KALLELSE Nämnden för arbete och välfärd 2018-12-06 Nämnden för arbete och välfärd kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 17 Tid och plats onsdagen den 12 december 2018 kl. 09:00 på Parketten, Hejaregatan 10 B, Växjö Anna Magnusson sekreterare Ledamöter Oliver Rosengren (M), Ordförande Martin Edberg (S), 1:e vice ordförande Patric Mrad (KD), 2:e vice ordförande Iréne Bladh (M) Tor Lejdfors (M) Pia Philipsson (M) Lars-Erik Larsson (C) Andreas Olsson (C) Magnus Wåhlin (MP) Sara Fransson (S) Eva Kjellberg (S) Marie-Louise Gustavsson (S) Jonas Ek (S) Anders Göranson (V) Ellen Franzén (-) Ersättare Christoffer Nordmark (M) Alf Skogmalm (S) Göran Kannerby (KD) Berthold Fück (M) Jonathan Ekros (M) Birgitta Nilsson (C) Annika Stacke (L) Guje Larsson (MP) Rikard Pumplun (S) Valon Rama (S) Per Hultman (S) Sara Löfqvist (S) Mikael Wester (V) Pernilla Wikelund (SD) Tjänstepersoner Per Sandberg 1 (3)
KALLELSE Nämnden för arbete och välfärd 2018-12-06 Förteckning över Nämnden för arbete och välfärds ärenden 1. Närvaro 2. Val av justerare 3. Fastställelse av föredragningslistan 4. Allmänhetens frågestund 5. Information från nämndens ordförande 6. Information från förvaltningschefen 7. Inkomna skrivelser till förvaltningen/nämnden 8. Redovisning av delegeringsbeslut 9. Budgetuppföljning 10. Rapportering av ej verkställda beslut tredje kvartalet 2018 11. Redovisning av uppdrag om upphandling av drift av boende inom avdelningen Vuxna 12. Internkontroll: Redovisning av statistik 13. Information om EU-projekt 14. Information om etableringslånen 15. Information om Parketten 16. Information från individutskottet 2 (3)
KALLELSE Nämnden för arbete och välfärd 2018-12-06 17. Övrigt 3 (3)
ÄRENDE 2015-05-27 Veronica Ionescu förvaltningssekreterare Tel. 0470-43014 Nämnden för arbete och välfärd Närvaro Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post veronica.ionescu@vaxjo.se www.vaxjo.se 1 (1)
ÄRENDE Veronica Ionescu förvaltningssekreterare Tel. 0470 43014 Nämnden för arbete och välfärd Val av justerare Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd väljer Martin Edberg som justerare den 24 september klockan 10:00 på förvaltningskontoret. ARBETE OCH VÄLFÄRD - Förvaltningskontoret 1 (1) Postadress Box 1222, 351 12, Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470 410 00 Hemsida www.vaxjo.se E-post
ÄRENDE Dnr NAV 2014-00204 Veronica Ionescu förvaltningssekreterare Tel. 0470-43014 Nämnden för arbete och välfärd Allmänhetens frågestund i nämnden för arbete och välfärd Bakgrund Nämnden för arbete och välfärds sammanträde är offentligt och allmänheten är välkomna. Nämnden för arbete och välfärds sammanträde inleds med allmänhetens frågestund, i högst 20 minuter. Sekretessbelagda ärenden och beslut som gäller myndighetsutövning är inte offentliga och allmänheten får lämna sammanträdet när dessa ärenden behandlas. Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax Org.nr 212000-0662 Bg. 5009-9282 E-post veronica.ionescu@vaxjo.se www.vaxjo.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott 2018-12-05 173 Dnr 2018-00009 Information från nämndens ordförande Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskotts beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Bakgrund Nämndens ordförande informerar om/från: Till arbetsutskottet 21/11 Besök på öppet hus på Parketten 21/11 Besök på Ung på gång 28 29/11 Seminarium med Ingvar Nilsson 3/12 Integrations- och mångfaldsberedningen Beslutsunderlag Information från nämndens ordförande 1 (1)
ÄRENDE Dnr NAV 2018-00009 2018-11-26 Anna Magnusson handläggare Tel. 0470-43014 Nämnden för arbete och välfärd Information från nämndens ordförande december 2018 Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Bakgrund Nämndens ordförande informerar om/från: Till arbetsutskottet 21/11 Besök på öppet hus på Parketten 21/11 Besök på Ung på gång 28-29/11 Seminarium med Ingvar Nilsson 3/12 Integrations- och mångfaldsberedningen Till nämnden (inklusive ovanstående) 29/11 Besök på mobila medborgarkontoret i Braås 6/12 Adventskonferens 10/12 Besök från Linköping Oliver Rosengren ordförande Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax Org.nr 212000-0662 E-post christer.ohlin@vaxjo.se www.vaxjo.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott 2018-12-05 174 Dnr 2018-00010 Information från förvaltningschefen Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskotts beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Bakgrund Förvaltningschefen informerar om följande: 26/11 Gemensam workshop för socialtjänst, skola och polis 4/12 Halvtidsutvärdering Familjeteamet 7/12 Styrgruppen Barnens bästa i Kronoberg Beslutsunderlag Information från förvaltningschefen 1 (1)
ÄRENDE Dnr NAV 2018-00010 2018-11-26 Anna Magnusson förvaltningssekreterare Tel. 0470-41000 Nämnden för arbete och välfärd Information från förvaltningschefen december 2018 Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd noterar informationen i protokollet. Bakgrund Förvaltningschefen informerar om följande: 26/11 Gemensam workshop för socialtjänst, skola och polis 4/12 Halvtidsutvärdering Familjeteamet 7/12 Styrgruppen Barnens bästa i Kronoberg Per Sandberg Förvaltningschef Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax Org.nr 212000-0662 E-post anna.magnusson3@vaxjo.se www.vaxjo.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott 2018-12-05 175 Dnr 2018-00011 Inkomna skrivelser till förvaltningen/nämnden Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskotts beslut Nämnden för arbete och välfärd tar del av inkomna skrivelser. Bakgrund Följande skrivelser har inkommit till nämnden: För kännedom Ändring av arvodesbelopp för förtroendevalda från och med 1 januari 2019, Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott, 2018-11-16 99 Protokoll FSG 2018-11-14 Länsstyrelsens löpande granskning av tillståndsbeslut Svar på enkät om kartläggning av utsatthet för våld av närstående, Socialstyrelsen Skatteverkets vägledning för hantering av skyddade personuppgifter i svensk förvaltning Beslutsunderlag Inkomna skrivelser till nämnden 1 (1)
