KALLELSE Kultur- och fritidsnämnden 2018-05-17 Kultur- och fritidsnämnden kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt bilagda förteckning, ärende 1 8 Tid och plats Onsdagen den 23 maj i Växjö Boule Arena, Bollgatan, Växjö, klockan 14:00 Nedim Ramic nämndsekreterare Ledamöter Eva Johansson (C), Ordförande Rose-Marie Holmqvist (S), vice ordförande Lena Wibroe (M), 2:e vice ordförande Andreas Lindström (M) Cenneth Quick (M) Kent- Inge Henrixon (M) Jonatan Rundqvist (MP) Magnus Stenbenke (L) Ricardo Chavez (KD) Pontus Samuelsson (S) Cecilia Lundin Danielsson (S) Marko Kosonen (S) Michael Sjöö (S) Håkan Frizén (V) Ellen Franzén (-) Ersättare Emmy Petersson (C) Göran Danielsson (S) Anders Jeppsson (M) Glenn Nilsson (M) Ida Lidholt (M) Andrea Curtsby (M) Thilda von Schantz (MP) Ann-Margreth Willebrand (L) Mari Hrdina Friberg (C) Ellen Sjömålen (S) José-Miguel Guzman (S) Maria Alvarez Serrano (S) Alije Kera (S) Maria Svartberg (V) Christer Svensson (SD) Tjänstepersoner Anna-Karin Axelsson, Tf. förvaltningschef Tomas Ekelius, förvaltningschef Nedim Ramic, förvaltningssekreterare Ann-Sofie Nylander, administrativ chef Jessica Råhlin, fritidschef Caroline Svensson, Tf. kultur- och bibliotekschef 1 (3)
KALLELSE Kultur- och fritidsnämnden 2018-05-17 Var vänlig meddela eventuellt förhinder på tel 0470 414 27, eller e-post kultur-fritidsnamnden@vaxjo.se Gruppmöten M-, C-, L-, MP-, och KD ledamöterna kallas till gruppmöte i Växjö Boule Arena, Bollgatan, Växjö, klockan 13:30 S- och V- ledamöterna kallas till gruppmöte i Växjö Boule Arena, Bollgatan, Växjö, klockan 13:30 2 (3)
KALLELSE Kultur- och fritidsnämnden 2018-05-17 Förteckning över kultur- och fritidsnämndens ärenden den 23 maj 2018 1. Val av justeringsperson 2. Allmänhetens frågestund 3. Informationsärenden - Tomas Ekelius presenterar sig för nämnden - Tf. förvaltningschefens information - Information från Tf. kultur- och bibliotekschefen - Fritidschefens information - Ordförandens information 4. Redovisning av delegeringsbeslut 5. Fördjupad prognos 2018 med ekonomiskt utfall för kultur- och fritidsnämndens verksamheter till och med april 2018 6. Beslut om dataskyddsombud enligt ny dataskyddsförordning, GDPR 7. Överlämnande av beslutanderätten av medborgarförslag om utökad belysning längs elljusspåret i Furuby 8. Övrigt 3 (3)
REDOVISNING AV DELEGERINGSBESLUT FATTADE MELLAN 2018-04-20 TILL 2018-05-17 Datum 2018-05-17 Kultur- och fritidsförvaltningen Beslutsnummer Nr enligt del. förteckn. KF 1. 2018 P1 Anna-Karin Axelsson, tf. förvaltningschef Delegat Beskrivning Handläggare Summa Diarienummer Beslut om anställning inklusive anställnings- och lönevillkor för personal överstigande 6 månader LB 5. 2018 E7 Maria Lindgren Sjöman, handläggare fritid Registrering, tillståndsgivning och tillsyn av lokala lotterier enligt lotterilagen: Sandsbro AIK Maria Lindgren Sjöman, handläggare fritid 2018-00062 KFN 5. 2018 (fritid) E10 Maria Lindgren Sjöman, handläggare fritid Stöd till fritidsverksamhet- Direktservice. Belopp mellan 0-15000 kr. Dania Kharshi. Aktiviteter i Braås riktat mot tjejer Maria Lindgren Sjöman, handläggare fritid 10 500 Interbook Go KFN 23. 2018 E9 Kultursekreterare, Therese Johansson Stöd till kulturverksamhet Direktservice Belopp mellan 0 tkr och 15 tkr: Elin Wägner sällskapet, föreläsning Kultursekreterare, Therese Johansson 2000 Interbook Go
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2018-05-09 41 Dnr 2018-00002 Fördjupad prognos 2018 med ekonomiskt utfall för kultur- och fritidsnämndens verksamheter till och med april 2018 Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts förslag Kultur- och fritidsnämnden godkänner den fördjupade prognosen för 2018 med ekonomiskt utfall för kultur- och fritidsnämndens verksamheter till och med april 2018. Bakgrund Kultur- och fritidsnämnden redovisar i skrivelse det ekonomiska utfallet för kultur- och fritidsnämndens verksamheter till och med april 2018. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsnämndens tjänsteskrivelse 2018-05-03. 1 (1)
