Studieadministrativa regler och rutiner för anställda vid Högskolan Dalarna

Studieadministrativa regler och rutiner för anställda vid Högskolan Dalarna Beslut: Rektor 2012-08-01 Revidering: 2012-10-22, 2013-11-06 Dnr: DUC 2012/1169/10 Gäller fr.o.m. 2013-11-06 Ersätter: Studieadministrative regler och rutiner för anställda vid Högskola Dalarna daterad 2012-10-22 Ansvarig för uppdatering: Chef Avdelningen för studentservice

DUC 2012/1169/10 Sida 2 av 10 INNEHÅLL 1. Giltighet 2. Antagning 2.1. Antagning dispenser och bedömning av reell kompetens 2.2. Byte av utbildningsprogram/antagning till senare del av program 2.3. Byte av inriktning inom program 2.4. Anstånd med studiestart 3. Registrering 4. Medlemskap i studentkår 5. Adresser 6. Kursplaner och utbildningsplaner 6.1. Kursplaner 6.2 Utbildningsplaner 7. Schema 8. Tillgodoräkning 9. Hänsyn i lärandemiljön 10. Resultatrapportering 11. Nedlagda kurser och program 12. Kursvärdering 13. Uppföljning av kursdeltagare 14. Studieuppehåll 15. Studieplanering för programstudenter som kommit efter i studierna 16. Studieavbrott kurs 17. Studieavbrott program 18. Ansökan om examen 19. Examination 20. Handläggningsordning för skriftlig salstentamen 21. Överklagande av beslut 22. Övrigt

DUC 2012/1169/10 Sida 3 av 10 1. Giltighet Dessa gemensamma studieadministrativa regler och rutiner är beslutade av Rektor 2012-08- 01 och tillämpas generellt inom Högskolan Dalarna. 2. Antagning Antagningsenheten ansvarar för antagning till program och kurser i enlighet med gällande lag och förordning samt Högskolan Dalarnas Antagningsordning 1 (www.du.se/styrdokument). 2.1. Antagning dispenser och bedömning av reell kompetens Administrativa rutiner för antagning - dispenser och bedömning av reell kompetens Grundläggande behörighet: Beslut av chef för Avdelningen för studentservice Åter antagningshandläggare för notering i NyA Underrättelse om beslut till den sökande Särskild behörighet Handläggare: antagningsansvarig Remiss till ämnesföreträdare för yttrande Beslut av chef Avdelning för studentservice Åter antagningshandläggare för notering i NyA Underrättelse om beslut till den sökande Beslutet är överklagningsbart. Avslag på ansökan diarieförs. Till beslutet bifogas överklagandehänvisning. 2.2. Byte av utbildningsprogram/antagning till senare del av program Ansökan om byte av utbildningsprogram/antagning till senare del av program ska göras senast 1 maj inför hösttermin och senast 1 november inför vårtermin. Administrativa rutiner för byte av utbildningsprogram/antagning till senare del av program Ansökan diarieförs Handläggs av handläggare vid Avdelningen för studentservice Remiss till programansvarig för yttrande. Vid positivt förslag till beslut lämnar programansvarig i förekommande fall, besked om vilka kurser studenten ska läsa. Beslut av chef för Avdelningen för studentservice Antagning alternativt besked om avslag Åter handläggare för expediering av beslut; a. original till student b. kopia till studieadministratör för program- och kursregistrering c. originalansökan och signerad arkivkopia av beslut till diariet. Vid avslag på ansökan bifogas överklagandehänvisning. d. kopia till programansvarig för kännedom 2.3. Byte av inriktning inom program 1 Antagningsordning för Högskolan Dalarna utbildning på grundnivå och avancerad nivå, DUC 2008/558/10