ÄRENDE Dnr NAV 2018-00011 2018-11-22 Anna Magnusson förvaltningssekreterare Tel. 0470-41000 Nämnden för arbete och välfärd Inkomna skrivelser till förvaltningen/nämnden 2018 - December Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd tar del av inkomna skrivelser. Inkomna skrivelser För kännedom Ändring av arvodesbelopp för förtroendevalda från och med 1 januari 2019, Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott, 2018-11-16 99 Protokoll FSG 2018-11-14 Länsstyrelsens löpande granskning av tillståndsbeslut Svar på enkät om kartläggning av utsatthet för våld av närstående, Socialstyrelsen Skatteverkets vägledning för hantering av skyddade personuppgifter i svensk förvaltning Per Sanderberg Förvaltningschef Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax Org.nr 212000-0662 E-post anna.magnusson3@vaxjo.se www.vaxjo.se
Skatteverkets vägledning för hantering av skyddade personuppgifter i svensk förvaltning Skyddade personuppgifter är Skatteverkets samlingsrubrik för de olika skyddsåtgärderna skyddad folkbokföring, sekretessmarkering och fingerade personuppgifter inom folkbokföringen. I denna vägledning ges endast information om skyddad folkbokföring och sekretessmarkering och begreppet används då för dessa två skyddsåtgärder. Inledning Uppgifterna som registreras i folkbokföringen är som huvudregel offentliga. I vissa fall kan det dock skada en person att uppgifter om denne lämnas ut. Det kan t.ex. gälla den som riskerar att utsättas för brott, förföljelser eller allvarliga trakasserier. Skatteverket kan då välja mellan att registrera två olika typer av markeringar i folkbokföringsdatabasen: markering för skyddad folkbokföring: registreras när hotbilden mot en person är stark och personen har skyddad folkbokföring enligt 16 folkbokföringslagen, FOL. Uppgifter om den som har skyddad folkbokföring ska normalt sett inte lämnas ut. sekretessmarkering: en varningssignal om behovet av att göra en noggrann skadeprövning enligt 22 kap. 1 offentlighets- och sekretesslagen, OSL, när någon begär att få ut en sekretessmarkerad uppgift. Personuppgifter, inkl. markering för skyddad folkbokföring och sekretessmarkering, aviseras från Skatteverket till andra myndigheter. Mottagande myndighet ska i vart fall ha manuella rutiner för att hantera gällande sekretessbestämmelser. Sedan väljer myndigheten vilket som är det lämpligaste sättet att presentera skyddade personuppgifter i sina system. Det är obligatoriskt för mottagande myndigheter att ta emot och hantera sekretessmarkering eller markering för skyddad folkbokföring om man ha valt att ta med personer med skyddade personuppgifter i aviseringarna. Av förarbetena till bestämmelserna om skydd för hotade och förföljda personer (prop. 2017/18:145) framgår det att skyddade personuppgifter ska hanteras med mycket stor försiktighet. Det är en angelägen uppgift för samhället att öka tryggheten och ge skydd åt de personer som lever i rädsla på grund av att de riskerar att utsättas för brott. Spridningen av uppgifter med markering om skyddad folkbokföring och sekretessmarkerade uppgifter till olika myndigheter i samhället medför därför många frågor om hur skyddade personuppgifter ska hanteras. Enhetliga rutiner underlättar hanteringen inom den offentliga förvaltningen och minskar risken för att skyddade personuppgifter oavsiktligt lämnas ut. Skatteverket har därför i samråd med andra myndigheter utarbetat följande allmänna information och vägledning för hantering av skyddade personuppgifter. Markering för skyddad folkbokföring När hotbilden mot en person är mycket stark kan personen få skyddad folkbokföring enligt 16 FOL. En markering för skyddad folkbokföring registreras då i folkbokföringsdatabasen. Personen är folkbokförd på en annan folkbokföringsort än där personen är bosatt. Någon bostadsadress registreras inte utan endast en särskild postadress. Den särskilda postadressen är en boxadress som går till ett skattekontor. Sekretessen är stark för personuppgifter om den som har skyddad folkbokföring. Angående tillämpliga lagregler, se längts ned i dokumentet. Sekretessen gäller både uppgifter som har aviserats av Skatteverket och som den enskilde själv har lämnat om dennes personliga förhållanden och uppgift som ensamt eller tillsammans med annan uppgift lämnar upplysning om var personen bor. Exempel på sådana uppgifter är:
personnummer adress e-postadress telefonnummer anhörig arbetsgivare skola vårdgivare namnbyte var i en myndighets verksamhet ett ärende har handlagts Dessa uppgifter måste därför hanteras ytterst noggrant och normalt sett inte lämnas ut. Det måste vara helt klarlagt att ett utlämnande kan göras utan någon risk för den hotade och förföljda personen. Sekretessmarkering Den som inte uppfyller kraven för att få en markering för skyddad folkbokföring kan i vissa fall få en sekretessmarkering istället. En sekretessmarkering är en varningssignal om behovet av att göra en noggrann skadeprövning enligt 22 kap. 1 OSL när någon begär att få ut en sekretessmarkerad uppgift, se nedan. Det framgår inte av själva markeringen vilken uppgift om personen som kan vara skyddsvärd. Adress är i regel den uppgift som är mest skyddsvärd, men även andra uppgifter inom folkbokföringen kan behöva skyddas, t.ex. uppgifter om anhöriga och uppgifter som kan röja var personen eller dennes anhöriga kan befinna sig. Uppgift om namn är ofta skyddsvärd. Det kan vara förödande för en person som har bytt namn i syfte att stärka sitt skydd om det nya namnet sprids i samhället. För en del av de personer som bytt kön är uppgifter om könsbytet känsliga. De kan då få sekretessmarkering för sina personuppgifter. I de fallen bör man skydda kopplingen mellan gammalt och nytt personnummer respektive gammalt och nytt förnamn. En sekretessmarkering innebär inte någon absolut sekretess för skyddade uppgifter. Vid en begäran om utlämnande av personuppgifter ska varje myndighet själv göra en skadeprövning. Vid bedömningen kan myndigheten komma fram till att efterfrågade uppgifter i vissa fall kan lämnas ut. Detta beror på vem som efterfrågar uppgifterna och hur de ska användas. Eget ansvar Den som har skyddad folkbokföring eller sekretessmarkerade personuppgifter i folkbokföringen måste vara mycket noga med hur hen hanterar sina uppgifter. T.ex. behöver denne kontrollera om en uppgift som lämnas till en myndighet blir sekretesskyddad hos myndigheten. Personen måste också själv upplysa om att hen har skyddad folkbokföring eller sekretessmarkering. Viktigt för myndigheter att tänka på för att systemet med markering för skyddad folkbokföring och sekretessmarkering ska fungera Beakta särskilt hanteringen av skyddade personuppgifter vid utveckling av IT-stöd.
