Sida 1 Protokoll Oasen boende- och vårdcenter K.f De Gamlas Hem möte 17.11.2017 kl. 14.00 Eva Dahlén s ordförande Jomala den 26.10.2017
Sida 2 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Mötets öppnande Mötets laglighet och beslutförhet Godkännande av föredragningslistan Val av protokolljusterare Budget 2018 Budgetuppföljning, beläggning och måluppfyllelse per sista september 2017 IT kartläggning Förstudie till följd av dataskyddsförordning Information/diskussion Sammanträdets avslutande Jomala den 26 oktober 2017 Eva Dahlén s ordförande
Sida 3 Sammanträdestid 17.11 2017 kl. 14.00 Sammanträdesplats Oasen boende- och vårdcenter, matsalen Medlemskommun Brändö Eckerö Finström Geta Hammarland Jomala Kumlinge Kökar Lemland Lumparland Sottunga Sund Vårdö Ledamöter: Margaret Lundberg 11-18 Susanne Fagerström Håkan Lundberg Gunnel Nordlund-White Stefan Öström Anders Eriksson 11-15 Carina Henriksson Linnea Eriksson Eva Dahlén Annsofi Joelsson Rosita Stenros Petter Johansson Marja Elomaa-Andersson Suppleanter: Marja Tuomola Jan-Anders Öström Viveka Eriksson Ingvar Björling Lukas Lundström Fredrik Karlström Thomas Fredriksen Katariina Vuorinen Gun Holmström Lil Strandholm-Karlsson Birgitta Saurén Ulla-Britt Dahl Magnus Sandberg Övriga närvarande Förbundsstyrelsens ordförande Gyrid Högman Förbundsdirektör Katarina Dahlman, sekreterare Vik.överskötare Lina Bergbo Ekonom Marywonne Mäkilä Styrelseledamot Susanne Nordberg Paragrafer Underskrifter Protokolljustrering 11-20 Eva Dahlén Katarina Dahlman Ordförande Sekreterare Protokollet justerat, Jomala den 21 november 2017 Protokollet framlagt till påseende Intygar Oasen boende- och vårdcenter, Jomala den 24.11.2017 Katarina Dahlman Sekreterare
11 MÖTETS ÖPPNANDE Sida 4 Ordförande Eva Dahlén öppnade mötet.
Sida 5 12 MÖTETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Laglighet: Kallelse till förbundsfullmäktiges sammanträden ska minst (21) dagar före sammanträdesdagen sändas till varje förbundsfullmäktigeledamot separat. Samtidigt ska kallelsen tillställas förbundsstyrelsens ledamöter och medlemskommunerna samt andra som har yttranderätt. Kallelsen ska även anslås på förbundets anslagstavla. Beslutförhet: är beslutfört då minst två tredjedelar av ledamöterna är närvarande, och då minst hälften av medlemskommunernas sammanlagda röstetal är representerat vid förbundsfullmäktigemötet (Grundavtalet 8) s sammanträde inleds med namnupprop. Sedan namnupprop förrättats ska ordföranden konstatera vilka ledamöter som anmält förfall och vilka ersättare som är närvarande i deras ställe. Härefter ska ordföranden konstatera, huruvida förbundsfullmäktige är lagligen sammankallat och beslutfört, förvaltningsstadgans 36. Närvaro och representerat röstetal vid mötet Kommun Platsandelar Närvaro och röstetal Brändö 1 Ja Eckerö 4 Ja Finström 12 Ja Geta 2 Ja Hammarland 8 Nej Jomala 25 Ja Kumlinge 2 Ja Kökar 1 Nej Lemland 4 Ja Lumparland 2 Ja Sottunga 1 Ja Sund 4 Ja Vårdö 1 Ja 67 58 Mötet konstaterades lagenligt sammankallat och beslutfört.
Sida 6 13 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Föredragningslistan godkändes utan tillägg.
Sida 7 14 VAL AV JUSTERARE Protokollet ska justeras på det sätt som förbundsfullmäktige beslutar, förvaltningsstadgan 59. Till protokolljusterare valdes Gunnel Nordlund-White och Håkan Lundberg. Protokolljustering sker 21 november klockan 16.10.