DUC 2012/1169/10 Sida 4 av 10 Ansökan om byte av inriktning inom program ska göras senast 1 maj inför hösttermin och 1 november inför vårtermin. Administrativa rutiner för byte av inriktning inom program Ansökan ankomststämplas Handläggs av handläggare vid Avdelningen för studentservice Remiss till berörd programansvarig för yttrande och beslut. Vid positivt förslag till beslut lämnar programansvarig, i förekommande fall, besked om vilka kurser studenten ska läsa. Åter handläggare för expediering av beslut; a. original till student b. kopia till studieadministratör som bokför byte i Ladok Handlingen sorteras årsvis i personnummerordning och bevaras på arbetsrum i 5 år. c. kopia till programansvarig för kännedom 2.4. Anstånd med studiestart Högskolan får besluta om anstånd med studiestart om särskilda skäl finns. 2 Särskilda skäl kan vara sociala, medicinska, eller andra särskilda omständigheter som t ex vård av barn, studentfackliga uppdrag eller uppskjuten ledighet enligt lagen (1974:981) om arbetstagares rätt för ledighet för fortbildning. Anståndstiden får uppgå till högst 18 månader om det inte finns synnerliga skäl för en längre tid. Ett beslut om anstånd får förenas med villkor om anmälan inför den tidpunkt som studierna ska påbörjas. 3 Om omständigheter uppstått som gör att student inte kan ta sin utbildningsplats i anspråk kan denne begära anstånd med studiestart. Om anstånd beviljas skickas beslut om det från Högskolan så snart ansökan behandlats. Om ansökan avslås finns möjlighet att överklaga beslutet (se punkt 21, överklagande - i detta dokument). Administrativa rutiner för anstånd med studiestart Ansökan diarieförs Handläggare: Antagningsansvarig Beslut av chef för Avdelningen för studentservice Åter handläggare för expediering av beslut; a. original av beslut till student b. originalansökan och signerad arkivkopia av beslut till diariet. Vid avslag på ansökan bifogas överklagandehänvisning. c. kopia till programansvarig för kännedom 3. Registrering För att få bedriva studier inom ett utbildningsprogram, eller på en fristående kurs, måste studenten vara antagen och registrerad. På antagningsbesked som skickas till samtliga antagna studenter finns mer information om registreringsrutiner m.m. Registrering sker huvudsakligen via Högskolans studentportal på www.du.se. 2 Högskoleförordning (1993:100), 7 kap. 33 3 HSVFS 1999:1, 1-2

DUC 2012/1169/10 Sida 5 av 10 Nybörjarstudenter registrerade via studentportalen följs alltid upp med upprop vid utbildningsstart. Om studenten inte deltar vid upprop och inte anmält förhinder till studieadm@du.se stryks han eller hon från deltagarlistan och förlorar sin utbildningsplats 4 Student som tidigare varit registrerad på ett program eller en kurs men inte fullföljt denna måste omregistrera sig i samband med att studierna återupptas. Återupptagande av studierna kan medges i mån av plats. 4. Medlemskap i studentkår Från och med 1 juli 2010 är medlemskap inte längre tvunget enligt lag för högskolestudier. Medlemskapet som numer bygger på frivillighet hjälper studentkåren bland annat i dess arbete med kvalitetssäkringen av Högskolans utbildningar. För att få ett kursbevis och/eller examensbevis måste kåravgiften vara betald för kurser påbörjade före 2010-07-01. 5. Adresser I Ladok (det studieadministrativa datasystemet) finns studentens folkbokföringsadress. Student ska själv ansvara för att telefonnummer och eventuell tillfällig adress och anmäls till Högskolan via studentportalen eller via receptionen. Vid namnändring ska personbevis lämnas. Varje student får en egen e-postadress i Högskolans e-postsystem. Denna adress ska användas under studietiden. E-post kommunikation mellan Högskolan och studenter går via denna e-postadress. 6. Kursplaner och utbildningsplaner 6.1. Kursplaner fastställs av respektive akademichef och ska finnas tillgängliga för studenterna före sista anmälningsdatum. Kursplanen är ett juridiskt dokument mellan lärosätet och dig som student. I den regleras bland annat kursens nivå, antal högskolepoäng, mål, krav på särskild behörighet, formerna för bedömning av studenternas prestationer och övriga föreskrifter som behövs. 5 6.2. För utbildningsprogram ska det finnas en utbildningsplan. Utbildningsplaner fastställs av respektive områdesnämnd. Utbildningsplanen ska bl.a. ange de kurser programmet omfattar, kraven på särskild behörighet och de övriga föreskrifter som behövs. 6 7. Schema Schema ska finnas tillgängligt senast två veckor före kursstart på Fronter/respektive kurs hemsida. Kursansvarig ska alltid informera student i god tid om eventuella ändringar i schema under pågående kurs. 8. Tillgodoräkning Ansökan om tillgodoräknande handläggs av handläggare vid avdelningen för studentservice och bereds av ämnesföreträdare för beslut av person utsedd av chefen för Utbildnings- och forskningskansliet. 4 Regler för registrering av studenter vid Högskolan Dalarna, DUC 2012/1037/100 5 Högskoleförordningen, 6 kap. 15 6 Högskoleförordningen, 6 kap. 17