Vid utveckling av IT-verksamhet eftersträvas alltmer system med enhetliga rutiner och med små möjligheter till avvikelser. För att inte tappa kontrollen över skyddade personuppgifter bör behandlingen av dessa särskilt beaktas vid systemutvecklingen. OBSERVERA att det är viktigt att det görs skillnad på vilka uppgifter som har markering för skyddad folkbokföring och vilka uppgifter som har sekretessmarkering! IT-stödet bör utformas så att endast ett fåtal personer med särskild behörighet har tillgång till skyddade personuppgifter. Risken för att skyddade personuppgifter lämnas ut, av misstag eller medvetet, ökar med antalet handläggare som kan ta del av uppgifterna. Detta gäller vid såväl direktåtkomst på bildskärm som uttag av uppgifter på papper. Översyn av arbetsuppgifterna, t.ex. koncentration av de arbetsuppgifter som kräver tillgång till skyddade personuppgifter, bör därför övervägas. För en handläggare som har behörighet att ta del av skyddade personuppgifter bör det på ett tydligt och enhetligt sätt framgå att uppgifterna är markerade för skyddad folkbokföring eller sekretessmarkerade. Det är risk för att handläggare med tillgång till skyddade personuppgifter missar vilka uppgifter som är markerade för skyddad folkbokföring eller sekretessmarkerade, om de inte är tydligt utmärkta. Det gäller särskilt om uppgifterna presenteras tillsammans med oskyddade uppgifter. Det finns ofta många olika datasystem inom en myndighet och en handläggare kan ha sessioner öppna mot flera olika system samtidigt. En tydlig utmärkning av sekretessen bör finnas i varje bildskärmsfönster där uppgifter om en person som har markering för skyddad folkbokföring eller sekretessmarkering redovisas. Det är viktigt att utformningen av båda dessa skyddsåtgärder ser likadana ut i alla system. Det bör vara möjligt att i efterhand kontrollera vilka handläggare som har tagit del av skyddade personuppgifter Loggning av utförda transaktioner är en del av den säkerhet som normalt ska finnas i alla system. Den är viktig bl.a. för att man i efterhand ska kunna spåra vilka handläggare som har tagit del av uppgifter om en person med skyddade personuppgifter. Utforma rutiner utifrån en egen riskbedömning av de skyddade personuppgifter som myndigheten behandlar och konsekvensen av om dessa uppgifter kommer obehörig person tillhanda. Myndigheter behandlar de uppgifter som de behöver för att fullgöra sitt uppdrag. Det innebär att olika myndigheter behandlar olika uppgifter om en enskild person. Varje myndighet bör genom en riskanalys klarlägga hur skyddade personuppgifter ska behandlas i verksamheten. Myndigheter inom samma verksamhetsområde bör kunna ha gemensamma anvisningar för hanteringen av skyddade personuppgifter. Gör en översyn av vilken information, t.ex. namn och adress, som ovillkorligen måste anges i ansökningar, beslut, domar, protokoll och andra handlingar. Undvik att i onödan begära in skyddade personuppgifter eller ta in dem i en handling. Det bör finnas enhetliga och säkra rutiner för att kommunicera med och om personer som har markering för skyddad folkbokföring eller sekretessmarkering.
Myndigheten kan t.ex. kommunicera med enskilda eller andra myndigheter via en säker kommunikationskanal. Säkra kommunikationskanaler är brev, elektronisk kommunikation med hjälp av en elektronisk legitimation och besök av den enskilde om han eller hon har legitimerat sig. Observera att e-post inte ska användas för sekretessbelagda uppgifter, vare sig inom eller mellan myndigheter. Kommunikation med andra myndigheter per telefon kan vara möjlig efter motringning. Se till att personal som hanterar skyddade personuppgifter har goda kunskaper om vad som gäller när uppgifter har markering för skyddad folkbokföring respektive sekretessmarkering. En säker hantering kräver att den personal som hanterar skyddade personuppgifter har goda kunskaper om de sekretessbestämmelser som gäller för myndigheten och om skyddsåtgärderna markering för skyddad folkbokföring och sekretessmarkering. Följ regelbundet upp att myndighetens regler och rutiner kring skyddade personuppgifter efterlevs och respekteras inom myndigheten. Varje myndighet bör utse en person med ansvar för att rutiner och regler för hantering av skyddade personuppgifter efterföljs. Kommunikation med enskilda eller andra myndigheter. För utskick till en person med skyddade personuppgifter kan en myndighet använda den adressuppgift som myndigheten själv förfogar över. Försändelsen kan även överlämnas till ett skattekontor som i sin tur sänder den vidare till berörd person i Skatteverkets tjänstekuvert. Avsändaren bör lämna försändelsen i ett innerkuvert med personnumret utanpå. Innerkuvert är viktigt för att försändelsens innehåll inte ska avslöjas för skattekontoret. Försändelsen och en begäran om vidarebefordran lämnas sedan i ett ytterkuvert adresserat till närmaste förmedlingsskattekontor. Adress till Skatteverkets förmedlingskontor finns här https://www.skatteverket.se/privat/folkbokforing/skyddadepersonuppgifter/postformedling. 4.1a098b721295c544e1f800028789.html. Tillämpliga lagregler Skyddad folkbokföring: 16 folkbokföringslagen (1991:481), FOL 21 kap. 3 och 3 a offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL 22 kap. 2 och 3 OSL Sekretessmarkering: 21 kap. 3 OSL 22 kap. 2 OSL
Ytterligare information hos Skatteverket Skatteverkets webbplats Rättslig vägledning Detta dokument är publicerat första gången i november 2004 och uppdaterat av Skatteverket i samband med ny lag om skyddad folkbokföring 2019. Vid utarbetandet medverkade följande myndigheter och organisationer: Centrala studiestödsnämnden, Datainspektionen, Domstolsverket, Högskoleverket, Kriminalvårdsverket, Carelink/NIS (nätverk för informationssäkerhet, Region Skåne och Landstinget Kalmar), Polismyndigheten, Riksförsäkringsverket, Skatteverket, Socialstyrelsen, Svenska kommunförbundet och Vägverket.