Sida 8 15 BUDGET 2018 FST 109/24.10.2017 Utkastet till budget- och verksamhetsplan 2018 har varit utskickad till medlemskommunerna med begäran om synpunkter senast 13 oktober. Följande synpunkter har inkommit; Lemlands kommun Budgetökningen i driftsekonomin(verksamhetskostnader) för år 2018 från föregående budget 2017 är +279 437 euro. Detta är en ökning av driftskostnaderna om 5%. Lemlands kommuns budgetdirektiv (där Oasen utgör en betydande del)innefattar en kostnadsökning om 0 %=0 euro. Kommunstyrelsen i Lemland anser att Oasens budgetförslag bör ligga på samma kostnadsökningsnivå som primärkommunerna i medeltal har i sina budgetdirektiv för samma tidsperiod. Bemötande: Det är budgeterat för 85 % beläggning under år 2017. Under år 2018 är det budgeterat för 90 % beläggning, vilket kräver en ökning av antalet personal. Ska vi behålla samma kostnadsnivå som 2017 så bör vi fortsätta budgetera för en 85 % beläggning. Det behöver dock tas i beaktande att det under hösten varit full beläggning. Sunds kommun Budgetökningen i driftsekonomin(verksamhetskostnader) för år 2018 från föregående budget 2017 är +279 437 euro. Detta är en ökning av driftskostnaderna om 5%. Sunds kommun har i sin preliminära budgetram en nollbudget. Vårdtagare som är i behov av egenvårdare, tillfaller extrakostnaden vårdtagarens hemkommun. Situationen diskuteras med medlemskommunens socialsekreterare innan resursen sätts in Kommunförbundet frångår en solidarisk finansiering. Kommundirektören i Sund anser att Oasens budgetförslag bör ligga på samma kostnadsökningsnivå som primärkommunerna i medeltal har i sina budgetdirektiv för samma tidsperiod. Kommunstyrelsen antecknar budgetförslaget till kännedom och önskar att Oasen kommer med budgetförslaget så tidigt som möjligt så att primärkommunerna hinner ta ställning till förslaget, både i nämnd och kommunstyrelse. Bemötande: Det är budgeterat för 85 % beläggning under år 2017. Under år 2018 är det budgeterat för 90 % beläggning, vilket kräver en ökning av antalet personal. Ska vi behålla samma kostnadsnivå som 2017 så bör vi fortsätta budgetera för en 85 % beläggning. Det behöver dock tas i beaktande att det under hösten varit full beläggning. Lumparlands kommun Lumparland godkänner Oasens förslag till budget 2018 och ekonomieplan för åren 2019-2020. Jomala kommun Jomala har givit följande utlåtande vad gäller budgetförslaget för 2018 och ekonomiplanen 2019-2020; 1. Tydligare motivera behovet av tre heltidsbefattningar som närvårdare i samband med verksamhetsförändringar. Öka personalstyrka torde behövas på grund av en ökad beräknad beläggning men framgår inte tydligt i budgetförslaget. 2. Se över de totala kostnaderna för att om möjligt finansiera nya uppstådda kostnader genom inbesparingar på andra områden
Sida 9 3. Se över grundavgiften för platsandelar så att åtminstone kostnaderna för avdelningssköterskorna ingår. Bemötande: Behovet av tre heltidsbefattningar motiveras utförligare i kapitel 3.3 i budgetförslaget. Dryga 80 % av Oasens totala kostnader är personalkostnader. Ska Oasen dra ner på kostnader så behöver också verksamheten minska. Oasen avser att stärka avdelningsskötarnas roll inför 2019 och det kan i samband med det vara motiverat att föra in deras lönekostnader i grundavgiften. Hammarlands kommun Kommunstyrelsen besluter att avge följande utlåtande till Oasen boende- och vårdcenter k.f. vilket tillika även är ett direktiv till kommunens representanter i förbundet: Landskapet har för år 2018 sänkt kommunens landskapsandel med ca 260 T utan att kommunen erhållit några lättnader i uppgifterna genom ändrad lagstiftning. Den här sänkningen motsvarar ca 3 % av kommunens totala finansiering. Av den här anledningen bör Oasen vård- och vårdcenter sänka anslagen från 2017 års budget med 3 % för att inte en oproportionerligt stor del av kravet att spara åläggs Hammarlands kommuns egna verksamheter. Enligt kapitel 4.4. Institutionsvård C22 anges att dagverksamhet och fysioterapi är underställda enheten. Kommunalförbundet bör närmare i budgetförslaget redogöra för hur enheten för effektiverat boende och andra nyttjare debiteras för dagverksamhet och fysioterapi. I budgeten anges att 8 deltagare i dagverksamheten är hemmaboende. På vilket sätt vårdavgift beräknas och debiteras av de här personerna bör beskrivas i budgeten. Minst ett självkostnadspris bör debiteras för tjänsterna. I självkostnadspriset bör även ingå andel av verksamhetsutrymmen, förvaltning, avskrivningar m.m. Personalantalet i enheten kök förefaller till antalet portioner ha en överstor resurs. Kommunstyrelsen föreslår att kommunalförbundet utreder kostnaden per måltid i jämförelse med andra kök. Kommunalförbundet bör erbjuda försäljning av ett ca 4.400 m² stort område från förbundets fastigheter till Ålands hemgård r.f. till en kostnad om 5,00 /m². Då inkomsten skulle inbringa 22.000,- skulle kommunalförbundet i köpebrevets villkor åta sig en skyldighet att anlägga ett staket längs den nya fastighetsgränsen mot kommunalförbundets kvarvarande fastighet. Det här investeringsanslaget för staket skulle kunna tas upp enligt 22.000,-.
