-09-11 1 (7) TJÄNSTESKRIVELSE NRN 2012/36-041 Naturreservatsnämnden Tertialbokslut 2 för naturreservatsnämnden Förslag till beslut Naturreservatsnämnden fastställer bokslutet för tertial 2. Sammanfattning Både vad det gäller det ekonomiska resultatet och vad det gäller verksamhetsresultatet bedöms läget vara bra för tertial 2. en pekar på att det ekonomiska utfallet för helåret kommer att vara i balans med budget. Uppföljning av nyckeltal har utförts och de bedöms vara bra. Översyn av naturreservatsföreskrifterna pågår och fn har nämnden behandlat föreskrifter för sex reservat. Dessa har sedan behandlats av kommunstyrelsen som beslöt om återremiss med tillägg i översynen inom tre områden. Med anledning av detta är det en preliminär bedömning att översynen av samtliga reservats föreskrifter kommer att fortsätta under våren 2014. Nämnden har tagit sig an det nya ansvaret för de nya reservaten enligt majoritetsprogrammet på så vis att det finns en ny tidplan och extra resurser för att påbörja arbetet för de nya reservaten. Internkontroll beträffande avtalstrohet och attester av fakturor har utförts enligt nämndens beslut. Vid kontroll har avtalstroheten ökat till 85 % vilket är en mycket bra förbättring jämfört med läget 2012 (59%). Kontrollerade fakturor är 10% av totalt 396 externa fakturor för perioden januari 23 augusti. Resultatet av stickprovskontrollen visar att de åtgärder som behöver vidtas är att attestanter ska kräva tydligare fakturaunderlag alternativt ska beställningar bifogas i ekonomisystemet. Ett annat alternativ är attestanter anger pennverktyget i ekonomisystemet för att förtydliga informationen innan fakturan attesteras. Vidaredelegeringen behöver ses över och en begränsning behöver göras av attesträtten. Samtliga fakturor har attesterats av rätt beslutsattestant enligt vidaredelegering. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167
2 (7) Verksamhetsresultat Läget bedöms vara bra. Både vad det gäller det ekonomiska resultatet och vad det gäller verksamhetsresultatet. Uppföljning av nyckeltal har utförts och de bedöms vara bra se sammanställning nedan. Översyn av naturreservatsföreskrifterna pågår och fn har nämnden behandlat justerade föreskrifter för sex reservat. Dessa har sedan behandlats av kommunstyrelsen som beslöt om återremiss med uppdrag om att nämnden skulle se över möjligheterna för tre nya områden i beaktande vid justeringarna av föreskrifterna. En preliminär bedömning är att tidplanen för översynen därmed kommer att förlängas till våren 2014. Dialog om skötsel av Skuruparken är etablerad med företrädare för markägaren respektive stugägarna i Skuruparken. I enlighet med utredningen om hästhållning i Velamsund har arbetena med att installera fosforfällor slutförts. Den hårda vintern har gjort att många träd har rasat över stigar och vägar vilket krävt resurser för ökad röjning. I Velamsund har arbetet med att återställa dräneringen i Knarrnäs avslutats. Velamsundsvägen har under sommaren fått ny beläggning och återställningsarbeten efter detta pågår. I Skogsö naturreservat har en ny trappa byggts upp till Skogsö monumentet i Organowood syftet med den nya trappan är att öka tillgängligheten till reservatet. infördes ny slåttermetod och Aborrträsk är första reservat som slåttrats. Flera dräneringar av markerna har renoverats i reservaten. 180 meter stig i Tollare naturreservat har rustats för att förbättra tillgängligheten. I reservatet Älta Mosse har ett flertal spänger byggts för att öka möjlighet att besöka reservatet. Personräknaren i Velamsund har mellan perioden 3 april till 27 augusti registrerat drygt 9 000 passager. Årets mätningar kommer att användas vid jämförelser vid framtida utvärderingar.