Löpande granskning 1 (2) 2018-09-26 509-2018 Växjö kommun Alkoholhandläggare Länsstyrelsens löpande granskning av tillståndsbeslut Återkoppling till kommunerna för tiden 1 januari 2018 till 30 juni 2018 Från januari 2012 har länets kommuner skickat in beslut, utredningar, tillståndsbevis och ritning över serveringsytan för stadigvarande serveringstillstånd och tillfälliga tillstånd till allmänheten till Länsstyrelsen i Kronobergs län. Kommunerna ska även skicka in alla åtgärdsbeslut fattade under året. Länsstyrelserna granskar tillståndsbevis och åtgärdsbeslut löpande enligt en checklista. Den löpande tillsynen ger Länsstyrelsen i Kronoberg viktig information som kommer till användning vid verksamhetstillsyn som görs i kommunerna. Underlaget från den löpande granskningen kommer även att kunna användas som diskussionsunderlag vid de återkommande nätverksträffar som anordnats. 2018 har Länsstyrelsen i Kalmar och samordnare Alexandra Engelholm ett förordnande att bistå Länsstyrelsen i Kronoberg gällande handläggningen av den löpande granskningen. I Kronobergs län samlar Länsstyrelsen besluten och ger kommunerna en skriftlig bedömning två gånger om året. Länsstyrelsen överprövar inte själva beslutet utan identifierar eventuella systemfel. Ett tillsynsärende kan komma att inledas i de fall då Länsstyrelsen behöver få kommunens yttrande över ärendet eller tveksamheter uppstår. Denna återkoppling har omfattat granskning av stadigvarande serveringstillstånd till allmänheten och tillfälliga tillstånd till allmänheten. Länsstyrelsen finner att utredningarna i de granskade ärendena tydligt beskriver hur ärendet handlagts. Utredningarna innehåller även tydliga motiveringar till besluten som fattats. Postadress 391 86 Kalmar Telefon 010 223 80 00 E-post kalmar@lansstyrelsen.se Besöksadress Regeringsgatan 1 Telefax 010 223 81 10 Hemsida www.lansstyrelsen.se/kalmar
Löpande granskning 2 (2) 2018-09-26 509-2018 Länsstyrelsens avslutar ärendet. Alexandra Engelholm Samordnare enheten för social hållbarhet Länsstyrelsen i Kalmar län
PROTOKOLL Förvaltningen för arbete och välfärds övergripande samverkansgrupp 2018-11-14 Tid Onsdag den 14 november 2018 i AoV Uttern klockan 14:00-15.20 Plats Arbete och välfärd, Uttern Västergatan 17 B Representanter Arbetsgivarrepresentanter Arbetstagarrepresentanter Per Sandberg, förvaltningschef Elisabeth Sköld, personalspecialist Birgitta Valdemarsson, Akademikerförbundet SSR Ulf Elm, Vision Gabriell Garenberg, Kommunal Peter Hagelberg, Lärarnas Riksförbund Anne-Lie Nilsson, Lärarförbundet Johan Lindahl, Kommunal (ej ordinarie) Justering Justerare Justering Birgitta Valdemarsson Förvaltningskontoret Justerade paragrafer 81-89 Underskrifter Sekreterare. Anna Magnusson Ordförande.. Per Sandberg Justerare.. Birgitta Valdemarsson 1 (4)
PROTOKOLL Förvaltningen för arbete och välfärds övergripande samverkansgrupp 2018-11-14 Förteckning över förvaltningsövergripande samverkansgruppens ärenden den 14 november 2018 81 Val av justerare Birgitta Valdemarsson väljs som justerare. 82 Föregående mötesprotokoll Förvaltningschefen går igenom föregående protokoll. 83 Arbetsutskottets handlingar Inga frågor tas upp. 84 Arbetsmiljö och hälsa Samverkansgruppen tar del av en fördjupad sjukfrånvarostatistik till och med september månad uppdelat per avdelning. Totala antalet sjukfrånvarodagar för förvaltningen var 1,57 dagar per snittanställd. Samverkansgruppen tar också del av genomförd riskbedömning avseende arbetsgivarcenter och sökandecenter. Ulf Elm, Vision, framförde synpunkter beträffande samarbetet med Arbetsförmedlingen kring idégrupperna. Arbetsgivaren tar med sig synpunkterna och följer upp. 85 Informationsärenden - Utredning avseende specialistsocionom Förvaltningschef Per Sandberg ger en inledande information. Verksamhetsutvecklare Ulrika Falkbacken fortsätter sedan med att redogöra för den utredning som hon och personalspecialist Henrik Telehagen fått i uppdrag att genomföra avseende specialistsocionom. Ordf. signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 2 (4)
PROTOKOLL Förvaltningen för arbete och välfärds övergripande samverkansgrupp 2018-11-14 Utredningen bygger på intervjuer, kontakter med andra kommuner samt aktuell forskning. Utredningen visar att behovet finns inom följande 4 områden; introduktion, handledning och stöd, yrkesutveckling och verksamhetsutveckling. Efter redovisning av utredningen har ett följduppdrag utdelats till verksamhetsutvecklare Ulrika Falkbacken och personalspecialist Henrik Telehagen som går ut på att presentera utredningen samt att arbeta fram ett förslag till införande av specialistsocionom/specialistfunktioner. Förvaltningschef Per Sandberg föreslår att det i arbetet med införandet ska finnas med fackliga representation. Samtliga fackförbund ställde sig bakom förslaget. - Gemensam bemanningsprocess Personalspecialist Elisabeth Sköld informerar om gemensam bemanningsprocess from 2019-01-01. Detta innebär att alla timanställda i första skedet inom socialpsykiatrin kommer att tillhöra Bemanningsenheten inom omsorgsförvaltningen. Till denna kommer också två poolanställda att placeras. - Nulägesbeskrivning Förvaltningschef Per Sandberg informerar om nuläget på förvaltningen. - Administrationsutredningen Förvaltningschef Per Sandberg informerar om nuläget kring administrationsutredningen. 86 Beslutsärenden Inga ärenden. 87 Ärenden väckta av fackförbunden Inga ärenden. Ordf. signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 3 (4)
