Tomelilla kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott Ledamöter kallas Ersättare underrättas Tid: Onsdagen den 20 januari 2016 kl. 08.30 Plats: Äppelkriget i kommunhuset, Tomelillla Kallelse med föredragningslista Ärenden 1 Ändringar i föredragningslistan 2 Information/dialoger: 2016/2 3 - Kommunpolis Anna Hagenkötter - Kommunchef Stefan Larsson - Personalchef Maria Wihlborg - Ekonomichef Anders Eriksson - Samhällsbyggnadschef Jörgen Prahl - Simhallsbyggnationen Beslutsärenden 3 Hantering av resursfördelning 2016 4 Investeringsbeslut fastigheter 2016 2015/133 4 5 Utbetalning av partistöd 2016 2015/374 5 6 Reglemente för hantering av styrdokument i 2016/11 8 Tomelilla kommun 7 Ändring i reglemente för familjenämnden 2014/323 16 8 Förslag till nytt upphandlingsreglemente för 2013/105 26 Tomelilla kommun 9 Förslag till ändring av särskilt ägardirektiv till 2012/160 41 Österlenhem AB 10 Förslag till ändring i reglemente för 2014/327 47 kommunstyrelsen och delegeringsreglerna för familjenämnden, kultur- och fritidsnämnden samt vård- och omsorgsnämnden 11 Förslag till svar på motion - Skyddskläder åt 2014/247 62 personalen i våra förskolor 12 Förslag till svar på motion om upphandlingar 2014/230 66 1
Tomelilla kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott 13 Förslag till svar på motion - Lagen om offentlig 2014/257 72 upphandling (LOU) 14 Förslag till svar på motion om nya 2014/26 77 upphandlingsregler 15 Svar på medborgarinitiativ om den politiska 2015/383 87 organisationen i Tomelilla kommun 16 Svar på medborgarinitiativ - Avvisa 2016/10 92 bygglovsansökan från Bo Ohlsson 17 Fastställande av tidplan - Mål och budget 2017, plan 2016/17 för 2018 och 2019 18 Anmälningsärenden ksau 20 januari 2016 2015/5 96 Leif Sandberg (C) Ordförande Pamela Lindqvist Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon 0417-182 06 Pamela Lindqvist E-post: kommun@tomelilla.se 2
Tomelilla den 7 januari 2016 Dnr KS 2016/2 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Kommunstyrelsens arbetsutskott Information/dialoger Handläggare: Britt Ekstrand Assistent Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil britt.ekstrand@tomelilla.se Förvaltningens förslag till beslut Ärendebeskrivning 1. Kommunpolis Anna Hagenkötter 2. Kommunchef Stefan Larsson 3. Personalchef Maria Wihlborg 4. Ekonomichef Anders Eriksson 5. Samhällsbyggnadschef Jörgen Prahl 6. Simhallsbyggnationen Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kansliavdelningen daterad den 7 januari 2016. Kommunledningskontoret Britt Ekstrand Assistent Beslutet skickas till: 3 1 (1)
Tomelilla 2016-01-14 Dnr Ks Kommunstyrelses arbetsutskott Team Samhällsbyggnad Gustavs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-181 21 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Investeringsbeslut Handläggare: Direkt Mobil Ärendebeskrivning I budgeten för 2016 finns 4,5 Mnkr avsatta för reinvesteringar och verksamhetsanpassningar och energieffektivisering av kommunens fastigheter. Antalet elever i våra skolor ökar årligen vilket har medfört att det inför terminsstarten Ht 16 kommer vara brist på undervisningslokaler. Förvaltningen har gjort en genomlysning av situationen och kommit fram till att behoven går att lösa inom befintliga lokaler med mer eller mindre genomgripande lokalanpassningar. Förvaltningen föreslår följande åtgärder: Smedstorps skola: Förskolan är idag fullbelagd varför ytterligare ytor behöver iordningställas i befintlig skola, dessutom finns behov av ett förråd. Beräknad kostnad 500 tkr Badhus/Sporthall: För att effektivt kunna fjärrövervaka värme och ventilation måste ändamålsenlig styr och reglerteknik installeras. På detta sätt kan driftskostnaderna minskas. Beräknad kostnad 500 tkr. Lindesborgskolan: På skolan finns idag omklädningsrum som inte används dessa kan byggas om för att användas för undervisning. Beräknad kostnad 1 Mnkr Byavångsskolan: I blå delen av Byavångsskolan finns idag utrymmen som inte används. Med relativt begränsade åtgärder kan här iordningställas utbildningslokaler. Beräknad kostnad 1 Mnkr. Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att starta ovanstående projekt. Jörgen Prahl Samhällsbyggnadschef Ulrika Olsson Fastighetschef 1 (1) 4
Tomelilla den 15 december 2015 Dnr KS 2015/374 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Kommunstyrelsens arbetsutskott Utbetalning av partistöd 2016 Handläggare: Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Direkt 0417-182 06 Mobil 0709-95 82 06 Pamela.Lindqvist@tomelilla.se Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att för 2016 utbetala partistöd enligt nedan: Moderaterna: 56 665 kr Centerpartiet: 63 320 kr Liberalerna: 16 665 kr Kristdemokraterna: 16 665 kr Arbetarepartiet-Socialdemokraterna: 83 315 kr Vänsterpartiet: 16 665 kr Miljöpartiet de gröna: 23 330 kr Sverigedemokraterna: 69 985 kr SPI Välfärden: 16 665 kr En skriftlig redovisning som visar att partistödet använts för det ändamål som anges i 2 kap. 9 första stycket kommunallagen samt granskningsintyg ska inlämnas till fullmäktige senast den 30 juni 2017. Ärendebeskrivning Enligt 2 kap. 12 kommunallagen ska kommunfullmäktige årligen fatta beslut om utbetalning av partistöd. Enligt reglementet för partistöd i Tomelilla kommun beräknas partistödet till 20 % av prisbasbeloppet per mandat (valår 25 %). Stödet fördelas med ett grundstöd som uppgår till 10 000 kronor per parti och år, samt ett mandatstöd som utgörs av resterande belopp fördelat per mandat och år. Prisbasbeloppet för 2016 har fasställts till 44 300 kronor, vilket medför ett grundbelopp om 10 000 kronor per parti och ett mandatstöd om 6 665 kronor per mandat 5 1 (2)
Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist 2015-12-15 Uträkning av partistöd 2016 Kommunledningskontoret Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Beslutet skickas till: Kansliavdelningen Pamela Lindqvist Ekonomiavdelningen Politiska partier 6 2 (2)