DUC 2012/1169/10 Sida 6 av 10 Tillgodoräkning/tillgodogörande av utbytesstudier handläggs av internationell handläggare, som bereder ärendet för beslut av person utsedd av chefen för Utbildnings- och forskningskansliet Ansökan om ersättande av programkurs handläggs av handläggare vid avdelningen för studentservice och beslutas av programansvarig. Ansökningar som avses under denna rubrik ska handläggas skyndsamt. Beslut ska fattas inom två månader efter ansökningsdatum, det datum då en fullständig ansökan mottagits. Administrativa rutiner för tillgodoräknande 7 Ansökan diarieförs Remiss till berörda (ämnesföreträdare och/eller programansvarig) för yttrande och förslag till beslut Beslut av person utsedd av chef UFK Åter till handläggare för expediering av beslut; a. original till student b. notering i Ladok c. originalansökan och arkivkopia av beslut till diariet. Överklagandehänvisning ska alltid finnas på beslutet. d. kopia för kännedom till övriga som anges under rubriken Delges på beslutet 9. Hänsyn i lärandemiljön Att skapa en god arbetsmiljö är en gemensam angelägenhet för studenter och anställda vid Högskolan Dalarna. Den lagstiftning som finns på arbetsmiljöområdet är inte bara till för de anställda, utan omfattar även lärandemiljön. Studenterna har därför samma rätt som arbetstagare till en bra arbetsmiljö/lärandemiljö. Vid Högskolan Dalarna ska studentens lärandemiljö präglas av hänsyn och respekt och stimulera till inlärning. I undervisningslokalen får störande inslag ej förekomma. Arrangemang som riskerar att störa ordningen och påverka lärandemiljön negativt, till exempel en students önskemål om att få ha sin mobiltelefon påslagen med ljudsignal, måste i förväg godkännas av lärare och övriga studenter. Lärare har rätt att neka arrangemang som kan verka störande. Lärare har även rätt att från lokalen avvisa student som trots tillsägelse påverkar lärandemiljön negativt. 10. Resultatrapportering Resultat av examination ska finnas tillgängligt för inrapportering i Ladok inom 15 arbetsdagar från examinationstillfället. Senast 5 arbetsdagar efter det att examinator fattat beslut om betyg ska resultat finnas tillgängliga i högskolans studiedokumentationssystem, Ladok. Examinators beslut ska dateras. Slutbetyg på kurs ska vara tillgängligt i Ladok 20 arbetsdagar efter sista delkursens examinationstillfälle Vid oförutsedda händelser informeras studenten om att tidsplanen för resultatrapportering inte kan hållas. 7 Handläggningsordning för tillgodoräknande, tillgodogörande och ersättande av kurs vid Högskolan Dalarna DUC2013/830/80

