd att beakta är också risken för att antagna studenter inte påbörjar sina studier för att de inte får svar på viktiga frågor inför studiestarten, något som institutionerna förlorar på. När det gäller utbildning som ges på engelska är det på sin plats att understryka vikten av att erbjuda relevant information på utbildningssidorna på webben, i synnerhet för utbytesstudenter. Dessa söker inte via Universityadmissions.se (den internationella varianten av Antagning.se) vilket betyder att utbytesstudenternas kontaktuppgifter inte finns i NyA. Utbytesstudenternas ansökningshandlingar (med kontaktuppgifter) skickas direkt till International Office, och även om International Office kontinuerligt skickar kopior av ansökningarna till institutionerna så kan det leda till en viss fördröjning i möjligheten för institutionen att skicka material till antagna utbytesstudenter. Om studenterna kan hitta information om kursstart på webben så är det bättre än att de, som annars, får den informationen först när de är på plats i Umeå. Det finns en risk att de missar registreringen om de inte får tillgång till den här informationen i god tid innan utbildningsstart. Bland målen i det av universitetsledningen nyligen fastställda visionsdokumentet finns formulerat: Internationella studenter väljer Umeå universitet. Att erbjuda lättillgänglig extra/fördjupande information om våra utbildningar som ges på engelska kan bidra med åtminstone en liten del i att nå mot den visionen. Resultatet av den här genomgången visar att den fakultet som bjuder ut flest kurser och program också är den som i lägst (och minskande) grad har presenterat någon information utöver den som hämtas automatiskt från Selma, på kursoch programsidorna på webben. Oavsett till vilken fakultet en utbildning hör, så är man förhoppningsvis väldigt snabb och duktig vid institutionen på att skicka ut information om utbildningsstarten med pappersbrev eller genom att mejla den direkt till sina antagna studenter. Man skulle dock både förenkla för de antagna som genast vill få informationen på webben, spara en del arbetstid för institutionen under sommaren samt underlätta mycket för växeln, genom att även se till att välkomstbreven finns på webben enligt den information som de antagna får i sina antagningsbesked.

(10) Umeå universitets varumärke (ffa i relation till presumtiva studenter) baseras på att universitetet präglas av en öppen, vänlig attityd och att det är lätt att få kontakt med människor inom universitetet. Att inte tillhandahålla lätt tillgänglig information på webben för den som väljer att läsa här, riskerar att undergräva den bilden som vi vill att antagna och presumtiva studenter ska ha. Därför är det önskvärt att institutioner och fakulteter så långt som möjligt utnyttjar den här möjligheten att ge introducerande information om utbildningen till antagna studenter. Rekommendationer för lägsta nivå av informationstillgänglighet Har man inte möjlighet att lägga upp välkomstbrev (eller utförlig information om hur och när brev skickas ut, samt kontaktuppgift till anställd som svarar snabbt) för alla sina kurser och program i utbildningskatalogen på webben, så bör man prioritera kategorierna: Nybörjarutbildning på grundnivå Utbildning som ges helt eller delvis via internet Utbildning som ges på engelska Man bör dock även vara medveten om att studenter från andra universitet söker kurser eller program både på grund- och avancerad nivå. För dessa är Umeå universitets webbplats och organisation lika ogenomtränglig som för nybörjare från gymnasiet.

(10) Bilaga 1. Resultat av genomgång för Välkomstbrev på webben Förklaring av kolumnrubriker i tabellerna nedan: a) "Välkomstbrev"-komponent finns via vänstermenyn b) Komponent med annat namn än "Välkomstbrev" finns via vänstermenyn c) Välkomstbrev enl mallen finns på sidan d) Välkomstbrev enl annan/egen mall e) Länk finns direkt till välkomstbrev på annan webb f) Info finns skrivet på välkomstbrev-sidan om hur och när brev kommer att skickas ut g) Länk finns till annan webb där man själv får söka fram rätt välkomstinfo h) Komponent för mer information (än den Selma-genererade) saknas helt i kurs-/programmenyn Tabell 1. Andel (%) kurs-/programwebbsidor inom varje fakultets totala utbildningsutbud som hade välkomstinformation vid undersökningstillfället. Antal utbildningar a) b) c) d) e) f) g) h) Samfak 402 68,4 3,0 27,9 6,5 0,5 5,2 30,3 28,6 Teknat 552 19,9 3,6 10,9 4,9 0,7 1,3 4,9 76,4 Medfak 126 47,6 0,8 34,9 12,7 0,0 0,0 0,8 51,6 Humfak 302 74,8 0,0 1,7 8,9 0,3 62,3 0,7 25,2 Lärarutbildningen 12 83,3 0,0 0,0 75,0 0,0 0,0 8,3 16,7 Tabell 2. Andel (%) kurs-/programwebbsidor per fakultet av Umeå universitets totala utbildningsutbud inom som hade välkomstinformation vid undersökningstillfället. Antal utbildningar a) b) c) d) e) f) g) h) Samfak 402 19,7 0,9 8,0 1,9 0,1 1,5 8,8 8,2 Teknat 552 7,9 1,4 4,3 1,9 0,3 0,5 1,9 30,3 Medfak 126 4,3 0,1 3,2 1,1 0,0 0,0 0,1 4,7 Humfak 302 16,2 0,0 0,4 1,9 0,1 13,5 0,1 5,5 Lärarutbildningen 12 0,7 0,0 0,0 0,6 0,0 0,0 0,1 0,1