ÄRENDE Dnr KFN 2018-00002 2018-05-02 Nedim Ramic förvaltningssekreterare Tel. 0470-414 27 Kultur- och fritidsnämnden Fördjupad prognos 2018 med ekonomiskt utfall för kultur- och fritidsnämndens verksamheter till och med april 2018 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner den fördjupade prognosen för 2018 med ekonomiskt utfall för kultur- och fritidsnämndens verksamheter till och med april 2018. Bakgrund Kultur- och fritidsnämnden redovisar i skrivelse det ekonomiska utfallet för kultur- och fritidsnämndens verksamheter till och med april 2018. Anna-Karin Axelsson Tf. förvaltningschef Kultur- och fritidsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax Org.nr 212000-0662 E-post nedim.ramic@vaxjo.se www.vaxjo.se
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2018-05-09 42 Dnr 2018-00063 Beslut om dataskyddsombud enligt ny dataskyddsförordning, GDPR Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts förslag 1. Nämnden/styrelsen utser Marcus Holmqvist till dataskyddsombud enligt artikel 37 dataskyddsförordningen, EU 2016/679 (GDPR), för nämndens/styrelsens personuppgiftsbehandling från och med 25 maj 2018. 2. Nämnden/styrelsen noterar att Nedim Ramic uppdrag som personuppgiftsombud enligt personuppgiftslagen (PuL) upphör 25 maj 2018. 3. Nämnden/styrelsen ger förvaltningschefen/vd i uppdrag att utse en ansvarig kontaktperson för personuppgiftsfrågor inom förvaltningen/bolaget. 4. Nämnden/styrelsen beslutar att delegera rätten att besluta om utlämnande av registerutdrag, begäran om rättande, raderande eller blockerande av personuppgifter till förvaltningschef (eller annan tjänsteperson) /VD. 5. Nämnden/styrelsen beslutar att delegera rätten att lämna yttrande till förvaltningsrätt och besluta om överklagande gällande utlämnande av registerutdrag, begäran om rättande, raderande eller blockerande av personuppgifter till förvaltningschef (eller annan tjänsteperson) /VD. 6. Nämnden/styrelsen beslutar att delegera rätten att teckna personuppgiftsbiträdesavtal till förvaltningschefen (eller annan tjänsteperson) /VD. 7. Förvaltning/bolag ska regelbundet rapportera till nämnden/styrelsen om arbetet med behandlingen av personuppgifter. (Observera att nämndens delegationsordning ska ändras enligt beslut i punkterna 4-6) 1 (5)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2018-05-09 Bakgrund Europeiska unionen (EU) har beslutat om en ny förordning som innehåller regler för hur man får behandla personuppgifter. Förordningen börjar gälla 25 maj 2018 och kallas dataskyddsförordningen eller GDPR. Förordningen kommer att gälla direkt i alla EU:s medlemsländer och ersätter nationella regler, som till exempel personuppgiftslagen (PuL) i Sverige. Mycket i dataskyddsförordningen liknar de regler som finns i nuvarande personuppgiftslag. På samma sätt som idag får man till exempel behandla personuppgifter med stöd av samtycke från de registrerade, för att uppfylla ett avtal eller efter en intresseavvägning. De registrerade kommer även i fortsättningen att ha rätt att få information om den personuppgiftsbehandling som sker och den som behandlar personuppgifter måste ha tillräckliga säkerhetsåtgärder för att uppgifterna skyddas på rätt sätt. Om det är fråga om uppgifter om hälsa, etniskt ursprung, politisk uppfattning eller religiös tro ställs särskilda krav. Viktiga nyheter: - Konsekvensbedömning ska göras vid ny personuppgiftsbehandling. - Säkerhetsincident ska anmälas till Datainspektionen inom 72 timmar. - Dataskyddsombud ska tillsättas av myndigheter och andra dataskyddsansvariga som behandlar känsliga personuppgifter. - Datainspektionen kan komma att utdöma en sanktionsavgift för den som bryter mot förordningens regler. - Regeln i PuL om förenklad behandling av personuppgifter i löpande text och enkla listor, den så kallade missbruksregeln, försvinner. - Myndigheten och andra dataskyddsansvariga har ansvar för att se till att förordningens regler följs (ansvarsskyldighet). - Den registrerade ska kunna få personuppgifter som man själv lämnat överförda till en annan tjänst - dataportabilitet. Dataskyddsförordningen gäller för alla myndigheter, företag och organisationer som behandlar personuppgifter. Den gäller när den personuppgiftsansvarige själv bestämmer över behandlingen. Men även när ett personuppgiftsbiträde utför behandlingen på uppdrag av den personuppgiftsansvarige. Inom Växjö kommun är nämnder och styrelser personuppgiftsansvariga inom sina områden. Exempel på personuppgiftsbiträden är leverantörer av datasystem. 