INSTRUKTION

INSTRUKTION 19.3.2013

2 INSTRUKTION FÖR FRIVILLIGA RÄDDNINGSTJÄNSTEN Frivilliga räddningstjänstens centralkommitté har vid sitt möte den 19 mars 2013 fastställt denna instruktion. Samtidigt upphävs alla de tidigare instruktioner som styrt Frivilliga räddningstjänstens arbete. 1. FRIVILLIGA RÄDDNINGSTJÄNSTENS UPPGIFT OCH ORGANISATION Frivilliga räddningstjänsten (Vapepa, på svenska även FRT) tjänstgör som stödorganisation för samtliga myndigheter och erbjuder myndigheterna utbildade frivilliga som assistans vid hjälpinsatser. Frivilliga räddningstjänstens verksamhet är oegennyttig, organiserad medborgaraktivitet som bygger på frivillighet, innefattar utbildning och fungerar som stöd för myndigheterna. Frivilliga räddningstjänsten är en allians av organisationer och sammanslutningar. Finlands Röda Kors är kontaktorganisation för Frivilliga räddningstjänsten och samordnar den allmänna frivilliga räddningstjänstens verksamhet. Finlands Sjöräddningssällskap samordnar den frivilliga räddningsverksamheten i havs- och insjöområdena medan Suomen Lentopelastusseura sköter samordningen av den frivilliga flygräddningen och det frivilliga brandflyget. Frivilliga räddningstjänsten har organiserat sig i kommittéer som svarar för samordningen av verksamheten inom sina respektive arbetsfält på lokal nivå, på landskapsnivå och på riksnivå. 2. NYA MEDLEMSORGANISATIONER GODKÄNNANDE OCH UTTRÄDE Som medlemmar i Frivilliga räddningstjänsten kan antas riksomfattande organisationer och sammanslutningar som vill vara med och främja den frivilliga räddningstjänstverksamheten. Medlemsorganisationernas och -sammanslutningarnas verksamhet ska spänna över hela landet och i sina aktiviteter ska de omfatta Frivilliga räddningstjänstens värderingar. Frivilliga räddningstjänstens beredskapsmedlemmar har larmgrupper på lokalplanet. De medlemmar som stödjer aktiviteterna har förbundit sig att främja Frivilliga räddningstjänstens verksamhet. Centralkommittén godkänner vid sitt möte de nya medlemsorganisationerna. En organisation eller sammanslutning utträder som medlem genom att själv informera om sitt utträde. Centralkommittén kan fatta beslut om att utesluta en medlemsorganisation eller - sammanslutning om denna inte längre uppfyller kraven för godkännande som medlem. 3. EKONOMI OCH ÖVRIG ADMINISTRATION Frivilliga räddningstjänstens kommittéer tar inte ut några medlemsavgifter och förvärvar ingen egendom. Kommitténs gemensamma hjälpmedel och utrustning som behövs inom den frivilliga räddningstjänsten administreras via medlemsföreningen eller genom någon annan juridisk person som deltar i verksamheten. De samordnande organisationerna ansöker om finansiering för sitt samordningsarbete. Eventuellt annat ekonomiskt stöd som ska öronmärkas för samverkan kanaliseras i första hand via de samordnande organisationerna. Frivilliga räddningstjänstens kommittéer är inte registrerade föreningar. En kommitté har inga officiella namntecknare. 2

3 4. CENTRALKOMMITTÉN 4.1. CENTRALKOMMITTÉNS SYFTE OCH UPPGIFTER Syftet med det arbete som utförs av Frivilliga räddningstjänstens centralkommitté är att samordna och integrera arbetet inom de riksomfattande organisationer och sammanslutningar som deltar i den frivilliga räddningstjänstverksamheten med de olika myndigheternas arbete, så att de frivilligas beredskap att assistera myndigheterna blir så effektiv som möjligt. Centralkommitténs uppgift är: 1. att tjänstgöra som delegation för Frivilliga räddningstjänstens riksomfattande medlemsorganisationer och -sammanslutningar 2. att upprätthålla kontakten med olika myndigheter 3. att följa organisationernas larmberedskap samt deras situation i fråga om personer, utbildning och materiel 4. att utveckla och hålla sig à jour med Frivilliga räddningstjänstens utbildning och övningar 5. att informera om Frivilliga räddningstjänstens verksamhet 6. att utse medlemsorganisationer och -sammanslutningar till centralkommitténs arbetsutskott 7. att behandla förslagen och initiativen från centralkommitténs arbetsutskott samt från landskaps- och lokalkommittéerna 8. att se till att aktörerna sporras och entusiasmeras samt att inom ramen för sina befogenheter fatta beslut om Frivilliga räddningstjänstens utmärkelser 9. att uppmuntra aktörerna till att främja den lokala säkerheten. 