Kallelse till årsmöte i Miklagårds samfällighet år 2017 Tid: Den 7 maj 2017, klockan 13.00 Plats: Öppna förskolans lokaler på Holmgårdsvägen 4 Som vanligt är det dessförinnan städdag mellan klockan 09.00 och 12.00. Dagordning 1. Mötet öppnas 2. Justering av röstlängd och deltagarförteckning 3. Fråga om mötet utlysts på rätt sätt 4. Val av ordförande för mötet 5. Val av sekreterare för mötet 6. Val av två justeringsmän tillika rösträknare 7. Föredragning av verksamhetsberättelsen för verksamhetsåret 2016-2017. Bilaga 1. 8. Föredragning av revisionsberättelsen för år 2016 9. Frågan om styrelsen kan beviljas ansvarsfrihet 10. Förslag från styrelsen a. Underhåll av våra gemensamma grönytor. Se bilaga 2. b. Förändring av skötselområden. Se bilaga 3. c. Avskaffande av längrepresentanter. Se bilaga 4. d. Kanalpaket stor. Se bilaga 5. 11. Behandling av inkomna motioner a. Valberedningens sammansättning, Justyn Rajter. Se bilaga 6. b. Avveckling av det gamla kabel-tv nätet, Hans Blomqvist. Se bilaga 7. 12. Ersättning till styrelsen och revisorerna 13. till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 14. Personval a. Två ordinarie styrelseledamöter (2 år) b. Ordförande i styrelsen (bland de som är ordinarie styrelseledamöter) c. Två styrelsesuppleanter (1 år) d. Två revisorer (1 år) e. Två revisorssuppleanter (1 år) f. Tre ledamöter i valberedningen (1 år) 15. Övriga frågor 16. Meddelande om plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 17. Årsmötet avslutas
Bilaga 1 Verksamhets- och förvaltningsberättelse för verksamhetsåret 2016-2017 Styrelsens sammansättning Justyn Rajter, ordförande (från årsmötet till och med den 31 juli 2016) Lennart Wolf, ledamot och kassör Erik Hansen, ledamot och sekreterare Ola Jonshammar, ledamot Jeanette Lundberg, ledamot Lisbeth Pettersson, suppleant Göte Liljegren, suppleant Styrelsens verksamhet och förvaltning Styrelsen har sedan föregående årsmöte haft åtta sammanträden. Protokoll har förts över beslut som styrelsen fattat. Protokollen har lagts upp på föreningens hemsida www.miklagards.se. Vid årsmötet den 15 maj 2016 valde årsmötet Justyn Rajter till ordförande i styrelsen. Den 20 maj 2016 meddelade Justyn Rajter att han av personliga skäl skulle lämna sina uppdrag i styrelsen från och med den 1 augusti 2016. Vid styrelsemöte den 16 augusti 2016 beslutade styrelsen att inte kalla till extrastämma för att utse ny ordförande och att i stället fördela ordförandens arbetsuppgifter mellan styrelsens ledamöter. Under året har fiberinstallationen i området genomförts. Samtliga medlemmar har nu tillgång till det kollektiva abonnemang med bredband 100/10 och digital-tv som föreningen tecknat med Svenska Stadsnät AB Transit. Det som återstår av entreprenaden är slutbesiktning och slutbetalning. I samband med det ska gammal utrustning i området som inte används i det nya nätet tas bort. Styrelsen har i enlighet med det uppdrag årsmötet lämnade ombesörjt att en hägg som stod mellan 26G och järnvägen har tagits ned. Styrelsen har under året löpande hanterat frågor om skötsel och underhåll av föreningens anläggningar. Höststädningen ställdes in på grund av snö. Ola Jonshammar Sida 2 av 9