2 (5)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2018-05-09 Liksom idag har den registrerade rätt att en gång om året begära ut registerutdrag där det framgår vilka uppgifter som är registrerade hos den personuppgiftsansvariga. Mer uppgifter om den nya dataskyddsförordningen finns på Datainspektionens hemsida https://www.datainspektionen.se/lagar-ochregler/eus-dataskyddsreform/ Dataskyddsförordningen inom Växjö kommun Inom Växjö kommun pågår ett arbete som ska säkerställa att kommunen uppfyller de krav som den nya dataskyddsförordningen ställer. Arbetet leds av personal från kommunledningsförvaltningen, men alla nämnder och styrelser är involverade eftersom den nya dataskyddsförordningen berör alla kommunens verksamheter. Nämnden/styrelsen är personuppgiftsansvarig för sitt område och måste enligt den nya dataskyddsförordningen utse ett dataskyddsombud (förkortat DPO efter engelskans Data Protection Officer). Även om Växjö kommun efter införandet av dataskyddsförordningen kommer att ha ett centralt placerat dataskyddsombud, kommer kommunens förvaltningar/bolag att ha kvar arbetsuppgifter som gäller personuppgiftsbehandling. Dataskyddsombudet kommer också att behöva ha en kontaktperson på varje förvaltning/bolag, till exempel om det inträffar dataincidenter som måste rapporteras. Exempel på arbetsuppgifter som kommer att ligga kvar på förvaltning/bolag är handläggning av begäran om registerutdrag, det vill säga när en enskild begär att få ut alla personuppgifter som finns registrerade om honom eller henne. En begäran om registerutdrag innebär att alla datasystem och register måste gås igenom och att en kopia ska skrivas ut på alla dokument som personen förekommer i. Dataskyddsombudet kommer att ha en förteckning över alla behandlingar av personuppgifter som förekommer i koncernen i till exempel verksamhetssystem. Sökning i varje system måste dock ske ute på förvaltningar och bolag. Innan utlämnandet måste också en genomgång göras av om det finns uppgifter som inte kan lämnas ut av sekretesskäl eller av annan anledning. Dataskyddsförordningen ger den registrerade bara rätt att få ut registrerade uppgifter om sig själv och mindre barn som han eller hon är vårdnadshavare för. Uppgifter om andra personer i dokumenten kan därför behöva strykas innan utlämnandet. Hänsyn måste också tas till regler om sekretess i 3 (5)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2018-05-09 offentlighets- och sekretesslagen (OSL) som kan vara tillämpliga. Inom socialtjänstens område gäller i regel inte sekretess mot personen själv, men det kan finnas uppgifter om andra personer som inte får lämnas ut. Enligt dataskyddsförordningen har den registrerade i vissa fall rätt att få sina uppgifter rättade, raderade eller blockerade och få skadestånd om personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen. Vid enklare rättningar, som att fel namn har använts, behöver förvaltningen enkelt kunna göra rättningen. Möjligheten att få personuppgifter rättade är en del av den registrerades rättigheter, men det förekommer att personer vill ha uppgifter ändrade som de inte har rätt att få rättade. I de fallen har den registrerade rätt att få ett överklagningsbart beslut. Enligt dataskyddsförordningen ska den personuppgiftsansvarige (i det här fallet nämnden/styrelsen) föra en förteckning över de personuppgiftsbehandlingar som den ansvarar för, så kallad registerförteckning. Förteckningen kommer att behöva uppdateras