10. att upprätthålla en treårig verksamhetsplan i samarbete med lokal- och landskapskommittéer. Vid uppdatering tilläggs alltid ett nytt tredje år. 4.2. CENTRALKOMMITTÉNS LEDAMÖTER Ledamöterna i centralkommittén utgörs av de representanter som skriftligen utsetts av Frivilliga räddningstjänstens medlemsorganisationer och -sammanslutningar samt av företrädarna för myndigheterna. De expertledamöter som centralkommitténs arbetsutskott kallar in har också närvarorätt vid möten samt rätt att uttala sig. 4.3. CENTRALKOMMITTÉNS ORDFÖRANDE OCH SEKRETERARE Ordförande för centralkommittén är en person som för en tvåårsperiod utsetts av Finlands Röda Kors, kontaktorganisation för Frivilliga räddningstjänsten. Vice ordförandena för centralkommittén är representanter som valts av de två övriga samordnande organisationerna. Ordförande och vice ordförande väljs för högst tre efter varandra följande perioder. Som sekreterare tjänstgör en funktionär från Finlands Röda Kors centralbyrå. 4.4. CENTRALKOMMITTÉNS MÖTEN Centralkommittén håller minst två möten per år. Dessutom sammanträder centralkommittén vid behov på kallelse av ordföranden eller sekreteraren. Medlemsorganisationerna och - sammanslutningarna informeras om mötena minst en vecka före mötestidpunkten antingen skriftligen eller på annat sätt som centralkommittén beslutat. Varje medlemsorganisation får skicka en röstberättigad medlem till alla centralkommitténs möten. Centralkommittén håller sitt årsmöte i oktober-november. Vid detta möte fastställs verksamhetsplanen för följande år samt väljs ledamöter till arbetsutskottet i stället för dem som står i tur att avgå. 3

Vid det centralkommittémöte som hålls under perioden mars-maj fastställs berättelsen om föregående års verksamhet. 4 Extra möte hålls efter beslut av centralkommittén eller dess arbetsutskott eller efter skriftligt krav till arbetsutskottet av minst två medlemsorganisationer för ett ärende som angivits separat. 4.5. BESLUTANDERÄTTEN VID CENTRALKOMMITTÉNS MÖTEN Centralkommittén är beslutför då utöver ordföranden eller en vice ordförande minst 1/5 av medlemsorganisationerna är närvarande. Som centralkommitténs beslut gäller den mening som understötts av mer än hälften av de avgivna rösterna. Om rösterna faller jämnt gäller som beslut den mening som understöds av mötesordföranden, utom vid personval som vid lika röstetal avgörs genom lottning. 4.6. CENTRALKOMMITTÉNS ARBETSUTSKOTT Under perioden mellan centralkommitténs möten utövas beslutanderätten och den verkställande makten av arbetsutskottet som är underställt centralkommittén. Arbetsutskottet håller årligen minst två möten under vilka det bereder centralkommitténs mötesärenden. Därutöver sammanträder centralkommittén vid behov på kallelse av ordföranden eller sekreteraren. Ledamöterna informeras om mötena minst en vecka före mötestidpunkten, antingen skriftligen eller på annat sätt som beslutats av arbetsutskottet. Ordföranden och vice ordförandena för centralkommittén samt kommitténs sekreterare tjänstgör som ordförande, vice ordförande respektive sekreterare i arbetsutskottet. Medlemsorganisationer och -sammanslutningar som ingår i Frivilliga räddningstjänstens centralkommitté kan vara medlemmar i arbetsutskottet. Till arbetsutskottet väljs högst 10 medlemsorganisationer och -sammanslutningar i