Bilaga 2 Underhåll av våra gemensamma grönytor Bakgrund Gräsklippningen i området fungerar i stort. Det har dock kommit fram att det i en del skötselområden har varit svårt att komma överens om ett schema eller liknande för gräsklippningen. Det har lett till att det under perioder förekommit gräsytor som inte skötts. Styrelsens ambition är att området ska vara snygg och prydligt. Som ett alternativ till att skötselområdena klipper gräset finns möjligheten att ta in hjälp från ett företag. Det kommer då att kosta pengar men å andra sidan blir gräset garanterat klippt med jämna mellanrum. Om man sedan utöver detta vill klippa så går det förstås bra. Här är ett räkneexempel vad det skulle kosta oss att anlita Veterankraft AB. Pris per timme exklusive moms: 325kr Pris per timme inklusive 25% moms: 406,25kr Antal timmar per tillfälle: 6 Antal månader när gräset behöver klippas: 5 Antal tillfällen per månad: 4 Det ger 120 timmar Den totala kostnaden blir då 120 * 406,25 = 48 750kr Utslaget på 78 hushåll skulle det innebära en kostnad för varje hushåll på 625 kr per år. Styrelsen föreslår att årsmötet beslutar att föreningen ska anlita Veterankraft AB för att klippa gräsytorna i området enligt ovanstående kalkyl samt att höja årsavgiften med 625 kr per medlem. Sida 3 av 9
Bilaga 3 Förändring av skötselområden Bakgrund Är det dags att se över de skötselområden vi har delat in vår samfällighet i? Vissa områden delar gräsmattor mitt itu vilket leder till att halva gräsmattan klipps varannan vecka. Och vilken effekt har vår områdesindelning på hur vi samarbetar mellan längorna, finns det kanske en bättre lösning? Styrelsen föreslår att årsmötet beslutar att tillsätta en arbetsgrupp som får i uppdrag att se över indelningen av skötselområdena och presentera ett förslag på indelning som är mer logisk och främjar samarbetet mellan längorna. Förslaget ska presenteras för styrelsen. Sida 4 av 9
Bilaga 4 Avskaffande av längrepresentanter Bakgrund Lösningen med längrepresentanter har fyllt en viktig funktion för samfälligheten i form av informationsspridare och styrelsens förlängda arm. Nu med hemsidan och e-post som kompletteras med anslagstavla och lapp i lådan finns inte samma behov längre. Det finns också medlemmar som har svårigheter att ikläda sig rollen som längrepresentant. I samband med att styrelsen bad längrepresentanterna att komma med förslag på hur skötselområdena kunde göras finare genom t.ex. planteringar var det väldigt få längrepresentanter som hörde av sig till styrelsen. Diskussion Är det dags att avskaffa längrepresentanterna och hitta ett annat sätt att arbeta? Styrelsen föreslår att årsmötet beslutar att avskaffa systemet med längreprestanter och ge styrelsen i uppdrag att, vid behov, föreslå ett annat sätt att arbeta på. Sida 5 av 9
Bilaga 5 Kanalpaket Stor Bakgrund Föreningen har idag ett kollektivt abonnemang (som ingår i samfällighetsavgiften) på kanalpaket Lagom. Det finns ett större paket med fler kanaler som heter Stor. Vissa medlemmar har uttryckt att de saknar kanaler de hade tidigare innan Svenska Stadsnät AB Transit lade om kanalpaketen. Den som vill kan uppgradera till kanalpaket Stor. Det kostar då 200 kr per månad. Om föreningen i stället tecknar ett kollektivt abonnemang för alla medlemmar kostar paketet 60 kr per månad och hushåll. Den kostnaden skulle tas ut genom samfällighetsavgiften som då kan behöva höjas. Kanaler Idag har vi paket Lagom som innehåller: Paket Stor innehåller följande kanaler: Styrelsen överlåter frågan till årsmötet utan eget förslag till beslut. Om årsmötet beslutar att teckna ett kollektivt abonnemang på kanalpaketet Stor måste årsmötet samtidigt besluta att höja årsavgiften med 720 kr per medlem. Sida 6 av 9