PROTOKOLL Förvaltningen för arbete och välfärds övergripande samverkansgrupp 2018-11-14 88 Övriga ärenden Förslag till sammanträden 2019 lämnas till ledamöterna. Förslaget diskuteras på nästa sammanträde. 89 Nästa möte Den 10 december kl. 14:00 Ordf. signatur Justerandes signatur Utdragsbestyrkande 4 (4)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2018-11-16 99 Dnr 2018-00553 Ändring av arvodesbelopp för förtroendevalda från och med 1 januari 2019 Kommunstyrelsens organisations- och personalutskotts beslut Organisations- och personalutskottet noterar informationen till protokollet. Bakgrund Personalkontoret genomför varje år en indexbaserad revidering av förtroendevaldas arvoden. Beslutsunderlag HR-chefen har i skrivelser daterade 11 oktober 2018 informerat om de nya arvodesbeloppen för förtroendevalda. Arvodesbeloppen för förtroendevalda i kommunens nämnder och styrelser samt majoritetsägda bolag har ändrats från och med 1 januari 2019. De nya beloppen är: KS ordförande KS 1:e v.ordf samt 2:e v ordf Övriga kommunalråd Uppdrag med fast tid 83 625 kronor/månad 76 935 kronor/månad 70 245 kronor/månad 70 245 kronor/månad Beräknat på 40 timmar/vecka Ersättning för förlorad arbetsinkomst Ersättning restidsarvode Inställelsearvode Särskild ersättning 274 kronor/timme 274 kronor/timme 415 kronor 535 kronor Ordförande har i en skrivelse, daterad 2 november 2018, redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Beslutet skickas till För åtgärd Löneenheten För kännedom Kommunstyrelsen Samtliga nämnder 1 (2)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott 2018-12-05 176 Dnr 2018-00012 Redovisning av delegeringsbeslut Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskotts beslut Nämnden för arbete och välfärd tar del av delegeringsbesluten. Bakgrund Nämnden för arbete och välfärd har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till nämnden. Redovisningen innebär inte att nämnden får tagna av ordförande och vice ordförande i nämnden, förvaltningschef samtompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla delegering. Delegeringsbeslut är fattade i följande ärende: av avdelningschefer/enhetschefer inom arbete och lärande, barn och familj, avdelningen vuxna, förvaltningskontoret, avdelningen planering och ekonomi samt administration och utveckling till och med 2018-11-22. Redovisning av delegeringsbeslut i individärenden sker separat. Beslutsunderlag Delegationslista upprättad 2018-11-22. Beslutet skickas till För åtgärd Arbete och välfärd 1 (1)
ÄRENDE Dnr NAV 2018-00012 2018-11-22 Anna Magnusson förvaltningssekreterare Tel. 0470-41000 Nämnden för arbete och välfärd Redovisning av delegeringsbeslut 2018 - December Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd tar del av delegeringsbesluten. Bakgrund Nämnden för arbete och välfärd har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegeringsordning. Dessa beslut ska redovisas till nämnden. Redovisningen innebär inte att nämnden får tagna av ordförande och vice ordförande i nämnden, förvaltningschef samtompröva eller fastställa delegeringsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla delegering. Delegeringsbeslut är fattade i följande ärende: av avdelningschefer/enhetschefer inom arbete och lärande, barn och familj, avdelningen vuxna, förvaltningskontoret, avdelningen planering och ekonomi samt administration och utveckling till och med 2018-11-22. Redovisning av delegeringsbeslut i individärenden sker separat. Beslutsunderlag Delegationslista upprättad 2018-11-22. Beslutet skickas till För åtgärd Arbete och väldfärd Per Sandberg Förvaltningschef Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax Org.nr 212000-0662 E-post anna.magnusson3@vaxjo.se www.vaxjo.se
DELEGATIONSLISTA TILL NÄMNDEN DECEMBER Datum 2018-11-22 Sida 1(3) Förvaltningen för arbete och välfärd Datum Dokid Riktning Avsändare/Mottagare Beskrivning Nummer 2018-11-21 304121 ARB Förvaltningschef har lämnat yttrande i samråd del av Bergkvara 6:1, Räppe i Växjö kommun. 2018-11-20 304111 UPPR Förändringar i beslutsattestanter - Avdelningen Vuxna 2018-11-20 304105 UPPR Förändring i beslutsattestanter - Avdelningen Vuxna 2018-11-16 304052 UPPR Delegeringsbeslut: Förvaltningschef beslutar att inte anmäla ärendet till Inspektionen för vård och omsorg. Åtgärder ska vidtas. 2018-11-15 UPPR Förvaltningschefen beslutar om innehav av bankkort MH 2018-11-15 UPPR Förvaltningschefen beslutar om innehav av bankkort SJ 2018-11-15 UPPR Förvaltningschefen beslutar om innehav av bankkort EN 2018-11-15 UPPR Förvaltningschefen beslutar om innehav av bankkort SS 2018-11-14 304064 UPPR Alkoholhandläggare bevilja Högskolerestauranger AB tillfälligt tillstånd till slutet sällskap 2018-11-15. Serveringsställe: Restaurang Visp. 2018-00014 2018-00019 2018-00019 2018-00181 2018-00012 2018-00012 2018-00012 2018-00012 2018-00001 2018-11-14 304057 UPPR Delegeringsbeslut 2018-00182 2018-11-13 304060 IN Räddningstjänstens yttrande angående Vidinge gård. I Konferenslokalen ökar personantalet till 100p. Ändrings görs i tillståndsbeviset. 2018-00201
Sida 2(3) Datum Dokid Riktning Avsändare/Mottagare Beskrivning Nummer 2018-11-13 304051 UPPR Alkoholhandläggare beslutar att avskriva tillsynsärende enligt 9 kap. 2 alkohollagen avseende Restaurang Husman i Växjö AB. Serveringsställe: Båtsmannen, Växjö. 2018-11-12 304026 UPPR Alkoholhandläggare beviljar Knock em Down tillfälligt utökning av serveringstid kl 11:00-02:00, 20181130-20181231. Serveringsställe: Knock em down. 2018-11-08 304015 UPPR Alkoholhandläggare beviljar Kvarnagårdens bryggeri AB tillfälligt tillstånd till slutet sällskap 181109,190118,190329. Serveringsställe: Kvarnagårdens bryggerilokal, Braås. 2018-11-07 304017 UPPR Liggare över delegeringsbeslut i personalärenden 210-221, Nämnden för ARBETE OCH VÄLFÄRD, Avd. Vuxna 2018-11-07 304011 UPPR Alkoholhandläggare beslutar att bevilja Massimo AB stadigvarande utökad serveringsyta på Sandgärdsgatan 10. Serveringsställe: Massimo. 2018-11-06 304016 UPPR Förvaltningschefen beslutar om innehav av bankkort för AG 2018-11-06 304006 UPPR Alkoholhandläggare beslutar att bevilja Nakin i Växjö ABs konkursbo, 556708-9411, serveringstillstånd till allmänheten under perioden 181106-181205. Serveringsställe: Restaurang Sports/Pauze. 2018-11-06 304005 UPPR Alkoholhandläggare beslutar att bevilja Nakin i Växjö ABs konkursbo, 556708-9411, serveringstillstånd till allmänheten under perioden 181106-181205. Serveringsställe: Restaurang Sports/Pauze. 2018-11-02 304003 UPPR Alkoholhandläggare beviljar Wibrovski and Partners, 556512-4269, stadigvarande utökning av serveringsyta. Serveringsställe: Kafé de luxe, Sandgärdsgatan 17-19, Växjö. 2018-00195 2018-00002 2018-00001 2018-00012 2018-00190 2018-00012 2018-00199 2018-00197