Kommunledningskontoret Pamela Lindqvist Uträkning av partistöd 2016 20 procent av prisbasbeloppet (valår 25 %, övriga år 20 %). Prisbasbelopp 2016 = 44 300 kronor. 44 300 kronor x 20 procent = 8 860 kronor. 10 000 kronor i grundbelopp per parti. Resterande fördelas per mandat. 41 mandat i fullmäktige x 8 860 kronor (20 % av prisbasbeloppet) = 363 260 kronor. Grundbelopp 9 partier x 10 000 kronor = 90 000 kronor. 363 260 kronor minus 90 000 kronor = 273 260 kronor delat på 41 mandat = 6 665 kronor per mandat. Utbetalas från: Ansvar 01 slag 4531 Verksamhet 003 Parti Mandat i fullmäktige Uträkning (M) 7 10 000 + 46 665 = 56 665 kr (C) 8 10 000 + 53 320 = 63 320 kr (L) 1 10 000 + 6 665 = 16 665 kr (KD) 1 10 000 + 6 665 = 16 665 kr (S) 11 10 000 + 73 315 = 83 315 kr (V) 1 10 000 + 6 665 = 16 665 kr (MP) 2 10 000 + 13 330 = 23 330 kr (SD) 9 10 000 + 59 985 = 69 985 kr (SPI) 1 10 000 + 6 665 = 16 665 kr Utbetalt 7
Styrdokument VISION Regeldokument Målinriktade dokument Mål och Budget Reglemente och Taxor Beslut; KF Program och Strategier Beslut; KF Riktlinjer Beslut; KS eller nämnd Planer Beslut; KS eller nämnd Rutiner Beslut; Kommunchef eller berörd chef Handlingsplaner Beslut; Kommunchef eller berörd chef 8
Tomelilla den 5 januari 2016 Dnr KS 2016/11 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Direkt 0417-182 06 Mobil 0709-95 82 06 Pamela.Lindqvist@tomelilla.se Kommunstyrelsens arbetsutskott Reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta förslag till reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun. Ärendebeskrivning Utvecklingschef Helena Berlin och kommunsekreterare Pamela Lindqvist har utarbetat förslag till reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun. Reglementet för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun är en del i arbetet med att implementera den styrmodell som antogs av kommunfullmäktige den 28 september 2015, Kf 101/2015. I detta ingår att tydliggöra en övergripande ledningsstruktur med tydlig rollfördelning. I Tomelilla kommun finns ett stort antal styrdokument. För att skapa goda förutsättningar för styrning och uppföljning är det viktigt att styrdokument samordnas, är begripliga och så få som möjligt. För de enskilda dokumenten krävs regelbunden uppföljning och att samma definitioner och terminologi används. Syftet med ett reglemente för styrdokument är att bestämma en definition för vad som är styrdokument samt att skapa en tydlig struktur för de olika dokumentens inbördes förhållande. Detta bidrar även till att tydliggöra styrdokumentens roll när det gäller styrning och uppföljning. I Tomelilla kommun tillämpas två typer av styrdokument: målinriktade dokument och regeldokument. Målinriktade dokument ska visa på vad kommunen vill uppnå, sträva efter 9 1 (2)
eller ha som mål. De är ett uttryck för den politiska viljan. Dessa typer av styrdokument kallas visioner, strategier, program, planer och handlingsplaner. Regeldokument talar om hur arbetet ska utföras. De innehåller föreskrifter och regler som måste följas. Dessa styrdokument kallas reglementen, riktlinjer och rutiner. Undantag från terminologin får endast göras inom de områden där lagstiftning eller praxis är starkt styrande och där det ställs krav på att kommunen upprättar vissa styrdokument, exempelvis översiktsplan. Reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun ska följas upp en gång per mandatperiod eller tidigare vid behov. Ansvarig politisk instans är kommunfullmäktige och tjänstemannaansvaret ligger hos kommunchef. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist 2016-01-05. Reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun, 2016-01- 05. Kommunledningskontoret Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Beslutet skickas till: Kommunchef Stefan Larsson KFS kommunsekreterare Pamela Lindqvist 2 (2) 10
TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr F 16:1 Kf Dnr KS 2016/11 Reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun Antagen av kommunfullmäktige den Gäller från den Dokumentansvarig politisk instans: Kommunfullmäktige. Dokumentansvarig tjänsteman: Kommunchef. Uppföljning: En gång per mandatperiod eller tidigare vid behov. 11
Inledning I Tomelilla kommun finns ett stort antal styrdokument. Ett av kommunens viktigaste övergripande styrdokument är mål och budget, ett dokument som antas årligen av kommunfullmäktige och som anger prioriteringar. En av uppgifterna för styrdokumenten är att vara ett långsiktigt komplement till mål och budget. Förutom för mål och budget saknas det krav i kommunallagen för vilka övergripande styrdokument en kommun ska ha och hur dessa ska vara utformade. Vissa styrdokument kan dock regleras i annan lagstiftning, till exempel i plan- och bygglagen Det saknas också krav på hur eventuella styrdokument ska vara utformade. För att skapa goda förutsättningar för styrning och uppföljning är det viktigt att styrdokument samordnas, är begripliga och så få som möjligt. För de enskilda dokumenten krävs regelbunden uppföljning och att samma definitioner och terminologi används. I Tomelilla kommun tillämpas två typer av styrdokument: målinriktade och regeldokument. Målinriktade dokument kallas visioner, strategier, program, planer och handlingsplaner. Regeldokumenten dokumenten kallas reglementen, riktlinjer och rutiner. Syfte Syftet med reglemente för styrdokument är att bestämma en definition för vad som är styrdokument samt att skapa en tydlig struktur för de olika styrdokumentens inbördes förhållande. Detta bidrar även till att tydliggöra styrdokumentens roll när det gäller styrning och uppföljning. Begrepp Nedanstående termologi ska gälla för Tomelilla kommuns styrdokument. Undantag från terminologin får endast göras inom de områden där lagstiftningen eller praxis är starkt styrande och där det ställs krav på att kommunen upprättar vissa styrdokument, exempelvis översiktsplan och jämställdhetsplan. Målinriktade styrdokument Dokumenten ska visa på vad kommunen