Bilaga 6 Motion från Justyn Rajter om valberedningens sammansättning Motionen MOTION om Tillägg till Miklagårds Samfällighets stadgar avseende val av Valberedning Medlem i Valberedningen skall ej tillhöra samma hushåll som en ordinarie ledamot/suppleant i styrelsen och omvänt. Anledning till tillägget är att enskild ledamot/suppleant kan få information som övriga i styrelsen ej har tillgång till. Detta kan uppfattas som jäv. Täby 2017-03-19 Justyn Rajter Margaretavägen 8A Vad gäller? Varken föreningens stadgar, lagen om förvaltning av samfälligheter eller lagen om ekonomiska föreningar innehåller bestämmelser om valberedningens uppgifter eller sammansättning. Den bestämmelse som finns är att föreningens stadgar säger att årsmötet ska behandla en fråga om val av valberedning. Det är alltså årsmötet som väljer valberedning. Årsmötet kan också lämna instruktioner till valberedningen. Valberedningen lämnar sedan ett förslag till årsmötet inför val av uppdrag i föreningen. Men alla medlemmar har också möjlighet att till årsmötet föreslå sig själva eller någon annan till ett uppdrag i föreningen. Årsmötet måste alltså inte besluta i enlighet med valberedningens förslag. Sida 7 av 9
Styrelsen har svårt att se vilken slags information som påverkar föreningens verksamhet som en styrelseledamot eller suppleant, som tillhör samma hushåll som en ledamot av valberedningen, skulle kunna få som inte andra styrelseledamöter har tillgång till. Styrelsen vill också framhålla att det givetvis måste vara möjligt för en styrelseledamot/suppleant att tala med, eller umgås med, andra medlemmar i föreningen, oavsett om de har ett uppdrag i föreningen eller inte. Den information styrelseledamoten då kan få får de andra styrelseledamöterna normalt inte del av. I en styrelseledamots ansvar ligger dock givetvis att informera styrelsen om omständigheter av omedelbar betydelse för föreningens verksamhet. Styrelsen är också av uppfattningen att det inte är eftersträvansvärt att införa bestämmelser som försvårar möjligheten att välja personer till uppdrag inom föreningen. Det har under många år inte varit någon konkurrens om uppdragen inom föreningen. Problemet har snarare varit att fylla de uppdrag som årsmötet ska besluta om. I en så liten föreningen som vår måste det vara möjligt att välja den som vill till ett uppdrag i föreningen. Styrelsen föreslår därför att årsmötet beslutar att avslå motionen. Sida 8 av 9
Bilaga 7 Motion från Hans Blomqvist om avveckling av det gamla kabel-tv nätet Motionen Hej. Jag heter Hans Blomqvist och bor i 12 B. Då kabel-tv installerades i vårat område beslutades det över mitt huvud att plåt-kopplingslådan skulle placeras på min tomt samt att kablarna till länga 12 skulle grävas ner på min tomt. Då vi nu har fått nytt fibernät och den gamla utrustningen inte används anser jag att föreningen skall ombesörja att plåtskåpet samt ledningarna skall tas bort från min tomt. Plåtskåpet är i vägen vid gräsklippning samt står snett och är inte roligt att titta på. Antar att det står ett antal motsvarande skåp på andra tomter i området. Jag vill nu att detta tas upp som en punkt på årsmötet för omgående åtgärd. Med vänlig hälsning Hans Blomqvist Margaretavägen 12B Vad gäller? Enligt avtalet med Svenska Stadsnät AB Transit ansvarar bolaget för att gammal utrustning för det gamla kabel-tv nätet monteras ned och omhändertas i den mån det är möjligt. Hur kan vi gå vidare? Eftersom avtalet säger att det är Svenska Stadsnät AB Transit som ska montera ned det gamla nätet kan föreningen inte göra det på egen hand utan att få godkännande från bolaget. Styrelsen har kontaktat Svenska Stadsnät AB Transit för att få ett sådant godkännande. Eftersom föreningen enligt avtalet inte har rätt att montera ned den gamla utrustningen föreslår styrelsen att årsmötet inte fattar något beslut om att i nuläget montera ned utrustningen utan godkännande från Svenska Stadsnät AB Transit. Styrelsen kommer dock att fortsätta arbetet med att få ett godkännande från Svenska Stadsnät AB Transit eller få bolaget att själv montera ned utrustningen i enlighet med avtalet. Sida 9 av 9