Frivilliga räddningstjänstens centralkommitté. Dessutom kan expertledamöter kallas till arbetsutskottet. Expertledamöterna har rätt att uttala sig men saknar rösträtt. Medlemsorganisationerna och -sammanslutningarna utser skriftligen sin representant och en suppleant för denna till arbetsutskottet. Medlemsorganisationerna och -sammanslutningarna kan vid behov byta representant under pågående mandatperiod. Arbetsutskottets ledamöter väljs för en mandatperiod på två kalenderår. Arbetsutskottet är beslutfört då utöver ordföranden eller vice ordföranden minst två ordinarie ledamöter är närvarande. Som arbetsutskottets beslut gäller den mening som understötts av mer än hälften av de avgivna rösterna. Om rösterna faller jämnt gäller som beslut den mening som understöds av mötesordföranden, utom vid personval som vid lika röstetal avgörs genom lottning. 4.7. CENTRALKOMMITTÉNS ARBETSGRUPPER Centralkommittén och dess arbetsutskott kan vid behov tillsätta en arbetsgrupp som hjälp vid handläggningen av praktiska angelägenheter eller för utveckling av verksamheten. Arbetsgrupperna har tidsbegränsade mandat och deras uppgifter har särskilt definierats då de tillsatts. 5. LANDSKAPSKOMMITTÉN 5.1. LANDSKAPSKOMMITTÉNS SYFTE, UPPGIFTER OCH MANDATPERIOD Syftet med det arbete som utförs av Frivilliga räddningstjänstens landskapskommitté är att på landskapsnivå i ett eller flera landskap samordna och integrera arbetet inom de riksomfattande organisationer och sammanslutningar som deltar i den frivilliga räddningstjänstverksamheten med de olika myndigheternas arbete, så att de frivilligas 4

beredskap att assistera myndigheterna blir så effektiv som möjligt. Landskapskommitténs mandatperiod är två år. 5 Landskapskommitténs uppgift är: 1. att på landskapsnivå tjänstgöra som delegation för Frivilliga räddningstjänstens riksomfattande medlemsorganisationer och -sammanslutningar 2. att upprätthålla kontakten med regionala, landskapsspecifika och vid behov lokala myndigheter 3. att i sitt område sköta om larmgruppernas beredskap 4. att samordna den erforderliga utbildningen och de nödvändiga övningarna i sitt ansvarsområde 5. att inom sitt område informera och lämna rapporter om den frivilliga räddningstjänstens verksamhet 6. att behandla förslagen och initiativen från lokalkommittéerna 7. att se till att aktörerna sporras och entusiasmeras samt att inom ramen för sina befogenheter fatta beslut om Frivilliga räddningstjänstens utmärkelser 8. att för sin egen del arbeta för ökad säkerhet i området. 9. att göra upp en treårig verksamhetsplan i samarbete med organisationerna och lokalkommittéerna samt att uppdatera den årligen (vid uppdatering tilläggs alltid ett nytt tredje år). 5.2. LANDSKAPSKOMMITTÉNS LEDAMÖTER Ledamöterna i landskapskommittén utgörs dels av de representanter som skriftligen utsetts av Frivilliga räddningstjänstens medlemsorganisationer och -sammanslutningar, dels av representanter för myndigheterna. Landskapskommittén kallar själv eventuella expertledamöter. Till exempel representanter för lokalkommittéerna, beredskapsutbildare, beredskapsjourhavande samt FRT-ledare (Vapepa-ledare) kan tjänstgöra som expertledamöter. Medlemsorganisationerna utser själva skriftligen sin representant och en suppleant för denna till landskapskommittén samt kan vid behov byta representant under pågående mandatperiod. 5.3. LANDSKAPSKOMMITTÉNS ORDFÖRANDE OCH SEKRETERARE Landskapskommittén väljer en ordförande och en vice ordförande vilkas mandatperiod är två år. Ordföranden och vice ordföranden kan utses för högst tre på varandra följande mandatperioder. Som sekreterare för landskapskommittén tjänstgör en funktionär från Finlands Röda Kors distrikt. 