3 (7) Strategisk mål- och nyckeltalstabell Verksamhetsresultat Övergripande mål Strategiskt mål Läge Nyckeltal Målvärde Utfall God kommunal service God livsmiljö och långsiktigt hållbar utveckling Naturreservaten ger rika möjligheter till friluftsliv och rekreation samtidigt som biologisk mångfald och kulturhistoriska värden värnas Kännedomen om syftet med naturreservaten samt hur de sköts och utvecklas är hög BRA BRA Andelen medborgare som är nöjda med möjligheterna till friluftsliv och rekreation? Antal besökare till naturreservat Besöksmätning för första året har utförts i Velamsund under tiden 3 april tom 27 augusti och mättes till antal besökare. Andelen sakkunniga som anser att naturreservaten underhålls i enlighet med skötselplanerna. 80 % Flera besökare 9 000 92 % 91 % Andelen sakkunniga som anser att naturreservaten utvecklas på ett bra sätt. 75 % 80 % Insatta resurser Naturreservatsnämnden redovisar ett positivt resultat med 0,2 mnkr som framförallt beror på lägre kapitalkostnader i och med att investeringsprojekt inte är färdigställda. en för helåret pekar på en budget i balans. Insatta resurser Effektivt resursutnyttjande Naturreservaten förvaltas på ett effektivt sätt Övergripande mål Strategiskt mål Läge Nyckeltal Målvärde Utfall Bra Budget i balans +- 0 0,2 mnkr
4 (7) Verksamhet, tkr Utfall -08-31 Periodiserad Kostnader (-) Intäkter (+) Intäkter Kostnader Netto budget -08-31 Budget Entreprenad och övrig drift 11-5 806-5 795-5 965-8 948-8 948 Nämnd -323-323 -378-568 -568 Summa 11-6 129-6 118-6 344-9 516-9 516 Sammanställning som redovisas till kommunstyrelsen Verksamhet, tkr Kostnader (-) Intäkter (+) Budget Budgetav Intäkter Kostnader Netto vikelse Entreprenad och övrig drift -8 948-8 948-8 948 0 Nämnd -568-568 -568 0 Summa -9 516-9 516-9 516 0 Särskilda kontrollpunkter utifrån kraven på intern kontroll Kontrollpunkt Varor och tjänster köps enligt avtal Attestreglemente följs Metod Uppföljning av gjorda inköp Stickprov Uppföljning av gjorda inköp Avtalstroheten 2012 var 59% vilket behövde förbättras. Vid kontroll har avtalstroheten ökat till 85 % vilket är en mycket bra förbättring. Företagen enligt tabell nedan är de företag som verksamheten har köpt varor/tjänster av men som inte återfinns i kommunens avtals databas E avrop. Det finns inget avtal med Lola arkitektur & landskap AB som anlitats för bildande av naturreservat. Med Nacka ridhus finns ett skötsel avtal som redovisats i nämnd. Med Restaurangen i Velamsund finns en överenskommelse om marknadsföring som upphörde i april det är registrerat i Ädit men inte i E-avrop. Efter upphörandet av avtalet fortsatte anlitandet av Restaurangen i Velamsund ytterligare i 2 månader. Åhlmanns gård, Lantmännen och Granngården säljer djurfoder som är svårt att få tag i och måste inhandlas där tillgång på djurfoder finns. Vidare har inköp gjorts av maskiner för reservatens skötsel och företaget Volvofinans är part avseende leasingavtal för bussen i Velamsund.
5 (7) Stickprov attestregler Beslutsattestant och vidaredelegering har redovisats i nämnd 2012-12-04. Kontroll har gjorts av att rätt attestanter har vidarebefordrats till ekonomienheten samt att rätt attestanter finns i ekonomisystemen, Raindance. I detta system finns alla fakturor registrerade som inkommer till kommunen. Fakturorna ska attesteras av 2 olika personer (mottagningsattest och beslutsattest). I systemet finns möjligheter att bifoga underlag, avtal samt möjlighet för attestanter att skriva information om fakturan. Stickprov har tagits på 40 fakturor som valts från hela transaktionslistan för naturreservatsnämndens bokföring mellan januari till den 23 augusti. Kontrollerade fakturor är 10% av totalt 396 externa fakturor. Kontroll har gjorts av om beställning av tjänster och priser stämmer överens med timpriser som anges i ramavtalen. Kontrollen visar att Samtliga fakturor har attesterats av rätt beslutsattestant enligt vidaredelegering. Leasing av fordon har beslutsattesterats av beställare men det framgår inte vem som använt fordonet och i vilket sammanhang fordonets använts. Gällande externa konsulter fakturaunderlag framgår det inte klart vad som avsetts vilket borde vara en bifogad information, avtal etc. Beställarens namn i verksamheten saknas på enstaka fakturor. Allmänt: Information på fakturorna är i stort sett bra men det finns några som är något undermåliga och borde föranlett infogande av avtal och eller lämnats en information av attestanterna.
6 (7) De åtgärder som behöver vidtas är att attestanter ska kräva tydligare fakturaunderlag alternativt ska beställningar bifogas i ekonomisystemet. Ett annat alternativ är attestanter anger pennverktyget i ekonomisystemet för att förtydliga informationen innan fakturan attesteras. Vidaredelegeringen behöver ses över och en begränsning behöver göras av attesträtten. Bilaga 1 Ekonomisk redovisning tertial 2, Åsa Engwall Natur- och fritidsdirektör Margareta Rindö Controll
7 (7) Bilaga 1. Naturreservatsnämndens ekonomiska redovisning tertial 2, Naturreservatsnämnden redovisning i tkr Budget Periodiserad budget janaugusti Utfall T2 Janaugusti Drift Velamsund Fast avtal entreprenör 1 950 1 300 1262 1 950 Tillkommande skötseluppdrag 800 533 642 800 Ökad driftskostnad maskinhall 150 100 100 150 Drift Nyckelviken Stallet (personalkostnader) 1 000 667 773 1 000 Stall+reservat (driftskostnader) 1 000 667 543 1 000 Drift övriga reservat 1 000 667 637 1 000 Övrigt Räntor och avskrivningar 1 100 733 556 1 100 Nämnd kostnad 568 379 323 568 133 200 Nämndstöd 200 133 Tjänstemannastöd Park - och Natur 1 600 1 067 1067 1 600 Diverse driftskostnader 148 99 82 148 Summa 9 516 6 344 6 118 9 516 Investeringssammanställning (per aug ) Projekt benämning Total Projektram Totalt Ack Utfall Återstående 2014 2015 2016 Förvaltning o utveckling av Naturreservat -7 500 0-1 000-3 000-3 000-500 Naturreservatsnämnden beslut 2011-7 000-5 820-1 180 0 0 0 Velamsundsvägen Naturreservat -1 500 0-1 500 0 0 0 Tillgänglighet Naturreservat -4 500 0-1 000-1 500-2 000 0 Summa -20 500-5 820-4 680-4 500-5 000-500 Åsa Engwall Natur- och fritidsdirektör Margareta Rindö Controller