Sida 3(3) Datum Dokid Riktning Avsändare/Mottagare Beskrivning Nummer 2018-11-02 304002 UPPR Upphörande av serveringstillstånd enligt 9 kap 12 alkohollagen. Avser Nakin i Växjö AB 556708-9411 med serveringsställe: Restaurang Sports/Pauze, Sandgärdsgatan 6-8 i Växjö. 2018-11-01 303998 UPPR Enhetschefens beslut om Upphandling av Näringslivskonsult Arbetsgivarcenter 2018-11-01 303992 UPPR Liggare över delbeslut i personalärenden 118-125 2018, Avd BoF 2018-10-30 304000 UPPR Enhetschefens beslut om upphandling av Workshop - mål och förväntningar av projekt 2018-00196 2018-00213 2018-00012 2018-00215
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott 2018-12-05 179 Dnr 2018-00172 Rapportering av ej verkställda beslut tredje kvartalet 2018 Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskotts beslut Nämnden för arbete och välfärd överlämnar rapportering av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS avseende kvartal 3 till kommunfullmäktige och kommunens revisorer. Bakgrund Nämnden ska enligt 16 kap f-h socialtjänstlagen (2001:453) (SoL) och 28 f-h lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) till Inspektionen för vård och omsorg (IVO), kommunens revisorer och till kommunfullmäktige rapportera beslut om bistånd enligt 4 kap 1 SoL och insatser enligt 9 LSS som inte har verkställts tre månader efter beslut. Till IVO och kommunens revisorer ska nämnden rapportera beslut som inte har verkställts tre månader efter beslut samt om en insats har avbrutits och inte har verkställts på nytt inom tre månader. För varje beslut ska nämnden ange tidpunkten för beslutet och vilken typ av bistånd beslutet gäller samt kortfattat uppge skälen för dröjsmålet. Nämnden ska anmäla när nämnden har verkställt ett gynnande beslut som har rapporterats som ej verkställt och ange datum för verkställigheten. Rapportering till IVO sker enligt IVOs rapporteringsperiod för respektive kvartal. Till fullmäktige ska nämnden lämna en statistikrapport över hur många beslut som inte har verkställts tre månader efter beslut samt om en insats har avbrutits och inte har verkställts på nytt inom tre månader, vilka typer av bistånd besluten gäller, hur lång tid som har förflutit från dagen för respektive beslut. Av förarbetena till lagstiftningen framgår att det av nämndens redovisning till fullmäktige inte ska gå att härleda vilka personer besluten gäller. Skälen till varför de rapporterade besluten inte är verkställda ska inte heller anges, eftersom förslaget inte är avsett att skapa en diskussion kring enskilda ärenden. Däremot ska det framgå hur stor del av de ej verkställda besluten som gäller insatser till kvinnor respektive män. 1 (3)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott 2018-12-05 Rapportering av ej verkställda beslut kvartal 3 2018 Nedan redovisas de biståndsbeslut som har rapporterats till IVO avseende kvartal 3 2018, fördelat på verksamhetsområde och kön. Individ och familjeomsorg (IFO) SoL, kvartal 3 Totalt är det åtta beslut under tredje kvartalet 2018 som inte har verkställts senast tre månader efter beslut. Besluten avser insatserna kontaktperson, kontaktfamilj och bostad och avser en kvinna/flicka och sju män/pojkar. 4 2 0 2 SoL, IFO - ej verkställda beslut kv 3 fördelat på insats 2 2 1 1 0 0 0 0 Kontaktperson Kontaktfamilj Bostad 4 2 0 SoL, IFO - ej verkställda beslut kv 3 fördelat på kön 4 2 1 1 0 0 Kvinnor/flickor Män/pojkar 3-6 mån 6-12 mån Över 12 mån 3-6 mån 6-12 mån Över 12 mån Omsorg till personer med funktionsnedsättning LSS, kvartal 3 Totalt är det 14 beslut under tredje kvartalet 2018 som inte har verkställts senast tre månader efter att beslut. Besluten avser insatserna bostad och daglig verksamhet och avser nio kvinnor/flickor och fem män/pojkar. LSS - ej verkställda beslut kv 3 fördelat på insats LSS - ej verkställda beslut kv 3 fördelat på kön 10 8 6 4 2 0 2 7 4 Bostad 9.9 Daglig verksamhet 9.10 1 0 0 10 8 6 4 2 0 3 2 4 Kvinnor/flickor 0 5 0 Män/pojkar 3-6 mån 6-12 mån Över 12 mån 3-6 mån 6-12 mån Över 12 mån Övriga omständigheter Av samtliga ärenden under tredje kvartalet har en person tackat nej till insats, nio kategoriserats som annat skäl och tolv kategoriserats som resursbrist. En person har under perioden flyttats till Omsorgsförvaltningen och redovisas därför inte här. 2 (3)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott 2018-12-05 Beslutsunderlag Förslag till beslut har lämnats i tjänsteskrivelse upprättad av förvaltningschefen där det föreslås att nämnden för arbete och välfärd överlämnar rapportering av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS avseende kvartal 3 till kommunfullmäktige och kommunens revisorer. Beslutet skickas till För kännedom Kommunfullmäktige Kommunens revisorer 3 (3)
ÄRENDE Dnr NAV 2018-00172 2018-11-23 Daniel Larsson utredare Tel. 0470-796812 Nämnden för arbete och välfärd Rapportering av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS avseende tredje kvartalet 2018 Förslag till beslut Nämnden för arbete och välfärd överlämnar rapportering av ej verkställda beslut enligt SoL och LSS avseende kvartal 3 till kommunfullmäktige och kommunens revisorer Bakgrund Nämnden ska enligt 16 kap f-h socialtjänstlagen (2001:453) (SoL) och 28 f-h lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) till Inspektionen för vård och omsorg (IVO), kommunens revisorer och till kommunfullmäktige rapportera beslut om bistånd enligt 4 kap 1 SoL och insatser enligt 9 LSS som inte har verkställts tre månader efter beslut. Till IVO och kommunens revisorer ska nämnden rapportera beslut som inte har verkställts tre månader efter beslut samt om en insats har avbrutits och inte har verkställts på nytt inom tre månader. För varje beslut ska nämnden ange tidpunkten för beslutet och vilken typ av bistånd beslutet gäller samt kortfattat uppge skälen för dröjsmålet. Nämnden ska anmäla när nämnden har verkställt ett gynnande beslut som har rapporterats som ej verkställt och ange datum för verkställigheten. Rapportering till IVO sker enligt IVOs rapporteringsperiod för respektive kvartal. Till fullmäktige ska nämnden lämna en statistikrapport över hur många beslut som inte har verkställts tre månader efter beslut samt om en insats har avbrutits och inte har verkställts på nytt inom tre månader, vilka typer av bistånd besluten gäller, hur lång tid som har förflutit från dagen för respektive beslut. Av förarbetena till lagstiftningen framgår att det av nämndens redovisning till fullmäktige inte ska gå att härleda vilka personer besluten gäller. Skälen till varför de rapporterade besluten inte är verkställda ska inte heller anges, eftersom förslaget inte är avsett att skapa en diskussion kring enskilda ärenden. Däremot ska det framgå hur stor del av de ej verkställda besluten som gäller insatser till kvinnor respektive män. Förvaltningen för arbete och välfärd 1 (3) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax Org.nr 212000-0662 E-post daniel.larsson4@vaxjo.se www.vaxjo.se
