Sammanträdesdatum Sammanträde nr 2013-01-24 1/2013 Styrelsesammanträde för Sundsvalls Hamn AB den 24 januari 2013 Sid nr 1 Sammanträdets öppnande och justering... 2 2 Godkännande av dagordning... 2 3 Föregående protokoll 2012-11-23 och 2012-11-30 per capsulam... 2 4 Bokslut 2012... 3 5 Förslag till ny bolagsordning för Sundsvalls Hamn AB... 4 6 Revisionsrapport Granskning av införandet av internkontrollreglemente... 5 7 Information och rapport... 6 8 Övriga frågor... 6 9 Nästa sammanträde... 6 10 Avslutning... 6
2013-01-24 1/2013 1 Tid Kl. 09.30 10.20 Plats Blå Huset, Tunadalshamnen Styrelseledamöter Bertil Kjellberg Ordförande Runa Forsman Vice ordförande Cathrine Edström Ledamot Leif Nilsson Ledamot Magnus Svensson Ledamot, SCA Transforest AB Rose-Marie Antonic Ersättare Lars Holmgren Ersättare Frånvarande ledamöter Rolf Johannesson Ersättare, SCA Graphic Sundsvall AB Revisorer för kännedom Bengt Nilsson Lekmannarevisor, deltar ej Ewa Hägglund Lekmannarevisor, ersättare, deltar ej Kristin Näsström Revisor, Öhrlings PWC AB, deltar ej Tjänstemän Anders Nordström VD Ing-Marie Alm Ekonom Ewa-Britt Norén Sekreterare Frånvarande tjänstemän Håkan Persson Teknik- och logistikchef Protokollet omfar 1 10 Justeras Bertil Kjellberg Ordförande Ewa-Britt Norén Sekreterare Cathrine Edström Justerare Magnus Svensson Justerare
2013-01-24 1/2013 2 1 Sammanträdets öppnande och justering Ordförande hälsar alla välkomna och förklarar därmed sammanträdet öppnat. Cathrine Edström och Magnus Svensson utses jämte ordföranden Bertil Kjellberg justera dagens protokoll. 2 Godkännande av dagordning godkänna utsänd dagordning. 3 Föregående protokoll 2012-11-23 och 2012-11-30 per capsulam godkänna och lägga protokollen 2012-11-23 och 2012-11-30 till handlingarna. sunderlag Protokoll 2012-11-23, utsänt via e-post 2012-12-06 Protokoll 2012-11-30 per capsulam, utsänt via e-post 2012-12-11
2013-01-24 1/2013 3 SHAB-2013-00001 4 Bokslut 2012 fastställa bokslut 2012, daterat 2013-01-21, reviderat 2012-01-24, överlämna bokslutet till Stadsbacken AB. Ärendet VD redogör för bolagets bokslut för år 2012. Resultat Ackumulerat rörelseresultat för perioden januari december slutar på -298 tkr, vilket ska jämföras mot fjolårets utfall på -785 tkr och målet på 315 tkr. Resultat före bokslutsdispositioner och sk -50 tkr. Årets resultat efter förändring av periodiseringsfond 4 tkr. Intäkter Intäkterna har, i förhållande till föregående år, minskat med 114 tkr. Kostnader Kostnaderna har, i förhållande till föregående år, minskat med 603 tkr. Överläggning Reviderade upplagor av beslutsunderlaget delas ut vid sammanträdet. Styrelsen diskuterar den framtida utvecklingen för bolaget. sunderlag PM- 2013-01-22, reviderad upplaga 2012-01-24 delas ut vid sammanträdet Bolagets ekonomiska årsrapport för 2012 till Stadsbacken AB, daterad 2013-01-21, reviderad upplaga 2012-01-24 delas ut vid sammanträdet Bokslut för räkenskapsåret 2012, med resultat- och balansräkning, 2013-01-21, reviderad upplaga 2012-01-24 delas ut vid sammanträdet Godsmängder 2012
2013-01-24 1/2013 4 SHAB-2012-00059 5 Förslag till ny bolagsordning för Sundsvalls Hamn AB föreslå Stadsbacken AB besluta den nu gällande bolagsordningen ska gälla, i avvaktan på eventuell ny konstellation i samband med etablerandet av Sundsvall Logistikpark, samt överlämna ärendet till Stadsbacken AB. Bakgrund Vid sammanträde 2012-11-23, 28, behandlade styrelsen ärendet och beslutade, under förutsättning inga invändningar från SCA kommer innan den 1 december 2012 överlämna ärendet till Stadsbacken AB. Den 30 december meddelade SCA man inte ställer sig bakom de föreslagna ändringarna. Ordförande upprättade ett protokoll per capsulam 2012-11-30, 35 37, som beslutar om bordläggning av ärendet till dagens sammanträde. Protokollet är godkänt och undertecknat av samtliga ledamöter. Överläggning Styrelsen diskuterar den paragraf om befogenhetsbegränsningar som föreslås skrivas in i samtliga koncernbolags bolagsordningar, med anledning av den komplettering av kommunallagens 3 kap, 17, som trätt i kraft från den 1 januari 2013. Styrelsen enas om föreslå Stadsbacken AB stå kvar med den nu gällande bolagsordningen, i avvaktan på eventuell ny konstellation i samband med etablerandet av Sundsvall Logistikpark. sunderlag Handlingar utsända i samband med kallelse 2012-11-23
2013-01-24 1/2013 5 SHAB-2013-00004 6 Revisionsrapport Granskning av införandet av internkontrollreglemente godkänna och lägga revisionsrapporten till handlingarna, uppdra till VD beakta revisorernas rekommendationer i det fortsa arbetet. Bakgrund På uppdrag av revisorerna i Sundsvalls kommun har PwC granskat införandet av internkontrollreglementet i Sundsvalls Hamn AB. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk valt granska samtliga kommunala företag där lekmannarevisorer utsetts. Syftet med granskningen är kontrollera om styrelse och VD med rimlig grad av säkerhet säkerställt verksamheten är ändamålsenlig och kostnadseffektiv, rapportering av verksamhet och ekonomi är tillförlitlig, samt lagar och regler efterlevs. Överläggning Styrelsen menar det bör finnas en förenklad redovisning för de mindre bolagen, med hänsyn taget till bolagens verksamhet och organisation. I ett litet bolag deltar oftast VD operativt i verksamheten och beslutsvägarna är som regel korta. Eventuella felaktigheter upptäcks tidigt och åtgärdas omgående. sunderlag PM- 2013-01-17 Lekmannarevisionens granskningsrapport om införande av internkontrollreglemente Lekmannarevisorernas skrivelse 2013-01-18
2013-01-24 1/2013 6 SHAB-2013-00005 7 Information och rapport Inget informera eller rapportera. SHAB-2013-00005 8 Övriga frågor Inga övriga frågor är anmälda. 9 Nästa sammanträde Efter tidigare beslut i styrelsen hålls nästa sammanträde den 15 februari, kl. 13.30-14.00. 10 Avslutning Ordförande tackar de närvarande och avslutar därmed sammanträdet.