Åtgärder vid årsskiftet i anknytning till sammanslagning av församlingar Maija-Liisa Hietakangas
Vid strukturreformen kan man upplösa församlingar och bilda en ny församling av dessa ansluta en eller flera församlingar till en existerande församling dela upp församlingen och ansluta dess områden till flera olika församlingar bilda en kyrklig samfällighet av flera församlingar upplösa en eller flera församlingar i en kyrklig samfällighet och ansluta dem till andra församlingar i samfälligheten upplösa alla församlingar i en kyrklig samfällighet och bilda en enda församling av dessa.
Beslut om förvaltningssätt En församling med eventuella indelningar i områden (kapellförsamling, församlingsdistrikt eller annan områdesindelning) Alla sammangående församlingar utgör egna kapellförsamlingar Grundande av kyrklig samfällighet Kyrkorådet föreslår och domkapitlet tillsätter en organisationskommission ifall att alla församlingar upplöses och ombildas till en enda församling (se uppgifterna i KJ 13 kap. 8 ).
Organisationskommissionen eller kyrkofullmäktige i en utvidgad församling beslutar om anvisningarna för upprättande av budget samt verksamhetsoch ekonomiplan för de församlingar som går samman. 1. Modell för intern redovisning Koder för församlingarna, kapellförsamlingarna och områdena Fonder med särskild täckning Kollekter och insamlingsinkomster Koder för byggnader, begravningsplatser osv. Klubbar och övriga områden för underuppgifter Eventuella specifikationer till balanskontona Koder för kostnader och intäkter i anslutning till kulturarvet Praxis för kostnadsfördelning i den sammanslagna församlingen
Organisationskommissionen eller kyrkofullmäktige i en utvidgad församling 2. Mall för kontoplan 3. Förenhetligande av avskrivningsplanerna 4. Beredning av avgifter och taxor 5. Beredning av reglementen, instruktioner osv. beslutar om nästa års inkomstskattesats för de sammangående församlingarna beslutar om andra nödvändiga och brådskande åtgärder.
Kyrkofullmäktige i en ny eller utvidgad församling beslutar om budgeten samt verksamhets- och ekonomiplanen samt om anvisningarna för verkställighet av budgeten. Kyrkofullmäktige i en ny församling kan inleda sin verksamhet redan före sammanslagningsdagen.
Upprättande av bokslut samt statistik till kyrkostyrelsen Den nya eller utvidgade församlingen svarar för upprättandet av bokslutet. I praktiken görs det för det sista verksamhetsårets del av representanter för de upplösta församlingarna eller de församlingar som anslutits till en kyrklig samfällighet. Det ovan nämnda gäller även för hur verksamhets- och ekonomistatistiken för det sista verksamhetsåret skickas till kyrkostyrelsen. Boksluten före sammanslagningen upprättas utifrån reglerna och tillämpningsanvisningarna för upprättande av bokslut utan att man i bokföringen beaktar församlingssammanslagningen.
Revision, godkännande av bokslut och beviljande av ansvarsfrihet Kyrkorådet i den nya eller utvidgade församlingen godkänner boksluten för de ingående församlingarna och överlåter dem till revisorerna för granskning. Revisorerna i de sammangående församlingarna utför ännu revisionen för det sista verksamhetsåret. Kyrkofullmäktige i den nya eller utvidgade församlingen godkänner boksluten för de sammangående församlingarna och beslutar om beviljandet av ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga senast 30.6.
Upprättande av ingående balans Församlingar som går samman ska i god tid före samgången se till att balansen uppfyller bokföringslagen och givna anvisningar. Innehållet i samtliga balanskonton måste vara bekant och kontona måste visa korrekta uppgifter. Om detta inte är möjligt med egna resurser, ska en utomstående expert avlönas för att granska balansräkningen i god tid före samgången.
Upprättande av ingående balans Den ingående balansen upprättas med hjälp av t.ex. ett kalkylprogram. Tabellen visar vart alla balanskonton i de sammangående församlingarna har förts och vad den nya församlingens ingående balans består av. Revisorerna granskar och godkänner separat den ingående balansen. Se Bokföringsnämndens kommunsektions utlåtande 81/23.10.2007.