DUC 2012/1169/10 Sida 7 av 10 11. Nedlagda kurser och program Nedläggning av kurser och program regleras av en särskild handläggningsordning 8. När en kurs eller ett utbildningsprogram lagts ned, innebär det att kursplan/utbildningsplan upphör att gälla vid ett visst datum. Av beslutet av nedläggning ska framgå, under hur lång tid registrerade studenter erbjuds möjlighet att slutföra kursen eller programmet. 12. Kursvärdering Kursvärdering sker i enlighet med anvisningar beslutade av rektor respektive Utbildnings- och forskningsnämnden 9 Se www.du.se/styrdokument 13. Uppföljning av kursdeltagare Högskolan har skyldighet att följa upp om studenten studerar på den kurs som denne registrerat sig på. Studieadministratörerna skickar listor med registrerade studenter till kursansvariga 3 veckor efter kursstart för kontroll av detta. Efter granskning av kursansvarig ska uppföljning göras om student inte varit närvarande under perioden alternativt tillkommit. Arkivering av listor sker av studieadministratör. Administrativa rutiner för uppföljning av kursdeltagare Studieadministratör skickar registreringslistor till kursansvarig som kontrollerar students medverkan på kurs och meddelar avvikelser till studieadministratör Ej aktiva studenter kontaktas av studieadministratör via e-post alternativt telefonsamtal Efter kontakt med student kan eventuell avregistrering göras alternativt hänvisas till studievägledare Tjänsteanteckning samt arkivering av resultat av uppföljningen görs av studieadministratör/studievägledare 14. Studieuppehåll 10 Med studieuppehåll avses när en student under längre tid än en månad inte ämnar delta i undervisningen inom ett program, men avser att senare återkomma och fortsätta studierna. Studieuppehåll ska anmälas till högskolan av studenten. Särskilda skäl för att få fortsätta studierna efter studieuppehållet kan vara sociala, medicinska eller andra särskilda omständigheter som t ex vård av barn eller studentfackliga uppdrag. Högskolans medgivande om att en student får fortsätta sina studier efter studieuppehåll ska lämnas för en bestämd tid 11. Studieuppehåll ska provas i sak och beviljas för max ett och ett halvt år åt gången. Student som beviljats studieuppehåll garanteras plats i utbildningen, förutsatt att Högskolan Dalarna fortfarande erbjuder densamma. 8 Handläggningsordning för nedläggning av kurser och utbildningsprogram, DUC 2011/2093/10 9 Regler för kursutvärderingar vid Högskolan Dalarna, DUC 2009/1668/10 10 Högskoleförordningen 7 kap 32 11 HSVFS 1999:1, 3-4

DUC 2012/1169/10 Sida 8 av 10 Student som lämnat sina programstudier utan beviljat studieuppehåll, eller som inte följt de villkor för återkomst till programmet som återges i beslutet om beviljat studieuppehåll, förlorar rätten till platsgaranti på programmets kurser och kan endast registreras på kurs i mån av ledig plats. Ansökan om studieuppehåll bör lämnas senast 15 april om uppehållet avser höstterminen, och senast 15 oktober om uppehållet avser vårterminen. Ansökan lämnas till handläggare vid avdelningen för studentservice. När studierna ska återupptas ska anmälan till kurs lämnas senast 15 april för höstterminskurser och 15 oktober för vårterminskurser. Studenten ska också kontakta studievägledare eller programansvarig i god tid för att informera sig om eventuella förändringar i utbildningen. Administrativa rutiner för studieuppehåll Ansökan ankomststämplas Handläggare: Lärarutbildningsprogram studieadministratör för lärarutbildning Vårdutbildningsprogram studieadministratör för vårdutbildning Övriga utbildningar handläggare vid avdelningen för studentservice Beslut av chef för Avdelningen studentservice Åter handläggare för expediering av beslut; a. original till student b. kopia till studieadministratör för notering i Ladok c. originalansökan och signerad arkivkopia av beslut till studieadministratör. Vid avslag bifogas överklagandehänvisning. Handlingen sorteras årsvis i personnummerordning och bevaras på arbetsrum i 5 år Kopia till programansvarig för kännedom Vid eventuellt överklagande av beslut diarieförs ärendet. 15. Studieplanering för programstudenter som kommit efter i studierna Student som kommit efter i sina programstudier och inte är behörig till nästföljande kurser, måste ta igen de studier som missats för att kunna komma vidare i programmet. I ett sådant läge ska studenten inte begära studieuppehåll. Studieuppehållet är endast till för den som under en period ska ägna sig åt någonting annat än studier på programmet. Studenten ska istället kontakta programansvarig och begära hjälp med upprättande av en individuell studieplan. Studieplanen är en planering som läggs upp utifrån de aktuella förutsättningarna. Följer studenten planeringen, kommer han eller hon så småningom att vara i fas med programmets upplägg. 16. Studieavbrott - kurs Högskolan har skyldighet att följa upp om studenten studerar på den kurs denne registrerat sig på. Studieavbrott ska anmälas skriftligen till studieadministratör. Det finns två olika typer av avbrott: Tidigt avbrott (om studenten avbryter studierna under de tre första veckorna efter kursstart) Sent avbrott (om studenten avbryter studierna senare än tre veckor efter kursstart)