regelbundet. Nämnden/styrelsen ska som personuppgiftsansvarig teckna avtal med sina personuppgiftsbiträden, det vill säga de som förvaltningen anlitar för att behandla personuppgifter för nämndens räkning, till exempel leverantörer av datasystem. När det gäller enskilda utförare som använder kommunens datasystem, är förhållandet det omvända. Utförarna är personuppgiftsansvariga för sin behandling av personuppgifter och kommunen är personuppgiftsbiträde. Även i dessa fall ska ett personuppgiftsbiträdesavtal upprättas. Personuppgiftsbiträdesavtalen kan komma att uppdateras löpande. Även nya avtal kan tillkomma. Sammanfattning Den nya dataskyddsförordningen eller GDPR (förkortning av engelskans General Data Protection Regulation) börjar gälla 25 maj 2018. Förordningen ersätter personuppgiftslagen (PuL). Dataskyddsförordningen är en uppdatering av personuppgiftslagen. Dataskyddsförordningen innebär också en skärpning av kraven på att skydda personuppgifter i det nya digitala samhället. Bland annat införs möjligheten att utdöma ekonomiska sanktioner mot personuppgiftsansvariga som bryter mot dataskyddsförordningens regler. För att lagen ska uppfyllas måste nämnd/styrelse fatta ett antal formella beslut före lagens ikraftträdande. Detta redovisas under bedömning. 4 (5)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2018-05-09 Bedömning I och med införandet av den nya dataskyddsförordningen måste nämnden/styrelsen fatta några formella beslut. Nämnden/styrelsen måste formellt godkänna/utse ett dataskyddsombud. Kommunledningsförvaltningen kommer att rekrytera ett centralt dataskyddsombud för alla nämnder och styrelser inom Växjö kommun. Inledningsvis kommer säkerhetschefen Marcus Holmqvist att inneha denna befattning. Nämnden/styrelsen föreslås ge förvaltningschefen/vd i uppgift att utse en ansvarig kontaktperson för personuppgiftsfrågor inom förvaltningen/bolaget. Nämnden/styrelsen föreslås delegera rätten att besluta om utlämnande av registerutdrag, begäran om rättande, raderande eller blockerande av personuppgifter samt överklagande av sådana beslut till förvaltningschef (eller annan tjänsteperson) /VD. Formellt sett är nämnden/styrelsen, i egenskap av personuppgiftsansvarig, ansvarig för både registerförteckningen och personuppgiftsbiträdesavtalen. För en smidig hantering föreslås nämnden besluta att delegera ansvaret för registerförteckningen och tecknandet av personuppgiftsbiträdesavtalen till förvaltningschef (eller annan tjänsteperson) /VD. Den beslutade delegationen ska läggas som tillägg i nämndens delegationsordning. Som personuppgiftsansvarig behöver nämnden/styrelsen få information om hur arbetet med behandlingen av personuppgifter fungerar. Förvaltning/bolag föreslås därför regelbundet rapportera till nämnd/styrelse. Beslutet att utse dataskyddsombud ska anmäla till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Blankett finns på https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforo rdningen/skyldigheter-for-de-som-behandlarpersonuppgifter/dataskyddsombud/informera-om-att-ni-har-ettdataskyddsombud/ Beslutsunderlag Kultur- och fritidsnämndens tjänsteskrivelse 2018-05-03. 5 (5)
ÄRENDE Dnr KFN 2018-00063 2018-05-02 Nedim Ramic förvaltningssekreterare Tel. 0470-414 27 Kultur- och fritidsnämnden Beslut om dataskyddsombud enligt ny dataskyddsförordning, GDPR Förslag till beslut 1. Nämnden/styrelsen utser Marcus Holmqvist till dataskyddsombud enligt artikel 37 dataskyddsförordningen, EU 2016/679 (GDPR), för nämndens/styrelsens personuppgiftsbehandling från och med 25 maj 2018. 2. Nämnden/styrelsen noterar att Nedim Ramic uppdrag som personuppgiftsombud enligt personuppgiftslagen (PuL) upphör 25 maj 2018. 3. Nämnden/styrelsen ger förvaltningschefen/vd i uppdrag att utse en ansvarig kontaktperson för personuppgiftsfrågor inom förvaltningen/bolaget. 