(10) Tabell 3. Andel välkomstinfo för program som ges på svenska, samt uppdelat på grundnivå; avancerad nivå; respektive via internet, som respektive fakultet/lärarutbildningen lagt ut på programwebbsidorna vid undersökningstillfället. % innebär inom respektive kategori och fakultet (ex. 100% av Humfaks program på svenska (1 st) som ges via Internet saknar helt en komponent om mer information i menyn). a) b) c) d) e) f) g) h) Program svenska Antal % % % % % % % % Humfak 19 37 0 5 32 0 0 0 63 - Grundnivå 14 43 0 7 36 0 0 0 57 - Avancerad nivå 5 20 0 0 20 0 0 0 80 - Internet mm 1 0 0 0 0 0 0 0 100 Medfak 36 72 3 61 11 0 0 3 25 - Grundnivå 18 78 0 67 11 0 0 0 22 - Avancerad nivå 18 67 6 56 11 0 0 6 28 - Internet mm 1 100 0 100 0 0 0 0 0 Lärarutb 12 83 0 0 75 0 0 8 17 - Grundnivå 9 89 0 0 78 0 0 11 11 - Avancerad nivå 3 67 0 0 67 0 0 0 33 - Internet mm - - - - - - - - - Samfak 47 85 4 40 17 0 4 26 11 - Grundnivå 31 87 6 48 26 0 3 13 6 - Avancerad nivå 16 81 0 9 0 0 2 17 6 - Internet mm 1 100 0 0 0 0 0 0 0 Teknat 55 56 0 47 4 0 4 2 44 - Grundnivå 34 74 0 65 6 0 0 3 26 - Avancerad nivå 18 17 0 6 0 0 11 0 83 - Internet mm 5 80 0 80 0 0 0 0 20 Tabell 4. Andel välkomstinfo för program som ges på engelska (samtliga på avancerad nivå och inga via internet) som respektive fakultet lagt ut på programwebbsidorna vid undersökningstillfället. % innebär inom respektive fakultet. a) b) c) d) e) f) g) h) Program engelska (endast på avancerad nivå) Antal % % % % % % % % Humfak 2 0 0 0 0 0 0 0 100 Medfak 3 67 0 0 67 0 0 0 33 Samfak 12 92 8 25 50 0 0 25 0 Teknat 16 25 0 0 0 0 0 13 75

(10) Tabell 5. Andel välkomstinfo för kurser som ges på svenska, samt uppdelat på grundnivå för nybörjare; grundnivå som kräver tidigare studier i ämnet samt på avancerad nivå; respektive via internet, som respektive fakultet lagt ut på kurswebbsidorna vid undersökningstillfället. % innebär inom respektive kategori och fakultet. a) b) c) d) e) f) g) h) Kurser svenska Antal % % % % % % % % Humfak 270 81 0 1 8 0 70 1 19 - Grund nybörjare 139 91 0 3 9 1 76 0 9 - Grund, ej nybörjare, Avancerad 131 71 0 0 6 0 63 2 29 - Internet mm 93 83 0 2 9 1 71 0 17 Medfak 68 41 0 32 9 0 0 0 59 - Grund nybörjare 7 29 0 29 0 0 0 0 71 - Grund, ej nybörjare, Avancerad 61 43 0 33 10 0 0 0 57 - Internet mm 1 100 0 100 0 0 0 0 0 Samfak 256 68 2 31 4 1 6 27 30 - Grund nybörjare 91 71 3 35 10 0 5 22 25 - Grund, ej nybörjare, Avancerad 165 65 2 29 1 1 6 30 33 - Internet mm 48 83 4 48 4 0 8 27 13 Teknat 358 20 6 9 6 1 1 7 75 - Grund nybörjare 61 33 5 21 3 3 2 8 62 - Grund, ej nybörjare, Avancerad 297 17 6 7 6 1 1 6 77 - Internet mm 24 13 8 4 8 4 0 8 79 Tabell 6. Andel välkomstinfo för kurser som ges på engelska, samt uppdelat på grundnivå; avancerad nivå; respektive via internet, som respektive fakultet lagt ut på kurswebbsidorna vid undersökningstillfället. % innebär inom respektive kategori och fakultet. a) b) c) d) e) f) g) h) Kurser engelska Antal % % % % % % % % Humfak 11 0 0 0 0 0 0 0 100 - Grundnivå 5 0 0 0 0 0 0 0 100 - Avancerad nivå 6 0 0 0 0 0 0 0 100 - Internet mm 1 0 0 0 0 0 0 0 100 Medfak 19 21 0 0 21 0 0 0 79 - Grundnivå 5 0 0 0 0 0 0 0 100 - Avancerad nivå 14 29 0 0 29 0 0 0 71 - Internet mm - - - - - - - - - Samfak 87 59 3 11 2 0 5 44 38 - Grundnivå 32 18 2 2 2 0 3 13 12 - Avancerad nivå 55 60 2 15 0 0 2 45 38 - Internet mm 7 86 0 0 29 0 14 43 14 Teknat 123 3 0 0 3 0 0 0 97 - Grundnivå 34 0 0 0 0 0 0 0 100 - Avancerad nivå 89 4 0 0 4 0 0 0 96 - Internet mm - - - - - - - - -

Figur 2. Besöksstatistik för sidan Hitta ditt välkomstbrev på studentwebben mellan 10 juli och 15 september. Flest besökte sidan efter andra urvalet (drygt 2000 besökare per dag 6-7 augusti) och fram till en vecka efter terminsstart. Ungefär lika många har kommit till sidan via länken i antagningsbeskedet (direct) som har googlat sig till sidan. Page 10 (10)