DUC 2012/1169/10 Sida 9 av 10 Gör studenten ett tidigt avbrott finns möjlighet att söka till kursen igen en kommande termin. Student som gjort ett sent avbrott och vill studera kursen en annan termin, måste däremot kontakta akademin. Om det finns en ledig plats går det att omregistrera sig på kursen. 17. Studieavbrott - program Student som önskar avbryta sina programstudier vid högskolan före examen, ska anmäla detta skriftligen. Student anses därutöver ha avslutat sin utbildning när examen är uttagen. Administrativa rutiner för anmälan av studieavbrott Anmälan ankomststämplas alt sparas som e-post Anmälan vidarebefordras till studieadministratör Studieadministratör bokför avbrott i Ladok. Handlingen sorteras årsvis i personnummerordning och bevaras på arbetsrum i 5 år. Kopia av anmälan till programansvarig för kännedom 18. Ansökan om examen Ansökan om examen görs elektroniskt. Anvisningar finns på www.du.se/examen Ärenden angående examensbevis ska handläggas skyndsamt. Högskolan Dalarnas beslut om utfärdande av examen ska fattas inom två månader efter ansökningsdatum, det datum då en fullständig ansökan mottagits. Administrativa rutiner för avslag av examensansökan Underlag på förslag till beslut till avslag lämnas till chef Avdelningen för studentservice Upprättat förslag till beslut föredras för rektor av chef Avdelningen för studentservice Rektor fattar beslut Registrator expedierar handlingen till student med rekommenderat brev och mottagarbevis. Kopia till chef Avdelningen för studentservice och examenshandläggare Vid överklagande: chef Avdelningen för studentservice utser handläggare. Yttrande skickas inom en vecka, till ÖNH för beslut. Beslut avslag. Expediera kopior Beslut bifall. Akten med beslut till examenshandläggare för förnyad handläggning 19. Examination För all examination vid Högskolan Dalarna gäller följande enligt Regler för examinator och examination 12 20. Handläggningsordning för skriftlig salstentamen 13 Se dokument på www.du.se/styrdokument 21. Överklagan av beslut 14 Vissa studieadministrativa beslut som fattas av Högskolan kan överklagas. Beslut som kan överklagas finns förtecknade i Högskoleförordningens 12 kapitel. 12 Regler för examinator och examination, DUC 2009/1509/80 13 Handläggningsordning för skriftlig salstentamen vid Högskolan Dalarna DUC2013/133/10 14 HF, 12 kap. 2

DUC 2012/1169/10 Sida 10 av 10 Överklagandet ska vara skriftligt I skrivelsen ska anges vad som överklagas och vilken ändring som önskas. Skrivelsen ska ställas till Överklagandenämnden för Högskolan (ÖNH) men skickas till Högskolan Dalarna, 791 88 Falun. Överklagan ska ha inkommit till Högskolan inom tre veckor efter den dag studenten fick del av beslutet. 22. Övrigt Regler och rutiner för övrigt finns samlade på www.du.se/styrdokument