5.4. LANDSKAPSKOMMITTÉNS MÖTEN Landskapskommittén håller minst två möten per år. Därutöver sammanträder landskapskommittén vid behov på kallelse av ordföranden eller sekreteraren. Medlemmarna informeras om mötena minst en vecka före mötestidpunkten, antingen skriftligen eller på annat sätt som landskapskommittén beslutat. Möteskallelsen sänds till de representanter för landskapskommittén som utsetts av Frivilliga räddningstjänstens medlemsorganisationer och -sammanslutningar samt till de expertledamöter som har kallats enligt punkt 5.2. Landskapskommittén arrangerar sitt årsmöte i oktober-november. Det ska hållas före centralkommitténs höstmöte. Vid årsmötet fastställs det kommande årets verksamhetsplan och landskapskommitténs sammansättning för följande år, lämnas förslag om årets räddare både på riksplanet och på landskapsnivå samt behandlas även andra förslag till utmärkelser och övriga eventuella ärenden. På det landskapskommittémöte som hålls under perioden februari-april fastställs berättelsen om föregående års verksamhet och behandlas förslagen till utmärkelser samt andra eventuella ärenden. Mötet hålls före centralkommitténs vårmöte. Ett extra möte hålls då landskapskommittén så beslutar eller då minst två ledamöter i landskapskommittén skriftligen kräver detta av landskapskommittén för behandling av ett särskilt angivet ärende. 5

6 5.5. BESLUTANDERÄTTEN VID LANDSKAPSKOMMITTÉNS MÖTEN Landskapskommittén är beslutför då utöver ordföranden eller vice ordföranden minst två ordinarie ledamöter är närvarande. Varje medlemsorganisation och -sammanslutning som hör till Frivilliga räddningstjänsten kan ha en beslutför representant i landskapskommittén. Även myndighetsrepresentanter är beslutföra medlemmar. Som landskapskommitténs beslut gäller den mening som understötts av mer än hälften av de avgivna rösterna. Om rösterna faller jämnt gäller som beslut den mening som understöds av mötesordföranden, utom vid personval som vid lika röstetal avgörs genom lottning. 5.6. LANDSKAPSKOMMITTÉNS ARBETSUTSKOTT OCH ARBETSGRUPPER Landskapskommittén kan vid behov som assistans tillsätta ett arbetsutskott samt arbetsgrupper. 6. LOKALKOMMITTÉN 6.1. LOKALKOMMITTÉNS SYFTE OCH UPPGIFTER Lokalkommittén är verksam i en eller flera kommuner. Syftet med det arbete som utförs av Frivilliga räddningstjänstens lokalkommitté är att samordna och integrera det arbete som i området bedrivs av organisationerna, larmgrupperna och myndigheterna, så att de frivilligas beredskap att assistera myndigheterna blir så effektiv som möjligt. Lokalkommitténs mandatperiod är två år. Lokalkommitténs uppgift är: 1. att tjänstgöra som delegation för medlemsorganisationerna och -sammanslutningarna, för larmgrupperna i området samt för myndigheterna 2. att hålla kontakt med lokala myndigheter 3. att vinnlägga sig om att larmgrupperna har god beredskap och om att aktörerna sporras och entusiasmeras 4. att i sitt ansvarsområde planera och arrangera erforderlig utbildning och nödvändiga övningar 5. att informera och avlägga rapport om Frivilliga räddningstjänstens verksamhet 6. att behandla områdesrelaterade förslag och initiativ från medlemsorganisationerna och - sammanslutningarna, larmgrupperna och myndigheterna samt lämna egna förslag till hur Frivilliga räddningstjänsten ska kunna utvecklas 7. att inom ramen för sina befogenheter fatta beslut om Frivilliga räddningstjänstens utmärkelser 8. att främja den lokala säkerheten. 9. att göra upp en treårig verksamhetsplan för kommittén samt att uppdatera den årligen (vid uppdatering tilläggs alltid ett nytt tredje år). 10. 6.2. LOKALKOMMITTÉNS LEDAMÖTER Ledamöterna i lokalkommittén utgörs dels av skriftligen utsedda representanter för larmgrupper i medlemsorganisationer som är verksamma i området, dels av representanter för myndigheter. Medlemsorganisationerna väljer själva sina respektive representanter samt kan vid behov byta representant under pågående mandatperiod. Lokalkommitténs ordförande eller sekreterare ska be Frivilliga räddningstjänstens medlemsorganisationers larmgrupper på lokalplanet utse sin representant till kommittén. 6