Sida 10. Förbundsstyrelsen bör kritiskt granska nödvändigheten i att inrätta nya tjänster med hänvisning till de svåra ekonomiska förutsättningar som råder i kommunerna. Bemötande: En redogörelse för debiteringen, vid nyttjandet av enheten för träning och stimulans av kognitiva färdigheter samt fysioterapitjänster, tas in under kapitel 3.3 i budgetförslaget. Dryga 80 % av Oasens totala kostnader är personalkostnader. Ska Oasen dra ner på kostnader så behöver också verksamheten minska. Fullmäktiges beslöt 25.11.2016 att under året 2017 göra en jämförelse gällande måltidskostnader mellan Oasen och andra motsvarande institutioner. Geta kommun Geta har givit följande utlåtande vad gäller budgetförslaget för 2018 och ekonomiplanen 2019-2020; 1. Tydligare motivera behovet av tre heltidsbefattningar som närvårdare i samband med verksamhetsförändringar. Öka personalstyrka torde behövas på grund av en ökad beräknad beläggning men framgår inte tydligt i budgetförslaget. 2. Se över de totala kostnaderna för att om möjligt finansiera nya uppstådda kostnader genom inbesparingar på andra områden 3. Se över alla möjligheter att minska på verksamhetens kostnader med anledning av Geta kommuns markant minskade landskapsandelar för 2018 och de inbesparingar kommunen därför är i behov att utföra. Bemötande: Behovet av tre heltidsbefattningar motiveras utförligare i budgetförslaget. Dryga 80 % av Oasens totala kostnader är personalkostnader. Ska vi behålla samma kostnadsnivå så bör vi fortsätta budgetera för en 85 % beläggning. Det behöver dock tas i beaktande att det under hösten varit full beläggning. Finströms kommun Kommunstyrelsen låter meddela kommunalförbundet Oasen förnöjsamhet med budgetförslag 2018 och emotser för övrigt en aviserad översyn av verksamheterna inom förbundet. Bemötande: Det är glädjande att Finströms kommun anser att förbundet är på väg åt rätt håll. Kumlinge kommun Kumlinge kommun har inte några synpunkter på förslaget.
Sida 11 Sottunga kommun Sottunga kommun antecknade budgetförslaget för kännedom. Kökar kommun Socialnämnden diskuterade huvuddragen i förslaget och antecknade det till kännedom. Ärendet sändes till kommunstyrelsen för vidare behandling. Förslag: Förbundsstyrelsen bemöter kommunernas synpunkter. Budgetförslaget med ändringar tillställs förbundsfullmäktige för fastställelse. Förbundsstyrelsen godkände förslaget. -------------------- FFGE 15/17.11.2017 fastställer budgeten för år 2018 och ekonomiplanen för 2019-2020 med följande justeringar i det av förbundsstyrelsen framlagda budgetförslaget: -anslaget för oförutsedda utgifter sänks från 90 000 euro till 30 000 euro och - sista meningen på sidan 10 i budgetförslaget stryks. om vårdtagare är i behov av egenvårdare, tillfaller extra kostnaden vårdtagarens hemkommun. Situationen diskuteras med medlemskommunens socialsekreterare innan resursen sätts in. Fullmäktige beslöt att kostnaden för egenvårdare skall betalas enligt samma princip som övriga kostnader. Anders Eriksson (Jomala) föreslog understödd av Håkan Lundberg (Finström) att avdelningsskötarnas löner skall ingå i grundavgiften. Styrelsens förslag erhöll 16 röster och Anders Erikssons förslag 42 röster. Anders Erikssons förslag vann således och avdelningsskötarnas löner inkluderas i grundavgiften, se omröstningsprotokoll. Bilaga: - budget och verksamhetsplan för 2018 - omröstningsprotokoll --------------------
Sida 12 16 BUDGETUPPFÖLJNING, BELÄGGNING OCH MÅLUPPFYLLELSE PER SISTA SEPTEMBER 2017 FST 110/24.10.2017 Verksamhetskostnaderna per sista september är lägre än budgeterat. Det beror bland annat på att förbundet varit utan förbundsdirektör under perioden mars-augusti. Vidare har befattningen som kanslisekreterare inte varit tillsatt under året. Även vårdavgifterna är per sista september lägre än budgeterat. Per sista september var 66 av 67 platser belagda. Antalet vårddygn var ca 85,5% (budgeterat 85%). Det innebär att drygt 57 platser i snitt varit belagda, vilket är enligt budget. Förslag: Förbundsstyrelsen antecknar informationen, i bilaga 1, till kännedom. Budgetuppföljningen skickas för kännedom till förbundsfullmäktige. Förbundsstyrelsen godkände förslaget. -------------------- FFGE 16/17.11.2017 antecknar informationen till kännedom. Bilaga: budgetuppföljning per sista september --------------------