4. Nämnden/styrelsen beslutar att delegera rätten att besluta om utlämnande av registerutdrag, begäran om rättande, raderande eller blockerande av personuppgifter till förvaltningschef (eller annan tjänsteperson) /VD. 5. Nämnden/styrelsen beslutar att delegera rätten att lämna yttrande till förvaltningsrätt och besluta om överklagande gällande utlämnande av registerutdrag, begäran om rättande, raderande eller blockerande av personuppgifter till förvaltningschef (eller annan tjänsteperson) /VD. 6. Nämnden/styrelsen beslutar att delegera rätten att teckna personuppgiftsbiträdesavtal till förvaltningschefen (eller annan tjänsteperson) /VD. 7. Förvaltning/bolag ska regelbundet rapportera till nämnden/styrelsen om arbetet med behandlingen av personuppgifter. (Observera att nämndens delegationsordning ska ändras enligt beslut i punkterna 4-6.) Bakgrund Europeiska unionen (EU) har beslutat om en ny förordning som innehåller regler för hur man får behandla personuppgifter. Förordningen börjar gälla 25 maj 2018 och kallas dataskyddsförordningen eller GDPR. Förordningen Kultur- och fritidsförvaltningen 1 (5) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax Org.nr 212000-0662 E-post nedim.ramic@vaxjo.se www.vaxjo.se
ÄRENDE Dnr KFN 2018-00063 2018-05-02 kommer att gälla direkt i alla EU:s medlemsländer och ersätter nationella regler, som till exempel personuppgiftslagen (PuL) i Sverige. Mycket i dataskyddsförordningen liknar de regler som finns i nuvarande personuppgiftslag. På samma sätt som idag får man till exempel behandla personuppgifter med stöd av samtycke från de registrerade, för att uppfylla ett avtal eller efter en intresseavvägning. De registrerade kommer även i fortsättningen att ha rätt att få information om den personuppgiftsbehandling som sker och den som behandlar personuppgifter måste ha tillräckliga säkerhetsåtgärder för att uppgifterna skyddas på rätt sätt. Om det är fråga om uppgifter om hälsa, etniskt ursprung, politisk uppfattning eller religiös tro ställs särskilda krav. Viktiga nyheter: - Konsekvensbedömning ska göras vid ny personuppgiftsbehandling. - Säkerhetsincident ska anmälas till Datainspektionen inom 72 timmar. - Dataskyddsombud ska tillsättas av myndigheter och andra dataskyddsansvariga som behandlar känsliga personuppgifter. - Datainspektionen kan komma att utdöma en sanktionsavgift för den som bryter mot förordningens regler. - Regeln i PuL om förenklad behandling av personuppgifter i löpande text och enkla listor, den så kallade missbruksregeln, försvinner. - Myndigheten och andra dataskyddsansvariga har ansvar för att se till att förordningens regler följs (ansvarsskyldighet). - Den registrerade ska kunna få personuppgifter som man själv lämnat överförda till en annan tjänst - dataportabilitet. Dataskyddsförordningen gäller för alla myndigheter, företag och organisationer som behandlar personuppgifter. Den gäller när den personuppgiftsansvarige själv bestämmer över behandlingen. Men även när ett personuppgiftsbiträde utför behandlingen på uppdrag av den personuppgiftsansvarige. Inom Växjö kommun är nämnder och styrelser personuppgiftsansvariga inom sina områden. Exempel på personuppgiftsbiträden är leverantörer av datasystem. Liksom idag har den registrerade rätt att en gång om året begära ut registerutdrag där det framgår vilka uppgifter som är registrerade hos den personuppgiftsansvariga. Mer uppgifter om den nya dataskyddsförordningen finns på Datainspektionens hemsida https://www.datainspektionen.se/lagar-ochregler/eus-dataskyddsreform/ 2 (5)
ÄRENDE Dnr KFN 2018-00063 2018-05-02 Dataskyddsförordningen inom Växjö kommun Inom Växjö kommun pågår ett arbete som ska säkerställa att kommunen uppfyller de krav som den nya dataskyddsförordningen ställer. Arbetet leds av personal från kommunledningsförvaltningen, men alla nämnder och styrelser är involverade eftersom den nya dataskyddsförordningen berör alla kommunens verksamheter. Nämnden/styrelsen är personuppgiftsansvarig för sitt område och måste enligt den nya dataskyddsförordningen utse ett dataskyddsombud (förkortat DPO efter engelskans Data Protection Officer). Även om Växjö kommun efter införandet av dataskyddsförordningen kommer