7 Lokalkommittén kan också kalla expertledamöter, exempelvis beredskapsutbildare, beredskapsjourhavande, FRT-ledare (Vapepa-ledare) och andra experter inom kommitténs område. Expertledamöterna har rätt att uttala sig men saknar rösträtt. 6.3. LOKALKOMMITTÉNS ORDFÖRANDE OCH SEKRETERARE Lokalkommittén väljer själv sin ordförande, vice ordförande och sekreterare. Dessa har alla en mandatperiod på två år och kan väljas för högst tre på varandra följande mandatperioder. 6.4. LOKALKOMMITTÉNS MÖTEN Lokalkommittén håller minst två möten per år. Dessutom sammanträder kommittén vid behov på kallelse av ordföranden eller sekreteraren. Ledamöterna informeras om mötena minst en vecka före mötestidpunkten, antingen skriftligen eller på annat sätt som lokalkommittén beslutat. Möteskallelsen samt protokollet sänds för kännedom till landskapskommittén. Lokalkommittén arrangerar sitt årsmöte i september-oktober. Mötet hålls före landskapskommitténs höstmöte. Vid årsmötet fastställs verksamhetsplanen för det kommande året. Vid det lokalkommittémöte som hålls under perioden januari-mars fastställs berättelsen om föregående års verksamhet. Mötet hålls före landskapskommitténs vårmöte. Ett extra möte hålls då lokalkommittén så beslutar eller då minst två ledamöter i lokalkommittén skriftligen kräver detta av lokalkommittén för behandling av ett särskilt angivet ärende. Lokalkommittén är beslutför då utöver ordföranden eller vice ordföranden minst två ordinarie ledamöter är närvarande. Varje medlemsorganisation och -sammanslutning som är verksam i området kan ha en beslutför representant i lokalkommittén. Därutöver sitter också myndighetsrepresentanter i lokalkommittén som beslutföra representanter. En larmgrupp som inte hör till någon medlemsorganisation kan delta i lokalkommitténs möten som expertledamot. Som lokalkommitténs beslut gäller den mening som understötts av mer än hälften av de avgivna rösterna. Om rösterna faller jämnt gäller som beslut den mening som understöds av mötesordföranden, utom vid personval som vid lika röstetal avgörs genom lottning. 6.6. LOKALKOMMITTÉNS ARBETSUTSKOTT OCH ARBETSGRUPPER Lokalkommittén kan vid behov tillsätta ett arbetsutskott och arbetsgrupper vilkas uppgift är att vara till hjälp vid skötseln av praktiska angelägenheter. 7. UTMÄRKELSER Kommittéerna samt medlemsorganisationerna och -sammanslutningarna sköter enligt centralkommitténs anvisningar uppgiften att anhålla om utmärkelser för aktörer i sitt område. 8. ÄNDRINGAR I INSTRUKTIONEN Om en kommitté eller en medlemsorganisation eller -sammanslutning önskar ändra denna instruktion, kan den lämna ett ändringsförslag till en kommitté på högre nivå. Förslagen handläggs och godkänns av Frivilliga räddningstjänstens centralkommitté. 7

8 9. BESTÄMMELSER OM IKRAFTTRÄDANDE OCH ÖVERGÅNG Denna instruktion träder i kraft den 1 januari 2014. I fråga om ordförandes och vice ordförandes mandatperioder träder instruktionen i kraft då nuvarande mandatperioder avslutas (den 1 januari 2016). Innan den nya instruktionen börjar gälla kan man påbörja uppgiften att sätta den i kraft genom att bilda kommittéer enligt den nya instruktionen, genom att hålla konstituerande möten för dessa kommittéer samt genom att förhandla med myndigheter och andra samarbetspartner om hur verksamheten ska arrangeras. Om en kommitté har haft specialkommittéer eller -arbetsgrupper till exempel kommunikationskommittéer eller kommittéer för första omsorgen är det en kommitté enligt den nya instruktionen som avgör om specialkommittéerna och -arbetsgrupperna ska fortsätta sin verksamhet och i vilken sammansättning de ska göra det. 8