vill uppnå, sträva efter eller ha som mål. De är ett uttryck för den politiska viljan. Vision Visionens främsta syfte är att vara en ledstjärna för utvecklingen. Den ska vara enkel, tydlig och lätt att kommunicera. Den ska engagera och vara något som man kan bära med sig, komma ihåg och känna stolthet över. Den ska kunna användas i vardagen och bli konkret i olika verksamheter. Visionen antas av kommunfullmäktige. Program och strategi En strategi eller ett program pekar ut en önskvärd utveckling av verksamheten och fastslår en politisk viljeinriktning. Där tas inte någon detaljerad ställning till utförande, prioriteringar eller metoder inom ett specifikt område. Detta sker istället i en plan eller handlingsplan. Strategier och program antas av kommunfullmäktige. Plan En plan kan användas för att göra en strategi eller ett program mer konkret. En plan ska utgöra en grund för prioritering och beskriva hur uppsatta mål ska uppnås inom ett visst område. Planer antas av kommunstyrelsen eller nämnd. 2 12
Handlingsplan En handlingsplan utgår från inriktningen i det överordnade styrdokumentet och gör om det till konkreta åtgärder. En handlingsplan ska ange vem som ansvarar för att åtgärderna genomförs, när de ska vara genomförda samt vilka prioriteringar som ska ske. Övergripande handlingsplaner beslutas av kommunchef. Verksamhetsspecifika handlingsplaner beslutas av verksamhetschef/avdelningschef/enhetschef. Regeldokument Regeldokumentem talar om hur arbetet ska utföras. De innehåller föreskrifter och regler som måste följas, till skillnad från de målstyrda dokumenten som mer talar om vad som ska uppnås. Reglementen och taxor/avgifter Ett reglemente beskriver regler av principiell betydelse för verksamheten. Till denna kategori räknas också fullmäktiges arbetsordning samt styrelsens och nämndernas reglementen, liksom bolagsordningar och förbundsordningar. Även en lokal stadga som komplement till gällande lagstiftning, till exempel lokal ordningsföreskrift, är ett reglemente. Kostnader för kommunala verksamheter och prestationer ska normalt täckas av den uttagna kommunalskatten. Enligt kommunallagen får dock kommunerna ta ut avgifter för tjänster och nyttigheter som de tillhandahåller. För tjänster och nyttigheter som kommunen är skyldig att tillhandahålla får kommunen endast ta ut avgifter om det är särskilt föreskrivet och då utifrån självkostnadsprincipen. I taxor inkluderas även avgifter. Reglementen och taxor antas av kommunfullmäktige. Riktlinjer Riktlinjer beskriver de fasta regler som gäller för verksamheten och som har antagits i berörd politisk nämnd. En riktlinje antas av kommunstyrelsen eller berörd nämnd. Rutiner Rutiner är regler som beslutats för att reglera hur verksamheten ska bedrivas. De är ofta på detaljnivå. Rutiner kan exempelvis vara rutin för bokning av leasingbilar. Rutiner är att betrakta som intern styrning av arbetet. Övergripande rutiner beslutas av kommunchef. Verksamhetsspecifika rutiner beslutas av verksamhetschef/avdelningschef/enhetschef. 3 13
Framtagande av styrdokument Innan ett nytt styrdokument tas fram krävs ett beslut ifrån den instans som sedan kommer att besluta om att anta styrdokumentet. Detta beslut kan vara av informell karaktär exempelvis via en protokollförd dialog. Detta gäller även om uppdraget att ta fram styrdokumentet redan finns omnämnt i budgeten. Utformning För samtliga styrdokument används de mallar som finns framtagna för att skapa tydlighet och enhetlighet. Styrdokumenten ska formuleras på ett kort och tydligt sätt. Enligt språklagen och förvaltningslagen ska offentligt anställda uttrycka sig lättbegripligt. Att få tillgång till information är en rättighet oavsett om man har lässvårigheter eller andra begränsningar. Styrdokumenten ska inte innehålla upprepningar av författningar som belastar texten. Vid en eventuell konflikt mellan en författning och kommunens styrdokument gäller författningen. Ansvarig I varje styrdokument ska det finnas angivet vilken politisk nämnd och/eller verksamhet som ansvarar för dokumentet. I beslutsprotokollet ska det finnas angivet när dokumentet ska följas upp och vid behov revideras. Det ska även framgå vilken verksamhetsfunktion som är ansvarig för uppföljning och revidering. Om styrdokumentet ska finnas med i författningssamlingen ska ansvarig tjänsteman meddela kansliavdelningen. Kansliavdelningen ansvarar för att det antagna styrdokumentet hålls tillgängligt och aktuellt i författningssamlingen. Varje chef inom den verksamhet som berörs av styrdokumentet ansvarar för att styrdokumentets innehåll är känt bland medarbetarna samt att det följs och följs upp i den egna verksamheten. Registrering Efter att styrdokumentet antagits måste den slutgiltiga versionen registreras i ärendehanteringssystemet. Ansvarig för att detta sker är den handläggare som arbetat fram dokumentet. I ärendehanteringssystemet ska styrdokumentet kategoriseras som rätt handlingstyp (program, handlingsplan, riktlinje etc.) under processen styrdokument. Detta för att göra det möjligt att söka efter såväl samtliga styrdokument som efter respektive typ av styrdokument. Författningssamling I den kommunala författningssamlingen läggs samtliga dokument som kategoriseras som reglementen. Även antagna delegeringsregler och sådana riktlinjer som bedöms vara av allmänt intresse placeras här. Dokument i författningssamlingen ska vara tillgängliga för allmänheten på kommunens webbplats under den tid de gäller. Kansliavdelningen ansvarar för att styrdokumentet publiceras i författningssamlingen när det har antagits. 4 14