att ha ett centralt placerat dataskyddsombud, kommer kommunens förvaltningar/bolag att ha kvar arbetsuppgifter som gäller personuppgiftsbehandling. Dataskyddsombudet kommer också att behöva ha en kontaktperson på varje förvaltning/bolag, till exempel om det inträffar dataincidenter som måste rapporteras. Exempel på arbetsuppgifter som kommer att ligga kvar på förvaltning/bolag är handläggning av begäran om registerutdrag, det vill säga när en enskild begär att få ut alla personuppgifter som finns registrerade om honom eller henne. En begäran om registerutdrag innebär att alla datasystem och register måste gås igenom och att en kopia ska skrivas ut på alla dokument som personen förekommer i. Dataskyddsombudet kommer att ha en förteckning över alla behandlingar av personuppgifter som förekommer i koncernen i till exempel verksamhetssystem. Sökning i varje system måste dock ske ute på förvaltningar och bolag. Innan utlämnandet måste också en genomgång göras av om det finns uppgifter som inte kan lämnas ut av sekretesskäl eller av annan anledning. Dataskyddsförordningen ger den registrerade bara rätt att få ut registrerade uppgifter om sig själv och mindre barn som han eller hon är vårdnadshavare för. Uppgifter om andra personer i dokumenten kan därför behöva strykas innan utlämnandet. Hänsyn måste också tas till regler om sekretess i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) som kan vara tillämpliga. Inom socialtjänstens område gäller i regel inte sekretess mot personen själv, men det kan finnas uppgifter om andra personer som inte får lämnas ut. Enligt dataskyddsförordningen har den registrerade i vissa fall rätt att få sina uppgifter rättade, raderade eller blockerade och få skadestånd om personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen. Vid enklare rättningar, som att fel namn har använts, behöver förvaltningen enkelt kunna göra rättningen. Möjligheten att få personuppgifter rättade är en del av den registrerades rättigheter, men det förekommer att personer vill ha 3 (5)
ÄRENDE Dnr KFN 2018-00063 2018-05-02 uppgifter ändrade som de inte har rätt att få rättade. I de fallen har den registrerade rätt att få ett överklagningsbart beslut. Enligt dataskyddsförordningen ska den personuppgiftsansvarige (i det här fallet nämnden/styrelsen) föra en förteckning över de personuppgiftsbehandlingar som den ansvarar för, så kallad registerförteckning. Förteckningen kommer att behöva uppdateras regelbundet. Nämnden/styrelsen ska som personuppgiftsansvarig teckna avtal med sina personuppgiftsbiträden, det vill säga de som förvaltningen anlitar för att behandla personuppgifter för nämndens räkning, till exempel leverantörer av datasystem. När det gäller enskilda utförare som använder kommunens datasystem, är förhållandet det omvända. Utförarna är personuppgiftsansvariga för sin behandling av personuppgifter och kommunen är personuppgiftsbiträde. Även i dessa fall ska ett personuppgiftsbiträdesavtal upprättas. Personuppgiftsbiträdesavtalen kan komma att uppdateras löpande. Även nya avtal kan tillkomma. Sammanfattning Den nya dataskyddsförordningen eller GDPR (förkortning av engelskans General Data Protection Regulation) börjar gälla 25 maj 2018. Förordningen ersätter personuppgiftslagen (PuL). Dataskyddsförordningen är en uppdatering av personuppgiftslagen. Dataskyddsförordningen innebär också en skärpning av kraven på att skydda personuppgifter i det nya digitala samhället. Bland annat införs möjligheten att utdöma ekonomiska sanktioner mot personuppgiftsansvariga som bryter mot dataskyddsförordningens regler. För att lagen ska uppfyllas måste nämnd/styrelse fatta ett antal formella beslut före lagens ikraftträdande. Detta redovisas under bedömning. Bedömning I och med införandet av den nya dataskyddsförordningen måste nämnden/styrelsen fatta några formella beslut. Nämnden/styrelsen måste formellt godkänna/utse ett dataskyddsombud. Kommunledningsförvaltningen kommer att rekrytera ett centralt dataskyddsombud för alla nämnder och styrelser inom Växjö kommun. Inledningsvis kommer säkerhetschefen Marcus Holmqvist att inneha denna befattning. 4 (5)