ÄRENDE Dnr NAV 2018-00172 2018-11-23 Rapportering av ej verkställda beslut kvartal 3 2018 Nedan redovisas de biståndsbeslut som har rapporterats till IVO avseende kvartal 3 2018, fördelat på verksamhetsområde och kön. Individ och familjeomsorg (IFO) SoL, kvartal 3 Totalt är det åtta beslut under tredje kvartalet 2018 som inte har verkställts senast tre månader efter beslut. Besluten avser insatserna kontaktperson, kontaktfamilj och bostad och avser en kvinna/flicka och sju män/pojkar. 4 2 0 2 SoL, IFO - ej verkställda beslut kv 3 fördelat på insats 2 2 1 1 0 0 0 0 Kontaktperson Kontaktfamilj Bostad 4 2 0 SoL, IFO - ej verkställda beslut kv 3 fördelat på kön 4 2 1 1 0 0 Kvinnor/flickor Män/pojkar 3-6 mån 6-12 mån Över 12 mån 3-6 mån 6-12 mån Över 12 mån Omsorg till personer med funktionsnedsättning LSS, kvartal 3 Totalt är det 14 beslut under tredje kvartalet 2018 som inte har verkställts senast tre månader efter att beslut. Besluten avser insatserna bostad och daglig verksamhet och avser nio kvinnor/flickor och fem män/pojkar. LSS - ej verkställda beslut kv 3 fördelat på insats LSS - ej verkställda beslut kv 3 fördelat på kön 10 8 6 4 2 0 2 7 4 Bostad 9.9 Daglig verksamhet 9.10 1 0 0 10 8 6 4 2 0 3 2 4 Kvinnor/flickor 0 5 0 Män/pojkar 3-6 mån 6-12 mån Över 12 mån 3-6 mån 6-12 mån Över 12 mån Övriga omständigheter Av samtliga ärenden under tredje kvartalet har en person tackat nej till insats, nio kategoriserats som annat skäl och tolv kategoriserats som resursbrist. En person har under perioden flyttats till Omsorgsförvaltningen och redovisas därför inte här. 2 (3)
ÄRENDE Dnr NAV 2018-00172 2018-11-23 Beslutet skickas till För kännedom Kommunfullmäktige Kommunens revisorer Per Sandberg Förvaltningschef Elisabeth von Schantz Malmefeldt Avdelningschef 3 (3)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott 2018-12-05 177 Dnr 2018-00158 Internkontroll: Redovisning av statistik Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskotts beslut 1. Nämnden för arbete och välfärd tar del av rapport från genomförd internkontroll. 2. Nämnden för arbete och välfärd uppdrar åt förvaltningen att fortsätta översynen av statistikredovisningen och att säkerställa korrekt rapportering. Uppdraget ska ha en första återrapportering till nämnden senast juni 2019, och vara färdigställt från och med 2020. Bakgrund Enligt Nämnden för arbete och välfärds interna kontrollplan för 2018 ska en kontroll avseende redovisningsrisk upprättas. Kontrollen hänför sig i detta ärende till risker i redovisning av statistik till AU/NAV och handlar konkret om risken att statistik som redovisas AU/NAV inte är statistiskt säkerställd. Resultat av genomförd kontroll rapporteras till förvaltningschef, ledningsgrupp och Nämnden för arbete och välfärd liksom slutligen också till nämndens årsrapport. Kontrollen är en del av det systematiska kvalitetsarbetet och är en del av förvaltningens egenkontroll och avser systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem som omfattar hela förvaltningens verksamhet. Ledningssystemet används för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Med ledningssystem avses system för att fastställa principer av ledning för verksamheten. Förvaltningens ledningssystem baseras på Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). (Ansvarsfördelning för systematiskt kvalitetsarbete inom nämnden för arbete och välfärd (senast reviderad 2018-01-25)). Kontrollmoment Nämnden för arbete och välfärd har fastställt följande kontrollmoment: Vad redovisas och hur tas statistiken fram? Är statistiken säkerställd? 1 (5)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott 2018-12-05 Kontrollen avser förvaltningen Arbete och Välfärd (AoV). Nämndens väsentlighets- och riskanalys visar sannolikheten att risk inträffar såsom 3 möjlig och konsekvensen bedöms såsom 4 allvarlig. Metod och genomförande Utredare och verksamhetscontroller har granskat ledningssystemet samt dokument om vad som bedömts vara av intresse för kontrollmomentens genomförande. Samtal har även förts med personal, bland annat via strukturerad gruppintervju, som på ett eller annat sätt inbegriper statistikredovisande funktioner. Utöver detta har kontakt tagits med för uppdraget i övrigt betydelsefulla personer. Resultat Redovisning av statistik Den statistik som redovisas till AU och Nämnden för arbete och välfärd är företrädesvis bestående av delårs- och årsrapporter där såväl nyckeltal från kommunfullmäktige som lokala nyckeltal från nämnd är inkluderade. Öppna jämförelser liksom brukarundersökningar redovisas årligen. Även enskilda utredningar och projekt där statistik förekommer redovisas. Särskilda månadsredovisningar av statistik förekommer likaså (exempelvis inom ekonomi och ekonomiskt bistånd). Hur tas statistiken fram? Statistiken tas företrädesvis fram via kommun- och landstingsdatabasen Kolada, en databas som samlar statistik från SCB, Socialstyrelsen, Skolverket etc. Ibland inhämtas statistik även direkt från SCB, Socialstyrelsen och Skolverket etc. men också direkt från förvaltningens olika verksamhetssystem (exempelvis Viva). Om verksamheternas indata matas korrekt genereras verksamhetssystemet utdata korrekt. Hur säkerställs statistiken? Verksamheter i förvaltningen är ålagda att föra in data i verksamhetssystemen, exempelvis register över olika insatser som sedan rapporteras vidare till Socialstyrelsen etc. I det arbete som utredare tillsammans med verksamhetskontroller genomfört under hösten 2018 framkommer att verksamheter