Checklista Att tänka på innan och under framtagandet av styrdokument Vilket behov/syfte ska styrdokumentet uppfylla? Vilken lagstiftning finns på det aktuella området? Om frågan är reglerad genom lagstiftning behövs kanske inget styrdokument, utan istället en anvisning av handbokskaraktär. Vilken typ av styrdokument är aktuellt? Behövs mer än en typ av styrdokument? Finns ett uppdrag ifrån den instans som ska anta styrdokumentet? Finns det befintliga styrdokument som ska upphävas eller revideras på grund av det nya styrdokumentet? Detta ska framgå i beslutet om att anta det nya styrdokumentet. Stödjer styrdokumentet Reglemente för hantering av styrdokument i Tomelilla kommun? Vilka ekonomiska konsekvenser kan styrdokumentet innebära? Behöver de ekonomiska konsekvenserna beaktas i budgetprocessen? Vem ansvarar för styrdokumentet på politisk respektive tjänstemannanivå? Hur och när ska dokumentet följas upp? Hur ska dokumentet implementeras? Information som tydligt ska framgå i styrdokumentet och som återfinns i mallar. Dokumentets namn och typ Diarienummer i förekommande fall Beslutande instans/tjänsteman Beslutsdatum Eventuell paragraf (i förekommande fall) Dokumentansvarig funktion på politisk respektive tjänstemannanivå Eventuellt datum för senaste revidering 5 15
16 6
Tomelilla den 6 januari 2016 Dnr KS 2014/323 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Kommunstyrelsens arbetsutskott Ändring i reglemente för familjenämnden Handläggare: Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Direkt 0417-182 06 Mobil 0709-95 82 06 Pamela.Lindqvist@tomelilla.se Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att ändra i reglemente för familjenämnden enligt följande 1 första stycket: gymnasieskola och gymnasiesärskola läggs till. 1 andra stycket stryks och ersätts av ett nytt andra stycke med lydelsen: Familjenämnden ansvarar för att samverkan sker med de gymnasieskolor där kommunens elever studerar. 2 Under uppräkningen av tillämplig lagstiftning läggs gymnasieförordning och förordning om skolskjutsning till. Ärendebeskrivning Enligt tidigare fattat beslut upphör Sydskånska gymnasieförbundet den 31 december 2015. Förbundet har sedan den 1 januari 2014 drivits som ett produktionsförbund och under denna tid har ansvaret för kommunens fullgörande av uppgifter rörande gymnasieskola och gymnasiesärskola legat hos kommunstyrelsen. Familjenämnden har ansvarat för pedagogiska frågor och samverkan med Sydskånska gymnasieförbundet. Familjenämnden ansvarar idag för elevvård, grundskola, förskoleverksamhet, förskoleklasser, grundsärskola, kommunal vuxenutbildning, särvux, undervisning i svenska för invandrare samt skolbarnsomsorg och pedagogisk omsorg. Följande ändringar föreslås i reglemente för familjenämnden: 1 första stycket: gymnasieskola och gymnasiesärskola läggs till. 1 andra stycket stryks och ersätts av ett nytt andra stycke med lydelsen: Familjenämnden ansvarar för att samverkan sker med de gymnasieskolor där kommunens elever studerar. 2 Under uppräkningen av tillämplig lagstiftning läggs 1 (2) 17
gymnasieförordning och förordning om skolskjutsning till. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse kommunsekreterare Pamela Lindqvist 2016-01-06. Förslag till ändring i reglemente för familjenämnden 2016-01-06 Kommunledningskontoret Pamela Lindqvist Kommunsekreterare Beslutet skickas till: Familjenämnden Skolchef Jonas Åkesson KFS kommunsekreterare Pamela Lindqvist 2 (2) 18
0 TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr C 15:1 Kf 190/2014 Dnr KS 2014/323 REGLEMENTE FÖR FAMILJENÄMNDEN Antaget av kommunfullmäktige den 15 december 2014, Kf 190. Gäller från den 1 januari 2015. FAMILJENÄMNDENS VERKSAMHET Övergripande verksamhet 1 Familjenämnden fullgör kommunens uppgifter inom det offentliga skolväsendet för barn, ungdom och vuxna. Nämndens uppgifter omfattar elevvård, grundskola, förskoleverksamhet, förskoleklasser, grundsärskola, gymnasieskola, gymnasiesärskola, kommunal vuxenutbildning, särvux, undervisning i svenska för invandrare samt skolbarnsomsorg och pedagogisk omsorg. Familjenämnden ansvarar för pedagogiska frågor vad gäller gymnasieskola och gymnasiesärskola samt att samverkan sker med Sydskånska gymnasieförbundet i dessa frågor. Familjenämnden ansvarar för att samverkan sker med de gymnasieskolor där kommunens elever studerar. Familjenämnden fullgör kommunens uppgifter inom socialtjänsten vad gäller individ- och familjeomsorg. Familjenämnden fullgör kommunens uppgifter inom socialtjänsten vad gäller psykiatri. A 14:4 Reglemente för Familjenämnden 1 (7) 19
Familjenämnden ansvarar för det kommunala flyktingmottagandet. Familjenämnden har ansvaret för kommunens arbetsmarknadsverksamhet. Familjenämnden har huvudansvaret för Tomelilla kommuns kontakter med Sydöstra Skånes samordningsförbund. Familjenämndens uppgifter 2 Familjenämndens uppgifter avser drift och verksamhet, tillsyn, tillstånd, myndighetsutövning mot enskild, anmälningsskyldighet, ansökningsförfarande samt uppgiftsskyldighet enligt nedan angiven lagstiftning och andra författningar rörande förskola, skola, vuxenutbildning, socialtjänst, kommunal hälso- och sjukvård samt stöd och service till vissa funktionshindrade. Socialtjänstlag och socialtjänstförordning Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga Lag om vård av missbrukare i vissa fall Lag om unga lagöverträdare Brottsbalk Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade Socialstyrelsens författningssamling Smittskyddslag Äktenskapsbalk och Föräldrabalk Lag om allmänna barnbidrag Lag om blodundersökning Lag om underhållsstöd Namnlag Körkortsförordning Passförordning Vapenlag Lag om mottagande av asylsökande m.fl. Utlänningslag Begravningslag Skollag och Grundskoleförordning med tillhörande författningar Grundsärskoleförordning Gymnasieförordning Förordning om skolskjutsning Förordning om kommunal vuxenutbildning Förordning om svenska för invandrare Bibliotekslag A 14:4 Reglemente för Familjenämnden 2 (7) 20