ÄRENDE Dnr KFN 2018-00063 2018-05-02 Nämnden/styrelsen föreslås ge förvaltningschefen/vd i uppgift att utse en ansvarig kontaktperson för personuppgiftsfrågor inom förvaltningen/bolaget. Nämnden/styrelsen föreslås delegera rätten att besluta om utlämnande av registerutdrag, begäran om rättande, raderande eller blockerande av personuppgifter samt överklagande av sådana beslut till förvaltningschef (eller annan tjänsteperson) /VD. Formellt sett är nämnden/styrelsen, i egenskap av personuppgiftsansvarig, ansvarig för både registerförteckningen och personuppgiftsbiträdesavtalen. För en smidig hantering föreslås nämnden besluta att delegera ansvaret för registerförteckningen och tecknandet av personuppgiftsbiträdesavtalen till förvaltningschef (eller annan tjänsteperson) /VD. Den beslutade delegationen ska läggas som tillägg i nämndens delegationsordning. Som personuppgiftsansvarig behöver nämnden/styrelsen få information om hur arbetet med behandlingen av personuppgifter fungerar. Förvaltning/bolag föreslås därför regelbundet rapportera till nämnd/styrelse. Beslutet att utse dataskyddsombud ska anmäla till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen. Blankett finns på https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/dataskyddsforo rdningen/skyldigheter-for-de-som-behandlarpersonuppgifter/dataskyddsombud/informera-om-att-ni-har-ettdataskyddsombud/ Beslutet skickas till För åtgärd Förvaltningschef/VD För kännedom Dataskyddsombudet Nuvarande PuL-ombud Datainspektionen (särskild blankett) Anna-Karin Axelsson Tf. förvaltningschef 5 (5)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2018-05-09 43 Dnr 2018-00052 Överlämnande av beslutanderätten av medborgarförslag om utökad belysning längs elljusspåret i Furuby Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts förslag Kultur- och fritidsnämnden beslutar att behovet av upprustning av kommunens elljusspår i Furuby ska beaktas i nämndens kommande budgetarbete. Bakgrund Furuby socken lag har lämnat ett förslag om att utöka belysningen med 1700 m i Furubys motionsspår. De har idag en slinga på 825 m som är belyst. Detta skulle betyda att det skulle behöva sättas upp 50 belysningsstolpar. Furuby socken lag erbjuder sig att sätta upp stolparna själva. De kan också tänka sig begagnade stolpar. Förvaltningen bedömer förslaget som svårt att genomföra. Detta eftersom förvaltningen inte har några begagnade belysnings stolpar att tillgå. Att köpa nya skulle kosta runt 7000 kr/stolpe. Då inkluderas stolpe, belysningsarmatur (LED) och elledningar. Detta skulle ge en kostnad på ca 350 000 kr. I samband med en sådan byggnation bör den befintlig luftledning grävas ner för att minimera strömavbrott och ledningsskador vid storm. Detta skulle ge en ytterligare kostnad på ca 750 000. Dessa kostnader ryms inte inom befintlig budget. Ekonomiska konsekvenser Total kostnad 1 100 000 Finansiering inom ram (ja/nej), 1 100 000 saknar finansiering. ange det som saknar finansiering Påverkar följande Kultur och fritidsnämnden nämnder/bolags kostnader Beslutsunderlag Kultur- och fritidsnämndens tjänsteskrivelse 2018-05-03. Protokollsutdrag Kommunfullmäktige 2018-02-27 73. Medborgarförslag. 1 (1)
ÄRENDE Dnr KFN 2018-00052 2018-03-29 Peter Bengtsson platschef Tel. 0470-41229 Kultur- och fritidsnämnden Medborgarförslag om utökad belysning längs elljusspåret i Furuby Förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar att behovet av upprustning av kommunens elljusspår i Furuby ska beaktas i nämndens kommande budgetarbete. Bakgrund Furuby socken lag har lämnat ett förslag om att utöka belysningen med 1700 m i Furubys motionsspår. De har idag en slinga på 825 m som är belyst. Detta skulle betyda att det skulle behöva sättas upp 50 belysningsstolpar. Furuby socken lag erbjuder sig att sätta upp stolparna själva. De kan också tänka sig begagnade stolpar. Bedömning Förvaltningen