Sida 13 17 IT KARTLÄGGNING FST 111/24.10.2017 Oasen har haft ett möte med Åda Ab om kartläggning av IT-miljön och inventering av hårdvara. I uppdraget skulle ingå; - Beskriva nuvarande serverlösning - Beskriva nuvarande nätverk - Beskriva antalet datorer samt operativsystem - Koordinering, information och rapportsammanställning Åda ab räknar med att det tar 60-80 timmar a 95 euro för teknikertjänster och 75 euro för projektledning/koordinering. Priserna är en indikation. Fakturering sker enligt löpande räkning. Det finns 8500 euro för en ny server i investeringsbudgeten 2017. Förslag: Förbundsstyrelsen föreslår inför förbundsfullmäktige att budgetmedlen för en ny server används till kartläggning. Förbundsstyrelsen godkände förslaget. -------------------- FFGE 17/17.11.2017 beslöt godkänna förslaget. Bilaga: offert från Åda Ab --------------------
Sida 14 18 FÖRSTUDIE TILL FÖLJD AV DATASKYDDSFÖRORDNING FST 112/24.10.2017 Förstudien resulterar i en kartläggning av organisationen (system/register) och en kort beskrivning över framtida behov av tekniska och verksamhetsmässiga lösningar. Uppdraget beräknas ta 20-25 timmar a 75 euro. Uppskattat belopp 1500-1875 euro exkl. moms. Priserna är en indikation. Fakturering sker enligt löpande räkning. Det finns 8500 euro för en ny server i investeringsbudgeten 2017. Förslag: Förbundsstyrelsen föreslår inför förbundsfullmäktige att budgetmedlen för en ny server används till en förstudie. Förbundsstyrelsen godkände förslaget. -------------------- FFGE 18/17.11.2017 beslöt godkänna förslaget. Bilaga: offert från Åda Ab --------------------
Sida 15 19 INFORMATION/DISKUSSON Förvaltningen informerar om tankarna kring framtida inriktningar och placeringar. Beslut antecknar informationen till kännedom.
20 MÖTETS AVSLUTANDE Sida 16 Mötet avslutades kl. 16.40.
BESVÄRSANVISNING Sida 17 Över beslut som endast rör beredning eller verkställighet får besvär inte anföras. På dessa grunder får besvär i detta protokoll inte anföras beträffande Paragrafer: Besvärsmyndighet och besvärstid I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ett beslut får överklagas genom kommunalbesvär på den grunden att 1. beslutet tillkommit i felaktig ordning, 2. den myndighet som fattat beslutet har överskridit sina befogenheter eller 3. beslutet annars strider mot lag. Besvärsmyndighet är: Ålands förvaltningsdomstol PB 31, Torggatan 16 22101 MARIEHAMN Paragrafer: Besvärstid 30 dagar från dagen för delfåendet av beslutet. En part anses ha fått del av beslutet sju dagar efter dagen brevet avsändes, om inte något annat påvisas. Medlemskommun och dess medlemmar anses ha fått del av beslutet den dag då protokollet framlagts till allmänt påseende. Domstolsavgifter höjs och införs på fler områden från 1.1.2016: Riksdagen har i december har stiftat en ny lag om domstolsavgifter (FFS 1455/2015), som träder i kraft 1 januari 2016. För förvaltningsdomstolens del innebär den nya lagen en betydande förhöjning av den rättegångsavgift som tas ut för behandlingen av ärenden. Avgiftsbeläggningen har också utsträckts till en del ärendegrupper som tidigare behandlats utan avgift. I fortsättningen tas rättegångsavgift ut också då förvaltningsdomstolen avvisar besvär utan prövning samt då besvär återtas. Såsom i dagsläget tas avgift inte ut om ändringssökanden har framgång i ärendet. Ärendegrupper som blir avgiftsbelagda i förvaltningsdomstolen är bl.a avgiftsärenden, disciplinära ärenden och ärenden som gäller tjänsteförhållanden. Rättegångsavgiften i förvaltningsdomstolen är fr.o.m. årsskiftet 250 euro. Den har tidigare varit 97. Domstolsavgiften tas inte ut av dem som med stöd av rättshjälpslagen är befriade från behandlingsavgifter. Källor: Lag om domstolsavgifter (FFS 1455/2015) www.finlex.fi Regeringens proposition http://www.finlex.fi/sv/esitykset/he/2015/20150029.pdf