Hälso- och sjukvårdslag Lag om kommunens betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård Lag om patientnämnds verksamhet Lag om vårdregister Patientjournallag Lag om medicintekniska produkter Patientskadelag Offentlighets- och sekretesslag samt offentlighets- och sekretessförordning Förvaltningslag Familjenämnden ansvar för följande verksamhetsområden inom vuxenutbildningen: Gymnasial vuxenutbildning Påbyggnadsutbildning Svenska för invandrare Särvux Grundläggande vuxenundervisning Lärotek/studieverkstad Infotek/studievägledning Uppdragsutbildning Intern fortbildning Universitets- och högskolekurser Lärcenter Validering Kvalificerad yrkesutbildning Familjenämnden får förutom vad som ovan angivits, handlägga och besluta i ärenden som till art och grad är att jämföra med dem som angivits ovan. Närmare precisering av tillämpliga lagrum framgår i huvudsak av familjenämndens delegeringsordning. Familjenämndens övriga uppgifter 3 Familjenämnden ska samråda med andra myndigheter och organisationer i de frågor som är motiverade utifrån nämndens uppgifter inom vuxen-utbildningsområdet. Familjenämnden svarar för information om sin verksamhet. Familjenämnden svarar för reformering och förenkling av sitt regelbestånd. A 14:4 Reglemente för Familjenämnden 3 (7) 21
Inom sitt verksamhetsområde ska familjenämnden svara för förekommande donationsoch stiftelseförvaltning inkl. utdelning. Familjenämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden inom sitt verksamhetsområde. Familjenämnden är ansvarig för behandling av personuppgifter inom sitt verksamhetsområde. Beslutsbefogenheter vid extraordinär händelse 4 Då en extraordinär händelse inträffar får krisledningsnämnden ta över hela eller delar av familjenämndens verksamhetsområde. Ansvar och rapporteringsskyldighet 5 Familjenämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har bestämt, de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Familjenämnden ska regelmässigt till kommunfullmäktige, på sätt som kommunstyrelsen bestämmer, rapportera hur verksamheten utvecklas. FAMILJENÄMNDENS ARBETSFORMER Sammansättning 6 Familjenämnden består av sju ledamöter och sju ersättare. Förutom ordförande ska det finnas en förste vice och en andre vice ordförande. Posten som andre vice ordföranden ska tillfalla det parti eller valsamverkansblock, som inte innehar ordförandeposten. Ersättarnas tjänstgöring i styrelse och utskott 7 Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Ersättare som inte tjänstgör har rätt att yttra sig under sammanträdet och få sin mening antecknad till protokollet. Om inte ersättarna i familjenämnden väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige bestämda ordningen. A 14:4 Reglemente för Familjenämnden 4 (7) 22
Ersättare i utskotten ska inkallas till tjänstgöring i den av familjenämnden vid valet bestämda ordningen. Ersättare i utskotten ska närvara vid utskottens sammanträden endast om ledamot är förhindrad att närvara. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. Växeltjänstgöring 8 En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. Inkallande av ersättare 9 En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till nämndens sekreterare som kallar ersättare. Ersättare för ordföranden i styrelse och utskott 10 Om varken ordförande eller en vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde, utser nämnden/utskottet en annan ledamot att vara ordförande tillfälligt och fullgöra ordförandens uppgifter. Den till åldern äldste ledamoten tjänstgör som ordförande tills den tillfällige ordföranden har utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget under längre tid än en månad får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträden 11 Familjenämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträde ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det. Utskotten sammanträder på dag och tid som utskotten bestämmer. Sammanträde ska också hållas när ordföranden anser att det behövs. A 14:4 Reglemente för Familjenämnden 5 (7) 23
Om särskilda skäl föreligger får respektive ordförande i nämnden eller utskottet, efter samråd med vice ordförandena, ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för ett sammanträde. 12 Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska senast sex dagar före sammanträdesdagen på ett lämpligt sätt (post, e-post eller på annat sätt som familjenämnden bestämmer) tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet. Kallelsen ska åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. l undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. När varken ordföranden eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. Handläggning 13 Från kommunens övriga nämnder, beredningar, utskott och anställda får familjenämnden och dess utskott infordra de yttranden och upplysningar, som behövs för att de ska kunna fullgöra sina uppgifter. Vid beredning av ärenden, som också berör annan nämnds eller annat utskotts verksamhetsområde, får familjenämnden och dess utskott adjungera representanter från berörd nämnd eller annat utskott. De sålunda adjungerade ledamöterna får yttra sig men inte delta i beslut eller få sin mening antecknad till protokollet. Utskottet får handlägga ärenden bara när minst tre av ledamöterna är närvarande. Om en ledamot i utskottet begär det, ska ärendet överlämnas till familjenämnden för beslut. Justering av protokoll 14 Protokoll i familjenämnden justeras av ordföranden och en ledamot. Protokoll i utskottet justeras av ordföranden och en ledamot. Familjenämnden eller utskottet kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligen innan styrelsen justerar den. A 14:4 Reglemente för Familjenämnden 6 (7) 24