bedömer förslaget som svårt att genomföra. Detta eftersom förvaltningen inte har några begagnade belysnings stolpar att tillgå. Att köpa nya skulle kosta runt 7000 kr/stolpe. Då inkluderas stolpe, belysningsarmatur (LED) och elledningar. Detta skulle ge en kostnad på ca 350 000 kr. I samband med en sådan byggnation bör den befintlig luftledning grävas ner för att minimera strömavbrott och ledningsskador vid storm. Detta skulle ge en ytterligare kostnad på ca 750 000. Dessa kostnader ryms inte inom befintlig budget. Ekonomiska konsekvenser Total kostnad 1 100 000 Finansiering inom ram (ja/nej), 1 100 000 saknar finansiering. ange det som saknar finansiering Påverkar följande Kultur och fritidsnämnden nämnder/bolags kostnader Beslutet skickas till För kännedom Kommunfullmäktige Förslagsställaren Kultur- och fritidsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18 Tel. 0470-41000 Fax Org.nr 212000-0662 E-post peter.bengtsson@vaxjo.se www.vaxjo.se
ÄRENDE Dnr KFN 2018-00052 2018-03-29 Anna-Karin Axelsson Tf. förvaltningschef 2 (2)
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige 2018-02-27 73 Dnr 2018-00039 Överlämnande av beslutanderätten i ärenden väckta genom medborgarförslag Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige överlämnar beslutanderätten i följande ärenden väckta genom medborgarförslag: Medborgarförslag om belysningen vid lekplatsen Sagolandet på Teleborg överlämnas till tekniska nämnden. Medborgarförslag om differentierade avgiftsnivåer för trygghetslarm överlämnas till omsorgsnämnden. Medborgarförslag om gångväg utmed Emil Lindells väg överlämnas till tekniska nämnden. Medborgarförslag om utökad belysning längs elljusspåret i Furuby överlämnas till kultur- och fritidsnämnden. (Överlämnades till tekniska nämnden vid kommunfullmäktige i januari men revideras härmed). Bakgrund Enligt kommunfullmäktiges arbetsordning 3 kan fullmäktige i vissa fall, utan föregående beredning, överlåta till kommunstyrelsen eller till annan nämnd att besluta i ärende väckta genom medborgarförslag. I de fall ärendet är av principiell art eller av större vikt för kommunen får beslutanderätten inte överlåtas. Enligt ny rutin ska förslagsställaren tillfrågas om förslaget ska hanteras av kommunfullmäktige eller ansvarig nämnd. Kommunstyrelsens beredning lämnar sedan förslag på delegering. Beslutet skickas till För åtgärd Berörda nämnder 1 (1)
Medborgarförslag Förslaget i helhet Rubrik Belyst elljusspår Beskriv ditt förslag Furuby Sockenlag skulle önska belysa hela spåret på 3225 m. Just nu är 1500 m av sträckan belyst. Men bara 825 m som man kan gå utan att behöva vända. Kan man sätta belysning på den blå sträckan 1700 m, se bifogad karta, kan man gå dryga 3 km. Det är 50 stolpar som behövs. Vi i byn har själva satt upp den belysning som finns (med material som ändå skulle kasseras) nu därav att man har påbörjat den stora sträckan men inte kunnat slutföra. Ni kanske ändå ska göra er av med belysningsstolpar på andra ställen. Om det är handlingskraft som behövs hjälper vi sockenbor gärna till. Vi vill kunna gå en sträcka utan att behöva gå på Byvägen bland bilar samt slippa åka bilen till Fyllerydskogen för att motionera där. Dessutom ökar Furuby i befolkningsmängd med hus som byggs. På uppdrag av Furuby Sockenlag Ordförande Tobias Gredemark Anna Bengtsson Var vill du att beslutet ska fattas? Jag vill att mitt förslag beslutas av ansvarig nämnd Jag vill att mitt förslag beslutas av kommunfullmäktige Personuppgifter Förnamn Efternamn Adress Postnummer Postort ANNA BENGTSSON Ange minst ett telefonnummer Telefon Mobiltelefon E-postadress Bifogade dokument Dokument Furuby.pdf Storlek 206.0 KB Personuppgiftslagen Jag har granskat ovanstående uppgifter och bekräftar att dessa är riktiga. Jag samtycker samtidigt till automatiserad behandling av lämnade uppgifter enligt personuppgiftslagen (1998:204), PuL. Blankettinformation Nummer 1514528330288 Inskickat 2017-12-29 08:11:49 Blankettid: 1514528330288 Sida 1 av 1 Datum: 2017-12-29 08:11:49