har olika rutiner och riktlinjer för inmatning av statistik, men att data som hanteras säkerställs via analys av dess rimlighet. Praxis har även varit och är att dubbelkontrollera uppgifter. Bedömning 2 (5)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott 2018-12-05 Utredningen kan konstatera att förvaltningen Arbete och Välfärd hanterar ett stort antal statistiska uppgifter liksom förvaltar flera flest av alla förvaltningar olika verksamhetssystem (Viva, Procapita, Dexter etc.). Efterfrågan på statistiska underlag har under senare år ökat och spelar en betydande roll i förvaltningens kvalitets- och utvecklingsarbete. Den stora mängden statistik tillsammans med flera olika verksamhetssystem och faktumet att efterfrågan ökat medför stora utmaningar i strävan att få en samlad bild av all den statistik som hanteras inom förvaltningen. Mängden statistik och verksamhetssystem kan kopplas till en förvaltning med i vissa delar disparata verksamheter, ett faktum som påbjuder ett förhållandevis stort antal tjänster med inbyggda statistiska funktioner. En stor mängd statistik, flera olika verksamhetssystem och ett förhållandevis stort antal statistiska funktioner tillsammans med ökad statistisk efterfrågan medför höga krav på de funktioner som i dag handhar statistik. Som en konsekvens av ovanstående bedömer internkontrollutredningen att detta sammantaget medför ökad risk för felkällor, inte minst beroende på ett stort antal statistiska funktioner. Utredningen bedömer vidare att det finns åtminstone två faktorer som visar på möjliga risker vid handhavande/säkerställande av statistik. Det ena riskmomentet utgörs av att den data som matas in i verksamhetssystemen inte är korrekt (handhavandefel). Det andra riskmomentet utgörs av begreppsotydlighet, exempelvis vad som räknas som insats, vad som räknas som placering etc. (definitionsproblematik). Hittills har beskrivits möjliga risker vid inmatning av data för statistisk användning. En tredje identifierad möjlig risk utgörs av utmatning av den statistik som tas från olika verksamhetssystem för presentation till AU/nämnd är det den efterfrågade statistiken som de facto också presenteras? Slutsatser Utredningen kan konstatera att förvaltningens verksamheter spänner över flera disparata områden vilket påbjuder flera olika verksamhetssystem liksom handhavare. Efterfrågan på statistiska underlag har ökat under senare tid. Tre möjliga riskområden har identifierats i internkontrollarbetet. Dessa utgörs dels av risken att data som matas in i verksamhetssystemen inte är korrekta (handhavandefel), dels av begreppsotydlighet, exempelvis vad som räknas som insats, vad som räknas som placering etc. (definitionsproblematik). Båda dessa riskområden rör möjliga risker vid inmatning av data för statistisk användning. En tredje identifierad möjlig risk 3 (5)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott 2018-12-05 som internkontrollen funnit utgörs av utmatning av den statistik som tas från olika verksamhetssystem för presentation till AU/nämnd är den efterfrågade statistiken också den som presenteras? Utredningens bedömning är att det i dag inte finns tillräckliga rutiner för handhavande av statistikrapportering. Till grund för bedömningen ligger avsaknaden av skriftliga och på förvaltningsövergripande nivå fastställda rutiner för ändamålet. I de fall det talas om rutiner är dessa lokalt (enhet/avdelning) kopplade och inte alltid skriftligt nedtecknade. Mot bakgrund av de samtal och diskussioner som förts är ansvarsfördelningen för rapportering något otydlig. Bedömningen är att riskerna i samband med inmatning liksom redovisning av statistik landar i omdömena sannolikhet 3 möjlig och konsekvens 4 allvarlig. Åtgärder Åtgärdsförslagen som internkontrollen anser vara rimliga är, med stöd i konstaterandet ovan, att i första hand upprätta rutiner för hur inrapportering av statistik ska ske liksom att en process kopplas till denna rutin. Vikten av att dokumentera och synliggöra, förbättra och stärka processen är angeläget (gallring bör vara en del), inte minst i ljuset av att kraven om statistiska redovisningar ökat under senare år. Under samtal med personal framgår att vissa avdelningar håller på att se över statistikhantering och verksamhetssystem men att man fortfarande är i ett initialt skede. Tydlighet och rutiner efterfrågas liksom ansvarsfördelning och kunskap. Mot bakgrund av internkontrollen kan även konstateras att åtgärderna förefaller kräva ett ganska omfattande arbete, det är svårt att hitta enkla lösningar eller föreslå konkreta åtgärder som är möjliga att genomföra på kort sikt. För att kunna vidta rätt åtgärder måste först en fördjupad inventering av statistikhantering och rapportering göras på förvaltningsövergripande nivå och eftersom det i dag saknas rutiner är det svårt att på ett tydligt sätt illustrera hur rapportering av statistik se ut. Sannolikt krävs genomlysning och intervjuer/gruppsamtal med berörd personal. För att genomföra nödvändiga förbättringar har, på uppdrag av förvaltningschef, en arbetsgrupp bildats med syftet att se över hela statistikhanteringsprocessen. Ansvariga för arbetets genomförande är 4 (5)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nämnden för arbete och välfärds arbetsutskott 2018-12-05 ekonomienheten och utvecklingsenheten. Detta arbete kommer vara pågående under 2019 och sannolikt längre än så. Beslutet skickas till För åtgärd Förvaltningschef Beslutsunderlag Förslag till beslut har lämnats i tjänsteskrivelse där det föreslås att nämnden för arbete och välfärd tar del av rapport från genomförd internkontroll. Yrkanden Ordförande Oliver Rosengren (M): 1. Nämnden för arbete och välfärd tar del av rapport från genomförd internkontroll. 2. Nämnden för arbete och välfärd uppdrar åt förvaltningen att fortsätta översynen av statistikredovisningen och att säkerställa korrekt rapportering. Uppdraget ska ha en första återrapportering till nämnden senast juni 2019, och vara färdigställt från och med 2020. Beslutsordning Ordförande Oliver Rosengren (M) frågar om yrkandet kan antas och konstaterar att arbetsutskottet beslutar enligt ordförande Oliver Rosengrens (M) yrkande. 5 (5)