Reservation 15 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Delgivning 16 Delgivning med familjenämnden sker med ordföranden, förste eller andre vice ordföranden eller tjänsteman som nämnden bestämmer. Undertecknande av handlingar 17 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av familjenämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av förste vice eller andre vice ordföranden och kontrasigneras av sekreteraren eller annan tjänsteman som familjenämnden bestämmer. l övrigt bestämmer familjenämnden vem som ska underteckna handlingar. Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av utskottet ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av förste eller andre vice ordföranden och kontrasigneras av utskottets sekreterare eller annan tjänsteman som utskottet bestämmer. Utskott 18 Inom familjenämnden ska finnas ett arbetsutskott och ett utskott för gymnasie-, vuxenutbildnings- och arbetsmarknadsfrågor. Vardera utskott består av tre ledamöter och lika många ersättare. Ledamöter och ersättare i utskotten väljs av nämnden bland dess ledamöter och ersättare för tid som nämnden bestämmer. 19 Familjenämnden väljer för den tid nämnden bestämmer bland respektive utskotts ledamöter en ordförande och en förste vice ordförande och en andre vice ordförande. 20 De ärenden som ska avgöras av familjenämnden i dess helhet bör beredas av utskott om beredning behövs. När ärendet beretts bör utskottet lägga fram förslag till beslut. Utskottets protokoll ska snarast anmälas till familjenämnden. A 14:4 Reglemente för Familjenämnden 7 (7) 25
Tomelilla den 11 januari 2016 Dnr KS 2013/105 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Christian Björkqvist Kanslichef Direkt 0417-182 53 Mobil AnsvarigMobil christian.bjorkqvist@tomelilla.se Kommunstyrelsen Förslag till nytt upphandlingsreglemente för Tomelilla kommun Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige fastställer upprättat förslag till upphandlingsreglemente för Tomelilla kommun Ärendebeskrivning Sedan juli 2007 pågår en avtalsstyrd upphandlingssamverkan mellan Sjöbo, Tomelilla, Simrishamns och Ystads kommuner. Bland de grundläggande förutsättningarna för samverkan är att kommunerna har ett gemenensamt upphandlingsreglemente. Sedan nuvarande upphandlingsreglemente antogs av kommunfullmäktige, 7/2014, har det bland annat via motioner framställts förslag att få ett reglemente som tydligare harmoniserar med de möjligheter lagen om offentlig upphandling ger. Det nu framtagna förslaget till reglemente innehåller bland annat tydligare skrivningar vad gäller hållbarhetskrav, miljökrav, sociala krav och att ge små och medelstora företag samma möjligheter att konkurrera som stora företag. Till upphandlingsreglementet har även framtagits tillämpningsanvisningar som fastställs av kommunchefen. Beslutsunderlag Förslag till upphandlingsreglemente, 2016-01-08 Förslag till tillämpningsanvisningar för upphandlingsreglemente, 2016-01- 08 Upphandlingsreglemente, antaget kf 7/2014 1 (2) 26
Kommunledningskontoret Christian Björkqvist Kanslichef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 2 (2) 27
2016-01-08 Upphandlingsreglemente för Tomelilla kommun (fastställt av kommunfullmäktige xx/2016) Detta reglemente gäller all upphandling av varor, tjänster och entreprenader inom Tomelilla kommun. Upphandlingsreglemente gäller även som riktlinjer för de bolag, föreningar, kommunalförbund och stiftelser där kommunen är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen. I princip likalydande reglemente/policydokument tillämpas hos var och en av kommunerna i den avtalsreglerade upphandlingssamverkan inom Ystad-Österlenregionen. Ansvarsfördelning Kommunfullmäktige fastställer och reviderar upphandlingsreglemente. Kommunstyrelsen är ytterst ansvarig för att upphandlingsverksamheten bedrivs på ett korrekt och effektivt sätt. Kommunstyrelsen ansvarar för samordning och övervakning av kommunens upphandlingsverksamhet och ska därför se till att en central inköpsfunktion upprätthålls. Kommunstyrelsen ansvarar för kommungemensamma upphandlingar och för upphandlingar som berör flera nämnders verksamhetsområde. Nämnderna ansvarar för upphandling inom respektive ansvarsområde. Kommunstyrelsen och nämnderna fastställer i delegationsordningar på vilken nivå upphandlingar ska hanteras. Kommunchefen fastställer tillämpningsanvisningar till reglementet. Verksamhetsansvariga chefer ansvarar för att personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har den kompetens som krävs. Verksamhetsansvariga chefer ansvarar även för att verksamheten verkar för samordnad upphandling samt att verksamheten använder de gemensamma ramavtalen. Verksamhetsansvariga chefer ansvarar för att representanter från verksamheten i den centrala inköpsgruppen bistår med den kompetens och verksamhetsinsyn som krävs för att upphandlingsarbetet ska kunna fungera så bra som möjligt. Kommunens centrala inköpsfunktion ska ha överblick och kännedom om andra enheters behov. Inköpsfunktionen ansvarar för att upphandlingssamverkan utvecklas med andra kommuner. Inköpsfunktionen ska därför alltid kontaktas för en bedömning av förutsättningarna för upphandling i samverkan. Inköpsfunktionen är kommunens allmänna expertfunktion inom upphandlingsområdet. 1 28
2016-01-08 Upphandlingssamverkan Kommunen deltar i upphandlingssamverkan inom Ystad-Österlenregionen. Kommunen ska sträva efter att genomföra samordnad upphandling där detta bedöms fördelaktigt. Kommunen ska samverka med leverantörer och näringslivsorganisationer och vara öppen för synpunkter från dessa angående kommunens upphandlingar. Samverkan med leverantörer ska göras utan att de grundläggande principerna om likabehandling och ickediskriminering vid upphandlingar åsidosätts. Strategiskt upphandlingsarbete Vid prioritering av upphandlingar ska, förutom upphandlingens totala värde, även beaktas om upphandlingen främjar de strategiska utvecklingsområden och nämndsmål som varje år beslutas av kommunfullmäktige. För att kunna göra en korrekt prioritering av upphandlingar är det viktigt att den centrala inköpsfunktionen årligen informeras om verksamheternas anskaffningsbehov de kommande 12 månaderna. Upphandlingsverksamheten ska utgå från ett affärsmässigt korrekt uppträdande präglat av effektivitet, kompetens, miljöhänsyn, samverkan och hållbar utveckling samt att tillgodose dagens behov utan att försvåra för kommunens kommande generationer att tillfredsställa sina behov. Tomelilla kommun ska ses som en attraktiv och seriös kund för leverantörer och kommunens medborgare. Utgångspunkten