Upprättande av ingående balans 1. Den ingående balansen per 1.1 upprättas efter att kyrkofullmäktige i den nya eller utvidgade församlingen har godkänt boksluten för de ingående församlingarna och beviljat de redovisningsskyldiga ansvarsfrihet. 2. Församlingarnas balansräkningar för redovisningsperioden före sammanslagningen förs samman till ingående balans i den nya församlingen. Detta görs konto för konto med eliminering av ömsesidiga fordringar och skulder. 3. Vid konsolideringen används bokföringsvärdena.
Upprättande av ingående balans Investeringsreserverna och -fonderna samt avskrivningsdifferenserna i församlingar som har upplösts flyttas till balansen för den nya församlingen om grunderna för dem fortfarande gäller. En investeringsreserv som flyttas över ska anvisas för ett projekt som fastställts i investeringsplanen i den nya församlingen.
Upprättande av ingående balans 1. Kapital och medel i fonder med särskild täckning i upplösta församlingar förs till balansräkningen i den mottagande församlingen förutsatt att grunderna enligt fondens regler fortfarande gäller. 2. Avsättningar för framtida utgifter, förluster eller ersättningsskyldigheter i upplösta församlingar överförs på den nya församlingen om de förpliktelser som hänför sig till dessa fortfarande gäller.
Upprättande av ingående balans Posterna under Eget kapital i upplösta församlingar förs till sitt bokföringsvärde samman med motsvarande poster i den nya församlingens ingående balans. Storleken på posterna under Eget kapital i den ingående balansen ska ses över så att dessa motsvarar författningar och anvisningar och ger en korrekt och tillräcklig bild av församlingens ekonomiska ställning.
Gravvårdsfonder Kontrollera att gravvårdsfondernas balanskonton ger korrekt information om kvarvarande tillgångar och förpliktelser. Kontrollera om gravvårdsfonderna har en betydande över- eller undertäckning. Om den bild fondernas balansräkningar ger av tillgångar och förpliktelser är korrekt och om det inte heller föreligger någon betydande över- eller undertäckning, kan fondernas ingående balanser konsolideras konto för konto per 1.1. Om den bild en fonds balansräkning ger av tillgångar och förpliktelser inte är korrekt eller om över- och undertäckningen är stor, får den inte konsolideras med en annan gravvårdsfonds balansräkning.
En sammanslagen församling kan i fråga om gravskötselavtal sköta dem via gamla gravvårdsfonder. förena korrekta balansräkningar för gravvårdsfonder och fortsätta att bokföra gravskötselavtalen utifrån den nya balansräkningen. Förutsättningarna för konsolidering på förra dian! sköta dem via en ny gravvårdsfond som inrättas. De gamla fonderna används så länge tills de gravskötselavtal de gäller har skötts. sköta dem i samband med den nya eller utvidgade församlingens egen bokföring. Detta alternativ förutsätter att bokföringen i församlingen är välskött och att antalet gravskötselavtal inte är större än att man klarar av bokföringen i samband med församlingens.
En ny eller utvidgad församlings A8 Om församlingen efter samgången har flera gravvårdsfonder räknas deras resultaträkningar och balansräkningar ihop konto för konto och ges som not till församlingens bokslut. Gravvårdsskyldigheternas omfattning samt över- och undertäckningen räknas ut som ett meddeltal av alla gravvårdsfonder. Den hopräknade resultaträkningen och balansräkningen tillställs kyrkostyrelsen på blanketten A8.
Egendom Tillgångarna, skulderna och förpliktelserna i de församlingar som går samman övergår på sammanslagningsdagen i den nya församlingens gemensamma besittning. I en kyrklig samfällighet kan församlingarnas tillgångar även vara församlingsvisa. Om församlingarnas tillgångar, skulder och förpliktelser i en kyrklig samfällighet är församlingsvisa, sköts bokföringen per församling som en egen balansenhet (kyrkostyrelsens cirkulär 15/2005, BL 11 kap. 3 ).