vid varje upphandling ska vara att slutanvändaren ska få den ekonomiskt mest fördelaktiga varan eller tjänsten, anpassad till verksamhetens behov med hänsyn taget till miljö och sociala riktlinjer. Vid all upphandling ska kommunen använda sig av den konkurrens som finns på marknaden, basera upphandlingar på tydliga förfrågningsunderlag, iaktta objektivitet genom att behandla anbudsgivare likvärdigt, verka för en fungerande konkurrens genom att ge små och medelstora företag samma möjligheter att konkurrera som stora företag, inte ha personliga intressen hos leverantörer som kan påverka utgången av en upphandling, bekosta sina rese- och logikostnader själv vid besök hos eller resor tillsammans med leverantörer, avvisa gåva eller förmån som kan påverka anställda i sin tjänsteutövning. Personal som deltar i upphandlingsprocessen får inte ha personliga engagemang som står i konflikt med kommunens intresse. 2 29
2016-01-08 Miljöanpassad upphandling och sociala krav Miljöhänsyn och sociala krav ska vägas in som krav eller kriterier bland andra och vara relevanta och rimliga i förhållande till den vara eller tjänst som upphandlas. Kraven ska baseras på gällande miljömål och åtgärdsprogram samt tillgänglig vetenskaplig forskning och information. Sociala krav används för att motverka diskriminering i samhället, bidra till ökad jämställdhet och säkerställa goda arbetsvillkor för arbetstagare. Kommunen ska sträva efter att de varor som köps in ska vara rättvisemärkta inom de områden där detta är särskilt motiverat. Vid inköp av varor och tjänster ska alltid svenska lagar och standarder vara vägledande för vilka miljökrav och sociala krav som ska ställas. Vid inköp av livsmedel ska kommunens kostpolicy gälla och riksdagens uppsatta mål om ekologiskt odlade livsmedel ska beaktas. 3 30
2016-01-08 Rutin gällande tillämpningsanvisningar till upphandlingsreglemente (fastställda av kommunchefen 2016-) Tomelilla kommun är en upphandlande myndighet enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling och en upphandlande enhet enligt Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster eller entreprenader. All upphandling ska ske enligt gällande lagar och bestämmelser och enligt kommunens och de kommunala bolagens krav. Upphandlingsreglemente och tillhörande tillämpningsanvisningar är ett komplement till lagregleringen kring offentlig upphandling. I princip likalydande reglemente/tillämpningsanvisningar tillämpas hos var och en av kommunerna i den avtalsreglerade upphandlingssamverkan inom Ystad-Österlenregionen. Grundläggande principer EU:s grundläggande principer skall tillämpas inom all offentlig upphandling. Dessa är: Likabehandling: Alla leverantörer ska ha samma grundförutsättningar och information. Upprättade förfrågningsunderlag ska vara klara och tydliga och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas. Den upphandlande enheten får inte ge ett lokalt företag företräde. Icke-diskriminering: Anbudsgivare, anbudssökande och anbud ska behandlas utan ovidkommande hänsyn. Transparens: Upphandlingsprocessen ska kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. Normalt ska annonsering ske. Samtliga utvärderingskriterier skall anges i underlaget och deras innebörd och vikt ska beskrivas. Man får inte förändra utvärderingskriterierna vid utvärdering av anbud. Proportionalitet: Kvalifikationskraven, kraven i förfrågningsunderlaget och utvärderingskriterierna ska vara relevanta och rimliga i förhållande till det som upphandlas. Ömsesidigt erkännande: Bevis och intyg utfärdade från behöriga myndigheter inom EU-länder ska godtas. 1 31
2016-01-08 Den centrala inköpsfunktionen Kommunens inköpsfunktion ska ha överblick och kännedom om andra enheters behov. Inköpsfunktionen ska därför alltid kontaktas innan en upphandling för att göra en bedömning av förutsättningarna för upphandling i samverkan. Den centrala inköpsfunktionen är kommunens allmänna expertfunktion inom upphandlings-området och ansvarar för att: Samverkan utvecklas med andra kommuner kring gemensamma upphandlingar/ramavtal. Samordna kommunens verksamhetsgrenar avseende upphandlingar. Genomföra upphandlingar. Ajourhålla den lokala avtalsdatabasen. Ta fram ändamålsenliga anvisningar, rutiner, register och dokument för upphandlingsarbetet samt se till så att dessa hålls aktuella och tillgängliga. Användarna Ska alltid använda ramavtal där sådana finns. Ska rapportera behov av upphandling till inköpsfunktionen. Ska vara behjälpliga och ge synpunkter på aktuella ramavtal och agera stöd i arbetet med att ta fram ramavtal som är så bra anpassade till kommunens verksamhet som möjligt. Hållbar utveckling Miljöhänsyn ska vägas in som krav och kriterier bland andra och vara relevanta och rimliga till den vara eller tjänst som upphandlas. Miljökraven baseras på gällande miljömål och åtgärdsprogram, energi- och klimatstrategi, avfallsplan samt vetenskaplig forskning och information. Miljökompetens ska vid behov konsulteras när förfrågningsunderlag tas fram. Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier ska vara ett stöd. Lägst baskrav ska ställas. Produkter ska under sin livscykel ge upphov till så få miljöskador som möjligt. Produkterna ska kunna återanvändas eller vara biologiskt nedbrytbara. Produkternas tillverkning och användning bör bygga på resurssnålhet. 2 32
2016-01-08 Produkterna bör inte skada oxonskiktet, öka växthuseffekten eller bidra till försurning. Vid inköp av livsmedel ska kommunens kostpolitiska riktlinjer beaktas. Även riksdagens uppsatta mål om ekologiskt odlade livsmedel ska beaktas. Vid inköp av varor och tjänster ska alltid svenska lagar och standarder eller motsvarande vara vägledande för vilka miljökrav som ska ställas. Kommunen ska där detta anses motvierat ställa krav som kan motverka diskriminering i samhället, som bidrar till ökad jämställdhet och som säkerställer goda arbetsvillkor för arbetstagare. Upphandlade varor och tjänster ska vara tillgängliga och användbara för alla. Kommunen ska sträva efter att de varor som köps in ska vara rättvisemärkta inom de områden där detta är särskilt motiverat. Kompetens Upphandling ska utföras av tjänstemän som har gedigna kunskaper om upphandlingsreglemente, tillhörande tillämpningsanvisningar och offentliga upphandlingsregler, en hög verksamhetskompetens och som tillämpar god affärsetik. Upphandlingar ska planeras i god tid och ske i nära samverkan mellan upphandlare och verksamhetsföreträdare i kommunen. Inköp/upphandling får göras av den som är behörig enligt delegationsordning. Alla beslutsattestanter ska ha goda grundläggande kunskaper om rättsregler, rutiner och reglemente för upphandlingar respektive attest. Handläggning och beslutsordning Upphandlingsbeslut Upphandlingsbeslut ska fattas av styrelse eller nämnd eller på delegation till tjänsteman. Planering av genomförandet av en upphandling ska ske med hänsyn till de tidsfrister som följer av gällande rättsregler. Hänsyn ska tas så att anbudsgivare får en skälig tid på sig att vidta förberedelser inför kommande avtalsperiod. Innan en upphandling påbörjas ska vid behov en nuläges- och marknadsanalys genomföras. Kravspecifikation och referensgrupp För att kunna genomföra en effektiv upphandling krävs att kontakterna mellan den som ansvarar för anskaffningen (verksamhetsansvarig) och den som genomför upphandlingen fungerar väl. Kommunen ska använda sig av referensgrupper och direktkontakter med verksamhetsansvariga/användare för det viktiga informationsutbytet. Syftet med referensgruppen ska vara att försöka nå samsyn i vad som är rätt krav på varor/tjänster. Förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlaget ska vara tydligt och innehålla samtliga krav som ställs på 3 33
2016-01-08 varan/tjänsten som ska upphandlas. Kraven ska vara relevanta och ska inte vara mer långtgående än vad som behövs. I förfrågningsunderlaget ska alltid anges att bindande avtal uppkommer först när upphandlingen är avslutad genom att upphandlingskontrakt tecknas. Annonsering Upphandlingar, med vissa undantag för direktupphandling, ska annonseras i allmänt tillgänglig databas samt publiceras på kommunens hemsida. Alla upphandlingar över tröskelvärdet ska annonseras i EU:s gemensamma databas Tenders Electronic Daily (TED). Annonsering av de upphandlingar som överskrider beloppen för direktupphandling ska ske via den centrala inköpsfunktionen. Anbudsöppning Efter anbudstidens utgång ska två behöriga personer öppna samtliga inkomna anbud. Anbudsprotokoll över inlämnade anbud ska föras vid anbudsöppningen. Anbud kan lämnas genom elektronisk överföring under förutsättning att kommunen kan säkerställa att innehållet i det elektroniska anbudet inte röjs förrän anbuden skall öppnas. Utvärdering Samtliga steg i utvärderingen ska dokumenteras i utvärderingsprotokoll. Den upphandlande enheten får inte anta ett anbud som inte uppfyller kraven enligt förfrågningsunderlaget och inte heller göra prövningen mot andra kriterier än dem som funnits med i annonsen eller förfrågningsunderlaget. Antagande av anbud Antagande av anbud beslutas enligt delegationsbeslut. Tilldelningsbeslut Upphandlingsansvarig ansvarar för att tilldelningsbeslut skyndsamt når anbudsgivare. Beslutet ska innehålla motivering till valet samt namn på vinnande leverantör. Avtal/upphandlingskontrakt Så snart som möjligt, dock tidigast 10 dagar efter det att tilldelningsbeslut har skickats, ska avtal tecknas. Samtliga avtal/upphandlingskontrakt ska vara skriftliga. Avtal/upphandlingskontrakt tecknas av hos kommunen behörig person enligt delegation. Uppföljning Under avtalsperioden ska en kontinuerlig uppföljning av avtalet ske. Uppföljning ska ske både internt, genom uppföljning av avtalstroheten inom den upphandlande enheten, och externt, genom kontroll av att avtalsvillkoren följs. 4 34
2016-01-08 Dokumentation Skriftlig dokumentation ska ske av alla upphandlingar så att skälen för beslut är tydliga och lätta att förstå samt redovisas öppet. När upphandlingsärendet är avslutat ska handlingarna samlas i en akt. Aktläggningen ska vara systematiskt ordnad så att insyn alltid är möjlig. Samtliga uppgifter hänförliga till ett upphandlingsärende ska dokumenteras och föras till akten. Kraven på skriftlig dokumentation gäller i tillämpliga delar även vid direktupphandlingar. Arkivering När upphandlingen avslutats ska upphandlingsdokumenten arkiveras enligt kommunens dokumenthanteringsplan. Kommunens upphandlingsregler Ramavtal Ramavtal tecknas för vissa varor och tjänster och ska innefatta hela kommunens behov. Samtliga enheter inom kommunen är skyldiga att följa ramavtalen. Avsteg från avrop på befintliga ramavtal får endast ske om det kan motiveras av beställaren och den centrala inköpsfunktionen ger sitt godkännande. Ingångna ramavtal är bindande för kommunen som helhet. Innan upphandling av ett ramavtal påbörjas ska därför den centrala inköpsfunktionen kontaktas för att se om samordning med andra förvaltningar är möjlig. Kommunens enheter är skyldiga att känna till och utnyttja de ramavtal som finns. Genom ökad avtalstrohet mot befintliga ramavtal skapas förtroende hos kommunens leverantörer, vilket leder till bättre avtalsvillkor i framtiden. Samtliga upphandlingsavtal ska förtecknas i en avtalsdatabas som är tillgänglig för kommunens beställare för att säkerställa att rätt leverantör används. Efter att ramavtal tecknats ska kopia på avtal och andra relevanta handlingar skickas till den centrala inköpsfunktionen som administrerar avtalsdatabasen. Ramavtal med flera leverantörer som förutsätter förnyad konkurrensutsättning handläggs och beslutas i samma ordning som gällde för det ursprungliga ramavtalskontraktet. Förvaltningsspecifika inköp och avtal Detta avser upphandling som ej omfattas av kommunövergripande behov och ramavtal. Den centrala inköpsfunktionen ska kontaktas för planering av upphandlingen och eventuellt stöd under upphandlingsprocessen. 5 35